改善後公文流程分析

本研究旨在將企業流程再造導入學校公文流程改善中，以提高公務單位行政 效率提升，將現行學校公文流程現有行程流程，進行改善期現有處理流程缺點，

以提升行人員工作效率。

個案學校進行 99 年 3 月至 6 月與 98 年 3 月至 6 月中，只有教務處註冊組承 辦人員為不相同承辦人，其他各組別承辦人員都是同一人，且學校學期年度同月 份知例行性工作及活動幾乎沒變化，例如 4-5 辦理學生基測相關業務，6 月畢業典 禮，5 月份教師介聘工作等，所以兩個年度月份知比較為樣本數。

在公文流程中，許多單位必須配合辦理，逐級呈核與會辦各相關單位，組織 再造中公文處理時效性是重要指標之一，從公文處理流程改善來了解各處室承辦 人員對於組織再造，公文處理時效之改善等，選定處室組別接受改善公文流程組 別，實施改善作業，達成行政效率提升為最終目的。

本節就個案學校進行 99 年 3 月至 6 月共計 4 個月公文流程改善作業中，教務 處註冊組、設備組、總務處事務組、學務處生活教育組(生教組)及衛生組、輔導 室資料組、主計室、人事室等依據公文改善後逐級呈核流程做統計計差異分析，

及現況分析分以分析如下：

一、教務處註冊組：

教務處註冊組主要工作為學生學籍資料建檔、異動、辦理學生轉學、休學、

復學事項核發畢業、肆業證書、學生註冊、新生編班、學雜費減免成績處理、成 績單製作負責各項考試卷務工作、辦理學生基測及多元入學宣導相關工作：申請 及甄選入學、登記分發之報名、考試服務、成績公佈等。

經由公文流程逐級呈核、會辦改善公文作業流程，日期改善以 99 年 3 月至月 6 月，以 98 年 3 到 6 月對照，逾期未歸檔件數如下表 4-3。

表 4-3 註冊組逾期未歸檔件數逾期未歸檔占總數比例

98年, 21.43%

98年, 10.71%

98年, 7.14%

99年, 17.86%

99年, 25.00%

99年, 10.71%

99年, 14.29%

98年, 25.00%

0.00%

4 月也提高了，其中原因為該承辦組長考取國中主任，至中部受主任訓 練，所以 99 年 4 月與前年 4 月提高了 14.29%，主要原因為代理人設備組長 須負擔原有業務及加上註冊組業務，業務量大大加重期負擔，又逢國中基 本學力測報名業務、公文逾期未歸比率未降低。

（3）99 年 5 月與 98 年 5 月：

一直到 99 年 5 月逾期未歸公文量才由 25%降到 10.71%，降低了 14.29%，受主任儲訓承辦註冊組長 99 年 5 底已回到學校辦理業務，雖然九 年級學生於此月參加基測，雜項事務加重，公文逾期未經公文流程改善作 業，降低低了 14.29%，較顯著改善。

（4）98 年 6 月與 99 年 6 月：

6 月份學校辦理畢業典禮及畢業學生申請入學、放榜及印製畢業證書與 負責畢業典禮受獎名單會整等業務，及 99 年 6 月比前年多 10 件公文量，

公文逾期未歸數再度升高 7.14%。

綜合以上影響公文未歸件數在個人因素為主要因素外，公文流程再造也改善 了承辦組長的行政效率，在學校有固定知行政事務影響下，還是對行政效率上有 所幫助。

二、教務處設備組：

設備組主要工作為教學器材之維修、借還及申購教科書之採購業務、辦理圖 書室書籍之採購、保管、借閱計畫、各專科教室及圖書館之使用管理及安全維護，

並協調各專科教室負責教師等。

經由公文流程逐級呈核、會辦改善公文作業流程，日期改善以 99 年 3 月至月 6 月，以 98 年 3 到 6 月對照，逾期未歸檔件數如下表 4-4。

表 4-4 設備組收文數量、逾期未歸檔件數逾期未歸檔占總數比例 98 年 教務處 99 年

月份 設備組 百分比 月份 設備組 百分比 增減比例 是否減少 一月 1 25.00% 一月 1 25.00%

二月 0 0.00% 二月 2 50.00%

三月 0 0.00% 三月 0 0.00% 0.00% 無變化

四月 0 0.00% 四月 0 0.00% 0.00% 無變化

98年, 25.00%

99年, 0.00% 99年, 0.00% 99年, 0.00%

98年, 0.00%

98年, 0.00%

98年, 50.00%

99年, 25.00%

0.00%

綜合以上，整體而言，設備組一般性來文並非很多，該組較忙碌時間為開學

學務處生教組

98年, 25.00%

98年, 8.33%

98年, 12.50% 98年, 12.50%

99年, 6.67%

99年, 13.33% 99年, 13.33%

99年, 26.67%

0.00%

在學習公文簽辦過程中，利用公文流程改善實施機會，也學習行政效率提升，獲

學務處衛生組

98年, 14.29%

98年, 28.57%

98年, 23.81%

98年, 14.29%

99年, 21.43%

99年, 14.29%

99年, 7.14% 99年, 7.14%

五、總務處事務組

總務處事務組主要工作有編造財產目錄及其增減登記、營繕工程、發包案件、

房舍教室調配及管理、校產管理各項設備與辦公用品採購、保管及分配撥借、工 友管理辦理災害撤救及善後事宜等。

經由公文流程逐級呈核、會辦改善公文作業流程，日期改善以 99 年 3 月至月 6 月，以 98 年 3 到 6 月對照，逾期未歸檔件數如下表 4-7。

表 4-7 事務組逾期未歸檔件數、逾期未歸檔占總數比例 98 年 總務處事務組 99 年 總務處事務組

月份 逾期未歸

檔件數 百分比 月份 逾期未歸

檔件數 百分比 增減比例 是否減少 一月 7 13.21% 一月 5 22.73%

二月 4 7.55% 二月 6 27.27%

三月 5 9.43% 三月 4 18.18% 8.75% 增加 四月 5 9.43% 四月 3 13.64% 4.20% 增加 五月 2 3.77% 五月 2 9.09% 5.32% 增加 六月 6 11.32% 六月 2 9.09% -2.23% 減少 總計 29 總計 22 16.04% 增加 平均 4.417 平均 3.667

三到六

月平均 3.000 資料來源：個案學校及本研究整理

總務處事務組

98年, 9.43% 98年, 9.43%

98年, 3.77%

98年, 11.32%

99年, 18.18%

99年, 13.64%

99年, 9.09% 99年, 9.09%

六、輔導室資料組

98年, 25.00% 98年, 25.00%

98年, 12.50%

98年, 25.00%

99年, 33.33%

99年, 16.67%

99年, 0.00%

99年, 16.67%

0.00%

資料分析：由表 4-8 顯示：

（1）99 年 3 月與 98 年 3 月：

雖然本年與前年度同期上升 8.33%，但公文流程改善後逾期未歸件數 維持與 98 年 3 月維持 2 件，並無增加。

（2）99 年 4 月與 98 年 4 月：

實施公文流程改善後與去年同期下降比例 8.33% ，公文延遲未歸檔件 數由 2 件減少為 1 件。

（3）99 年 5 月與 98 年 5 月：

實施公文流程改善後與去年同期下降 12.50 百分比，公文延遲未歸檔件 數降為 0 件。

（4）99 年 6 月與 98 年 6 月：

實施公文流程改善後與去年同期下降 8.33 百分比。

特教業務教為特殊，學生都為學習障礙、身心障礙或智能沒有一般生資能的 學生，學校教學就比較吃力與辛苦，辦理學生有關心理輔導與學生轉學資料轉移 與畢業後生還規劃工作，在實施公文流程再造與改變後，99 年 3 月 33,33%降到 99 年 6 月 16.67%，都是在公文流程改善中典型的案例，公文逾期未歸比例逐月降低。

七、會計室主計主任

主計主任主要工作為歲計方面歲計方面、統籌科目預算數之增列、預算之編 報、預算簽證與登記、追加減預算之編報、分配預算之編報、辦理經費流用手續、

修正分配預算之編報、財產增加單、財產增減存表及財產目錄之會核、登記各種 帳簿並辦理結帳、監盤財物現金、核對現金結存日報表、辦理決算事宜、公庫收 款差額解釋之審核、公務統計報告之編製、建檔、公務統計報告之稽催與審核、

內部有關會計事宜審核辦法等等。

經由公文流程逐級呈核、會辦改善公文作業流程，日期改善以 99 年 3 月至月 6 月，以 98 年 3 到 6 月對照，逾期未歸檔件數如下表 4-9。

表 4-9 會計主任逾期未歸檔件、數逾期未歸檔占總數比例

98年, 10.00%

98年, 30.00% 98年, 30.00%

98年, 10.00%

99年, 25.00%

99年, 12.50% 99年, 12.50%

99年, 0.00%

實施公文流程改善後與去年同期降低了 17.50% ，公文延遲未歸檔件

總計 59 小計 63 -10.98% 減少

98年, 20.34%

98年, 25.42%

98年, 8.47%

99年, 14.29%

99年, 17.46%

99年, 9.52%

99年, 20.63%

98年, 18.64%

0.00%

都在 5-6 月辦理，人事因為學校幹事兼任，辦理業務需於 5-6 月會比較忙碌，