本节介绍 Word 文档的一些高效排版功能，包括样式和模板的创建和应用，在编辑一个大 型文档时如何自动生成目录，专业性文章中常见的脚注和尾注如何添加，类似于录取通知书、
邀请函这样一些主题内容相同，只是姓名、称谓不同的成批量的文档的快速制作。这些功能实 用性强，在日常学习和工作中应用广泛。
5.7.1 样式的创建与使用 1．样式的概念
样式是已命名的一组字符和段落格式的组合。不同的样式包含不同的具体设置。用户可 以将一种样式应用于某个段落，或者应用于段落中选定的字符上，选定的段落或字符便具有这 种样式定义的格式。图 5-79 列出了不同样式包含的具体格式设置。
图 5-79 不同的样式包含的具体设置
样式可以分为两类：基于字符的样式和基于段落的样式。字符样式保存了对字符的格式 化，如文本的字体和大小、粗体和斜体、大小写以及其他效果等；段落样式保存了字符和段落 的格式，如字体和大小、对齐方式、行间距和段间距、制表位以及边框等。当应用基于字符的 样式时，首先需要选择将要进行格式化的字符内容。当应用基于段落的样式时，首先要使插入 点落在将要进行格式化的段落中，如果需要格式化的段落不止一段，则需要选择文本，使选择 的文本覆盖将要进行格式化的段落。
2．查看和应用样式
Word 预定义了几十种样式，这些样式称为内部样式。Word 允许修改内部样式的定义，但 不允许重命名或删除内部样式。有时内置样式不能满足用户的需要，这时可以创建新的样式，
称为自定义样式。内置样式和自定义样式在使用和修改时没有任何区别。用户可以删除自定义 样式，却不能删除内置样式。
应用样式有两种方法：
（1）应用“格式”工具栏的“样式”列表框。此列表框列有当前文档所使用的样式及其 他常用样式，如图 5-80 所示。创建文档时，如果没有使用指定模板，Word 将使用默认的 Normal 模板，这样创建的文档的“格式”工具栏的“样式”列表框 中只有 5 种段落样 式：“标题 1”、“标题 2”、“标题 3”、“正文”以及“其他…”。如果要在“样式”列表框中显 示全部的样式，先按住 Shift 键，再单击“样式”列表框右边的下三角按钮即可。
（2）使用“格式和样式”任务窗格。选择“格式”→“样式和格式”命令，可打开“样 式和格式”任务窗格，从中可查看和应用 Word 提供的所有样式，如图 5-81 所示。从样式列 表中，可明显地区分出字符样式和段落样式。字符样式用一个加粗、带下划线的字母 a 表示；
段落样式用段落标记符号“ ”表示。
图 5-80 “格式”工具栏的“样式”列表框 图 5-81 “样式和格式”任务窗格 应用已有样式的具体操作步骤如下：
（1）如果要应用段落样式，将插入点置于该段落的任意位置，若要应用字符样式，则选 定要设置的文字。
（2）在“格式”工具栏的“样式”框中单击所需的样式名，套用该样式。
（3）若所需的样式名没有列入“格式”工具栏的“样式”框中，可在“样式和格式”任 务窗格的“显示”框选择“所有样式”，拖动滚动条查找并单击所需的样式名。
如图 5-82 所示是在原文的基础上将文章的一级标题套用“标题 3”样式、二级标题套用
“标题 4”样式后的情况。
3．创建新样式
如果用户希望文档中段落和字符的排版有自己的风格，只需按自己的想法新建一个样式，
把该样式应用于文档即可。新建样式的方法如下：
（1）选择“格式”→“样式和格式”命令，或者单击“格式”工具栏的按钮 ，打开“样 式和格式”任务窗格，单击其中的 按钮，打开“新建样式”对话框，如图 5-83 所示。
z 名称：输入新建的样式名称。
z 样式类型：为新建的样式选择样式类型。选择下拉列表中的“段落”选项，则新建一 个段落样式，选择“字符”选项，则新建一个字符类型。
图 5-82 套用“标题 3”和“标题 4”样式
新建样式
图 5-83 “新建样式”对话框
z 样式基于：如果要使新建的样式基于原有的样式，则在该下拉列表框中选择原有的样 式名称。
z 后续段落样式：指在应用本样式段落后的下一段落默认使用的样式。如果用户在新建 样式段落的结尾处按 Enter 键，Word 会将其自动应用于后面的段落。
z 添加到模板：将修改添加到创建该文档的模板中，否则，修改只对当前文档有效。
z 自动更新：如果修改了样式，则自动更新应用了该样式的文本。
（2）单击“格式”按钮，弹出选项列表（含字体、段落等选项），从中选择一项相应的 对话框，完成格式设置后单击“确定”按钮，返回“新建样式”对话框。重复操作，设置需要 的全部格式。
（3）单击“确定”按钮，关闭“新建样式”对话框。应用“样式 1”后的效果如图 5-84 所示。
图 5-84 应用样式后的效果
z 各级标题文字要醒目，同级标题格式要一致。
z 页眉、页脚的设置要体现其排版风格，如书稿的页眉奇偶页不同等。
z 注释内容、参考文献应用脚注、尾注来设置。
z 特殊的长文档应制作目录及封面。
z 正文中的插图、表格等应大小、位置合适，且要有编号文字说明。
2．制作长文档的标题结构
在制作各类长文档之前，应对该文档的整体结构心中有数，其各级标题了然于胸。由于 各级标题文字与正文的格式不同，需要进行特别处理。
Word 提供了多种视图方式，其中页面视图、大纲视图使用较多。页面视图的编辑排版、
查看效果较好，各种特殊排版如页眉、页脚、图文混排、分栏等只有在页面视图方式下才有效；
大纲视图更适用于对标题结构的制作、组织及查看整体结构。
例 5-12 制作如图 5-86 所示的某书稿的标题结构，并利用“大纲视图”工具栏进行各标 题级别的升降级处理。
操作步骤如下：
（1）启动 Word，新建一个空白文档，切换到大纲视图。将出现一个“大纲视图”工具栏，
适合于建立和调整文档目录结构。
（2）在大纲视图中录入书稿的各级标题，如图 5-86 所示。
（3）利用“大纲视图”工具栏上各按钮的相应功能进行书稿各标题级别的升降级处理、
顺序结构的调整，设置好的效果如图 5-87 所示。
（4）将文档存盘。
图 5-86 某书稿的标题结构 图 5-87 各标题级别升降级处理后的效果 3．建立多级符号标题
在文档编辑时，由于内容位置变化或增删，会引起文档中标题编号的改变，当某一标题 改变编号之后，其后续的标题编号须一一调整。如果使用一般的多级编号列表创建标题，则该 标题没有应用内置标题样式，以后无法抽取目录。这时，可以创建“链接到标题样式的多级符 号”，这样，Word 既可以随内容自动改变标题编号，同时各级标题也应用了相同级别的标题样
式（例如将编号 2.1.1 链接至 “标题 3” 样式）。
例 5-13 为例 5-12 中保存的书稿自动添加多级符号，然后将文档保存。
自动添加多级符号标题的制作步骤如下：
（1）选中所有级别的标题文字，选择菜单“格式”→“项目符号和编号”命令，打开“项 目符号和编号”对话框。
（2）在“多级符号”选项卡中，选中第二行第二种多级编号，Word 会根据标题样式自动 按所链接级别进行编号，如图 5-88 所示。
图 5-88 选择多级符号样式
（3）单击“自定义”按钮，指定各级标题自定义的样式，如图 5-89 所示。
（4）单击“确定”按钮。
书稿设置多级符号后的效果如图 5-90 所示。
图 5-89 自定义多级符号列表 图 5-90 书稿设置多级符号后的效果 4．抽取目录
在一篇文档中，如果各级标题都指定了恰当的标题样式（可以是内置样式或用户自定义 的样式），Word 就会识别相应的标题样式，从而自动完成目录的制作。
例 5-14 为例 5-13 中保存的文档自动生成目录。
具体操作步骤如下：
（1）单击“插入”→“索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，如图 5-91 所示。
（2）选中“显示页码”复选框，以便在目录中显示页码，选中“页码右对齐”复选框，
可以使页码右对齐页边距。在“显示级别”微调框中指定要显示的最低级别。
（3）单击“选项”按钮，打开“目录选项”对话框，从中设定各级目录的格式，如图 5-92 所示。
图 5-91 “索引和目录”对话框 图 5-92 “目录选项”对话框
（4）单击“确定”按钮，完成目录的制作，如图 5-93 所示为抽取后的目录。
图 5-93 抽取后的目录
在查看目录后，如果紧接着要编辑某一标题下对应的文档正文，可用鼠标指向目录中的 某一标题级别，按 Ctrl 键并单击该标题级别可快速跳转到文档中的标题级别所在处。
目录生成后，可以随时进行更新，以反映文档中标题内容、位置的变化，以及标题对应 的页码的变化。更新目录的方法是：在目录区右击，从快捷菜单中选择“更新域”命令，在打 开的“更新目录”对话框中，若选择“只更新页码”选项，仅仅更新现有的目录项的页码，不 影响目录项的增减或修改；若选择“更新整个目录”选项，Word 将重新创建目录。
删除目录的操作是：选中目录，按 Delete 键。
5.7.3 模板的应用 1．模板的概念
假如要编排的多篇文档具有相同的格式（如相同的页面设置、相同的样式、部分相同的
文字等），为了提高效率，可以使用模板。例如，为公司的每位职工编写一个人事档案文档时，
每次都要重复创建大小相同的人事档案表格，然后在各栏目中填入相应内容，还要对表格标题、
栏目名称以及填写内容按照统一规格进行格式化。另外，在多次编写备忘录、商务信件、机关 公文以及个人简历等类型的文档时，也会发生类似的多次重复操作的情况。此时模板的作用就 非常重要。
模板，就是预先设置好的最终文档外观框架的特殊文档，模板文件的扩展名是.dot。如
模板，就是预先设置好的最终文档外观框架的特殊文档，模板文件的扩展名是.dot。如