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中 華 大 學 碩 士 論 文

ERP 雲服務對小型企業可行性之探討 A Study of the Feasibility of ERP Cloud

Service in a Small- Scale Company

系 所 別:企業管理學系碩士班 學號姓名:M09919006

蔡騰輝 指導教授:吳 鴻 輝 博 士

中 華 民 國 101 年 7 月

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摘 要

小型企業由於資源有限及人力不足等特性,較難建立完整的管理制度及進行有效 的管理,因此若能借助現有整合性管理系統(例如 ERP 等)的幫忙,將有助於小型企業 的運作與成長。然而一般小型企業卻只能使用簡單而便宜的獨立軟體,例如存貨、銷 售或會計等軟體,而無法利用整合的 ERP 系統。其主要原因,乃現有 ERP 系統是以 大型企業的需求而設計,由於功能複雜且需建置軟硬體設備,不但導入費用昂貴且費 時費工,而導入後的維護成本與人力更是不小的負擔。因此如何透過 ERP 雲端服務 來協助小型企業,將是一個非常有意義之課題。

基本上,ERP 雲端服務是一個新的營運模式,而針對小型企業又是一種不同的需 求,因此將會面對許多技術面與作業面之問題,前者如 ERP 軟體架構必須要有重大 的改變等,而後者如雲端服務之作業面問題或小型企業之實作問題等。本研究的主要 重點在於雲端服務之作業面問題或小型企業之實作問題等之探討。

因此,本研究的主要重點在於探討小型企業之 ERP 雲端服務的作業模式及其可 行性。本研究首先提出了小型企業之 ERP 雲端服務之應用與導入模式,其次說明小 型企業如何透過 ERP 雲端服務的協助而提升其管理績效及應用 ERP 雲端服務可能面 對之作業問題,最後並以小型企業導入一套 ERP 雲端服務之個案,來說明與驗證 ERP 雲端服務模式及其可行性。

關鍵字: 企業資源規劃、雲端服務、小型企業

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ABSTRACT

Due to limited resource and manpower, a Small-Scale Company(SSC) is hard to set up a complete management system and effectively manage its operation. The application of an integration system of enterprise requirement planning (ERP) is one of the effective methods to improve the management of a SCC. However, a SCC generally utilizes management system only with a standalone function, i.e., inventory management, sales management or accounting management etc. This is because the current ERP system is not developed for a SCC and requires expensive hardware and software investment and huge manpower for operation and subsequent maintenance. Therefore, the study of applications of the ERP cloud to facilitate the effective management of a SCC is significant and valuable.

Basically, a ERP cloud service is a new business model. For the requirement of a SCC, ERP cloud service will confront different technique and operational issues. For example, what is a reasonable software structure for the ERP cloud service or what is the operational process of an ERP cloud service etc. The operational issues of an ERP cloud service is study in this paper.

Therefore, the purpose of this paper is to study the operational model and its feasibility of the ERP cloud service in a SCC. The introduction and operational model of an ERP cloud service in a SCC is first proposed. The applications of an ERP cloud service to improve the effective management of a SCC and the related possible operational issues are then discussed. Finally, a real case of an ERP cloud service in a SCC in Taiwan is utilized to illustrate and demonstrate the application model and feasibility of the ERP cloud service in a SCC.

Keywords: ERP, Cloud Service, Small Scale Company

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誌謝辭

隨著本篇論文之完成,研究所生活即將劃下句點。首先感謝指導教授吳鴻輝博士 的悉心指導。跟老師在這兩年來的相處,老師嚴謹的教學精神,不僅教導我學術上的 專業知識與做事情的態度,且在待人處事上更是以過去的企業經驗的方式不時告誡學 生我,對待每件事都必須嚴謹仔細與勇敢面對,令學生的我受益匪淺。

這次論文能夠順利完成,非常感謝口試委員葉鳴朗博士與蔡志弘博士對於本論文 不吝指導,提供諸多寶貴的建議,讓這篇論文能夠完整呈現。同時也要感謝翊康科技 李嘉柱經理與姜禮展顧問對ERP軟體任何問題的指導。

在就學期間,感謝學長威達、孟軒於研究與課業上提供協助與意見。還有同班好 友們間美好的相處。此外特別感謝學妹梓芳對於各項一切事務上的打理,不管是做研 究或是行政工作方面的認真配合,因為有你的幫助,才能夠順利解決許多困難,以及 靜芳姐為企管系辛苦的默默付出。這兩年來不論是課業、研究或者舉辦研究所活動 裡,我們當中有一起共同努力過,走過多采多姿的時光,當中經過了無數次為報告熬 夜趕工、彼此溝通間可能意見不合等,但終究有達成最終理想目標,這些都是很難得 的珍貴回憶,另外生活中同學們相互間鼓勵與關心,在此都銘感於心,非常感謝各位。

最後,要感謝我的父母二十幾年以來的照顧,不斷地在我求學生涯所付出關懷與 支持,才能使我健康成長。並在求學路途上提供諸多意見與幫助,才能使我可以順利 完成研究所學業。在此,對曾經關心過我的師長、同學、朋友及家人再次說聲「謝謝 你們的這些年來的關心與照顧,辛苦了,祝各位身體健康、一帆風順」。

蔡騰輝 謹識於中華大學企管學系碩士班 中華民國 101年 7月

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目 錄

摘 要 ... i

ABSTRACT ... ii

誌謝辭 ... iii

目 錄 ... iv

表 目 錄 ... vi

圖 目 錄 ... vii

第一章 緒論 ... 1

第一節 研究動機 ... 1

第二節 研究目的 ... 2

第三節 研究範圍 ... 3

第四節 研究架構 ... 3

第二章 文獻探討 ... 5

第一節 小型企業 ... 5

第二節 企業資源規劃 ... 8

第三節 ERP雲服務小型企業 ... 14

第四節 ERP可行性之探討 ... 19

第三章 ERP雲之應用模式與作業問題 ... 23

第一節 應用模式 ... 24

第二節 導入模式 ... 29

第三節 作業問題 ... 31

第四章 個案實作與分析 ... 38

第一節 個案實作 ... 38

第二節 實作分析 ... 45

第五章 結論與建議 ... 48

第一節 結論 ... 48

第二節 建議 ... 48

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參考文獻 ... 49

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表 目 錄

表 1 台灣中小型企業認定標準 ... 6

表 2 國內主要ERP廠商的資本額 ... 7

表 3 國內主要ERP廠商的人力資源分佈 ... 7

表 4 各部門ERP標準作業流程之操作項目 ... 11

表 5 測試ERP上線速度 ... 36

表 6 小型企業ERP系統子功能表 ... 39

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圖 目 錄

圖 1 ERP雲服務小型企業示意圖 ... 2

圖 2 研究架構 ... 4

圖 3 資料整合 ... 9

圖 4 小型企業-買賣業作業流程 ... 12

圖 5 小型企業-製造業ERP規劃流程圖 ... 13

圖 6 雲端運算的基本架構 ... 14

圖 7 三種雲端服務層和雲服務供應商,程式設計師和終端使用者關係圖 ... 16

圖 8 ERP導入績效與時間關係圖 ... 18

圖 9 ERP系統員工分工作業模式 ... 21

圖 10ERP雲之MCS圖 ... 23

圖 11ERP雲服務小型企業應用模式 ... 24

圖 12SQL連接檔產生器畫面 ... 25

圖 13ERP雲服務小型企業整合模式 ... 26

圖 14 小型企業-應用ERP流程 ... 26

圖 15ERP雲服務小型企業相關流程圖 ... 27

圖 16ERP雲系統導入模式 ... 29

圖 17 小型企業應用ERP雲端能解決的作業問題 ... 31

圖 18 小型企業應用ERP雲端服務會面臨的作業問題 ... 34

圖 19BIOS端介面 ... 35

圖 20ERP雲服務小型企業各轉換階段 ... 38

圖 21 設定-小型企業組織畫面 ... 38

圖 22 小型企業ERP系統主要模組畫面 ... 39

圖 23 小型企業ERP雲上線人員職位分配圖 ... 40

圖 24ERP雲網路版視窗畫面 ... 40

圖 25ERP使用者指派畫面 ... 40

圖 26 會計科目編輯介面 ... 41

圖 27 會計編輯類別介面 ... 41

圖 28 小型企業ERP每日銷售流程圖 ... 42

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圖 29 小型企業ERP採購流程圖 ... 43 圖 30 小型企業商品料號圖 ... 44 圖 31ERP雲拓展服務考量模式 ... 45

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第一章 緒論

第一節 研究動機

近年來,雲端服務的發展,小型企業對於 ERP 該重新評估它的可行性,採 用『 雲 端 技 術 』 與 安 裝 『 ERP 系 統 』 作 結 合 成 為 ERP 雲 服 務 新 模 式 , 希 望 能 透 過 此 模 式 解 決 小 型 企 業 當 前 無 足 夠 的 資 源 及 人 力 的 投 入。因 為 小 型 企 業 通 常 為 了 內 部 整 合 的 需 要 , 需不 斷 地 添 購 多 套 資 訊 軟 體 設 備 ,希 望 達 到 內 部 系 統 管 控 更 為 資 訊 化 ;但 往 往 導 致 企 業 內 部 資 訊 無 法 整 合 , 主 要 因 素 是 因 為 小 型 企 業 內 部 有 各 種 樣 式 系 統 都 分 開 放 置 且 獨 自 再 運 作,這 些 問 題 會 反 應 出 對 小 型 企 業 要 把 各 自 系 統 給 整 合 起 來 有 所 侷 限 在 。

因 此 , 本 研 究 提 出 讓 『 ERP上 雲 』 的 想 法 , ERP雲 業 者 須 準 備 購 置 硬 體 設 備 與 本 地 ERP軟 體 使 用 版 權 , 把 ERP軟 體 各 模 組 功 能 放 在 雲 端 上 , 轉 換 成 以 使 用 量 計 費 的 方 式,分 享 給 予 小 型 企 業 各 自 取 用。ERP雲 初 步 規 劃 是 對 剛 進 駐 小 型 企 業 廠 商 進 行 軟 體 出 租,提 供 ERP顧 問 管 理 方 式 與 資 料 儲 存 放 入 雲 端 服 務 之 中。對 小 型 企 業 而 言,雲 端 服 務 除 了 郵 件、辦 公 室 等 工 具 性 軟 體 外 , 最 主 要 的 就 是 商 用 軟 體 。 MIC網 站 (http://www.mic.iii.org.tw/aisp/)

葉 宏 謨 (2011)指 以 前 每 個 企 業 都 擁 有 ERP 系 統 , 市 場 上 有 成 千 上 萬 套 ERP 系 統 在 運 行 , 每 套 系 統 都 要 維 護 ; ERP 變 成 雲 端 服 務 以 後 , 只 有 營 運 公 司 才 需 要 擁 有 ERP 系 統 , 所 以 總 共 只 有 一 套 系 統 需 要 維 護 , 所 有 ERP 用 戶 都 不 必 再 採 購 ERP 軟 體 和 硬 體 。 這 種 把 軟 體 變 成 服 務 的 做 法 稱 為 軟 體 即 服 務 (Software as a Service, SaaS)。 根據微軟今年委託 Freeform Dynamic 分析機 構針對全球 15 個國家、3,193 家中小企業進行的調查顯示,有 4 成中小企業進行調查 顯示,有 4 成的中小企業表示利用 SaaS 等服務,使得公司的營運業務提升了三成。

而未使用 SaaS 的中小企業,有九成表示在過去 1 年的營運狀況有下滑趨勢。而導入 SaaS 的中小企業比重也由 2008 年的 44%提昇至 2010 年的 65%(蔡金宏,2010)。

指 出 預 期 雲 端 商 用 軟 體 將 以 ERP與 CRM為 發 展 主 力 。

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圖1 ERP 雲服務小型企業示意圖

依圖 1 ERP 雲服務小型企業示意圖為雛型。本研究認為小型企業剛成立不久階 段,企業內有資金短缺與人手不足的劣勢,無法提昇企業發展,但一時之間也無法快 速克服這些弱點。因此,這幾年來國內政府也鼓勵各界運用雲端服務,各家企業也積 極找尋國內 ERP 業者合作,提倡小型企業使用「雲端」服務,搭配國內各廠牌 ERP 系統。ERP 系統最大好處在於具備收集及整合能力,非常適合小型企業來使用。ERP 雲網路服務的潛在機會在於小型企業競爭力強,把 ERP 應用程式託管與 ERP 軟體本 身以及儲存至 ERP 資料放置在 ERP 雲服務,預期能讓各家小型企業能夠成功上線 ERP 系統。

第二節 研究目的

本研究以 ERP 雲服務對小型企業可行性之探討為構想。ERP 雲面臨小型企業在作 業面所遭遇的困難,需評估『ERP 如何上雲』或『ERP 雲的可行性』針對這一類的技 術問題,沒有絕對可能與否,畢竟是否要使用 ERP 上雲,ERP 雲業者考量點太多了,

對小型企業要導入 ERP 雲之前也必須審慎評估雲端與 ERP 之重要性。因此,本研究 目的針對 ERP 雲問題如下所示:

1. 探討 ERP 雲服務對小型企業之應用模式與作業問題模式。

2. 探討透過服務一家小型企業轉換成 ERP 雲服務各階段過程。

3. 探討 ERP 雲廠商服務眾多小型企業而言,衡量出 ERP 雲實務問題與理想狀態,來 分析其 ERP 雲服務小型企業之可行性。

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第三節 研究範圍

上述小型企業使用 ERP 雲可行性之探討,問題在於小型企業如何規劃 ERP 雲之 應用模式,另外 ERP 雲業者該如何管理眾多小型企業使用雲端服務。故本研究針對 ERP 雲對於小型企業可能會遇到的問題進行深入探討。

1. 小型企業內部面臨資源有限、人手不足的劣勢,不比中大型企業相比,在此不利 情況下如何導入 ERP 雲服務。

2. 運用 ERP 系統與雲端服務,針對 ERP 雲之應用模式、導入模式、作業問題等,

來探討 ERP 雲服務小型企業之可行性。

3. 以目前服務一家小型企業為例,描述該企業轉換成 ERP 雲階段過程與服務眾多 小型企業 ERP 雲成功要素以及 ERP 雲業者需衡量 ERP 雲 之配套措施。

第四節 研究架構

本研究將依照下列的架構及流程進行,研究流程如圖 2 所示,主要分為五大部 分。其敘述說明如下。

一、 緒論

緒論包含了研究動機與目的,並且對研究架構進行說明。

二、 文獻探討

本研究著重於 ERP 雲服務小型企業後所造成作業問題之解決辦法,因此須蒐集 目前文章對於 ERP 評估之看法,由於本研究於小型企業利用雲端服務平台為基礎,

因此整理相關小型企業與 ERP 與雲端服務可行性之文獻。

三、 小型企業 ERP 雲模式與作業問題

針對 ERP 雲服務小型企業進行探討,以及設計發展一套 ERP 應用模式,將其作 業問題造成的損失,提出方法把 ERP 雲之作業問題降至最低,以利於 ERP 雲服務對 小型企業機制所認同。

四、 個案實作

利用一家小型企業目前使用 ERP 雲,針對上述的論點,當時為小型企業轉換成 ERP 過程進行評估,以及 ERP 雲供應商服務眾多小型企業而言,業者需考量導入 ERP 雲關鍵理想之因素,以利後續之模式驗證其效果,來驗證本研究所發展之模式可行性。

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五、 個案實作

依據上述所得到的結果做出結論,並做出建議與本研究不足的地方,以提供未來 後續研究者之方向。

圖2 研究架構

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第二章 文獻探討

本章對於與本研究相關文章進行文獻回顧,共分為四節:第一節為「小型企業」、

第二節為「企業資源規劃」、第三節為「ERP雲服務小型企業」、第四節「ERP可行 性之探討」。

第一節 小型企業

一、 小型企業定義

一般對小型企業(small scale company, SSC)又稱微型企業(micro-company)它的定 義不一,大多數以員工人數來定義。OECD 以員工人數在 20 人以下的企業為微型企業。

墨西哥以 15 人為上限。其他國際發展組織或學術機構有以員工人數 10 人或 5 人以下為 區分微型企業與小型企業之標準(趙文衡,2002)。我國(臺灣)並未對小型企業予以正式 定義,但在「中小企業認定標準」中,有所謂「小規模企業」,為製造業員工未滿 20 人,服務業員工未滿 5 人之企業。以及根據 2002 年 APEC 微型企業高峰會的定義,少 於五人的小型企業,不論是一人型企業、個人工作室、抑或是獨資、合夥經營的自雇用 工作者,以上都可稱作為「小型企業」(李政勳,2010)。

根據經濟部中小企業處法規指小規模企業,經常僱用員工數未滿五人稱為「中小 型企業」,通常是由少數幾位提供資金所組成。在台灣經濟發展以多數小型企業的特 色更為明顯,不僅在市場扮演開創新興產業的重要角色,因為小型企業家數多,彈性 較大,限制小,加入高附加價值產品帶動小型企業迅速成長。這也意味著小型企業創 造價值能力潛力並不因為規模大小而受限制,只要團隊能用心經營管理,反而比 5 人以上的中小企業或大企業更能創造更多附加價值。大多數小型企業時常在他們的資 源中有顯著的限制因素。雖然如此,他們(業者、承包商等),還需要員工,以及其他 供應商,和合作夥伴之間的連接。小型企業通常有專門的產品在不同市場做產品組 合,而不是在一個利基市場。一個小型企業的當務之急是提供產品或盡可能快速對市 場服務(Rajiv & Cecilia, 2010)。小型企業可能在競爭的環境變化非常易受到影響,如 外部市場力量,總體經濟局勢,併購,和管理環境。修訂甚至少數個客戶訂單可能會顯著 影響銷售,導致於易變的現金流量(Eshelman & Taylor, 2001; Loh & Koh, 2004)。以下 顯示台灣中小型企業認定標準(表 1),如下所示:

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表1 台灣中小型企業認定標準

規模 Size 中小型企業 小型企業

行業別 原則 例外 原則

製造業、營造業、礦業、

土石採取業

實收資本額新台幣 8千萬元以下

雇用員工數 未滿200人

雇用員工數 未滿20人 農林漁牧業、水電燃氣業

、商業、運輸倉儲通信 業、金融保險不動產業

、工商服務業、社會服務 及個人服務業

前一年營業額新台 幣1億元以下

經常雇用員工數 未滿50人

雇用員工數 未滿5人

資料來源:「100 年雲端運算推廣服務計畫期末報告」,經濟部中小業處,2010,台 北市:經濟部中小企業處出版。

二、 小型企業特性

李政勳(2010)針對小型企業特性在於:1.投資金額不大且經營規模小型化。2.一人 或合夥經營。3.經營形式可分為無店鋪銷售兩種方式,例如店鋪銷售以零售業商品銷 售為主,採單店方式經營;無店鋪銷售大多以網路銷售為主。小型企業工作項目單純、

流程簡單,比較有彈性時間能夠和客戶間保持良好關係,是小型企業關鍵特色之一。

Blili and Raymond(1993)認為小型企業在引進資訊技術時,須考量的特性包含:1.組織環 境中的財務、稅法與資訊科技等不確定因素。2.組織本身的架構、決策與目標的特質。

3.管理決策的分析與規劃。4.企業主對資訊應用的認知。5.資訊系統整合應用的實質回 饋,而非來自單一系統的有限輔佐。

小型企業相較於大規模企業規模上的不同而有所差異,歸類成三點特性,第一、

缺乏完善的會計制度與內控制度,因此導致其缺乏財務資料或其財務資料的品質不 佳;第二、個人 經營好壞完全仰賴領導人的能力、人格特質、與其個人信用狀況而定;

第三、跟銀行借款金額不大,也較少從事大金額的長期投資(李彥錚,2008)。以下顯 示表內容了解國內小型企業各產業員工數標準認知不同(表 2)與 ERP 廠商人力規模的 大小(表 3)所示:

如下表 2 ERP 廠商的資本額可以知道,國內 ERP 廠商的資本額相當分散,有高 有低。資本額小於 1000 萬者共有 7 家,堪稱小本經營的軟體廠商。大多數 ERP 廠商 之資本額介於 1000 萬到 1 億元之間,則超過一億亦有 9 家。可以得知 ERP 系統只能 夠讓資本額多的,有相當規模的國內企業來使用。

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表2 國內主要 ERP 廠商的資本額

資本額 ERP 廠商

1000 萬(含)以下 弘宜資訊、陸盟科技資訊、華研科技、新撰科技、資識科技、維 策科技、寶傑科技

1000 萬元(不 含)~5000 萬元 (含)

大誠行軟體系統、天心資訊、兆陽資訊、松技網路資料庫、高格 亞翼資訊、華翰電腦、陽騰資訊、寶盛數位、鑫駿科技

5000 萬(不含)~1 億元(含)

宏燁資訊、訊豐資訊科技、英特內軟體、逸凡科技、鉅冠資訊網 路、鉅盛資訊、聯合資訊

1 億元(不含)~2 億元(含)

正航科技 2 億元(不含)~5

億元(含)

宇太新科技、安德華科技、偉盟系統、啟台國際資訊、普揚資訊、

翔威國際、華茂科技、漢康科技

資料來源:「2003 ERP 產業年報」,張緯良,2003,台北市:資策會資訊與電腦出版社 出版。

表3 國內主要 ERP 廠商的人力資源分佈

員工人數 ERP 廠商

30 人(含)以下 新撰科技(5)、數和科技(5)、大誠行軟體系統(8)、陸盟科技資訊 (8)、寶傑科技(14)、資識科技(19)、華研科技(22)、維策科技(23)、

華翰電腦(25)、鑫駿科技(25)、寶盛數位(28)、兆陽資訊(30)、陽 騰資訊(30)

31~50 人 高格亞翼資訊(31)、松技網路資料庫(36)、英特內軟體(50)、華弘 資訊科技(50)、逸凡科技(50)

51~100 人 宏燁資訊(53)、弘宜資訊(55)、訊豐資訊科技(60)、鉅冠資訊網路 (60)、聯合資訊(60)、鉅盛資訊(60)、天心資訊(65)、凌越資訊(80)、

台塑網科技(85)、安德華科技(90)、啟台國際資訊(100)

101~500 人 漢康科技(115)、正航科技(120)、偉盟系統(120)、普揚資訊(126)、

宇太新科技(150)、華茂科技(150)、翔威國際(200) 501 人(含)以上 鼎新電腦(790)

資料來源:「2003 ERP 產業年報」,張緯良,2003,台北市:資策會資訊與電腦出版社 出版。

ERP 是一個複雜的系統,要開發一個精確完整的 ERP 系統,除了完整的資訊專 業人才(包含軟硬體、作業平台、網際網路等)之外,還需要了解各個產業運作專業資 訊人才。如上表 3ERP 各家 ERP 軟體商員工人數,可看出國內 ERP 廠商的規模實在 有限。鼎新電腦以接近 800 人的團隊成為國內最大的 ERP 廠商,也視唯一一家員工 人數在 500 人以上的企業,其餘多在 200 人以下。包含鼎新電腦在內,員工人數超過 100 人的企業總計也不過 8 家,員工人數低於 50 人的更將近(超過)一半以上,顯示國 內的 ERP 廠商仍以中小規模占多數(張緯良,2003)。

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第二節 企業資源規劃

一、 ERP定義

企業資源規劃(Enterprise Resource Planning, ERP),是由美國著名管理諮詢高徳納 公司(Gartner Group Inc.)於 1990 年提出來的,最初被定義為應用軟體,但迅速為全世 界商業企業所接受,現今已經發展成為現代企業管理思維。另一個美國生產與存貨控 制協會(American Production and Inventory Control Soc,APICS)也於 1995 年為 ERP 軟 體提出定義:「企業資源規劃系統乃是財務會計導向(Account-oriented)的資訊系統,其 主要的功能為將企業用來滿足顧客訂單所需的資源(涵蓋了採購、生產與配銷運籌 (Logistics)作業所需的資源)進行有效的整合與規劃,以擴大整體經營績效、降低成 本」。

ERP 系統是一套資訊系統是由財務模組軟體所組成。這些模組包含行銷、銷售、

業務、產品計劃和發展,生產和庫存控制,採購,配送,工業的設備管理,程式設計 和發展,製造,品質,人力資源,財務和會計,和資訊服務(Anderegg, 2000; Larson, Carr

& Dhariwal, 2005)。

他們支持多數的商務活動,企業經營包括採購,銷售,財務,人力資源和物料需 求規劃(MRP)。企業資源規劃軟體系統提供許多企業利益,如庫存減少,資料整合和 降低成本(Holsapple & Sena, 2005; Gefen & Ragowsky, 2005; Buonanno, Faverio, Pigni, Ravarini, Sciuto & Tagliavini, 2005)。一些國外ERP供應廠商,如SAP、Baan、SSA、

JBA、Oracle和J.D. Edwards(已於2003年為另一家ERP大廠 PeopleSoft所購併,新公司 又於2004年被Oracl購併)等提供的ERP軟體,概念上也都是將企業資料倉儲(Data Warehouse)周遭的功能整合在一起,以支援傳統的企業流程活動。

(Mell & Grance, 2009)則以概念基礎(Concept-Based)來描述ERP,認為它的作用是 將跨功能流程緊密地整合,包括改善工作流程(Workflow)、企業實務(Practices)的標準 化、改善訂單管理、正確的存貨、和較佳的供應鏈管理。

二、 ERP特性

引自張緯良(2005)出版 ERP 企業 e 化核心一書中,列出 ERP 的四大特性:

1. 資料的整合:傳統的 MIS 習慣上依功能部門將系統分割為好幾個子系統,結果造 成資料不能分享,然後個子系統必須重複建立儲存相同的資料,但又因為資料無

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法同步而造成資料不一致的問題,給組織中的管理者帶來困擾。ERP 系統供應商 的專家們花了許多的時間,從組織結構和各個作業流程開始,仔細的分析組織的 資訊需求,了解各功能部門、各作業流程之間的關係,確立組織的資訊架構 (information architecture),精確的劃分各子系統,然後將資料分配到各子系統中,

並為每一個作業流程和每一筆資料建立一個資料的所有權(data owner),只有資料 所有權力異動(建立、更新、刪除)該筆資料,其他要使用該資料的人,可以透過 資料分享機制和權限管理來查詢這筆資料。例如:有關存貨數量的資料,只存倉 儲管理子系統中(生產和銷售不在儲存存貨資料,需要相關資料時向倉儲系統中 查詢)。如此可確保組織中所有的人,在任何時間與任何地點(功能性子系統中) 存取同一項資料時,都會看到相同的內容,解決了資料重複建立所造成的資料不 一致問題,達到資料的整合(參考如下圖 3)。任何 ERP 系統的底層都有一個資料 庫管理系統,ERP 系統供應商的最主要工作之一,便是投入大量的資訊工程師,

找到相對之下較有效率的結構,設計出資料模式(scheme),使所有的資料異動與 傳遞能在控制下進行,確保資料的正確性與一致性,達到資料整合的目標。

報表資訊 系統

銷售與交付 資訊系統

財務資訊 系統

報表資訊 系統

製造資訊 系統

存貨和支援 資訊系統 人力資源管理

系統 共享資料庫 管理者和股東

員工 銷售預測

顧客服務 代表

後場管理

工作

顧客 供應商

圖3 資料整合

資料來源:「企業 e 化核心」,張緯良,2005,台北市:久石文化事業有限公司。

2. 資料與作業的整合:ERP 則非常強調資訊處理與作業的整合,任何一件交易的發 生會自動產生相對應的資料,並且會依事先設定的程序與方向,將資料在系統內 傳遞(ERP 廠商稱之為拋轉)到後續的作業部門,並視需要驅動(trigger,又稱觸發) 後續的作業。所謂的拋轉,指的是經過處理的資料(例如採購需求)儲存到一個特 定的檔案中,後續作業部門依作業流程定時的(例如每小時一次)或在接到通知後

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(經由工作流程軟體(work flow)或電子郵件通知)去檔案中撈取資料,進行後續的 處理(例如採購作業),在處理後,再將相關的資料儲存到另一個指定的檔案中,

一步一步的沿作業流程前進。真正要實現 ERP 方向前,MIS 開發人員必須對企 業的整個作業流程,從行銷、人事、財務,還包含了研發、採購、倉儲、成本的 計算,其中所包含的各種變化,以及它們之間錯綜複雜的關係,都需要有相當深 入的了解,才有可能。甚至除了正常作業之外,還需要對各項作業所可能產生的 例外情形(緊急插(抽)單、加班、外包、負庫存、特別折扣、退貨、換貨、樣品等 等),以及這些例外情形的處理方式,都要有深入的了解,才有可能。有許多對 如何檢驗企業推出的系統是否合於 ERP 的議題討論,其中一個答案便是檢視系 統的整合性。一個合格的 ERP 系統至少能滿足在一定的情境設定(scenario,又稱 腳本)下,順利的執行接單→排程→採購→付款→製造→出貨→收款的全部過 程,並結算出生產成本以至產生會計報表。

3. 最佳的實務:最佳化實務(best practice)是一個很有趣的問題,也是檢驗 ERP 系統 的另一項重要特性。由於 SAP 資訊專家一開始就打定主意走套裝軟體經營模式,

一開始策略性的收集這些公司的運作模式,累積在這方面的專業資知識。在開發 過程中,如果有類似之前的作業模式,自然可以重複使用先前開發出來的模組,

以縮短開發時程,節省成本。如果有新的作業模式出現,則予以整理消化,吸收 累積。在多年的經驗累積之後,他們已經有能力提出一整套的運作模式,並且將 之發展成為標準套裝軟體,包含了企業所需要的大多數標準功能。換言之,他們 所銷售的軟體中已經建有一套基本的企業作業標準程序,如果企業願意,甚至可 以直接引用到他們日常的作業程序中。他們宣稱:企業如果向他們購置一套 ERP 系統,買到的不只是一個資訊系統而已,顧客還買到了一套的經營方式(a way to do business)。最佳實務,或許並非絕對的最佳,但可以肯定其具有高度的參考價 值。

4. 套裝軟體:傳統的 MIS 系統,不論自製或委外開發,基本上是依各企業的需求量 身訂做的,即便是世界 ERP 的領導廠商 SAP 公司,或國內的 ERP 龍頭鼎新電腦,

也是從接受客製化的系統委託專案開始的。一直以來,每一家企業都重複的開發 這些系統,重複耗費人力、時間與金錢,於是有系統開發商將之撰寫為標準應用 軟體,稱為套裝軟體(package)。由於一套軟體可以供多家企業使用,共同分攤的

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結果可以用較低廉的費用,以及較短的時間,取得立即可用的優質系統。ERP 系統是內建了最佳化實務的標準作業程序,也是採用套裝軟體的模式,由系統開 發商發出標準產品,然後賣給多位使用。而供應商為顧客提供的服務,也從系統 開發(development)走向系統建置(implementation)。

三、 ERP管理功能

ERP 系統的主要管理功能是整合企業整體作業流程及資源,提供即時而正確的資 訊,以縮短反應市場需求時間。完整的 ERP 軟體根據企業日常運作的幾項重要作業,

大致涵蓋生產、銷售、人事、研發、財務等五大不同模組,而各模組間可以互相整合 運作,也可以獨 立作業。ERP 系統功能是複雜的,它的實施往往需要顯著的風險,儘 管存在這些風險,實施 ERP 企業更深入評估對業務流程的可行性(Rajiv & Cecilia, 2010)。

表4 各部門 ERP 標準作業流程之操作項目

業務 工程 採購 製造 財務

報價 料號 採購需求 生產計劃 應收應付

接單 BOM 建立 請購 MRP 沖帳

銷貨 替代用料 採購 投料生產 傳票

成品出庫 工程變更 收料 現場管理 總帳

客戶繳款 圖檔管理 驗收入庫 完工入庫 財務報表

標準作業程序(Standard Operating Procedure,SOP),敘述一家具備完整管理有 制度的公司,每一項業務都會制定合宜的事務流程及管理辦法,有的公司會在 ISO 文件中說明,也有的公司會在內控管理充分的表達,這些都屬於 SOP 標準作業程序 的一環,當這樣的 SOP 文件被建置完成時,日常處理的工作就不會因為 ERP 人員的 流動而停頓或是遇到部門衝突協調事務時而無所適從。如上表 4 本文整理出一個各部 門 SOP 操作流程操作項目,使員工提早能適應一個部門的操作項目,例如:業務程序有 報價、訂單、銷貨、成品出庫、客戶繳款單等細項。但使用後結果可能會產生後續問 題,企業最不希望的情況出現了,原本認為員工已可以按照 SOP 去執行被交付的工 作,實際上有許多標準作業卻在執行的時候被員工自行改變了,因為員工認為他的作 業行為雖不符合 SOP,但最後只要完成了工作,就是負責的表現。其次可能發生企業 在設計 SOP 的時候,沒有深入細節與考量企業營運需要具有應變能力的觀念,所以

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經常會設計多種作業模式同時存在,如此容易造成員工作業時的疑惑,產生工作進度 落後的情況。由於 ERP 系統可以運用在各個產業上,以製造業為、買賣業為例,本 研究整理出小型企業買賣業作業流程以及小型企業製造業 ERP 規劃流程與小型企業 製造業 ERP 規劃流程,可供企業參考用,依下圖 4、圖 5 所示:

圖4 小型企業-買賣業作業流程

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13 客戶

客戶訂單 (OM) 系統

生產管理(PC) 系統

材料需求計劃 (MRP)

採購管理 系統 下訂單

報價單

工單(MO)

請購管理 系統

供應商

物料 管理系統

收料 管理系統

驗收入庫 (IQC) 庫存

管理系統

應付帳款 系統 應收帳款

系統 業務區

MRP 轉請購

請購單 (PO)

採購單 (PR) 月結

成本管理 系統

收料單 (RCV) 客戶

購料支憑 訂單明細

付款

直接入庫(免驗) 銷貨

控制系統

入庫單 監控 庫存現況

原物料 點收 工單進度

現況追蹤 已出貨

檢驗OK 收料入庫 小型企業

ERP系統

客戶出/退貨 管理系統

工單領/退料 管理系統 工單入/出庫

管理系統

料號系統

BOM系統 產品結構

系統

領料單

廠區執行作業

出貨要求

BOM 子階料號

BOM 父階料號

物料清單 生管區

採購區

出貨完成 財務流

結案 開工

BO M

單位 成本 工單用料

指令

圖5 小型企業-製造業 ERP 規劃流程圖

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第三節 ERP 雲服務小型企業

一、 雲端服務定義

所謂「雲端(Cloud)」,依下圖 6 所示其實就是泛指「網路」名稱來自工程師在繪 製示意圖時,常以一朵雲代表「網路」。例如運用網路溝通多台電腦的運算工作,或 是透過網路連線取得由遠端主機提供的服務等(黃重憲,2009) 。雲端運算服務最簡 單的意涵,就是將運算能力、平台、儲存、軟體等資源提供出來作為一種服務,使企 業或個人可以透過網路取得,也就是網路上不同的電腦同時幫你做一件事,大幅增進 處理所需要的速度。所需要的資料存取與運算處理,不用在個人電腦上,而是在網路 的「雲」上面,在任何可以使用網路的地方,使用者只需要連上雲端運算資源(陳信 益、駱國勝,2010)。Foster (2008)對 Cloud Computing 提出的定義為:一種大規模的分 散式運算式運算典範,係由經濟規模所驅動,作法是將一群經過精選組態、虛擬化並 可動態延展的計量能量、儲存空間及平台等服務,提供外部客戶透過網際網路隨需要 作選用。

圖6 雲端運算的基本架構

Note. From “Cloud Computing on the Rise-The World Mind is Upon US,” by Keith, K.

2008, July 29, Singularity Hub Website. Retrieved June 6, 2012, from http://www.nhu.edu.tw/~society/e-j/86/13.htm

Mell and Grance(2009)指繼 1980 年代大型電腦到用戶端-伺服器(client-server)的 大轉變之後,雲端運算依據使用者的需求,提供大量運算資源(如伺服器運算資源、

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儲存空間,或網路應用程式服務等),並依使用量計費的商業模式,又造成電腦界的 一股巨變。優點在於內容和服務可隨時存取,企業可視需求調整運算能力與儲存空間 的租用量,並依照實際用量付費而不需維護硬體或軟體資源及支付維運的人事成本,

普遍預期可降低企業電腦設置成本。運算生意可分為三大塊:第一塊就是雲中的那一 塊,就是所謂的資訊中心(data center),其中包含伺服器、路由器和儲存設備。第二塊 則是資訊傳輸,包含無線和有線的寬頻傳輸。第三塊則是終端,原本指的是 PC,現 在連 MID、智慧型手機都包含在內(梁克勇,2003)。

資策會產業情報研究所(MIC)預估,全球雲端運算市場規模,將從 2009 年的 123 億美元成本至 2014 年的 420 億美元,複合年成長率為 27.7%,與同一時間的傳統資 訊服務市場規模之年複合成長率 5%相比較,雲端市場規模的成長幅度是傳統資訊服 務市場的 5 倍。國內方面 ,(MIC,2010)資策會網站(http://marsnews.com.tw/newswire/22)

美國國家標準與技術研究院(National Institute of Standards and Technology, NIST) 網站對雲端運算的定義,雲端運算是一種透過網路連結存取共享的運算資源池(如網 路、伺服器、儲存空間、應用程式及服務)運作模式,可以在最少的管理工作或服務 提供商介入下,自動迅速的提供資源配置和發佈。企業服務中,對使用者程式的計價 方法最為重要,可以針對使用的多寡來收費,亦可針對儲存空間與網路的使用流量來 收費。目前雲端運算可以分為以下幾個層級模式,包括:基礎設施即服務(Infrastructure as a Service, IaaS),平台即服務(Platform as a Service, PaaS)和軟體即服務(Software as a Service, SaaS) 三個雲端衍生出的服務模式(薛義誠、陳志偉,2009)。

預估,台灣雲端運算市場規模將從 2009 年的 153 億台幣成長至 2014 年的 412 億台幣,

年複合成長率達 21.8%。其中,公有雲服務市場將從 2009 的 39 億台幣成長至 2014 年的 133 億台幣,而雲端技術應用市場規模,將從 2009 年的 114 億台幣成長至 2014 年的 2 79 億台幣。

1. 基礎設施即服務(IaaS):位於最低層,主要是廠商專門提供設備或專業,協助企業 建置或使用雲端運算服務。意思是企業不用自行建置機房,上網就可以購買主機 運算與儲存空發,發展自己需要的資訊系統。

2. 平台即服務(PaaS):意味著消費者能在雲端上佈署並執行軟體,也就是在開發者平 台內置應用服務,這樣一來可以避免掉花費在伺服器或其他基本設備上的成本支 出;可以藉由與多家商用軟體廠商合作開發應用,收取廠商租賃費用或客戶使用

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手續費。平台通常有彈性及可擴展性,無論是在使用需求上升或下降時,該平台 會自動膨脹收縮以滿足需要。

3. 軟體即服務(SaaS):位於最高層,是一種以租賃形式提供企業使用的應用軟體服 務,企業透過軟體即服務平台可以自行設定所需要的功能,相關的資料庫,後續 的軟硬體維護等,都由 SaaS 服務供應商提供。透過多重用戶(Multi-tenancy)的方 式,將完整的應用做為服務隨需提供(薛義誠,2009)。將企業資源規劃系統(ERP) 放到網路上,企業客戶只需每月付出少許月費,即可使用 ERP 系統。依下圖 7 為三種雲端服務層和雲服務供應商,程式設計師和終端使用者的關係圖。

圖7 三種雲端服務層和雲服務供應商,程式設計師和終端使用者關係圖

資料來源:「利用雲端技術達到 E-learning」,張適宇 、汪岱錡 、湯又寧 、王 昰驊,2010,

新竹縣教育研究集刊,11,頁 14。

蔡金宏(2010)認為「雲端」的成形,對小型企業而言,可謂具有實質顯著的效益。

根據上述「雲端服務」提供的服務,不論是基礎設計或是軟體服務的提供,都可讓先 天資源不足的小型企業,減少其固定資產的成本投入,進而促使小型企業經營更有效 率。

經濟部中小企業 100 年雲端推廣計劃指出 ERP 運用於雲端運算是一個趨勢,但 以中大型企業而言,大部分以運行內部系統,再搭配私有雲方式建置,對中小型企業 而言,因無力建置私有雲,對於公有雲資料之隱密性仍保有存疑,以及考量到長期累 積成本的投入。故於價格策略上須考量企業的長期負荷能力,有鑒於此,若能提供 LOCAL 型之 ERP 系統,讓企業可以無痛升級雲端資料至內部運行系統,且提供相 對性之優惠升級方案,讓小型企業可初期減輕建置 ERP 成本之壓力,亦可隨者企業

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成長提供下一階段的 ERP 需求。

二、 雲端服務對小型企業之效益

企業的成長是逐步性的,小型企業也是每年規模都在逐步成長。從小型企業剛成 立初期,系統上線時間也是非常重要的考量因素。ERP傳統模式可以看出端倪,從系 統選擇→軟硬體採購→系統建置→系統導入→教育訓練等等一連串的導入過程,上線 時間總共需要3個月~6個月,甚至要更長的導入時間;相對地採用雲端服務,即時且立 刻就能夠上線使用,小型企業必然會審慎考量雲端服務可行性。在全球經濟受到衝擊 之下,企業為求生存在成本控制方面日趨保守嚴謹,維持企業核心競爭力、達成永續 經營為企業思考經營策略的重要目標,隨著網際網路發展快速,越來越多藉著網路平 台的應用服務因應而生,且特性趨向低價、取得容易,受到許多企業的青睞,使用者 只需連上網路,透過瀏覽器即可快速找到所需的軟體工具並達到需求的服務(雷亞 珍,2009)。ERP廠商已注意到小型企業提供他們簡化和便宜的解決方案,從兩者的 組織和科技要點(Chen,2001)。許多小型企業沒有具備充份的資源或不願意承擔龐大預 期效果,由於長久時間的推行和與實施對ERP有關的高額費用(Cragg & Zinatelli,1995;

Nah & Lau, 2001)。對企業而言,採用新的資訊技術,是一項涉及龐大金額且富挑戰 性的決策,加以政府法令的限制與客戶的需求,企業決策者須在極短的時間內選擇最 佳決策,尤其對中小企業業主,實屬不易,企業欲成功發展雲端運算,得到領導者的 支持與認同是非常重要且必須的,企業延用企業原有的服務架構來發展雲端運算,是 一條較快速且容易成功之捷徑。財力及人力兩大資源,是企業在發展雲端運算投入較 多的資源,企業若具備正面且良好的組織文化,對發展雲端運算較有助益(李昀潔,

2010)。

在高德拉特(Eliyahu M,Goldratt)所撰寫寓言小說「仍然不足夠(Necessary but not sufficient)」一書中企業的效益來自於四項:應收帳款提早收到、物料成本減少、庫存 減少以及銷售額提高。其中應收帳款提早收到,好處是因為系統讓客戶在開發票時較 少錯誤發生,不過小型企業也會有開錯發票的可能,當然發票不出錯的話,小型企業 得到的好處不會像大型企業數以百萬計的訂單收入,但小型企業購買我們的系統花費 較少,相對損失就不會高了。另外,書中人物對話提及小型企業也有一番見解,例如:

物料成本降低,是因為小公司的所有工廠聯合採購關係?結果被駁回了,理由是小型 企業可能只有一兩家工廠,採取聯合採購沒有意義,因為小型企業的地理分布往往比

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大型企業小。其次,效益後兩項,庫存減少和銷售額增加,這兩項都源於同一個改變,

那就是,將各區域配銷中心的訊息更快傳送到工廠。同樣的也被駁回,理由是小型企 業可能連配銷網路也沒有,即使有的話,也一定不像大型公司的全球配銷網路這麼 大,因為小公司的地理分布範圍愈小,得到的效益也就愈少,對大多數小型企業而言,

上述結果得到效益只是零而已。相反地,換種角度思考,小型企業最大的潛力是人力 減少所省下來的金錢,真正是很可觀的價值所在(引自 Goldratt,2008)。

ERP 系統的效益是不僅為大型企業,小型和中小型企業也可以從 ERP 系統中受 益。但是,小型和中小型企業缺乏經驗必要的資源和有效地實施 ERP 系統。為了加 強企業競爭力,在台灣政府試圖幫助小型和中型企業實施 ERP 和電子商務系統(Lai, 2004)。然而,在過去幾年內,ERP 開發者,系統整合者和顧問一致地把目光轉向小 型企業(Fleishaker, 1999; Parker, 1999)。

有時企業為了節省初期的投資成本,系統的功能規格會採取較接近最底線 (base-line)的設計,或當初設計不當,一旦開始運作系統的負荷明顯增加使運作績效 不如理想、系統回應速度慢,導致使用者抱怨與不安。資訊人員必須嚴密監視系統的 作業情形,以判斷系統績效不佳的原因,據以提出應對措施。如發現是系統設計不當,

則應提出調整方案,如果有簽定維護合約的話,必要時可向 ERP 供應商或當初建置 的顧問請求協助。但如果系統客製化的部分太多的話,供應商所能提供的協助相對減 少(張緯良,2006)。以下圖 8 是 Jeanne(1999)提出有關導入後的可能績效與時間圖。

圖中顯示 ERP 建置期間可能造成績效降低,上線後一段時間應能回復到穩定,但如 要有好的績效,還須持續改進流程與系統,而當努力到一定程度時,才可達到企業績 效大幅提昇的脫胎換骨的境界。

時間

設計 建置 穩定

持續改進

脫胎換骨

圖8 ERP 導入績效與時間關係圖

Note. From“Surprising Facts about Implementing ERP,”by Ross, W. J., IEEE IT Pro, 1(4), p. 65-68.

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第四節 ERP 可行性之探討

一、 小型企業對ERP的看法

企業強調以營利為目的。企業的後勤單位比例以1/10之之內為宜,人數太多,成 本就越高,當公司人數不多,人數就勢必精簡,必然是一人多用,因此,像是員工人 數50人的公司,後勤頂多控制在5人之內,扣除必要的部門主管、總務、財務人員,

要再增加一名MIS不容易,所以大都會傾向IT委外。資訊系統一直以來都被視為是一 種商品,由使用者直接買斷並安裝在自己的電腦中,近年來,企業才開始以服務的方 式提供給需要的用戶。引自台灣企業雲2012網站(www.twcloudsolutions.com/home)

雖然如此,小型和中型企業逐漸地包含ERP,研究指出其中許多人無法達成他們 的目標方面對ERP的利用率和整體預期改善。在小型企業實施ERP的績效差,可歸因 於:

以 每個企業與工廠都會用到ERP系統而言,所要付出的代價相當大,例如一家企業必須 先花數佰萬元採購ERP軟體,再花數拾萬元~佰萬購買硬體與建立機房來執行ERP系 統,未來每年還要支出約總價的兩成的軟硬體維護費用,與再花更多錢僱聘MIS人員 來管理ERP的軟硬體設備。

1. 企業業務上的在一個高度競爭的環境中以有限的資源-財務,專業人員,技術等 等(Welsh & White, 1981; Yap & Raman, 1992)。

2. 企業問題導致從缺乏實施企業競爭策略的一致性做法(Yen & Sheu, 2004)。

3. 企業中的成本和風險科技和系統(Eshelman, Juras & Taylor, 2001; Sun, Yazdani &

Overend, 2005)。

多數大型企業已經採用ERP系統;無論如何,許多的小型和中小型企業尚未決定或 是他們不想要配置ERP成為他們的業務(Waarts, Van Everdingen & Van Hillegersberg, 2002; Kumar & Van Hillegersberg, 2000)。大多數ERP廠商(SAP, Oracle, Peoplesoft, JD Edwards, and Baan) 主 要 地 針 對 高 階 市 場 由 超 過 1000 餘 員 工 所 組 成 的 公 司 (Van Everding, Van Hillegersberg & Waarts, 2000; Kremers & Van Dissel, 2000)。這就是為什 麼大多數財富500強的企業中有導入企業資源規劃軟體(Oliver & Romm, 2002; Kumar

& Van Hillegersberg, 2000)。這些小型製造商可以受到不利地影響,如果他們不能升 級他們的資訊科技,就讓系統容易地與他們更多的供應鏈夥伴或公司總部之間能隨時 溝通(Chalmers, 1999).。雖然 ERP設備經常幫助小型和中型製造商以改善他們的策略和

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競爭能力(Smith, 1999; Jenson & Johnson, 1999)。

二、 小型企業採納ERP考量因素

傳統的MIS是依組織部門而建置的,跨部門的資訊傳遞大致上仍依賴人工傳遞再 輸入系統,則難免會發生時間延遲,甚或處理錯誤的現象(張緯良,2003)。小型企業 決策更為個性化、集權化,所以小型企業的資訊技術採納既有組織層次特點,也有個 體層次特點,所以高層人員的某些特性通常會影響到企業的決策結果。引自聯商-資 訊中心網站(http://big5.job5156.com/hr/36190.html)

1. CEO的創新性:小型企業由於實力的限制,更注重短期的利益,重視的是看得見 的回報,而實施ERP不僅具有高風險,而且投資不能立竿見影,這就使ERP的實 施主要取決於企業領導者的遠見。CEO是小型企業的重要決策者,採納ERP會面 臨很多的不確定性和風險,CEO對新事物的偏好,對風險的承受能力,反映個人 創新能力的大小,最終影響企業的ERP是否能真正導入。

整理出敘述以下CEO的創新性、

ERP與組織相容性,圍繞個體、技術、組織、外部環境四的方面等面向,建立起小型 企業的ERP採納綜合因素:

2. ERP與組織相容性:小型企業各導入不同的ERP開發系統,其功能和所適用的行業 也各不相同,而且企業在實施ERP系統時,需要與其他系統集成起來,不同企業 已經擁有的系統也不一樣。相容性越高,意味採用ERP面臨的不確定性越小,企 業越容易接受。

3. 資訊化水準:企業資訊化水準體現在兩個方面:第一是硬體水準,包括網路、電 腦和各種應用系統的使用;第二是專業人才,具備使用IT和管理IT的能力。資訊 化水準代表了企業的業務與資訊技術的結合程度,即資訊傾向。如果企業的資訊 化已經有了一定基礎,那麼企業引進ERP所需要的經驗和人才方面都佔優勢。通 過已有的IT投資,累積了一定的項目經驗,也培養了一批專業主管,基層員工的 電腦操作水準都得到鍛鍊。這些前期積累,可以減少小型企業對ERP的恐懼和抵 觸心理,從而提高小型企業的採納意向。

4. 企業規模:企業規模常常被認為是技術採納的重要因素,組織規模越大,意味著 擁有更多的資源和資產可以分配。不僅可以吸引優秀的IT專業人員,而且即使失 敗了,企業所受的影響也較小。所以規模小的小型企業,實施ERP所面臨的障礙 多,承受風險的能力也更差,而且ERP作為一種IT投資,企業規模越大,在投資

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效益方面容易達到規模效應。

5. 外部競爭:企業的一切需求都是競爭造成的,IT需求也是如此。中小企業常常是 市場的跟隨者,當面對的競爭壓力增大時,為了維持市場地位,他們更容易轉向 ERP之類的資訊技術。而且小型企業的業務簡單,使得ERP實施週期短,這樣能 夠很快對外部環境變化做出反映。

6. 政府政策: 與大中型企業相比,小型企業在資金、人才、管理、技術等方面都處 於劣勢。因此,在小型企業對資訊化需求,政府政策對小型企業的扶持是很重要 的。在小型企業實施資訊化過程中,政府可以組織專家組深入企業發現問題,並 與企業一起解決資訊化的困難。

ERP系統 分工作業模式

(

)

登錄 客戶訂單

作業-工單 工單進度

工單建立→採購中 作業-MRP

登錄 採購單

登錄-請購單 確認 請購-核准

登錄-銷貨 登錄

客戶繳款單

登錄 支出憑證

工單進度- 採購中-開工中

登錄 收料單

確認 採購-核准

審核 立帳-銷貨 作業

工單領/退料

作業

工單入/出庫 作業

客戶出/退貨

應付 登錄-付款清單

審核-付款清單

工單進度 開工中-結案

月結-成本 審核

過帳-庫存異動單 (收料入庫)

審核 過帳-庫存異動單

(工單領料)

審核 過帳-庫存異動單

(工單入庫)

審核 過帳-庫存異動單

(客戶出貨)

審核 過帳-傳票 審核

立帳-支出憑證

登錄-應付電匯 (票據)

審核 付款-應付電匯

登錄 應收電匯(票據)

付款 應付電匯清單

圖9 ERP 系統員工分工作業模式

本研究從 ERP 軟體中,一開始訂單開出到最後收款作業與 ERP 角色職位誰負責 做哪些工作內容,把各 ERP 角色經過哪些關卡,整理出 ERP 系統-分工作業模式(依 上圖 9)說明其代表的意義,長方型代表作業程序、菱形代表審核確認核准或駁回,發

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出工單(production order)。如從一張訂單的開出到最後的收款及結案,ERP 在操作上,

至少需要有業務、生管、採購、倉管及財務等五種角色的投入。中大型企業由於有相 對應的部門或人員,因此在導入 ERP 時,並無人力或角色不足的問題,小型企業人 手不足而言,對於 ERP 系統當中最為麻煩的是執行前,要輸入大量的資料,可能會 產生人為疏失的機會,例如企業結構複雜(工單、倉庫多寡)、生產方式、BOM 用料、

會計科目等問題。ERP 間接人員一個不小心操作錯誤可能影響工作進度,增加時間的 浪費,要用此圖幫助小型企業導入 ERP 系統,間接員不太可能完成所有 ERP 流程。

從上述文獻回顧提到大型企業雖然資源多,但 ERP 流程結構複雜,未必能像小 型企業的結構簡單且具備很高的彈性化,使得大型企業所遭遇的問題非常的多。因大 型企業雖然人力寬廣,但重要決策取決於少數各部門主管,難免因各部門主管判斷錯 誤造成損失,導致導入 ERP 系統失敗的情形發生。相反地,小型企業雖然人力不夠,

資金有限,但流程夠簡單、作業迅速,反而更能讓小型企業得到有效率的決策,對 ERP 系統導入去除流程複雜的缺點,而 ERP 系統導入後,也會使小型企業更為靈活、

快速,對營運市場的決策能力更加的提昇,這些優點都是大型企業無法相比的。

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第三章 ERP 雲之應用模式與作業問題

本章針對小型企業服務之 ERP 雲應用模式與作業問題進行探討,ERP 雲軟體商 如能建立起好用的雲端平台服務,這樣使得小型企業使用者不需要擁有實體伺服器,

就可擁有計算 ERP 資源量,並且可允許使用者隨時隨地上雲端平台去使用 ERP 資 源,然後以“用多少計算資源算多少錢”為原則付費,也符合使用者付費。雲端服務 允許客戶以一個人隨租隨用、即時付費的方式去租用它的資源,它同時也比自行購買 實體資源有更高的成本效益,更可以避免客戶除自行購買設備外,還需要自行維護其 設備的麻煩。為了要達到最大的效益(以最低成本滿足最多使用者的需求),在雲端平 台上租用計算資源開始對外提供一項線上服務之前,就必須能掌握其執行時所需的資 源數量,但是由於一個線上服務應用系統對於資源的需求,會因為線上使用者人數的 多寡而隨著時間改變,因此,如果總是供應固定的資源數量,則會造成不必要的資源 浪費或資源數量不足的情況(黃國展,2011)。

本研究參考(Shields,1997; Drury,1998; Sharma, 2002; Chenhall,2003)提出的系統在 服務組織中需要管理控制系統(MCS)作設計係指在大多數經濟優勢處在於服務業,跟製 造業區域相比,已出現一個有限的研究。葉宏謨(2011)認為商務流程中,需要使用者介 入提供資料或作決定時,則透過使用者介面(user interface, UI)叫用服務。從軟體實作 方法 SOA 之 MVC(Model View Controller)的角度來看,UI 是察看層(view),商務流程 是控制層(controller),服務是模型層(model)。由上述文獻中,本研究整理出主要 ERP 雲之 MCS 發展三種模式影響 ERP 雲的整體流程,ERP 雲三種模式(如下圖 10)分別為

「應用模式」、「導入階段」、「作業問題」等作為 ERP 雲服務小型企業之經營模 式。

應用模式(Management) 作業問題(Control) 導入階段(System)

ERP雲 USER

圖10 ERP 雲之 MCS 圖

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第一節 應用模式

把 ERP 雲的角色設立於應用服務提供者(Application Service provider, ASP)同時 提供小型企業 ERP 軟體委外服務的做法。ASP 則透過網際網路提供小型企業所需的 各種應用商業軟體服務,如企業資源規劃(Enterprise Resource Planning, ERP)、顧客關 係管理(Customer Relationship Management, CRM)、商業智慧(Business Intelligence, BI)、供應鏈系統(Supply Chain Management, SCM)服務等等。由於 ASP 透過網際網路 提供小型企業所需的各種應用軟體服務,因此可節省小型企業花在資訊科技(IT)上的 昂貴硬體、軟體、維護等費用。另外葉宏謨(2011)提出讓各應用系統都提供網路服務 (Web-service)或整個系統是 SOA,就能呼叫彼此的服務,達到無縫整合的效果,這種 能在企業之間跨系統呼叫服務的商務流程稱為具有跨作業性(interoperability)。例如,

客戶 ERP 系統的採購訂單服務呼叫供應商 ERP 系統的銷售訂單服務,即可自動開立 銷售訂單,供應商不必重複輸入訂單資料。客戶 ERP 系統呼叫供應商 ERP 系統的查 詢訂單進度服務,即可從此 ERP 系統掌握供應商 ERP 系統中的進度,不必人工詢問 供應商。

為了服務眾多小型企業加入 ERP 雲模式,ERP 軟體供應商也要作好事前的準備 工作,才能夠服務多家的小型企業,考量到小型企業客戶願不願把重要資料放入 ERP 雲上,但客戶會有網路疑慮的問題,如果 ERP 雲供應商沒有一個良好管理機制,小 型企業不見得要用你這套系統,可能繼續用原本的舊系統就可以,就算 ERP 雲花費 成本低,對他們還是有潛在性的風險存在。因此,本研究整理出小型企業服務 ERP 雲模式,其中 ERP 雲服務小型企業應用模式分為兩項主要功能,為小型企業客戶管 理、建立 ERP 雲服務。依下圖 11 所示:

ERP

建立ERP 服務 小型企業

客戶管理

客戶 資料建檔

ERP

進銷存模組

軟體使用 期限

租賃 服務

新增 新資料庫

測試 ERP連線檔

產生

ERP安裝檔

ERP顧問 服務

圖11 ERP 雲服務小型企業應用模式

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一、 小型企業-客戶管理

ERP 雲服務對小型企業客戶作資料建檔,內建各家小型企業 ERP 各項資料,包 含 ERP 上線員工職位、企業規模大小、營運模式等,作為初步認識小型企業之營運 架構參考。ERP 雲業者會設想小型企業所需用到 ERP 模組,如:人事、考勤、訂單、

採購、倉管、財務模組等功能,小型企業可以選擇適合的單一模組(例如:進銷存模組),

針對一家企業經營型態的不同做修改 ERP 流程。租賃服務代表小型企業使用 ERP 所 付出的成本,按照小型企業使用量服務付費,雙方接受談妥租賃訂價後,依據契約使 用軟體條件與軟體使用期限,達成雙方同意 ERP 雲服務之模式。

二、 建立 ERP 雲服務

如何建立起 ERP 雲服務橋梁,重點是要能夠把 ERP 模組功能放置到外面各家小 型企業電腦來使用,中間有一段的必經的過程必須解釋清楚,要打造一個 ERP 雲服 務平台分為新增-新資料庫、測試-連線檔、產生-安裝檔等三大關鍵。第一步,ERP 雲軟體提供廠商須開新資料庫給已談妥加入 ERP 雲的小型企業使用,通知 ERP 雲平 台裡 MIS 員操作電腦裡 Microsoft SQL Server 2008 R2 連接到 ERP 伺服器,新增一個 小型企業專用 ERP 資料庫建立完成後。第二步,接下來在 SQL 連接檔產生器(如下圖 12)測試剛才建立好 ERP 新資料庫是否連線順暢,載入連線檔後產生一個小型企業 ERP 連線檔,連線成功後在完成後續安裝檔作業。第三步,產生 ERP 安裝檔程式寄 給小型企業安裝 ERP 系統軟體。當 ERP 雲提供廠商把資料庫完成後,需要 ERP 顧問 服務去小型企業介紹說明該 ERP 系統中設定各模組流程與功能用途等三個步驟,以 上為服務小型企業建立起 ERP 雲的開端。

圖12 SQL 連接檔產生器畫面

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圖13 ERP 雲服務小型企業整合模式

以上圖 13ERP 雲服務為參考,ERP 雲供應商建立 ERP 資料庫與 ERP 雲服務平 台,為服務各家小型企業,當使用者端操作 ERP 功能時,顯示 ERP 錯誤訊息,使用 者會發佈異常通知給 ERP 雲服務平台內人員曉得,MIS 員會進入到小型企業 ERP 雲 系統裡,診斷小型企業正在使用的 ERP 系統介面,針對錯誤畫面直接把問題給解決,

然後回覆小型企業現況,通知異常問題已經排除了,使得小型企業 ERP 系統能繼續 正常運作。

圖14 小型企業-應用 ERP 流程

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依上圖 14 所示,是以小型企業買賣業設計一張導入 ERP 系統架構圖(Work flow),分三大基本主功能,例如基本主檔、作業功能、財務功能等。小型公司基本 主檔有分組織部門底下有員工主檔,其他像是料號主檔記錄物料種類與供應商主檔等 ERP 流程。員工主檔部分管理企業全部員工 ERP 上線人數,開放 ERP 使用者進入系 統的門禁,員工可以在 ERP 裡自行設定系統參數與會計科目進行修正,使用者能自 行修改而言,再導入 ERP 過程也比較方便,因為每家小型企業內控管理的不同,操 作 ERP 流程會有所改變。客戶主檔、供應商主檔分別記錄銷售客戶/採購供應商的聯 絡資料,例如要採購物料時,可以即時找到過去或新供應商跟對方進行採購單,等對 方貨到檢驗收料入庫。另外,當消費者買走商品時,再進行倉庫出貨量額度扣除庫存 量(客戶出貨),依此架構圖讓小型企業上線人員或新進員工,可以立即控制 ERP 流 程,減少未來使用者衍生出對 ERP 系統適應不良的問題。

因此,小型企業以 ERP 系統為主要流程架構,而企業運作流程之 ERP 介面跟雲 端服務最為相關,包含所有不同銷售程序、庫存管理、計算財務報表,以上皆需要將 資料(ERP 各模組)從使用者介面輸入儲存資料於雲端的資料庫內,待新的確認資訊產 生之後,再由雲端資料庫拋轉資料至 ERP 系統上,把小型企業客戶的決策資訊儲存 在 ERP 系統裡開始整個 ERP 雲作業模式,如下圖 15 ERP 雲服務小型企業相關流程 圖所示:

圖15 ERP 雲服務小型企業相關流程圖

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如果小型企業想加入 ERP 雲模式,但目前小型企業已有 ERP 資料庫,想轉入 ERP 雲平台,相關流程是由 ERP 雲公司建立新的網路介面,視為新的模式開端,把功能 建置在網路界面上,由 ERP 舊有資料庫將資料傳遞至雲端服務,再由各 MIS 人員在 使用介面上作業,由系統執行儲存控制,將資料即時傳送到各家小型企業客戶本身原 有資料庫內,執行決策與作業分析,達到小型企業降低成本與風險最低的做法。

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第二節 導入模式

圖16 ERP 雲系統導入模式

由於雲端收費服務係以租賃之方式為主,與過去使用者以往一次性買斷模式最大 之不同,在於雲端服務供應商無法獲得短期性的大筆金流,導致雲端服務之損益平衡 時間點(甚至是獲利時間)相對會被拉長,故導入雲端化對於軟體提供廠商而言,並非 僅是將其系統放置於雲端上方,而是整體企業營運模式都在跟著再改變。

ERP 雲服務小型企業導入流程大致上為,依上圖 16ERP 雲導入模式依序是 ERP 雲規劃、設定角色權限與會計變更、系統上線訓練、系統上線等四個步驟來完成服務 小型企業上線 ERP 雲。

一、 ERP 雲規劃

1. 初始評估:小型公司規劃 ERP 雲導入的各項優缺點,導入前評估企業內是否適合 ERP 雲需求與評估 ERP 雲服務後之預期效果。

2. ERP 雲服務:由伺服器提供 ERP 軟體服務相似於雲端平台為基礎,建立新資料庫 及即時資料處理服務,依據網路架設 ERP 雲端應用模式,透過雲端技術提供 ERP 功能給各家小型企業使用,滿足客戶不同所需的資源。

二、 設定角色權限與會計變更

1. 設定員工權限: 小型企業當中會有一位當系統管理員,有可能是最高決策者或是 CEO 負責管理 ERP 全部功能,此人在 ERP 系統中扮演重大角色,本身具備 ERP 系統最大權限,系統中每一個功能都可自行操控,或是下達公司內重大決策可直 接修改系統流程。其次,當公司有員工忘記密碼時,系統管理者可以幫忙設定新 密碼或是把之前設定刪除重新預設密碼登入,當有人離職時有新聘 ERP 上線員

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