辦理評定專業機構評定業務之查核

3.3.1 109 年度綠建築評定業務查核

建築評定業務查核之目的，在於建立一套針對評定機構執行評定業務能力、評定小組成 員邀集情形及各區評定工作之監督、查核機制，同時應將查核結果確實回饋評定機構，若有 評定業務疏失情況發生，要求評定機構改善。本年度之建築評定業務查核工作，將以(1) 評 定業務行政管理，(2) 評定會議召集情形，(3) 評定業務查核相關作業之標準化、制式化及表 格化三方面進行。其中評定會議召集情形之查核，根據內政部建研所發佈之「綠建築標章評 定專業機構申請指定作業要點」之規定，將邀集具有綠建築評定經驗或相關評定流程業務之 專家學者進行北、中、南三區評定會議之抽查。

評定專業機構之行政及管理查核

1. 評定專業機構專任技術人員、專任行政人員及評定小組成員能力管理機制：評定專業 機構內部教育訓練、新進人員管理、評定小組成員需知及流程建立、案件辦理一致性，

將依據指定評定專業機構提出之執行計畫書進行追蹤查核

2. 評定時程管理情形：時程管理方法、分案原則說明、各項派案及時程紀錄，各項行政 作業於每次業務查核時須提出相關文件供查閱

3. 資訊公開：相關申請文件、不得檢附文件、審查共識、申請人抱怨處理程序與滿意度 調查結果說明

過去所執行精進計畫之經驗在評定案件抽查上均有良好的品質控管，本年度將針對查核 之行政流程機制及評定業務建立另一較為完整且公正合理之查核規範及流程。研擬日後可持 續使用之標準化評定案件及評定業務抽查制度，以作為後續精進計畫執行者之參考，使相關 作業達到標準化、合理化及表格化等具通用特性之功能，同時增進評定機構之業務品質。

本計畫至期末確實執行3 場綠建築評定業務查核檢討會議。

109 年 6 月 4 日，由外部委員 3 人及計畫主持人林子平教授前往財團法人台灣建築中心 中區服務處評定會議查核。查核中區評定會議之召集情形、管理情形及行政作業執行。

109 年 9 月 29 日，由外部委員 5 人及計畫主持人林子平教授前往財團法人台灣建築中心 南區服務處評定會議查核。查核南區評定會議之行政執行及評定會議執行狀況。

109 年 10 月 15 日，由外部委員 5 人及計畫主持人林子平教授前往財團法人台灣建築中 心北區服務處評定會議查核。查核北區之行政執行及其他技術相關評定會議執行狀況。

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3.3.2 109 年度綠建築評定業務查核執行說明

3.3.2.1 第 1 次評定案件查核檢討會議(中區服務處)

本年度第1 次評定案件查核檢討會議於 109 年 6 月 4 日台中財團法人台灣建築中心中區 服務處辦理，由外部審查委員 3 人、台灣建築中心 2 人(不含中區)及林子平教授前往中區評 定會議查核。追蹤各區行政工作之執行及確認評定會議召集情形、管理情形、評定專業是否 確實執行。

有關查核之簽到單、現場相片等如表3-9。

表

3-9 第 1 次綠建築標章評定案件查核會議簽到及現場照片

中區查核會議查核單 中區查核會議簽到單

會議召集情形 會議召集情形

林計畫主持人與中區評定會議查核情形 會議執行情形

會議討論情形 會議執行情形

3.3.2.2 第1 次評定案件查核檢討會議會議結論

第1 次評定案件查核檢討會議紀錄請參考附錄三，本次查核會議結論大致可整理為以下 幾點進行後續追蹤檢討事項，並因台灣建築中心分區執行業務，故針對各區代表列席之發言 亦納入往後查核追蹤依據，期達各區系統性同軌之審查標準：

1. 電子化審查：本次中區評定會議電子化審查情形符合要求，電子檔案過大問題建議 可參考北區依「指標項目」分檔以降低檔案大小及解析度。南區因表示電子化審查 因部分原因較難以順利推行，故建議請北區、中區等已實施有完善系統及使用經驗 之分區計畫派員前往輔導新購設備之系統性操作及使用，並將於後續南區查核中追 蹤。

2. 新進評定小組成員培訓：執行狀況良好，建議待疫情緩和可繼續邀集未進行培訓成 員完成訓練，減輕審查成員人力不足問題。另應確實記錄邀請培訓之聯絡答覆，若 屢次不同意參加培訓，得作為中心續聘考核參考資訊。

3. 評定小組成員派案：記錄狀況確實。建議紀錄表可增加「參與評定會議」、「參與現

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場勘查」、「距上次審查時數」(或最後一次審查日期)；新進培訓成員亦可列入表格 中記錄協審次數、日期等資訊，以利後續追蹤獨立審查紀錄。另外日後也應紀錄工 程師聯繫案件派發資訊如聯繫日期、該次聯繫回覆(可列幾項常態性回覆如公務繁 忙、擔任要職、聯繫超過X 次無回應以數字或符號註記即可，如有特殊情形再另註 記)等。

另外，針對因事務繁忙或特殊情形無法配合審查之成員，除備註欄位填寫外，建議 將特殊身分如召集人、副召集人、中央及地方公職、或其它重要職位乃致暫時無法 審查之成員及職稱列出，另外計算審查次數，以加強派案表易讀性與了解成員性質。

4. 綠建築評定檢附文件說明：為達到綠建築標章評定執行標準化，建議台灣建築中心 應訂定「綠建築評定審查標準流程」或中心內部訂定相關作業需知，並將列為精進 計畫後續查核追蹤事項。內容應包含專業審查所需之申請資料清單，以及審查所需 之佐證文件說明。評定小組成員應就中心內部所列之標準流程進行專業審查，並不 得額外要求其他未經報查之事項。

3.3.2.3 第2 次評定案件查核檢討會議(南區服務處)

本年度第2 次評定案件查核檢討會議於 109 年 9 月 29 日台中財團法人台灣建築中心南 區服務處辦理，由查核委員5 人、台灣建築中心 3 人(不含南區)、內政部建築研究所 2 人及 林子平教授前往南區評定會議查核。追蹤南區行政工作之執行及確認評定會議召集情形、管 理情形、評定專業是否確實執行。

本次查核會議執行之查核單與本年度第1 次查核檢討會議內容經過修正，分為 A 至 E 五 大項目，其中細分為24 細項進行查核檢討，並請南區針對個別細項進行行政報告說明，由外 部委員進行提問及改善建議。有關查核之查核單、簽到單、現場相片等如表3-10 所示。

表

3-10 第 2 次綠建築標章評定案件查核會議簽到及現場照片

南區查核會議查核單 南區查核會議簽到單

會議召集情形 會議召集情形

內政部建築研究所徐副研究員虎嘯致詞 林計畫主持人子平主持

南區工程師行政報告 會議討論情形

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3.3.2.4 第2 次評定案件查核檢討會議會議結論

第2 次評定案件查核檢討會議紀錄請參考附錄六，本次查核會議結論大致可整理為以下 幾點進行後續追蹤檢討事項，本計畫將納入往後查核追蹤依據：

1. 新進評定小組成員培訓紀錄應列出該分區之評定成員總數、實際評定人數，再列出 新進評定成員培訓人數、比對執行狀況。目前新進成員完成培訓(可獨立評定)人數僅占新進 成員總數2 成，新進評定成員之培訓應加速執行。

2. 評定派案輪值表以「案件清單」形式呈現無法清楚傳達輪值派案狀況及評定成員出 缺席情形，應呈現實際聯繫順序及輪值聯繫表單與紀錄。

3. 目前電子化評定逐步進行中，評定會議現場每案僅有 2 本紙本報告書供主席及主審 評定成員翻閱，未來建議可朝評定完全無紙化精進。

4. 請彙整滿意度調查表之回饋，並針對申請單位提出之意見、建議進行檢討及改善。

5. 申訴案件應分類處理，且建立申訴處理標準流程，以利處理效率及降低申請單位之 抱怨可能性。目前申訴處理模式尚可精進。

6. 專任技術人員及專任行政人員為申請單位及評定小組成員間主要溝通橋梁，請確實 協助評定小組成員與申請單位之溝通，並即時更新公告相關規範。建議以信賴角度評定申請 單位提供之文件，非以防弊角度進行審查。

7. 評定專業機構應建立評定案件的標準化申請文件範本，並請申請單位依序檢附申請 資料，並要求檢附資料之電子檔分類並加以標示，以利評定。如有增列則再請申請單位自行 依該範本延伸。

3.3.2.5 第3 次評定案件查核檢討會議(北區服務處)

本年度第3 次評定案件查核檢討會議於 109 年 10 月 15 日財團法人台灣建築中心北區服 務處辦理，由查核委員5 人、台灣建築中心 2 人(不含北區)、內政部建築研究所 2 人及林子 平教授前往北區評定會議查核。追蹤北區行政工作之執行及確認評定會議召集情形、管理情 形、評定專業是否確實執行。

有關查核之簽到單、現場相片等如表3-11 所示。

表

3-11 第 3 次綠建築標章評定案件查核會議簽到及現場照片

北區查核會議查核單 北區查核會議簽到單

會議召集情形 會議召集情形

內政部建築研究所徐副研究員虎嘯致詞 林計畫主持人子平主持

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北區柯經理行政報告 委員會後討論

3.3.1.1 第3 次評定案件查核檢討會議會議結論

第3 次評定案件查核檢討會議紀錄請參考附錄七，本次查核會議結論大致可整理為以下 幾點進行後續追蹤檢討事項，本計畫將納入往後查核追蹤依據：

1. 請彙整滿意度調查表之回饋，並針對申請單位提出之意見、建議進行檢討及改善。

2. 目前申訴處理模式較為簡略，僅提供申請單位申訴單，後續處理仍無建立標準作業 流程。申訴案件應分類處理，且依申訴類型建立申訴處理標準作業流程。

3. 為確保評定之進度及品質，也確保評定小組成員參與的公平性及合理性，請評定專

3. 為確保評定之進度及品質，也確保評定小組成員參與的公平性及合理性，請評定專