第三章 ERP雲之應用模式與作業問題
第三節 作業問題
本節研究針對 ERP 雲服務透過一家小型企業之使用情形，其中發現小型企業產 生許多 ERP 作業面的問題。因此，本研究設計出一套 ERP 雲作業問題模式，其主要 核心係以雲端服務大量客戶以換取現金流入之特性，企業經營之各項作為皆需轉換為 服務大量客戶之模式，必須改善以往以人為主之高成本營運方法，改以系統支援營運 管理，來降低各項成本。以下是小型企應用 ERP 雲端服務作業問題模式，依據下圖 17、18 為小型企業 ERP 雲作業模式分成小型企業應用 ERP 雲端服務能解決的作業問 題與會面臨的作業問題等兩種不同方式加以探討:
圖17 小型企業應用 ERP 雲端能解決的作業問題
一、 改善面
1. ERP 人力不足:各家企業內導入資訊系統都需龐大的人力來操控，所代表的公司 花在人事花費也相當高，這還不含其他人事費用的開銷，ex 加班費、獎金費、
宣傳費等。小型企業雇用的員工頂多不超過 5 個，都是一人多用制，員工中也不 一定是出身於的 MIS 背景，況且雇用一位 MIS 人員所花費的成本相當高，以及 需考量各員工所學領域的不同，要員工從原本熟悉某個系統要轉換成 ERP 系統，
學習過程並不容易，重點是 ERP 系統流程不能弄得太複雜，再經過小型企業員 工系統上線測試再去評估小型企業是否導入 ERP 可行性。目前有一套 ERP 雲服
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務模式，打破以往 ERP 需要大量人力投入、成本太高的限制，讓小型企業可以 嘗試用 ERP 雲服務，以改善原有的小型企業經營模式。
2. 會計工作量: 小型企業本身原有的會計系統再運作，但不一定用的是 ERP 系統，
因為它的價格昂貴，對小型企業負擔太重了，但通常會使用某個廠牌財務軟體來 管理相關財務收入與費用，因為每日都有不同的收支項目，月結還要結清期末餘 額。會計人員常常因為要對每筆帳目，時常要加班趕工，相對會一直累積會計員 的工作量。其次，當主管每月查帳時會發現系統中會計餘額與銀行帳戶數字兩邊 都數字都不吻合，請員工去查帳歷史每一筆資料到後來員工會交代模糊不清，且 查帳要花費很久時間，最高主管會對會計問題找尋解決辦法。另外一種小型企業 會把會計帳工作外包給會計事務所的記帳員管理，但不管怎麼做都顯示小型企業 會計工作效率不佳的問題。因此，小型企業導入 ERP 雲後，對於會計精確問題 員工是否就清楚掌握每筆帳戶的金額來源，也能降低外包給會計師案子數量，因 為支付給外面會計事務所費用變少了，使小型企業成本下降，這不就是 ERP 雲 所帶來的額外效益。
3. 軟硬體設備
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小型企業如何使用 ERP 系統，企業不僅需要採購 ERP 各樣式軟體 設備，甚至花一筆預算在建購於 ERP 系統硬體。為了改善此問題，來提高 ERP 雲服務小型企業之可行性，運用 ERP 雲服務內建採購、物管、財務模組軟體同 時整合 ERP 雲設置伺服器內資料庫設備，建立起小型企業 ERP 環境。ERP 雲使 用者可用任何上網工具進入 ERP 系統，不需額外準備任何硬體設備，即可運用 ERP 雲服務，不但 ERP 要簡單操作與也要克服企業容易占太多軟體版本的空間 的麻煩，也要符合員工 ERP 作業能操作容易特性，使 ERP 雲服務小型企業用最 少的成本發揮最大效益。被接受 ERP 雲的小型企業客戶，不必買昂貴的軟硬體 設備，只要小型公司內有配置基本電腦在運作，就能跟 ERP 雲廠商連接合作關 係。但小型企業要導入 ERP 雲還是需要最高階決策者同意，先有其把企業帶到 ERP 雲方向，通過內部評估議定，目標確認需有系統上線人員與 ERP 顧問依照 決策制訂，進行小型企業診斷與 ERP 流程規劃，按照小型企業原內控管理做 ERP 參數設定。二、 操作面
1. 流程簡單化: 小型企業往往剛開始還沒有訂出完整的 ERP 標準作業程序，員工對
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於資訊化的認知並不完整，所以 ERP 雲在設定操作流程上肯定不能弄得太複雜，
ERP 流程中有些程序可以自動核准就自動，因同時間能一起自動作業能夠省略 ERP 程序太多的麻煩，所以小型企業重視的是 ERP 系統要能夠易用、易懂才能 吸引企業各族群的目光。
2. KEY 單頻率: 小型企業不像中大型企業一日銷售量來得多，銷售的 BOM 也沒不 比製造業來的複雜，這次 ERP 雲服務小型企業屬於的客戶群是訂在一般消費者，
沒有固定客源，會有一個好處，省略了訂單程序代表很好管理，把當日賣出的各 個產品與數量加以分類整理，隔天再把昨日銷售單數據輸入 ERP 系統，操作 ERP 系統把一天現金帳目轉成銷貨單做成應收帳款傳票，就完成前一日的收款作業。
每日小型企業都進 ERP 系統 KEY 單，上線頻率很高，但所花的 ERP 時間用得 很少，也不會耽誤到平日服務的運作。另外，就是費用支出方面，包含付員工薪 資、跟供應商採購費用與其他項目的開銷，把當月所有支出帳目做一次手動傳 票，如此一來小型企業每天 ERP 收支作業會更容易操作。
3. 需要增加功能:一般來說 ERP 雲主要是服務眾多小型企業客戶，如果說客戶要求 是在原本整合 ERP 系統內含有的模組，ERP 雲廠商可以免費開放模組權限給小 型企業使用其它模組。
4. 資料無法儲存: 當遇到使用者無法儲存 ERP 的情況時，操作 ERP 雲的使用者先 把 KEY 完成的資料由系統匯出成 EXCEL 檔儲存起來，把問題畫面用「PRTSC SYSRQ」貼在 Word 檔中傳送電子郵件功能寄給 ERP 雲平台裡 MIS 人員幫忙處 理，當收到回信表示以解決問題可以繼續使用系統了，把儲存在 Excel 檔的資料 複製到 ERP 系統中，可以免去使用者重複 KEY 單的麻煩。其次，把過去舊資料 匯入新 ERP 也即為重要，先把資料轉成 EXCEL 檔，經過員工把資料審核過，確 保資料完整與正確性，再匯入新 ERP 系統中，是最方便而有效率的方法。
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圖18 小型企業應用 ERP 雲端服務會面臨的作業問題
一、 影響面
1. 停電狀況: 突發性停電這種偶爾發生的問題，ERP 雲廠商伺服器臨時出現斷電狀 況，導致伺服器停止運轉，外面雲端服務的小型企業無法透過 Server 進入 ERP 系統 KEY 單，造成當日 ERP 雲小型企業營業中斷。為了預防有類似情況發生，
解決辦法有以下三種方式，第一是加強硬體設備，添購不斷電系統(UPS)當遇到 停電時能夠緊急取代市電，供應電力給伺服器運作，且目前 UPS 系統已被各高 科技產業認可，可以真正能徹底解決電源問題之必要設備，缺點是設備昂貴、供 電時間極少。第二為了防止資料遺失 ERP 雲業者為小型企業每週一次幫小型企 業準備備份資料存檔，避免電腦停電或出現錯誤訊息導致沒有儲存到 ERP 雲系 統等問題發生。第三在主機端手動設定 BIOS 介面(如下圖 19)，以 HP 主機電腦 作測試，在進入 Windows 畫面開啟 BIOS 設定前，當開機畫面會出現 F1=Setup 指令，視每台電腦開啟 BIOS 端而有所不同，例如:DEL 鍵。在電源管理（Power Management）功能選單中，有選項『Restore on AC Power Loss』決定當電源不 足或損壞時系統的處置方式，選項有「Power On」系統會自動重新啟動、「Stay off」或「Power off」系統持續在關機的狀態、「Auto」或「Last State」設定為
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斷電前的狀態，做為電源中斷或不小心意外而關機的應變方法。建議選擇第三 種，當電力恢復供電時，伺服器可以不經由人力，系統會自動開啟主機，回復到 斷電前畫面，好處是大幅降低等待時間。例如假日突然斷電時，員工無法到公司 開啟伺服器，以此設定方法，就可以讓外面小型企業繼續使用 ERP 系統。
圖19 BIOS 端介面
2. 網路速度: 小型企業內通常會內建無線分享器，已無線上網來取代有線網路，以 筆記型電腦需求為最大，但因為（Wireless Fidelity, WIFI）通常是好幾個 USER 都可以進入，如果又是好幾個人員同一時間點進 ERP 系統連線，通常或多或少 會影響網路速度。如果使用者覺得本身網路還是很慢，有兩個方法可以檢測:一 是檢查電腦系統 RMB 記憶體;二是網路架設是屬於哪一類，網路規格大致上分 ADSL 與光纖網路等兩種規格。因為 ERP 網路流量很大，需要高速網路搭配 ERP 系統，如增加記憶體與就是拓展頻寬升級，可以改善上線速度太慢的缺點。另外，
在進入 ERP 雲系統時不建議 USER 使用無線上網連到 ERP 系統，要連接有線網 路的方式進到 ERP 系統中，操作會更為方便，原因是不受其他使用者共用網路 干擾造成網路速度變慢的影響
。
因此，本研究為了測試 ERP 對網路流量速度，共用了六台電腦進行測量，各電 腦中有不同記憶體與裝配頻寬速度，採用 Hinet 測試與安裝 ERP 在不同電腦中，同時 測試每一台 ERP 上線速度快慢，測試參考值結果如下表 5 所示:
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表5 測試 ERP 上線速度
記憶體 頻寬 下載速率 上載速率 測試
704MB ADSL 2M 1.65 Mbps 146.60kbps NG 4GB ADSL 2M 1.84 Mbps 242.41kbps NG 1GB ADSL 10M 9.24 Mbps 2.69Mbps OK 4GB ADSL 12M 12.19 Mbps 2.65Mbps OK 2GB 光纖 100M 91.78 Mbps 81.89Mbps OK 4GB 光纖 100M 91.99 Mbps 36.09 Mbps OK 結果證實小型企業使用 ERP 系統一定與網路速度有很大關聯，像是流量大小與 取得資料量有關 (即是跟 ERP 程式撰寫有很大的關係)與 DB/AP SERVER 端與用戶端 之記憶體都很有關係。Server 連線數多且運算越複雜(如 MRP 或月結結算時)時耗費 之記憶體會多；使用端若功能或介面美觀耗費之資源自然多，以目前看到瀏覽器為例 現在介面雖好看，但資源跟以前比起來耗費非常多。基本上應要能跨 ERP 雲平台才 是重點。目前服務的小型企業正在導入 ERP 雲階段，在操作 ERP 系統，有速度太慢 的缺點，經過查證是因為企業原架設網路寬頻速度太低原故，立即讓網路升級換光纖 網路，升級後小型企業使用者也證明 ERP 速度很明顯的改善許多。
如果 ERP 使用者透過無線區域網路(WLAN)ERP 連接上網，依據電機電子工程師 學會(IEEE)制定的標準，使用者電腦必須採用 802.11n 以上規格之設備才能支援 50Mbps 傳輸速度，且由於無線上網易受空間阻隔、頻段重疊等干擾影響，若要進行 ERP 連線，提昇使用速度，建議採用有線方式連接。如果是電腦主機效能不佳，代表 電腦中央處理器負荷過重、記憶體或硬碟不足時，均會直接影響 ERP 傳輸速度，建 議 ERP 電腦設備使用 Intel Core 2 Duo E8300 或相同等級以上之中央處理器的電腦設 備與系統主記憶體至少 2GB，較不會影響到 ERP 連線速度。
3. 客製化模組: 小型企業需開發出新一套屬於專屬量身設計的程式模組，那就要跟 小型公司報價收費了，因為那是需要 MIS 人員要花心力去完成的，中間還要作 出模組使用手冊、ERP 測試模擬實作等，通常是當小型企業規模達到一定規模，
內部需特殊功能才會向 ERP 廠商提出申請。
二、 銷售面
1. 服務對象:ERP 雲業者要拓展小型企業客戶至不同地理區域，不一定設點要在各 地投資實體 ERP 雲服務據點，理由是 ERP 雲廠商因小型企業範圍太廣，MIS 人 員太少不足以提供小型企業即時性服務。因此，為了讓小型企業導入 ERP 雲服