1. 『工作項目』時間分配比例之調查

(1)

第五章第五章第五章

第五章個案研究個案研究個案研究個案研究

本章研究乃根據前述所訪談結果所取得之工作及作業項目為依據，並尋求個案研究單位大學圖書館，進行圖書館作業之成本分析。希望藉此研究之執行步驟及結果分析，進一步瞭解圖書館資源及經費分配於各項作業之狀況，並提供有意執行作業基礎成本制之單位做為參考。

問卷內容主要包含兩大部份：

1. 『工作項目』時間分配比例之調查

第一階段先以訪談取得之三十項工作項目清單，請每位館員所負責之業務，填入個人及所屬工讀生執行所需之時間百分比，如表 5.1 所示 (表 5.1 為列出三十項工作項目之前五項為例)。

表 5.1

工作項目時間比例分配調查範例表

序序序

序號號號號項項項項目目目目館員館員A(%) 館員館員 A(%) A(%) A(%) aaaa工讀生工讀生工讀生工讀生(%) (%) (%) (%) 一、一般行政作業項目

1.1 編列預算。

1.2 控制預算。

2 導覽參觀。

3 整理及統計全館業務。

4.1 召開會議(圖書館委員會)。

(本研究整理)

2. 『作業項目』時間分配比例之調查

第二階段為依據館員所填寫資料之工作項目，提供該項工作之作業流程圖(如圖

5.2 所示)，進行第二層次的時間比例調查。流程中主要分為詳細流程(主要於圖

之右側)及簡化步驟(主要於圖左側)，館員主要依流程圖左側上所標示之作業簡

化步驟旁的空格，依序填入個人及工讀生於各作業執行所需之時間百分比，對

於詳細步驟有興趣者，則可直接參考圖之右側詳細流程內容，如左側編號 2 召

開會議，其所代表之意義，即可對應參照右側圖示 2.1~2.3 之步驟即可明瞭。

(2)

圖 5.1 作業項目時間比例分配調查範例圖 (本研究整理)

開始

各組依據年度計畫及業務編列預算

彙整編列的預算

送審校方，預算是否增刪

完成預算書定稿

結束 No 陳核主管，是

否通過 No

Yes

RLib_01_01_01

上陳新興計畫內容與預算

召開館內預算會議審核，是

否通過 Yes No

額度增刪 Yes

編列預算

是否需通圖書委員會同意

通過 No

召開圖書委員會會議

圖書委員會會議審核，是否

通過

修正內容 Yes

Yes

No

陳核主管，是否通過

召開館務會議進行調配協商

Yes

上簽陳核，是否通過 Yes

No

No 開始

處理資料

結束召開預算會議

召開預算會議

完成預算書(草稿)

召開事務會議 1

2

3

4

5

1.1

1.2

1.3

1.5

1.6

1.4 1.7

2.1

2.2

3.1

3.2 2.3

3.4 3.5

4 5 3.3

0%

10%

30%

50%

( )

(3)

第一節第一節

第一節第一節個案個案個案研究單位個案研究單位研究單位相關資料研究單位相關資料相關資料相關資料

一一一

一、、、背景介紹、背景介紹背景介紹背景介紹

本研究係以宜蘭某校圖書館為研究對象，該校組織主要分為技術服務及讀者服務兩組。技術服務組業務內容包含圖書採購、圖書交贈、分類編目、期刊業務及資訊業務；讀者服務組業務則包含圖書典閱、流通、參考及特藏，以下以 Flib 為研究個案之代稱。

二二二

二、、、資料來源、資料來源資料來源資料來源

本研究所採用之資料主要來自研究單位的問卷、訪談及檔案記錄，調查時間為 2006 年 8 月 1 日至 2007 年 7 月 31 日止，為保障研究單位之穩私，故於數據上稍做處理，資料雖經調整，但仍能反應本研究欲討論之研究問題。

第二節第二節

第二節第二節工作項目工作項目工作項目及作業項目工作項目及作業項目及作業項目及作業項目之成本分析之成本分析之成本分析之成本分析

透過作業基礎成本制之運用，我們將取得之相關數據資料，逐步與各項工作項目及作業項目產生連接，藉由各種關係的連繋，我們對於各項資源及經費分配於作業的情形，將透過直接歸屬、分配及分攤等方式進行分配，其中所牽涉的直接與間接成本透過剖析將會鉅細靡遺逐步呈現。

一一

一一、、、工作項目、工作項目工作項目之工作項目之之人力之人力人力時間人力時間時間分配比例時間分配比例分配比例分配比例

以下內容主要為工作項目之人力時間分配比例。由於工作項目為依據第四章調查三校之結果：三十項工作項目做為主要參考項目，所列項目並未包含個案研究所有的工作項目，故時間比例總值未必達百分之百。

1. 館員以 A~I 代碼表示，而其工讀生分別以英文小寫 a~i 表示。

2. 時間比例以實際業務狀況填入該工作項目佔用個人工作時間比例，受訪者表

(4)

示對於參與的工作項目，如比例值為『0』之狀況為完全未參與或參與時間過低，

即以數值『0』表示。

3. 由表 5.2 中可看出圖書館作業上，館員所佔時間比例，以第十項的分類編目圖書(128%)最高、第二十二項的流通圖書佔居次(87%)、第九項的採購圖書資料 (75%)排序第三，此部份清楚呈現出圖書館人力集中之主要作業。

4. 工讀生部份，則以第十項分類編目圖書(200%)最高、第二十二項的流通圖書 (80%)居次，排序三的第二十一項規劃書庫及典藏圖書則為(70%)，由於各項業務工讀生人數不同，屆時套上薪資即會看出成本上之有所不同，但透過時間比例，

亦可看出圖書館作業中需要大量工讀生支援之工作項目。

表 5.2

各項工作之人力時間分配比例(%)(館員)

序序序

序號號號號工工工工作作作作項項項項目目目目

A A A

A B B B B C C C C D D D D E E E E F F F F G G G G H H H H IIII 總計總計總計總計 (%) (%) (%) (%) 一、一般行政作業項目

01_01 編列預算。 8 1 1 1 2 1 1 1 1 17%

01_02 控制預算。 2 0 0 0 5 0 0 0 0 7%

02 導覽參觀。 6 10 3 3 0 0 0 0 0 22%

03 整理及統計全館業務。 16 10 5 5 2 0 0 5 2 45%

04_01 召開會議(圖書館委員會)。 4 0 0 1 1 0 0 0.1 2 8.1%

04_02 召開會議(館務會議)。 2 0 0 2 1 0 8 0.2 5 18.2%

05_01 收發及管理文件(公文)。 10 0 3 1 1 5 2 5 1 28%

05_02 收發及管理文件(郵件)。 8 1 3 5 1 5 2 5 1 31%

06 管理及採購文具與消耗性用品。 0 0 0 0 0 0 18 0 0 18%

07_01 招募及訓練新進人員(館員)。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

07_02 招募及訓練新進人員(工讀生)。 2 5 5 0 5 1 0 5 1 24%

08 處理讀者意見。 1 5 3 2 2 0 1 2 2 18%

二、技術服務作業項目

09_01 採購圖書資料(中文)。 0 0 0 0 15 0 0 0 0 15%

09_02 採購圖書資料(西文)。 0 0 0 0 50 0 0 0 0 50%

09_03 採購圖書資料(日文及大陸)。 0 0 0 0 10 0 0 0 0 10%

10_01 分類編目圖書(中、日及大陸)(含贈書)。 0 0 0 0 0 70 0 0 0 70%

10_02 分類編目圖書(西文)。 0 0 0 0 0 0 58 0 0 58%

11 交贈圖書。 0 0 0 0 0 5 0 0 0 5%

12_01 採購及登錄期刊(中文)。 0 0 0 0 0 0 0 10 0 10%

12_02 採購及登錄期刊(西文)。 0 0 0 0 0 0 0 10 0 10%

(5)

12_03 採購及登錄期刊(日文及大陸)。 0 0 0 0 0 0 0 10 0 10%

13 裝訂過期期刊。 0 0 0 0 0 0 0 10 0 10%

14 維護現期期刊。 0 0 0 0 0 0 0 20 0 20%

三、讀者服務作業項目

15_01 處理讀者參考諮詢。 0 0 0 10 0 0 0 0 0 10%

15_02 處理讀者電子資料庫之使用諮詢)。 0 0 0 10 0 0 0 0 8 18%

16 採購及推廣電子資源。 0 0 0 15 0 0 0 0 0 15%

17 維護及管理參考資源。 0 0 0 5 0 0 0 0 0 5%

18_01 提供館際合作服務--對外申請件。 0 0 0 7 0 0 0 0 0 7%

18_02 提供館際合作服務--外來申請件。 0 0 0 3 0 0 0 0 0 3%

19 規劃及執行圖書館利用教育。 1 5 3 15 0 0 0 0 0 24%

20 管理教師指定用書。 0 3 15 0 0 0 0 0 0 18%

21 規劃書庫及典藏圖書。 0 0 40 0 0 0 0 0 0 40%

22 流通圖書。 10 20 10 10 5 10 10 10 2 87%

23 辦理讀者證件。 0 3 0 0 0 0 0 0 0 3%

24 處理圖書長期逾期及催還事宜。 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1%

25 處理排理事宜。 0 10 0 0 0 0 0 0 0 10%

26 管理門禁、安全門系統及統計進出館人數。

0 2 0 0 0 0 0 0 0 2%

四、資訊相關作業項目

27 維護圖書館自動化系統。 0 0 0 0 0 0 0 0 20 20%

28 維護管理電子資源環境。 0 0 0 5 0 0 0 0 20 25%

29 規劃、管理電腦與網路環境。 0 0 0 0 0 0 0 0 15 15%

30 規劃、更新及維護網站資料。 0 0 0 0 0 0 0 0 10 10%

(本研究整理)

表 5.3

各項工作之時間分配比例(%)(工讀生)

序序序

序號號號號工工工工作作作作項項項項目目目目

A A A

A bbbb cccc dddd eeee ffff G G G G hhhh IIII 總計總計總計總計 (%) (%) (%) (%) 一、一般行政作業項目

01_01 編列預算。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

01_02 控制預算。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

02 導覽參觀。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

03 整理及統計全館業務。 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1%

04_01 召開會議(圖書館委員會)。 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1%

04_02 召開會議(館務會議)。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

05_01 收發及管理文件(公文)。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

05_02 收發及管理文件(郵件)。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

06 管理及採購文具與消耗性用品。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

07_01 招募及訓練新進人員(館員)。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

(6)

07_02 招募及訓練新進人員(工讀生)。 0 5 20 0 0 0 0 0 0 25%

08 處理讀者意見。 0 0 0 10 0 0 0 0 0 10%

二、技術服務作業項目

09(1) 採購圖書資料(中文)。 0 0 0 0 10 0 0 0 0 10%

09(2) 採購圖書資料(西文)。 0 0 0 0 20 0 0 0 0 20%

09(3) 採購圖書資料(大陸及日文)。 0 0 0 0 5 0 0 0 0 5%

10(1) 分類編目圖書(中、日及大陸)(含贈

書)。 0 0 0 0 0 100 0 0 0 100%

10(2) 分類編目圖書(西文) 0 0 0 0 0 0 100 0 0 100%

11 交贈圖書。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

12(1) 採購及登錄期刊(中文、日文)。 0 0 0 0 0 0 0 3 0 3%

12(2) 採購及登錄期刊(西文)。 0 0 0 0 0 0 0 3 0 3%

12(3) 採購及登錄期刊(大陸)。 0 0 0 0 0 0 0 3 0 3%

13 裝訂過期期刊。 0 0 0 0 0 0 0 3 0 3%

14 維護現期期刊。 0 0 0 0 0 0 0 10 0 10%

三、讀者服務作業項目

15_01 處理讀者參考諮詢。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

15_02 處理讀者電子資料庫之使用諮詢)。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

16 採購及推廣電子資源。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

17 維護及管理參考資源。 0 0 0 20 0 0 0 0 0 20%

18_01 提供館際合作服務--對外申請件 0 0 0 21 0 0 0 0 0 21%

18_02 提供館際合作服務--外來申請件 0 0 0 9 0 0 0 0 0 9%

19 規劃及執行圖書館利用教育。 0 0 0 2 0 0 0 0 0 2%

20 管理教師指定用書。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

21 規劃書庫及典藏圖書。 0 0 70 0 0 0 0 0 0 70%

22 流通圖書。 0 80 0 0 0 0 0 0 0 80%

23 辦理讀者證件。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

24 處理圖書長期逾期及催還事宜。 0 3 0 0 0 0 0 0 0 3%

25 處理排理事宜。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

26 管理門禁、安全門系統及統計進出館

人數。 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1%

四、資訊相關作業項目

27 維護圖書館自動化系統。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

28 維護管理電子資源環境。 0 0 0 20 0 0 0 0 0 20%

29 規劃、管理電腦與網路環境。 0 0 0 0 0 0 0 0 50 50%

30 規劃、更新及維護網站資料。 0 0 0 0 0 0 0 0 40 40%

(本研究整理)

作業所佔時間比例過少者，即代表消耗圖書館資源較少，再高的改善績效

對圖書館成本並無太大的助益，故上述如館員與工讀生執行時間比例未到 5%

(7)

者，一律予以忽略，符合此規定之項目分別為『第七項內的招募新進人員(館員)(0%)』、『第二十三項辦理讀者證件(3%)』、『第二十四項處理圖書長期逾期及催還事宜(4%)』與『第二十六項管理門禁、安全門系統及統計進出館人數 (3%)』等。

二二二

二、、、工作、工作工作工作流程及流程及流程及作業流程及作業作業時間比例分析作業時間比例分析時間比例分析時間比例分析

接下來之步驟是以附錄 E 的 RLib 之重整作業流程圖為依據，館員填入各項作業之時間比例。鎖定的研究時間範圍內，被訪者即以此段時間業務狀況提供相關資料，於研究期間未執行者，則時間比例即可能呈現零，此即作業基礎成本制所一直強調的精神，即是執行單位較無法藉由一年的執行結果而取得客觀且準確的成本資訊，而是需要由數年實行之成果，方具實質的參考意義。

（

（一一一）一））人力）人力人力作業時間分配狀況人力作業時間分配狀況作業時間分配狀況作業時間分配狀況

剔除時間比例總和未達 5％之工作項目，即針對其他工作項目的作業流程的時間比例之調查，所依據的即是第四章進行重整後的作業項目，針對每項作業進行更進一步時間比例之分配調查。

1.表 5.4 呈現受訪館員於 Lib_01_01 編列預算項下各作業流程所分配之時間比例情形。

表 5.4

工作項目項下第二層次之作業項目時間百分比分配(%)

工作項目作業項目工作項目項下第二層次之作業項

目時間百分比分配(%)

工讀生時間分配(%)

Flib_01_01 編列預算

1.1.1.1 處理資料 A(50)、B(90)、C(90)、D(90)、E(40)、

F(100)、G(100)、H(100)、I(65) 0 1.1.1.2 召開預算會議 A(30)、D(10)、E(20)、I(20) 0 1.1.1.4 召開預算會議 A(10)、E(20)、I(10)

0 1.1.1.5 處理資料 A(10)、B(10)、C(10)、E(20)、I(5) 0

(本研究整理)

(8)

2. 表 5.5 為以 A 館員之時間比例為例 (1)圓括孤內數值加總為 100%。

每一個工作項目即視為一個獨立個體，時間比例總和完全對照表 5.2 之工作項目，每一工作項目之時間比例總和為 100%。如表中 01_01 編列預算和 01_02 分別條列，則代表 01_01 為一獨立項目，其時間比例總和為 100%，而 01_02 亦為 100%，兩者各自計算。作業項目另以百分比呈現之用意，一方面除受訪人員易於辨識填寫外，另一方面亦可清楚現於該工作整個項目上，每一項作業項所佔之時間比例。

(2)時間比例之計算

如表 5.2 表示 A 館員於所有工作中，約花 8%時間於『01_01 編列預算』上，

而這 8%的時間就作業細項而言，分別於 1.1.1.1 處理資料、1.1.1.2 召開預算會議、1.1.1.4 召開預算會議及 1.1.1.5 處理資料上各花了 50%、30%、10%及 10%的時間，所以就實際時間而言，此四項作業共花了 A 館員所有時間的

4%、2.4%、0.8%、0.8%之比例。

表 5.5 作業項目時間比例與工作項目時間計算之對照表

工作項目

A 館員 / a 工讀生於此工作項目之時間比例 (參見表 5.2 及 5.3)

A 館員工作項目項下第二層次之作業項目時

間百分比分配(%)

a 工讀生工作項目項下第二層次之作業項目

時間百分比分配(%)

Flib_01_01 編列預算

作業項目

作業項目之時間比例

實際之時間比例

作業項目之時間比例

實際之時間比例

1.1.1.1 處理資料 A(50%) 4% a(0) 0%

1.1.1.2 召開預算會議 A(30%) 2.4% a(0) 0%

1.1.1.4 召開預算會議 A(10%) 0.8% a(0) 0%

1.1.1.5 處理資料

8% / 0%

A(10%) 0.8% a(0) 0%

小小小

小計計計計 A(100%) A(100%) A(100%) A(100%) 8% 8% 8% 8% A A A A(0%) (0%) (0%) (0%) 0% 0% 0% 0%

(本研究整理)

(9)

( ((

(二二二二) )) )各工作項目之成本支出各工作項目之成本支出各工作項目之成本支出各工作項目之成本支出

以下資料即為初步以作業基礎成本制的精神：即是以作業來區分資源支出，除人力成本外，另將間接成本列入。資料中所呈現的不同於一般會計科目資料，而是以作業的角度進行剖析，可以清楚瞭解每項作業和各種經費和資源的關係。由表 5.6 中可看出各工作項目及作業項目之執行成本。

表 5.6 中之資料諸如：編列預算的執行成本為 NT$86,799、控制預算為 NT$38,187….等，其中以流通圖書之工作項目成本較高，為 NT$993,301、依次分類編目圖書(中、日及大陸)為 NT$491,220 及採購圖書資料(西文)NT$437,067。更關於各項間接成本分攤至各作業項目中之狀況，詳情由清楚瞭解『各作業項目』

之成本，可參見附錄 G 分析詳表。

(10)

表 5.6

各工作項目之直接成本與間接成本

序序序

序號號號號工工工工作作作作項項項項目目目目薪資與福利薪資與福利薪資與福利薪資與福利

研習研習研習

研習差旅費差旅費差旅費影印費用差旅費影印費用影印費用影印費用

郵電費郵電費郵電費郵電費((((僅僅僅僅含郵票及通含郵票及通含郵票及通含郵票及通訊費訊費訊費訊費、、、、未含未含未含未含

電源費電源費電源費電源費))))

支援資料庫支援資料庫支援資料庫支援資料庫

費用費用費用

費用耗材耗材及用品耗材耗材及用品及用品及用品

設備維護設備維護設備維護設備維護((((未未未未

含一般電腦含一般電腦含一般電腦含一般電腦等設備費用等設備費用等設備費用等設備費用))))

總計總計總計總計(NT$) (NT$) (NT$) (NT$)

一、一般行政工作項目

01_01 編列預算。 86,569.00 0.00 110.00 0.00 0.00 120.00 0.00 86,799.00

01_02 控制預算。 38,187.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 38,187.00

2 導覽參觀。 111,980.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 111,980.00

3 整理及統計全館業務。 228,643.30 0.00 2,566.00 351.00 0.00 2200.00 0.00 233,760.30 04_01 召開會議(圖書館委員會)。 41,753.80 0.00 756.00 0.00 0.00 730.00 0.00 43,239.80

04_02 召開會議(館務會議)。 86,719.00 0.00 300.00 0.00 0.00 280.00 0.00 87,299.00

05_01 收發及管理文件(公文)。 138,847.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 138,847.00

05_02 收發及管理文件(郵件)。 153,421.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 153,421.00

6 管理及採購文具與消耗性用品。 81,414.00 0.00 0.00 480.00 0.00 120.00 0.00 82,014.00

07_02 招募及訓練新進人員(工讀生)。 194,219.00 0.00 0.00 351.00 0.00 0.00 0.00 194,570.00

8 處理讀者意見。 98,080.00 0.00 60.00 2,106.00 0.00 0.00 0.00 100,301.00

二、技術服務工作項目

09_01 採購圖書資料(中文)。 93,016.00 0.00 274.00 3,483.00 0.00 32,616.00 32,710.00 162,099.00 09_02 採購圖書資料(西文)。 297,132.00 0.00 274.00 1,215.00 0.00 105736.00 32,710.00 437,067.00 09_03 採購圖書資料(大陸及日文)。 60,396.00 0.00 274.00 3,483.00 0.00 11,232.00 7,268.00 82,653.00 10_01 分類編目圖書(中、日及大陸)(含贈書)。 444,140.00 0.00 584.00 0.00 0.00 570.00 45,926.00 491,220.00 10_02 分類編目圖書(西文)。 279,494.00 9,400.00 292.00 0.00 0.00 270.00 45,926.00 335,382.00

11 交贈圖書。 24,550.00 0.00 200.00 336.00 0.00 40.00 0.00 25,126.00

12_01 採購及登錄期刊(中文、日文)。 49,351.90 2,200.00 273.00 3,159.00 0.00 175.00 9,185.00 64,343.90

12_02 採購及登錄期刊(西文)。 49,351.90 2,200.00 273.00 2,106.00 57,000.00 0.00 9,185.00 120,115.90

(11)

序序

序序號號號號工工工工作作作作項項項項目目目目薪資與福利薪資與福利薪資與福利薪資與福利

研習差旅費研習差旅費研習差旅費

研習差旅費影印費用影印費用影印費用影印費用

郵電費郵電費郵電費郵電費((((僅僅僅僅含郵票含郵票含郵票含郵票及及及及通通通通訊費訊費訊費訊費、、、、未含未含未含未含

電源費電源費電源費電源費))))

支援資料庫支援資料庫支援資料庫支援資料庫

費用費用費用

費用耗材及用品耗材及用品耗材及用品耗材及用品

設備維護設備維護設備維護設備維護((((未未未未

含一般電腦含一般電腦含一般電腦含一般電腦等設備費用等設備費用等設備費用等設備費用))))

總計總計總計總計(NT$) (NT$) (NT$) (NT$)

12_03 採購及登錄期刊(大陸)。 49,351.90 2,200.00 273.00 1,053.00 0.00 0.00 9,185.00 62,062.90 13 裝訂過期期刊。 49,351.90 1,100.00 1,641.00 1,053.00 0.00 0.00 9,185.00 62,330.90 14 維護現期期刊。 103,173.00 1,100.00 974.00 2,106.00 0.00 34,650.00 9,187.00 151,190.00 三、讀者服務工作項目

15_01 處理讀者參考諮詢。 49,740.00 0.00 0.00 1,053.00 0.00 0.00 0.00 50,793.00

15_02 處理讀者電子資料庫之使用諮詢。 87,660.00 0.00 0.00 2,121.00 0.00 0.00 0.00 89,781.00 16 採購及推廣電子資源。 74,610.00 5,000.00 180.00 2,106.00 0.00 1,100.00 0.00 82,996.00

17 維護及管理參考資源。 41,352.00 1,000.00 44.00 0.00 0.00 60.00 0.00 42,456.00

18_01 提供館際合作服務--對外申請件。 46,036.10 0.00 2,053.00 194.00 0.00 580.00 2,130.00 50,993.10 18_02 提供館際合作服務--外來申請件。 18,589.90 0.00 2,336.00 9,945.00 0.00 2,180.00 870.00 37,669.90 19 規劃及執行圖書館利用教育。 121,836.20 2,800.00 2,692.00 526.00 0.00 2,660.00 0.00 130,514.20

20 管理教師指定用書。 89,880.00 0.00 292.00 192.00 0.00 340.00 380.00 9,1084.00

21 規劃書庫及典藏圖書。 353,975.00 8,800.00 880.00 540.00 0.00 2,370.00 11,481.00 378,046.00 22 流通圖書。 891,277.00 8,800.00 172.00 1,200.00 0.00 0.00 91,852.00 993,301.00

25 處理排班事宜。 50,900.00 0.00 240.00 0.00 0.00 110.00 230.00 51,480.00

四、資訊相關工作項目

27 維護圖書館自動化系統。 94,800.00 2,200.00 0.00 526.00 0.00 0.00 0.00 97,526.00

28 維護管理電子資源環境。 136,152.00 2,200.00 0.00 351.00 0.00 0.00 0.00 138,703.00 29 規劃、管理電腦與網路環境。 107,325.00 2,200.00 32.00 2,106.00 0.00 124.00 0.00 111,787.00 30 規劃、更新及維護網站資料。 76,380.00 2,200.00 0.00 194.00 0.00 0.00 0.00 78,774.00

總總總

總計計計計 4444,,,,999,654.9 999,654.9 999,654.9 999,654.90 0 0 0 53,400.00 53,400.00 53,400.00 53,400.00 11118888,,,,045 045 045 045.00 .00 .00 .00 42,336.00 42,336.00 42,336.00 42,336.00 57,000.00 57,000.00 57,000.00 111198,318 57,000.00 98,318 98,318.00 98,318 .00 .00 .00 31 31 317777,,,,410 31 410 410 410.00 .00 .00 .00 5,6 5,6 5,6 5,688886666,,,,163.90 163.90 163.90 163.90

(本研究整理)

(12)

第三節第三節

第三節第三節作業成本作業成本作業成本作業成本分析分析分析分析

茲將本研究以作業基礎成本制度之理論運用於個案研究，以下就人員、作業及管理與成本間的關係進行分析。

首先，先就各類工作成本先行概略陳述，各項工作項目仍延用原作業性質的分類，主要分為一般行政、技術服務、讀者服務及資訊相關等工作項目，就這四種大致上粗分之狀況來看，各類別的工作項目總成本如下表，最高者為技術服務工作項目，總成本為 NT$1,991,501.10、而最低者，則為資訊相關工作項目，為 NT$426,634.00。基本上，全館許多業務和資訊皆相關，許多尚需資訊設備及技術支援，諸如圖書館自動化系統即為支援採購、分類編目、流通及典閱等工作項目而存在，故其成本即直接歸屬至各工作項目，而非屬資訊相關工作項目之成本。

表 5.7

各類工作項目之總成本

序序序序號號號號

工工工

工作作作作項項項目項目目目金金金金額額額(NT$) 額 (NT$) (NT$) (NT$)

1 一般行政工作項目 1,270,418.10

2 技術服務工作項目 1,993,590.60

3 讀者服務工作項目 1,999,114.20

4 資訊相關工作項目 426,790.00

^{(本研究整理)}

一一一

一、、、人員、人員人員人員成本成本成本成本分析分析分析分析

以上就人力方面的成本項目進行相關分析：

(( (

(一一一一) )) )直接直接直接人直接人人人力力力力成本成本成本成本與與與工作項目與工作項目工作項目工作項目之分析之分析之分析之分析

直接人力主要歸屬至下列三項工作項目，成本分別分類編目圖書(中、日及

大陸)(含贈書)為 NT$444,140.00、規劃書庫及典藏圖為 NT$353,975.00、流通圖書

為 NT$891,277.00，顯示此三項為人力密集之工作項目。其中以流通圖書之工作

需要最多的人力成本，除工讀生外及讀者服務組人員輪流值櫃台，晚班及假日

(13)

則由全館館員輪值，由於 Flib 採抵休的方式，故相對上，必定會因輪值流通櫃台而縮短花費在自身業務的時間。

表 5.8

直接人力成本與工作項目之分析

序號序號序號

序號工工工工作作作項作項項項目目目目金金金金額額額(NT$) 額 (NT$) (NT$) (NT$)

10 分類編目圖書(中、日及大陸)(含贈書) 444,140.00

21 規劃書庫及典藏圖 353,975.00

22 流通圖書 891,277.00

(本研究整理)

( ((

(二二二二) )) )人力不同人力不同人力不同，人力不同，，成本不同，成本不同成本不同成本不同

參與工作人力的不同，即會影響該作業成本。如專業能力的部份除館員外，

如能經過訓練，亦可由非專業人員承接；但表 5.9 可得知，『導覽參觀』及『收發及管理郵件』完全由館員負責，無工讀生支援，成本分別為 NT$111,980.00 與 NT$153,421.00，導覽參觀部份就統計數據顯示，於研究調查期間，該館共受理了 99 次的導覽服務，故單位導覽成本為 NT$1,131，平均每三天即會受理一場導覽，次數偏高，導覽所帶來的周邊效益或對該校或該館推廣是否有所助益，實可再做評估。但就非牽涉專業的郵件部份，如能由非專業人員，如工讀生負責；

參觀部份如能依來訪團體性質及目的等區別，可能需要圖書館專業之導覽者，

方由館員負責，或是可仿照第四章訪談之 C 大於圖書館利用教育之做法，可由訓練過的研究生或 N 大由相關社團支援，皆是不同的做法，但應能降低其成本。

表 5.9

人力不同、成本不同

序號序號

序號序號工工作工工作作作項項項目項目目目館員成本館員成本館員成本館員成本 (NT$) (NT$) (NT$) (NT$)

工讀生成本工讀生成本工讀生成本工讀生成本

(NT$) (NT$) (NT$) (NT$)

02 導覽參觀 111,980.00 0.00

05 收發及管理郵件 153,421.00 0.00

(本研究整理)

(14)

呼應上述不同人力議題，單位內的人力不似私人公司以專業素養為薪資之依據，但個人的工作經歷及年資確為影響每個人的薪資，如能將此類不同人力成本納入考量，在長時間的研究下，應能就不同人力成本與工作效率間的關係有進一步的發現。

二二二

二、、、作業成本分析、作業成本分析作業成本分析作業成本分析 (

((

(一一一一））））瞭解各瞭解各瞭解各瞭解各工作項目工作項目工作項目工作項目之執行成本之執行成本之執行成本之執行成本

由表 5.10 所示可清楚瞭解每一工作項目之執行成本：Lib_09 採購圖書資料 (西文)成本為 NT$436,611、採購圖書資料(中文)為 NT$161,833，由數據呈現該館於調查年度間，西文圖書之採購作業成本高於中文圖書、而中文圖書又高於大陸及日文圖；期刊部份則西文高於中文及日文、中日文則高於大陸刊物之成本。

表 5.10

紙本資料採購之成本總額

項項項

項目目目目工工作工工作作作項項項目項目目目金金金金額額額額(NT$) (NT$) (NT$) (NT$)

Flib_09 採購圖書資料--(中文) 162,099.00

Flib_09 採購圖書資料--(西文) 437,067.00

圖書採購

Flib_09 採購圖書資料--(大陸及日文) 82,653.00

Flib_12_01 採購及登錄期刊(中文、日文) 64,343.90

Flib_12_01 採購及登錄期刊(西文) 120,115.90

紙本資料採購

期刊採購

Flib_12_01 採購及登錄期刊(大陸) 62,062.90

小計 928,341.70

(本研究整理)

( ((

(二二二二) )) )瞭解各工作項目之單位成本瞭解各工作項目之單位成本瞭解各工作項目之單位成本瞭解各工作項目之單位成本

藉由直接和間接成本的整合，可清楚瞭解各工作項目的個別成本，而如能獲取相關統計數字之資料，即可直接得知每個工作項目之單位成本。

1. 1. 1.

1.西文圖書採購成本較中文及日文圖書高西文圖書採購成本較中文及日文圖書高西文圖書採購成本較中文及日文圖書高西文圖書採購成本較中文及日文圖書高

呈上述之之工作項目成本，以圖書採購部份為例，如能得知採購冊數之數

據，即能得知各種圖書資料之採購成本：如中文圖書之單位採購成本為

NT$37.03/冊、西文圖書則為 NT$103.06/冊、大陸及日文為 NT$58.83/冊；期

刊部份之中文與日文採購單位成本為 NT$277.34/種、西文為 NT$235.06/種、

(15)

大陸則為 NT$500.5/種，分析如下表：

表 5.11

圖書資料單位採購成本分析

工工作工工作作作項項項項目目目目金金金額金額額額 (NT$) (NT$) (NT$) (NT$) 冊數冊數((((種數冊數冊數種數種數種數)))) 每一冊圖書之每一冊圖書之每一冊圖書之每一冊圖書之採購成本採購成本採購成本採購成本(NT$) (NT$) (NT$) (NT$)

1 Flib_09 採購圖書資料--(中文) 162,099.00 4,377 37.03

2 Flib_09 採購圖書資料--(西文) 437,067.00 4,241 103.06 3 Flib_09 採購圖書資料--(大陸

及日文)

82,653.00 1,405 58.83

4 Flib_12_01 採購及登錄期刊(中文、日文)

64,343.90 232 277.34

5 Flib_12_01 採購及登錄期刊(西文)

120,115.90 511 235.06

6 Flib_12_01 採購及登錄期刊(大陸)

62,062.90 124 500.5

(本研究整理)

圖書及期刊採購工作項目之間接成本亦是常被忽略之項目之一，但透過表 5.6 的分析，則可看出成本中除一般人力成本外，圖書採購尚包含耗材及郵電等成本外，由於此兩項業務會利用到圖書館自動化，故間接成本中尚包含了設備維護之費用，而圖書採購上更因需要印製條碼，故條碼機之維護費亦會包括在內。

2.

2. 2.不同諮詢方式不同諮詢方式不同諮詢方式不同諮詢方式，，，成本亦不同，成本亦不同成本亦不同成本亦不同

讀者諮詢在圖書館項目中，為重要的服務項目之一。由表 5.12 可得知：

Flib_15_02 處理讀者電子資料庫之使用諮詢，於三種諮詢方式之成本狀況如下：透過作業項目成本的呈現，館方可依業務需求，進行各種的成本統計，如由下表即可清楚呈現不同的讀者諮詢方式，則其單位成本分別為 NT$128.44/筆、

NT$528.22/筆、及 NT$328.83/筆。可直接回覆讀者之問題者成本較低；如進入諮詢層面，則成本較高；而如果牽涉到系統問題者，則需就系統問題進行處理，

故成本即更高。

(16)

表 5.12

處理讀者電子資料庫之使用諮詢成本分析

工工作工工作作作項項項目項目目目金金金額金額額額 (NT$) (NT$) (NT$) (NT$) 筆筆數筆筆數數數每一筆讀者諮詢之每一筆讀者諮詢之每一筆讀者諮詢之每一筆讀者諮詢之成本成本

成本成本(NT$) (NT$) (NT$) (NT$) Flib_15_02 處理讀者電子資料庫之使用諮詢

1 使用諮詢(一)—回覆讀者問題 11,688 91 128.44

2 使用諮詢(二)—系統問題 57,048 108 528.22

3 使用諮詢(三)─回覆讀者諮詢 21,045 64 328.83

(本研究整理)

3. 3. 3.

3.讀者自行預約之成本及效益較大型課程活動為高讀者自行預約之成本及效益較大型課程活動為高讀者自行預約之成本及效益較大型課程活動為高讀者自行預約之成本及效益較大型課程活動為高

而讀者利用教育課程亦是圖書館主要工作項目，由表 5.13 中可看出：圖書館舉辦之教育活動之成本為 NT$100,922.24，而讀者自行預約之課程之成本為 NT$29,591.96，故可得知平均一場講習的成本分別為 NT$2,523.06/場與 NT$1,644/

場、而平均參與人數則由讀者或系所自行預約者較高。此部份則反應由讀者或系所主動與圖書館申請者，有較佳的成果反應，故圖書館亦可藉由各種宣傳或管道與系所與讀者間的合作與互動，促使課程成立，相較於圖書館自行舉辦活動的成效應會高出許多。

另外，除一般紙本或掛於網頁的簡易操作指引說明外，部份基礎課程亦可適時引進相關輔助教學軟體，製作教學影片或檔案，供讀者參考，應是另一項提供讀者自我學習的管道，應可減少讀者預約之教育訓練需求。

表 5.13

圖書館利用教育講習成本分析

Flib_19 規劃及執行圖書館利用教育

金額(NT$) 場次參與人數每一場講習之

成本(NT$)

--圖書館舉辦之教育活動 100,922.24 40 場 481 人 2,523.06

--讀者自行預約 29591.96 18 場 275 人 1,644.00

(本研究整理)

4 44

4. .. .作業流程及細項作業作業流程及細項作業作業流程及細項作業成本作業流程及細項作業成本成本成本之取得之取得之取得之取得

除取得作業成本外，另外需透過成本動因，即能獲取作業單位成本。由附

錄 G 各項作業項目之直接成本與間接成本分析，可看出該工作項目流程步

(17)

驟的作業成本，如西文的查核書目資料為 NT$41,984.4、登錄及抄錄資料為 NT$51,996.5、進行折扣標作業所需成本為 NT$41,662.5，由於此處已知西文圖書成本動因(即圖書冊數)，故可得知查核一冊西文書目資料之成本為 NT$9.9、而登錄及抄錄資料單位成本為 NT$12.26/冊，同樣的，如此處能取得折扣招標作業之成本動因(即次數)之數據，即一樣能取得進行每次折扣標所需之平均成本。

表 5.14

透過成本動因所取得之作業單位成本

工工作工工作作作項項項項目目目目金金金金額額額額 (NT$) (NT$) (NT$) (NT$) 冊冊冊冊數數數數每一每一每一每一筆書目查核筆書目查核筆書目查核筆書目查核之作業

之作業之作業

之作業成本成本成本成本(NT$) (NT$) (NT$) (NT$) 1 Flib_09.2.2 查核書目資料(西

文)

41,984.4 4,241 9.9

2 Flib_09.3.2 登錄及抄錄資料(西文)

51,996.5 4,241 12.26

(本研究整理)

5 55

5. .. .收費服務之計價模式及相關作業成本分析收費服務之計價模式及相關作業成本分析收費服務之計價模式及相關作業成本分析收費服務之計價模式及相關作業成本分析— — —以館際合作業務 — 以館際合作業務以館際合作業務( 以館際合作業務 (( (外來外來外來外來-- -- -- --圖書互圖書互圖書互圖書互借

借借借) )) )為例為例為例為例

館際合作服務之圖書互借作業成本在一般觀念裡，通常是以表面上的人力成本計算，忽略間接成本之部份，由表 5.6 可以得知各項作業成本，如表中館際合作服務(校外向本館圖書館申請_申請 / 歸還)之例子，我們可得知一般所認知的成本為 NT$22,338.9，但實際上加上間接成本部份，實際成本應為

NT$37,669.9。

( ((

(1 11 1) ) ) ) 各種各種各種各種考量考量考量之考量之之成本之成本成本計算成本計算計算計算

如以目前館際合作圖書互借收費標準各館不一，部份館為統一收費一定標格，而價格內即包含處理費及郵費，目前以 NT$80 及 NT$100 居多；另一收費方式即可以手續費另加上實際寄送郵費為主，手續費為 NT$20 或 NT$50 皆有。

由以上考量，如欲計算圖書外借之真正作業成本，實可採上述『手續費』及『郵

(18)

資費』兩分法方式處理，如此處可將相關作業成本相加，並扣除郵資的部份，

再除以成本動因數即可。

如下例，最能反應圖書互借成本的成本動因(可參考第四章表 4.5)為處理件數，故將小計金額除以館合件數，即為每一件外來申請件的成本費用，如 Flib 於圖書互借於研究期間之數量為 116 件，當總成本 NT$29,570.19 扣除郵電費 NT$8,010 為 NT$21,560.19，故該項作業成本為 NT$185.86。另一種如第四章訪談對象的 K 大，本身是不收逾期罰款的，則其成本計算方式除扣除原本的郵資費外，並將處理罰款部份(對外連絡人員)刪除，則作業總成本為 NT$21,021.75，每一件圖書互借成本則為 NT$181.22。

(( (

(2 22 2) ) ) 處理逾期罰款成本 ) 處理逾期罰款成本處理逾期罰款成本處理逾期罰款成本

由於 Flib 於歸還時逾期罰款部份中對於罰款收據等寄送併入郵件收取作業中，故寄送之人力部份不予計算，故僅計算連絡對方館之成本，對於有意瞭解收取罰款和所花費人力及郵資的關係是否成正比，如能將相關資料確實記錄，

即可計算處理罰款的成本，進而可思索『收取罰款』是否符合作業成本，是否仿第四章訪談對象 K 大不收罰款，或是採其他方式進行管理，實可再議。

表 5.15

館際合作(校外向本館圖書館申請_申請／歸還)作業成本分析

工工工

工作作作作項目項目項目項目作作作作業業業業項項項項目目目目金金金金額額額(NT$) 額 (NT$) (NT$) (NT$)

Flib_18_02_01~02 提供館際合作服務(校外向本館圖書館申請__申請/歸還)

--申請

--圖書互借

18.2.1.1 審核文件(申請件) 3,208.96

18.2.1.2 影印(列印)文件 404.00

18.2.1.3 至書庫取書 741.69

18.2.1.4 影印(列印)文件 438.34

18.2.1.6 審核文件(申請件) 3,401.45

18.2.1.10 處理郵件 12,015.13

18.2.1.12 發送(運送)文件 667.52

18.2.2.6 整理簡易文件 519.66

--歸還 18.2.2.3 審核文件(申請件) 7,635.00

--處理 18.2.2.2 對外連絡人員 538.44

(19)

罰款

小計 29,570.19

(本研究整理)

三三三

三、、、管理層面而言、管理層面而言管理層面而言管理層面而言-- -- -- --數據呈現營運狀況數據呈現營運狀況數據呈現營運狀況數據呈現營運狀況及潛在問題及潛在問題及潛在問題及潛在問題

雖未和其他單位組織相比較，但就本身單位及圖書館作業狀況的大致上的認知，透過數據我們仍可對該館的營運狀況略窺一二。

( ((

(一一一一) )) ) 人員受訓與工作績效之關係人員受訓與工作績效之關係人員受訓與工作績效之關係人員受訓與工作績效之關係

此方面主要是就管理面而言，如下表所舉例者在受訓差旅費上皆有所支出，故如能取得 A 年及 B 年的單位成本，則能針對受訓支出對於工作績效間的關係提出相關數據供決策者參考。

表 5.16

各類工作項目之總成本

^序號 ^序號 ^序號 ^序號 ^工 ^工 ^工 ^{工作} ^作 ^{作項} ^作 ^項 ^項 ^{項目} ^目 ^目 ^目 ^{薪資與福利} ^{薪資與福利} ^{薪資與福利} ^{薪資與福利}

(NT$) (NT$) (NT$) (NT$)

受訓差旅費受訓差旅費受訓差旅費受訓差旅費

(NT$) (NT$) (NT$) (NT$)

A A A A 年年年年單位單位單位單位成本成本成本成本

B B B B 年年年年單位單位單位單位成本成本成本成本 10_01 分類編目圖書(西文) 279,494.00 9,400.00 (略) (略) 12_02 採購及登錄期刊(西

文)

49,351.90 2,200.00 (略) (略)

19 規劃及執行圖書館

利用教育

121,836.20 2,800.00 (略) (略)

(本研究整理)

( ((

(二二二二) )) )以規劃書庫及典藏圖書而言以規劃書庫及典藏圖書而言以規劃書庫及典藏圖書而言以規劃書庫及典藏圖書而言

由附錄 G 資料我們亦可看出單位在營運所存在的問題，如 Flib_21_規劃書

庫及典藏圖書項目上，其中的調架作業成本為 NT$87,947.7，另外圖書發徽作業

為 NT$61,623.26，一般上架作業的成本為 NT$108,510.5，相較之下，我們即可明

顯感受前述兩項作業成本確實過高，據受訪人員反應，該館確因空間限制，移

(20)

員大部份時間。或許在建築初可節省硬體建築成本，但如日後卻需常移架，耗費相當多的人事成本，除目前可看出的移架的人力工成本外，其實尚可能有隱藏的人力成本支出，如讀者常諮詢的服務成本、及讀者適應時間的成本等，執行單位實應考量此類存在之問題。

( ((

(三三三三) )) )透過成本分析透過成本分析透過成本分析，透過成本分析，，檢討作業方式或流程，檢討作業方式或流程檢討作業方式或流程檢討作業方式或流程

成本資料當然是無法完全衡量一項服務或產品的價值，但透過作業基礎成本制所要表達的是，透過成本的支出，組織本身可清楚瞭解館內的相關人力或經費等資源的流向為何？成本分析資料的提供，可以讓管理者進而可以思索，

如何將有限資源做更好的利用。

1 11

1. .. .以圖書採購之書目查核為例以圖書採購之書目查核為例以圖書採購之書目查核為例以圖書採購之書目查核為例

期刊採購部份亦有書目查核，但此處主要以圖書書目查核為例，是因為在書目查核裡同時亦包括複本查核動作在內，由資料可概算，查核書目資料部份總成本為 NT$71,408.3，圖書館本身可以評估如此的成本是否可以接受，是否需要改善，此時第四章的訪談內容即可提供參考，如該章節中 N 大即提到使用複本查核之軟體的協助等做法即可做為參考。

表 5.17

查核書目資料之成本分析

工工

工工作作作項作項項項目目目目金額金額金額金額(NT$) (NT$) (NT$) (NT$) Flib_09 採購圖書資料--(中文：中信局採購)

9.2.2 查核書目資料 20,603.70

Flib_09 採購圖書資料--(西文：進行折扣標)

9.2.2 查核書目資料 41,984.40

Flib_09 採購圖書資料--(大陸及日文：進行公開招標)

9.2.2 查核書目資料 8,820.20

小計 71,408.30

(本研究整理)

2. 2. 2.

2.以以以圖書採購之以圖書採購之圖書採購之驗收圖書為例圖書採購之驗收圖書為例驗收圖書為例驗收圖書為例

以圖書驗收為例，執行成本總計 NT$37,682.25，但如對於成本有意見者，即

可參考附錄 C 訪談三館的作業流程或是可參考第四章工作細節，進而思考是否

需改變單位本身作業流程，流程圖的呈現即是讓參考單位可由流程步驟中思索

(21)

每個步驟的必要性及是否可增刪的問題。

表 5.18

圖書驗收之成本分析

工工工

工作作作作項項項項目目目目金額金額金額金額(NT$) (NT$) (NT$) (NT$) 作業項目

Flib_09 採購圖書資料--(中文：中信局採購)

9.3.3 驗收(館內驗收) 1,666.50

9.3.5 驗收(館內驗收) 4,190.25

9.3.6 驗收(總務及會計會驗) 1,690.50

Flib_09 採購圖書資料--(西文：進行折扣標)

9.3.3 驗收(館內驗收) 5,555.00

9.3.5 驗收(館內驗收) 13,938.50

9.3.6 驗收(總務及會計會驗) 5,606.00

Flib_09 採購圖書資料--(大陸及日文：進行公開招標)

9.3.3 驗收(館內驗收) 1,111.00

9.3.5 驗收(館內驗收) 2,795.50

9.3.6 驗收(總務及會計會驗) 1,129.00

小計 37,682.25

(本研究整理)

3.

3. 3.自行分編與外包分編之成本分析自行分編與外包分編之成本分析自行分編與外包分編之成本分析自行分編與外包分編之成本分析

由表 5.19 數據顯示原始編目成本為 NT$93,141.84、抄錄編目 NT$357,224.26、

外包轉檔編目為 NT$40,853.90，如此處能各取得這三種類之圖書冊數，即能更進一步針對不同編目方式之成本進行瞭解。此處如能確實取得外包編目費用，再加上館內處理成本，方為外包編目之確實成本。

表 5.19

自行分編與外包分編之成本分析

工作項目工作項目

工作項目工作項目金額金額(NT$) 金額金額 (NT$) (NT$) (NT$) 分類編目圖書

分類編目圖書分類編目圖書

分類編目圖書((((中中中中、、、、日文及大陸日文及大陸日文及大陸日文及大陸))))

原始編目 93,141.84

抄錄編目 357,224.26

外包轉檔(僅為館內處理成本，未包含外包編目之費用) 4,0853.90

(本研究整理)

4 44

4. .. .不同不同不同不同會議性質會議性質會議性質成本即不同會議性質成本即不同成本即不同成本即不同

如於表 5.20~21 中，會議部份主要分為『召開預算會議』及『召開事務會議』，

預算會議由於一年主要開會兩次，第一次為編列預算，而第二次為協調分配預

算經費，兩次開會總成本為 NT$23,210.6，平均成本為 NT$11,605.3/次；而一般

(22)

事務會議，總成本為 NT$70,457.6，平均成本為 NT$5,196.68/次。

表 5.20

召開預算會議作業項目之成本分析

(本研究整理)

表 5.21

召開事務會議作業項目之成本分析

(本研究整理)

由以上可看出，預算會議屬於高成本會議，如在全校高層分配經費額時，在確定金額或如第四章訪談的 N 大，除新興計畫上呈外，其餘採固定分配方式，亦是種減少各單位進行編列成本會議之成本的支出。

5.

5.5.

5.獲取標準成本獲取標準成本獲取標準成本，獲取標準成本，，，並可做為編列預算之參考依據並可做為編列預算之參考依據並可做為編列預算之參考依據並可做為編列預算之參考依據

本研究於第四章針對作業項目就其性質高等因素進行重整，目的即是為取得標準成本，透過能取得每項作業標準成本，則各種工作流程即可由各項作業標準成本項目組合而成，即可得知該項工作項目之執行成本，此即可做為各館於編列預算時之重要參考依據。

(1)以附錄 G 中『Flib_02 導覽參觀』為例，可看出 Flib 於此項工作之作業流桯為 2.1 審核文件(申請件)與 2.3 執行參觀導覽所組成。

(2)參考第四章表 4.5 可查出以下線索，此時如能算出此兩項作業之標準成本，

即出計算此『Flib_02 導覽參觀』工作項目之標準成本。由於礙於取得資料限制，

作業項目作業項目作業項目

作業項目金額金額金額金額成本動因成本動因成本動因成本動因((((開開開開會次數會次數會次數會次數))))

每次開會成本每次開會成本每次開會成本每次開會成本

(NT$) (NT$) (NT$)

(NT$) 作業來源作業來源作業來源作業來源 1.1.1.2 召開預算會議 16,255.80 1 16,255.80 Flib_01_01 編列預算 1.1.1.4 召開預算會議 6,954.80 1 6,954.80 Flib_01_01 編列預算

平均成本平均成本平均成本

平均成本((((元元元元////次次次次)))) 11, 11, 11, 11,605.3 605.3 605.3 605.3

作作作

作業項目業項目業項目業項目金額金額金額金額成本動因成本動因成本動因成本動因((((開開開開會次數會次數會次數會次數))))

每次開會成本每次開會成本每次開會成本每次開會成本

(NT$) (NT$) (NT$)

(NT$) 作業來源作業來源作業來源作業來源 4.1.6 召開事務會議 24,633.80

3 8,211.27 Flib_04_01 召開會議(圖書館委員會) 4.2.4 召開事務會議

45,823.80 21 2,182.09 Flib_04_02 召開會議(館務會議) 平均成本

平均成本平均成本

平均成本((((元元元元////次次次次)))) 5,196.68 5,196.68 5,196.68 5,196.68

(23)

此處僅以研究一年期間為例，然而較佳狀況，需搜集數年之數據視為標準為較合適且客觀之做法。由下表即可對應附錄 G 而找出 Flib 各項作業之成本。

表 5.22

Flib_02 導覽參觀之作業項目分析

序號

重整之

作業項目成本動因作業項目

(初次分類) 綜合流程圖編號

20 執行參觀事宜次數執行參觀事宜 Lib_02.3_導覽參觀

45 審核文件(申請

件) 文件筆數審核文件

Lib_02.1_導覽參觀、Lib_18_01_01.1 提供館際合作服務(本館向校外圖書館申請--申請部份)、Lib_18_01_01.5 提供館際合作服務(本館向校外圖書館申請--申請部份)、

Lib_18_01_02.2_提供館際合作服務(本館向校外圖書館申請--還書部份)、

Lib_18_02_01.1_提供館際合作服務(校外向本館圖書館申請--申請部份)、

Lib_18_02_01.6_提供館際合作服務(校外向本館圖書館申請--申請部份)、

Lib_18_02_02.3_提供館際合作服務(校外向本館圖書館申請--還書部份)、Lib_23.1_辦理讀者證件

(摘錄自表 4.5 原作業項目及重整後之作業項目)

表 5.23

Flib_02 導覽參觀之標準成本分析

序

號 Flib_02 導覽參觀工作流程總成本(NT$) 成本動因平均成本(NT$) 標準成本(NT$) 1.1 2.1 審核文件(申請件) 3,123.6 99 次 31.55

1.2 18.1.1.1 審核文件(申請件) 2,570.30 164 筆 15.67 1.3 18.1.1.5 審核文件(申請件) 3,240.40 164 筆 19.76 1.4 18.1.1.1 審核文件(申請件) 3,378.40 178 筆 18.98 1.5 18.1.1.5 審核文件(申請件) 4,256.20 178 筆 23.91 1.6 18.1.2.2 審核文件(申請件) 8,028.60 164 筆 48.95 1.7 18.2.1.1 審核文件(申請件) 3,208.96 116 筆 27.66 1.8 18.2.1.6 審核文件(申請件) 3,401.45 116 筆 29.32 1.9 18.2.1.1 審核文件(申請件) 778.44 25 筆 31.14 1.10 18.2.1.6 審核文件(申請件) 808.50 25 筆 32.34 1.11 18.2.2.3 審核文件(申請件) 3,886.00 116 筆 33.50

29.84 2 2.3 執行參觀事宜 108,856.40 99 次 1,131.00 1,131.00

預算成本 1,160.84

(摘錄自附錄 G 個案之直接成本與間接成本分析表)

由以上分析可初步得知，FLib的導覽參觀是由上述審核文件及執行參觀事宜兩項作業項目之流程構成，而兩項作業標準成本分為別 NT$29.84 與

NT$1,131.00，此項工作成本即為 NT$1,160.84，故在編列預算時，如預估今年之

(24)

導覽參觀約為 50(場)次，則此項工作項目所需編列之預算即相當於 NT$58,042.00。

由於此為一年之統計數據，如能整合數年以上之數據，即能呈現更客觀之事實。如能取得更多的標準成本，則屆時則可依館內之作業流程依序將相關標準成本進行組合，即可獲取該項作業之執行所需之成本，此即可做為編列預算之參考。

由於每年業務量及內容可能有所變動，如人力的時間比例即可能有所不同，如 Flib_11 交贈圖書，據受訪者表示：於創校前幾年，為大量收取贈書，於出差搬運贈書之業務量，與目前而論，頻率較高，然而隨著學校設立的時間及發展重點的變化，所以重心即慢慢轉移，此亦呼應上述所言，作業基礎成本制之執行非一年可完成，實需累績數年方能呈現出效果。

四四四

四、、、個案限制、個案限制個案限制個案限制 (

((

(一一一一) )) )數據資料有限數據資料有限數據資料有限數據資料有限

如為事先籌劃執行，即可取得相關數據，但因本研究為事後搜集資料方式反推應用至作業上，故部份統計數據無法取得，故無法得知該作業單位成本，

如其中 Flib_10 分類編目圖書部份，即無法取得抄錄編目及原始編目之成本動因 (即冊數)，即無法取得相關單位成本。

由於研究時間及來源資料有限，故僅取得一年期限之相關數據，許多方面並無法針對同樣項目不同狀況進行比較，故僅能儘量舉例說明，亦為此研究較為受限之處。

電源、電腦設備與空間場地等資源成本無法取得，此部份的成本即無法進行分析，如能取得此部份資源訊息，則更能呈現該相關作業實際耗損之成本。

( ((

(二二二二) )) )擴擴擴展擴展展展間接成本項目間接成本項目間接成本項目間接成本項目

(25)

限於資料搜集之原故，本研究間接成本項目僅取得表 5.4 及 5.5 所列，但如狀況允許的話，建議可將如倉儲待編圖書之倉庫空間成本列入，如為租用場地者更可將租用成本列入、建築物折舊率、電源供給成本及電話費使用等，如能取得各分機使用狀況表更佳，如此更能以業務歸屬實際執行之成本實況。

第四節第四節第四節

第四節執行作業基礎成本制之前置作業執行作業基礎成本制之前置作業執行作業基礎成本制之前置作業執行作業基礎成本制之前置作業

由於上述個案的分析狀況，我們發現許多數據常有所欠缺，而最後的成本分析結果，常僅差臨門一腳即可取得；且由個案分析中，我們可瞭解在執行此項計畫是需由全館或某部門人員完全的參與，所會牽涉的部門不僅包含會計部門，亦會包含總務部門，而且更會關係至全館相關業務及內部資料，

諸如作業內容及流程、經費額度與人員薪資等較敏感之數據資料，部份資料更需要其他單位提供支援等等，所以預計此項計畫能執行順利，就如同 Frecnch & Bell(1984)所強調的，是必須得到上級高階人員的相當重視及支持，則全體人員當會全力配合。

一一

一一、、、事前準備工作、事前準備工作事前準備工作事前準備工作

以下為個案實例分析後所得之執行心得，分別就實施前的準備工作及執行中所需注意之事項，稍做說明如下：

( ((

(一一一一) )) ) 確認執行目標確認執行目標確認執行目標確認執行目標

執行計畫首要任務即是確認執行目標，目標愈明確清楚，則所有的相關政策及措施愈能緊密的配合，則執行結果與預期成效會更加貼近，而減少誤差。

( ((

(二二二二) )) ) 事前週全規劃及教育事前週全規劃及教育事前週全規劃及教育事前週全規劃及教育

在執行此計畫前，則如黃金發(民 86)提到的幾點需具備的先決條件，除同樣有提到上述需獲得高階管理當局必須完全支持外，其中一項先決條件為事前需有週全規劃及教育。其中談到人員的認同和積極參與是很重要的，

而如何讓工作人員瞭解他們將面對重新分配及工作步驟的精簡，為減輕壓

(26)

力及增進彼此間合作，週詳規劃及事前教育是相當重要的。如工作人員對此計畫有一定的共識及認同，目的在於減緩員工的恐懼，瞭解實施此制度將協助單位資源能有效利用，達成單位營運目標，減少排斥及反彈，則這對於計畫的運作必定有所幫助的。

( ((

(三三三三) )) ) 確認施行及完成時間確認施行及完成時間確認施行及完成時間確認施行及完成時間

施行時間的期限將會關係所需搜集資料的範圍及內容。由於這是一項持續且費時費力的計畫，如能有明確的執行及完成時間，則對參與計畫之工作人員，也比較清楚掌握相關的狀況，施行期間可能會遇到的任何問題，如業務內容或人員組織等變動狀況，即可事先提出討論，對於可能面臨的狀況能先有個瞭解及應對措施。

(( (

(四四四四) )) ) 確認執行業務範圍及作業項目確認執行業務範圍及作業項目確認執行業務範圍及作業項目確認執行業務範圍及作業項目

由於作業基礎成本制需要花費一定的人力及時間進行資料的記錄、整合與事後的統計及彙整，建議在執行前，最好能評估單位自身的現況、問題及配合人力等條件，考量所要執行的業務範圍及作業項目。執行範圍可由少數作業逐步擴及全館，亦不失為一種執行方式。

此部份在(杜榮瑞計畫主持，林娟娟協同主持，民 84)中提到確認作業部份，

提及可透過以下方式取得有關作業的資料：

1.

1. 1.分析歷史記錄分析歷史記錄分析歷史記錄分析歷史記錄：查閱各部門的作業歷史記錄。

2.

2. 2.分析組織單位分析組織單位分析組織單位分析組織單位：包含分析工作說明書、查閱電腦記錄、訪談主要人員、

觀察作業執行、查閱日誌、請教專家及查閱作業發生次數表等。

3. 3.

3. 3.分析組織流程分析組織流程分析組織流程分析組織流程：以流程圖為分析輔助工具，藉以瞭解各部門作業組合，

使制度設計者對投入與產出間的所有過程，能有一完整的概念與瞭解。

4. 4.

4. 4.分析組織功能分析組織功能分析組織功能分析組織功能：可就功能性質，定義作業。

搜集和執行範圍內相關的各種資源及經費資訊。此部份即可參考第四

章附錄所提供的作業流程圖，透過實際作業流程的引導，將能清楚瞭解各

步驟所投入的各項資源，這些資源及其相關資料及成本費用即是我們需要

的。本研究第四章的用意即在提供作業定義、流程及作業項目整合等資料

1. 『工作項目』時間分配比例之調查

第五章 第五章 第五章

第五章 個案研究 個案研究 個案研究 個案研究

問卷內容主要包含兩大部份：

1. 『工作項目』時間分配比例之調查

第一階段先以訪談取得之三十項工作項目清單，請每位館員所負責之業務，填 入個人及所屬工讀生執行所需之時間百分比，如表 5.1 所示 (表 5.1 為列出三十 項工作項目之前五項為例)。

表 5.1

工作項目時間比例分配調查範例表

序 序 序

序 號 號 號 號 項 項 項 項 目 目 目 目 館員 館員A(%) 館員 館員 A(%) A(%) A(%) aaaa工讀生 工讀生 工讀生 工讀生(%) (%) (%) (%) 一、一般行政作業項目

1.1 編列預算。

1.2 控制預算。

2 導覽參觀。

3 整理及統計全館業務。

4.1 召開會議(圖書館委員會)。

(本研究整理)

2. 『作業項目』時間分配比例之調查

第二階段為依據館員所填寫資料之工作項目，提供該項工作之作業流程圖(如圖

5.2 所示)，進行第二層次的時間比例調查。流程中主要分為詳細流程(主要於圖

之右側)及簡化步驟(主要於圖左側)，館員主要依流程圖左側上所標示之作業簡

化步驟旁的空格，依序填入個人及工讀生於各作業執行所需之時間百分比，對

於詳細步驟有興趣者，則可直接參考圖之右側詳細流程內容，如左側編號 2 召

開會議，其所代表之意義，即可對應參照右側圖示 2.1~2.3 之步驟即可明瞭。

圖 5.1 作業項目時間比例分配調查範例圖 (本研究整理)

第一節 第一節

第一節 第一節 個案 個案 個案研究單位 個案 研究單位 研究單位相關資料 研究單位 相關資料 相關資料 相關資料

一 一 一

一、 、 、背景介紹 、 背景介紹 背景介紹 背景介紹

二 二 二

二、 、 、資料來源 、 資料來源 資料來源 資料來源

本研究所採用之資料主要來自研究單位的問卷、訪談及檔案記錄，調查時 間為 2006 年 8 月 1 日至 2007 年 7 月 31 日止，為保障研究單位之穩私，故於數 據上稍做處理，資料雖經調整，但仍能反應本研究欲討論之研究問題。

第二節 第二節

第二節 第二節 工作項目 工作項目 工作項目及作業項目 工作項目 及作業項目 及作業項目 及作業項目之成本分析 之成本分析 之成本分析 之成本分析

一 一

一 一、 、 、工作項目 、 工作項目 工作項目之 工作項目 之 之人力 之 人力 人力時間 人力 時間 時間分配比例 時間 分配比例 分配比例 分配比例

以下內容主要為工作項目之人力時間分配比例。由於工作項目為依據第四 章調查三校之結果：三十項工作項目做為主要參考項目，所列項目並未包含個 案研究所有的工作項目，故時間比例總值未必達百分之百。

1. 館員以 A~I 代碼表示，而其工讀生分別以英文小寫 a~i 表示。

2. 時間比例以實際業務狀況填入該工作項目佔用個人工作時間比例，受訪者表

示對於參與的工作項目，如比例值為『0』之狀況為完全未參與或參與時間過低，

即以數值『0』表示。

3. 由表 5.2 中可看出圖書館作業上，館員所佔時間比例，以第十項的分類編目 圖書(128%)最高、第二十二項的流通圖書佔居次(87%)、第九項的採購圖書資料 (75%)排序第三，此部份清楚呈現出圖書館人力集中之主要作業。

亦可看出圖書館作業中需要大量工讀生支援之工作項目。

表 5.2

各項工作之人力時間分配比例(%)(館員)

序 序 序

序 號 號 號 號 工 工 工 工 作 作 作 作 項 項 項 項 目 目 目 目

A A A

A B B B B C C C C D D D D E E E E F F F F G G G G H H H H IIII 總計 總計 總計 總計 (%) (%) (%) (%) 一、一般行政作業項目

01_01 編列預算。 8 1 1 1 2 1 1 1 1 17%

01_02 控制預算。 2 0 0 0 5 0 0 0 0 7%

02 導覽參觀。 6 10 3 3 0 0 0 0 0 22%

03 整理及統計全館業務。 16 10 5 5 2 0 0 5 2 45%

04_01 召開會議(圖書館委員會)。 4 0 0 1 1 0 0 0.1 2 8.1%

04_02 召開會議(館務會議)。 2 0 0 2 1 0 8 0.2 5 18.2%

05_01 收發及管理文件(公文)。 10 0 3 1 1 5 2 5 1 28%

05_02 收發及管理文件(郵件)。 8 1 3 5 1 5 2 5 1 31%

06 管理及採購文具與消耗性用品。 0 0 0 0 0 0 18 0 0 18%

07_01 招募及訓練新進人員(館員)。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

07_02 招募及訓練新進人員(工讀生)。 2 5 5 0 5 1 0 5 1 24%

08 處理讀者意見。 1 5 3 2 2 0 1 2 2 18%

二、技術服務作業項目

09_01 採購圖書資料(中文)。 0 0 0 0 15 0 0 0 0 15%

09_02 採購圖書資料(西文)。 0 0 0 0 50 0 0 0 0 50%

09_03 採購圖書資料(日文及大陸)。 0 0 0 0 10 0 0 0 0 10%

10_01 分類編目圖書(中、日及大陸)(含贈書)。 0 0 0 0 0 70 0 0 0 70%

10_02 分類編目圖書(西文)。 0 0 0 0 0 0 58 0 0 58%

11 交贈圖書。 0 0 0 0 0 5 0 0 0 5%

12_01 採購及登錄期刊(中文)。 0 0 0 0 0 0 0 10 0 10%

12_02 採購及登錄期刊(西文)。 0 0 0 0 0 0 0 10 0 10%

12_03 採購及登錄期刊(日文及大陸)。 0 0 0 0 0 0 0 10 0 10%

13 裝訂過期期刊。 0 0 0 0 0 0 0 10 0 10%

14 維護現期期刊。 0 0 0 0 0 0 0 20 0 20%

三、讀者服務作業項目

15_01 處理讀者參考諮詢 。 0 0 0 10 0 0 0 0 0 10%

15_02 處理讀者電子資料庫之使用諮詢)。 0 0 0 10 0 0 0 0 8 18%

16 採購及推廣電子資源。 0 0 0 15 0 0 0 0 0 15%

17 維護及管理參考資源。 0 0 0 5 0 0 0 0 0 5%

18_01 提供館際合作服務--對外申請件。 0 0 0 7 0 0 0 0 0 7%

18_02 提供館際合作服務--外來申請件。 0 0 0 3 0 0 0 0 0 3%

19 規劃及執行圖書館利用教育。 1 5 3 15 0 0 0 0 0 24%

第五章第五章第五章

第五章個案研究個案研究個案研究個案研究

第一階段先以訪談取得之三十項工作項目清單，請每位館員所負責之業務，填入個人及所屬工讀生執行所需之時間百分比，如表 5.1 所示 (表 5.1 為列出三十項工作項目之前五項為例)。

序序序

序號號號號項項項項目目目目館員館員A(%) 館員館員 A(%) A(%) A(%) aaaa工讀生工讀生工讀生工讀生(%) (%) (%) (%) 一、一般行政作業項目

第一節第一節

第一節第一節個案個案個案研究單位個案研究單位研究單位相關資料研究單位相關資料相關資料相關資料

一一一

一、、、背景介紹、背景介紹背景介紹背景介紹

二二二

二、、、資料來源、資料來源資料來源資料來源

本研究所採用之資料主要來自研究單位的問卷、訪談及檔案記錄，調查時間為 2006 年 8 月 1 日至 2007 年 7 月 31 日止，為保障研究單位之穩私，故於數據上稍做處理，資料雖經調整，但仍能反應本研究欲討論之研究問題。

第二節第二節

第二節第二節工作項目工作項目工作項目及作業項目工作項目及作業項目及作業項目及作業項目之成本分析之成本分析之成本分析之成本分析

一一

一一、、、工作項目、工作項目工作項目之工作項目之之人力之人力人力時間人力時間時間分配比例時間分配比例分配比例分配比例

以下內容主要為工作項目之人力時間分配比例。由於工作項目為依據第四章調查三校之結果：三十項工作項目做為主要參考項目，所列項目並未包含個案研究所有的工作項目，故時間比例總值未必達百分之百。

3. 由表 5.2 中可看出圖書館作業上，館員所佔時間比例，以第十項的分類編目圖書(128%)最高、第二十二項的流通圖書佔居次(87%)、第九項的採購圖書資料 (75%)排序第三，此部份清楚呈現出圖書館人力集中之主要作業。

序序序

序號號號號工工工工作作作作項項項項目目目目

A B B B B C C C C D D D D E E E E F F F F G G G G H H H H IIII 總計總計總計總計 (%) (%) (%) (%) 一、一般行政作業項目

15_01 處理讀者參考諮詢。 0 0 0 10 0 0 0 0 0 10%

序序序

序號號號號工工工工作作作作項項項項目目目目

A bbbb cccc dddd eeee ffff G G G G hhhh IIII 總計總計總計總計 (%) (%) (%) (%) 一、一般行政作業項目

15_01 處理讀者參考諮詢。 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%