國際會議活動籌辦探討

一、國際會議活動的意義與活動形式

國際會議活動是許多研發機構或是專業單位作為發表其技術、發明和觀念 的重要平台，藉由參與國際會議或展覽活動，可與國際同業彼此切磋觀摩，交 流最新技術，帶動創新與升級 (林月雲, 2015)。此外，國際會議活動能夠帶動區 域經濟，研究數據顯示，較高比例（70%）的國際人士參與的國際會議，其成 效比低比例國際人士參與的活動有較大的經濟成效，意即國際人士參與程度越 高，所造成的影響越大 (經濟部, 2011)。

在台灣，依據《推動國際會議及展覽在臺辦理補捐助計畫》，定義國際會 議為「與會人員來自三個以上國家或地區且與會人數一百人以上，其中外國人 士達三十人以上之會議。」(經濟部國際貿易局, 2017) 如外國人數未達此原則，

（一）會議活動

1. 場次簡報（Lecture）

最常見的國際會議活動形式之一，由一位講者演說其主題，演說中 或演說後，可開放觀眾或其他講者提問。

2. 互動座談（Panel Discussion）

將類似主題的講者安排在同一場次，講者發表意見後聽眾將互相討 Kashy, & Corretti, 2015)。

5. 聚會簡報（Pecha Kucha）

1. 開幕典禮（Opening Ceremony）

2. 歡迎晚宴（Welcome Reception）

3. 社交晚宴（Gala Dinner）

4. 閉幕典禮（Closing Plenary)

（三）旅遊活動

1. 技術參訪（Technical Tour）

由各地而來的與會者，可能是業界的專家或者是產業代表，主辦國 家會規劃其參訪當地對於該產業具代表性之企業、組織或學術單 位，以作為研討會的重要行程。

2. 會議旅遊（Post Tour）

國際會議的與會者可能來自許多國家，主辦單位會規劃具當地特色 之遊程，提供與會者選擇是否於會議結束後參加。

（四）贊助商與展覽

國際會議活動籌辦時，贊助方案裡經常包含展覽攤位，贊助商可優先選擇 攤位的位置，展覽攤位也可獨立出租。展覽攤位通常設在會場附近，以便在會 議休息時間可和與會者交流和相關資訊推介。

二、國際會議活動的籌辦期程

三、國際會議活動的利害關係人

承上所述，國際會議活動在活動籌辦的三階段，所涉及的人員可分為三 類，國際會議活動功能的開發也是基於這些利害關係人的需求。以下說明三種 利害關係人。

（一）籌辦者

通常為主辦單位委託專業會議籌辦公司（Professional Conference

Organizer，以下簡稱 PCO）辦理，PCO 必須了解該會議和主辦單位的需求已規 劃活動內容。豐富會議節目是最主要的任務，服務範圍包含規劃大會的演講節 目、開閉幕典禮、社交活動、技術參訪、會議旅遊、餐飲等 (Edelstein, 2015)。

另外，依照主辦單位要求，可能需提供贊助規劃和展覽招商服務。

在本研究中，籌辦者還具備另一層意義，如前所述，完善規劃一場國際會 議活動、滿足與會者以及贊助或參展商為成功的籌辦者衡量指標之一。國際會 議活動App 不僅作為籌辦者的工具，對於軟體開發商而言，籌辦者就是客戶，

是促銷的對象，唯有籌辦者先選擇了某款活動App，該款活動 App 才能夠繼續 在完整的活動發生過程中發生效用。

（二）與會者

一場國際會議活動是特定專業領域的人作為其技術、發明或觀念交流的平 台。對於贊助商和參展商而言，與會者不僅是活動期間的參與者，還是精準行 銷的目標族群，在活動之後還是值得被追蹤 (Hutabarat & Gayatri, 2014)。行動 上網的普及改變了當今人們的活動習慣，這些人也包含了參與會議的與會者，

（三）贊助商與參展商

贊助與展覽招商是多數國際會議活動舉辦的主要收入來源，由贊助商而來 的金額可能大於報名費收入 (Amer, 2006)。由於國際會議活動可促成許多相同 領域的與會者聚集，品牌或廠商在這些活動的曝光效益高，品牌形象將積極地 影響後續的銷售 (Carrillat, D'Astous, & Charette Couture, 2015)。因此 PCO 在籌 備會議時，將會規劃給贊助商或參展商的方案，方案中包含贊助費用或攤位費 用的等級、大會製作物廣告露出規劃、攤位尺寸與位置規劃等。因應數位化趨 勢，目前的會議活動還可能將會議活動 App 整合進贊助或參展商方案，意即增 加在行動裝置上廣告露出的機會 (Bellman, Potter, Treleaven-Hassard, Robinson, &

Varan, 2011)。此外，由於會議活動 App 收集資訊的特性有別於傳統紙本回收，

除數據的取得更快速，分析更容易，各方面都成為贊助商與參展商是否加入一 場國際會議活動的評估因素。

第二節 國際會議活動 App 的功能與特色

一場國際會議活動能否成功舉辦，對於籌辦者而言，必須主動整合場地、

餐飲、講員、贊助商和參展商，掌握所有與該活動的人、事、時、地、物各個 不同工作避免遺漏項目，確保活動執行期間不會出現錯誤；對於與會者而言，

因有籌辦者先行整合資訊，當任何需求或疑問發生時，隨時都能取得解決方 案。研究顯示，MICE 產業的活動 App，對使用者在認知、態度、動機、習慣 和情感上，影響了決策過程 (Lee, 2016)。國際會議活動 App 基於會議活動三種 利害關係人的立場而開發，下述討論中將依照 App 之功能分為二大類，六大構 面，其中「資訊中心構面」、「個人化與交流構面」、「參與和互動構面」以 及「廣告與收益構面」四項為「需求與服務類」；「數據收集構面」和「分析 報告構面」為「數據與分析類」，分類與構面如圖 2.2 。

圖 2.2：國際會議活動 App 服務構面與分類

數據與分析類

資訊中心構面

個人化與交流構面

需求與服務類

數據收集構面

分析報告構面 參與和互動構面

廣告與收益構面

一、國際會議活動 App 之服務功能構面

和與會者即時溝通的工具，應用在議程規劃、問卷或意見調查的發送上，了解 與會者對於某節目的滿意度，即時在活動現場採取應變的行銷方案等。

4. 廣告與收益構面

活動 App 對於贊助商或參展商的意義，和與會者最大的差別在於廣告的需 求，對於籌辦者而言，活動 App 則是成為贊助規劃的一部份 (Edelstein, 2015)。

並且因為活動 App 結合行動裝置的定位技術，廣告可以在精準範圍內感應使用 者位置，分眾投放，對於廣告主的誘因更高 (Chan, Wang, Li, & Lu, 2012)。

（二）數據與分析類

1. 數據收集構面

透過活動 App，能對單一或全體與會者的活動行為監看。在會前，可以監 看 App 安裝率和會議或展覽預約情況，對於冷門的活動，籌辦者可提早應變，

提出促銷方案以刺激報名；會中時，籌辦者可以追蹤與會者對於 App 的活動和 互動程度，並且藉由線上即時調查的功能掌握與會者的回饋和情緒。

2. 分析報告構面

會後階段可持續依據回收的數據進行分析，作為後續活動的觀察指標和改 進建議。從熱門內容分析，可以成為後續內容規劃的參考； 回顧 App 的狀態，

可以檢視與會者與 App 的互動情況；在整體觀察中，還能發掘具有潛力的族 群，找出有影響力的與會者。

二、國際會議活動 App 內容的功能

對於參展商和贊助商而言，透過活動 App 整合，能夠獲得更多的資訊，例 如：藉由掃描來訪與會者的識別證上的 QR Code，可以獲得該與會者的相關資 料，便於日後與之生意交流；在國際會議活動期間管理和與會者洽談的時程規 劃；透過即時分析，了解該場活動的與會者行為，作為溝通策略擬定的參考。

5. 互動地圖

在活動 App 中，若要提供有效的地理資訊，必須要能指出與會者與所欲到 達的活動地點間的距離，以及如何到達等資訊。並且顯示出各場地即時進行中 的活動名稱，幫助與會者可以在最短的時間獲得其所欲搜尋的資訊。此項目同 時呼應了關鍵時刻中的「I want to go」，將於後續章節關鍵時刻進行相關討 論。

6. 實用資訊

來自國際的與會者對於國際會議活動舉辦城市的基本資料不甚熟悉，因此 活動 App 如內建相關的實用資訊，可以用關鍵時刻行動策略的 Be Useful 回應 與會者在參與活動期間發生的關鍵時刻。對國際與會者常見的實用資訊如 Wi-Fi 連線資訊、當地交通與接駁資訊、會後的休閒建議等。以往，這些實用資訊 以大會手冊或者大會網站公告提供，隨著行動上網的普及並藉著活動 App 的資 訊整合，與會者得以更輕便和精簡的方式獲得資訊。

7. 社群功能

社交活動與資料收集是國際會議活動在教育和展示意義之外，與會者參加 活動最重要的原因之一 (Alison, 2014)。完善的活動 App 能提供完整的與會者名

8. 遊戲化模組

「遊戲化」(gamification) 為程式設計師 Nick Pelling 在 2002 年所發明的 詞，但直到 2010 才被大量使用。 Kevin Werbach 與 Dan Hunter 所合著的《For The Win》定義遊戲化 (gamification) 為 "The use of game elements and game-design techniques in non-game contexts." 意即「在非遊戲的場合中使用遊戲的元 素」。遊戲化的終極目標不是要直接增加非遊戲的場合的樂趣，而是將遊戲引 人入勝的因子，應用在非遊戲的場合中，促使人們達到一定的目標，並在進行 的過程中感到有趣 (Werbach & Hunter, 2012)。隨著智慧型手機和行動上網成為 市場主流，遊戲化的設計也朝虛實整合改變，在品牌 App 中置入遊戲化模組已

11. 調查與投票等統計系統

活動 App 的特色之一為可以提供即時的資訊，包含調查。當與會者還在國 際會議活動的情境中時，對於填寫調查的意願最高。如研討會進行中，講者可 以透過投票系統與台下的與會者互動，即時得知與會者對於某議題的意向。

12. 離線瀏覽模式

離線瀏覽是一個連線與離線的交互機制，可以填補行動上網時網路環境不 穩定的空窗，維持使用者的行動裝置體驗 (周東興, 2009)。參與一場國際會議活 動的與會者們，可能來自世界各地，抵達目的地前需經歷一段上網不易的國際 旅行時間，即便抵達目的地，由於非本地人，對於網路環境的適應和查找或許 還要費一番力氣。具有離線模式的活動 App 可以在沒有網路的環境操作，只要 使用者預先下載所需要的資訊，即使不便上網期間仍可讀取離線資料，維持參 與國際會議活動的全程使用者體驗。

三、國際會議活動 App 對於利害關係人的意義

的回應並加以分析之，成為行銷策略擬定的依據 (庾為, 2010)。與會者的意見向

的回應並加以分析之，成為行銷策略擬定的依據 (庾為, 2010)。與會者的意見向