我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例 - 政大學術集成

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(1)國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所碩士論文 Master’s Thesis Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies National Chengchi University. 政治大我國戶政與戶籍檔案之典藏管理立. ‧ 國. 學. －以北市及新北市為例. The Repository and Management System of Household Archives. ‧. in Taiwan: Case Study of Taipei and New Taipei City. n. er. io. sit. y. Nat. al. i n U. Ch. v. engchi 指導教授：林巧敏博士 Adviser: Chiao-Min Lin, Ph.D.. 研究生：劉珮君撰 Author: Pei-Jyun Liu. 中華民國一○○年七月 July, 2011.

(2) 摘要戶政與戶籍檔案可提供基本的人口資料，以供政府決策或學術研究，也能作為法律及證據憑證，保障人民權利與義務。因為戶政與戶籍檔案特殊的功能，其檔案的典藏管理方式，與國家檔案和機關行政檔案不盡相同。我國戶籍登記，以「戶」為單位，戶政事務所記錄每一位國民從出生到死亡一生動態的資料，而各地區的戶政機關對於戶政與戶籍檔案典藏、管理的方法，也與一般行政檔案的管理方式有所區隔。. 政治大. 本論文主要探討戶政與戶籍檔案的典藏管理，藉由深度訪談，以臺北市和新. 立. 北市的戶政事務所為訪談對象，輔以簡單的問卷調查，瞭解國內戶政機關對於戶. ‧ 國. 學. 政與戶籍檔案典藏管理之情況與問題，並訪問檔案行政主管機關之意見，同時參考國內外相關規範與做法提出建議。. ‧ sit. y. Nat. 根據研究成果，本論文提出五點建議：（一）釐清戶政機關對檔案定義之歧. al. er. io. 見；（二）移轉戶政與戶籍檔案；（三）改善戶政與戶籍檔案典藏環境；（四）加. v. n. 強戶政人員檔案管理教育；（五）輔導戶政機關進行檔案數位化作業。. Ch. engchi. i n U. 關鍵字：戶政檔案、戶籍檔案、檔案典藏、檔案管理.

(3) Abstract Household archives can provide basic demographic information for government decision-making and academic research, but also as legal evidence, which protect people's rights and duties. Because household archives special features, the repository and management system of household archives is different form national archives and administrative archives. Household registration use the "family" as a unit in Taiwan, and household archives record each citizen's living information. Different household registration offices have different methods for repository and management. This paper aims to investigate archival repository and management of household archives in Taiwan. The in-depth interview and questionnaire survey are pursued for understanding the situations and problems of archival repository and management at household registration offices in Taipei and New Taipei City. The opinions of household archives administrators and experts are summarized and refer to the literature review for proposing the conclusions and suggestions.. 立. 政治大. ‧ 國. 學. ‧. There are five suggestions as follows. 1) To clarify different household archives definition in household registration offices; 2) To transfer the household archives to National Archives Administration; 3) To improve the household archival repository and environment; 4) To enhance the education of household staffs on archival management; 5) To assist household archives digitalization.. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. i n U. v. 【Keywords】 Household Archives, Household Registration Archives, Archival. engchi. Repository, Archival Management.

(4) 目次第一章、緒論 .............................................................................. 1 第一節. 研究動機............................................................... 1. 第二節. 研究目的............................................................... 4. 第三節. 研究問題............................................................... 5. 第四節. 名詞解釋............................................................... 6. 第二章、文獻探討 ...................................................................... 9 第一節. 戶政檔案的意義與內涵....................................... 9. 第二節. 我國戶籍行政的沿革......................................... 13. 第三節. 學. ‧ 國. 第四節. 治政大我國戶籍制度的體制......................................... 17 立戶政電腦化......................................................... 21. 第五節. 戶政與戶籍檔案原件之典藏............................. 25. 第六節. 戶政與戶籍檔案之管理..................................... 33. ‧. 第三章、研究設計與實施 ........................................................ 45. 第四節第五節. y. sit. er. 研究範圍與限制................................................. 47. al. v i n Ch 研究實施步驟..................................................... 52 engchi U n. 第三節. 研究方法............................................................. 45. io. 第二節. Nat. 第一節. 研究工具............................................................. 49. 資料處理與分析................................................. 55. 第四章、研究結果分析 ............................................................ 57 第一節. 深度訪談結果分析............................................. 57. 第二節. 綜合分析............................................................. 91. 第五章、結論與建議 ................................................................ 97 第一節. 結論..................................................................... 97. 第二節. 建議................................................................... 105. 第三節. 後續研究建議................................................... 111. 參考書目................................................................................... 113 i.

(5) 附錄........................................................................................... 123 附錄一、臺北市及新北市戶政事務所........................... 123 附錄二、戶政事務所檔案典藏與管理訪談大綱........... 124 附錄三、戶政檔案業務主管機關訪談大綱................... 126 附錄四、戶政事務所檔案典藏現況調查....................... 128 附錄五、戶籍登記簿冊卡書表保存年限表................... 129 附錄六、機關共通性檔案保存年限基準表................... 131. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. ii. i n U. v.

(6) 圖目次圖 2-1：戶政與戶籍檔案關係圖 .............................................. 12 圖 2-2：我國戶籍行政系統示意圖 .......................................... 18 圖 3-1：研究實施步驟流程圖 .................................................. 54 圖 4-1：檔案教育學習館 .......................................................... 61 圖 4-2：檔案室 .......................................................................... 63 圖 4-3：戶政與戶籍檔案分側存放 .......................................... 63 圖 4-4：戶籍檔案室 .................................................................. 64. 治政大圖 4-6：定期保存檔案置於戶所其他空間 .............................. 66 立圖 4-7：數位化之檔案置於戶所其他空間 .............................. 66 圖 4-5：公文檔案室 .................................................................. 64. ‧ 國. 學. 圖 4-8：檔案庫房溫濕度記錄器 .............................................. 68 圖 4-9：檔案庫房內除濕設備 .................................................. 68. ‧. 圖 4-10：永久保存與定期保存檔案 ........................................ 71. Nat. sit. y. 圖 4-11：顏色管理檔案保存年限 ............................................ 71. er. io. 圖 4-12：戶籍檔案排架順序 .................................................... 72. al. n. v i n C h ........................................ 圖 4-14：戶籍檔案室安全管理守則 75 engchi U 圖 4-13：檔案卷夾使用顏色區分保存年限 ............................ 72. 圖 4-15：戶籍登記申請書入庫作業流程圖 ............................ 75 圖 4-16：檔案目錄查詢系統 .................................................... 77 圖 4-17：戶籍登記申請書索引檔 ............................................ 77 圖 4-18：人員進出紀錄單 ........................................................ 80 圖 4-19：填具調閱登記簿 ........................................................ 80. iii.

(7) 表目次表 3-1：深度訪談對象背景分析一覽表 .................................. 49 表 4-1：戶政單位戶籍檔案數量與檔案管理之比較 .............. 91. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. iv. i n U. v.

(8) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 第一章. 緒論. 第一節研究動機人口是構成國家的基本要素之一，將一個國家的人口數量、結構及分布情形加以研究分析，便可瞭解這個國家的政治、經濟、社會、教育、文化及軍事的發展狀況，因此世界各國都非常重視人口統計資料的蒐集、分析與研究，藉由瞭解人口現象的本質及其發展趨勢，以期能擬訂適當的人口政策與措施，舉凡政府施政方針與政策的訂定、各項施政計畫與國家建設的研訂、人力資源的培育與運用、. 政治大. 工商企業的發展，以及學術研究工作推展，皆有賴詳實正確的人口統計資料為基. 立. 礎，使國家資源可以作最有效率利用，不致造成公共資源浪費的現象。. ‧ 國. 學. 戶籍行政工作主要是提供各種與戶籍相關的服務，例如提供政府或學術單位. ‧. 基本的人口資料，以供政府決策或學術研究，戶政檔案不僅能適時提供人口資料，以應國內外及各界之需要。另外，戶政檔案也能提供法律及證據憑證，戶政機關. y. Nat. sit. 有維護社會之穩定，保障人民權利與義務的功能。政府各項施政與建設，均有賴. er. io. 戶政資料的正確提供，戶政可說是庶政之母，由此可看出戶政檔案的重要性。. al. n. v i n Ch 戶政與戶籍檔案，指戶政事務所處理的戶籍行政相關文件資料，主要包括戶 engchi U. 口名簿、戶籍謄本、戶籍簿冊，另外也包含各種證件存根、統計報表，以及在戶. 籍管理之下所形成的各種多媒體記錄檔案。因為其特殊的功能，其檔案的典藏管理方式，與國家檔案和機關行政檔案不盡相同。依據我國《戶籍法》第三條規定：「戶籍登記，以戶為單位。在一家，或同一處所同一主管人之下共同生活，或經營共同事業者為一戶，以家長或主管人為戶長；單獨生活者，得為一戶並為戶長。一人同時不得有二戶籍。」（註 1）由此可知我國戶籍登記，以戶為單位，戶政事務所記錄了每一位國民從出生到死亡一生動態的資料，並掌管所有人口戶籍所在地、遷出遷入、結婚離婚、出生死亡、核發身分證、印鑑證明等，而各地區的戶政機關對於戶政與戶籍檔案典藏、管理的方法，也與一般行政檔案的管理方式有所區隔。 1.

(9) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 戶政在早期執行業務時，使用人工作業方式，耗時且效率低，一般民眾申請戶籍謄本時，戶政人員必須先至檔案室或資料櫃，將申請人的檔案從戶籍薄冊中調出來影印，再加蓋謄本的專用章，才完成核發。且因戶政資料龐雜，統計上費時費力，加上全國性的戶政資料並未整合，無法跨區域查詢相關資料，使用人工作業不僅浪費時間與人力，正確性也會受到影響。數位時代來臨，戶政機關及戶政人員都相當重視檔案數位化工作，檔案數位化可以解決存放空間不足，檔案調閱困難的情形。關於戶政檔案微縮與數位化相關工作，內政部自民國 81 年 7 月開始，分 4 年完成臺灣地區 363 個戶政事務所，日治時期戶籍資料的微縮作業（註 2）。86 年戶政業務全面電腦化之後，民眾可. 政治大但日治時期戶籍資料多尚未數位化，民間涉及遺產繼承、贈與、祖籍建立、土地立. 在任一戶政事務所請領現戶及電腦化除戶之戶籍謄本，各機關亦可透過網路辦理，. 買賣、拆遷補償等，時常必須檢附日治時期之戶籍謄本等有關資料，但必須前往. ‧ 國. 學. 原設籍之戶政事務所請領，光復迄今人口異動頻仍，因此造成不少民眾往返奔波，產生極大的困擾。有鑑於此，日治時期戶籍資料於民國 98 年 3 月份開始進行資. ‧. 料整理，民國 98 年年底完成電腦建檔。（註 3）. sit. y. Nat. io. er. 近年來，政府為因應社會環境的變遷，以及民眾對於政府提高服務品質之期盼，在戶政工作方面做了多項重要改革，如推動人口統計電腦作業、開發各機關. n. al. Ch. i n U. v. 應用戶役政資訊連結系統、建立人口統計公用資料庫等，使戶籍統計工作邁向電. engchi. 子化、網路化，提高統計正確性及時效性，便於各界對於統計資料之取得，提昇戶政工作效能。戶政電腦化的工作自民國 82 年開始，分 4 年三階段推廣完成，並於民國 86 年完成全國正式連線作業，臺灣戶政系統已全面電腦化。民國 99 年 7 月起全國戶政網路連線，部份戶政與戶籍可供線上查詢。（註 4）戶政電腦化之後，各機關可藉由電腦查詢戶政檔案，不僅減少戶籍謄本的使用，也省去人工維護及調閱簿冊之不便，民眾申請時，戶政人員只需要根據申請人的身分證字號或委託書，即可查出個人的戶籍資料，並可直接列印，使用電子自動謄本蓋章機加蓋專用章，民眾可以及時取得文件，另外，民眾也可以透過電腦連線，在任何一個戶政事務所申領戶籍謄本，省去舟車勞頓之麻煩。 2.

(10) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 然而，數位化之後的電子檔案，對載體、軟體及硬體設備的依賴性變高，而載體、軟體及硬體設備會隨著科技快速發展，而需要經常汰換，儲存時不僅要保存載體，也要保存各種載體所相應的儲存格式軟體，以防止電腦設備無法順利讀出，同時硬體設備必須經常維修，甚至需要更新設備。電子檔案的動態、虛擬的特性，與不可識別易竄改的問題，使電子檔案無法長期保存，紙本檔案、電子檔案整合工作還是一大問題。在儲存媒體方面，戶政檔案須視文件的性質，並配合業務的需要，決定選擇何種系統進行數位化保存；為了分散風險，數位化之檔案也應該儲存於多種媒體，進行異地備份的工作。此外，戶政人員還需要學習電子化業務相關的技術與知識，. 政治大. 檔案數位化之後，民眾對資訊安全保存也有疑慮，這都是現今戶政檔案數位化需. 立. 要解決的課題。. ‧ 國. 學. 戶政與戶籍檔案的運用，與民眾權利密切相關，戶政類檔案與民眾生活接觸較多，檔案能見度也較高，為人所熟悉，然而，無論是學術論文或專題研究，目. ‧. 前對於戶政與戶籍檔案的討論或探究卻非常少見。在已完成的碩士論文中，對戶. sit. y. Nat. 政工作的研究大多偏向於戶政電腦化前後的比較，或是戶政服務流程之簡化等顧. io. er. 客導向的研究，也有偏重於戶政機關人員管理、組織精簡方面的論述，而且大多屬於個案研究，對於戶政工作基礎的檔案典藏與保存方面，專題研究並不多見。. n. al. Ch. i n U. v. 因此，本研究希望先進行文獻探討，瞭解我國戶政檔案的濫觴與發展，並藉由深. engchi. 度訪談，輔以簡單的戶政機關問卷調查，瞭解國內各地戶政事務所對於戶政與戶籍檔案典藏管理之情況，並且對於戶政檔案數位化衍伸出的保存與管理問題，參考國內外相關規範與做法提出建議。. 3.

(11) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 第二節研究目的本研究首先藉由文獻探討，瞭解戶政與戶籍檔案的典藏管理的理論。另一方面，探討其他國家對於戶政與戶籍檔案典藏管理之現況，並且透過深度訪談法，瞭解國內戶政事務所對於戶政與戶籍檔案整理、典藏之情況，以及後續的管理問題。最後，整合文獻、訪談結果，並參考我國《戶籍法》、戶籍登記簿冊卡書保存年限表及機關檔案管理作業手冊等相關法令，對現行戶政與戶籍檔案典藏管理工作提出建議。具體而言，本研究的目的有：. 政治大一、探討國內外戶政與戶籍檔案的類型、人員與典藏環境。立. ‧ 國. 學. 二、分析瞭解國內戶政與戶籍檔案典藏管理的作業。. ‧. 三、分析瞭解國內戶政與戶籍檔案數位化之現況。. y. Nat. n. al. er. io. sit. 四、綜合國內外分析研究結果，對現行戶政與戶籍檔案典藏管理工作提出建議。. Ch. engchi. 4. i n U. v.

(12) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 第三節研究問題根據上述研究目的，本研究主要想探討的問題有：一、我國戶政機關檔案類型與人員概況為何？二、戶政機關的戶政與戶籍檔案典藏存放的考量為何？三、戶政與戶籍檔案典藏庫房環境為何？. 政治大. 四、戶政與戶籍檔案的典藏管理方式為何？. 立. 五、戶政機關的戶政與戶籍檔案如何做檔案調閱或取用？. ‧ 國. 學. 六、戶政與戶籍檔案數位化情形與問題。. ‧. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. 5. i n U. v.

(13) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 第四節名詞解釋一、戶政（Household）戶籍行政，或稱為「戶口查記行政」，也稱作「人口統計行政」，簡稱為「戶政」。戶籍行政包含消極的戶籍登記，積極的戶口調查，是國家內政最重要的基礎工作，各種行政措施，無不以精確的戶口資料作為依據，凡是人民權利義務的行使，社會安定的維護，都要從戶口查記實務著手。戶籍行政的效用，一為確認人民的身分，作為行使權利義務的依據；二為人口資料蒐集，並提供人口資料予各單位做為施政方面的參考及依據，可促進國家之建設，例如役政、衛生、教育、. 政治大. 民防、交通等機關，必須根據精準的戶政檔案資料，才能進行有效且切實的施政. 立. 措施。戶政機關亦有維護社會之穩定，保障人民權利與義務的功能。. ‧ 國. 學. 戶政為國家庶政之基礎，其工作以確保人民權益，提供詳實戶政資料為主。. ‧. 戶籍行政之主管機關為內政部，戶籍登記則由直轄市、縣(市)戶政事務所辦理，以鄉(鎮、市、區)為管轄區域。但轄區遼闊且人口在 30 萬人以上者，得增設戶. y. Nat. er. io. al. n. 二、戶政檔案（Household Archives）. Ch. sit. 政事務所，以各該戶籍登記區域為管轄區域。. engchi. i n U. v. 戶籍行政檔案，指戶政事務所處理的戶籍行政相關文件資料，主要包括各種戶籍簿冊，另外也包含各種證件存根、統計報表，以及在戶籍管理之下所形成的各種多媒體記錄檔案。範圍涵蓋日治時期戶籍建制（1906 年）最早之戶籍簿冊，光復後之除戶資料，以及今日現行的戶籍檔案，包含各時期之國民身分證、戶口名簿、戶籍登記申請書、門牌等。本研究關注之典藏與管理問題，即以戶政事務所處理有關所有戶籍行政之戶政檔案為範圍，除戶籍簿冊外，亦包括戶籍行政檔案。. 6.

(14) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 三、戶籍檔案（Household Registration Archives）戶籍檔案，專指戶籍資料，如戶口名簿、戶籍謄本等，是戶政事務所典藏之核心檔案。《戶籍法施行細則》第九條指出「本法第六條所稱之戶籍登記資料，指各項戶籍登記申請書、檔存證明文件、簿冊、卡片及電腦儲存媒體等資料。」（註 5）在戶籍檔案的分類歸檔、保管與移交、保存年限、銷毀程序與借閱調查中形成的一套規章制度或具體作法，稱為戶籍檔案管理制度，是戶籍管理與人口管理的重要制度之一，也是戶籍立法工作所需要注意的內容。. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. 7. i n U. v.

(15) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 註釋：註1：內政部戶政司，「戶籍法」，〈http://www.ris.gov.tw/ch1/ris-1-01.html〉（檢索於2010年10月14日）。註 2：許嘉贊，「內政資料(地政、戶政及公文書)應用微縮及光碟處理之現況與展望」，檔案與微縮 40 期（1996 年 3 月）：19。註 3：台中新聞網，「日據時期戶籍資料數位化，98 年底前完成」，〈http://tnews.cc:3000/04/Newscon1_9768.htm〉（檢索於 2011 年 1 月 2 日）. 政治大〈http://tw.myblog.yahoo.com/house-acre/article?mid=9332&prev=9333&next= 立. 註 4：「戶籍數位化，日據謄本成珍寶」，. ‧ 國. 學. 9329〉（檢索於 2011 年 1 月 2 日）。. 註5：內政部戶政司，《戶籍法施行細則》，〈http://www.ris.gov.tw/ch1/ris-1-03.html〉. ‧. (檢索於2010年10月14日)。. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. 8. i n U. v.

(16) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 第二章. 文獻探討. 本研究在探討我國戶政檔案的典藏及數位化實務。文獻探討主要分為五個部分：第一部分就戶政檔案的意義、功能作一概述；第二部分為瞭解我國戶籍制度的沿革，分別從日治時期及國民政府時代做剖析；第三部分介紹我國戶政檔案的體制；第四部分介紹戶政電腦化，以及戶政電腦化後帶來的效益；第五部分討論戶政檔案原件的典藏情形；最後第六部分探討戶政檔案之管理，並探討戶政及戶籍檔案微縮與數位化的現況，並分析檔案數位化之後的影響及管理。. 第一節戶政與戶籍檔案的意義與內涵政治. 大. 立. ‧ 國. 學. 一、戶政與戶籍檔案的意義. ‧. 戶政為國家庶政之基礎，其工作以確保人民權益，提供詳實戶政資料為主。全國人民自出生到死亡，皆有登記戶籍的義務。各種行政措施，無不以精確的戶. Nat. sit. y. 口資料作為依據，凡是人民權利義務的行使，社會安定的維護，都要從戶口查記. er. io. 實務著手。戶政的功能與效用，一為確認人民的身分，作為行使權利義務的依據；. al. v i n Ch 進國家之建設，例如役政、衛生、教育、民防、交通等機關，必須根據精準的戶 engchi U n. 二為人口資料蒐集，並提供人口資料給各單位做為施政方面的參考及依據，可促. 政檔案資料，才能進行有效且切實的施政措施。. 戶政工作首要著重戶籍登記，「戶籍」的意義，依據我國《戶籍法》第三條規定：「戶籍登記，以戶為單位。在一家，或同一處所同一主管人之下共同生活，或經營共同事業者為一戶，以家長或主管人為戶長；單獨生活者，得為一戶並為戶長。一人同時不得有二戶籍。」由此可知我國的戶籍登記是以「戶」為單位，以此做為人口登記與統計工作。「戶」的構成，是在一家或同一處所同一主管人之下共同生活，或經營共同事業者，必須兼具在同一家或同一處所、同一主管人、共同生活或經營共同事業等三要素。. 9.

(17) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 戶政檔案，指戶政事務所處理的戶籍行政相關文件資料，主要包括戶籍簿冊、各種證件存根、統計報表，以及在戶籍管理之下所形成的各種多媒體記錄檔案，包含各時期之國民身分證、戶口名簿、戶籍登記申請書、門牌等。又戶籍資料是戶政檔案中最重要的資訊之一，我國《戶籍法施行細則》第十二條載明：「戶籍登記申請書，除應載明戶號、戶長姓名、當事人及申請人姓名、國民身分證統一編號、住址、申請日期外，並應依下列規定記載之：一、出生登記：出生者之出生別、出生年月日、出生地及其父母姓名、出生年月日。棄嬰或無依兒童無姓名者，由撫養人或收容教養之兒童福利機. 政治大. 構代立姓名，依法推定其出生年月日，並載明撫養人之姓名或收容教養之兒童福利機構。. 立. ‧ 國. 學. 二、認領登記：被認領人之出生別、出生年月日、生母姓名、認領人姓名及認領日期。. ‧. 三、收養或終止收養登記：被收養人之出生別、出生年月日、配偶姓名、本. y. Nat. sit. 生父母姓名、收養人姓名及收養或終止收養日期。被收養人為棄嬰或無. er. io. 依兒童時，應載明撫養人之姓名或收容教養之兒童福利機構。. al. n. v i n Ch 四、結婚或離婚登記：雙方當事人之出生年月日、父母姓名、證人姓名及結 engchi U 婚或離婚日期。. 五、死亡或死亡宣告登記：死亡者之出生別、出生年月日、死亡或推定死亡日期、死因及死亡地。六、遷徙登記：遷入、遷出或住址變更者之出生別、出生年月日、出生地、父母姓名、配偶姓名、稱謂、原住地及新遷地。七、監護登記：被監護人之出生年月日、監護人姓名、雙方關係、監護原因及開始日期。 10.

(18) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 八、初設戶籍登記：初設戶籍者之出生別、出生年月日、出生地、父母姓名、配偶姓名及稱謂。九、變更、更正、撤銷或廢止登記：原登記事件或事項、應登記事件或事項、變更、更正、撤銷或廢止之原因及日期。前項出生、結婚或離婚、死亡或死亡宣告登記申請書，得記載當事人或出生者父母之教育程度。當事人具原住民身分者，第一項戶籍登記申請書應載明原住民身分及族別。第一項國民身分證統一編號及戶號，由戶政事務所配賦。」由上述可以得知，我國的戶籍資料是戶政機關所記錄的個人資訊，包含出生、. 政治大. 認領、收養、結婚、離婚、死亡、遷徙、監護等，是每一個人最基本的個人資料，. 立. 以及與個人生活相關的資訊。. ‧ 國. 學. 二、戶政檔案的功能. ‧. 人口是構成國家的基本要素之一，從一個國家的人口數量、結構及分布情形. Nat. sit. y. 進行研究分析，便可瞭解這個國家的政治、經濟、社會、教育、文化及軍事的發. er. io. 展狀況，更可以洞悉這個國家的強弱盛衰，及其未來發展，因此，人口統計資料. al. v i n Ch 訂定、各項施政計畫與國家建設的研訂、人力資源的培育與運用、工商企業的發 engchi U n. 被視為國家基本國勢及人力資源的重要指標之一。同時，政府施政方針與政策的. 展，以及學術研究工作推展，皆以詳實正確的人口統計資料為基礎，使國家資源可以作最有效率利用，不致造成公共資源浪費的現象。因此，世界各國都非常重視人口統計資料的蒐集、分析與研究，藉由瞭解人口現象的本質及其發展趨勢，以期能擬訂適當的人口政策與措施，進而促進經濟發展，改善人民生活，增進社會福祉，維護國家永續發展。我國具有完備的戶籍登記制度，人口統計主要是依據戶籍資料編算所得出，因而我國人口統計資料具有高度完整及正確性。依據我國《戶籍法》相關規定，全國人民自出生開始到死亡，均負有戶籍登記之義務，登記的內容包括：出生、 11.

(19) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 結婚、離婚、領養、死亡、遷徙等，涵蓋範圍相當廣泛。《戶籍法》規定除了人民有戶籍登記的義務之外，戶政機關亦可以主動進行戶口調查，同時人民也有接受戶口調查之義務。戶政與戶籍檔案不僅能適時提供人口資料，以應國內外及各界之需要，另外戶政檔案也能提供法律及證據依憑，今日某些臺灣歷史的疑問，亦可藉由戶政與戶籍檔案的整理與分析，從而得到解答。換言之，戶政與戶籍檔案可以補充相關的歷史事實，成為臺灣歷史的史料。家族的建立與發展，也可透過戶政類檔案的查閱，追本溯源，可以得知家族的來源與本籍等資訊，以補家譜或族譜的未足之處。另外，在日治時期戶口調查簿中的「現住所」欄，可看出家戶的遷移情況，. 政治大跡，而戶籍檔案中因詳細記載遷徙人口之本籍，可藉由本籍欄位的紀錄中看出家立. 如果曾經歷多次轉籍，在戶籍資料的「現住所」中，便可看出多次遷徙塗改的痕. 戶遷徙的過程。（註 1）. ‧ 國. 學圖 2-1 戶政與戶籍檔案關係圖. ‧. Nat. n. al. er. io. sit. y. 戶政檔案. Ch. 戶籍檔案. engchi. i n U. v. 戶政檔案之概念涵括戶籍檔案，然而戶籍檔案才是戶政事務所之核心檔案，戶政機關需要重點管理保存，戶政檔案與戶籍檔案之關係如圖 2-1。. 12.

(20) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 第二節. 我國戶籍制度的沿革. 我國戶籍制度若從日治時期算起，至今已有一百年的歷史，對臺灣人民的生活影響也非常深遠，舉凡國家選舉、徵兵、身分證明都與戶籍制度有關，戶籍制度對國家施政與人民生活息息相關，其影響非常深遠。一、日治時期臺灣戶籍制度之建立與實施，起源於日治時期（1895 年始），臺灣是日本第一個海外殖民地，其人種、語言、社會文化皆和日本不同，為確保臺灣殖民之成. 政治大對臺灣舊慣之調查，以彌補日本統治臺灣初期，對臺灣理解的不足（註 2）。由立功，首要工作在於「法治的建立」，臺灣總督府民政長官後藤新平認為，應透過. ‧ 國. 學. 於國籍與族群親屬關係舊慣（舊有習慣），深切影響家族和土地的繼承，與各種事務和經濟訴訟的法律判定，因此更需要實施臺灣地籍與人籍的調查，透過臺灣. ‧. 舊慣瞭解臺灣的地籍與人籍，以其為基礎建立殖民地法治體系。. Nat. sit. y. 戶籍建立的基礎在於個人與家戶資料的登記，日人對於臺灣家族知識的建立，. er. io. 也就成為建置戶籍檔案的必要基礎，日本政府於 1896 年 8 月發布告示第 8 號「關. al. 於戶籍調查之告諭」，以總督之名規定由警察及憲兵隊編制本島住民戶籍，其後. n. v i n C（訓令制定「臺灣住民戶口調查規程」，規範戶口調查事務，開始由憲兵負 h e n8 g號） i U h c 責在臺灣較大都市辦理戶口調查事宜。關於戶籍調查，臺灣總督府延續清代以來臺灣民間的保甲制度，主要借重保正與甲長，更能掌握地方事務。1903 年（明治 36 年），臺灣總督府制訂「戶口調查規則」，復發布戶口調查規格，始將戶口調查業務交由警察機關辦理，戶口異動採申報與實查並行，當時的戶口調查主要是做為警察治安管理上的輔助。（註 3） 1904 年 8 月選在臺灣桃園廳桃園街進行了人口調查的實地試驗調查。1905 年 5 月，臺灣總督府成立了「臨時臺灣戶口調查部」官制，制定戶口規則及調查規程，其職權歸屬警察機關掌管，於支廳設警部或警部署 1 人，主管戶口，設戶口調查簿，於警察派出所，修置戶口調查簿副本，並於同年 10 月實施了第一次 13.

(21) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 臺灣臨時戶口調查，此為臺灣社會首次接受國家高權的全面式調查，其後臺灣總督府於 1915 年 10 月實施了第二次臨時戶口調查。（註 4） 1906 年施行戶口登記制度，並建立「戶口調查簿」，是臺灣戶籍可供考察之始，日治時期所遺留下來的戶口調查簿，至今與本省民眾有著密不可分的關係。臺灣在清朝也有辦理戶口編造工作，但是現行的現代化戶籍制度是自日治時代開始，也是目前戶政事務所保存最早的戶籍登記資料。臺灣戶籍始自日治時期(1906 年)建置，分為本籍人口及寄留人口，設有戶口調查簿、正、副簿，分別由警察辦理戶口調查，戶口登記由鄉、鎮保甲事務所書記辦理。（註 5）戶口調查簿的資料主要是戶主姓名、種族、轉籍時間、遷移來源地、現住所等相關資料，另外. 政治大. 也包含族稱欄、個人記事欄、吸食鴉片欄、纏足欄、種族欄、身心障礙欄、種痘. 立. 欄等，記載項目繁多。（註 6）. ‧ 國. 學. 日治時期之戶籍作業規定，外地人移居某地後，該戶便會進入戶口調查簿中，一旦戶主死亡或遷移他地時，則會編入「除戶簿」中，戶籍調查簿與除戶簿之欄. ‧. 位與登錄內容是相同的，兩者成為日治時期最重要的戶籍檔案。大約至 1925 年. sit. y. Nat. 之後，由於日本殖民者行政稽憑需求，戶籍登記紙張形式產生改變，也使得某些. io. er. 資料未被持續記錄，此外當移民家庭分戶家中成員名單有所改變時，警務人員將新的家戶資料重新登錄，並銷毀最早的登記資料，1925 年（昭和）之後此種情. n. al. Ch. i n U. v. 形日漸增多。（註 7）致使現存戶籍資料多為 1925 年之後登記之資料。. engchi. 二、國民政府時期臺灣光復（1945 年）後，戶政仍沿用日治時期之規定，戶口調查與戶籍業務，是由警察機關接管。為實施地方自治，國民政府於民國 20 年 12 月 12 日公布我國《戶籍法》，民國 35 年在臺灣施行，同年 5 月辦理戶口清查，10 月 1 日辦理初次設籍登記，採戶籍卡登記，一人一卡，每戶的戶籍卡置於同一紙袋，簡稱「戶卡」，縣市政府建副卡，作為國民身分證及防止鄉鎮公所正卡損毀或遺失補造之用。同時施行《戶籍法施行細則》，戶籍業務移交各鄉鎮公所管轄，與地方自治結合，由民政機關主管戶籍登記業務。明訂鄉鎮長兼戶籍主任，下設戶籍幹事及戶籍員，隨著業務量的增加，成立戶籍室，設立戶籍副主任，而於村里辦 14.

(22) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 事處設村里戶籍員。戶籍登記之內容，包括籍別登記、身分登記、遷徙登記和流動人口登記，此時戶政的特色是以每人所屬之省和縣為本籍的「本籍登記制度」。民國 38 年廢戶籍卡改設戶籍登記簿，民國 42 年革新戶政，設戶籍課，置有課長一人，課員和村里戶籍員若干人，並於各警察分駐派出所成立「戶口申報處」，置村里戶籍員一人，受理戶籍登記工作。民國 46 年省府訂頒《臺灣省改進戶口查記辦法》，規定戶籍管理，仍由戶警機關採分工原則辦理，並在各鄉鎮市區公所增設警察人員兼任戶籍副主任，以加強戶警聯繫。（註 8）當時戶籍登記業務由民政機關主管，戶口查察則由警察機關依警察勤務規章辦理，戶籍登記與與戶口管理採行雙軌制，由民政機關與警察機關管理。. 治政大民國 54 年全面換發國民身分證，同時修正身分證格式，首先是為了配合動立員和稅捐稽徵之需要，新增「國民身分證統一號碼」，按照縣市，每人配與八位 ‧ 國. 學. 數字的號碼，且為了配合民防救濟之需要，增血型一欄。（註 9）民國 57 年為配合治安需要，行政院訂定「戶警合一實施方案」，所有的戶口調查、戶籍業務再. ‧. 次由警察機關接管。民國 58 年戡亂時期，行政院頒布「動員戡亂時期臺灣地區. sit. y. Nat. 戶政改進方法」，配合治安需求，自同年 7 月 1 日起試辦警戶合一，成立各鄉鎮. io. er. 戶政事務所，隸屬於縣警察局，同時裁撤鄉鎮公所戶籍課，人員移撥戶政事務所，由鄉鎮長兼主任，警察副分局長兼副主任，原主任改為秘書。（註 10）. n. al. Ch. engchi. i n U. v. 民國 62 年 3 月 12 日，行政院修正公布「動員戡亂時期臺灣地區戶政改進方法」，正式實施戶警合一，戶政業務改隸縣市政府警察局，警察副分局長兼戶政事務所主任，戶政人員列入警察機關編制。民國 72 年發布「動員戡亂時期戶制事務所組織準則」，明訂戶政事務所設置主任一人，並兼任警察副分局長。（註 11）當時戶籍的資料是為了適應經濟發展，及維護社會治安的需要。民國 76 年宣布解嚴，民國 80 年終止動員戡亂時期，戶警合一失去法源。民國 81 年 6 月 29 日戶籍法修正，明訂在縣政府下設戶政事務所，並於同年 7 月 1 日鄉鎮市戶政事務所乃隷屬縣政府，正式實施戶警分立，戶政機關與警察機關分離，回歸民間體系，各縣市民政局設戶政課，掌理戶籍行政業務，並督導所轄各戶政事務所辦理戶政業務。戶政業務復由警察單位回歸民政體系，直轄市政府民 15.

(23) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 政局增設第四（戶政）科，臺灣省政府民政廳增設第六（戶政）科，各縣市民政局設戶政課，掌理戶籍行政業務，並督導所轄各戶政事務所辦理戶政業務。而後《戶籍法》修正，廢止「本籍登記制度」，改以出生地作為登記項目。（註 12）內政部於民國85年修正《戶籍法》，廢除指定繼承、行業及職業登記、教育程度等不合時宜的規定，並增列按捺指紋的規定，該次修正之《戶籍法》第八條規定：「人民年滿十四歲者，應請領國民身分證，未滿十四歲者，得申請發給。依前項請領國民身分證，應捺指紋並錄存。但未滿十四歲者，不予捺指紋，俟年滿十四歲者，應補捺指紋並錄存。請領國民身分證，不依前項規定捺指紋者，不予發給。」按捺指紋的規定是因為當時治安的考量，內政部欲於身分證增列指紋. 政治大且此一規定也引發資訊隱私權的爭議，民國94年司法院大法官作出釋憲第六○三立. 資料，建立全國指紋資料庫。但因為指紋資料庫之建置，在經費及技術上有困難，. 號，宣告《戶籍法》第八條違憲，強制按捺指紋的規定，也從民國97年之修法中. ‧ 國. 學. 刪除，因此我國強制按捺指紋以請領國民身分證的規定，自始至終從未真正施行過。（註13）. ‧ sit. y. Nat. 為簡化行政組織層級，民國87年公布《臺灣省政府功能業務與組織調整暫行. io. er. 條例》，並於同年實行精省相關作業，由此內政部於民國89年提出戶籍修正案，刪除省政府為省戶籍行政主管之規定，將「縣轄市」修正為「市」，並將「各地. n. al. Ch. i n U. v. 方戶政機關」修改為「直轄市、縣（市）政府及其所屬戶政事務所」。（註14）. engchi. 臺灣的戶政制度自日治時期迄今，一直扮演著重要的角色，政府的各項措施無不借重戶籍資料作為施政之依據。臺灣地區應為戡亂時期之事實需要，於民國 58 年 7 月依戶警合一實施方案之政策性決定，將地方戶政業務劃歸警察機關掌管試辦，至 62 年 7 月修正《戶籍法施行細則》，完成臺灣地區戡亂時期戶政改制。惟 80 年 5 月動員戡亂時期終止後，《戶籍法》配合修正，自 81 年 7 月實施戶警分立，戶政業務回歸民政體系，落實民主法治之精神。. 16.

(24) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 第三節. 我國戶籍行政的體制. 我國的戶政工作屬於內政部掌管，內政部負責掌理全國內務行政事務，其下轄的戶政司負責管理戶籍行政、國籍行政、人口政策、戶口調查、國民身分證、姓名使用及登記、移民之規劃及其他戶政事項（註 15），戶政工作量十分龐大。戶政主管機關，在中央為內政部；在直轄市為直轄市政府；在縣（市）為縣（市）政府。（註 16）戶籍登記由直轄市、縣（市）主管機關於其轄區內分設戶政事務所辦理。（註 17）但轄區遼闊且人口在 30 萬人以上者，得增設戶政事務所，以各該戶籍登記區域為管轄區域。（註 18）在行政系統方面，各戶政事務所. 政治大. 分屬於各地方政府之民政單位，但在業務方面，受到內政部戶政司的指揮及監. 立. 督。. ‧ 國. 學. 現行的戶政體系，戶政行政的主管為內政部，戶籍登記是由直轄市、縣市政. ‧. 府設立戶政事務所辦理登記，以鄉或鎮、縣轄市、區為管轄區域，轄區遼闊且人口超過三十萬以上者，得增設戶政事務所，以各該戶籍登記區域為管轄區域。. sit. y. Nat. n. al. er. io. 我國戶籍行政系統以圖示彼此關係，如下（圖 2-2）：. Ch. engchi. 17. i n U. v.

(25) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 行政院. 縣(市). 內政部. 直轄市. 戶政司民政處(局). 民政局. 戶政科(課). 戶政科. 戶政事務所. 戶政事務所政治大. -----------------------. 立. -------- 業務聯繫虛線. 我國戶籍行政系統示意圖. ‧. ‧ 國. 圖 2-2. 業務指導箭頭. 學. 指揮系統線條. 資料來源：內政部戶政司全球資訊網（http://www.moi.gov.tw）. sit. y. Nat. io. er. 國外的戶籍管理多稱為「民事登記」、「生命登記」或「人事登記」，雖然名稱不一，但基本上大同小異。在內容上，國外的登記內容多包括人口出生登記、. n. al. Ch. i n U. v. 死亡登記、婚姻登記，所登記的內容與我國的戶籍登記幾乎相同。例如法國、荷. engchi. 蘭、羅馬尼亞、前蘇聯、日本、印度、秘魯、陳根廷等國家的出生登記，內容十分詳盡，不僅有公民出生年月、性別、單雙胞胎等內容，而且還有其父母的職業、經濟收入、國籍、宗教信仰等相關內容，其管理機關多為內政部門、司法部門或統計部門。（註 19）世界各國的戶籍行政及人口普查制度，以英國為例，辦理人口登記，始自教區。1836 年創設全國性的查記體制，自 1838 年起，按年以藍皮書表統計報告，為全世界統計資料最久者。1907 年以後的登記事項，計有出生、死亡、婚姻、遷徙等四種，其特點為：採強制登記主義；採用總簿冊登記；製發國民身分證；實行固點符號制；列冊之軍人及海員不予查記。（註 20） 18.

(26) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 瑞典實施人口登記，從十八世紀開始，瑞典地方教會就負責登記教區內的人口變動狀況，保存了完整的人口資料。1858 年設立中央統計局，為全國人口查記行政主管機關。瑞典的登記制度，有標準戶口登記制度之稱，其辦理概要為：採常住地居登記制；以「家」為登記單位，以家長及年滿 15 歲以上者，為聲請義務人；遷徙之人口登記；登記簿卡分為舊制及新制，舊制適用於地區，新制適用於指定地區，如斯德哥爾摩等地；人口登記局與地方之聯繫甚為密切，有嚴密查記之實效。瑞典出生要領出生證，並填報父母的姓名、年臨、民族、職業、文化程度等基本資料，而後存入電腦，瑞典每一個新生兒和入境的移民都編有一個全國登記的號碼，此一編碼連同姓名、性別、出生日期、住址和家庭關係，都存入個人檔案，個人的基本狀況隨時登入檔案，它記錄著結婚、生育、離婚、住址變動及死亡。（註 21）. 立. 政治大. 法國的人口登記，始自教區。法國的戶口管理包含在《法國民法典》的戶口. ‧ 國. 學. 部份，設身份吏負責出生、死亡、婚姻登記，自 1792 年人口登記普及於全國，於各地設人事登記處，採行政、司法、統計分責監督制，並實施強制登記制度。. ‧. 嬰兒出生應從分娩之日起三日內由父親申報，或由內科、外科醫生、助產士、醫. Nat. sit. y. 療人員或其他在場的人士申報，若出生不按法定日期申報，身分吏應依兒童出生. al. er. io. 地法院判決在登記簿上補記。法國還實行出生證制度，規定出生申報時，經兩位. n. 證人到場，立即填寫出生證明。凡婚姻問題，必須經身份吏在登記簿上登記後，才具有法律效力。（註 22）. Ch. engchi. i n U. v. 美國於 1902 年設立聯邦普查局，主管生命登記事宜，1942 年公佈生命統計模範法，包含出生、認領、收養、婚姻、死亡、死產等登記。而美國的戶口普查，於 1790 年舉辦，每 10 年舉行一次，1902 年美國國會通過《普查法》，始有法律之依循。美國的出生、死亡登記較為全面，出生證明是每個公民上學、工作所必需的證件，因此父母都要為每個子女進行出生登記，出生登記表的內容項目非常詳盡，百分之九十九的嬰兒都在醫院出生，所以極少遺漏登記，出生登記表由醫院定期報到州政府，然後存入電腦，以備調用。（註 23）. 19.

(27) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 加拿大之戶口登記，1918 年於商務部設立中央統計局，內設人口普查及生命統計兩科，掌管查記行政。1944 年於商務部設立人口登記委員會，為全國最高指導機構，並普發國民身分證，樹立國民登記制度，並決定實行全國性之索引方法，此為加拿大查記制度之特點。其辦法為：實施固定符碼制，申報出生登記，即給予終身符碼；採用微縮膠片代替原始登記，供統計記錄之用。（註 24）日本的戶籍登記採司法監督，於法務大臣下設法務局及地方法務局，職掌監督各地辦理戶籍登記事宜，戶籍事務之執行機關為市役所（相當於我國的市公所）及町、村役場（相當於我國的鄉鎮公所）。（註 25）日本的戶籍與我國戶籍法保存規定相似，日本戶籍簿冊所記載之項目並不繁多，計有姓名、出生年月日、. 政治大序裝訂，為防範戶籍簿冊毀損遺失，另備副本分別存放，正本存放於各市區役所立本籍、父母姓名、稱謂、出生別、記事等欄而已。其戶籍簿冊是按本籍之地號順. 或町、村役場，如非遇有天災事變，不得將戶籍簿攜出；副本則送由地方法務局. ‧ 國. 學. 或其分局保存。（註 26）. ‧. 戶籍管理是世界各國最根本的社會管理制度之一，國外也同樣有此項制度。. sit. y. Nat. 戶籍資料的登記事項，國外的登記內容多包括人口出生登記、死亡登記、婚姻登. io. er. 記，另外也登記有遷徙、認領、收養等項目，各國登記內容相仿，皆紀錄個人的基本狀況。西方國家的戶籍體制源自於教區，以掌握人口的變動狀況，例如英國、. n. al. Ch. i n U. v. 瑞典、法國等國家，人口登記皆始於教區，而後才轉變成由國家行政單位管理，. engchi. 且多由國家之統計或司法部門接掌，以利人口調查的進行；我國將戶籍行政歸納至內政部體系，由內政部下轄的戶政司統籌管理戶籍行政作業，而戶籍登記是由直轄市、縣市政府設立戶政事務所辦理登記，以鄉或鎮、縣轄市、區為管轄區域。戶籍登記屬於人口登記的一種，人口登記是以「人」為單位，而東方社會以「戶」為單位，因此稱為戶籍登記；我國戶籍登記並不以個人為單位，而是以「戶」為單位，與瑞典「家」為登記單位的概念相仿，這也是我國戶籍登記較為特殊之處，因此，我國戶政與戶籍檔案典藏管理方式，與其他國家相較略有差異。. 20.

(28) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 第四節. 戶政電腦化. 戶政工作如果一直停留在人工作業階段，會因戶政工作數量龐大、項目繁雜，導致作業效率低，且戶政檔案只會停留在資料保存階段，無法發揮應用的功能，也因為人工作業，無法隨時掌握動態資料，也沒有辦法產生整體的運用效益。近年來行政院積極推動推動「電子化政府」，戶政資料的電子化勢在必行，內政部於民國 74 年 3 月邀集行政院研考會、主計處電子處理資訊中心、省市政府戶政機關代表等，組成「戶政資訊策劃小組」，展開策劃工作。同年 5 月設立「戶政資訊策略規劃組」，由行政院機關電腦化計畫服務團等，實地訪問戶政事. 政治大. 務所、公所兵役科，調查各部會之需求，於民國 75 年 4 月完成「中華民國戶政. 立. 資訊系統體系籌建計畫草案」。（註 27）. ‧ 國. 學. 民國 76 年行政院核准由臺北市中山區、臺北縣新店市兩戶政事務所進行試. ‧. 辦，內政部為統籌推動戶政資訊試辦業務，於民國 77 年 4 月成立「戶政資訊試辦小組」，並於民國 78 年委託資政會展開系統開發工作。試辦階段除了考慮中. y. Nat. sit. 央、縣市及戶政事務所戶政業務電腦化之外，也包括鄉鎮市區公所兵役科之作業。. er. io. 民國 82 年試辦成功，戶政電腦化的工作正式全面實施，以直轄市、縣市為單位，. al. n. v i n Ch 設備安全、資量轉換與建檔等各階段工作，考量區域分部與人口密度及資料轉換 engchi U. 自民國 82 年開始，依序展開前置作業、經費編列、資訊教育訓練、機房建置、. 等因素，分 4 年三階段推廣完成。. (一) 第一階段：自民國 82 年 7 月至民國 84 年 6 月止，實施範圍包括內政部、台北市、高雄市等 54 個戶役政單位。 (二) 第二階段：自民國 83 年 7 月至民國 85 年 6 月止，實施範圍包括臺灣省政府、基隆市、臺北縣、桃園縣、新竹市、臺中市、臺中縣、雲林縣、嘉義縣、高雄縣、屏東縣等十縣市 383 個戶役政單位。 (三) 第三階段：自民國 84 年 7 月至民國 86 年 6 月止，實施範圍包括福建省政府、新竹縣、苗栗縣、彰化縣、南投縣、嘉義市、臺南市、臺南縣、 21.

(29) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 花蓮縣、臺東縣、澎湖縣、金門縣、連江縣等十三縣市 361 個戶役政單位。臺灣戶政系統自民國 86 年全國連線，10 月 1 日起正式啟用，並完成全國正式連線作業，並於民國 91 年正式提供「戶役政電子閘門系統」，提供各機關線上即時查驗戶役政資料，取得戶籍謄本審核，同時各直轄市、縣（市）戶政機關的辦公廳舍多已重建，提供民眾舒適洽公場所。戶役政資訊系統正式連線之後，建立了全國性之戶籍資料庫，整合戶籍資訊，戶政電腦化之後，不但能簡化作業流程，跨越空間障礙，使社會大眾可以在任何時間、地點、透過各種管道得到服務，民眾也可以透過電腦連線，在任何一個戶. 政治大. 政事務所申領戶籍謄本，省去舟車勞頓之麻煩，可以減少民眾等待時間及往返奔. 立. 波。且電腦配賦身分證統一號碼，系統可以提供自動檢核偵錯功能，可避免重複. ‧ 國. 學. 配賦現象，民眾申請時，戶政人員只需要根據申請人的身分證字號或姓名，即可查出個人的戶籍資料，並可直接列印，使用電子自動謄本蓋章機加蓋專用章，民. ‧. 眾可以及時取得文件。. y. Nat. sit. 此外，電腦化系統自動通報，作業迅速確實，而電腦作業模式統一且標準化，. er. io. 確實提升管理品質。各機關可藉由電腦查詢戶政檔案，不僅減少戶籍謄本的使用，. al. v i n Ch 寫之負擔，可以避免人為錯誤，提高正確性與時效。戶政機關因而可以減輕負擔 engchi U n. 也省去人工維護及調閱簿冊之不便；戶政統計及造冊作業，也由電腦取代人力抄. 並提升工作效率，有效利用人力資源，且可以達到便民的功用。現階段戶政機關多已完成 ISO 國際服務品質認證，達成作業流程標準化，全面提升服務品質，以創新、便民的服務形象，廣受民眾認同與肯定。戶政電腦化之後，為落實戶籍管理業務，嚴密戶籍資料管理，戶政人員還需要學習電子化業務相關的技術與知識。除了加強人員教育訓練之外，硬體設備也需要配合電子化的進行，設備須經常維修更新。在儲存媒體方面，戶政檔案須視文件的性質，並配合業務的需要，決定選擇何種系統進行數位化保存，為了分散風險，數位化之檔案也應該儲存於多種媒體，進行異地備份的工作。. 22.

(30) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 日本自昭和 61 年（1986 年）已實施戶政電腦化作業，但僅是取代人工作業，全國戶政並沒有連線，也未與其他機關電腦連線。日本之戶政作業電腦化，雖是從昭和 61 年（1986 年）實施，但其電腦系統僅是替代人工作業方式，及提高戶籍檔案處理效率，並無法與其他市區町村或政府機關達成電腦網路連線作業。（註 28）北歐四國（瑞典、芬蘭、丹麥及挪威）因具備完善的人口登記制度，提出登記式普查的想法，不再進行實地面訪調查，歷經二、三十年的測試與努力，整合公務登記資料並建立普查資料庫，連結整合多種行政資料或兼用既有辦理調查資料編制普查統計。登記資料以地址、基本人口特徵、公民身份、教育與就業資訊. 政治大結，能夠大幅縮短以往取得人口資料的時間，即時發布各種地理區的統計資料。立等項目為基本的欄位，透過登記單位所制訂的估計方法，與地理資訊系統互相連. （註 29）. ‧ 國. 學. 然而，我國戶政系統作業雖已電腦化，但電腦設備等硬體設施逐漸老舊，故. ‧. 障率逐漸提高，部分設施更因為停產造成維修零件取得不易，此外，因為作業量. sit. y. Nat. 及資料量快速成長，以致電腦容量不足以滿足作業需求，已逐漸造成作業上的不. io. er. 便，以及無法滿足實際作業的需要。應依政府機關財產設備使用年限之規定，戶政資訊系統的電腦設備，逐年屆滿年限汰換更新。（註 30）. n. al. Ch. engchi. 23. i n U. v.

(31) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. 24. i n U. v.

(32) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 第五節. 戶政與戶籍檔案原件之典藏. 戶政檔案之典藏涉及檔案典藏環境之要求，以及戶政檔案目前在各戶政機關的典藏現況。茲分述如下：一、. 一般檔案典藏環境依檔案目前常見的媒體類型來看，較常見的檔案媒體類型大致可以分為四大. 類：一為紙質類，包括各類手工紙、機器紙等紙製品；二是攝影類，包括微縮片、照片、正片、負片等；三為錄影（音）帶類，包括錄音帶、錄影帶等；四是電子. 政治大. 媒體類檔案，包括磁片、磁帶、光碟片等用電子或數位化方式儲存的媒體形式檔. 立. 案。. ‧ 國. 學. 檔案保存狀況是否良好直接影響檔案品質，以紙質檔案而言，紙張的品質會隨著時間劣化，例如破損、酸化、脆化，或遭菌蟲蛀等，這都會影響檔案內容的. ‧. 辨識度。而非紙質類檔案，如微縮片、錄影帶、錄音帶、磁帶、光碟等，在保存. Nat. sit. y. 上則應注意其可讀性，定期檢查並視需要辦理轉置，避免因為媒體老舊，導致內. al. er. io. 容讀取出現問題。某些檔案儲存媒體會因為年代久遠、受潮等情形，釋放出有害. n. 物質，不僅危害其他檔案，對人體也會造成不良影響。（註 31）。. Ch. engchi. i n U. v. 電子媒體檔案在保存時，應依循下列原則：電子媒體檔案的保存溫度應維持在攝氏 16~18 度，相對濕度 30%~40%為宜。電子媒體檔案應該要以壓克力、純聚丙烯等化性穩定材質的保護盒個別存放，再放到儲存櫃中。電子檔案的光碟片應避免刮傷、避免使用鉛筆或原子筆直接在表面書寫、避免撕掉光碟面上的標籤、避免使用清潔溶液擦拭、擦拭時應用軟質織布以放射狀向外拂拭、拿取時應配載棉質或尼龍手套等。（註 32）人為的不小心刮傷或微縮片存放過分擠壓也會造成沾黏、扭損，而讀取數位媒體的機器若缺乏保養，黏附於讀寫頭上的棉絮或硬化的灰塵，也會破壞原來記錄的影像檔案。（註 33）. 25.

(33) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 良好的檔案庫房設施，概括基準要求應達到以下幾點（註 34）： (一) 檔案庫房應與其他技術用房舍及辦公室為必要之區隔，並注意耐震措施；檔案庫房應與自然環境隔離，其位置宜設置建築物各樓層平面之中間， (二) 檔案庫房應依紙質、攝影、錄影（音）帶及電子媒體等檔案媒體類型，分區設置保管空間或分別配置保管設備。 (三) 檔案庫房樓地板設計載重，應不少於每平方公尺 650 公斤；檔案庫房設置密集式檔案架時，應按實際需要計算載重，但應不少於每平方公尺 950 公斤。 (四) 檔案庫房之設置應避開洪泛地帶，擇地勢高亢處為之，不宜設置於地下室及. 政治大. 排水系統不良之位置；檔案庫房之牆壁及地板應作防潮處理。. 立. (五) 檔案庫房不宜設置天花板，並避免水管等管線之通過。. ‧ 國. 學. (六) 檔案庫房之樓地板面，應高於庫房外同一樓層之樓地板面 2 公分以上。. ‧. (七) 檔案庫房之分間牆應採用不燃材料及甲種防火門、窗，其地板面材應具防火功能，但檔案庫房設於既成建物者，於改建分間牆、防火門前，應加強防火. io. sit. y. Nat. 設施。. er. (八) 檔案庫房牆壁、門窗及樓地板之隙縫、孔洞，應填補完善。. al. n. v i n Ch (九) 檔案庫房應設置空調設備，並採行空氣淨化措施，其濾塵效率應達 engchi U. 85%以. 上。. (十) 檔案庫房應配置溫、溼度紀錄儀表，並每日記錄之。 (十一). 檔案庫房應減少外窗之裝設。. (十二). 檔案庫房應採用低紫外線、低輻射量及散熱良好之照明設備。. (十三). 檔案架、檔案櫃或檔案箱等設備，應採行防火、防潮、防蝕及耐震等措. 施。. 26.

(34) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. (十四). 檔案架、檔案櫃之擺設應與壁面保持 8 公分以上距離，並遠離日曬或有. 滲水跡象之壁面。 (十五). 檔案庫房應進行蟲、鼠、黴、菌防治處理，並定期施以消毒或燻蒸。. (十六). 檔案庫房應設置防盜及通訊系統，必要時並應配置錄影監視系統。. (十七). 檔案庫房應設置消防安全警報系統，並裝置消防安全設備。. (十八). 檔案庫房宜配置不斷電系統或緊急發電機。. (十九). 檔案庫房內嚴禁使用或存放易燃或易爆物品、吸菸、飲食或儲存食物、. 植養生物。. 政治大. 這些關於檔案館的建築、設備要求以及軟硬體配備的條件皆以保存檔案為第. 立. 一優先考量，對檔案的長期保存幫助很大。. ‧ 國. 學. 恆溫恆濕的檔案典藏環境是最理想的，但因為空間有無法改變之事實，或預. ‧. 算限制，這部分反而是最難達成的，就各機關現有的典藏環境狀態，可以利用一些方式調整，達成部分典藏環境的改善。例如將庫房遠離地下室，由於水災或濕. y. Nat. sit. 氣會損壞存放於地下室庫房的檔案，而早期建築物地下室的通風性普遍不理想，. n. al. er. io. 使各式檔案裂化的速度加劇；庫房旁邊盡量減少與戶外接觸，最重要的是要避免. i n U. v. 外來的昆蟲或老鼠進入庫房，造成檔案破壞；自動倉儲系統或書櫃不要靠近牆壁. Ch. engchi. 存放，以避免牆壁滲水損壞檔案；庫房內的窗戶盡量加以密閉，以減少外來溫濕度讓庫房環境變動過大，影響檔案保存；建立微小溫濕度控制環境，將不同媒體、不同材料的檔案分門別類存放，對於敏感的檔案附件，可利用有溫度或濕度控制的專業儲藏櫃來管理收納，輔以庫房大環境的溫濕度監控器，以及除濕機或乾空氣除濕系統，如此對檔案典藏環境就會有很好的改善。（註 35）檔案庫房是以妥適典藏檔案，並維護檔案安全為主要目的，透過檔案庫房之有效管理，可達到快速檢調檔案並提供使用之目的。明訂庫房使用規範以確保檔案的安全，避免檔案現狀繼續劣化，並使工作人員有所依循。庫房使用規範包括門禁管理與人員進出管制、出入庫簽到退、禁止飲食、使用完畢關燈、用畢上鎖或上架、庫房維護、安全檢查、庫房交接等。（註 36） 27.

(35) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 二、. 戶政與戶籍檔案典藏現況依據《戶籍法施行細則》第九條：「戶籍登記資料，指各項戶籍登記申請書、. 檔存證明文件、簿冊、卡片及電腦儲存媒體等資料。」我國戶籍制度若從日治時期算起，至今已有一百年的歷史，我國戶政檔案不僅數量龐大，且年代相當久遠，我國的戶政與戶籍檔案，包含日治時期的戶口登記簿、民國 35 年戶籍卡和戶籍簿冊資料等，以及現今戶政電腦化之後的現戶資料。依據內政部 99 年 5 月 5 日檔案管理局檔徵字第 0990002094 號函修正之「機關共通性檔案保存年限基準表(戶政類)」（註 37），戶籍登記簿、戶籍登記除戶. 治政大留除戶簿、戶口清查書表、臺灣地區初次設籍申請書、戶籍登記申請書、印鑑登立記申請書及委任書、國民身分證統一編號配賦表、戶籍人口統計表等項目為永久簿、日據時期戶口調查簿、日據時期除戶簿、日據時期寄留調查簿、日據時期寄. ‧ 國. 學. 保存，其餘各項戶政檔案保存年限也有一年到二十年不等，可見戶政檔案長期保存的重要性。但關於戶政檔案的保存，僅有《戶籍法》第六十四條規定：「戶籍. ‧. 資料，除因避免天災事變、辦理戶口查對校正或經戶政事務所主任核可外，不得. io. sit. y. Nat. 攜出保存處所。前項資料之格式及保存年限，由中央主管機關定之。」. n. al. er. 目前各戶政事務所保留的日治時期「戶口調查簿」，主要是 1946 年以前尚未. i n U. v. 死亡、未遷移他地的戶籍資料，而戶政事務所整卷原則是以日治時期大字別，概. Ch. engchi. 略性對應於 1946 年以後行政村別予以分冊編目。由於 1946 年以後臺灣行政村里的編訂，並未按照日治時期的原則，而是全部重新編訂，因此日治時期的大小字別與番號，無法對應於當時的村鄰別，所以當時的戶政人員只能依據實務經驗，將同一行政村戶籍檔案整理在同一冊。至於「除戶簿」，是由戶籍登記簿移轉而來，是將 1946 年以前廢戶、分戶、絕戶之家庭，依據年分與除戶順序，予以編目成冊。戶籍調查簿與除戶簿屬相同行政文件，登記內容相同，差異僅在於戶主存亡、留居及分戶與否而予以歸檔於除戶簿之中。（註 38）戶政事務所不僅需要辦公空間，也需要檔案典藏空間及檔案應用服務空間，提供戶政人員與民眾運用。為了因應戶政資訊系統的建立，戶政事務所辦公廳舍配合擴建，以利電腦化作業之需要，精省之後內政部對於廳舍之重建有深刻的體 28.

(36) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 認，內政部於民國 88 年 11 月召開全國戶政機關代表研商擬定「戶政事務所廳舍改善計畫」，其中戶政事務所辦公廳舍建坪參考表，檔案室及除戶舊有資料所需坪數，編制員額三人需要 15 坪，編制員額十人須 21 坪，編制員額二十人建議 42 坪，編制員額三十人須 60 坪，編制員額五十人建議 75 坪。(註 39) 由於建檔時間及成本效益的因素，戶政電腦化之前所產生的除戶戶籍資料，仍以簿頁的方式存放於各個戶政事務所內。其中光復後之除戶簿冊，內政部近年來選擇試辦戶政機關以影像掃描、光碟系統保存，並提供線上即時檢索調閱，2002 年內政部已完成「光復後除戶戶籍簿冊光碟作業系統」。民國 35 年至戶政電腦化前之除戶戶籍簿冊資料，包括民國 35 年初次設籍申請書、民國 36 年至電腦化前. 政治大記簿、電腦化前之現戶資料。（註 40）立. 正式作業日除戶登記簿、換寫二分之一除戶登記簿、民國 81 年廢除本籍除戶登. ‧ 國. 學. 另外，日治時期的戶籍資料是經過微縮拍攝，以微縮片的方式保存，日治時期戶籍微縮資料之更正，須由戶政機關向內政部提出申請，統一由內政部更新資. ‧. 料索引、微縮片母片及複製軟片資料，將造成更正期間資料不一致之狀況。日治. sit. y. Nat. 時期戶籍資料現以微縮片儲存，雖資料不易毀損，但調閱較為費時，且更正程序. io. 維護成本高，故多集中於內政部保管調閱。（註 41）. n. al. Ch. engchi. er. 繁複，需要一併更正備援微縮片，以致修正資料較為費時，更因為微縮調閱設備. i n U. v. 然而，民間涉及遺產繼承、贈與、祖籍建立、土地買賣、拆遷補償等，往往必須檢附日據時期之戶籍謄本等有關資料，但需要前往原設籍之戶政事務所請領，光復迄今人口異動頻仍，因此造成不少民眾往返奔波，造成極大的困擾。有鑑於此，日治時期戶籍資料於民國 98 年 3 月份開始進行資料整理，民國 98 年年底完成電腦建檔。日治時期戶口調查簿數位資料，於民國 99 年 7 月 1 日建置完成，民眾得向任一戶政事務所請領日治時期戶口調查簿資料。（註 42）目前民眾申請日治時期或除戶戶籍謄本，只須攜帶申請人國民身分證、印章（得以簽名代替）、利害關係證明文件，或委託書、受委託人國民身分證、印章，即可在線上申請戶籍資料。. 29.

(37) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 日本的戶籍登記申請書、戶籍帳、票、冊等相關檔案的保存期限，與我國相比普遍較短。日本各項戶籍登記申請書，固定每月應送中央政府之派出單位－地方「法務局」保管，保存年限最多 27 年，之後統一銷毀，在日本全面實施電腦化作業之前的戶籍簿冊，最高保存年限為 100 年，需要永久保存的檔案極少。保存方面，日本的公文檔案及戶籍資料簿冊，均須嚴格保存在加裝「防火書箱或書庫」內，且有完善的安全防護，而次重要的文書簿冊，則租用民營倉庫存放。（註 43）檔案保存狀況是否良好，直接影響檔案本身的品質，檔案館及檔案庫房的建築、設備要求以及軟硬體配備的條件，皆是為了有效保存檔案，對檔案的長期保. 政治大無法完善檔案保存設備，但可以就各戶政機關現有的典藏環境，利用一些方式調立. 存密切相關。戶政事務所因為空間固定，有無法改變之事實，或因為預算限制，. 整，達成部分典藏環境的改善。雖然戶籍檔案已部份數位化，然而目前各戶政事. ‧ 國. 學. 務所皆有保留日治時期「戶口調查簿」，戶政事務所整卷原則是以日治時期大字別，概略性對應於 1946 年以後行政村別予以分冊編目，各戶政事務所也都保存. ‧. 有部分光復後之除戶簿冊，戶政及戶籍檔案之原件，仍是戶政機關檔案典藏之重. er. io. sit. y. Nat. 點。. 三、戶政與戶籍檔案移轉問題. n. al. Ch. engchi. i n U. v. 依據《檔案法》第十一條規定「永久保存之機關檔案，應移轉檔案中央主管機關。」又《國家檔案移轉辦法》規定「各機關永久保存之檔案，自文件產生之日起屆滿二十五年者，應於次年移轉檔案中央主管機關管理。」（註 44）應依規定編制擬移檔案目錄送檔案管理局審核，經審核通過者，則依據規劃時程辦理檔案移轉。由以上條文可以看出，我國檔案主管機關，也就是檔案管理局，有責任接收國內各政府機關所移轉來的永久存檔案。而戶政與戶籍檔案多為永久保存，應該移轉至國家檔案館或地方檔案館典藏保存，但目前戶政與戶籍檔案仍由全國各戶政事務所分別典藏，並為移轉至中央主管機關保存。國家檔案館應以存放中央層級政府機關所產生的檔案為主，至於地方政府所產生的檔案，應成立地方政府縣市層級之檔案館，典藏保存各層級政府機關所產 30.

(38) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 生的公文書或民間的私文書。除此之外，有些檔案必須要結合地方環境或背景，反映地方特性，檔案的價值或特殊意義才能彰顯，因此地方檔案事業及地方檔案館的設立是有其必要性的。然而，我國的《檔案法》當中，並未有檔案館設置的法源基礎，《檔案法》中並未明定全國性檔案管理體制，造成國內欠缺中央至地方層級的檔案館。（註 45）我國雖然已經有檔案中央主管行政機關，但卻沒有設立實際的國家層級檔案館，檔案管理局目前仍尚未有典藏永久保存檔案的空間，法定之國家檔案移轉計畫也尚未展開，因此面臨無法確切執行檔案移轉之情況。. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. 31. i n U. v.

(39) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. 32. i n U. v.

(40) 我國戶政與戶籍檔案之典藏管理－以北市及新北市為例. 第六節. 戶政與戶籍檔案之管理. 戶政與戶籍檔案皆在《檔案法》的管轄範圍之中，其管理的方式，主要是依據《檔案法》及其他相關規定之基準，進行檔案分類及上架，再依戶政類檔案保存年限辦理檔案銷毀。整體而言，《檔案法》一體適用多種類型的檔案，戶政與戶籍檔案與一般檔案的管理方式，在基礎上並無不同，各戶政事務所再依據實務工作情況進行調整。一、. 一般檔案管理. 政治大同媒體型式選用檔案容具，將檔案置入檔案容具，檔案容具的封面或背脊標示案立. 檔案入庫管理首先依檔案之媒體，辦理各媒體類型檔案整理工作，依檔案不. ‧ 國. 學. 名、檔號及保存年限等事項，並依媒體型式、保存年限、附件另行存置等情形，分別辦理上架。上架存放時，須依媒體型式、保存年限、附件另行存置等情形，. ‧. 分別辦理上架，並依檔號大小順序排架，設置或修改檔案架、櫃之標示，此外，定期檢查及調整檔案排架順序及架位。進行檔案清查，清查後要辦理結果統計，. y. Nat. sit. 以及後續處置，例如檔案是否遺失或毀損，是否屆保存年限或移轉年限，需要辦. er. io. 理銷毀或移轉，最後製作檔案保管數量統計表並留存備查。（註 46）. al. n. v i n Ch 庫房安全管理方面，檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，庫房鑰匙或磁卡設 engchi U 定人員使用權限，或由管理人員妥善保管，庫房備份鑰匙或磁卡裝袋，由檔案庫房管理單位主管會同駐衛警、保全人員或指定人員彌封後加蓋騎縫章並保管。庫房維護由管理人員定期進行庫房例行查檢，庫房維護除定期例行工作外，應進行清潔維護事項，並備有緊急應變計畫及蟲菌害防治措施，檢視庫房之設備或設施是否發現損毀或異常狀況，管理人員應進行查檢及處理，並委請專業人員或廠商定期保養維護。人員進出之管制，除管理人員外，非經許可不得進入，非管理人員應先經機關權責長官同意，並由管理人員陪同進入，管理人員也應確實管制人員進出情形，進入庫房之人員如有庫房禁止行為時，管理人員應予制止，在管理人員確實檢查並記錄後，人員始得離開。另外，管理人員職務異動前，須辦理完成交接手續。（註 47） 33.