國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
第五章 結論與建議
本研究目的在於瞭解我國戶政與戶籍檔案的典藏管理方式，以及戶政與戶籍 檔案典藏之現況，實地瞭解戶政機關檔案管理人員與檔案業務主管機關，對於戶 政與戶籍檔案典藏管理之看法與建議，期許本研究結果能提供國內各戶政事務所 做為檔案典藏管理之參考辦法。
本章共分為三節，綜合本研究深度訪談結果，第一節結論部分以研究問題為 基礎，總結整體之研究結果；第二節則根據研究結果提出相關建議；最後一節就 此一研究議題的後續研究方向，提出相關建議。
第一節 結論
本研究使用深度訪談做為研究方法，實地訪談北市及新北市戶政機關與檔案 業務主管機關後，本節將訪談結果做整理分析，所得本研究之結論，茲分述如下：
一、 戶政機關典藏檔案類型
戶政事務所典藏之檔案可分為戶政檔案與戶籍檔案。戶政檔案是戶政機關戶 籍行政相關文件資料，包含各種證件存根、統計報表，以及與民眾權益相關的出 生通報、死亡通報、人口統計等資料檔案，戶政檔案大多為紙本型式，電腦化後 部分戶政檔案才轉變為電子形式。
戶籍檔案為戶政事務所之核心檔案，戶籍檔案包含戶籍登記簿、戶口調查簿、
戶籍登記申請書、遷徙登記申請書等，種類相當繁多，時間範圍涵蓋日治時期戶 籍建制（1906 年）最早之戶籍檔案、光復後之除戶資料，以及今日現行的戶籍 檔案。戶籍登記申請書是數量最多且使用率最高的，即為出生登記、死亡登記、
結婚證明、離婚證明等文件檔案，每一間戶政事務所典藏的戶籍檔案性質相近，
內容也大同小異。
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
98
二、 戶政機關之檔案管理人員
（一） 戶政機關之檔案管理人員員額
以訪談結果統計，戶政機關檔案管理人員大多為一至二人。由於各戶政機關 業務職掌不同，部分單位將戶政和戶籍檔案分開典藏管理，各配置一位檔案管理 人員；部分受訪戶所雖然分開典藏，但仍由一位檔案管理人員統籌管理；另外，
少數受訪戶政機關檔案管理分工較細，每一位承辦人負責零散的檔案管理業務，
並沒有專門的檔案管理人員。綜合訪談結果，由於戶所人力問題，檔案管理人員 多為兼辦。
（二） 戶政機關之檔案管理人員專業背景
訪談結果也發現，戶政機關的檔案管理人員並無專業背景，大多不是專業的 檔管人員，多數是從戶政類考試進入戶所，或為戶籍員參加升等考試分發至戶所，
再由主管分配工作任務，最初多先擔任臨櫃人員，熟習戶政相關業務之後，再由 主管調配擔任檔案管理人員。因此戶政機關檔管人員的檔案管理知識，多透過戶 所同仁傳承的方式習得，或透過網際網路數位課程修習，但因為戶政機關情況不 一，職務交接時間不定，長至數月、短則數日，因此每一位檔管人員專業知識視 其交接長短而有差異。檔案主管機關也建議，戶所檔管人員可透過各種進修管道，
也可以透過檔案管理局開設的相關課程與數位課程學習，或利用電話諮詢，補強 專業的檔案管理知識。
三、 戶政與戶籍檔案典藏環境
（一） 戶政與戶籍檔案異地典藏之考量
根據本研究深度訪談結果，戶政與戶籍檔案多為異地典藏，由於戶政事務所 場地的規劃、空間的配置、檔案調閱使用之因素，或是因為戶政與戶籍檔案分屬
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
於不同的業務職掌，戶政機關將戶政與戶籍檔案分別存放於兩庫房，分別由專人 管理，也有受訪單位是因為檔案典藏空間不足，因此新增檔案庫房，將檔案分開 典藏存放。值得注意的是，訪談結果顯示，在戶政與戶籍檔案典藏於不同庫房的 情況下，有不少受訪單位的戶政檔案庫房設備較戶籍檔案庫房理想，戶政檔案庫 房設備建置也較為齊全。
（二） 戶政與戶籍檔案同一庫房存放之考量
另一方面，考量戶政與戶籍檔案文書紙質的性質，兩者典藏環境條件相同，
有少數戶政事務所將戶政與戶籍檔案典藏於同一間庫房，雖然戶政與戶籍檔案置 放於同一庫房，但因檔案調閱取用之因素，兩者於庫房中分側存放，如此戶政與 戶籍檔案兩者典藏環境條件相同，皆比照檔案管理局檔案庫房設施建置之規範。
除上述典藏方式之外，戶政機關因為檔案典藏空間的因素，常見戶所將已數位化 之檔案抽取另存的情況，這是因為數位化之檔案原件調閱、使用的機會減少，因 而將數位化或定期保存之檔案，集中存放於戶所畸零之空間，形成檔案庫房多且 分散的現象，然而此類檔案的典藏環境並不理想，屬於短期權宜之計。
檔案主管機關針對戶政與戶籍檔案典藏的意見，原則上是採取彈性，檔案主 管機關尊重戶政機關的做法，戶政與戶籍檔案無論是同一庫房或異地典藏，只要 能做到良好的檔案管理，原則上尊重戶政機關的規劃。由於戶政機關對法規的解 讀有落差，部分戶政事務所認為戶籍檔案不符合《檔案法》對「檔案」的定義，
近年來檔案主管機關透過培訓或授課加強宣導。檔案典藏環境部分，檔案主管機 關建議，若戶政機關經費爭取不易，可以就經費低且可以立即改善的項目著手，
其他項目則視經費的狀況，分階段改善即可。
‧
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
關檔案點收作業要點》、《檔案分類編按規範》、《檔案編目編範》、《機關檔 案保管作業要點》等規定管理。戶政機關內部也會編寫一些簡易的書表，例如公 文檔案業務職掌內容、檔案入庫作業流程、災害管理守則、安全管理守則，對檔 案管理工作相當有幫助。檔案主管機關認為，戶政機關的戶籍檔案在檔案法的適 用之下，戶政機關應該也要遵照檔案法跟相關子法的作業管理規定。
六、 戶政與戶籍檔案之調閱取用
（一） 戶政與戶籍檔案目錄與索引系統
戶政與戶籍檔案由於數量龐大，許多受訪單位製作了檔案目錄、索引系統，
部分戶政機關建立的目的是用來統計戶政與戶籍檔案數量與檔案庫房的空間，幫 助檔案管理人員控管檔案。另外，有些戶政事務所檔案目錄索引，可以直接鍵入 名字或關鍵字查找檔案，在調閱檔案時，可以很快的知道檔案在庫房的位置，此 種檔案索引系統多用 Excel 或 Access 建置。由於戶籍檔案的戶籍登記申請書，
數量龐大、調閱率高且尚未進行數位化工作，因此建立檔案索引系統，對戶政機 關幫助相當大。檔案主管機關認為，戶政機關數位化作業的順序沒有一定，可以 先建立檔案目錄索引，但一定要有可以辨識的檔號。
（二） 戶政與戶籍檔案之調閱
戶政與戶籍檔案之調閱方式，綜合訪談結果，戶政紙本檔案會由專人進行調 閱，而戶籍檔案因為使用率較高，戶所人力不足，且戶所夜間有延長服務，無法 專人專責調閱檔案，此外戶政機關多有檔案索引系統及公共門禁卡，戶所同仁皆 可進入庫房調閱戶籍檔案，多數戶所主要是透過登記立簿的方式控管進出人員，
輔以門禁及監視系統，防止檔案被任意攜出。電腦化後公文檔案轉變為電子形式，
公文管理系統線上檢調具有管制，借調非主管案件時，須匯送承辦業務主管同意，
或簽請本機關權責長官核准，檔管人員將權限開放後才可進行線上調閱。檔案主
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
102
管機關的意見是，戶籍檔案仍屬因公務產生的檔案，戶政機關內部仍須做控管，
如立簿登記、門禁管制，且門禁記有人員明確的進出時間，是較為嚴謹的管理方 式。
七、戶政與戶籍檔案典藏管理整體之意見
（一） 檔案典藏空間不足
由於戶政與戶籍檔案多數為永久典藏，需要銷毀的檔案數量很少，因此戶政 機關面臨最大的問題是典藏空間的不足，又因為戶政事務所的官廳固定，部分戶 政機關在面臨檔案空間不足時，會選擇存放在戶所畸零空間，或租用其他地點存 放較不常用的檔案，檔案保存環境不甚理想，需要調閱時，相當耗費時間與人力，
綜合訪談結果，檔案典藏空間不足是戶政機關共同的困擾。
（二） 數位化需要人力與經費
訪談結果顯示，戶政機關認為數位化對於檔案保存相當有幫助，不僅可以縮 短調閱流程、減少人力不足問題，也可以延長檔案保存壽命，目前內政部已完成 日據與光復後戶籍簿冊的數位化工作，許多戶政機關都想針對戶政檔案推行檔案 數位化，然而，內政部發現各戶所檔案整理方式不相同，遂決議由各縣市政府自 行決定是否進行數位化，造成部分戶政機關對數位化持觀望態度。此外，戶政機 關人力與經費相當有限，因此戶政機關希望上級機關或內政部可以統籌辦理數為 化工作。檔案主管機關也認為，由戶政上級機關建立統籌之規範，並協助戶政事 務所，是比較好的做法。
（三） 上級主管不重視檔案管理
由於戶政事務所是基層的單位，在第一線直接面對民眾，因而戶所強調「為
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
N a tio na
l C h engchi U ni ve rs it y
民服務」，戶政機關主管大多較重視戶所流通櫃檯，又因為檔案管理成效很難被 看見，檔案管理在經費分配時排序較後，檔案管理人員也被不重視，也導致戶政 機關檔案管理缺乏經費與設備。檔案主管機關認為，戶所應該將有限的經費，分
民服務」，戶政機關主管大多較重視戶所流通櫃檯，又因為檔案管理成效很難被 看見，檔案管理在經費分配時排序較後，檔案管理人員也被不重視，也導致戶政 機關檔案管理缺乏經費與設備。檔案主管機關認為，戶所應該將有限的經費，分