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(1)第 5 章文字处理软件应用【学习目标】 z 理解 Word 中的常用术语及窗口组成 z 熟练掌握 Word 文档的管理、编辑、排版、预览及打印输出 z 熟练掌握表格的创建、编辑和数据处理方法 z 熟练掌握 Word 图形图片的插入与编辑，并实现图文混排 z 掌握样式、模板和邮件合并等高效编排功能的用法 z 了解长文档的基本制作方法，并能够对较大型学术性文档熟练排版及生成目录等操作【能力考查要求】 z 能够根据实际要求对文档资料进行搜集、整理、排版，并交付打印 z 能够利用互联网、书籍文献及自己所学专业知识，规范制作较大型学术性文档，包括文档基本排版格式设置、图文混排和表格制作、页眉页脚设置、脚注尾注设置、样式设置及目录生成等【操作考查点】 z 文档输入与编辑（建立文档、录入文档、复制粘贴、查找替换） z 字符格式设置（设置字体、字号、字形、字符间距、动态效果） z 段落格式设置（设置段落对齐方式、段落缩进、行距和段落间距） z 页面格式设置（设置文档的纸张大小、方向、页边距） z 其他版面格式设置（分栏、首字下沉、边框和底纹、项目符号和编号、中文版式、格式刷、添加页眉页脚、添加脚注尾注及批注、插入页码） z 表格操作（创建表格、表格编辑、绘制斜线表头、表格中的数据计算和排序） z 图形图片操作（绘制自选图形、图片和艺术字的插入及编辑、文本框的使用、数学公式的输入） z 高效排版（使用样式、模板、自动生成目录）. 5.1 Office 2003 系列软件与中文 Word 2003 概述 Office 2003 是 Microsoft 公司办公自动化软件的最新版本，它汇集了字处理（Word）、电子表格（Excel）、演示文稿（PowerPoint）、数据库（Access）、网页制作工具（FrontPage）、项目管理软件（Project）等常用软件以及一系列功能强大的实用工具，是目前最为流行的软件系列。在中文版 Office XP 的基础上，中文版 Office 2003 有了全面的提高，突出特点是更多的任务窗格、更强大的安全性和崭新的界面风格。中文 Word 2003 是 Office 2003 办公软件包中一个重要的软件，也是应用最广泛的一个软件。早在 1990 年，微软公司推出了 Windows 3.0 操作系统，提供了一个全新的图形界面， Microsoft Word 也由此诞生。Word 较以前的字处理程序有了本质的飞跃，它实现了灵活的图文混排、所见即所得等只在图形用户界面的系统上才能够实现的功能。随着计算机软硬件的发.

(2) 第5章. 文字处理软件应用. 107. 展，微软的 Word 历经了 Word 5.0、Word 6.0、Word 95、Word 97、Word 2000 和 Word XP 等版本，直至现在的 Microsoft Word 2003，中文 Word 2003 就是汉化了的 Word 2003。中文 Word 2003 是一个非常完善的文字处理软件，它是微软办公室软件包（Microsoft Office 2003）中最主要和最常用的应用程序之一。使用其便捷全面的编辑、排版功能，可以快速地制作出各种类型的文档，如书籍、信函、公文、报告、传真、出版物、备忘录、简历、日历以及网页等。本章介绍文字处理软件 Word 2003 的主要功能和基本操作。 5.1.1. Word 2003 的安装、启动与退出. 1．Word 的安装将 Microsoft Office 2003 的安装光盘放入光驱中，光盘将自动启动 Microsoft Office 2003 的安装程序。首先进入安装初始化界面，自动搜集所需安装的信息。一般安装步骤如下：（1）按照提示的要求填入用户所购买软件的产品密钥，单击“下一步”按钮。（2）按照安装提示的要求输入用户的姓名、用户的公司名称等信息，单击“下一步”按钮。（3）显示最终用户许可协议，选择“我接受《许可协议》中的条款”复选框，单击“下一步”按钮，进入下一个安装界面。（4）用户根据需要进行选择，建议一般用户选择“典型安装”单选按钮，安装程序将自动配置默认的文件系统，选择并安装常用的应用程序。若选择“自定义”单选按钮，则允许用户在安装过程中自定义需要安装的程序，选择想要安装的应用程序后，若需要选择组件则选择 “选择应用程序的高级自定义”复选框。单击“下一步”按钮，安装程序进入“高级自定义安装”窗口。窗口中列出 Office 系列组件，选择需要安装的组件。（5）单击“下一步”按钮，显示安装的应用程序，单击“安装”按钮执行安装过程。整个安装过程所需要的时间根据计算机的配置而定，软件安装完成后，会弹出一个提示对话框提示软件已经安装完毕。 2．启动 Word 启动 Word 的常用方法有以下几种：（1）单击 Windows XP 任务栏的“开始”按钮，打开“开始”菜单，执行“所有程序”→ “Microsoft Office”→“Microsoft Office Word 2003”命令，即可启动 Word 2003。这是应用程序最常用的启动方法。（2）若在桌面上或者任意文件夹内建有 Word 应用程序的快捷方式，双击该图标即可启动 Word。（3）Word 的执行文件是 winword.exe，其所在默认文件夹为 C:\Program Files\Microsoft Office 2003\OFFICE11。执行 winword.exe 文件可以直接启动 Word。也可以选择“开始”菜单下的“运行”命令，在“运行”对话框内键入 winword，单击“确定”按钮。（4）双击任意 Word 文件图标，通过关联文件即可启动 Word，并同时打开该文档。（5）利用常用文档启动，单击“开始”→“我最近的文档”命令，在子菜单中选择要打开的 Word 文档。 3．退出 Word 与其他 Office 应用程序一样，Word 在结束工作之前，应首先关闭编辑的文档，然后再退出 Word 应用程序，然后可退出 Windows 并关闭计算机。如果没有正常退出应用程序，系统.

(3) 大学计算机基础. 108. 虽然不至于被破坏，但却会在硬盘中留下许多应用程序工作中创建的临时文件。久而久之，便浪费了很多宝贵的磁盘空间。退出 Word 有如下几种方法： z 单击 Word 应用程序窗口右上角的“关闭”按钮。 z 在 Word 窗口的“文件”菜单中选择“退出”命令。 z 单击 Word 应用程序窗口左上角的“窗口控制”图标，选择“关闭”命令退出。 z 双击 Word 应用程序窗口左上角的“窗口控制”图标。 z 键入快捷键 Alt+F4。 5.1.2. Word 窗口的组成. 启动 Word 后即进入用户编辑界面窗口，如图 5-1 所示。Word 窗口由应用程序窗口和文档窗口两部分组成，系统默认的文档窗口为“文档 1”。Microsoft Office 套件中的各成员都具有大体相同的窗口结构，且多数情况下一个应用程序窗口含有一个文档窗口。标题栏菜单栏格式工具栏. 常用工具栏水平标尺. 垂直滚动条任务窗格插入点段落标记垂直标尺文档编辑区浏览按钮水平滚动条状态栏. 视图按钮图 5-1. Word 窗口界面. Word 的用户界面由标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口、任务窗格、状态栏及滚动条等组成。其中文档窗口又由编辑区和标尺组成。（1）标题栏。标题栏用于显示文档的标题。当打开或新建一个文档之后，在标题栏上会显示应用程序及正在被编辑文档的名称，如图 5-1 所示 Word 窗口界面中的“文档 1－Microsoft Word”。另外还包括控制窗口图标及最小化、最大化和关闭按钮，以方便用户快速地扩大或关闭窗口。（2）菜单栏。菜单栏由菜单（共 9 项）、问题输入框、关闭文档窗口按钮等组成。菜单栏包括 Word 的所有命令。用户可以单击菜单中的命令，或者利用键盘按 Alt+“菜单名中带下划线的字母”键，打开相应的菜单来执行 Word 的某一项功能。（3）工具栏。Word 的工具栏是一项很有特色的功能，它充分体现了窗口图形界面的方便之处。每个工具栏都由许多工具按钮组成，每一个工具按钮代表一个常用的操作命令。在.

(4) 第5章. 文字处理软件应用. 109. 默认情况下，“常用”工具栏和“格式”工具栏通常会直接出现在菜单栏的下方。Word 提供了多个工具栏，用鼠标选择“视图”→“工具栏”命令，会从“工具栏”的级联菜单中看到 Word 提供的所有工具栏，如图 5-2 所示。工具栏可以用鼠标拖放到屏幕的任意位置，或改变排列方式。（4）标尺。Word 提供了水平和垂直两个标尺。如果 “视图”菜单中的“标尺”命令被选中，则水平标尺会出现在编辑区的上方；垂直标尺只在页面视图或打印预览中才会出现在 Word 编辑区的最左边。利用水平标尺可以设置制表位、段落缩进选定和调整版式的栏宽度。在页面视图或打印预览中，也可以利用水平标尺和垂直标尺调整页边距。（5）文本编辑窗口。文本编辑窗口是用户显示和编辑文档的工作区。用户对文档内容的输入、编辑和排版等操作，就是在这个窗口中完成的。其中闪烁的光标指示文图 5-2 “工具栏”菜单档中当前字符的插入位置。（6）任务窗格。任务窗格位于文档编辑区右边，它集合了最常用的任务，例如新建文档、剪贴板、搜索、插入剪贴画等。单击任务窗格首行右侧的下三角按钮，会显示包含所有任务窗格名称的列表，可以从中选择打开另一个任务窗格。单击“视图”→“任务窗格”命令会显示或隐藏它。（7）文档的视图。视图即查看文档的方式，同一个文档在不同的视图下查看，其显示方式不同但文档的内容不变。Word 提供了“普通”、 “Web 版式” 、“页面” 、“大纲”、“阅读版式” 等多种视图模式。在文档窗口左下角给出了切换到这几种视图的命令按钮，如图 5-3 所示。 Web 版式视图. 普通视图图 5-3 z. z. z. 大纲视图. 页面视图. 阅读版式视图. 视图方式按钮. 普通视图：在普通视图中可以输入、编辑和设置文本格式。普通视图适合文字的录入与编辑，在普通视图下简化了页面，不显示页边距、页眉页脚、背景和大部分图形对象，没有多栏显示。 Web 版式视图：用于创建 Web 网页。在 Web 版式视图中 Word 将文档显示为优化了的 Web 页面，使其外观与在 Web 或 Intranet 上发布时的外观一致。在该视图方式下，文档的显示效果与网络浏览器上看到的效果相同。页面视图：页面视图显示排版后的实际图文效果，实现了“所见即所得”，即见到的效果就是实际打印出来的效果。在页面视图下适合进行格式、版式的设置以及图片图表、艺术字、公式等对象的插入、排版等。.

(5) 大学计算机基础. 110. 大纲视图：大纲视图能够清晰地按文档的章、节层次结构显示文档内容，便于用户将注意力集中在文档结构上。 z 阅读版式视图：最适合对文档的阅读或浏览，在阅读版式下，在显示文档内容的同时，还可以单击常用工具栏上的“文档结构图”或“缩略图”按钮，以显示文档的结构图或缩略图，方便用户浏览。与文档显示形式有关的命令还有“视图”菜单的“显示比例”和“全屏显示”。“显示比例”是字符的显示大小与实际大小的比值，可根据需要对页面显示进行放大和缩小。“全屏显示”会隐藏标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏等，让文档窗口占据整个屏幕，并弹出一个快捷菜单，单击“关闭全屏显示”按钮可还原窗口。（8）状态栏。状态栏用于显示当前文档插入点所在的位置等信息，包括插入点位置、页数、节、总页数、目前所在页码以及“插入/改写”方式等。（9）快捷菜单。在 Word 窗口中选择不同的对象后右击，就会弹出不同的快捷菜单。快捷菜单包含当前最需要和最常用的命令，是一种方便、快捷的操作方式。 z. 5.1.3. Word 帮助. Office 各应用程序均提供了十分方便的联机帮助功能，初学者在遇到困难时，可查询相关的帮助信息。获得帮助的方法如下： 1．使用 Office 助手选择“帮助”菜单的“Microsoft Office Word 帮助”命令或单击常用工具栏的“Microsoft Word 帮助”按钮或按 F1 键，可获得一个内容详尽的电子手册，从中可以查阅有关 Word 的各种帮助信息。选择“帮助”菜单的“显示 Office 助手”命令，可请出“大眼夹”助手，在其中的文本框中输入需要求助问题的关键字，单击“搜索”按钮可得到相关的帮助项，供用户进一步选择。 2．利用对话框的“帮助”按钮对话框的右上角有一问号形状的“帮助”按钮，单击该按钮后鼠标指针变成带问号的求助指针，将求助指针移到对话框的某一项上并单击，就可以得到关于这一项的帮助信息。. 5.2 文档的管理文档操作是使用 Word 最基本的操作，制作一个完整的文档包括文档的创建、文本编辑、格式编排、保存和打印输出这一系列处理过程，本节介绍文档的创建、保存、保护、打开和关闭等最基本的操作。 5.2.1. 创建新文档. 在 Word 中建立新文档常见的有如下几种方法：（1）启动 Word 后，系统自动打开一个以 Normal.dot 为基础的空白文档，标题显示为“文档 1”，并处于可编辑状态。（2）按 Ctrl+N 组合键，或单击常用工具栏中的“新建空白文档”按钮，可快速建立一个新的空文档。（3）执行“文件”→“新建”命令，既可创建空文档，也可创建基于某个模板的新文档。.

(6) 第5章. 文字处理软件应用. 111. 方法如下： 1）执行“文件”→“新建”命令，屏幕显示“新建文档”任务窗格，如图 5-4 所示。选择“空白文档”，即可创建一个新的空文档。 2）在“新建文档”任务窗格选择“本机上的模板”，弹出“模板”对话框（如图 5-5 所示）。这里提供了各种文档模板，如报告、信函和传真、英文模板等，用户可选择需要的模板，然后单击“确定”按钮。. 图 5-4. 5.2.2. “新建文档”任务窗格. 图 5-5. “模板”对话框. 保存与保护文档. 在 Word 中所做的各种编辑工作包括文字的录入以及对文档的修改、修饰等，针对的是对调入内存工作区中的文档，如果不执行存盘操作的话，一旦关机（掉电），所做的工作就可能因为得不到保存而丢失。只有外存（如硬盘、优盘等）上的文件才能被长期保存，当完成编辑工作后，应把工作的成果及时地保存到外存中。 1．保存文件（1）保存新建文档。 1）在“文件”菜单中选择“保存”或“另存为”命令，或者单击常用工具栏的“保存” 按钮，将会打开“另存为”对话框，如图 5-6 所示。. 保存文件三要素：指定保存位置、文件名和文件类型. 图 5-6. “另存为”对话框.

(7) 112. 大学计算机基础. 2）选择保存位置。文件默认保存在“我的文档”文件夹下，可以通过下拉箭头选择驱动器或文件夹，如果要在新文件夹中保存文档，可通过“新建文件夹”按钮创建新的文件夹。 3）指定文件名。在“文件名”框中会自动填入文档首行的部分内容作为文件名（若文档内容为空则填入 doc1），用户可输入一个跟文档内容相关的文件名，可不必输入扩展名，Word 将自动根据文档的保存类型自动添加文档扩展名。 4）选定保存类型。如果不对文件类型加以指定，则通常保存为“Word 文档”类型，拥有.doc 文件扩展名。如果对文件类型有特殊要求，可单击“保存类型”文本框右端的d按钮，从下拉菜单中选择不同的文档文件的格式，例如可以将文档保存为 Word 文档、Web 文档、Web 页、模板、RTF 格式或纯文本文件等格式。 5）单击“保存”按钮，保存文件，返回编辑窗口，同时文档窗口的名称被更新。第一次保存文档后，文档已被命名，如果对文档内容又做了修改，再次保存时可选择“文件”→“保存”命令或“常用”工具栏上的“保存”按钮。这样修改后的文档就把原文档覆盖掉了。文件保存操作完成后，编辑工作可继续进行。（2）保存已有文档。如果用户正在编辑的文档是某个磁盘上的文件，经过修改后希望以原文件名保存，可以选择“文件”→“保存”命令，或单击常用工具栏上的“保存”按钮，或按 Ctrl+S 键。文档原有内容将被更新后的内容覆盖。如果用户想把当前打开的文档用不同的文件名保存（或保存到不同的位置上，或转变为其他文件类型）而不影响原来的文件内容，应选择“文件”→“另存为”命令，在“另存为” 对话框中指定另一文件名（或指定另一保存位置、保存类型）。（3）自动保存。Word 2003 可以自动保存文档。系统将根据保存时间间隔的设置，自动将文档的修改进行保存，以便在系统停止响应或断电后能够恢复文档。其设置方法如下：执行 “工具”→“选项”命令，选择“保存”选项卡，如图 5-7 所示。. 图 5-7. “保存”选项卡. 图中已选中“允许快速保存”、“允许后台保存”以及“自动保存时间间隔”为 10 分钟，系统将每隔 10 分钟只保存文档改动的部分。设置时间短一点，将会更频繁地执行保存任务。如果在文档打开时因死机、断电等情况或因 Word 停止响应造成文档内容的丢失，并且不.

(8) 第5章. 文字处理软件应用. 113. 得不重新启动，Word 将在重新启动时通过任务窗格给出一些保存恢复文档的选项。恢复的文件内容为最后一次自动保存的文件内容，以尽可能减少数据损失。 2．保护文档如果建立的文档不愿被他人查看、修改，可以对文档采取保护措施，对 Word 文档进行保护，最常见的方法就是设置密码。当要限制文档的打开或修改权限时，可为文档的打开或修改操作创建密码。操作步骤如下：（1）打开要设置密码的文档。（2）执行“工具”→“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“安全性”选项卡。（3）在该选项卡中进行需要的设置：一种是“打开文件时的密码”，用以限制未经授权的用户打开文档；另一种是“修改文件时的密码”，用来限制未经授权的用户对文档进行修改，不知道修改文件密码的用户只能以只读方式打开文档。这两种密码是独立的，可以根据自己的需要分别设定。密码的最大长度为 15 个字符，并区分字母大小写。输入密码后，单击“确定” 按钮。（4）在“确认密码”对话框中再次输入密码，单击“确定”按钮。如果要撤消文档保护，只需要把设置的密码删除即可。 5.2.3. 打开文档. 如果要对已存盘的文档进行浏览、编辑、排版等操作，首先要打开它。打开文件就是将保存在外存（如磁盘、光盘等）上的文件调入内存，在 Word 窗口显示文档内容。打开 Word 文档有如下几种常用方法：（1）在“资源管理器”窗口或“我的电脑”窗口下，找到需要打开的 Word 文档，双击该文档即可打开文件。（2）已启动 Word 应用程序后，打开文件的操作方法如下： 1）在 Word 应用程序窗口中，单击“文件”→“打开”命令，或按 Ctrl+O 组合键，弹出 “打开”对话框，如图 5-8 所示。. 图 5-8. “打开”对话框. 2）在“查找范围”下拉列表框中选择要打开文档所在的位置，或者单击对话框左侧的 5 个快捷图标，来打开相应文件夹。 3）选中一个或多个文档后，单击“打开”按钮就可以将文档打开。单击“打开”按钮中的下三角按钮，在弹出的菜单中可以选择“以副本方式”选项，这样可以再创建另外一个副本。.

(9) 大学计算机基础. 114. 也可以选择“打开并修复”选项，当文件出现问题不能正常打开时，常会用到此功能。 4）如果在文件和文件夹窗口中没有显示所需文件，则可在“文件类型”下拉列表框中调整相应的显示文件的类型。（3）在 Word 应用程序窗口中，单击“文件”菜单底部列出的 4 个最近打开过的文档也可以再次打开文档。（4）在 Word 应用程序窗口中，单击“打开”对话框中的“我最近的文档”，可以查看最近打开过的文档。 5.2.4. 关闭文档. 关闭文档就是将当前文档窗口关闭，并将暂存在内存中的文档内容清除，释放所占的内存。关闭文档的方法如下：（1）执行“文件”→“关闭”命令，或者单击文档窗口的“关闭”按钮，或者按 Ctrl+W 键，即可关闭当前打开的文档。（2）要在不退出 Word 应用程序的情况下关闭所有文档，可先按住 Shift 键再单击“文件” →“全部关闭”命令。（3）退出 Word 的同时将会把所有打开的文档全部关闭。若直接关闭未保存过的新文档或关闭被修改过的旧文档时，Word 会自动弹出对话框提示是否需要保存，若选择保存，则先进行保存然后再关闭。. 5.3 文档的编辑 5.3.1. 文本的输入. 要将纸质文件变成电子文件，首先要将其输入。在 Word 中创建新文档或打开已有文档之后，就可以输入文本了。这里的文本指的是数字、字母、符号和汉字等的组合。在字处理软件中，输入的途径有多种，最常用的是通过键盘输入，新增的输入方法有语音输入、联机手写体输入、扫描仪输入等。 1．键盘输入键盘输入汉字比较方便和快速的输入法包括“搜狗拼音输入法”、“紫光拼音输入法”、 “智能 ABC 拼音输入法”等。这些输入法是以拼音为主的智能化键盘输入法，其界面友好、输入方便。字、词输入可按全拼、简拼、混拼形式输入。此外，除了提供大量词组的基本词库外，还有自动筛选能力的动态词库、用户自定义词汇、设置词频调整等操作，具有智能特色，不断适应用户的需要。对于各种符号的输入：（1）常用的标点符号，切换到中文输入法时，直接按键盘上的标点符号。（2）数字序号、数学符号、各种标点符号、特殊符号、希腊字母等，在输入法状态条处右击软键盘，如图 5-9 所示，直接选择有关字符类型和所需的字符。（3）特殊符号，可以通过“插入”→“符号”命令输入，如图 5-10 所示。在汉字输入过程中经常要作的切换操作如下： z 利用输入法列表或按 Ctrl+Shift 键在不同输入法间切换。.

(10) 第5章. 图 5-9. “搜狗输入法”中利用软键盘输入字符. 文字处理软件应用. 115. 图 5-10 “符号”对话框. 利用输入法列表或按 Ctrl+空格键在中文和英文输入法间切换。 z 利用输入法状态条进行全/半角状态或中英文标点符号状态的切换。或按 Shift+空格键切换全角/半角状态，按 Ctrl+.键切换中英文标点符号状态。如果用户想开始一个新的段落或者在文档中建立一个空行，则需要按 Enter 键。每按一次 Enter 键就会产生一个段落标记符号“ ”，段落标记符号标志着一个段落的结束。如果录入的内容未满一行就需要另起一行，而又不想开始一个新的段落，此时可按 Shift+Enter 键，产生一个人工换行符（或称手动换行符）“”，插入点移到下一行，随后输入的内容仍与上一行同属一个段落。段落标记、人工换行符、制表符和空格符号等称为“非打印字符”，只能显示而不能打印出来。文字录入时一般要显示段落标记，以便查看。非打印字符显示与否，可用下列方法设置： z 选择“视图”→“显示段落标记”命令，可显示段落标记，再次单击则是隐藏。 z 单击常用工具栏的“显示/隐藏编辑标记”按钮，可以显示或隐藏所有的非打印字符。 z 选择“工具”→“选项”命令，在对话框的“视图”选项卡中设定。 2．语音输入语音输入就是用语音代替键盘输入文字或发出控制命令，也就是要让计算机具有“听懂” 语音的能力，这就是语音识别技术。随着计算机技术的发展，语音输入已进入实用阶段，它将彻底改变人们与计算机的沟通方式。计算机对语音识别方法主要是通过样板匹配法，即对输入的语音信息与识别系统中的词汇表内的词条进行匹配来实现语音识别。语音识别技术的复杂性与词汇表的大小、说话人的口音等因素有关。为了提高识别率，一般语音识别系统为使用者提供了语音识别训练，以掌握使用者的口音、语调、语速以及朗读习惯，便于提高识别率。 3．联机手写输入手写输入分为联机手写输入和脱机手写输入。对汉字识别系统，联机手写汉字识别比脱机手写汉字识别相对容易。联机手写输入汉字利用输入设备（如输入板或鼠标）模仿成一支笔进行书写，输入板或屏幕中内置的高精密的电子信号采集系统将笔画变为一维电信号，输入计算机的是以坐标点序列表示的笔尖移动轨迹，因而被处理的是一维的线条（笔画）串，这些线条串含有笔画数目、笔画走向、笔顺和书写速度等信息。脱机手写汉字指利用扫描仪等设备输入，识别系统处理的是二维的汉字点阵图像。 4．扫描输入文字的扫描输入是利用扫描仪将纸介质上的字符图形数字化后输入到计算机，再经过光 z.

(11) 大学计算机基础. 116. 学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）软件对输入的字符图形进行判断，转换成文字并以 TXT 格式文件保存。扫描输入既为大量的文字输入带来了极大的方便，也可减少重要数据键盘输入时的人为键入错误。对输入的文字内容形式有两种：印刷字和脱机手写体。印刷字规则、扫描仪自带的光学字符识别软件的识别率很高；对脱机手写体，一般要开发专用的识别软件对有限字符进行识别。 5.3.2. 文本的选取. 要对文档进行编辑，诸如复制、移动、删除、替换、改变字体等，首先要选定执行操作的文本范围，被选定的文本以黑底白字显示，然后再操作。如果要取消本次选定的范围，只需在文档区单击即可。这种“先选定后操作”的方法是 Word 中最重要的工作方式。下面介绍几种常用的选择文本的方法： 1．使用鼠标在文档区选定文本单击：移动插入点。双击：选取光标所在位置的单词。 Ctrl+单击：选取光标当前所在位置的句子。三击：选取光标所在位置的整个段落。拖动：将鼠标指针移动到需要选择部分的第一个文字的左边，按下鼠标左键拖动至欲选择部分的最后一个文字后松开鼠标左键，此时被选中的文字呈现反显状态。 Ctrl+拖动：用于选择多个不连续的文本块。先选定一块文本，按住 Ctrl 键同时拖动鼠标选取其他文本块。 Shift+单击：用于选定长文本块。单击开始处，滚动页面直至出现结束处，按住 Shift 键同时单击结束位置。选择“编辑”→“全选”命令或者按 Ctrl+A 键：选取整个文档。 2．使用鼠标在选择栏选定文本选择栏，也称文档选定区，是文档窗口工作区左侧的狭长域，专用于通过鼠标选定文本。当鼠标指针移入选择栏内时会变为向右指向的箭头。单击：选中鼠标箭头所指的一整行。单击并向上或向下拖动：选择多行文字。双击：选中鼠标所在的当前段落。三击：选中整个文档。 Ctrl+单击：选中整个文档。 3．垂直选择文本块先按下 Alt 键，然后按下并拖动鼠标选取即可，如图 5-11 所示，选中所有内容，单击“格式”工具栏的向右对齐按钮，将文本设置为向右对齐，然后垂直选取最右图 5-11 选取垂直文本块面的数字，按下 Delete 键，就可以一次性地将它们删除。 4．对图片、自选图形、艺术字、文本框等对象的选择对于图片、自选图形、艺术字、文本框等对象的选择，只需用鼠标单击该对象即可。或者单击“绘图”工具栏的“选择对象”按钮选中对象，如图 5-12 所示。.

(12) 第5章. 图 5-12. 5.3.3. 文字处理软件应用. 117. “绘图”工具栏. 文本的复制、移动和删除. 在 Word 中经常要对一段文本进行移动、复制或删除工作，这几种操作涉及到一个非常重要的机制——剪贴板。剪贴板是 Windows 系统中专门在内存中开辟的一块存储区域，作为移动或复制的中转站。可以将文档中选中的一段文本复制到剪贴板上，然后在当前文档的另一个位置或是在其他文档中把剪贴板上的信息粘贴过来。剪贴板功能强大，不但可以保存文本信息，也可以保存图形、图像和表格等各种信息。涉及到剪贴板的操作有三个：剪切（cut）将文档中选中的对象移到剪贴板上，文档中的该对象被清除。复制（copy）将文档中选中的对象拷贝到剪贴板上，文档中的对象不受影响。粘贴（paste）将剪贴板中的内容拷贝到当前文档的插入点位置。在 Office 早期版本中，剪贴板只能存放最后一次复制或剪切的内容，而在 Office 2003 中可以存放最多 24 次复制或剪切的内容，通过执行“编辑”→“Office 剪贴板”命令，弹出“剪贴板”任务窗格，如图 5-13 所示。用户可以多次执行剪切或复制操作，将要移动或复制的文本或图形、图像等复制到 Office 剪贴板中，然后将插入点移到粘贴位置，选择 “剪贴板”任务窗格中相应的内容，把该内容粘贴到当前位置。若要粘贴 Office 剪贴板中的所有内容，可单击“剪贴板” 任务窗格中的“全部粘贴”按钮。当不再需要剪贴板的内容时，可单击“剪贴板”任务窗格中的“全部清空”按钮，清除剪贴板中的所有内容。 1．复制或移动文本块用剪贴板复制或移动文本的具体操作步骤如下：（1）选定要移动或复制的文本、图形等对象。（2）若要移动选定内容，选择“编辑”→“剪切”命令或单击常用工具栏的“剪切”按钮或按 Ctrl+X 组合键或者右击对象，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令；如要复制选定内容，选择“编辑”→“复制”命令或单击常用工具图 5-13 “剪贴板”任务窗格栏的“复制”按钮或按 Ctrl+C 组合键或者右击对象，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。（3）如果要将文本移动或复制到其他文档，则切换到目标文档。（4）找到文本粘贴的目标位置，单击确定插入点。（5）选择“编辑”→“粘贴”命令或者单击常用工具栏上的“粘贴”按钮或者按 Ctrl+V 组合键或者右击对象，在快捷菜单中选择“粘贴”命令。在完成粘贴后，将出现一个“粘贴选项”按钮，用户可以通过单击该按钮打开下拉菜单，从菜单中选择合适的命令，完成粘贴选项设置，如图 5-14 所示。.

(13) 大学计算机基础. 118. 各粘贴选项的作用如下：保留源格式：保留所粘贴内容的原有格式。匹配目标格式：将所粘贴内容的格式改为与周围文本相同的格式。图 5-14 “粘贴选项”下拉菜单仅保留文本：只留下粘贴内容中的文本，并将文本的格式改为粘贴位置的格式。应用样式或格式：将打开“样式和格式”任务窗格，从中选择用户需要的格式或样式。 2．删除文本块用退格键 Backspace 可以删除当前光标左侧的字符，用 Delete 键可以删除当前光标右侧的字符。如果要删除一行或一段文本，应该先选择要删除的文本内容，然后用下列方法之一操作： z 执行“编辑”→“剪切”命令，或单击常用工具栏的“剪切”按钮，或按 Ctrl+X 组合键。 z 执行“编辑”→“清除”命令。 z 按 Delete 键。用第 1 种方法清除的内容被放入“剪贴板”中，如果需要，可通过“剪贴板”任务窗格再次进行粘贴。 5.3.4. 撤销与恢复. 用户在进行编辑时，不可避免地会出现一些误操作，如果发现刚输入的字符或执行的操作有错，可以马上取消。Word 提供了撤销与恢复功能。 1．撤销撤销命令可以撤销用户最近一次或最近若干次操作，操作方法如下：（1）撤销最近一次操作：单击常用工具栏中的“撤销”按钮或执行“编辑”→“撤销” 命令，也可以用快捷键 Ctrl+Z。（2）撤销最近若干次操作：单击常用工具栏中的“撤销”按钮右边的向下箭头，打开其下拉列表框，再从中选择要撤销的多项操作。 2．恢复恢复命令用于恢复被撤销的各种操作，操作方法如下：（1）恢复最近一次操作：单击常用工具栏中的“恢复”按钮或执行“编辑”→“恢复” 命令，也可以用快捷键 Ctrl+Y。（2）恢复若干次操作：单击常用工具栏中的“恢复”按钮右边的向下箭头，打开其下拉列表框，再从中选择要恢复的多项操作。 5.3.5. 文本的查找、替换与定位. Word 提供在选定范围内或全文中查找某一指定文本的功能，需要时可进一步用另一文本替换。此外，除了普通文字的替换功能外，还可以查找和替换文本的格式、特殊字符（如段落标记、分页符、人工换行符）等，这是一个高效的编辑功能。 1．查找自动查找指定文本的操作步骤如下：.

(14) 第5章. 文字处理软件应用. 119. （1）选择文本，指定文档中进行查找的范围，否则，系统将从插入点开始，在整个文档中查找。（2）选择“编辑”→“查找”命令（也可用快捷键 Ctrl+F），显示“查找和替换”对话框中的“查找”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要查找的文本。单击“高级”按钮可扩展 “查找和替换”对话框（如图 5-15 所示），以提供查找的高级功能。为了限制查找范围及方向，可在“搜索”下拉列表框中选择一个合适的选项。 “搜索”下拉列表框中各选项的意义如下： z “向下”：选择文本时，Word 将从所选文本开头处向所选文本末尾搜索，否则，Word 从插入点开始向文档末尾搜索。 z “向上”：选择文本时，Word 将从所选文本末尾处向所选文本开头搜索，否则，Word 从插入点末尾向文档开始处搜索。 z “全部”：从插入点位置开始搜索整个文档。为了限制查找内容，“查找”对话框中设有 6 个复选框： z “区分大小写”复选框有效时，Word 将在搜索时区分大小写。 z “区分全/半角”复选框有效时，Word 将区分“查找内容”中的半角字符和全角字符。 z “全字匹配”复选框有效时，Word 将查找完整单词，而不是英文单词的一部分。例如，在“查找内容”文本框中输入“the”，并选中“全字匹配”复选框，系统将忽略包含 the 的单词，如 then、them、other 等。 z “使用通配符”复选框有效时，Word 将允许用户使用*或？来搜索字符串。？代表任意单个字符。*代表任意字符串。例如，s?t 查找 sit 和 set 等，s*d 查找 sad 和 sound 等。如果没有选择“使用通配符”选项，但是在“查找内容”文本框中输入了通配符，系统将把通配符作为普通字符处理。 z “同音（英文）”复选框有效时，可以查找出所有与“查找内容”中指定的英文单词同音的单词，例如 there 和 their。 z “查找单词的所有形式（英文）”复选框有效时，除了查找指定的单词外，还会查找该单词的各种形式的词，例如 get、getting、got、getted 等。（3）单击“查找下一处”按钮进行查找。若找到了，Word 将反白显示查找到的文本；如果需要替换所找到的文本，可打开“替换”选项卡，从中进行替换操作。（4）需要继续查找时，可再次单击“查找下一个”按钮；结束查找时，单击“取消”按钮关闭对话框。例 5-1 在全文查找带有“红色、楷体、加单下划线”格式的“信息技术”一词。操作步骤：在“查找和替换”对话框的“查找”选项卡单击“高级”按钮，在“查找内容”框输入“信息技术” ，单击“格式”按钮，选择“字体”项，打开“字体”对话框，选择 “红色”、“楷体”、“加单下划线”格式，并单击“确定”按钮，如图 5-15 所示。单击“查找下一处”按钮。例 5-2 在全文中查找中所有字体为 Times New Roman 的字母。操作步骤：（1）把例 5-1 中的“查找内容”框清空，并把插入点置于“查找内容”框内，单击“不限定格式”按钮，把原有格式限制清除。（2）打开“查找和替换”对话框，单击“查找”选项卡的“高级”按钮。.

(15) 120. 大学计算机基础. 对查找内容格式的限定. 切换常规和高级状态单击此按钮清除原有格式限定. 图 5-15. “查找”选项卡. （3）把插入点置于“查找内容”框中，单击“特殊字符”按钮并从列表中选择“所有字母”项，在“查找内容”框以“^$”显示。（4）把插入点置于“查找内容”框中，单击“格式”按钮，选择“西文字体”为 Times New Roman。单击“查找下一处”按钮。 2．替换通过“替换”命令，Word 能按要求自动查找并替换指定文本。例 5-3 将全文中所有的“计算机”一词替换为“Computer” 。操作步骤：（1）在“查找和替换”对话框选择“替换”选项卡，在“查找内容”文本框键入“计算机”，在“替换为”文本框中键入“Computer”。（2）单击“查找下一处”按钮找到第一处，若要替换，则单击“替换”按钮；若不替换，则再单击“查找下一处”按钮。如此继续，可实现有选择的替换。（3）如果要替换所有查找到的内容，单击 “全部替换”按钮，一次性替换完毕。例 5-4 将文档中所有的蓝色英文字母替换为红色大写英文字母。操作步骤：（1）将插入点定位在“替换”选项卡的“查找内容”框。（2）单击“特殊字符”按钮后选择“任意字母”项，并单击“格式”按钮，设置字体颜色为蓝色。（3）在“替换为”框通过单击“格式”按钮，在对应的“字体”对话框进行设置，如图 5-16 所示。. 图 5-16. “替换”选项卡.

(16) 第5章. 文字处理软件应用. 121. 例 5-5 删除文档中所有的“信息”一词。在“替换”选项卡的“查找内容”框键入“信息”，将“替换为”框清空，单击“全部替换”按钮。 3．定位选择“编辑”→“定位”命令，打开“查找和替换”对话框并显示“定位”选项卡，在 “定位”选项卡内，可以按照页、节、行、书签等定位目标来定位插入点，见图 5-17。. 图 5-17 在 Word 文档内定位. 5.3.6. 文本编辑中的常用工具. 1．拼写和语法检查默认设置下，Word 会在文档录入的同时检查拼写和语法错误。对于拼写错误的单词，自动标以红色下划线，对于语法错误的句子，自动标以绿色下划线。这些下划线仅显示在屏幕上，文档打印时不会被打印出来。当然用户也可以通过拼写和语法选项设置 Word 在键入时不进行拼写和语法检查。在完成文档的输入和编辑后，可以选择“工具”→“拼写和语法检查”命令，Word 会自动由上而下在文档内查找拼写和语法错误，当遇到拼写错误的单词或错误的语法时，Word 将此单词放入文本框并打开“拼写和语法”对话框，见图 5-18。. 图 5-18. 拼写和语法检查. 单击“忽略一次”按钮，系统跳过当前找到的错误并继续向下查找。单击“全部忽略”按钮，系统将对文档中所有与当前找到错误相同的内容不进行拼写检查。单击“更改”按钮，将用系统建议的内容更改检查出的错误并查找下一项。单击“全部更改”按钮，系统将文档中所有与当前错误相同的内容用建议的内容更改。检查完毕后系统自动提示拼写和语法检查完毕。.

(17) 122. 大学计算机基础. 2．字数统计一篇文章编辑完毕之后，可以用字数统计功能来统计文档的某一段或者整篇文档的页数、段落数及行数等。方法是：选定要统计的文本（若不选定，则表示统计整篇文档），选择“工具”→“字数统计”命令，在“字数统计”对话框中列出了统计信息，如图 5-19 所示。 3．自动更正 Word 的“自动更正”功能自动检测并更正键入错误、误拼的单词、语法错误和错误的大小写等。例如，如果键入“tehse”及空格，则“自动更正”会将键入内图 5-19 “字数统计”对话框容替换为“these”。还可以使用“自动更正”快速插入文字、图形或符号。例如，可通过键入“（r）”来插入 “®”，或者通过键入“注意：”来插入“"注意： ”等。（1）设置自动更正选项。选择“工具”→“自动更正选项”菜单下的“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，选中对话框内的“自动更正”选项卡，如图 5-20 所示。各选项功能如下： z 更正前两个字母连续大写：如果在一个单词开始处键入连续两个大写字母，第二个字母自动变为小写。 z 句首字母大写：将每句句首的字母改为大写。 z 表格单元格的首字母大写：如果表格单元格中的首个字符为英文小写字母，则自动更正为相应的大写字母。例如表格某个单元格中的内容为“sum(总计)”，则自动更正为 “Sum(总计)”。 z 英文日期第一个字母大写：将英文日期名称的首字母改为大写。例如，把 saturday 自动更正为 Saturday。 z 更正意外使用大写锁定键产生的大小写错误：如果误在键入英文单词之前打开了 CapsLock 键，Word 会自动更正单词的大小写并关闭 CapsLock 键。例如将 cHINA 自动更正为 China。 z 键入时自动替换：按照对话框内替换列表的“自动更正”词条在键入时自动替换。. 图 5-20. “自动更正”对话框.

(18) 第5章. 文字处理软件应用. 123. （2）添加“自动更正”词条。如果内置“自动更正”词条列表中不包含所需的更正项，则可添加“自动更正”词条。方法如下： 1）在图 5-20 所示的“自动更正”选项卡下，在“替换”框中键入容易发生键入或拼写错误的单词或短语，或者为了加快输入速度，把一些简单的词语定义为自动更正词条。这里输入 “注意：”。 2）在“替换为”框中键入需替换的词条，例如“"注意：” 。 3）单击“添加”按钮。. 5.4 文档的排版现代的字处理软件（如 Word、WPS 97 以后的版本等）一般都采用所见即所得的排版方式，也就是在屏幕上显示的字符格式就是实际打印时的形式。对文件的排版包括对字符格式、段落格式的排版，下面分别进行介绍。 5.4.1. 字符排版. 字符排版是以若干文字为对象进行格式化的。常见的格式化有字体、字号、字形、文字的修饰、字间距和字符宽度等，另外还包括缩放字符和设置动态效果等。文档的字符格式设置对文档的外观影响很大。 1．查看字符格式 “格式”工具栏上每时每刻都会显示出当前字符的格式设置（如字体、字号等）。将插入点移到某字符的后面， “格式”工具栏上就会显示出该字符的样式、字体、字号、是否是粗体、斜体等。如果选取了一段文本，而文本中包含的字符格式不完全一致（例如都是小四号字，但有宋体也有黑体字），工具栏就只显示文本格式的共性部分（如只显示出五号字，但字体框中为空）。 2．使用“字体”对话框设置字符格式在创建文档输入字符内容时，Word 按默认的正文字体和字号显示文本（中文字为宋体五号，英文字符为 Times New Roman 字体），如果需要更改，可选择“格式”→“字体”命令打开“字体”对话框进行设置，如图 5-21 所示。. 图 5-21. “字体”对话框.

(19) 大学计算机基础. 124. （1）“字体”选项卡。 1）“字体”是指文字的各种不同形体，如汉字的楷书、行书、草书、印刷的黑体等。Word 提供了多种漂亮的字体，但选择的种类取决于打印机中的可用字体以及系统中安装的字体。 Word 支持任何可以安装到 Windows 系统中的字体类型，其中包括点阵字体、Adobe 和 True Type 字体。 2）“字号”是指文字的大小，是以字符在一行中垂直方向上所占用的点（即磅）来表示， 1 磅约 1/72 英寸，约为 0.3527mm。中文字习惯以字号表示，Word 中字号从最大的初号到最小的八号字，磅值最大为 72 到最小为 5。表 5-1 列出了部分“字号”与“磅值”的对应关系。由于 Windows 字库使用的是 TrueType 轮廓技术生成的，用户也可以根据需要直接在字号框内输入任意大小的字号。表 5-1 部分字号与磅值的对应关系字号. 初号. 一号. 二号. 三号. 四号. 五号. 六号. 七号. 八号. 磅值. 42. 26. 22. 16. 14. 10.5. 7.5. 5.5. 5. 3）“字形”是指常规、倾斜、加粗、加粗倾斜等形式。再加上“字体颜色”、“着重号” 和“下划线”等的设置，可以起到突出或强调这部分文本的作用。 4）“特殊效果”指根据需要进行多种设置，包括上标、下标、删除线、下划线、空心字、阳文、阴文等。比如科技文献中经常使用上、下标，如 H2SO4 或 x2 等。在文档中首先把文字以普通文本的形式输入，然后选择要设置成上标或下标的文本，在“格式”菜单或者右击文本的快捷菜单中，选择“字体”命令，勾选“效果”选项组中的“上标”或“下标”复选框，在 “预览”框里可预览实际效果。（2）“字符间距”选项卡。字符间距指相邻两字符之间的距离。调整字符间距或调整字符位置可使字符更具有可读性或产生特殊的效果。例如，以图 5-22 所示文档为例，将字符缩放 200%，间距设置为加宽 8 磅，字符位置提升 4 磅。. 图 5-22. 设置“字符间距”. （3）“动态效果”选项卡。可以把选定的字符串设置为“礼花绽放”、“七彩霓虹”等多种动态效果，当然，这种“动态效果”只能在屏幕上显示输出，无法打印出来。.

(20) 第5章. 文字处理软件应用. 125. 图 5-23 给出了字符的部分格式效果。. 图 5-23. 不同字体格式的效果. 3．使用“格式”工具栏设置字符格式打开“视图”→“工具栏”菜单，调出“格式”工具栏，在“格式”工具栏内包括一些常用的字符格式设置命令按钮，如图 5-24所示。. 图 5-24. “格式”工具栏. 4．更改字母大小写 Word 提供了专门对英文进行排版的功能——更改大小写。利用此项功能，可以轻而易举地将大写英文转换成小写，或者从小写转换到大写，具体操作步骤如下：（1）选中要更改大小写的文本。（2）单击“格式”→“更改大小写”命令，打开“更改大小写”对话框。（3）在对话框中选中“词首字母大写”单选按钮，单击“确定”按钮，即可将选中的文本中的词首字母都变为大写。 5.4.2. 段落排版. “段落”是文本、图形、对象或其他项目等的集合，后面跟有一个段落标记，一般为一个硬回车符（按 Enter 键）。段落格式化包括设置段落中的文本对齐方式、首行缩进、左/右缩进、行间距、与段前和段后的间距等。段落格式化操作只对所选择文本或插入点所在段落有效，因此，在对段落进行格式化操作前必须先选择需要进行格式化的段落或将插入点移动到需要格式化的段落中。如果需要对多个段落同时进行格式化操作，则需要同时选中这些段落，然后进行格式设置。 1．对齐方式在文档中对齐文本可以使文本更容易阅读和清晰。文本对齐方式是指段落中的文本相对于左、右缩进标志的位置。其对齐方式共有 5 种：（1）左对齐：把段落与左缩进标志对齐。（2）居中：把段落放在左右缩进标志的中间。（3）右对齐：把段落与右缩进标志对齐。（4）两端对齐：通过词与词之间自动增加空格的宽度，使正文沿页的左右边对齐（段落的最后一行除外），对英文文本有效，防止出现一个单词跨两行的情况；对于中文效果同“左对齐”。.

(21) 126. 大学计算机基础. （5）分散对齐：调整段落中每行字符的间距，使字符均匀地填满整行，包括段落的最后一行，对中、英文均有效。也可以首先选中文本，然后单击“格式”工具栏的“分散对齐”按钮，选择分散对齐的宽度，如图 5-25 所示。图 5-25 调整“分散对齐”的宽度改变段落对齐方式的操作方法包括：（1）菜单操作：选择“格式”→“段落”命令，显示“段落”对话框。在“缩进和间距” 选项卡下，在“对齐方式”下拉列表框中选择一种对齐方式，在“预览”框里可预览实际效果，如图 5-26 所示。（2）工具栏：单击“格式”工具栏的文本对齐方式按钮来实现，它们的功能依次为“两端对齐”、“居中”、“右对齐”和“分散对齐”。（3）快捷菜单：右击所选段落，在快捷菜单中选择“段落”命令，显示“段落”对话框，如图 5-26 所示。. 图 5-26. “段落”对话框. 设置好的对齐效果如图 5-27 所示。. 居中. 在指定宽度内分散对齐在行内分散对齐右对齐. 图 5-27. 对齐效果.

(22) 第5章. 文字处理软件应用. 127. 2．文本的缩进 “段落缩进”的含义是使选定段落的左边或右边留出一些额外的空间，使此段落能区别于其他段落。文本缩进包括段落左缩进、右缩进、段落首行缩进和悬挂缩进 4 种设置，其缩进的距离可由标尺上对应的 4 个标志指示。如果标尺未在 Word 窗口显示，可执行“视图”菜单中的“标尺”命令将其显示出来，如图 5-28 所示。悬挂缩进标志首行缩进标志. 右缩进标志. 左缩进标志图 5-28. 水平标尺及其上的各种缩进标志. 段落的左/右缩进指段落相对于左/右页边距的缩进，它可以造成某些特殊的编排效果；悬挂缩进是指除了段落首行以外的其他行的缩进位置；首行缩进是指段落的第一行的行首字符位置相对于整个段落的左缩进位置再进行缩进的距离，缩进段落的首行可以将该段落与其他段落明显地区分开来。这里需要特别提醒：在 Word 中输入文本时，不要通过空格键来控制段落首行和其他行的缩进（空格也被作为字符看待），也不要利用回车键来控制一行右边的结束位置（回车键就意味着一个段落的结束），因为这样做会妨碍 Word 对于段落格式的自动调整。在 Word 中提供了三种能够实现段落缩进的方法。方法一：使用标尺设置所选段落的首行缩进和左、右缩进，只需简单地用鼠标分别拖动标尺上的首行缩进标志、悬挂缩进标志、左缩进标志和右缩进标志。使用鼠标拖动各种缩进标志时需要注意如下几点：（1）左缩进与悬挂缩进标志总是粘在一起的，当拖动悬挂缩进标志时，左缩进标志也会一起移动。（2）由于首行缩进是相对于左缩进位置的，所以当拖动左缩进标志时，首行缩进标志也会跟着一起调整。（3）按住 Alt 键，同时使用鼠标拖动缩进标志可精确定位拖动的位置。方法二：使用菜单命令设置左右缩进、首行缩进及悬挂缩进等。其操作步骤如下：（1）选择要设置缩进的一个段落或多个段落，选择“格式”→“段落”命令，显示“段落”对话框，如图 5-29 所示。默认显示“缩进和间距”选项卡。（2）在“缩进”栏的“左”和“右”微调框中分别选择或键入段落左缩进和右缩进的距离值；在“特殊格式”组合框中选择首行缩进或悬挂缩进，并在“度量值”组合框中选择或键入段落缩进的距离值；在“预览”框里可预览实际效果。“距离值”和“度量值”在系统中默认的单位是“字符”，也可以直接键入“磅”或“厘米”作为单位，或者在“工具”→“选项” →“常规”选项卡下选择度量单位。方法三：使用“格式”工具栏中的“减少缩进量”按钮和“增加缩进量”按钮。选择要设置缩进的一个段落或多个段落，然后单击“格式”工具栏中的“减少缩进量” 按钮和“增加缩进量”按钮，即可把选中的一个或多个段落同时设置缩进。.

(23) 大学计算机基础. 128. 图 5-29. 通过“段落”对话框设置缩进. 3．设置行距和段间距设置间距包括设置段落中的行间距、段落与前段的间距（段前距）以及段落与后段的间距（段后距）三个方面。使用菜单设置行距以及段前距、段后距的具体操作步骤如下：（1）选中要更改间距的一个段落或多个段落。（2）单击“格式”→“段落”命令，切换到“缩进和间距”选项卡。（3）在“间距”选项组中，在“段前”或“段后”微调框中，输入所需的间距。如图 5-29 所示，输入段前距为 0.5 行，输入段后距为 2 厘米。也可以使用磅数来表示，例如输入段后距 12 磅。（4）在“行距”下拉列表框中，选择行距的类型。“行距”组合框中各选项的意义如下： z “单倍行距” ：把每行间距设置成能容纳行内最大字体的高度，其值为字符的实际大小加上一个较小的额外间距。额外间距的大小取决于所用的字体。默认情况下，5 号字的行距为 15.6 磅。 z “1.5 倍行距”：把每行间距设置成单倍行距的 1.5 倍。 z “2 倍行距” ：把每行间距设置成单倍行距的 2 倍。 z “最小值”：设置成 Word 可以自动调节到可容纳最大字体或图形的最小行距。 z “固定值”：设置成不需 Word 调节的固定行距。 z “多倍行距” ：允许行距以任何百分比增减。例如：把行距设置成 1.2 倍，则行距增大 20%。如果选择的行距为“最小值”、“固定值”或“多倍行距”时，可根据需要在“设置值” 组合框中选择或输入一个行距值。 5.4.3. 其他常用格式设置. 1．分栏编辑报纸、杂志时，经常需要对文章做各种复杂的分栏排版，使得版面更生动和更具可读性。在默认情况下，Word 的 Normal 模板被设置为一栏格式，即没有分栏。在日常的应用中，经常需要将一段文字分为两栏或多栏，或者实现一栏与多栏的混合使用，以达到不致于过.

(24) 第5章. 文字处理软件应用. 129. 于平淡的效果。可以对整个文档进行分栏，也可以只对单个或几个段落进行分栏。实现文档分栏的操作步骤如下：（1）打开一个文档，选中需要分栏的一段或多个段落（或者按 Ctrl+A 键全选文档，对整个文档进行分栏）。（2）选择“格式”→“分栏”命令，显示“分栏”对话框，如图 5-30 所示。（3）在“分栏”对话框中，分别设置分栏的版式、栏数、栏宽和栏间距等。设置不等宽的分栏版式时，先取消选中“栏宽相等”复选框，再在“宽度和间距”微调框中逐栏输入栏宽和间距。（4）完成后单击“确定”按钮，分栏效果如图 5-31 所示。. 图 5-30. “分栏”对话框. 图 5-31. 分栏效果. 多种分栏并存时可以看到不同栏之间系统自动增加了双虚线表示的“分节符”（如图 5-31 所示），单击常用工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”按钮可显示分节符。若要取消分栏，只要选择已分栏的段落，进行一分栏的操作即可，并且把栏前和栏后的分节符删除。分栏效果只在“页面”视图显示。在普通视图下无法显示分栏效果，而仅仅在所选内容的前后各插入一个“分节符（连续） ”标记。 2．首字下沉首字下沉和悬挂可增加文档的艺术效果（如图 5-32 所示）。这种特殊的排版效果经常被报纸杂志采用，尤其是英文的报纸杂志。. 图 5-32. 首字下沉的效果. 其操作方法如下：（1）把插入点定位在要设置下沉或悬挂的段落中。（2）执行“格式”→“首字下沉”命令，弹出“首字下沉”对话框（如图 5-33 所示）。（3）根据需要，在对话框中选择“下沉”或“悬挂”，还可设定“首字”的字体、下沉行数及与正文的距离。单击“确定”按钮。图 5-33. “首字下沉”对话框.

(25) 大学计算机基础. 130. 3．边框和底纹添加边框和底纹的目的是使内容更加醒目。选择“格式”→“边框和底纹”命令，屏幕显示“边框和底纹”对话框（如图 5-34 所示），可以为文字、段落或页面添加边框或底纹。（1）“边框”对选定的段落或文字加边框，可选择线型、颜色、宽度等框线的外观效果，见图 5-34（a）。（2）“页面边框”对页面设置边框，各项设置同“边框”选项卡，仅增加了“艺术型” 下拉列表框。其应用范围针对整篇文档或节。（3）“底纹”对选定的段落或文字添加底纹，在“样式”框中选择底纹的图案（填充点的密度等），在“填充”框中选择底纹的背景色，在“颜色”框中选择底纹的前景色。在图 5-34 （b）中，选择 20%的底纹图案，底纹的背景色为青绿色，前景色为黑色。. （a）“边框”选项卡. （b）“底纹”选项卡. 图 5-34. “边框和底纹”对话框. 页面边框、段落边框、文字边框、段落底纹及文字底纹的设置效果如图 5-35 所示。. 页面边框段落边框文字边框段落底纹文字底纹. 图 5-35. 边框、页面边框和底纹效果. 4．项目符号和编号提纲性质的文档称为列表，列表中的每一项称为项目。可通过项目符号和编号方式对列表进行格式化，使得这些文档突出、有层次感，或者当增加或删除项目时，系统会对编号自动进行相应的增减。选择“格式”→“项目符号和编号”命令打开该对话框，如图 5-36 所示，进行相应的操作。 z “项目符号”选项卡：项目符号可以是字符，也可以是图片。同样，通过“自定义” 对话框选择“字符”或“图片”按钮可改变符号的样式。.

(26) 第5章. 图 5-36. 文字处理软件应用. 131. “项目符号和编号”对话框. “编号”选项卡：编号为连续的数字或字母，根据层次的不同，有相应的编号。单击 “自定义”按钮，进入该对话框，如图 5-37 所示，可改变编号的形式、编号的起始值、字体、格式编排等。 z “多级符号”选项卡：多级符号可以清晰地表明各层次之间的关系，可以设置三级甚至更多层次的项目符号，如 1.1、1.1.1 等。创建多级列表必须首先确定多级格式，然后输入项目内容，再通过“格式”工具栏的“减少缩进量”和“增加缩进量”来确定层次关系，最后为其自动添加多级符号。 z “列表样式”选项卡：“列表样式”选项卡中可设置各级列表的样式。为段落添加项目符号、编号和多级符号的效果如图 5-38 所示。 z. 图 5-37. “自定义编号列表”对话框. 图 5-38. 各项目符号、编号和多级符号的设置效果. 5．中文版式 Word 还提供了对中文字的特殊处理，如简体与繁体字的转换、加拼音、加圈、纵横混排等中文版式处理功能。简体与繁体字的转换可通过“工具”→“语言”→“中文简繁转换”命令或“常用”工具栏对应的按钮实现。加拼音、加圈、纵横混排等功能可选择“格式”→ “中文版式”菜单中的对应命令来实现，中文版式的设置效果如图 5-39 所示。.

(27) 132. 大学计算机基础. 图 5-39. 中文版式效果样例. 6．格式刷如果要在文档中快速地将一部分文本的格式复制给另一部分文本，可以使用格式刷。格式刷是一个小型的格式复制器，它适用于进行重复的字体、字形以及段落格式等的设置操作。使用方法是：（1）字符格式复制。选定已设置格式的文本，单击常用工具栏中的“格式刷”按钮，鼠标指针变为刷子形。将鼠标指针从要复制格式的文本开始处拖到结束处，释放鼠标，鼠标指针拖过的文本具有与源文本相同的字符格式。（2）段落格式复制。选定已设置格式的文本并包括文本所在段落的段落标记，单击“格式刷”按钮，鼠标指针变为刷子形。将鼠标指针从要复制格式的文本开始处拖到结束处并包括文本所在段落的段落标记，释放鼠标，鼠标指针拖过的文本和段落具有和源文本及段落相同的字符格式和段落格式。注意：按上述方法，格式刷只能使用一次。若要多次使用，应双击常用工具栏中的“格式刷”按钮。如要取消“格式刷”功能，只要再次单击该按钮即可。 7．批注、尾注和脚注 “批注”是文档审阅人员在文档上所添加的批阅性文字，添加在正文的边缘。脚注和尾注是对文档中文本进行注释的两种方式，脚注由注释标记和注释正文组成，注释标记（即注释的编号）出现在文档中欲加脚注的文本之后，脚注正文一般放在每页的底部；尾注的功能与脚注基本相同，但尾注正文通常置于文档末尾，最常见的尾注是文档所引用的参考文献的注释。（1）批注。添加批注的方法为：选中要插入批注的字符，选择“插入”→“批注”命令，显示出批注文本框，在此插入或修改批注内容，如图 5-40 所示。. 图 5-40. 批注. 删除批注的方法为：在被注释的文本上或相应批注文本框上右击，选择“删除批注”命令。（2）脚注和尾注。 1）添加脚注和尾注。用户可以添加任意长度的脚注或尾注文本，方法如下：.

(28) 第5章. 文字处理软件应用. ①将光标定位在需要添加脚注和尾注的文本后。 ②选择“插入”→“引用”→“脚注和尾注”命令，打开“脚注和尾注”对话框，如图 5-41 所示。在“位置”栏选择“脚注”或“尾注”选项，在选项右边的下拉列表框中可以选择脚注或尾注的插入位置。 ③在对话框的“格式”栏可以进一步进行“编号格式”、 “自定义标记”、“起始编号”、“编号方式”等选项的设置。 ④在“脚注和尾注”对话框中单击“确定”按钮，进入 “脚注”或“尾注”的编辑状态，输入注释内容。在页面视图下，Word 会直接将插入点移动到脚注或尾注区中，用户即可输入脚注和尾注文本。插入脚注的示例如图 5-42 所示。. 133. 图 5-41. “脚注和尾注”对话框. ٛ 脚注引用标记. 脚注注释文本页脚内容. 图 5-42. 脚注示例. 2）删除脚注和尾注。在文档窗口中选中要删除的注释标记，按 Delete 键即可删除该脚注或尾注。当删除了一个脚注或尾注后，其他脚注或尾注的编号会自动调整，以保持编号的连续性。 8．页眉与页脚设置页眉与页脚是文档页面顶部和底部的一块特殊区域。其内容可以是页码、日期、文章的标题或书籍的章节标题，也可以是作者姓名或公司徽标等文字或图形。在普通书籍或杂志的的页面上都很常见。（1）创建页眉和页脚。创建页眉和页脚的基本方法如下： 1）选择“视图”→“页眉和页脚”命令，或双击页眉和页脚位置即可进入编辑状态，此时文档窗口中的文本变暗淡，同时显示“页眉和页脚”工具栏。 2）在页眉编辑区域，可通过“页眉和页脚”工具栏的“插入页码”和“插入日期”等按钮插入相应的内容，还可以单击“插入自动图文集”按钮，在弹出的列表中选取所需项目进行插入。插入的页码、文件名等内容会随文档的编辑而自动发生变化。至于插入的位置，默认为.

(29) 大学计算机基础. 134. 居中，使用 Tab 键和 BackSpace 键可在左、中或右位置变换。如图 5-43 所示的页眉中插入了图片、文件名、日期及时间。工具栏插入的图片图 5-43. “页眉和页脚”编辑区及工具栏. 3）单击“页眉和页脚”工具栏的“在页眉和页脚间切换”按钮，移至“页脚编辑区域”，进行页脚的创建。 4）单击“页眉和页脚”工具栏的“关闭”按钮返回文档编辑区。（2）同一文档中不同的页眉和页脚。如果文档分为若干节，用户就可以在一篇文档的不同节插入不同的页眉和页脚。方法是：将插入点移到要创建页眉和页脚的节中，单击“视图” →“页眉和页脚”命令，单击“页眉和页脚”工具栏中的“同前”按钮，断开当前的页眉和页脚与上一节的连接（如果“页眉和页脚”工具栏中的“同前”按钮为选中状态，则各节的页眉和页脚相同）。此时用户可以按 Delete 键删除原来文档的页眉或页脚，建立当前节的页眉和页脚，再单击“页眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮完成。（3）首页不同的页眉和页脚。一篇文档的首页常常是比较特殊的，例如文章的封面或图片简介等，一般不需要加页眉和页脚。此时对页眉和页脚进行设置的具体操作步骤如下： 1）单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设置”按钮，显示“页面设置”对话框的“版式”选项卡。 2）在“版式”选项卡中，选中“首页不同”复选框，单击“确定”按钮返回到页眉区中。 3）这时在页眉区顶部将显示“首页页眉”字样，若不想在首页设置页眉或页脚，就把这两个区域清空。 4）单击“页眉和页脚”工具栏的“显示下一项”按钮。在顶端显示“页眉”字样的区域内，可以创建除首页外其他页文档的页眉或页脚。 5）单击“页眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮完成。（4）奇偶页不同的页眉和页脚。在书籍或杂志的编排中，奇数页和偶数页的页眉和页脚通常是不同的。具体操作方法如下： 1）单击“页眉和页脚”工具栏的“页面设置”按钮。 2）在“页面设置”对话框的“版式”选项卡中，根据需要选用页眉和页脚“奇偶页不同”，单击“确定”按钮返回到“页眉/页脚编辑区”。 3）此时，可单击“显示前一项”按钮或“显示后一项”按钮在奇数页和偶数页的页眉页脚编辑区域间切换。单击“在页眉和页脚间切换”按钮，可在页眉和页脚间进行切换。 4）单击“页眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮完成。如图 5-44 所示，在文档第 2 节设置偶数页页眉，左侧插入了文字“大学信息技术基础”，右侧插入“总页数”，且这一节的页眉和页脚设置选择“与上一节相同” 。页眉和页脚必须在“页面视图”下才会显示。如果要删除页眉和页脚，可在页面视图下双击页眉和页脚，进入页眉或页脚编辑区，选定要删除的文字和图形，按 Delete 键。删除一个页眉或页脚，Word 会自动删除同一节内的页眉或页脚，对于不分节的文档，将删除整个文档的页眉或页脚。.

(30) 第5章. 文字处理软件应用. 图 5-44. 页眉和页脚的编辑. 135. 5.5 表格制作与处理办公自动化中，各种类型的表格制作显得尤为重要，文档中经常要用到表格，有时需要用表格来组织文档中的文字和数字列，有时要利用表格将文字段落并行排列。Word 对表格的处理有它的独到之处，它对表格的处理与它对普通文档的处理形式是不同的，利用 Word 提供的功能，可以方便地制作表格、为表格指定各式各样的线框格式、在表格中插入或删除若干行或列、调整行高、调整列宽、表格中的文本对齐、表格中的数据计算以及文本与表格之间的相互转换等，从而提高制表工作的效率。 5.5.1. 创建表格. 当要在文档中插入表格时，只需将光标定位在需添加表格的位置，即可用下列方法来插入表格。方法一：使用“表格”→“插入”→“表格”命令，打开“插入表格”对话框，如图 5-45 所示。在此对话框中设置表格所需的行数、列数。在“固定列宽”框中输入所需要的列的宽度，也可以不输入，由 Word 自动配置或建立表格后根据需要进行调整。. 图 5-45. “插入表格”对话框. 方法二：绘制表格。对于简单和格式固定的表格，可以采用上述方法创建，但有时需要建立一些复杂的或格式不固定的表格，就需要用到 Word 提供的表格绘制功能。选择“表格”菜单的“绘制表格”菜单项或者单击“常用”工具栏的“表格和边框”按钮，打开“表格和边框”工具栏，如图 5-46所示。在“表格和边框”工具栏中，用户可以.