第一節 研究背景與研究動機
專案管理(Project Management)可以說是21世紀廣受歡迎的管理模式,許多產業都 可以運用專案的方法實行企業目標。隨著商業環境快速變遷,產業的競爭日益激烈,
管理者的經營理念多樣化,企業可能同時執行多個專案,選擇專案的準則也變得多元,
這也就代表著多個專案形成的專案組合(Project Portfolio)選擇對於企業的重要性大 增。但更高的環境不確定性,使得企業必須承受的風險也相對的提高,對於要採用何 種專案組合,企業管理者勢必要更謹慎的作出判斷。
如前所言,當我們在選擇適當的專案組合時,仍需考慮組織資源分配的可行性,
與是否和企業的策略相符合,除了滿足以上兩個面向,本研究也提及平衡計分卡的方 法,補強多個考量面向,才能將所提出的許多專案進行更精細的篩選。除了平衡計分 卡以外,所提出的專案是否依據企業的策略地圖,將抽象的策略轉化為具體的專案。
加上現今同一時間被迫執行好幾個專案的機會很高,專案也有所謂的時效性,若無法 將各個專案有效的搭配執行,導致企業達成策略目標的機會成本可能大增。
以往企業在選擇專案時,多是重視專案能否推動而進行可行性分析(feasibility analysis)。可行性分析是要達成跨部門共識,並與高層實施的政策作連結,經濟效益 的考量為主要核心。雖然可行性分析通常被當成是重要的商業指標考量,但是大多考 慮財務指標作為標準,使得它的功能受到侷限與限制(Miller & Cardinal, 1994)。但不 管在單一專案或是專案組合的選擇,經本研究發現皆有考量財務指標上的通病,因此,
除了在專案的可行性分析或是專案執行力衡量,選擇單一專案或專案組合時的考量都 要能夠滿足各個面向。
策略的執行是否會受到可行性的影響?其可行性的考量不單只是財務指標,因此 Kaplan & Norton(2000)發現,許多企業之所以無法達成目標,問題在於空有策略,卻 無法落實。在策略與執行之間的阻礙,《策略核心組織》歸納出4 個原因:1.組織未 能以淺白、可以付諸行動的語言,來解釋他的策略2.公司未能將策略的長期需求,轉 變為部門、團隊和個人的目標3.資源分配並未結合策略 4.缺乏對策略實施狀況的回饋。
時間的急迫性對組織有著一定程度的影響,考驗著管理者的執行力。再者組織擁有的 資源有限,如何有效的運用有限資源,達成組織施行策略的效率,進一步幫助企業獲 利,皆需要一套管理工具協助企業。而高層管理者與基層員工間的溝通也是影響組織 考量專案的優先順序因素之一,連結兩者間在選擇專案的共識對組織有著重大的意 義。
執行力的衡量,除了做事要有效率且有效能外,Drucker (1966)認為有效率就是 以正確的方式做事,而有效能則是要做正確的事情。彼得杜拉克認為效能比效率還重 要,也就是工作或任務的首要目的就是達成組織目標。但是如果目標達成了,而過程 中花費過多的耗損與成本,則達成此項組織目標也不盡完美。而企業的執行力是否有 效率、效能,本文提到的平衡計分卡可作為衡量企業績效的工具。
圖1-1 為策略地圖與平衡計分卡常用到的架構範例,以企業最上層的使命、願景 開始,一直發展到策略。途中最頂層的使命是用來說明組織存在的目的,或者界定事 業單位如何置身於較廣泛的企業架構中。組織的遠景則描繪關於未來的情景,協助澄 清組織的方向,使個別員工瞭解如何來支持組織的發展。組織策略的發展會因時勢有 所演變,根據外在環境與內在能力的配合,制定各個情況下的不同策略。
圖1-1 策略地圖與平衡計分卡為連環流程的步驟 資料來源:Kaplan & Norton(1998)
平衡計分卡有一句廣為人知的口號『轉化策略為行動』,企業除了要有願景,更 要有執行力,而轉化願景與策略為專案時,專案的發起、規劃、執行等流程,需要平 衡計分卡與策略地圖輔助執行。
平衡計分卡打破以往財務指標迷思,提出財務構面、顧客構面、內部流程構面,
及學習與成長構面,與執行力所提出的企業3 項核心流程-人員、策略與營運流程不 謀而合,平衡計分卡的導入需要執行力,而平衡計分卡則是檢視執行力是否有依照策 略方向執行的管理工具(陳依蘋,2003)。若將企業提出的目標與使命由平衡計分卡四 大構面具體呈現衡量指標,並且符合企業策略方向,企業將可透過專案組合管理篩選
使命 願景 策略
策略地圖 平衡計分卡 行動方(專)案
個人目標
策略性的成果︰滿意的股東、快樂的顧客、有效率和效果的流程、士氣高昂與準備充分的工作人員
流程選擇最適的執行專案。專案組合管理的根本目標是確定最佳組合和排序提出的專 案,根據組織現有的機會決定本身的企業價值。
第二節 研究目的
進行專案組合篩選時,除了要思考其專案之可行性外,還必須要符合企業的目標 與使命,而組織配置的有限資源,加上達成專案可交付成果的時間限制,皆為管理者 做決策時理應考量的因素。若資源分配與時間限制能夠相互配合,本研究提出的策略 目標符合企業策略地圖,在策略執行後的評價也能採用平衡計分卡作績效評估。因此,
本研究將建構專案組合管理的篩選流程,當企業面臨眾多可行專案的選擇時,整合財 務與非財務指標,具體表達平衡計分卡在實現企業的策略目標,有更全面性的考量。
第三節 研究流程
本研究流程如圖1-2。本研究閱讀相關的文獻,在第一章提出研究背景、動機與 目的以及研究流程。第二章探討本研究主題專案組合管理的主要文獻,然後第三章相 關文獻放提及的工具與方法。第四章介紹專案組合管理篩選流程。第五章為本研究的 結論,以及貢獻與建議。
圖1-2 研究流程
第五章 第四章
第三章 第二章
專案組合管理 專案(管理)
主要文獻探討
多準則決策 平衡計分卡 策略地圖
建立專案組合管理篩選流程
研究結論與建議 相關文獻探討
確認研究目的
第一章 研究背景與動機