個案實作

本研究透過服務一家小型企業 ERP 雲為 C 公司作為研究對象，把小型企業設定 人數在 5 個人之內，此次 C 公司也符合 ERP 雲服務的探討對象，小型企業員工扮演 ERP 上線人員唯有 5 個人，如此一來 C 企業要如何加入 ERP 系統，與 ERP 雲供應商 對小型企業規劃 ERP 雲轉換階段流程如下圖 20 所示:

1.設定 小型企業組織

2.ERP系統 介面

3.扮演ERP角色 員工定位

4.編輯 會計科目

5.小型企業 ERP流程

6.小型企業營 運與ERP作結合

小型企業 ERP雲上線

圖20 ERP 雲服務小型企業各轉換階段

一、 設定-小型企業組織

圖 21 設定-小型企業組織畫面

依上圖 21 所示小型企業組織架構，企業底下分配許多部門作管理，如此才能夠 有效安排某部門是由哪幾位員工來負責，因各員工有固定的工作任務，小型企業架構 事前人員規劃好，在 ERP 雲正式上線時就能減少人力問題的發生。

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二、 ERP 系統模組介面

圖22 小型企業 ERP 系統主要模組畫面 表6 小型企業 ERP 系統子功能表 人資(HRM) 考勤

(WK)

客戶訂單 (OM)

採購單 (PUR)

物管 (MC)

總帳 (GL)

使用者 門禁系統 銷貨單 採購單 收料單 會計科目

薪資 請假 立帳-銷貨 支出憑證 客戶出/退貨 匯率

扣繳憑單 加班 庫存異動單 傳票管理

出差 應收

應付 銀行 專案管理 財務報表 依上圖 22 所示小型企業主要 ERP 模組，ERP 雲服務根據小型買賣企業不同營運 需求，規劃出人資、考勤、客戶訂單、採購、物管、財務等六個 ERP 模組，底下還 有一些 ERP 子功能(如上表 6)，每個子功能各自有使用流程，針對 ERP 雲小型企業作 業需求區分出哪些功能會有用到的。對於新加入小型企業在導入 ERP 系統後盡量不 要去變更原有模組，這樣 ERP 雲供應商導入前只要複製 ERP 程式再來新增一個資料 庫對服務眾多小型企業管理上會較為省事，如果小型企業要更動 ERP 流程，那就在 導入 ERP 過程中經過顧問服務立即做流程修正。

三、 扮演 ERP 角色、員工定位

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小型企業 管理者X1

企劃專員 採購X1

品管專員 倉儲X1 行銷專員

業務X2

財務專員 會計X1

圖23 小型企業 ERP 雲上線人員職位分配圖

依上圖 23 所示 ERP 雲上線人員職位分配圖，依目前服務 ERP 雲小型企業內員 工有 5 個人，雖然人數少，還是能夠一樣能操作 ERP 系統，把 5 個人依照原本工作 職位放置在 ERP 雲功能上，一方面員工曉得本身負責 ERP 流程中某個功能，各人員 互相也不會同時發生使用 ERP 系統的衝突。

圖24 ERP 雲網路版視窗畫面

依上圖 24 所示 ERP 系統管理者的必須管理權限之一，當小型企業員工有人忘記 密碼時，管理者(001)可以在密碼使用自行解決，不必經過 ERP 雲供應商程序。

圖25 ERP 使用者指派畫面

依上圖 25 所示 ERP 系統管理者該負責的責任，在於管理者可以針對員工不同職 位，給予不同 ERP 權限指派，也可以利用使用者群組指派，例如人資功能是由哪幾 位員工負責，按職位去分配，彼此互相了解工作項目，當有某部門員工離職或請假，

ERP 系統才可以銜接的上。

四、 編輯會計科目

會計科目一般分為四大類:資產、負債、股東權益、損益類科目。導入 ERP 雲服 務小型企業可以在 ERP 系統中會計模組自行更改原來會計科目，因企業有些會計科 目在政府會計制度並沒有的，但公司卻有列入某收入或費用，為了政府機關財務報稅

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用，要依照小型企業原有的內控管理規定，從下圖 26 會計科目編輯去更動會計科目，

使用者可以自行新增、修改或刪除會計科目，分類是以樹狀結構從最大分類至最小分 類，過程中不需要 ERP 雲業者介入。會計科目編輯類別(下圖 27)上分為新增子類別、

編輯本階類別、刪除本階類別、新增主類別等做會計科目更動。

圖26 會計科目編輯介面

圖27 會計編輯類別介面

五、 小型企業 ERP 流程

本研究針對目前已服務一家小型企業 ERP 雲為例，企業員工要操作 ERP 系統，

企業中營業運作分採購與銷售工作項目，把當中使用功能設計成 ERP 操作流程圖，

此 ERP 流程非常簡單，因為企業內人數少有些作業要自動核准作業，減省 ERP 程序，

才不會重複作業，因小型企業營業項目少，可能就是 ERP 進銷存作業而已，操作上

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也相當容易，使得 ERP 雲服務小型企業來提昇員工的工作效率。

(一) 小型企業-ERP 每日銷售流程

小型企業 ERP 每日現金帳流程

客戶訂單(OM) 物管(MC) 財務(AR、GL)

登錄 銷貨

作業 客戶出/退貨

過帳 庫存異動單

(出貨)

登錄 客戶繳款單

立帳 銷貨

登錄 應收帳款

END

是 否

圖28 小型企業 ERP 每日銷售流程圖

依上圖 28 小型企業每日 ERP 銷售流程，企業收入來源來自於一般消費者，因沒 有固定的客戶源，就可以不必經過訂單程序，直接進行銷售流程，依每天員工每賣出 總結成一筆業務量，都有收據存根當輸入資料的記錄，小型企業員工經過整理，合計 出一日每筆產品營業額後，就可以進入 ERP 系統，開始執行銷貨單，扣除賣出的出貨量，

由 ERP 系統算出每日所得的收入。

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(二) 小型企業-ERP 採購流程

小型企業 ERP 採購流程

財務員(AP、GL) 物管(MC)

客戶訂單(PUR)

登錄 採購單

確認 自動核准

登錄 收料單

過帳 自動入庫

(免驗)

登錄 支出憑證

立帳 支出憑證

登錄 付款清單

審核 付款清單

END 是 否

否 是

是 否

圖29 小型企業 ERP 採購流程圖

依上圖 29 所示小型企業 ERP 採購流程，原因是小型企業每日銷售量不大，賣出 商品也不用經過加工與組裝，訂來的貨都已經是成品，倉儲可以立即收料，在採購次

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數也不多情形下，倉管員都等庫存快接近於零時，才會通知採購員要求訂貨，才會有 後續的收料、應付購料程序，流程步驟簡單也較符合小型企業營運型態。

六、 小型企業營運與 ERP 作結合

料號 卡

YH卡 台灣優惠

ITIC 國際教師證 ISIC

國際學生證

IYTC 國際青年證 YH

國際青年旅社卡

圖30 小型企業商品料號圖

此次導入 ERP 雲服務的小型企業是屬於服務業。企業銷售商品是屬於少樣多量 (如上圖 30)，一次性採購所有足夠的貨的經營型態，很符合小型企業之營運特性。由 於小型企業產品結構簡單，採購送來的物品等於是最終成品，可以立即銷售。其次，

得知小型企業每日業務量不大，通常是過一段時間後才會執行採購作業，預估一個月 採購 2~3 次，也就是 說當庫存接近快沒有時，才會向供應商購買原料，所以顯示出在 小型企業在 ERP 採購單功能 Key 單頻率，ERP 雲使用者是偏低的情形。

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