Excel 2003 是一个出色的电子表格软件，是 Microsoft 公司 Office 2003 办公系列软件的一 个组成部分。Excel 2003 具有强大的数据计算与分析功能，可以把数据用各种统计图表的形式 形象地表现出来，并广泛应用于统计分析、财务管理和分析、经济行政管理等各个方面，深受 广大办公、统计和财务人员的青睐，成为当今世界流行的电子表格系统。
4.1 Excel 2003 简介
Excel 2003 是中文版 Microsoft 公司 Office 2003 中文版的组成部分，是目前最流行的、具 有强大的数据处理和数据分析能力的电子表格应用程序。使用它可以处理文字、数据、图形、 图表及其他多媒体对象，它广泛地应用于办公、财务和统计工作中。
4.1.1 Excel 2003 的启动与退出 1．启动 Excel 2003 的方法
（1）选择“开始”→“程序”→Microsoft Office→Microsoft Office Excel 2003 命令。 （2）单击任务栏或双击桌面上的 Excel 2003 快捷方式图标。 2．退出 Excel 2003 的方法 （1）使用 Alt+F4 组合键。 （2）单击 Excel 2003 窗口右上角的关闭按钮。 （3）在 Excel 2003 窗口中，选择“文件”→“退出”命令。 4.1.2 Excel 2003 的工作界面
启动 Excel 2003 后，进入 Excel 2003 工作窗口，系统自动建立了一个新的名为 Book1 的 空工作簿，如图 4-1 所示。中文 Excel 2003 窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作簿窗口、名 称框、编辑栏、状态栏和任务窗格等部分组成，它们的使用方法与 Word 2003 类似，其中工作 簿窗口、名称框、编辑栏是 Word 2003 所没有的。 由图 4-1 可以看到，Excel 工作窗口主要由以下几部分组成： （1）标题栏。标题栏位于 Excel 窗口的最上端。在标题栏上显示了应用程序名 Microsoft Excel 和用户现在打开的工作簿的名称 Book1。 标题栏的最右端是程序控制按钮，通过此控制按钮可以对程序窗口进行关闭、最大化和 最小化操作。 （2）菜单栏。在标题栏的下方就是菜单栏。使用菜单栏中的菜单项可以执行 Excel 中的 所有命令，完成 Excel 的所有操作。 （3）工具栏。Excel 将一些常用的命令用图标按钮表示，并将功能相近的图标集中到一 起，构成工具栏。利用工具栏进行操作非常便捷，可节省操作时间。Excel 在默认情况下会自 动显示“常用”和“格式”工具栏，将鼠标指针放在任意一个图标工具按钮上时，就会自动显
示出该按钮功能的提示。 图 4-1 Excel 工作窗口 “常用”工具栏是 Excel 中文版编辑过程中最常用的工具集。工具栏中每个小图标对应一 种操作。单击图标将执行相应的命令，使操作更加快捷方便。例如，单击“保存”图标，便会 弹出“保存”对话框，可在该对话框中按提示选择相应的操作。 （4）公式栏。公式栏位于工具栏之下，其中包含有名称框和编辑栏，如图 4-2 所示。 图 4-2 公式栏 名称框用于显示活动单元格地址（列标和行号、图表项或绘图对象），编辑栏用于编辑和 显示活动单元格的内容（数据或公式），若单元格中含有公式，则公式的结果显示在单元格中， 编辑栏中显示的是公式。 名称框与编辑栏中间的 、 、 三个按钮，分别表示取消（与 Esc 键功能相同）、输入 （与回车键功能相同）、函数公式。单元格中输入数据时，可在单元格中键入，也可在编辑区键入。 （5）滚动栏和状态栏。在应用程序窗口的底部第二行和窗口右侧是滚动栏，用来查找同 一工作簿中的工作表或工作表的某一部分数据。 最底部一行为状态栏，用来显示当前有关的状态信息。比如，用户准备输入单元格内容 时，在状态栏中会显示“就绪”的字样。 （6）工作表区。工作表区是表格的编辑区。在公式栏的下面区域中，它包括单元格、网 格线、列标和行号、工作表标签和滚动条。 每个工作表由 65536 行和 256 列组成，行与列的相交处为单元格，它是存储数据的基本 单位。单击单元格可使其成为活动单元格，其四周有一个黑粗边框，右下角有一黑色填充柄， 可用来填充某个单元格区域的内容，如图 4-3 所示。活动单元格的地址显示在名称框中（例如 公式栏 活动单元格 行号 工作表 列标 工作表标签 工具栏 标题栏 菜单栏 名称框 编辑栏
启动 Excel 后的 A1 单元格就是活动单元格），表示可以在该单元格中输入或编辑数据。输入或 编辑数据的内容显示在编辑栏中。 填充柄 图 4-3 活动单元格及填充柄 4.1.3 工作簿、工作表和单元格 工作簿、工作表和单元格是 Excel 中最基本的概念，用户的所有操作都是在工作簿、工作 表和单元格中进行的。 1．工作簿 Excel 工作簿是存储和处理数据的一个文件，启动 Excel 2003 时，系统自动创建一个名为 Book1 的空白工作簿 Excel 2003 可以同时打开多个工作簿，如果新建更多的工作簿，系统自动 把再新建的工作簿依次命名为 Book2、Book3、……，文件在保存时可重新取名。一个工作簿 由多个工作表组成，系统默认的每个工作簿有 3 个工作表，根据需要可以插入更多的工作表。 一个 Excel 文件就称为一个工作簿，其扩展名为.xls，是用来计算和存储数据的文件，工作 簿是工作表的集合。一个工作簿就好比一个活页夹，工作表就像其中的一张活页纸。Excel 启动 后的工作表实际上是 Book1（系统默认名）工作簿中的第一张工作表。一个工作簿最多可以有 255 张相互独立的工作表。系统启动后默认打开 3 张工作表，其名字分别为 Sheetl、Sheet2 和 Sheet3。它们分别显示在窗口下边的工作表标签中，如图 4-4 所示。在以后的应用中，用户还可 以根据具体工作任务的需要添加或删除工作表。单击工作表标签名，即可对该表进行编辑。 图 4-4 工作表标签 2．工作表 工作表又称电子表格，是 Excel 2003 完成一项工作的基本单位。 3．单元格 一张工作表可有 65536 行和 256 列。工作表中单元格的地址用列号和行号表示，列号由 大写英文字母 A、B、…、Z、AA、AB、…、IA、IB、…IV 等标识，位于各列上方的灰色字 母区；行号由 1、2、3 等数字标识，它是位于各行左侧的灰色编号区。行与列交叉处的矩形就 称为单元格。即空白表的每一个方格叫一个单元格，是 Excel 工作的基本操作单位。一张表可 有 65536×256 个单元格。按所在行列位置命名。例如，单元格 E3 就是位于第 3 行第 E 列交 叉处的单元格。且当前单元格被黑线框包围。若要表示一个连续的单元格区域，在两个地址之 间用冒号分隔，即用“起始地址:终止地址”表示从起始地址到终止地址之间的矩形区域。如 B2:D6 表示从 B2 到 D6 为对角包含 15 个单元格的矩形区域，3:6 表示第 3 行到第 6 行的所有 单元格，B:E 表示 B 列到 E 列的所有单元格。 表示不连续的单元格，单元格之间用逗号分隔，如用“A3,B2,D7”表示这三个单元格。 在工作表中单击某个单元格，则该单元格的边框将被加粗，表示该单元格被选中。工作 表中总有一个单元格是当前单元格，处于被选中的状态，它的边框被加粗显示。 从以上叙述可知，工作簿由工作表组成，而工作表则由单元格组成。
4．单元格地址 单元格地址有三种表示，分别是相对地址、绝对地址和混合地址。 相对地址：由列字符和行号组成，如 C5、B2、E5，如果公式中引用了相对地址，公式将 随地址而变化。 绝对地址：在列字符和行号前分别加上$符号，如$C$5、$D$1、$E$5，如果公式中引用 了绝对地址，绝对地址固定不变。 混合地址：在列字符或行号前加上$符号，如$C5、D$5，若行设为绝对地址，则行地址不 变，若列设为绝对地址，则列地址不变。
4.2 工作簿的建立和基本操作
4.2.1 工作簿的建立 创建 Excel 新工作簿的常用方法如下： （1）启动 Excel2003，自动创建 Excel 新工作簿。 （2）执行“文件”→“新建”命令，或执行“视图”→“新建工作簿”命令，打开“任 务窗格”对话框，如图 4-5 所示。可以选择新建空白工作簿、根据本机上的模板等建立新工 作簿。 图 4-5 “新建工作簿”任务窗格 （3）单击工具栏的“新建”按钮 ，即可打开新的 Excel 窗口，建立新的工作簿。 4.2.2 工作簿的基本操作 工作簿的基本操作是指对工作簿的打开、保存和关闭。 1．工作簿的打开 若要使用已存在的工作簿，须先“打开”。选择“文件”→“打开”命令，选择要打开的 工作簿名，单击“打开”命令即可。或双击要打开的工作簿名，即可打开工作簿。 2．工作簿的保存 选择“文件”→“保存”命令可直接保存文件。对新建文件的第一次“保存”可选择“文 件”→“另存为”命令，系统均会提示用户输入新的工作簿名。 3．工作簿的关闭 关闭工作簿的方法很多，通常选择“文件”→“关闭”命令即可。4．工作表标签 工作表标签用于显示工作表的名称，还可以通过其上的按钮进行工作表切换，只需要单 击工作表标签就能够激活相应的工作表。
4.3 工作表的建立与编辑
4.3.1 工作表的建立 任何一个二维数据表都可建成一个工作表。在新建的工作簿中，选取一个空白工作表， 是创建工作表的第一步。逐一向表中输入文字和数据，就有一张工作表的结构显示在屏幕上了。 下面通过一个电子表格的实例来介绍如何创建电子表格。 例如，根据学生成绩数据表 4-1，建立一张统计学生课程成绩的工作表的结构。 表 4-1 学生成绩表 学号 姓名 高数 英语 专业课 总分 1 李东 87 80 90 2 赵平 77 89 87 3 张小力 96 88 79 4 陈天一 85 93 86 平均分 操作步骤如下： （1）把表的标题写在第一行的某个活动单元格中。单击 C1 单元格，即可输入表标题“学 生成绩表”。 （2）向 A2、B2、C2、D2、E2、F2 中分别输入数据清单的列标题：学号、姓名、高数、 英语、专业课、总分。若输入的文字超出当前单元格长度，可移动鼠标到该列列标号区右边线 处，按下左键并向右拖动到合适位置。这样就建立了一张包括标题及各栏目名称的工作表的结 构，如图 4-6 所示。 图 4-6 工作表结构 4.3.2 工作表的数据、公式输入与编辑 单元格是用来存储数据的。数据是工作表中重要的组成部分，是显示、操作以及计算的对象。这些数据的类型包括数值、文本、日期和时间等，Excel 可以自动判断输入数据的类型， 并进行适当的处理。 Excel 提供了在单元格中或编辑栏中输入数据的方法。在 Excel 中输入数据采用下面的操 作过程： （1）选定要输入数据的单元格。 （2）采用下列方法之一，输入或修改数据。 直接输入数据。 双击单元格，这时鼠标指针变为竖条，输入或修改数据。 单击编辑栏，这时鼠标指针变为竖条，输入或修改数据。 （3）输入数据后，在编辑栏的左边会出现 或 按钮。编辑完成后，单击 按钮或按 回车键确认，并激活下一单元格；按 按钮或 Esc 键取消输入。 Excel 中常见的数据类型有数字、文本和日期，它们在输入或使用中略有差异。下面针对 各种类型的数据输入或使用逐一介绍。 1．输入文本 文本是指字母、汉字以及非计算性的数字等。每一个单元格中最多可以输入 32767 个字 符，单元格中只能显示 1024 个字符，而编辑栏中可以显示全部 32767 个字符。默认时输入的 文本采用左对齐方式。 在工作表中输入文本的步骤如下： （1）单击选中要输入文本的单元格。 （2）使用键盘输入文本，所输入的文本将显示在单元格和数据编辑栏中。 （3）单击数据编辑栏中的 按钮，或按回车键完成数据输入。 在单元格输入文本的过程中（此时还未输完），若单击数据编辑栏中的取消 按钮，即可 取消已输入的文字。如果文字全部输入单元格，且光标已移动到其他单元格上，此时如要删除 文字，首先选中要删除文字的单元格，然后按一下 Del 键，即可将所选单元格中的文字删除。 若要将一个数字作为文本，如邮政编码、电话号码或产品代号等，输入时在数字前加上 一个单引号，或将数字用双引号括起来后，前面再加一个“=”。因此若要将数字 1234567 作 为文本处理，可以输入：'1234567，也可以输入：="1234567"。 2．输入数字 数字是指可参与运算的数据，有效的数值只能包含下列字符： 0～9、+、-、（、）、/、＄、%、．、，、E、e 输入时，Excel 自动将它沿单元格右对齐。 输入的数值可以为一般的数值，也可以是采用科学计数法的数值。科学计数法一般由尾 数部分、字母 E（或 e）及指数部分组成，如 2.11E15、4.141e-9 等。
输入负数时，在数值前面加上“-”，或将数字用括号“()”括起来，如输入“-100”或“(100)” 都可以得到-100。 输入分数时，应当在分数前加“0”及一个空格，以便与输入日期区别开。 当输入一个较长的数值时，在单元格中显示为科学计数法。 在工作表中输入数字的步骤如下： （1）单击选中要输入数字的单元格。 （2）使用键盘输入数字，所输入的数字将显示在单元格和数据编辑栏中。
（3）单击数据编辑栏中的 按钮，或按回车键完成单元格数据的输入。将光标移动到下 一个单元格中，即可进行下一个单元格数据的输入。 3．输入日期和时间 在 Excel 2003 中，日期和时间均按数字处理，还可以在计算中当作值来使用，如可用来 计算工龄、年龄和利息等。 （1）输入时间的格式为：时:分:秒，如 15:30:45。 （2）输入日期的格式为：年－月－日或年/月/日，例：2005/01/26。 若要在单元格中同时输入日期和时间，中间用空格分开，先输入日期或先输入时间均可。 若要以 12 小时制输入时间，可以在时间后加一空格并输入 AM 或 PM（或 A 及 P）。 4．快速键入数据 主要介绍 Excel 提供的两种快速输入数据的方法。 （1）自动填充数据。当用户要键入的一行或一列数据为有规律的数据序列时，可使用 Excel 提供的自动填充数据功能，该功能可用来快速自动填充数据和快速复制数据。 在 Excel 中内置的数据序列包括数值序列、星期序列和月份序列等，也可根据需要自定义 序列。 自动填充数据采用下面的操作过程： 1）选定要填充区域的第一个单元格，并在其中输入序列的起始值。 2）选定要填充区域的第二个单元格，并在其中输入序列的第二个值。 3）选定要填充区域的第一、二个单元格，并拖动填充柄 （单元格粗线框右下角的实心 方块处，当鼠标指针移动到此位置后，鼠标指针变为实心十字形）经过待填充的区域。 拖动的方向确定了序列的排列方式，由上向下或由左到右拖动按升序排列，由下向上或 由右到左拖动按降序排列。 若要指定序列的类型，用鼠标右键拖动填充柄，松开鼠标 键后，在弹出的快捷菜单（如图 4-7 所示）中选择相应的命令。 （2）选择列表。选择列表只适用于文本，它可以在某一列 中重复输入文本。 选择列表重复输入文本的操作过程如下： 1）选定要输入文本的单元格。 2）右击该单元格，在弹出的快捷菜单中选择“从下拉列表 中选择”菜单命令。这时该列中所包含的所有不相同的文本就 显示在列表中。 3）在列表中选择需要的文本，就可以添入选定的单元格中。 5．批注 使用批注可以对单元格进行注释。插入批注后，当鼠标指针停留在单元格上时，就可以 查看相应的注释。 为单元格添加批注采用下面的操作过程： （1）选定需要添加批注的单元格。 （2）选择“插入”→“批注”命令。 （3）在弹出的批注框中键入批注文本。 （4）完成文本键入后，请单击批注框外部的工作表区域，这时在该单元格的右上角会出 图 4-7 填充序列快捷菜单
现一个红色的三角块，表示该单元格中插有批注。 若要对批注进行编辑、删除、显示/隐藏等操作，可以选择快捷菜单中相应的菜单命令进 行操作。 4.3.3 设置数据的有效性 数据的有效性包括允许在单元格中输入的数据类型和数据的有效范围。除可以设置数据 的有效性外，还可以设置输入数据的提示信息和输入错误时的提示信息。 1．数据的有效性设置 数据的有效性设置采用下面的操作过程： （1）选定需要设置的单元格或单元格区域。 （2）选择“数据”→“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，然后选择“设置” 选项卡，如图 4-8 所示。 图 4-8 “设置”选项卡 （3）在该对话框中设置数据的有效性。这些设置包括如下内容： 1）“允许”：指定可输入数据的类型，这些类型有“任何值”、“整数”、“小数”、“序列”、 “日期”、“时间”、“文本长度”和“自定义”，根据数据类型的不同，下面的数据列表、最大 值与最小值列表也有所不同。 2）“数据”：指定数据的限制条件，这些限制条件有“介于”、“未介于”、“等于”、“不等 于”、“大于”、“小于”、“小于或等于”和“大于或等于”等。 3）“最大值”和“最小值”：指定数据的范围，可以在文本框中直接输入，也可以单击文 本框右边的按钮 ，在单元格中选择。 4）“全部清除”：清除所有的有效性设置。 2．数据有效性提示信息的设置 对设置数据有效性的单元格，还可以设置提示信息。当选定该单元格时，就可以显示出 提示信息。 数据的有效性提示设置是在“数据有效性”对话框中选择“输入信息”选项卡，在该对 话框中选定“选定单元格时显示输入信息”复选框，然后在“标题”文本框中输入提示信息的 标题，在“输入信息”列表框中输入要提示的信息即可。 3．数据输入错误警告信息设置 若输入的数据不在有效范围内，Excel 会给出错误警告。这些警告信息也可由用户来设置。
错误警告信息提示设置是在“数据有效性”对话框中选择“出错警告”选项卡，这时的 对话框如图 4-9 所示。 图 4-9 “数据有效性”对话框“出错警告”选项卡 在该对话框中首先选定“输入无效数据时显示出错警告”复选框，然后在图案“样式” 下拉式列表框中选择错误的处理方式，如停止、警告或信息，在“标题”文本框和“出错信息” 列表框中输入错误提示的标题和错误信息。 4.3.4 单元格与数据区域的选定 在 Excel 中对数据进行操作，必须选定有关的单元格或数据区域。数据区域是由工作表中 若干个连续或不连续的单元格数据组成。 （1）一个单元格的选取。用鼠标选定单元格，然后单击该单元格即可。 （2）连续单元格的选取。若选定的单元格区域是连续的，单击该区域的首单元格，按住 Shift 键不动，再单击所选该区域的最后一个单元格。 （3）不连续单元格的选取。先按上述方法选择第一个数据区，然后按下 Ctrl 键，再选取 其他的单元格或数据区，最后松开 Ctrl 键。 （4）整行（或整列）的选取。单击行号（或列号）按钮可选定工作表中的整行（或整列） 的单元格。 （5）多行（或多列）的选取。先按下 Ctrl 键，再点击相关的行号（或列号）。 （6）工作表所有单元格的选取。单击工作表左上角行和列标号交叉处的“全选”按钮 ， 可以选定整个工作表格。 4.3.5 编辑工作表 工作表建立后就可以使用 Excel 提供的编辑功能，对工作表及其数据进行编辑，以满足我 们的需要。 1．编辑工作表数据 编辑工作表数据，可采用以下几种操作方式： （1）单击要修改的单元格，然后输入新的内容，则单元格中原有的数据就会被覆盖，按 回车键完成编辑。 （2）双击要修改的单元格，或按 F2 键，则插入点出现在单元格中，对单元格中的数据 可以进行编辑，编辑的方法与一般的文本编辑是相同的。
（3）在单击要修改的单元格后，单元格的内容出现在编辑栏中，单击编辑栏可在编辑栏 中对单元格中的数据进行编辑。 2．单元格的移动或复制 若要将一个单元格或单元格区域的内容复制或移动到其他的位置，可使用拖动法或使用 剪贴板，后者与 Word 介绍的方法相同，这里主要说明前者。 使用拖动法移动或复制单元格的操作过程如下： （1）选定要移动或复制的单元格区域。 （2）将鼠标指针移动到单元格的边框上，当鼠标指针由 变为 ，拖动鼠标到需要的地 方就可以完成移动的操作。若要复制，在拖动前按住 Ctrl 键。在拖动的过程中有一个与选定 的单元格或区域同样大小的虚线框跟着移动。由于在单元格中，包含有公式、数值、格式、批 注和有效数据等内容，因此使用剪贴板直接粘贴，是指粘贴所有这些内容，若要粘贴其中一项 内容，可以选择“编辑”→“选择性粘贴”命令，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择要粘 贴的内容即可。如单元格中的数据是由公式计算出来的，我们只需要计算的结果，不需要公式， 就可以采用选择性粘贴的方法。 3．插入行、列或单元格 对建立好的工作表可以插入整行、整列或单元格，从而对工作表进行调整。 （1）插入整行或整列。 1）单击行号或列号，以选定整行或整列，或选定要添加行或列的任意单元格。 2）选择“插入”→“行”或“插入”→“列”命令，插入一整行或整列。 （2）插入单元格或单元格区域。 1）在要插入的位置选定单元格或单元格区域。 2）选择“插入”→“单元格”命令，这时弹出的“插入”对 话框如图 4-10 所示。 3）根据需要，在该对话框中选定“活动单元格右移”、“活动 单元格下移”、“整行”或“整列”单选按钮，然后单击“确定” 按钮。 4．删除行、列或单元格 对建立好的工作表可以删除整行、整列或单元格，从而对工作表进行调整。 （1）删除整行或整列。 1）单击行号或列号，以选定整行或整列。 2）选择“编辑”→“删除”命令，删除整行或整列。 （2）删除单元格或单元格区域。 1）在要删除的位置选定单元格或单元格区域。 2）选择“编辑”→“删除”命令，这时弹出的对话框如图 4-11 所示。 3）根据需要，在该对话框中选定右侧单元格左移、下方单元格上移、整行或整列单选按 钮，然后单击“确定”按钮。 5．清除单元格 前面讲述的删除单元格是指将选定的单元格从工作表中删除，并且其相邻的单元格作相 应的位置调整。这里要讲述的清除单元格是指从工作表中删除该单元格中的内容，单元格本身 还留在工作表中。 图 4-10 “插入”对话框
选定单元格或单元格区域后按 Del 键，可以删除其中的内容，也可以选择“编辑”→“清 除”菜单中的子菜单命令来清除单元格或单元格区域的全部、格式、内容或批注。 内容是指单元格或单元格区域中的数据，格式是指其数据格式，批注是指批注信息，而 全部是指数据格式、数据、批注等所有信息。 6．查找或替换单元格内容 在一张大的工作表中，若要查找某个单元格中的数据，逐个查找是非常麻烦的，使用 Excel 提供的查找与替换功能可以提高处理的效率。 （1）查找单元格数据。单元格数据包括内容、公式、文本和批注，因此查找单元格数据 就包括对这些内容的查找。查找单元格数据的操作过程如下： 1）选定要查找数据的单元格区域，默认为所有单元格。 2）选择“编辑”→“查找”命令，弹出如图 4-12 所示的对话框。 图 4-11 “删除”对话框 图 4-12 “查找和替换”对话框 3）在该对话框中设置查找内容。 4）单击“查找下一个”按钮，开始查找。当 Excel 找到匹配的内容后，则该单元格就成 为活动的单元格，再单击“查找下一个”按钮就继续查找下一个匹配的内容。当单击“查找全 部”按钮，将在对话框中显示全部查找内容所在的位置。 （2）替换单元格数据。替换单元格数据与查找的操作过程类似，在图 4-12 所示的对话框 中，选择“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换为”文本框 中输入要替换的内容，单击“替换”按钮将单元格中的数据替换为新值，单击“全部替换”按 钮，将替换表格中全部数据。 4.3.6 工作表操作 1．选定工作表 单击工作表标签即可选定工作表。选定的工作表标签区底色为白色、文字带下划线。 2．插入工作表 插入工作表就是在当前的工作簿中添加新的工作表，添加工作表的方法有两种： （1）选择“插入”→“工作表”命令，可以在当前工作表的左边插入一新的工作表，新 的工作表的名称默认为 Sheetn（n 为工作表的序号），且默认选定当前新插入的工作表。 （2）右击工作表标签名，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框， 选择要添加表的类型即可。 3．删除工作表 选定要删除的工作表标签名，然后选择“编辑”→“删除工作表”命令即可。 4．工作表重命名 在工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令（或双击工作表标签名，
当其变为黑底白字时），就可以对工作表重新命名。 5．工作表的移动 直接拖动工作表标签到需要的位置，放开鼠标左键即可。 6．工作表的复制 选定工作表标签，按下 Ctrl 键，再按住鼠标左键不放，拖动到合适的标签位置处再放开 即可。
4.4 使用公式和函数
使用公式和函数，可以进行一般的算术运算，也可以完成复杂的财务、统计及科学计算。 公式中可以包含各种运算符号、常量、变量、函数以及单元格引用等。 4.4.1 公式 公式也是一种数据的形式，它可以存放在表格中，但存放公式的单元格显示的是公式的 计算结果，其公式只有当该单元格成为活动单元格时才在编辑栏中显示出来。输入公式时 必须以等号开始，以便于与其他数据区分开来。Excel 2003 中，公式的运算符主要包括以下 几类： （1）算术运算符：用以基本数学运算。 （2）比较运算符：用来比较两个数值的大小关系，公式返回值为逻辑值 True 或 False。 （3）文本运算符：用来将多个文本连接成组合文本。 （4）引用运算符：用来将不同的单元格区域合并运算。 表 4-2 列出了 Excel 公式中的常用运算符。了解了公式的运算符之后，由于在一个有混合 运算的公式里，含有多个运算符，其运算符之间还有一定的优先级，按优先级的高低依次计算 即可。但在实际应用中，问题往往不完全是按照优先级的次序来进行，此时若要改变运算规则， 可以用括号将需要优先运算的部分括起来。 表 4-2 Excel 公式中的常用运算符 算术运算符 含义 比较运算符 含义 + 加 ﹥ 大于 - 减 ﹤ 小于 - 负数 ﹥﹦ 大于等于 * 乘 ﹤﹦ 小于等于 / 除 ﹤﹥ 不等于 % 百分比 ﹦ 等于 ＆ 将两文本连接 ： 区域运算符 ∧ 乘方 ， 联合运算符 例如，公式=E2*2+(C3-B2^2)/2，就要先考虑括号中的运算，括号中要先算乘方，再与 C3 进行加减，再除以 2，然后计算 E2*2，最后将两个得数相加。Excel 2003 中的运算规则很多， 但大多与常用的数学规则一样。1．创建公式 在 Excel 中创建公式采用下面的操作过程： （1）单击要输入公式的单元格。 （2）在单元格中先输入一个等号。 （3）在等号后面输入公式中的内容。 （4）输入完成后，按回车键或单击编辑栏中的确认 按钮。 例如，在 E6 单元格中输入公式“=E2+E3+E4+E5”，计算公式显示在编辑栏中，计算结果 显示在 E6 单元格中。 当更改了单元格 E2 中的数值时，Excel 会自动重新计算与 E2 有关的所有公式，也就是说 E6 中的数据会自动变化。 因为经常用到的公式是求和，因此在 Excel 中提供了自动求和按钮 （在常用工具栏中）。 单击自动求和按钮 ，则在当前单元格中自动插入求和函数 SUM()。这时 Excel 会从当前单元 格上面的单元格开始向上搜索，直到出现一空白的单元格或非数值内容的单元格为止，然后对 这些单元格中的数值求和。若当前单元格的正上方单元格中没有数值，则自动求和将用类似的 方法在当前单元格所在行的左侧搜索并进行求和。另外，也可以选择求和的单元格区域后，再 单击自动求和按钮 。 2．公式中的运算符及其运算次序 运算符用于对公式中的元素进行一定类型的运算。这些运算符包括引用（区域、联合） 运算符、算术运算符、文本运算符和比较运算符，其运算次序依次降低。表 4-3 中给出了 4 类 运算符的优先次序及各种运算符号。 表 4-3 Excel 公式中运算符的优先级 运算符（优先级从高到低） 含义 ： 区域运算符 ， 联合运算符 - 负数 % 百分比 ∧ 乘方 *和/ 乘和除 +和- 加和减 ＆ 将两文本连接 =，>，<，>﹦，<﹦，<> 比较运算符 3．单元格的引用 单元格的引用表示工作表中的一个单元格或单元格区域，以便告诉 Excel 引用哪些单元格 中的数据。引用位置用单元格的地址表示。 引用运算是 Excel 中特有的运算符，引用运算符可以实现单元格区域的合并。下面对这些 特有的运算符进行简单的说明。 （1）冒号（:）。单元格区域引用，通过冒号前后的单元格引用一个指定的单元格区域， 用字母标志列，用数字标志行。如“A2:B3”是指引用了 A2、A3、B2、B3 四个单元格。
（2）逗号（,）。单元格联合引用，即多个引用合并为一个引用。如“C3,A2:B3”是指引 用了 C3、A2、A3、B2、B3 五个单元格。 （3）连接（＆）。将两个字符连接成一个字符串。在公式中使用文本运算符时，以等号 开始，输入文本的第一段（文本或单元格引用），加入文本运算符（＆），然后输入下一段（文 本或单元格引用）。若在公式中输入文本，用引号将文本括起来。 在公式中经常要用某一单元格或单元格区域的引用来代替单元格中的具体数据，其特点 是当公式中被引用单元格数据变化时，公式的计算结果会随之变化。同样，若修改了公式，与 公式有关的单元格内容也随之变化。单元格的引用方法主要有以下几种： （1）相对引用。相对引用即用字母表示列，用数字表示行。当该公式被复制到别的单元 格时，Excel 可以根据移动的位置调节引用单元格。 例如在 B3 单元格中输入公式“=B1+B2”，选择“编辑”→“复制”命令，将该公式复制 下来。单击单元格 C3，然后选择“编辑”→“粘贴”命令，则 C3 的公式为“=C1+C2”。这 种对单元格的引用会随着公式所在单元格位置的改变而改变。 （2）绝对引用。绝对引用即在列标和行号前分别加上$符号。表示指向工作表中固定位 置的单元格，它的位置与包含公式的单元格无关。若在复制单元格时，不想使某些单元格的引 用随着公式位置的变化而改变，就要使用绝对引用。 例如，在 A3 单元格中输入公式“=$A$l+$A$2”，然后将该公式复制到 B3，该公式仍然 为“=$A$l+$A$2”。在绝对引用中，单元格地址不会改变。 （3）混合引用。混合引用是指公式中既有相对引用，又有绝对引用。当含有公式的单元 格因插入、复制等原因引起行、列引用变化时，公式中相对引用部分随公式位置的变化而变化， 绝对引用部分不随公式位置的变化而变化。 （4）不同工作簿单元格的引用。格式如下： =[工作簿名]工作表名！单元格 若工作表名不是 Excel 默认的 Sheet1 之类的名称，则“！”号可以省略。 4．公式的自动填充 在一个单元格输入公式后，若相邻的单元格要进行相同的计算，可使用公式的自动填充 功能，其操作方法为单击公式所在的单元格，拖动单元格右下角的填充柄到要进行同样计算的 单元格区域即可。 例如，对 E3 定义公式“=B3+C3+D3”后，对 E4、E5 进行同样的计算，可以使用公式的 自动填充功能，其结果如图 4-13 所示。 图 4-13 公式的自动填充
4.4.2 函数 在 Excel 中，函数是系统预先建立在工作表中，用于执行数学、文本或者逻辑运算等功能 的公式。 1．函数概述 函数是预先定义的内置公式，它们使用参数进行运算，然后返回一个计算值。当对工作 表进行复杂运算或统计时，使用函数可大大减少公式的复杂程度和出错率。为此，Excel 提供 了 200 多个内部函数，供用户调用。此外，还允许使用 Visual Basic 建立的外部函数。 2．常用函数简介 （1）求和函数 SUM(区域)。 功能：对指定区域中的所有数据求总和。 说明：直接键入到参数表中的数字、逻辑值及数字的表达式将被计算；如果参数为数组 或引用，只有其中的数字将被计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被 忽略；如果参数为错误值或为不能转换成数字的文本，将会导致错误。 （2）求平均值函数 AVERAGE(区域)。 功能：计算出指定区域中的所有数据平均值（算术平均）。 说明：参数可以是数字，或者是涉及数字的名称、数组或引用。 如果数组或单元格引用参数中有文字、逻辑值或空单元格，则忽略其值。如果单元格包 含零值则计算在内。 （3）计数函数 COUNT(区域)。 功能：求出指定区域中包含的数据个数。 说明：函数 COUNT 在计数时，将把数字、空值、逻辑值、日期或以文字表示的数计算进 去；但是错误值或其他无法转化成数字的文字则被忽略。如果参数是一个数组或引用，那么只 统计数组或引用中的数字；数组中或引用的空单元格、逻辑值、文字或错误值都将忽略。 （4）求最大值函数 MAX(区域)。 功能：求出指定区域中最大的数值。 说明：可以将参数指定为数字、空白单元格、逻辑值或数字的表达式。如果参数为错误 值或不能转换成数字的文本，将产生错误。如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数 字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。如果参数不包含数字，函 数 MAX 返回 0。 （5）求最小值函数 MIN(区域)。 功能：求出指定区域中最小的数值。 说明：与 MAX 函数的说明相同。 （6）条件函数 IF(条件表达式,值 1,值 2)。 功能：执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值，返回不同的结果。当“条件表达式” 的值为真时，取“值 1”作为函数值，否则取“值 2”作为函数值。可以使用函数 IF 对数值和 公式进行条件检测。 说明：“条件表达式”是计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任何数值或表达式。在计算参数 “值 1”和“值 2”后，函数 IF 返回相应语句执行后的返回值。
3．函数的输入和使用 在工作表中使用函数计算数据，首先要将函数输入单元格。用函数可以直接在编辑栏或 单元格中输入，也可以使用 Excel 提供的粘贴函数功能。粘贴函数可以帮助用户建立函数。 下面介绍两种输入函数的方法（以求和函数为例进行说明）： （1）手动输入函数。 1）选中需要输入函数的单元格，然后在单元格中输入等号“=”。 2）输入所要使用的函数。例如，在所选中的单元格中输入函数“=SUM(C3:E3)”，计算工 作表中学生三门课的总分，如图 4-14 所示。 （2）使用插入函数建立函数。 1）选定需要输入函数的单元格。 2）单击公式栏中的插入函数按钮 ，弹出如图 4-15 所示的“插入函数”对话框。 图 4-14 在单元格中输入函数 图 4-15 “插入函数”对话框 3）选择分类函数，在函数名列表框中选择函数名。这里的函数类别选择为常用函数，函 数名选择为 SUM。 4）单击“确定”按钮，弹出如图 4-16 所示的对话框。 5）根据提示输入函数的各个参数，若要单元格引用作为参数，可单击参数框右侧的暂时 隐藏对话框按钮 ，从工作表中直接选定单元格（这里选定 C3:E3），然后再次单击该按钮， 恢复公式选项板对话框。 图 4-16 所选函数公式选项板对话框 6）单击“确定”按钮完成函数的建立。 图 4-14 中的 F3 单元格就是用求和函数计算的结果。
4.5 美化工作表
当建立并编辑了工作表之后，还可以对工作表的外观进行设置，这就是美化工作表。如 在工作表中使用不同的字体，或者使用艺术字，都能给人以美的感觉；如果一个工作表有一个 好的背景图案，在工作起来也是一种享受；使用自动套用格式，也能使工作表更加的美观。 Excel 提供了丰富的排版命令，包括文本的字体、大小、颜色、对齐方式和数字的显示方 式等。 4.5.1 设置文本和单元格格式 单元格格式是指单元格数字格式、对齐方式、字体、边框、图案等属性，通过设置单元 格格式可以美化表格，下面具体介绍设置方法。 要设置单元格的各种格式，首先应选择“格式”→“单元格”命令，打开“单元格格式” 对话框，在此对话框中可以对单元格格式及单元格内的文本进行各种设置。 1．单元格字体的设置 要设置单元格字体，在“单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡，如图 4-17 所示。 在“字体”选项卡中对字体、字形、字号、下划线、颜色和特殊效果进行设定。 图 4-17 “单元格格式”对话框中的“字体”选项卡 （1）设置字体、字形、字号。Excel 提供的字体包括宋体、仿宋体、楷体等各种字体， 可以在“字体”列表框中选择其中一种字体；Excel 提供的字形包括常规、倾斜、加粗和加粗 倾斜，可以在“字形”列表框中选择其中一种字形；字体的大小由字号决定，可用字号取决于 打印和文本所用的字体，在“字号”列表框中选择一种字号以设置文本或数字的大小。 （2）设置下划线、颜色。单击“下划线”或“颜色”下拉列表框右边的箭头，可以根据 需要选取不同的下划线类型或者颜色。 （3）设定普通字体。选择“普通字体”复选框，则“字体”选项卡中的各项将重置为默 认值。 （4）设置特殊效果。“特殊效果”包括“删除线”、“上标”和“下标”三个选项：“删除 线”复选框可以产生一条贯穿字符中间的直线。“上标”和“下标”复选框可以将选定的文本或数字设定为上标或下标。 另外，在“格式”工具栏中 Excel 2003 提供了常用的单元格字体格式设置的列表框。利 用此列表框，工作非常方便。 2．数字显示格式设置 工作表内的数字、日期、时间，都是以纯数字存储的。当这些数据要显示在单元格内时， 会自动地根据所在单元格的格式显示。若单元格没有使用过，那么单元格将以默认的格式最大 精确度地显示数字。当单元格中的数据太大时系统将用科学表示法表示数据，例如：8.88E+5。 如果一个单元格的宽度太小，无法以规定的格式将数字完全显示，单元格中将被符号“＃”充 满，单元格的宽度加大到一定程度，数字将完全显示出来。 在默认状态下，Excel 将对输入的数据进行查看，并将数据转换为适当的格式。例如：在 单元格中键入数据 6/4，Excel 系统将会显示 6 月 4 日；当在单元格中键入￥20030 时，系统将 自动显示为￥20,030。 数字显示格式包括小数的位数、是否使用千位分隔符和负数的显示方式。如果要重新设 置单元格的数字显示格式，则执行下列操作步骤： （1）选择要重新设置数字格式的单元格区域。 （2）选择“格式”→“单元格”命令，将显示“单元格格式”对话框。 （3）在“单元格格式”对话框中，单击“数字”选项卡，显示如图 4-18 所示的对话框。 图 4-18 “单元格格式”对话框中的“数字”选项卡 （4）在“分类”列表框中，选择并设置单元格需要的格式。 （5）单击“确定”按钮，即可将所设置的显示格式和类型应用于所选单元格。 此外，用户也可使用格式化工具按钮来设置单元格数字的显示格式，在“格式”工具栏 中，数字格式主要有以下几类： 货币样式按钮。 百分比样式按钮。 千位分隔样式按钮。 增加小数位数按钮。 减少小数位数按钮。
注意：设置好所选单元格的显示方式后，在此单元格中输入的数据都将以所设置的方式 显示，直到下次更改单元格的显示方式。例如：将一个单元格的显示方式设置为货币，那么只 要在这一单元格中输入数据，系统就将自动在数字前面加上所设置的货币符号。 3．设置文本的对齐方式 默认情况下输入时，文本的对齐方式是数值右对齐，文字左对齐。数据的对齐方式可以 修改，以满足用户对处理表格的特殊要求。 改变数据对齐方式采用下面的操作过程： （1）选定要改变数据对齐方式的单元格或单元格区域。 （2）单击格式工具栏中的左对齐按钮 、居中按钮 、右对齐按钮 或合并及居中按 钮 。也可以选择“格式”→“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“对 齐”选项卡，这时的对话框如图 4-19 所示。在该对话框中选择数据的对齐方式，进行相应的 设置即可。 图 4-19 “单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡 4.5.2 改变行高和列宽 在建立工作表的过程中，由于各种文字和数据大小不同、长短各异，经常要改变行高或 列宽，以适应不同的数据输入。如单元格中的信息太长，列宽就不够，一些内容将显示不出来； 当选用的字号较大时，行高不够，字符将不能全部显示。 要改变某一行（一列）的高度（宽度），将鼠标移动到该行号（列标）的下端（右端）， 当鼠标指针变为 （ ）时，上下（左右）拖动鼠标即可。在拖动的时候会显示出行（列） 的高度（宽度）。 使用菜单可调整或自动匹配最佳的行高或列宽，或者隐藏行或列。下面以对行的操作为 例进行说明。 使用菜单改变行高的操作过程如下： （1）选定要调整的行。 （2）选择“格式”→“行”菜单中的子菜单命令，可以进行如下设置。
行高：弹出“行高”对话框，可以输入行高。 最适合的行高：Excel 将根据单元格的内容自动调整到最佳行高。 隐藏：隐藏选定的行，既不显示也不打印，与在行高对话框中输入 0 值效果相同。 取消隐藏：将选定区域中所有隐藏的行显示出来。 当隐藏行或列后，要取消隐藏，选定隐藏行的前一行和后一行或选定隐藏列的前一列和 后一列，然后选择“格式”→“行”→“取消隐藏”命令或“格式”→“列”→“取消隐藏” 命令即可。 4.5.3 边框和底纹 为表格或单元格区域添加边框和底纹，改变单元格区域的颜色，可以区分表格不同的部 分，突出显示指定的数据区，使工作表更加清晰明了，从而形成一个完整且完美的表格。 1．给单元格添加底纹 给单元格添加底纹采用下面的操作过程： （1）选定要填充底纹的单元格或单元格区域。 （2）单击“格式”工具栏中填充颜色按钮 右边的下箭头 ，在弹出的调色板中单击要 使用的颜色即可。或选择“格式”→“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择 “图案”选项卡，这时的对话框如图 4-20 所示。在该对话框中的颜色选项板中选择颜色。另 外在“图案”下拉式列表框中还可以选择底纹的图案。 图 4-20 “单元格格式”对话框中的“图案”选项卡 2．给单元格添加边框 给单元格添加边框采用下面的操作过程： （1）选定要填充边框的单元格或单元格区域。 （2）单击格式工具栏中边框按钮 右边的下箭头 ，在弹出的边框板中单击要使用的线 型样式即可。或选择“格式”→“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边 框”选项卡，这时的对话框如图 4-21 所示。 在该对话框中选择边框的样式。可用的选择包括边框的位置、线条的样式和线条的颜 色等。
图 4-21 “单元格格式”对话框中的“边框”选项卡 4.5.4 使用自动套用格式美化工作表 Excel 中提供了多种数据清单供用户套用，若用户要为自己的工作表设置格式，就可使用 自动套用格式的功能，可对工作表根据预设的格式来美化。 使用自动套用格式美化工作表的操作过程如下： （1）打开要套用格式的工作表。 （2）选定要格式化的单元格区域。 （3）选择“格式”→“自动套用格式”命令，这时弹出的“自动套用格式”对话框如图 4-22 所示。 图 4-22 “自动套用格式”对话框 （4）在“自动套用格式”对话框的列表中，选择要使用的格式，然后单击“确定”按钮。 （5）若选择套用格式的几种类型，可在“自动套用格式”对话框中单击“选项”按钮， 在对话框的下部将增加显示“应用的格式种类”复选框，如图 4-23 所示，选择要套用格式的
种类，然后单击“确定”按钮。 图 4-23 套用格式类型 4.5.5 保护工作表 对处于保护状态的工作表，该工作表中的所有单元格都不能进行修改。 1．单元格的锁定与隐藏 选择“格式”→“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，然后单击“保护”选项 卡，这时的对话框如图 4-24 所示。 图 4-24 “单元格格式”对话框中的“保护”选项卡 在该对话框中包含“锁定”和“隐藏”两个复选框。“锁定”表示工作表中的单元格处于 锁定状态。默认为锁定状态，我们可以使得被保护的工作表中的单元格有的处于锁定状态，有 的处于未锁定状态（选定单元格后，用该对话框进行设置）。“隐藏”表示工作表中的单元格处 于隐藏状态，即只能在单元格中显示出它的值，无法通过编辑栏查看原值。对于存放有公式的
单元格，只能看到公式的结果，无法查看公式本身。默认为未隐藏，我们可以使被保护的工作 表中的单元格有的处于隐藏状态，有的处于未隐藏状态。单元格的锁定与隐藏设置后，只有在 保护工作表后才能起作用。 2．保护工作表 此功能可对使用的工作表进行保护。采用下面的操作过程： （1）选定要保护的工作表。 （2）选择“工具”→“保护”→“保护工作表”命令，这时出现“保护工作表”对话框， 如图 4-25 所示。 图 4-25 “保护工作表”对话框 （3）选择保护工作表的内容和密码。 若要撤消保护工作表，选择“工具”→“保护”→“撤消工作表”菜单命令。若在此设 置了密码，则在撤消保护工作表时，必须输入正确的密码才能撤消。
4.6 数据的图表化
使用图表可以将数据显示成图表格式，使数据显得更清晰、直观。图表可以放在工作表 中，也可放在工作簿的图表工作表中。直接出现在工作表中的图表称为嵌入图表，可以放在工 作表的任何位置。图表工作表是工作簿中只包含图表的工作表。嵌入图表和图表工作表都与工 作表数据相链接，并随工作表数据修改而变化。 4.6.1 创建嵌入图表 图表可以由相邻或不相邻的单元格内的数据来生成。 创建嵌入图表采用下面的操作过程： （1）选定创建图表需要的单元格或单元格区域。 （2）选择“插入”→“图表”命令，或单击“常用”工具栏上的图表向导按钮 ，这时 弹出的图表向导对话框 1，如图 4-26 所示。 （3）在该对话框中选定图表类型和子图表的类型。在 Excel 中提供了 14 种图表类型，每一类图表又有数个子图表类型。 （4）选择柱形图中的簇状柱形图，单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中选择“数据 区域”选项卡，这时的对话框如图 4-27 所示。 图 4-26 图表向导对话框 1（图表类型） 图 4-27 图表向导对话框 2（图表数据源） （5）在该对话框中可以选择要生成图表的数据区域。单击数据区域文本框右侧的暂时隐 藏对话框按钮 ，在工作表中选定数据区域。选定完成后，再次单击该按钮 ，返回到图表 向导对话框。 （6）在图表向导对话框中选择“系列”选项卡，这时的对话框如图 4-28 所示。在该对话 框中确定系列名称和分类 X 轴标志，其操作方法与第（5）步类似。 （7）单击“下一步”按钮，这时的对话框如图 4-29 所示。 图 4-28 图表向导对话框 3（“系列”选项卡） 图 4-29 图表向导对话框 4（“标题”选项卡） （8）设置图表选项。这些选项包括标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表；
这些选项的每个选项卡如图 4-30 至图 4-34 所示。
图 4-30 图表向导对话框 5（“坐标轴”选项卡）
图 4-31 图表向导对话框 6（“网格线”选项卡）
图 4-33 图表向导对话框 8（“数据标志”选项卡） 图 4-34 图表向导对话框 9（“数据表”选项卡） （9）根据要求将以上各项设置完成后，单击“下一步”按钮，这时的图表向导对话框如 图 4-35 所示。 图 4-35 图表向导对话框 10 （10）选定“作为其中的对象插入”单选按钮。 （11）单击“完成”按钮。 这时插入的图表如图 4-36 所示。
图 4-36 嵌入图表 4.6.2 创建独立图表 独立的图表是与工作表相对独立的，但 Excel 仍将图表上的数据与工作表中的数据链接起 来，这样可以单独对图表进行打印。 创建独立的图表与嵌入图表的操作过程是相同的，只是在图 4-35 中选择“作为新工作表 插入”单选按钮就可以了。独立的图表如图 4-37 所示。 图 4-37 独立图表 4.6.3 图表的编辑与修改 建立图表后可以对图表进行编辑修改。 1．选定图表 单击图表，则在图表的四周会出现 8 个黑色的小方块，称为控点，如图 4-37 所示。
2．调整图表的位置及大小 选定图表后，其四周出现 8 个图表区选定柄。若在图表区域内拖动，可将图表移动到任 意位置；若拖动选定柄，可改变图表的大小。 3．调整图表的类型 选定图表后，单击工具栏中“图表向导”工具项，打开“图表向导”对话框，在“标准 类型”选项卡中可重新选定图表类型。 4．删除图表 选定图表后，按 Del 键，或选择“编辑”→“清除”→“全部”命令即可删除图表。 5．图表对象的编辑 Excel 在图表上设定了许多区域，可调整和重新编辑这些内容。在选定对象的快捷菜单中 有图表类型、数据源、图表选项和图表位置等菜单命令，可对图表进行编辑，这与建立图表时 的操作过程是类似的。 （1）在图表中添加新的说明信息。选中要编辑的图表，打开“绘图”工具栏，单击“文 本框”或“竖排文本框”按钮，选中图表区域内某处单击并拖动，可得到适当大小的文本区， 在此输入相关的说明文字。 （2）更改图表的标题信息（包括图表标题、分类轴标题和数值轴标题）。激活标题文字 框，右击，在弹出的快捷菜单中选择“清除”命令删除说明信息文本框；选择“坐标轴标题格 式”命令，则打开“坐标轴标题格式”对话框重新修正文字的内容和格式。 （3）修改分类轴与数值轴格式。单击分类轴或数值轴，激活相应的坐标轴；右击，在弹 出的快捷菜单中选择“坐标轴格式”命令，打开“坐标轴格式”对话框，在提供的多个选项卡 中进行多种设置。
4.7 数据排序
在实际工作中往往需要将数据按一定的顺序和层次进行放置，使用户对数据的管理更加 容易和方便。Excel 2003 具有分析和处理数据的强大功能，为用户提供了许多操作和处理数据 的有效工具，如排序、筛选和汇总的基本操作。 在新建的数据清单中，数据是依照输入记录的先后顺序随机排列的。排序功能可以根据 数据清单中的一列或多列中的数据按升序（或降序）排列，或以自定义方式进行排序。因为排 序时，Excel 将使用列或指定的排序顺序重新设置行、列以及各单元格的内容。所以建议排序 前宜将原始数据区复制到空白区域或另外一个新工作表中，并在新的数据区上排序，以保护原 始数据的完整性。下面介绍在数据库中对数据进行排序的几种形式。 1．默认排序 在对 Excel 数据库排序之前，先看一下 Excel 默认排序的顺序。 （1）数值按从小到大的顺序（负数比正数小）。 （2）文本和数字的文本按从 0～9 和 A～Z 的顺序。 （3）在逻辑值中，False 排在 True 之前。 （4）所有错误值的优先级相同。 （5）空格排在最后面。2．简单排序（按一列排序） 利用“升序”按钮 或“降序”按钮 ，按照所选定的列对数据清单进行排序。可采 用下面的操作过程： （1）在数据清单中选定排序数据列的任意单元格。 （2）单击“常用”工具栏的升序按钮 或降序按钮 ，系统完成排序。 若选择的排序字段是日期型数据，则系统按照日期值的先后顺序排列。若选择的排序字 段是字符型数据，则按照其 ASCII 码值的大小排序，汉字按照其拼音的顺序排序。 3．复杂排序（按多列排序） 在排序的字段值相同时，可使用至多三级的复杂排序。 根据多列数据对数据行排序采用下面的操作过程： （1）在数据清单中选定排序数据列的任意单元格。 （2）选择“数据”→“排序”命令，这时出现的 “排序”对话框如图 4-38 所示。 （3）在该对话框中设置排序的选项。最多可以使 用三列对数据进行排序，也就是在对话框中可以设置主 要关键字、次要关键字和第三关键字，每一关键字都可 以按升序或降序排列。为了防止数据清单的标题也参加 排序，可在“排序”对话框的“当前数据清单”选项组 中单击“有标题行”单选按钮。 （4）单击“确定”按钮完成排序。
4.8 数据筛选
数据筛选是只显示工作表中那些符合用户设定条件的记录，而将其他不满足条件的记录 隐藏起来。数据筛选为用户提供了快速访问大量数据清单的管理功能。在 Excel 2003 中的筛 选有两种方式，即自动筛选和高级筛选。 1．自动筛选 自动筛选比较快捷，适用于较简单的数据筛选。自动筛选数据采用下面的操作过程： （1）单击数据清单中的任意单元格。 （2）选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令，这时每个列标题的右侧均出现一个 向下的箭头，如图 4-39 所示。 （3）从需要筛选的列标题下拉式列表框中选择需要的项目（见下面的说明）。筛选后所 显示的数据行的行号是蓝色的，数据列中的自动筛选箭头也是蓝色的。 若要取消对某一列的筛选，单击该列的自动筛选箭头，从下拉式列表框中选择“全部” 选项即可。 在自动筛选下拉列表中，介绍以下两个选项： 1）自动筛选前 10 个。自动筛选下拉式列表框中“自动筛选前 10 个”，也可用来查找所 需的数据。如要知道总分在前 10 名的学生，传统的方法是对总分进行排序，但这种方法却 打乱了原来数据清单的排序。现在选择“自动筛选前 10 个”选项，就可以在不打乱原来数 据清单排序的情况下获得这些数据。选择这一选项后出现的“自动筛选前 10 个”对话框如 图 4-38 “排序”对话框图 4-40 所示。 图 4-39 自动筛选下拉列表 图 4-40 “自动筛选前 10 个”对话框 2）自定义自动筛选。自动筛选下拉式列表框中的“自定义”选项可用来自动筛选数据清 单的范围。选择该选项后，出现的“自定义自动筛选方式”对话框如图 4-41 所示。 图 4-41 “自定义自动筛选方式”对话框 在该对话框中可以定义两个筛选条件，以及它们之间的“与”、“或”关系。 2．高级筛选 高级筛选即是根据多个条件来筛选数据，并允许把满足条件的记录复制到工作表的另一 个区域中，原数据区保持不变。当用户设定的筛选条件较复杂时，即在多个字段间设置筛选条 件，需使用高级筛选。 使用高级筛选时，采用下面的操作过程： （1）在工作表空白单元格中先建立一个条件区域，然后在区域中输入满足筛选数据的条 件，条件区域中的字段必须是工作表中的字段。在字段下面输入筛选条件，若条件在同一行上 表示“与”关系，在不同行表示“或”关系，如图 4-42 所示。
图 4-42 建立了条件区域的工作表 （2）选中数据区中的任意单元格，在数据菜单中选择“筛选”→“高级筛选”命令，屏 幕显示“高级筛选”对话框，如图 4-43 所示。在该对话框的“方式”框中，若选择“在原有 区域显示筛选结果”，则筛选后的部分数据显示在原工作表位置处，原工作表就不再显示；若 选择“将筛选结果复制到其他位置”，还需在“复制到”文本框中输入用于放置筛选结果区域 的第一个单元格地址，则筛选后的部分数据显示在另外指定的区域，与原工作表并存。 图 4-43 “高级筛选”对话框 （3）单击“确定”按钮就开始筛选。图 4-44 是经高级筛选后的结果。 图 4-44 经“高级筛选”后的工作表
4.9 数据的分类汇总
Excel 2003 具有很强的分类汇总功能。分类汇总时首先让数据按照某一个字段进行分类， 然后对分好类的数据进行汇总计算（如分类求和、计数、求平均值、求最大值、求最小值、求 标准偏差等）。须注意的是，分类汇总是在数据已排序的基础上进行的。 分类汇总可进行如下操作： 首先将需要分类的字段排序，把光标定位在数据区域的任一位置，执行“数据”→“分 类汇总”命令，弹出如图 4-45 所示的“分类汇总”对话框。在“分类汇总”对话框的“分类 字段”栏选择已经排序的字段名，在“汇总方式”栏选择汇总类别，在“选定汇总项”栏选择 需要汇总的项目，单击“确定”按钮后工作表中将显示汇总后的表，如图 4-46 所示。 图 4-45 “分类汇总”对话框 图 4-46 分类汇总后的工作表 若要撤消分类汇总，把光标定位在数据区域的任一位置，执行“数据”→“分类汇总” 命令，在“分类汇总”对话框中单击全部删除按钮，即可恢复原数据状态。 Excel 对分类汇总进行分级显示，其分级显示符号允许用户快速隐藏或显示明细数据。若 编辑明细数据后，分类汇总和总计值将自动重新计算。在图 4-46 中，工作表左侧的小方块用于控制对各组数据和全体数据的隐藏和显示，称为 分级显示符号，其操作方法就是单击它。 若要取消分类汇总，只要在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。
4.10 打印
打印是电子表格软件的一个重要内容，是使用电子表格的一个关键步骤。当建立、编辑 和美化工作表之后，需要将其打印出来。为了使打印的表格清晰、美观，可增加页眉、页脚等 页面设置，并且可以在屏幕上预览打印的效果。本节将介绍如何利用这些功能，打印出完美的、 具有专业化水平的工作表。 4.10.1 页面设置 页面设置可以控制打印工作表的外观或版面。用户需要告诉 Excel 打印范围、打印纸尺寸、 页眉/页脚内容和工作表的信息等。这就需要进行页面设置。 页面设置选择“文件”→“页面设置”命令，这时弹出的“页面设置”对话框如图 4-47 所示。在该对话框中可以设置页面、页边距、页眉/页脚和工作表。 图 4-47 “页面设置”对话框 1．页面 在“页面设置”对话框中选择“页面”选项卡，在该选项卡中“方向”选项组设置打印 的方向：纵向（从左到右打印工作表的每一行，打印出来的页面是竖向的）或横向（从上到下 打印工作表的每一行，打印出来的页面是横向的，一般用于打印较宽的工作表）。 “缩放”选项组可以规定打印时缩放工作表的比例，缩放范围是正常尺寸的 10%～400%。 若选定“调整为”单选按钮，则打印时会缩小工作表所选区域的尺寸以适应所指定的页 数。页宽和页高加减器规定横向和纵向的页数。 “纸张大小”下拉式列表框用来确定页面的纸张大小。 “打印质量”下拉式列表框用来确定打印的分辨率，数值越大，打印质量也就越高。 “起始页码”用于规定打印的起始页码。 2．页边距 在“页面设置”对话框中选择“页边距”选项卡，在该选项卡中可以设置数据到页边之间的距离，包括上、下、左、右，以及页眉和页脚与上、下边之间的距离。设置的效果会出现 在预览框中。 “居中方式”选项组用于设置报表的打印位置：水平居中和垂直居中。 3．页眉/页脚 在“页面设置”对话框中选择“页眉/页脚”选项卡，定义页眉或页脚的方法是在页眉或 页脚下拉式列表框中选择需要的页眉或页脚。若在页眉或页脚下拉式列表框中没有需要的内容 可以自定义页眉或页脚，其方法是单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，在弹出的“页 眉”或“页脚”对话框中来定义。按照页眉或页脚对话框的提示就可以编辑页眉或页脚。 4．工作表 在“页面设置”对话框中选择“工作表”选项卡，“打印区域”和“打印标题”用来确定 打印的区域和标题，可单击暂时隐藏对话框按钮 在工作表中选择打印的区域和标题。 在“打印”选项组中可以确定与打印有关的选项，包括是否打印网格线、行号列标和批 注等。 “打印顺序”是指打印超过一页时，是按先列后行还是先行后列打印。 4.10.2 控制分页 当工作表的内容多于一页时，Exce1 会自动根据所设置的纸张大小、页边距等自动为工作 表分页。但在需要强行分页的地方也可以采用人工分页的方法。人工分页选择“插入”→“分 页符”命令，按提示进行操作即可。 4.10.3 打印预览 在打印之前可以使用打印预览功能在屏幕上查看打印的效果，对不满意的地方可及时修 改。打印预览是针对当前整个工作表文件的。 选择“文件”→“打印预览”命令进入打印预览方式，按提示进行操作即可。 4.10.4 打印工作表 打印工作表时，选择“文件”→“打印”命令，这时弹出的“打印”对话框如图 4-48 所示。 图 4-48 “打印”对话框
在“范围”选项组中可以指定打印的范围，在“打印”选项组中指定打印的区域，单击 “确定”按钮即可。
实验 1 工作簿的创建和保存
一、实验目的 （1）熟练掌握建立 Excel 工作簿的各种方法。 （2）熟练掌握在工作表中输入数据的方法。 （3）熟练掌握 Excel 工作簿文件的保存、打开、关闭的方法。 二、实验内容 （1）启动一个 Excel 工作簿。 （2）输入数据。 （3）使用填充柄填充数据。 （4）保存工作簿。 （5）打开工作簿。 （6）关闭工作簿。 三、实验操作 1．启动一个 Excel 工作簿 启动 Excel 可用以下方法：（1）选择“开始”→“程序”→Microsoft Excel 命令。当启动 Excel 时，Excel 自动打开 了一个名为 Book1 的工作簿。创建工作簿时，Excel 将自动以 Book1、Book2、Book3……的顺 序给新的工作簿命名。
（2）单击桌面上的 Microsoft Excel 2003 图标。 2．输入数据
输入如图 4-49 所示的数据。
（1）在新建工作簿窗口中，选择 Sheet1 工作表。 （2）单击 A1 单元格，输入数据“学号”。 （3）单击 B1 单元格，输入数据“姓名”。 按照以上步骤依次输入“高数”、“英语”、“计算机”等数据（A 列“学号”数据暂时不 输入）。 3．使用填充柄填充数据 用“填充柄”完成“学号”列的数据填充。 方法一： （1）在 A2 单元格中输入“'08001”。 （2）将鼠标指向 A2 单元格的右下角，鼠标指针变成十字型。 （3）从 A3 单元格拖动鼠标至 A5 单元格。 （4）松开鼠标，此时 A3 到 A5 单元格自动填充了“08002”、“08003”、“08004”。 方法二： （1）右击 A2 单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”。 （2）在“数字”选项卡上选择“文本”类型。 （3）在 A2 单元格中输入“08001”。 （4）将鼠标指向 A2 单元格的右下角，鼠标指针变成十字型。 （5）从 A3 单元格拖动鼠标至 A5 单元格。 （6）松开鼠标，此时 A3 到 A5 单元格自动填充了“08002”、“08003”、“08004”。 4．保存工作簿 将上面创建的工作簿以 Lx1.xls 为文件名保存在 D 盘中，过程如下： （1）选择“文件”→“保存”命令。 （2）在“另存为”对话框中的“保存位置”栏中选择“本地磁盘（D：）”。 （3）在“文件名”编辑栏中输入文件名 Lx1，在“保存类型”列表栏目中选择文件类型 “Microsoft Office Excel 工作簿”。
（4）单击“保存”按钮。 5．打开工作簿 （1）选择“文件”→“打开”命令，出现“打开”对话框。 （2）单击“查找范围”列表框右边的向下箭头，从下拉列表中选择要打开工作簿所在的 驱动器。 （3）在“查找范围”文件夹列表中双击各级文件夹，直到打开包含所需工作簿的文件夹。 （4）双击要打开的工作簿。 6．关闭工作簿 （1）如果要关闭的窗口目前不是活动的，从“窗口”菜单底部的工作簿列表中选择该工 作簿。 （2）选择“文件”→“退出”命令即可。
