通告、佈告、啟事 (一) 作用

(1)

通告、佈告、啟事

(一) 作用

「通」是普遍，「告」是陳述、告知的意思。凡是機關團體有政策、措施或者重要事項要普遍通知公眾人士，就可以使用通告類文書。通告類文書大致包括通知、通告、佈告和公告幾種。至於啟事，性質雖然和通告接近，也有陳述、告知的意思，但是所陳述和告知的事情，與公眾的關係不那麼密切，主要是發文者本身有事情希望引起外人注意，不一定對公眾構成甚麼影響。

(二) 應用範圍

通知通常用來傳達一些比較簡單直接的事情，比如機關團體用來通知開會或者繳費，使用範圍比較狹窄。很多應用文專著都沒有「通知」這個類別，或是把通知與通告視為可以互相替換的文種；因此會議通知有時候等同於會議通告，繳費通知則經常以單據或者表列的形式發出，比如很多公營服務機構的繳費單就是如此。從香港一般民間的使用情況來看，通知的結構和格式都不太固定。

至於公告，則是面向社會大眾的，一般由政府機關發出，目的在宣佈重大事項或者重要政策。通知和公告這兩類文種在這裡不作詳細介紹。

通告和佈告的形式和作用很接近，分別主要在於發佈的方式和範圍不同。

一般來說，通告是機關團體向一定範圍的民眾或者員工公佈應當注意或者應當遵守的事項時所用的文書，多數是直接發出或者寄出的。佈告則會張貼在佈告板或者其他當眼的地方，供有關人士閱覽。這種發佈消息的形式，使佈告的覆蓋範圍受到局限，因此佈告所涉及的對象，通常是特定範圍裡的有關民眾或者員工。

此外，佈告通常是機關團體對受其制約的民眾或者員工所發的，目的在公佈政策、措施或者重要事項，因此具有一定的約束作用。

最不具備約束作用的是啟事。不少啟事是由個人發出的，比如尋人啟事、

遺失啟事、轉讓啟事等，所牽涉的多數是個人的事情；就算是以公司或者機構名義發出的，也往往是與機構本身有關的事情，比如搬遷啟事、招聘啟事等。

啟事的受文對象比較模糊，通常是沒有既定範疇的一般民眾，對啟事內容有興趣或者自認為有關聯的，可以有所回應，否則可以置之不理。

(2)

(三) 寫作注意事項

通告和佈告都以公佈政策、傳達信息為主要目的，因此行文必須簡明扼要，

其中佈告既以張貼的形式發佈，為方便民眾閱讀，行文尤其需要精簡清晰，篇幅以短小為宜。此外，通告和佈告的受文者或是機關團體的員工，或是一般民眾，對象比較廣泛，因此所用的語言應該盡量簡明通暢。啟事由於面向一般大眾，語言更應該淺白簡潔。

內容方面，通告、佈告和啟事通常都包含標題、正文、結束語、下款和日期五部分。

佈告的標題一般比較簡單，可以只寫上「佈告」(或寫作「布告」)兩字，也可以加上發文機構的名稱，比如「校務處佈告」；通告的標題則往往比較詳細，

通常會扼要交代通告的性質、內容，或者發佈部門，比如「聖誕聯歡會通告」、

「學生會通告」。啟事的標題通常只指示了啟事的性質，不會交代發文者。

正文用來交代所要發佈的消息，有時候會先說明發文的原因、目的，或發文的依據，才正式進入主題；但有時候也可以直接說明需要民眾周知或者遵守的具體事項。內容比較多的話，可以分段處理，並加上段碼，以方便閱讀。有些通告涉及比較多時間、地點等細節，為了方便閱讀，也會用表列的形式發佈，

例如巴士公司在除夕元旦延長服務及改道的通告(參看例七、例八)。一些特殊的通告，甚至會附上圖片，例如香港警務處發出的懸賞通告。

至於啟事的正文，由於所牽涉的通常是比較私人的問題，因此只需要簡單扼要說明就可以，細節可以不必交代。

正文結束後，傳統的做法是用結束語來終結全文，例如「此佈」、「特此知照」、「特此通告」、「以上通告學生會全體會員」等，但是有時候視乎行文和消息的性質，也可以把結束語省掉。比如一些由公共機構和政府部門發出的通告，由於功能比較特殊，內容比較繁複，因此除了採用表列形式之外，格式也跟一般通告不同，結束語通常會省略掉(參看例七、例八)。

在一般情況下，通告和佈告的下款和日期是必不可少的部分。下款必須清楚交代發文者所屬機關團體的名稱，以及發文者的職銜和名字；如果機關團體名稱在標題部分交代過的話，那麼下款就只需要寫上發文者的名字和職位。最後是發文的日期，一般都要另行頂格書寫。如果有附件或者通告的分發名單和

(3)

需要指出的是，有一些通告會先把主要內容、發文者等資料在開頭部分交代清楚，具體細節另以表列形式發佈於後；如香港警務處的懸賞通告，就是先交代了發文者、通告的目的和希望受文者周知的事情，然後具體羅列有關的案件以及懸賞的內容。這些內容由於跟前面的說明放在同一個網頁上，並且都受同一段說明約束，因此可以合起來算是一則通告；然而，每一個表格所介紹的是一宗獨立的案件，而且有本身的一個通告終止日期，似乎又可以視為一則獨立的通告，整個網頁只不過是幾則通告的集合。這種表現形式，可以視為通告的一種變體，電腦網頁這種發佈渠道的興起，更對這種表現形式的普及，起了推動的作用，值得我們注意。

(四) 通知、通告、佈告、公告辨析

通知通告佈告

應用範圍傳達比較簡單直接的事情，如開會或繳費

公佈應當遵守或周知的事情 ( 事務性質比較濃厚)

公佈政策、措施或重要事項(法制、約束力比較強)

發文者機關團體機關團體機關團體對象團體成員或公營服務

對象

團體成員 ( 範圍較佈告大)

團體成員 ( 範圍較通告小)

發佈方式傳閱或郵寄到受文者手上

傳閱、郵寄、張貼張貼在當眼地方內容結構沒有一定結構標題、正文、結束語、

發文者、日期

標題、正文、結束語、

發文者、日期

(五) 常用詞彙

詞語意義及用法

玆「現在」的意思。一般用在句子開頭，與動詞連用。如：「玆定於 X 月 X 日……」、「玆根據公司條例……」、「玆公佈詳情如下」。「玆」的用法比較傳統，有人用「現」代替。

此佈「這就是所要佈告的」的意思。用在正文後面，作終結正文之用。

特此通告通告的結束語，用來終結正文。「特此通告」後面不必說明受文者，如果改用「以上通告」或者「右通告」(直式)，就必須指明受文者。

敬請……

為荷

「荷」有承受恩惠的意思。「為荷」就是承受恩惠，表示感謝，

通常在正文的最後部分，敦促對方有所行動以後作為句子的結尾，以表示感謝。如「敬請撥冗出席為荷」、「敬希書面示知為荷」。

(4)

詞語意義及用法

仰各知照在古代的下行公文裡，「仰」有命令的意思，「知照」指通知、

關照。佈告屬於下行公文，因此，傳統的佈告在結束正文時要求下屬知曉並遵行佈告的內容，就會用「仰各知照」一語。這個詞語在純語體的公文裏較少人使用。

(六) 空白格式範本

標題

結束語

發文者署名或蓋印

發文日期

正文

受文者

附件/分發名單

如有附件及/或分發名單，宜列寫清楚。啟事一般不會有附件/分發名單啟事的日

期一般寫在署名之下或文件左下方

如受文對象較廣泛，或以「特此通告」等語作結，受文者可省略

(5)

(七) 示例 例一：

例二：

佈告

本校訂於一九九九年四月二十日舉行春季旅行，目的地為西貢郊野公園。各級同學須於當天上午八時三十分，按照平日早會列隊方式，

到學校操場集合，由班主任指揮登上旅遊車。旅遊車將準時於八時四十五分離開學校，逾時不候。

此佈

XX 小學校務處一九九九年四月三日

佈告

為幫助部分家境清貧同學，並培養同學的環保意識，本校將於下學期結束後舉行舊書回收活動。各級學生如有保存完好的課本，願意捐贈予下屆同學使用，請由各班班會匯集，於七月二十一日或之前交總務處集體處理。

此佈

XX 小學校務處一九九九年六月八日

(6)

例三：

例四：

校務處佈告

玆因暴雨侵襲，本校原訂於五月七日舉行之中五級地理科畢業考試無法如期舉行，考試日期順延至五月十四日，詳情如下：

時間：上午九時至十一時地點：本校禮堂

請中五級選讀地理科同學依時出席。

此佈

XX 中學校務處一九九九年五月九日

通告

本校班際壁報比賽快將舉行。我班在過去兩屆比賽表現優秀，本屆也預備積極參與，希望取得更好成績。經班會商議決定，這次我們的參賽主題是「在歡樂中成長」。現請同學提供生活照片，以表現日常生活中歡樂溫馨的片段為主。照片請交班會活動幹事王振宇同學收集，截止日期是一月十六日。請踴躍支持。

以上通告中四甲班全體同學

中四甲班班會主席

李凱欣副本送：中四甲班班主任

一九九九年一月五日

(7)

例五：

聖誕聯歡會通告

本年聖誕假期將於 12 月 20 日開始，班會將如常在 12 月 18 日舉行聖誕聯歡活動，詳情如下：

一、聯歡會由上午 9 時開始，中午 12 時結束，在本班課室舉行。

二、食物及飲料由班會總務幹事陳家傑同學和何珮瑜同學負責準備；費用每人港幣 $15，請於 12 月 14 日交予以上兩位同學。

三、聯歡節目由班會康樂幹事徐衛邦同學、郭惠珊同學統籌，全體同學參予演出。請於 12 月 10 日把節目內容和演出者名單交給以上兩位同學。

四、聯歡會當日，請各同學準備小禮物一份，價錢以不超過港幣

$20

為限，作為當日抽獎之用。

此致 6D 班全體同學

班會主席蔡子健

1999 年 11 月 29 日

(8)

例六：

編號：ACD1/2/99

學生會通告

為配合本校閱讀周主題，在校園營造閱讀氣氛，使同學藉閱讀擴展視野，增廣見聞，並提升語文水平，學生會得到校方大力支持，與多所出版社及圖書供應商取得聯繫，將於下周在本校舉行圖書展覽，

詳情如下：

日期： 2 月 24 日

時間：上午 9:30 至下午 4:30 地點：本校有蓋操場

展出內容包括各學科參考用書、文學作品、康樂文娛書籍、旅遊指南、

各種工具書等凡五百多種，另有各科學習用電腦軟件及光盤介紹。敬希同學踴躍出席為盼。

以上通告全體同學

XX 中學學生會副本送：羅德信校長

全體老師

一九九九年二月八日

(9)

例七：

例八：

招標通告

招標編號 EAP/RS349/99-2000 採購部門 XX教育機構事務部

招標項目供應/承辦冷氣機檢查及清洗服務截止日期 23/6/1999

索取投標表格地點

投標表格可在本網頁下載或到九龍塘 XX 道 XX 號 XX 大廈 X 樓 XX 教育機構事務部索取。

標書投遞地點及時間

投標表格必須填具一式兩份，放置信封內封密。信封面上須清楚註明「XX 教育機構冷氣機檢查及清洗服務標書」，

交本機構總監收。標書須於 1999 年 6 月 23 日正午前親投於九龍塘 XX 道 XX 號 XX 大廈 X 樓投標箱內。

備註逾期送達之標書概不受理。標書有效期為九十天，由上述截止日期起算。逾期仍未接獲訂單者，可視為已經落選。

除夕元旦

XX 巴士公司延長服務及改道通知

由於中環、銅鑼灣、灣仔、尖沙嘴等區部分路面於除夕黃昏至元旦凌晨時分改為行人專用區，本公司部分巴士路線必須改道。為疏導行人，本公司並於除夕當晚增設多條通宵及特別路線，有關詳情如下：

1. 特別巴士服務 (二零零零年一月一日凌晨開始提供服務)

通宵路線開出地點服務時間

Y16 信德中心海怡半島

0000-0200 0000-0130 143 灣仔碼頭 _0000-0130

(10)

通宵路線 開出地點 服務時間 1234A 屯門碼頭

銅鑼灣

0000-0200 0015-0330 210B 灣仔碼頭

觀塘

0030-0130

563S 灣仔會展新翼往沙田第一城 _0030-0145

2. 增加班次

3、2B、9X、33M、120、699、10X、及 N999 路線將於十二月三十日晚增加班次。

3. 改道措施

由於十二月三十日晚於灣仔、銅鑼灣、中區及尖沙嘴有封路措施，XX 巴途經該處巴士將改道，沿途巴士站會臨時封閉或遷移。安排如下：

路線改道位置/措施

123 天后巴士站將於當晚臨時封閉，123 號路線往順利及順利往天后之尾班車分別提早於 2315 及 2200 開出

934、811、E66、

N789

左列路線總站將臨時遷往銅鑼灣威菲路道

市民請留意張貼於各巴士站之乘客通告，或於辦公時間內致電 xxxxxxxx 本公司查詢。

(11)

例九：

以下懸賞由香港警務處處長，公司或市民提供，報訊使匪徒落網並遭受滿意檢控者，可全數獲得或按比例分配賞金。

在本懸賞通告內，「滿意檢控」應理解為，如屬裁判司署或地方法院處理之案件，被捕者需要答辯，而要高等法院處理之案件，即經裁判司署初級聆訊後，裁定被捕者的控罪表面證據成立而成功將其轉介高等法院原訟法庭審訊。

任何人士如有關於此案的消息，請盡速與警方聯絡。

如有消息，請通知任何警署或警務人員，或致函香港郵政總局九九九號郵箱，

又或通過罪案資料傳真熱線(852) 2520-2828 或電子郵件

“ [email protected]” 通知警方。

如急需要警方採取行動，應該撥警察熱線電話(852) 2527-7177。如情況緊急，

立即撥 999。

所有懸賞通告有效期為六個月。屆滿日均註明於各懸賞通告內。

(案發現場圖片)

持械搶劫案港幣拾萬圓賞格

一九九九年四月十二日(星期一)晚上七時五十八分，三名穿著藍色工作服、戴白色手套的蒙面男子，

搶劫位於九龍尖沙咀海運大廈 XX 號 A 店鋪的 XX 珠寶鐘錶公司。其中一人手持銀灰色類似手槍的物體。

該公司被掠去二百三十九件鑲有貴重寶石的鑽飾及六隻手錶，總值港幣五百六十一萬九千零三十一元。

左圖為案發現場。

尖沙嘴警署一九九九年報案編號 XXXXXX 號一九九九年懸賞通告第 XX 號

通告終止日期：二零零壹年 X 月 XX 日

(12)

該公司的標誌

第一名通緝人士

第二名通緝人士

第三名通緝人士

第四名通緝人士

持械行劫案港幣拾萬圓及起回失物價值的百分之二點五

二零零零年九月十七日(星期日)晚上六時二十四分，四名中國男子手持一支類似手槍物體，打劫位於九龍尖沙嘴 XX 商場 XXX 號的 XX 珠寶公司。匪徒共掠去六百零一件珠寶，總值約港幣一千萬元。大部分珠寶均刻有該公司兩個標誌的其中一個。左圖為該公司的標誌。

警方現正通緝該四名與此宗案件有關的匪徒。附圖為他們的素描，以下為其外貌詳情：

第一名通緝人士：男子，年約二十八歲，身高一點六七米，

中等身材，短直髮，當時戴一頂淺色帽，穿著灰色 T 恤，

藍色牛仔褲，手持一個啡色信封，講本地話。

第二名通緝人士：男子，年約三十歲，身高一點七二米，

中等身材，普通髮式，當時以一條啡色手帕蒙面，穿著藍、

紅色格子長袖恤衫，藍色牛仔褲，淺啡色長靴，手持一枝類似手槍的物體，講本地話。

第三名通緝人士：男子，年約二十五至二十六歲，身高一點六五米，強壯身材，短直髮，當時穿著藍色圓領 T 恤，

藍色牛仔褲，手持一個黑色旅行袋(尺碼為六十厘米 x 三十厘米 x 四十五厘米)。

第四名通緝人士：男子，年約三十歲，身高一點六七米，

中等身材，普通直髮，當時穿著一件淺色 T 恤。

西九龍總區二零零零年報案編號第零零零零零 XXX 號二零零壹年懸賞通告第 XX 號

通告終止日期：二零零壹年 X 月 XX 日

(13)

例十：

例十一：

例十二：

遺失啟事

本人於 8 月 12 日上午在圖書館遺失錢包一個，內有現金 90 元、

學生證、圖書證及鑰匙一串，如有同學拾獲，請致電 2345 6789 與本人聯絡，感激不盡。

5D 勞永祥

1999 年 8 月 13 日

招募啟事

學生會現正籌辦綠色生活營，供全校同學參加。活動內容及舉辦日期另見宣傳海報。是次活動需要大量工作人員，有興趣同學請向秦天樂(F.5C)或張家碧(F.6A)報名。

學生會幹事會啟六月十日

轉讓啟事

本人將於二月底與家人移民外地，現有妙韻牌鋼琴一部出讓，

七成新，機件良好，音色優美。有意購買者請與 4B 彭禮宗聯絡，

電：2987 6543。

4B 彭禮宗 1999 年 12 月 4 日

(14)

例十三：

例十四：

例十五：

三子俊明幼女素芳

結婚啟事

謹訂於一九九九年三月二十八日為在美國紐約聖安德魯教堂舉行結婚典禮，特此敬告

諸親友

^同鞠躬

一九九九年三月二十二日三子俊明

幼女素芳

尋人啟事

老人容寶根，八十三歲，中等身材，皮膚黝黑，患輕微柏金遜病及老人痴呆症，於本月六日在牛頭角 XX 商場與家人失散，久尋不獲。失蹤當日身穿藍色 T 恤、深灰色長褲、黑布鞋。任何人士如發現該老人行蹤，請即致電 2345 6789，當致薄酬。

容國良啟七月九日

搬遷啟事

劉永泰醫生醫務所將於 1999 年 4 月 2 日遷往順天村 XX 商場 213 號繼續應診，診所開放時間為：

星期一至星期五：上午十時至下午一時，下午三時至七時星期六：上午十時至下午一時

梁耀邦郭震東

通告、佈告、啟事 (一) 作用