企業導入數位化檔案管理的影響因素之研究 陳皙炯、陳振東
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摘 要
隨著知識經濟時代的來臨，資訊科技的突飛猛進而產生了大量的歷史資料和電子檔案。傳統的檔案管理和作業流程已經無 法滿足現今企業的需求。傳統的文件檔案面臨了在人力管理、時間效率、空間存放、永久保存、多人分享和安全性等等的 問題，因此數位化的檔案管理是各企業所面臨的一大挑戰。 本研究採用德菲法與語意變數，對在數位化檔案管理業界的專 家對象進行專訪，獲得專家們的共識並得到一致性的意見後，進行問卷調查。利用模糊數的特性進行資料分析，並採用α 截集將影響因素加以分類，以獲得不同影響程度的因素。 本研究將影響的因素分為「核心」，「重要」，「參考」及「輔 助」因素四大類。企業可藉由這些因素進行導入數位化檔案管理的規劃，以期能從中幫助對於數位化檔案管理的需求分析 之依據，並協助解決傳統檔案管理上的問題。此外，亦可提供給產品開發者或是供應者瞭解一般企業使用者實際的需求面
，進而提供給在產品的研發或行銷上一個明確的參考方向的依據。
關鍵詞 : 檔案管理、數位化文件、德菲法、語意變數
目錄
第一章 緒論 ...1 1.1 動機與背景 ...1 1.2 研究目的 ...2 1.3 研究範圍與限制 ...3 1.4 研究方法及流程 ...3 第二章 文獻探討 ...6 2.1傳統文件的檔案管理 ...6 2.1.1檔案管理的演進 ...7 2.1.2傳統文件檔案管 理困擾 ....10 2.1.3影像的意義 ...11 2.1.4電子檔案整合管理 ...15 2.2數位文件的特性 ...17 2.2.1資訊科技對 數位化的變革 ....17 2.2.2檔案數位化過程與好處 ....19 2.2.3可延伸標記語言 ...20 2.2.4 資訊的分享 ...22 2.3數位化 文件與知識管理 ...24 2.3.1知識管理對企業的重要性 ....24 2.3.2檔案管理與知識管理 ...27 2.4數位化檔案管理的功 能 ...29 第三章 理論基礎 ...33 3.1德菲法 ...33 3.1.1德菲法運用之要素 ...34 3.1.2德菲法之特性 ...35 3.1.3德菲法的缺點 ...36 3.2模糊集合論 ...36 3.2.1模糊數 ...37 3.2.2三角模糊數
...37 3.2.2 α-截集 ...38 3.2.3語意變數 ...39 3.2.4解模糊 ...39 第四章 實證及資料分析 ...41 4.1企業對數位化檔案管理系統認知分析.41 4.2德菲法進行之步驟 ...43 4.2.1評估準則 ...43 4.2.2 選 定專家 ...45 4.2.3 第一回合問卷進行 ...46 4.2.4 第二回合問卷進行 ...46 4.2.5 第三回合問卷進行 ...46 4.2.6 綜合意見形成共識 ...48 4.2.7 一致結果過程 ...48 4.3問卷的設計 ...49 4.4問卷的進行 ...50 4.5資料回收分析 ...50 4.6計算模糊權重 ...53 4.7因素分群 ...56 4.7.1核心因素 ...56 4.7.2重要因素 ...57 4.7.3參考因素 ...58 4.7.4輔助因素 ...59 第五章 結論 ...61 5.1結論 ...61 5.1.1核心因素 ...61 5.1.2重點因素 ...62 5.1.3參考因素
...62 5.1.4輔助因素 ...62 5.2業者行銷建議 ...62 5.3產品研發方向 ...63 5.4後續研究與 建議 ...64 參考文獻 ...66 附錄一 初始影響因素 ...71 附錄二 專家訪談內容 ...72 附錄三 專家訪談結 果 ...73 附錄四 問卷調查表 ...74 附錄五 回收勾選數分布表 ...75
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