一、品號管理 A. 需求單位以書面提出新增品號需求後，由權責單位(研發單位)在「新品號申請作業」中新增一筆"暫時品號"資料。 (1) 新增品號： B. 暫時品號：可與正式品號相同或是與公司編碼原則不同，但不可與其他暫時性品號重覆。 新品號 申請流程 (2) 正式品號：新品號申請經過各單位提供相關資訊後，即可交由權責單位主管(研發主管)作最後確認，並賦予正式品號。 P. 5-1 (3) 若企業無新品號申請流程，可在「品號資料建立作業」中直接新增一正式品號之資料。 (1) 情境：成功科技研發單位針對市面上現有數位相機，進行機種功能改善，而創新研發出 一款新式相機。 練習範例 (2) 申請：工程師申請新品號，賦予臨時品號「410001 數位相機-專業型」，規格"SL 系列"，庫存單位"ea"，會計分類為「成品」。 (3) 完成：待權責主管確認後，賦予正式品號「410004」，成為正式的品號資料，後續各項作業即可使用此品號。 作業位置 ：庫存管理系統 → 基本資料管理 → 新品號申請建立作業。 A. 按下工具列的"新增"鈕，輸入新料號相關的資料，如：品號、品名、單位…等，然後"存檔"。 新品號 (1) 新增品號： 申請作業 B. 相關欄位說明：詳參本書第3章 基本資料蒐集之「品號資料建立作業」。 P. 5-2 A. 權責人員檢視資料無誤後"確認"，並依公司編碼原則賦予正式品號並"確定"，系統即自動產生一筆正式品號資料。 (2) 確認品號： B. 查詢確認：可在「庫存管理系統 \ 基本資料管理 \品號資料建立作業」中進行查詢新品號是否正式建立。 (1) 建議方式：當品號資料欄位有需變更時，為保留修改記錄以利日後追蹤，權責單位應使用「品號變更建立作業」進行品號資料變更。 品號資料 變更流程 (2) 變更確認：變更資料送交權責主管審核，若內容有誤就退回修改，確定無誤後執行"確認"動作。 P. 5-3 (3) 完成查詢：變更完成的最新品號資料可在「品號資料建立作業」中查詢。 (1) 成功科技有一料件「三腳架」(品號：900001)，由於原主供應商無法提供最佳交易條件，故重新評估供貨廠商及相關採購條件。 練習範例 (2) 主供應商最後確認為廠商-冠軍公司(代號： 1004)，且「固定前置天數」也由 7 天減少至 5 天，降低採購進料所需天數。 品號變更 作業位置 ：庫存管理系統 → 品號變更管理 → 品號變更建立作業。 建立作業 P. 5-4 步驟一：按下工具列的"新增"鈕，接著選取欲修改的品號及輸入欲變更的資料。
A. 選取欲修改品項：請在品號欄位旁的"品號資料查詢"開窗選取品號"900001"三腳架。 (1) 品號： B. 品號本身是經過申請確認後賦予的正式品號，品號本身不可變更。 A. 自動記錄：由系統記錄這是第幾版的變更，每變更一次，「變更版次」就會加 1，此欄位勿手動修改。。 (2) 變更版次： B. 特色：前一版次的變更未完成確認，不得進行下一個版次的變更。 C. 例如：「變更版次」為「0002」 者，是以「變更版次」為「0001」的內容為基礎所做的變更， A. 功用：依據性質相同的品號欄位分為 10 種類別，可依類別快速篩選單身可變更的欄位範圍，用來提升資料輸入效率。 (3) 修改欄位類別： B. 例如：選擇類別"9.業務"，會出現與業務相關之欄位(零售價、售價定價一..等)。若不作分類篩選則類別設為"0.全部"。 品號變更 A. 功能：用來刪除建立錯誤之品號資料。 建立作業 P. 5-4 (4) 刪除品號： B. 刪除前提：被刪除品號必須無庫存異動紀錄、不存在於產品結構表中、無任何安全存量、補貨點及經濟批量的管理設定。 C. 理由：符合以上條件系統才開放「刪除品號」的選項，以避免歷史庫存交易資料產生錯誤。
(5) 欄位型態：分為三種類型。 「C.Char」、「 V.Varchar」為文字型態、和「N.Numeric」為數字型態。 (6) 修改品號庫別：用來變更原有的品號單身欄位，如：庫別、安全存量及補貨點…等。 (7) 修改品號換算單位：是針對品號原有換算單位及換算比率關係進行修改。 步驟二：檢視資料無誤，進行"確認" (1) 按下工具列的"確認"鈕，當畫面出現「核」字就表示變更完成，此時「品號資料建立作業」才會呈現修改後的內容。 二、客戶資料管理 (1) 暫時代號：當業務單位與新客戶接洽時，蒐集客戶相關基本資料後，可指定一暫時性的客戶代號進行「新客戶申請建立作業」。 新客戶 (2) 審核確認：申請資料送交業務主管進行審核與"確認"，同時賦予正式客戶代號，後續客戶資料修改須透過「客戶資料變更作業」。 申請流程 P. 5-6 (3) 自動建立：申請資料確認完成後，系統會自動產生一筆正式的客戶資料在「客戶資料建立作業」中。 (4) 選擇新增：若公司規則允許，使用者亦可直接在「客戶資料建立作業」中直接新增一筆客戶資料。
(1) 臨時代號：業務單位開發新客戶"泰和數位科技"，先以臨時客戶代號「1001」 在「新客戶申請建立作業」建立。 練習範例 (2) 審查確認：待主管審核確認後，賦予正式客戶代號「1104」。 作業位置 ：訂單管理系統 → 基本資料管理 → 新客戶申請建立作業。 A. 按下工具列的"新增"鈕，輸入新客戶相關的資料，如：客戶代號、名稱…等，輸 入完成後"存檔"。 新客戶 (1) 新增建立： 申請建立 B. 相關欄位說明：詳參本書第3章 基本資料蒐集的「客戶資料建立作業」。 P. 5-7 A. 權責主管檢視資料無誤後，按下工具列的"確認"鈕，再依編碼原則賦予正式的客戶代號，最後按下"確定"鈕。 (2) 確認產生： B. 系統會自動產生一筆正式的客戶資料在「訂單管 理系統 \ 基本資料管理 \ 客戶資料建立作業」裡。 (1) 留下軌跡：若客戶資料變動需留下記錄或軌跡時，應透過"客戶資料變更建立作業"進行變更，其變更結果均呈現於"客戶資料建立作業"。 客戶資料 變更 (2) 客戶資料變更作業的作業方式與品號變更建立作業雷同，請參考前單元「品號變更建立作業」說明練習。 (3) 作業位置：訂單管理系統 \ 客戶資料變更管理 \ 客戶資料變更作業。 三、報價流程 (1) 業務人員依客戶需求於「報價單建立作業」中建立各報價品項之數量、價格等資料後， 列印憑證交由業務主管審核，資料無誤後"確認"。 報價流程 (2) 業務人員將己確認報價資料傳真或 E-mail 給客戶，待客戶同意報價單後，在報價單建立作業中點選"客戶確認"，完成報價確認程序。 說明 P. 5-8 (3) 同時完成單據確認及客戶確認之報價單方能成為後續單據(如客戶訂單)之前置單據。 (1) 本月 5 日客戶標竿公司(代號 1002)採購人員王小芬來電，想要購買「數位相機-高手玩家型」(品號：610001)數量 1,000 台(原單價未稅$25,000)， 還有「數位相機-SL 系列」 (品號：410001)數量 100 台(原單價未稅$20,000)，並因購買總量大要求給予折扣。 練習範例 (2) 成功科技業務(張明達)負責與標竿公司王小芬洽談，最後兩項報價商品以之前售價的八五折進行報價並註明價格有效期間為期兩週。 (3) 業務經理(王偉國)接獲報價的審核通知，確認無誤。隔日，標竿公司王小芬來電表示主管同意採買，後續會正式下單給成功科技。 報價單 作業位置 ：訂單管理系統 → 日常異動處理 → 報價單建立作業。 建立作業 P. 5-9 步驟一：按下工具列上「新增」鈕，新增一筆報價單
(1) 報價單別：欄位選擇對應單別代號(如：C211-配銷國內報價單)，系統會根據"單據性質設定"顯示出單號編碼(如：201001001)。 (2) 單據日期：輸入本次報價日期， 例如：本月 5 日（2010/01/05） A. 輸入本次交易客戶1002(標竿公司)，系統將自動帶出此客戶的相關設定資料。 (3) "交易資料"頁籤「客戶代號」： B. 可依實際需求修改帶出的資料內容。如：部門、業務人員、幣別、稅別碼及付款條件…等，。 步驟二：輸入報價單單身內容（客戶要求報價的產品資料），輸入完後將報價單"存檔"。 A. 可利用功能鍵 F2 品號資料查詢、F3 客戶計價資料查詢及 F4 整套組件展開協助快速選取報價所需之品號。 報價單 (1) "品號"欄位： 建立作業 B. 接著輸入數量、贈品量以及生效日、失效日(報價有效期間兩週)等資料，而後檢視或輸入這次交易單價、折扣率及金額等。 P. 5-9 (2) "單價"欄位：可利用功能鍵 F2 單價資料來查詢該產品的相關售價；F3 歷史報價查詢也可以得知之前該產品對同一家客戶的歷史報價記錄。 步驟三：報價單確認及客戶確認 (1) 報價確認：報價單存檔後，將憑證列印送權責主管審核、確認。 (2) 客戶確認：客戶認可本次報價資料後，就按下工具列的"客戶確認"鈕後，單頭「客戶確認」呈現。 (3) 注意：未經客戶確認的報價單，不得轉為正式客戶訂單或銷貨單。 步驟四：報價單憑證列印（作業位置：訂單管理系統 → 異動單據憑證 → 報價單憑證）。 P. 5-13 P. 5-11 常用報表 ：報價單利潤分析狀況表，其功用在於報價單建立後，可依此報表掌握各報價單之毛利率。 四、合約訂單流程 (1) 適用：當公司提供優惠價格予客戶，並與客戶簽定一定期間內訂購一定數量或金額的產品長期合約，合約內容應登錄在"合約訂單建立作業"。 合約訂單 (2) 合約確認：將合約內容送交權責主管審核，若有問題就進行修改；檢視正確無誤後進行單據"確認"。 流程說明 P. 5-15 A. 後續建立客戶訂單時，可指定未結案合約訂單為前置單據。 (3) 建立訂單： B. 己確認之訂單資訊，系統會回饋至對應之合約訂單。 C. 此外，系統會自動提供合約訂單上之優惠價格，同時可掌握合約訂單之完成度。
(1) 本月 8 日標竿公司之採購王小芬來電通知，本次訂購的數位相機為避免庫存囤積，希望以簽訂合約方式在一定期間分批訂購出貨。 練習範例 (2) 記錄合約訂單：於是成功科技業務張明達即將此長期訂購合約內容記錄在「合約訂單建立作業」中。 (3) 合約內容：產品數量與價格是根據本月 5 日的報價資料，有效期間為三個月，以訂購出貨數量達到合約數量作為結案條件。 作業位置 ：訂單管理系統 → 日常異動處理 → 合約訂單建立作業。 步驟一：按工具列上"新增"鈕開始新增合約訂單及單頭頁籤資料輸入 。 P. 5-16 (1) 合約單別：選擇一合約訂單之單別(例如：本案例請選 C2B1 配銷合約訂單)。 (2) 單據日期：本情境案例為 8 號 (2010/01/08)。 (3) 有效起始日期、有效截止日期：係記錄合約有效期間，後續客戶訂單之單據日期必須在此有效期間範圍內，才可追溯合約內容。 (4) "交易資料一"頁籤：輸入相關交易內容，如：廠別、部門及業務 員、交易及付款條件…等。 A. 目的：在此頁籤設定此合約之管理條件。 (5) 交易資料二： B. 後置單據是否可修改單價：主要是規範後續客戶訂單之價格，可在訂單管理系統的「單據性質建立作業」中設定。 合約訂單 P. 5-17 建立作業 C. 結案認定：用於定義合約達成的條件，可選擇「依金額」或「依數量」來認定結案與否。 步驟二：單身資料輸入(成功科技本次與標竿公司的合約內容乃參考己存在之報價單) (1) 建議：在單身"報價單別"欄位按 F2 鈕來查詢與選取對應的報價單，可自動帶出品號、數量、價格…等資料， 檢核內容無誤後即可存檔。 (2) 已受訂量、已訂金額、結案碼：皆由後續客戶訂單確認後更新回寫。 (3) 「結案碼」分為下列三種，以下採「依數量」作為「結案認定」來舉例： A. 「N.未結案」：表示已受訂量未達合約數量。 B. 「Y.自動結案」：表示已受訂量等於或大於合約數量。 C. 「y.指定結案」：在已受訂量未達合約數量前，因某些原因需中止合約時，可利用「合約訂單變更單建立作業」將此交易指定結案。 步驟三：單據確認。合約訂單內容經主管審核完成後，按下「確認」鈕後此合約訂單正式生效。
五、 接單流程─客戶訂單 (1) 輸入資料：當客戶訂單確認後，業務人員應依客戶需求建立"客戶訂單"，輸入前應先確認與輸入前置單據(報價單、合約訂單)。 訂單 (2) 接單確認：客戶訂單送交權責主管審核，若有問題則修改單據資料；資料正確無誤後進行單據確認。 接單流程 P. 5-18 A. 業務單位：保存客戶訂單，作為往後出貨依據及內部預計出貨檢視追蹤管理。 (3) 接單核准後： B. 生管單位：依據訂單內容直接產生製令或執行生產計劃，進行後續生產及原料採購。 (1) 本月 11日，業務張明達接到標竿公司訂購單，根據三天前合約內容訂購「數位相機-高手玩家型」(610001) 600 台，單價 21,250 元(未稅)， 練習範例 還有「數位相機-SL 系列」(品號：410001)數量 100 台，單價 17,000 元(未稅)，希望在本月 29 日將貨品送至標竿公司五股的倉儲中心。 (2) 業務張明達將上述標竿公司的訂購資訊輸入至系統，並通知經理核准。 作業位置 ：訂單管理系統 → 日常異動處理 → 客戶訂單建立作業。 步驟一：新增客戶訂單 A. 基本資料：按工具列上的"新增"鈕後，開始輸入客戶訂單資料，如：單別、單號、單據日期及客戶代號…等。 (1) 新增訂單： P. 5-19 B. 客戶代號：輸入後，系統自動帶出部門、業務員、廠別、交易幣別、稅別碼、 付款條件、交易條件等，這些資料可修改。 A. 複製來源：在工具列上按此鈕，有「報價單」及「合約訂單」兩複製來源可供選擇，本案例情境應選擇「合約訂單」。 (2) 複製前置單據： 客戶訂單 B. 前置單別：利用單據來源查詢開窗選取前置單據(合約訂單)號碼，確定後系統即將前置單據的內容複製至訂單中。 建立作業 (3) 輸入單頭其他頁籤資料，如在"送貨地址"處可依客戶要求送貨地點按 F2 客戶地址或 F3 地址資料查詢功能選擇、並進行修改。 P. 5-20 步驟二：單身資料維護。並於訂單內容輸入完成後"存檔"。 (1) 單身自動顯示合約訂單內容，檢視資料無誤或調整輸入此次客戶訂購內容(品號 610001 數量 600 台／品號 410001 數量 100 台)； (2) 訂單數量：輸入時可利用 F2 查詢各庫庫存量，或 F3 查詢可用量(現有存量－已受訂量＋已借出量)。 (3) 預交日：應於確認品項、數量、單價、金額等資料正確後，輸入正確的預交日(本月 29 日)。 (4) 已交數量：由銷貨或銷退數量累計更新回寫，請勿手動輸入已交數量。
(5) 結案碼：由系統自動更新回寫，可分為下列三種。 P. 5-20 A.「N：未結案」：表示訂購量尚未全數交貨。 B.「Y：自動結案」：表示該筆訂購已全數出貨完成。 (a) 意涵：在尚未全數交貨前，為某些因素必須中止出貨。 C. 「y：指定結案」： (b) 方式：可透過「訂單變更單建立作業」或「訂單指定結案作業」將訂單指定結案，掌握客戶訂單狀態。 (6) 來源別、前置單別、前置單號、前置序號：記載訂單內容之來源及對應單號。 客戶訂單 建立作業 A. 來源別 「1.報價單」：表示該品項由報價單轉訂單，前置單據為報價單。 B. 來源別「2.合約訂單」：表示該品項由合約訂單轉訂單，前置單據為合約訂單。 C. 來源別「3.訂單變更」：表示該品項是由訂單變更單新增的品項，前置單據為訂單變更單。 D. 來源別「9.其他」：表示該品項是直接於此訂單內手動輸入新增加的品項，無前置單據。 A. 功用：用於此筆訂單之商品己確定向特定廠商進行採購，則可在此欄位輸入供應商代號。 (7) 請採購廠商： B. 優點：後續可運用「訂單轉請購單複製作業」或「訂單轉採購單複製作業」 產生向指定廠商採買之請購單或採購單。 步驟三：單據確認。業務人員將訂單送交主管審核，確認無誤後由主管進行"確認"表示客戶訂單正式生效。 六、接單流程─訂單變更單 (1) 提出需求：客戶對於訂單內容提出修改需求(如：追加訂購商品、更改交期、取消訂購….等)。 訂單 變更流程 (2) 確認變更：業務人員依據訂單變更內容建立「訂單變更單」後，交由主管審核後確認單據，訂單內容即呈現最新資訊。 P. 5-22 (3) 後續調整：變更單憑證除業務部門留底作為後續出貨追蹤外，同時需送交相關單位(生管或採購或製造部門)，以利調整後續之採購或生產。 (1) 11日標竿公司採購王小芬來電通知業務張明達，表示之前訂購的「數位相機-高手玩家型」(610001)要額外追加 100 台(本次共計 700 台)。 練習範例 (2) 另外想以相同折扣再購買「數位相機-專業型」(610002) 100 台，原單價每台 22,500 元(未稅)，一樣也是本月 29 日交貨 (3) 客戶同時要取消原本訂購的「數位相機-SL 系列」(410001) 數量 100 台。
作業位置 ：訂單管理系統 → 日常異動處理 → 訂單變更單建立作業。 步驟一：新增訂單變更單。按工具列上的"新增"鈕。 P. 5-23 A. 在此欄位按 F2 開窗點選欲修改變更的訂單，訂單單別及單號會顯示原訂單之單別和單號。 (1) 訂單單別 & 單號： B. 輸入訂單單號後，系統會自動帶出原始訂單資料，可視需求修改，但"客戶代號、訂單日期、廠別"欄位不可變更。 A. 自動記錄：由系統記錄這是第幾版的訂單變更，每變更一次，「變更版次」就會加 1，此欄位勿手動修改。 (2) 變更版次： B. 特色：前一版次的變更未完成確認，不得進行下一個版次的變更。 C. 例如：「變更版次」為「0002」 者，是以「變更版次」為「0001」的內容為基礎所做的變更。 (3) 單據日期：本例訂單變更日期為 11 日 (2010/01/11)。 A. 目的：為方便日後掌握訂單變更的狀況，可在此欄位註明此張訂單變更單發生的重要原因。 (4) 變更原因： 訂單變更 B. 個別原因：但若欲針對單身各品項之變更原因分別說明或加註，亦可於單身品項補充說明細節或逐一輸入變更原因。 建立作業 (5) 整張結案：用於若因特殊狀況需取消整張訂單時勾選，單身內容勿需再逐筆結案。 A. 功用一：當單身所有品項需統一更改預交日時，輸入新預交日後，單身資料會自動全部帶出且己變更為新的預交日。 (6) 變更整張預交日： P. 5-24 B. 功用二：原訂單單身品項眾多均需修改，且不想在單身中逐筆挑選時，輸入預交日後即可自動帶出所有單身資訊。 步驟二：變更單身品項內容後"存檔" A. 查詢品項：在原序號欄位按 F2 開窗點選欲修改的品項。本例為「數位相機-高手玩家型」(品號：610001) 點選後帶出資料。 (1) 變更一： B. 輸入變更：品項 610001 追加數量 100 台，因此「訂單數量」由原本 600 變更為 700， 並在單身輸入變更原因。 A. 查詢品項：在原序號欄位按 F2 開窗點選欲修改的品項。本例為「數位相機-SL 系列」(品號：410001) 點選後帶出資料。 (2) 變更二： B. 輸入變更：品項 410001 取消訂單，因此「訂單數量」由原本 100 變更為 0， 並在單身輸入變更原因。 A. 新品項：在原序號欄位按 F3 由系統自動賦予序號，或是自行輸入一個原訂單不存在的單身序號，視為新增一筆資料。 (3) 變更三： B. 輸入變更：然後再輸入「數位相機-專業型」的品號、數量、單價…等資料。訂單變更內容輸入完成後存檔。
步驟三：變更單據確認與變更後訂單內容查詢。 訂單變更 P. 5-25 建立作業 (1) 變更確認：業務人員依據訂單變更內容建立「訂單變更單」後，交由主管審核後"確認"單據，訂單內容即呈現最新資訊。 (2) 變更檢視：點選變更單單身中想查看的品項，並在原始訂單的"串查"鈕的「歷史變更資料查詢」功能，就可以查看該品項變更的歷史記錄。 客戶接單 (1) 功用：統計一段時間內客戶的訂購量及未交量，以掌握訂單處理之狀況。 統計表 P. 5-26 (2) 作業位置： 訂單管理系統 → 報表列印 → 客戶接單統計表 (1) 訂單預計出貨明細表：依據訂單預計交貨日之角度進行控管。 常用 預計出貨 (2) 商品預計出貨明細表：依照品號角度查詢預計出貨資料。 報表 明細表 P. 5-27 (3) 客戶預計出貨明細表：以客戶資料範圍來篩選預計出貨狀況。 (4) 業務員預計出貨明細表：以業務員角度查詢個別接單及預計出貨狀況。 P. 5-29 訂單利潤分析狀況表 ：掌握目前接單的獲利狀況，提供主管作為分析之參考，以利擬定或調整銷售策略。 七、廠商資料管理 (1) 建立資料：當採購人員與新廠商接洽時，蒐集相關資料後在「新廠商申請建立作業」建立資料。 新廠商 (2) 審查資料：新廠商資料建立完之後交由主管審核，資料不完整或錯誤者退回採購人員更正。 申請流程 P. 5-31 (3) 確認資料：新廠商資料經主管審核無誤後進行確認(同時取得正式的廠商代號)，確認後此筆廠商資料即成為正式供應商資料。 (4) 修改資料：後續廠商資料若需修改則須透過「廠商資料變更作業」。 (1) 保存軌跡：若公司的供應商資料作任何修改或變動是需要留下記錄或軌跡進行管理的，應透過「廠商資料變更建立作業」進行變更。 廠商資料 變更作業 (2) 廠商資料變更作業的作業方式與客戶資料變更或品號變更建立作業雷同，請參考前單元(品號變更建立作業)之說明練習。 P. 5-32 (3) 作業位置：採購管理系統 → 廠商資料變更管理 → 廠商資料變更作業。 (1) 成功科技採購單位因採買原料貨品等需求，找到新的供料廠商「大智公司」，向公司提出新廠商申請需求。 練習範例 (2) 將廠商簡易資料輸入「新廠商申請建立作業」，經主管審核確認後， 成為正式供應廠商(代號：1104)。
作業位置 ：採購管理系統 → 基本資料管理 → 新廠商申請建立作業。 A. 按下工具列的"新增"鈕，輸入新廠商相關的資料，如：廠商代號、名稱…等，輸入完成後"存檔"。 新廠商 (1) 新增建立： 申請作業 B. 相關欄位說明：詳參本書第3章 基本資料蒐集的「供應廠商資料建立作業」。 P. 5-32 A. 檢視資料無誤後，由權責主管按下工具列的"確認"鈕，接著選擇適合的編碼原則賦予正式的廠商代號，再按下"確定"即可。 (2) 確認產生： B. 資料確認後，系統會自動產生一筆正式供應商資料在「採購管理系統 \ 基本資料管理 \ 供應廠商資料建立作業」裡。 八、請購流程 (1) 請購申請：需求單位提出採購需求之申請，並執行「請購單建立作業」輸入申請料號、數量等內容成為請購單。 請購 (2) 請購確認：請購單由需求主管簽核，內容無誤則將請購單確認且交由採購部門進行後續作業。 流程說明 P. 5-33 A. 檢視需求：接到已確認請購單後，在「請購單資料維護作業」檢視需求的合理性(如：是否有代用品／採購數量是否合宜…)。 (3) 採購單位： B. 協商需求：若有需要作調整的部份則與原請購單位進行協商調整請購單內容，請購內容經審核通過後即進行後續採購程序。 (1) 12 日業務張明達檢視標竿公司 11日所下訂單，確認所訂品項為外購品，因此將客戶訂單內容複製成請購單，向供應廠商名望公司(1007)購買。 練習範例 (2) 採購內容：「數位相機-高手玩家型」(610001) 700 台、「數位相機-專業型」(610002) 100 台，為確保出貨順利故希望廠商在出貨三天前交貨。 作業位置 ：訂單管理系統 → 批次作業 → 訂單轉請購單複製作業。 步驟一：執行「訂單轉請購單複製作業」，並將「基本選項」、「進階選項」頁籤內的欄位進行設定。 P. 5-34 (1) 選擇廠別：需與訂單相同廠別，否則無法選取訂單，本例原訂單是製造一廠(TP01)。 訂單 轉請購單 (2) 選擇訂單單號：開窗選取將轉為請購單之訂單單號，可選擇一筆或數筆訂單進行複製，本例訂單單號 C221-201001001。 複製作業 (3) 選擇客戶代號、選擇訂單日期：此兩項目亦可當作篩選訂單範圍的條件。 (4) 輸入請購單別：指定本次產生的請購單別，本例為 C311。 (5) 輸入請購日期：輸入產生請購單的日期，本例為本月 12 日(2010/01/12)。
A. 品號之主供應商：是根據訂單品項在"庫存管理系統 \ 品號基本資料"設定的主要供應商為請購單中各品項之供應廠商。 (6) 選擇廠商： B. 指定廠商：以「輸入廠商代號」處所輸入之廠商為本次請購單各品項的供應廠商。 P. 5-34 C. 訂單請採購廠商：以訂單單身「請採購廠商」中所指定的廠商作為請購單中各品項之供應廠商。 (7) 選擇需求日計算方式：有倒推法和正推法二種方式可供選擇。 A. 依訂單預交日減 X 天：X 可填入 1, 2, 3…等天數，表示依照訂單預計交貨日往前推算 X 天為此次請購之需求日。為倒推法。 B. 依前置天數推算：依照請購日期加上設定在"品號資料建立作業"的前置天數往後推算，推算廠商何時可以交貨，作為此次請購之需求日。 (8) 輸入請購人員：開窗選取本次申請請購的人員，此欄位不可空白。 A. 功用：以「品號屬性」來篩選此次可被轉成請購單的品項。本例只需勾選「P：採購件」的品項產生至請購單。 (9) 選擇訂單單身品號屬性： P. 5-35 B. 例如：一張訂單有兩款相機，一為外購商品，另一為自行生產的產品，則需勾選"P：採購件"與"M：自製件"。 訂單 轉請購單 (10) 請購確認：當選項設定完成後按下"確認"鈕，系統便會自動產生請購單據(不需再人工新增輸入)。 複製作業 步驟二：檢視「訂單轉請購單複製作業」是否完成 P. 5-36 (1) 先點選主畫面工具列的"顯示報表工作佇列"鈕，用來開啟佇列工作控制台。 A. 依"工作代號"或"作業名稱"找出「訂單轉請購單複製作業」， 若「處理狀態」呈現「已完成」表示該作業執行完畢。 (2) 在"批次"頁籤： B. 若右下角的"處理結果"有顯示拋轉產生的請購單號(例如 C311-201001001 – C311-201001001)，表示順利完成。 步驟三：檢視「請購單」內容 P. 5-37 (1) 開啟作業：採購管理系統 → 請購資料管理 → 請購單建立作業。 (2) 在工具列按"查詢"鈕找出「訂單轉請購單複製作業」所產生的請購單。 A. 選項：共有MRP、 LRP、再補貨建議表、BOM 自動請購、訂單轉請購、製令需求檢視表、其他等七項。 (3) 來源別： B. 特性：此欄位由系統自動產生，無法修改。本例因該張請購單據是從訂單複製而來，故來源別顯示「訂單轉請購」。
(4) 最低補量：取自「品號資料建立作業」中設定的數值，提供相關人員參考。 P. 5-37 A. 假設：在執行「訂單轉請購單複製作業」時，選擇需求日計算方式為「依訂單預交日減 3 天」。 (5) 需求日期： 訂單 B. 計算：原客戶訂單的預計出貨日期為 29 日，減3日後，則需求日期應為本月 26 日，但仍可依需求修改。 轉請購單 複製作業 (6) 供應廠商：若不確定供應廠商時可空白，由後續接手之採購人員進行維護。 (7) 參考單別、單號、序號：因此張請購單是由客戶訂單複製過來，故此處應顯示訂單號碼。 A. 若顯示為「N:未結案」且「採購單號」空白：表示此請購單並未正式轉為採購單向供應廠商採買。 (8) 結案碼： B. 系統回饋：當進行後續採購相關作業後，系統會自動將資訊回饋於此。 常用報表 ： 「採購管理系統 \ 請購資料管理 \ 已請未購明細表」。其用途乃需求單位用以查詢、追蹤請購資料是否已進入採購程序。 P. 5-39 九、採購流程 (1) 請購檢視：採購單位接獲申請單位的請購單，先在「請購資料維護作業」裡檢視及維護請購的內容。 (2) 採購申請：再透過「請購資料更新作業」，自動將請購的內容整合後轉成採購單。 採購 流程說明 (3) 採購確認：將採購單送交採購主管簽核，內容若有問題則交回採購人員進行更正，若內容無誤則將採購單確認。 P. 5-42 (4) 下單採購：再將採購單內容以書面或電子方式通知供應廠商，正式下單採購。 (5) 掌握進度：可運用系統提供的各式管理報表掌握採購單的處理狀況。 (1) 12 日採購蔡佳伶檢視請購需求發現當天有一張來自業務張明達的請購單，於是根據請購內容向廠商名望公司(1007)業務吳慧琴詢價。 練習範例 (2) 名望報價資料：數位相機-高手玩家型 (610001) 700 台、20,000 元/台(未稅)，數位相機-專業型(610002) 100 台、15,000 元/台(未稅)，26 日交貨。 (3) 1 月 13 日經採購課長同意名望公司報價資料後，佳伶將請購資料維護完成拋轉成採購單， 正式向名望公司下單。 步驟一 作業位置 ：採購管理系統 → 請購資料管理 → 請購資料維護作業。 請購資料 維護作業 目的 ：逐筆檢視且維護請購資料各欄位內容，確保可以順利拋轉成採購單。 P. 5-43 (1) 逐筆核對：開啟後，按工具列的"查詢"鈕，選擇維護的請購品項、資料，因一個畫面只顯示一個品項資料，故需逐筆核對請購資訊。
(2) 按下"修改"鈕進行資料維護，作業畫面左半部是顯示原始請購單內容，不得修改；須於右半部將確定的各項採購資訊進行維護或修改。 (3) 採購人員、供應廠商、交貨庫別：若在「品號資料建立作業」有設定，便會自動帶出為預設值，可視實際狀況修改。 (4) 採購數量、單位、稅別碼、採購幣別、採購單價、採購金額、交貨日等：均由採購人員依檢視實際狀況維護各欄位之內容。 步驟一 A. 「N：未結案」：表示此品項尚未產生採購資料。 請購資料 維護作業 (5) 結案碼： B. 「Y：自動結案」：表示該筆品項已產生採購資料。 P. 5-43 C. 「y：指定結案」：當採購單位決定不要購買此品號，可按工具列之"指定結案"鈕後，此筆資料後續將不會被轉成採購單。 A. 功用：當採購人員維護完成此筆資料，可將「鎖定碼」打勾，表示該筆要採購且已審核過。 (6) 鎖定碼： B. 注意：已鎖定者，原請購單不能取消確認。 (7) 採購碼、採購單號：為執行「請購資料更新作業」產生採購單後， 系統會自動將訊息回饋，該筆請購(維護)資料即無法修改。 作業位置 ：採購管理系統 → 請購資料管理 → 請購資料更新作業。 目的 ：產生正式採購單。 步驟二 (1) 基本選項：選取要拋轉成採購單的請購單號，可運用"鎖定選項"來篩選已完成詢議價審核的請購品項，本例選擇「已鎖定」者產生採購單。 請購資料 P. 5-44 更新作業 (2) 進階選項：輸入「採購日期」、「採購單別」作為後續產生單據的依據，最後按下"確認"鈕即開始將請購單整合後拋轉為採購單。 P. 5-45 (3) 檢視作業：若欲確認此作業是否成功產生採購單，可至「佇列工作控制台」中「批次」頁查看「請購資料更新作業」執行情形。 (4) 作業完成：產生的採購單號會回寫至請購資料，可到「請購資料維護作業」及「請購單建立作業」中檢視系統回饋之採購單資訊。 P. 5-46 作業位置 ：採購管理系統 → 日常異動處理 → 採購單建立作業。 步驟三 目的 ：檢視採購單資料。 採購單 建立作業 (1) 將系統產生的採購單查詢出來後，先檢查採購單的單頭資料是否正確，例如：供應廠商、 日期、交易幣別、送貨地址、交易條件..等。 P. 5-47 A. 種類：共分「1.請購」、「2.LRP」、「 3.MRP」、「 4.訂單」、「5.合約採購」、「6.採購變更」及「9.其他」七種。 (2) 來源： B. 功用：用於顯示採購單源於何處。本例是由請購產生的採購單，因此會顯示"1.請購"；若以新增建立的話，會顯示"9.其他"。
(3) 已交數量：系統由後續的「進貨單」及「退貨單」的數量來回寫更新，不由使用者手動輸入。 (4) 結案碼：是以「已交數量」是否達到「採購數量」來判定變化，由系統回饋更新。 A. 「N：未結案」：表示採購品項尚未全數進貨，已交數量＜採購數量。 步驟三 B. 「Y：自動結案」：表示採購之品項已全數進貨，已交數量≧採購數量。 採購單 建立作業 (a) 意涵：係指某些因素導致"未結案"的採購單決定不再進貨，因此，須將不再出貨之品項指定結案。 P. 5-47 C. 「y：指定結案」 ： (b) 作法：採購單指定結案動作可透過『採購變更單建立作業』或『採購指定結案作業』來執行。 (5) 請購單別、單號、序號：由於此張採購單是由請購單更新過來，因此在此欄位中系統會記錄請購單的資訊。 (6) 參考單別、單號、序號：此外，因請購單是由客戶訂單複製所得，所以系統會同時在此欄位中記錄訂單資訊。 (7) 注意：由於同一張請購單的不同品項可能向不同廠商採買或是採購條件有所不同，因此一張請購單可能會拋轉多張採購單。 十、採購變更流程 (1) 變更申請：當企業的需求有變化或廠商對採購單內容提出更改需求時，應由採購人員執行 「採購變更單建立作業」新增變更之內容。 採購變更 流程 (2) 變更確認：採購變更單應送交主管簽核後，若有問題就請採購人員進行修改；內容無誤則確認，採購變更單內容將更新至原本的採購單中。 P. 5-49 (3) 變更執行：採購變更憑證須即時送至廠商及公司內部相關單位，以便後續能順利進貨。 (1) 本月 13 日採購人員蔡佳伶接獲品管部門通知，日後商品進貨檢驗方式由 原本的抽樣檢驗改為全面檢驗，導致品檢所需時間延長。 練習範例 (2) 佳伶為避免耽誤出貨交期，聯絡廠商名望公司希望能將原本(數位相機-高手玩家型、專業型 ) 26 日的到貨時間提前至 22 日。 (3) 另外為了因應研發需求，加購「數位相機-高手玩家型」(品號 610001) 5 台(共計 705 台)。 作業位置 ：採購管理系統 → 日常異動處理 → 採購變更單建立作業。 採購變更 步驟一：新增「採購變更單」 。按工具列上"新增"鈕。 建立作業 P. 5-49 (1) 採購單別、單號：欄位開窗"查詢"這次要變更的採購單資料。 (2) 單據日期：本例採購單變更日期為 13 日 (2010/01/13)。
A. 自動記錄：由系統記錄這是第幾版的採購變更，每變更一次，「變更版次」就會加 1，此欄位勿手動修改。 (3) 變更版次： B. 特色：前一版次的變更未完成確認，不得進行下一個版次的變更。 C. 例如：「變更版次」為「0002」 者，是以「變更版次」為「0001」的內容為基礎所做的變更。 (4) 整張結案：當企業因某些因素取消訂購單並要求廠商不再交貨，即可勾選將整張採購單都取消，單身內容便無須再逐筆結案或處理。 (5) 變更原因：通常用於說明該次變更之原因，若需要針對某些品項的變更細節說明時，就可以 搭配單身的「變更原因」欄位加以說明。. 步驟二：將「數位相機-高手玩家型」(610001)預計交貨日期提前至 22 日且數量追加 5 台，於單身資料中變更，完成後存檔。 (1) 原序號：利用 F2 開窗選取(品號：610001)，資料帶入後將「採購數量」變更為 705，將「預交日」更改為 22 日並輸入「變更原因」。 採購變更 建立作業 (2) 另一品項「數位相機-專業型」(品號：610002)的預交日變更處理方式亦同。 P. 5-49 (3) 注意：若欲新增採購原本採購單不存在的品項，可選擇利用 F3 自動賦予最大序號功能或自行輸入一個單身不存在的序號。 A 功用：不論有無進貨資料，若在"已交數量＜採購數量"前就因某些因素不再進貨，即應勾選之，表示此筆資料將不再進貨。 (4) 指定結案： B. 特殊：若直接將「採購數量」變更為 0，並勾選「指定結案」，即表示此品項未進貨前就取消採買。 步驟三：審核採購變更單內容無誤後即可"確認"採購變更單。 (1) 更新資料：已確認之採購變更單，系統會更新變更的資訊到原採購單。欲查詢採購品項的變更歷史記錄，可至「採購單建立作業」查詢。 (2) 查詢方式：用滑鼠點指單身想要查看的指定品項，再按"串查"鈕，於下拉選單裡執行"歷史變更資料查詢"功能，即可取得變更資訊。 作業位置 ：採購管理系統 → 報表列印。 (1) 預計進貨表：系統提供「廠商、品號、製令、採購、及來源」五種不同角度的預計進貨報表，用以控管及跟催進貨狀況。 常用 報表 註：來源預計進貨表，依據採購單之來源角度，如：客戶訂單、請購單及 LRP、MRP 或其他等的預計進貨資料。 (2) 採購價格異常表：比較採購單單價與主供應商之品號廠商價格之差異，掌握採購價格之波動。 (3) 採購價格調幅表 列印一段期間內，採購單價之漲跌狀況，用以進行分析及進行異常管理。
十一、 進貨/進貨驗收/驗退流程 A. 點收：倉管人員應核對廠商出貨單及發票內容是否相符，並將點收的品項和數量記錄在「進貨單建立作業」中。 (1) 廠商到貨： B. 入庫 or 待驗：紀錄後，將免驗之貨品直接入庫，須進貨驗檢之貨品暫置於待驗區。 進貨驗收 A. 檢驗記錄：待驗貨品經品管人員檢驗完成之後，應在「進貨單驗收作業」中記錄檢驗結果。 驗退流程 (2) 驗收作業： P. 5-57 B. 上架 or 驗退：檢驗結果記錄後，合格品由倉管人員進行入庫上架，不良品存放於驗退區中不入庫，故不會影響庫存數量。 (3) 驗退作業：不良品將請資材單位通知廠商取回，記錄於「驗退件退回作業」中。 (1) 22 日資材部收料組許湘琴收到由名望公司送來的"數位相機-高手玩家型"(610001) 705 台及"數位相機-專業型"(610002) 100台， 仔細核對原始採購單(C331-201001001)的數量等明細，於點收數量正確後簽收，存放在待驗區並將收貨資訊登錄系統。 練習範例 (2) 收料後，湘琴連絡品管課林志文進行檢驗，發現"數位相機-高手玩家型"(610001)有 2 台為不良品，請湘琴通知廠商取回，而將其他合格品入庫。 (3) 25 日廠商名望公司將「數位相機-高手玩家型」2 台不良品取回。 作業位置 ：採購管理系統 → 日常異動處理 → 進貨單建立作業。 (1) 按下工具列上"新增"鈕，建立一筆新的進貨單。 (2) 進貨單別：在此欄位選擇單別代號(如：C341 為配銷進貨單)，系統會根據單據性質設定自動賦予單號(如：201001001)。 (3) 供應廠商：輸入進貨廠商代號(如 1007 名望公司)後系統會自動帶出廠商基本資料的相關欄位，可視實際情況修改欄位內容。 步驟一 進貨單 (4) 單據日期：輸入實際收料收貨的日期，本例為本月 22 日(2010/01/22)。 建立作業 P. 5-58 (5) 按下工具列上的"複製前置單據"鈕，複製來源有兩種「採購單」、「借入單」。而本範例選擇以「採購單」為來源。 (6) 前置單別、單號：接著點選對應採購單號(如 C331-201001001)，按下"確定"鈕後單身自動會顯示原採購單的內容明細。 (7) 進貨數量：資材人員根據到貨內容確實記錄點收的數量至「進貨數量」欄位，同時也需要核對來源採購單別、單號以便後續進度追蹤。 (8) 檢驗狀態：因品管單位尚未進行驗收動作，其狀態為"1.待驗"，而"待驗"狀態的進貨單無法執行"確認"動作，系統會隨時更新檢驗狀態。 (9) 逾期碼：當進貨日期遲於原始採購單預交日，系統會自動勾選「逾期碼」表示廠商延遲交貨，作為後續廠商評核的紀錄。
作業位置 ：採購管理系統 → 日常異動處理 → 進貨單驗收作業。 (1) 按下工具列的"查詢"鈕找出須檢驗的品項。 (2) 再按下"修改"鈕，將檢驗合格數輸入在「驗收數量」的欄位，如：數位相機-高手玩家型進貨量為 705 台，有 2 台不良品，則驗收數量 703。 (3) 驗退數量：系統會自行計算驗退量(即進貨數量＝驗收數量+驗退數量)，同時系統會預設「計價數量」為驗收數量，可依需求修改。 步驟二 進貨單 (4) 驗收日期：為實際入庫的日期，實務上驗收日不一定與單據日期相同。 驗收作業 P. 5-59 A. 本例一：因「數位相機-高手玩家型」有驗退量，系統會自動更新檢驗狀態為「3.不良」。 (5) 檢驗狀態：本次「數位相機-高手玩家型」因為有驗退量，系統會自動更新檢驗狀態為「不良」；而「數位相機-專業型」驗收數量 100，全數驗收通過，檢驗狀態系統自動呈現「合格」；若遇有驗退情況但屬特殊原因需要特採，可以人 工更改為「特採」。B. 本例二：因「數位相機-專業型」驗收數量為 100，全數驗收通過，檢驗狀態系統自動呈現「合格」 C. 特殊：若遇有驗退情況但屬特殊原因需要特採，可以人 工更改為「特採」。 (6) 本次廠商到貨有兩筆品項，請記得進行第二筆的驗收資料登錄。 (7) 輸入完畢後"存檔"，並由品管主管"確認"後，系統會認定此筆進貨驗收已完成。 作業位置 ：採購管理系統 → 日常異動處理 → 進貨單建立作業。 (1) 權責主管按下工具列上"查詢"鈕，查詢一筆進貨單的驗收狀況。若資料確認無誤後，則"確認"此進貨單。 步驟三 A. 驗收動作完成後，會將驗收的狀況回饋在原有的進貨單上，如：驗收數量、驗退數量及 檢驗狀態…等。 進貨單 建立作業 (2) 驗收回饋： B. 驗收數量：為實際入庫，庫存增加的數量；計價數量：則是計算貨款/帳款/存貨金額的數量。 P. 5-60 C. 一般進貨的程序為：進貨數量(到貨) → 驗收數量(驗收) → 計價數量(貨款輸入)。 A. 請況1：若"空白"是表示該筆進貨資料尚未進行帳款處理。 (3) 結帳碼、應付憑單別-單號-序號： B. 情況2：若已有應付憑單帳款資訊的記載，則該進貨單據就無法修改內容。 步驟四 作業位置 ：採購管理系統 → 日常異動處理 → 驗退件退回作業。 驗退件 退回作業 (1) 按下"新增"鈕後，在"供應廠商"處選取退件廠商代號，後開窗選擇"原進貨單"資料，系統會自動帶出退貨相關資料，退回數量不可修改。 P. 5-61 (2) 當「驗退件退回作業」存檔後，進貨單上的「驗退碼」便會呈現勾選狀態，表示已將該筆之驗退件退回原供應商。
十二、 進貨退出流程 (1) 情況：採購進貨入庫的料件，在儲存期間或製造過程中發現不良品時，與供應廠商協商同意後，將料件退回給廠商或是僅作金額上的折讓。 退貨 流程說明 (2) 紀錄：由採購或資材單位建立「退貨單」， 紀錄金額折讓或退貨數量，送交主管簽核，若有錯誤則修改單據，檢視無誤後進行退貨單確認。 P. 5-64 (3) 執行：由資材單位備妥須退回之料件及相關憑證、發票資料等，通知廠商取回。 (1) 25 日資材部林子泉收到製造一課通知，生產過程中發現材料品號"光學鏡片"(140003) 5 PCS有瑕疵，並查出此為廠商"冠軍公司"(1004)供貨的。 練習範例 (2) 經採購單位與冠軍公司協商同意後，將這 5 PCS 不良品退回 給冠軍公司。 作業位置 ：採購管理系統 → 日常異動處理 → 退貨單建立作業 。 步驟一：按下工具列上的"新增"鈕，建立一筆退貨單。 P. 5-65 (1) 退貨單別：選擇正確的退貨單別(如 C351-配銷退貨單)後，系統會根據單據性質設定自動賦予退貨單號(如：201001001)。 (2) 退貨日期： 輸入本次退貨的日期，本例退貨日期為 25 號(2010/01/25)。 A 內容：輸入本次退貨的廠商代號為 1004(冠軍公司)。 輸入後系統自動帶出相關基本資料，如：幣別、付款條件、稅別碼…等。 (3) 供應廠商： B. 注意：若是退貨單據必須核對進貨單時，以上這些資料就須與原進貨單相符。 退貨單 (4) 品號、數量：可按 F4 選取之前該廠商的進貨單資料，系統自動帶入原進貨資料。並將數量修改為 5，並檢查實際的退貨庫別等。 建立作業 A. 退貨：有將貨品退回給供應廠商，會影響庫存數量。 (5) 類型(退貨單)： B. 折讓：僅針對應付帳款作折減，不影響庫存數量。 (6) 進貨單別-單號-序號：若本筆退貨有對應的進貨單時，可於此處記錄進貨單資訊。 P. 5-66 (7) 採購單別-單號-序號：若退貨對應的進貨單有前置之採購單時，會在此處顯示採購單號，而本次退貨數量則會更新採購單中的"已交數量"。 A. 情況1："空白"是表示該筆退貨資料的尚未進行帳款處理。 (8) 結帳碼、應付憑單別-單號-序號： B. 情況2：退貨單若已有應付憑單帳款資訊，則該退貨單內容無法進行修改。 步驟二：退貨單內容輸入完成後應"存檔"。且後需經權責主管審核後"確認"退貨單，完成退貨流程。
十三、 銷貨流程 (1) 業務單位：在預計出貨日前確認庫存足夠出貨時，建立「銷貨單」。 銷貨 流程說明 (2) 資材單位：依照銷貨單內容進行備貨；若出貨時需附上發票時則請會計單位開立發票。 P. 5-70 (3) 業務、會計部門：銷貨完成後，可依銷貨單資訊成立應收帳款。 (1) 29 日業務葉嘉蓮檢視預計出貨明細表後，根據 11 日的訂單內容建立"銷貨單"，並通知資材部出貨組黃聖凱依銷貨單內容備貨準備出貨。 (2) 出貨內容：「數位相機-高手玩家型」 (品號：610001) 700 台、及「數位相機-專業型」 (品號：610002) 100 台。 練習範例 (3) 申請發票：因出貨需附發票，所以嘉蓮也請財會單位開立發票，然後將發票資訊記錄在銷貨單上。 (4) 實際出貨：出貨組於 29 日出貨時附上銷貨單及發票一併送至客戶「標竿公司」之五股倉儲中心。 作業位置 ：訂單管理系統 → 日常異動處理 → 銷貨單建立作業。 步驟一：按下工具列上"新增"鈕，建立一筆新的銷貨單。 P. 5-71 (1) 銷貨單別：選擇單別代號(如：C231 為配銷銷貨單)，系統會根據單據性質設定自動賦予單號(如：201001001)。 (2) 單據日期：輸入本次銷貨日為 29 號（2010/01/29）。 (3) 客戶代號：本例客戶為 1002(標竿公司)，輸入後會依據客戶基本資料自動帶出部門、業 務人員、付款條件、交易幣別、等相關資料。 銷貨單 步驟二：按下工具列上的"複製前置單據"鈕。 建立作業 (1) 複製來源：有「報價單」、「訂單」、「借出單」等三種。 本次範例是選擇「訂單」為來源。 (2) 來源單別、單號：接著點選對應的單別(C221)與單號(201001001)，按下"確定"鈕 後單身自動會顯示原訂單的內容明細。 步驟三：輸入銷貨單，檢視出貨內容。 P. 5-72 (1) "送貨資料"頁籤：輸入實際送貨地點及其相關聯絡方式。 A. 功用：記錄本次銷售發票內容，如：稅別碼、發票號碼、買方統編、發票日期…等。 (2) "發票資料"頁籤： B. 前置作業：發票號碼須先在「營業稅申報系統 → 每月資料維護 → 每月發票建立作業」先行建立資料。
(3) 檢視單身由訂單複製過來的品號、品名、數量、單位、單價、金額、出貨庫別…等資料正確無誤後，即可"存檔"。 (4) 訂單單別-單號-序號：記錄此銷貨單對應的訂單資訊，在銷貨單"確認"後，銷貨數量會更新此訂單之「已交量」，以便掌握訂單出貨進度。 銷貨單 (5) 結帳碼：若已勾選，則顯示此筆銷貨已經結帳，並產生應收帳款。 建立作業 P. 5-72 (6) 結帳單別-單號-序號：用來記錄此筆銷貨結帳後產生的結帳單資訊。己結帳之銷貨單資料無法修改。 (7) 現銷：指現金銷貨。若勾選表示在出貨時就取得全部貨款，因此後續不會產生應收帳款。 步驟四：銷貨單憑證列印及確認。亦即銷貨單存檔後，將列印銷貨單憑證由資材單位進行"確認"，確認後，存貨庫存量減少。 (1) 訂單銷貨狀況表：依客戶-訂單的方式顯示每張訂單的出貨狀況，讓相關單位掌握訂單的進度。 常用報表 (2) 商品出貨排程表：以日期排程為查詢條件，準備進行出貨程序。 十四、銷貨退回流程 (1) 輸入資訊：若客戶通知銷退時，可與業務單位協商，選擇商品退回或是金額折讓處理， 雙方取得共識後由業務單位建立「銷退單」。 銷貨退回 (2) 確認資訊：銷退單憑證送交主管審核與確認。 流程 P. 5-77 A. 折讓：若採金額折讓方式則後續作業交由財會單位接手。 (3) 後續作業： B. 退貨：若以退回商品方式進行銷退，待客戶將商品退回後，由資材單位將不良品入庫，再由品管人員判定後續處理方式。 練習範例 ：(次月)2 日客戶(標竿公司)採購王小芬來電，表示上個月出貨的"數位相機-專業型"(610002)有 2 台出現瑕疵，雙方協商後以退貨方式處理。 作業位置 ：訂單管理系統 → 日常異動處理 → 銷退單建立作業。 步驟一：按下工具列上"新增"鈕，建立一筆新的銷退單。 銷退單 建立作業 (1) 銷退單別、單號：開窗選擇單別代號(C241 配銷銷退單)，系統會根據單據性質設定自動賦予單號(如：201002001)。 P. 5-78 (2) 客戶代號：輸入本次銷退客戶之代號(1002 標竿公司)，系統會自動帶出客戶基本資訊，如：幣別、課稅別…等， 可視實際情況修改。 (3) 單據日期：輸入銷退的單據日期，本例為(出貨次月)2 日(2010/02/02)。
步驟二：單身選擇這次欲銷退品項，並輸入相關品項資料。完成後"存檔"。 P. 5-78 (a) 按 F2 ：開窗選取品號。 A. 查詢方式： (b) 按 F3：利用客戶計價資料挑選品號。 (1) 品號： (c) 按 F4：查詢該客戶先前的銷貨資料挑選品號。本例選用。 B. 注意：用 F4 查詢時，須注意銷貨單和銷退單的單頭重要欄位需相同，如幣別、付款條件、稅別碼、….等，否則無法查詢。 A. 銷退：客戶將貨品退回來，且會影響庫存數量。本例請選擇「銷退」，並輸入本次客戶銷退的數量為 2。 (2) 類型： B. 折讓：僅針對應收帳款作折減，並不影響庫存數量，僅需在金額欄位輸入折減金額即可。 銷退單 建立作業 (3) 銷貨單別、單號、序號：若銷退單有對應的銷貨單時，可於此處記錄銷貨單資訊。 P. 5-79 A. 當銷退單對應的銷貨單有前置訂單時，會在此處顯示原訂單的單號。 (4) 訂單單別、單號、序號： B. 銷退單的數量會更新原訂單中的「已交數量」，因此銷退數量不可大於原銷貨單之銷貨數量。 (5) 結帳碼：當勾選時，顯示該筆銷退(折讓)已結帳，而己結帳之銷退單不可修改。 (6) 結帳單別、單號、序號：用於記錄結帳後產生的結帳單資訊。 A. 功能：開窗點選銷退原因，可做為後續「銷退原因分析表」的資料來源，提供後續產品功能改善之依據。 (7) 銷退原因代號、說明： B. 注意：銷退原因代號需先在"訂單管理系統 \ 基本資料管理 \ 不良原因代號建立作業"中建立完成方可選取。 步驟三：銷退單憑證列印及確認。銷退單存檔後列印銷貨單憑證以及由權責單位人員進行"確認"。 十五、庫存異動流程 (1) 適用：當有生產、銷售及採購以外的存貨異動需求時，需填寫庫存異動單據進行領料或入庫，為後續庫存管理、成本計算正確。 庫存異動 流程 (2) 確認：庫存異動單據經主管核可後，先通知資材單位備料。 P. 5-85 (3) 執行：當資材單位完成貨品入庫或出貨後，由資材單位確認單據，確保料帳合一。
練習範例 ：有客戶反應商品"數位相機-大眾型"(410002)鏡頭有問題，為確認產品的問題所在，研發部陳登山於 20 日向資材部由成品倉領用一台進行測試。 作業位置 ：庫存管理系統 →日常異動處理 → 庫存異動單據建立作業。 步驟一：按下工具列上的"新增"鈕，建立一筆庫存異動單。 (1) 單別、單號：選擇正確的庫存異動單別(C111- 配銷費用單)後，系統會根據單據性質設定自動賦予單號(如：201001002)。 (2) 單據日期：輸入本次庫存異動的日期，本例為本月 20 日(2010/01/20)。 (3) 部門代號：選取此次領出相機之歸屬部門， 本例部門為 7000(研發部)。 庫存異動 步驟二：單身選擇這次欲異動品項，並輸入相關品項資料。完成後"存檔"。 建立作業 P. 5-86 (a) 按 F2 ：「品號資料查詢」可選取系統中所有的品號。 (1) 品號： (b) 按 F3：「整套組件展開」是依產品結構表(BOM)下展用料及數量。 (c) 按 F4：「依製令展料」是依生產工單的需求下展用料及數量。 A. 輸入本次領取相機數量為 1，可以按 F2 開窗查詢目前庫存數量。輸入領出「庫別」輸入完成後"存檔"。 (2) 數量、單位、庫別： B. 工具列上的"串查"鈕也可以方便查詢現有庫存量、單價(標準成本、零售價…)資料。 步驟三：存檔後由權責人員進行單據確認，確認後庫存數量減少。 十六、 庫存轉撥流程 (1) 適用：當公司內部有需要在不同倉庫間作貨品的調撥時，於系統中建立「轉撥單」。 庫存轉撥 流程 (2) 執行：資材單位接到「轉撥單」後開始備料，將貨品送到需求的單位。 P. 5-88 (3) 完成：需求單位點收貨品無誤後，資材部門將單據確認，即完成貨品調撥的作業。 (1) 業務部張明達近日預計銷售相機器材-三腳架(900001)，但目前「製造一廠」成品倉的庫存只剩 3 組，而「製造二廠」成品倉有較多庫存。 練習範例 (2) 於是本月 20 日業務單位填寫轉撥單據，由資材部將 12 組三腳架移轉至「製造一廠」成品倉存放。
作業位置 ：庫存管理系統 → 日常異動處理 → 轉撥單據建立作業。 步驟一：按下工具列上的"新增"鈕，建立一筆轉撥單。 (1) 轉撥單別、單號：選擇正確的轉撥單別(C121- 配銷調撥單)後，系統會根據單據性質設定自動賦予單號(如：201001001)。 (2) 單據日期：輸入存貨轉撥的日期，本例轉撥日期為 20 日(2010/01/20)。 (3) 部門代號：輸入轉撥的部門代號，本例為 1000(業務部)。 (4) 轉出廠別代號：輸入轉出倉所在的廠別代號，本例為 TY01(製造二廠)。 步驟二：單身選擇這次欲異動品項，並輸入相關品項資料。完成後"存檔"。 轉撥單據 建立作業 (a) 按 F2 ：「品號資料查詢」可選取系統中所有的品號。 P. 5-89 (1) 品號： (b) 按 F3：「整套組件展開」是依產品結構表(BOM)下展用料及數量。 (c) 按 F4：「依製令展料」是依生產工單的需求下展用料及數量。 (2) 轉撥數量：本例需輸入 12。 (3) 轉出庫：為貨品移出之庫別，必須是單頭「轉出廠別」裡的庫別之一。本例需輸入製造二廠(TY01)的成品倉二(Y003)。 (4) 轉入庫：可選擇任一廠的任一庫別，但須與轉出庫同一庫性。本例需輸入製造一廠(TP01)的成品倉一(P003)。 註：由於是一進一出，因此總體庫存數量和成本在轉撥前後都不會有任何的增減和變化。 步驟三：轉撥單輸入完成，經審核無誤後進行單據"確認"。 十七、 借出/借出歸還流程 (1) 適用：當客戶、廠商或其他對象有借用貨品之需求，由出借單位填寫借出單據。 借出 (2) 確認：列印借出單憑證送交由主管審核，並請資材單位備貨，若內容有誤則修改借出單據。 流程 P. 5-91 (3) 執行：資材單位應依已確認之借出單據，然後正確備貨與出貨。 (4) 追蹤：後續藉由借出入明細或狀況表追蹤借用狀況。
A. 借出歸還：正常程序為借出歸還，即對方將貨品還回，開立借出歸還單，全數還回後即結案。 (1) 歸還方式： 借出歸還 B. 借出轉銷貨：將未歸還之貨品開立銷貨單，成立應收帳款，以銷售方式處理。 流程 P. 5-92 (2) 後續追蹤：後續可由借出入明細或借出入狀況表追蹤借用及歸還情況。 (1) 5 日客戶尖峰公司(1004)致電業務張明達，希望借用「數位相機-簡易型」(410003) 10 台，搭配自己公司其他產品，組合作為 3C 展場樣品。 練習範例 (2) 客戶尖峰公司(1004)預計於本月 18 日活動結束後歸還。 作業位置 ：庫存管理系統 → 借出/借入管理 → 借出/入單建立作業。 步驟一：按下工具列上的"新增"鈕，建立一筆借出入單。 (1) 異動單別、單號：選擇「13.借出轉撥」的單別代號(C131 配銷借出單)後，系統會根據單據性質設定自動賦予單號(如：201001001)。 (2) 異動對象：有四個選項可供選擇，搭配「對象代碼」記錄將貨品借出的對象，以利對於借出品後續的追蹤和管理。 A. 「1.客戶」：指已存在於客戶基本資料中的客戶，在對象代碼中輸入客戶代號。 B. 「2.廠商」：指已存在於廠商基本資料中的廠商，在對象代碼中輸入廠商代號。 借出時 C. 「3.人員」：指己存在於員工代號建立作業中之員工，在對象代碼中輸入員工代號。 借出入單 建立作業 D. 「9.其他」：若均非以上三種對象，則在對象代碼中直接輸入借出對象的名稱。 P. 5-93 (3) 員工代號：負責此次將貨品出借之員工代號，本例為 1001(張明達)。 (4) 部門代號：一般是借出員工之所屬部門，本例為 1000(業務部)。 (5) 廠別：輸入貨品出借的倉庫(轉出倉)所在之廠別，本例為 TP01(製造一廠)。 (6) 稅別碼 /幣別 / 匯率 ：與借出對象間交易使用的稅別碼(課稅別和發票聯數)、交易幣別及匯率，用於後續可能會產生的「借出轉銷貨」流程。 步驟二：單身選擇這次欲借出品項，並輸入相關品項資料。完成後"存檔"。 (a) 按 F2 ：「品號資料查詢」可選取系統中所有的品號。 (1) 品號： (b) 按 F3：「整套組件展開」是依產品結構表(BOM)下展用料及數量。
(2) 轉出庫：為原本存放借出品之倉庫，同時也需是單頭的「廠別」所屬的倉庫。本例為製造一廠成品倉一(P003)。 A. 作法：雖貨品借出給外界對象使用，但所有權仍屬於公司，故系統處理的方式是將借出貨品轉存至公司的另一(虛擬)倉庫。 (3) 轉入庫： B. 輸入：記錄借出品資訊之倉庫，如本例為「借出暫存倉」( P006)。 (4) 數量：為輸入借出之數量。 借出時 借出入單 (5) 預計歸還日：註明預計將借出品還回之日期，作為日後跟催之依據。 建立作業 P. 5-93 (6) 轉進銷量：若借出之貨品是以「借出轉銷貨」方式處理時，銷貨的數量會回饋於此。 (7) 歸還量：若借出之貨品是以「借出歸還」方式處理時，還回之數量會回饋於此。 A. 當「轉進銷量」+「歸還量」=「借出量」，結案碼為「Y.已結案」。 (8) 結案碼： B. 當「轉進銷量」+「歸還量」<「借出量」，結案碼為「N.未結案」。 步驟三：借出入單輸入完成，經審核無誤後進行單據"確認"。 作業位置 ：庫存管理系統 → 借出/借入管理 → 借出/入歸還建立作業 。 步驟一：按下工具列上的"新增"鈕，建立一筆借出/入歸還單。 (1) 異動單別、單號：選擇單據性質為「配銷借出還」的單別代號(C151)後，系統會根據單據性質設定自動賦予單號(如：201001001)。 歸還時 (2) 單據日期：輸入貨品借出歸還的日期，本例歸還日期為 18 日(2010/01/18)。 借出/入 歸還 (3) 異動對象：依據借出的對象，選擇「1：客戶」及輸入客戶代號 1004(尖峰公司)。 建立作業 P. 5-94 步驟二：按工具列的"複製前置單據"鈕。 (1) 來源單別、單號：選擇本次要歸還的已建立之借出單別、單號(C131-201001001)。 (2) 按下"確定"鈕，系統會自動將該借出單尚未歸還的品項內容帶入單身。 (3) 注意：若歸還單據須對應借出單，那異動對象、責任歸屬員工及部門代號也須與原有借出單的一致。
步驟三：檢視品項、數量、來源單號等資料是否與歸還資料一致，若檢視完成無誤即可將借出歸還單存檔、確認。 (1) 轉出庫別：指貨品還回之來源(虛擬)庫別，即借出單之「轉入庫」(本例為 P006-借出暫存倉)。 歸還時 (2) 轉入庫別：為貨品歸還回來後存放之庫別。 借出/入 歸還 (3) 來源單別、單號、序號：為本次對應的借出單資訊。 建立作業 P. 5-95 步驟四：當借出歸還單確認後，應檢視借出單據之單身明細，系統會顯示該筆借出資料目前狀態。 (1) 歸還量：由於本次情境案例為全數歸還，所以更新借出單之「歸還量」為 10。 (2) 結案碼：由於本次情境案例為全數歸還，所以更新的「結案碼」 顯示為「Y:已結案」。 補充說明：借出轉銷貨 練習範例 ：客戶茂盛公司(1003)於 6 日向公司借"數位相機-簡易型"(410003)10 台；在預計歸還日20日時，客戶決定全部買下，每台$18,000 元(未稅)。 (1) 建立借出單據：記錄借用貨品的對象、品項、數量及其相關資料。 (2) 新增銷貨單：利用工具列的"複製前置單據"鈕，複製來源為「借出單」並開窗選取對應之單別、單號。 處理 步驟 A. 帶入資料：單身帶入原本的借出品項明細，檢核品號、數量、庫別及借出單號等資料是否正確。 P. 5-96 B. 輸入資料：輸入這次銷售的數量及單價後"存檔"，接著列印銷貨單憑證，送交主管簽核"確認"。 (3) 銷貨單確認後，回饋銷貨數量至原有借出單的「轉進銷量」，若如本案例借出數量全數轉銷貨，則「結案碼」顯示為 Y：已結案。 十八、 借入/借入歸還流程 借入 (1) 適用：需要向客戶、廠商或其他對象借用貨品之需求，由借貨單位填寫借入單據，並列印借入單憑證送交由主管審核。 流程 P. 5-98 (2) 確認：當資材單位收到貨品時確實清點，若內容有誤則修改借入單內容，核對無誤後確認借入單且將貨品入庫。 A. 借入歸還：正常程序為借入歸還，即將貨品歸還對方，開立借入歸還單，全數還回後 即結案。 (1) 歸還方式： 借入歸還 B. 借入轉進貨：將未歸還之貨品開立進貨單，成立應付帳款，以進貨方式處理。 流程 P. 5-99 (2) 追蹤：後續藉由借出入明細或狀況表追蹤借用狀況。
(1) 6 日採購蔡佳伶接獲研發工程師提出的需求後，向廠商冠軍公司(1004)借用料件"光學鏡片"(140003) 20 片，用來進行產品功能測試。 練習範例 (2) 公司預計於 1 月 20 日將料件全數歸還冠軍公司。 作業位置 ：庫存管理系統 → 借出/借入管理 → 借出/入單建立作業。 步驟一：按下工具列上的"新增"鈕，建立一筆借出入單。 (1) 異動單別、單號：選擇「14.借入轉撥」的單別代號(C141 配銷借入單)後，系統會根據單據性質設定自動賦予單號(如：201001001)。 (2) 異動對象：有四個選項可供選擇，搭配「對象代碼」記錄將貨品借入的對象，以利對於借入品後續的追蹤和管理。 A. 「1.客戶」：指已存在於客戶基本資料中的客戶，在對象代碼中輸入客戶代號。 B. 「2.廠商」：指已存在於廠商基本資料中的廠商，在對象代碼中輸入廠商代號。 C. 「3.人員」：指己存在於員工代號建立作業中之員工，在對象代碼中輸入員工代號。 D. 「9.其他」：若均非以上三種對象，則在對象代碼中直接輸入借入對象的名稱。 借入時 借出入單 (3) 員工代號：負責此次將貨品借入之員工代號，本例為 403(蔡佳玲)。 建立作業 P. 5-100 (4) 部門代號：一般是借入員工之所屬部門，本例為 2000(採購部)。 (5) 廠別：輸入單身「轉出倉」(借入暫存倉)所屬的廠別，本例為 TP01(製造一廠)。 (6) 稅別碼 /幣別 / 匯率 ：與借入對象間交易使用的稅別碼(課稅別和發票聯數)、交易幣別及匯率，用於後續可能會產生的「借入轉進貨」流程。 步驟二：單身選擇這次欲借入品項，並輸入相關品項資料。完成後"存檔"。 (a) 按 F2 ：「品號資料查詢」可選取系統中所有的品號。 (1) 品號： (b) 按 F3：「整套組件展開」是依產品結構表(BOM)下展用料及數量。 A. 作法：借入之貨品只是向他人借用，貨品所有權仍屬於對方，系統處理的方式是先設定一個虛擬倉庫 (2) 轉出庫： B. 輸入：本例借入轉出庫為「借入暫存倉」(P007)。亦即將貨品由此虛擬倉庫轉出撥入公司的實際倉庫。 (3) 轉入庫：為貨品借入後的存放的倉庫。本例為製造一廠原料倉(P001)。
(4) 數量：為輸入借入之數量。 (5) 預計歸還日：註明預計將借入貨品還回之日期，作為日後追蹤之依據。 借入時 (6) 轉進銷量：若借入之貨品是以「借入轉進貨」方式處理時，進貨的數量會回饋於此。 借出入單 建立作業 (7) 歸還量：若借入之貨品是以「借入歸還」方式處理時，還回之數量會回饋於此。 P. 5-100 A. 當「轉進銷量」+「歸還量」=「借入量」，結案碼為「Y.已結案」。 (8) 結案碼： B. 當「轉進銷量」+「歸還量」<「借入量」，結案碼為「N.未結案」。 步驟三：借出入單輸入完成，經審核無誤後進行單據"確認"。 作業位置 ：庫存管理系統 → 借出/借入管理 → 借出/入歸還建立作業 。 步驟一：按下工具列上的"新增"鈕，建立一筆借出/入歸還單。 (1) 異動單別、單號：選擇單據性質為「配銷借入還」的單別代號(C161)後，系統會根據單據性質設定自動賦予單號(如：201001001)。 (2) 單據日期：輸入貨品借入歸還的日期，本例歸還日期為 20 日(2010/01/20)。 (3) 異動對象：依據借入的對象，選擇「2：廠商」及輸入客戶代號 1004(冠軍公司)。 歸還時 步驟二：按工具列的"複製前置單據"鈕。 借出/入 歸還 (1) 來源單別、單號：選擇本次要歸還的已建立之借入單別、單號(C141-201001001)。 建立作業 P. 5-101 (2) 按下"確定"鈕，系統會自動將該借入單尚未歸還的品項內容帶入單身。 (3) 注意：若歸還單據須對應借入單，那異動對象、責任歸屬員工及部門代號也須與原有借入單的一致。 步驟三：檢視品項、數量、來源單號等資料是否與歸還資料一致，若檢視完成無誤即可將借出歸還單存檔、確認。 (1) 轉出庫別：指預備歸還他人之貨品於公司存放的倉庫(本例為 P001 製造一廠原料倉)。 (2) 轉入庫別：則為貨品借入的來源(虛擬)庫別(本例為 P007 借入暫存倉)。 (3) 來源單別、單號、序號：為本次對應的借入單資訊。
歸還時 步驟四：當借入歸還單確認後，應檢視借出單據之單身明細，系統會顯示該筆借入資料目前狀態。 借出/入 歸還 (1) 歸還量：由於本次情境案例為全數歸還，所以更新借入單之「歸還量」為 20。 建立作業 P. 5-102 (2) 結案碼：由於本次情境案例為全數歸還，所以更新的「結案碼」 顯示為「Y:已結案」。 十九、客戶評核管理 目的 ：定期統計銷售資料，將以客戶、業務及商品不同角度呈現銷售實績進行分析，提供管理者為作擬定行銷策略之參考。 執行步驟 ：1.會計科目設定 (折讓及呆帳科目設定) → 2.銷售分析資料更新(銷售資料計算更新) → 3.銷售分析報表檢視(報表瀏覽檢視) 步驟一 作業位置 ：訂單管理系統 → 銷售資料管理 → 會計科目設定作業。 會計科目 設定作業 功用 ：此作業主要對「銷售折讓」與銷售收款所發生的「壞帳損失」科目進行設定，以利後續統計資料時，能忠實呈現銷售實績狀況。 P. 5-104 作業位置 ：訂單管理系統 → 銷售資料管理 。 (1) 選擇資料日期：輸入欲統計銷售資料的期間範圍。 步驟二 (2) 分析時使用最小時距：先以「月」為週期進行統計更新，後續報表即可快速的呈現統計後的結果，資料無須再逐一進行彙總。 銷售分析 資料更新 (3) 產生銷售分析資料：勾選後，方可執行資料彙總統計及差異分析。 P. 5-105 (4) 輸入不納入更新之單別：表示企業有些單據類型不須計入銷售彙總資料中， 如：期初餘額導入的結帳單、員工內購的銷貨單…等。 (5) 選項條件輸入完成後，按下"確認"鈕，系統會進行期間銷售資料彙總之批次工作。 (1) 方式：先以當期各家客戶銷售狀況排名，並計算個別銷售金額佔總銷售情況的百分比，根據「累計%」區間賦予客戶 ABC 等 級。 步驟三 客戶ABC (a) A 級客戶：成功科技設定累計銷售額佔總銷售金額在 75%以內為 A 級客戶標準。此例僅有"標竿公司"在其中為 A 級客戶。 分析表 P. 5-106 (2) 分析： (b) B 級客戶：設定累計銷售比率的 75%~90%內屬於 B 級客戶，如：第一公司。 (4) C 級客戶：設定累積銷售比率 90%~100%，為報表內的其他客戶。 客戶產品 (1) 目的：針對指定期間內之銷售資料進行交叉分析，了解個別客戶對各品號的銷售情況。 分析表 P. 5-108 (2) 方式：以兩種角度交叉分析，作為個別客戶行銷產品時的參考資料，分析那個客戶適合主推哪一種產品，或哪種產品哪些客戶群中不易銷售。
