秘書角色期望與角色踐行相關研究

國內至今尚無有關高級中學秘書角色探討之研究，由於秘書屬於學校 行政人員之一，爰引國內學校行政人員角色探討之文獻進行資料整理。

葉祥溪（1993）研究國民中學輔導主任角色期望與角色踐行，認為輔 導主任之職責已不只是單純的諮商人員，而兼具學校行政人員之職責，歸 納出輔導主任的三大類角色為：（一）學校輔導人員；（二）一般教師；（三）

輔導行政人員者。

熊智銳（1997）探討國民小學總務行政，認為總務主任經常扮演的角 色主要有：（一）參與決策的角色：其意見經常受到重視或採納；（二）輔 助校長的角色：常常成為校長的諮詢對象，輔佐贊襄校長推展校務；（三）

策畫處務的角色：擬訂、修改、增刪總務處各項章則、表報；研擬工作計 畫、行事曆等；（四）執行校務決定的角色；（五）督導輔導所屬的角色：

對總務處員工負有工作分配、資源組合、督導協調、輔導培訓、監督考評 等權責；（六）溝通聯繫的角色：無論是校內同仁之間，或學校與社區、

學校與家長之間，每須總務主任居中溝通聯繫。

江文雄（1997）探討學校領導的訣竅，針對主任的角色分析，認為主 任是學校的中間幹部，既是校長的幕僚，又是一級單位的主管，扮演著雙 層及承上起下的橋樑角色。析言之，主任同時扮演了多重的角色：（一）

幕僚者：不但襄助校長處理校務，同時更是校長重要決策或計畫的諮詢

者，隨時提供好的意見或方案，俾供校長參考；（二）領導者：綜理處室 業務，必須領導屬員全力以赴，做好份內的工作，必要時須代理校長；（三）

執行者：秉承校長之命，是法令、計畫、課程、教學、評鑑等業務的執行 者，必須熟悉法規、進德修業，並協助校長照顧同事；（四）溝通者：是 承上起下的潤滑劑，要做好校長與教師間、社區家長與學校間的橋樑，更 要做好人際關係及溝通協調，廣結善緣，但也不能逾越權限。

張明輝（2003）探討學校行政專業角色的新思維，建議學校行政人員

（特別是校長及主任等學校行政主管）未來可能扮演的專業角色：（一）

整合領導者：以公正、超然的立場整合學校行政單位、教師會及家長會的 意見，並維持教學系統與行政系統的平衡發展；（二）教學領導者：更深 入地瞭解課程統整、協同教學及教學視導等與學校教學層面密切相關的事 務，並且主動參與學校教學社群的教學專業研討等活動；（三）專業經理 人：引進企業管理的理念，採取「策略聯盟」的作法，善用「公關行銷」

策略，與社區維持良好的互動關係，以提升學校形象及增進學校整體核心 競爭力等；（四）學校知識長：整合學校行政與教學資源，指導學校成員 善用學校智慧資本提升教學效果；（五）校園e化促動者：引領校園e化的 發展；（六）創意經營者：除應具備豐富的想像力及提升對創新風險的容 受度外，並應能充分授權及鼓勵學校同仁在行政服務及教學事務上發揮創 意；（七）變革領導者：積極引導與支持學校成員增進其因應變革的能力；

（八）僕性領導者：營造相互接納彼此關懷的學校文化，以增進學校成員 對學校的認同感與使命感；（九）衝突管理者：加強預防及解決衝突事件 的相關能力，以有效處理學校同仁間的衝突；（十）道德領導者：面對價 值衝突的情境能作出正確的道德選擇，自然能贏得同仁的敬重，進而產生 替代領導的作用，形塑優質的學校文化。

吳清山（2004）探討學校教務工作實務，針對教務主任的角色、職責

與素養分析，認為教務主任的角色主要有：（一）單位主管的角色:須領導 教務處各組同仁共同推動教務工作，故其須負起教務工作成敗之責；（二）

代理校長角色:校長因故不能視事時，校務工作委由教務主任代理；（三）

幕僚輔助角色:必須秉持校長辦學理念，全力輔助配合執行業務，使教務 工作順利運作，而且須提供有關教務資訊，供校長裁決；（四）計畫執行 角色：須督導所屬擬訂各項活動計畫，並隨時檢討計畫成效。（五）溝通 協調角色：維持良好的上、下溝通管道及橫向聯繫，使各處室都能支援教 務工作推動；（六）課程推動角色:具有引導教師正常教學之責，需要深入 了解課程標準、內容及特質，才能有效擔負課程推動角色；（七）教學評 鑑角色:必須隨時充實有關教學評鑑知識，提供作為教師們參考；（八）學 藝活動推展角色:應重視學藝活動的價值，全心投入這些活動的推展，以 培養學生各種學藝能力；（九）教學研究倡導角色:致力於研究工作，作為 教師表率，帶動教師從事各項研究工作，提升教學品質。

何福田（2004）探討學校主任的定位，認為主任的角色是（一）學校 的單位主管與校長的高級幕僚；（二）校長的部屬與校長的朋友；（三）校 長意志的宣導者與同仁意見的轉化者；（四）校長與教職工生的橋樑；（五）

單位的管理者或領導者（六）同仁工作與生活的諮詢者；（七）教師同仁 的教學示範者。

孫忠義（2004）調查研究高級中學學務主任之專業職能，認為學務主 任的角色是：對校長來說，扮演著幕僚角色之一，是個幕僚者；對各處室 及校外團體而言，須負責溝通協調，是個協調者；若以學務處同仁的立場 而言，是個領導者；對導師的遴聘來說，是個規劃者；對學生而言，學務 主任扮演專任教師的角色，是個指導者。

謝日成（2004）研究國民小學教師兼主任角色期望與角色踐行，認為 主任的角色是計畫執行者、成效評鑑及回饋者、單位主管者、幕僚輔助者、

資訊傳遞者、資源統合提供者、成員領航與合作者、默默領導與關懷者、

反省批判者、課程推動者、教學活動倡導者、領域專家者、公共關係溝通 與協調者、共同協商合作者、教育行銷者、行動研究者、課程發展者、積 極主動學習者、創新改革者。

張錫鏞（2004）研究國民小學總務主任角色期望與角色踐行，認為國 民小學總務主任的角色：（一）校園規劃者；（二）營繕與採購者；（三）

財務管理者；（四）安全管理者；（五）計畫執行者；（六）幕僚輔助者；（七）

單位領導者；（八）溝通協調者。

鄭昭玲（2006）研究國小主任自我角色期望與自我角色踐行，統整國 內學者對國民小學主任角色定義分析，歸納為：（一）計畫執行者；（二）

資源整合提供者；（三）成員領航者；（四）單位主管者；（五）課程與教 學活動推動者；（六）學習引導者；（七）積極主動學習者；（八）公共關 係溝通與協調者。

由上述文獻資料得知，研究對象為行政主管，因此多具有單位主管、

幕僚輔助的角色、計畫執行的角色及溝通協調的共同角色。此外針對該職 務之職責與任務加以分析而有不同的角色。依據秘書的法定職責、秘書的 幕僚角色職責及參考上述文獻資料，本研究將高級中學秘書角色定位為：

溝通協調者、幕僚輔助者、計畫執行者、公關促進者、校史典藏者、創意 經營者及危機管理者。理由說明如下：

一、溝通協調者

秘書執掌業務層面廣泛，與各方面的互動較為頻繁，無論是校內同 仁之間，或是學校與社區、學校與家長之間，秘書經常必須扮演聯繫溝 通協調的角色，使學校內外協調，並統整對校外人士進行溝通聯繫的工 作。

各單位公文處理陳核過程中，均須經秘書核稿，秘書可充分掌握該 公文業務處理是否涉及其他相關單位及會辦配合狀況，各單位如未能互 相配合協辦，或未能協調達成共識，秘書可以居中瞭解原因，以客觀中 立的角度進行協調。由於秘書的立場中立，無處室本位之包袱，有利於 跨處室之協調工作。

二、幕僚輔助者

秘書業務接觸面廣，資訊來源豐富而快速，與校長接觸的時間也較 多，經常成為校長諮詢的對象；秘書要依校長的辦學理念，全力輔助配 合執行業務，使校務順利推展，所以須隨時提供校務資料供校長作決 定，並適時提出建議；秘書要接受校長的領導，全力配合執行，完成校 長交辦事項，並以專業的角度與立場，適時提供校務興革意見，供校長 參考，以發揮幕僚人員的角色功能；此外，各處室擬訂計畫過程中，須 經過秘書核稿，秘書有較多機會提供意見，且秘書的觀點跨越處室本 位，立場超然全面關照，意見經常受到重視或採納，運用蒐集、摘錄和 解釋各種事實與資料，以供校務決策人員了解現況及做決定之參考。

三、計畫執行者

以學校組織而言，計畫執行者須依據學校願景、教育目標，訂定中 長程校務發展計畫；在短程部分，亦須配合整體校務發展、校長辦學方 針、行政單位需求及師生教學與學習需求，訂定年度計畫據以執行。

秘書業務中涵蓋校長交辦專案工作，以及不屬各處室之公文處理業 務等，經常必須擬定計畫，按部就班執行，同時協調相關處室配合執行，

並隨時檢討計畫成效，以供改進參考，例如校務評鑑計畫、內部控制執 行計畫、教育局年度重點政策專案性計畫等。

四、公關促進者

全校所有公文及簽呈均須經過秘書核稿陳判，秘書亦必須參與許多 校內外重要會議，熟悉全校整體校務的發展，常與同仁交換意見，以增 進同仁對校務之了解，並善用溝通、重視協調，激勵教師士氣發揮團隊 精神；由於秘書與校內外各方面的互動較為頻繁，並擔任學校與家長會 的聯絡窗口，鼓勵家長參與重要校務活動，更有機會宣揚學校特色，建

全校所有公文及簽呈均須經過秘書核稿陳判，秘書亦必須參與許多 校內外重要會議，熟悉全校整體校務的發展，常與同仁交換意見，以增 進同仁對校務之了解，並善用溝通、重視協調，激勵教師士氣發揮團隊 精神；由於秘書與校內外各方面的互動較為頻繁，並擔任學校與家長會 的聯絡窗口，鼓勵家長參與重要校務活動，更有機會宣揚學校特色，建