公立高級中學秘書角色期望與角色踐行之研究－以臺北市為例

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(1)國立臺灣師範大學教育系碩士論文. 指導教授：魯先華博士. 公立高級中學秘書角色期望與角色踐行之研究－以臺北市為例. 研究生：杜慶進撰中華民國九十八年七月.

(2) 公立高級中學秘書角色期望與角色踐行之研究－以臺北市為例摘. 要. 本研究旨在探討臺北市公立高中教育人員對高中秘書角色期望與角色踐行知覺現況，並分析不同背景的高中教育人員，對於公立高級中學秘書角色期望與角色踐行之看法。本研究先蒐集相關文獻，並加以分析，以溝通協調者、幕僚輔助者、計畫執行者、公關促進者、校史典藏者、創意經營者、危機管理者等七個構面為研究架構，編成「公立高級中學秘書角色期望與角色踐行調查問卷」，以問卷調查為主、訪談為輔，進行資料蒐集、分析與討論。在問卷調查方面，調查臺北市 28 所公立高中，400 位教育人員，對象包括校長、秘書、專職行政人員、兼行政教師及未兼行政教師，有效回收率為 91％。以平均數、標準差、次數統計、獨立樣本 t 考驗、單因子變異數分析、Scheffé 多重比較檢定等方法進行資料分析。另訪談 4 位曾任或現任高中校長、秘書共 4 人，並運用兩次全市高中秘書會議發言紀錄進行研究分析，以補問卷調查之不足。本研究主要發現如下：一、高中教育人員均對高中秘書的角色有很高的期待，對秘書之「溝通協調」角色期望最高，而對秘書之「創意經營者」角色期望最低。二、高中教育人員均對高中秘書角色踐行持肯定的看法，對秘書之「計畫執行者」角色踐行最肯定，對秘書之「創意經營者」角色踐行看法最低。三、不同背景變項的高級中學教育人員在秘書的角色期望上無顯著差異。四、不同背景變項的高級中學教育人員在知覺秘書的角色踐行上無顯著差異。五、高中教育人員對秘書在溝通協調、公關促進、校史典藏、創意經營及危機管理者角色期望與角色踐行之間看法均有明顯差異，且角色期望大於角色踐行。 i.

(3) 六、高中秘書的法定職掌規範並不明確，未符學校現況所需。七、高中秘書應具備熱忱、耐心、情緒穩定、傾聽、接納、澹泊名利的人格特質，注重禮節及守密，以及文書處理素養與溝通協調的能力，並尊重行政倫理。本研究根據上述研究發現，分別對教育行政機關、校長及秘書提出具體建議，作為高中秘書工作改進參考；此外，也對於未來的相關研究提出具體的建議。關鍵詞：高中秘書、角色期望、角色踐行。. ii.

(4) A Study of Role Expectation and Role Performance of A Secretary in Senior High Schools Abstract The purpose of the study is to understand the perception of role expectation and role performance of a secretary by senior high school educators and compare its difference in socio-demographical variables. A questionnaire probing the role expectation and role performance of a secretary of a senior high school was constructed after analyzing the related literature review. Roles of the secretary such as communication coordinator, staff assistant, plan executor, school relations promoter, archives keeper, innovation manager, crisis manager served as variables in the structure of this study. Stratified random sampling was used to investigate 28 elementary schools in Taipei City and 400 educators including principals, secretaries , staffs, and teachers. Data collected was analyzed using the mean value, standard deviation, frequency distribution, t-test, one-way ANOVA, and Scheffé Method. Results of the study are as follows: 1. Educators had high expectations on the role of a secretary. Among the different roles, expectation of the role of communication coordinator was the highest and the lowest expectation of the role of innovation manager. 2. Educators had high appreciation on the roles of a secretary. Among all of the seven factors, the plan executor received the highest appreciation while the innovation manager received the lowest appreciation. 3. There were no significant differences in the perception among educators from different socio-demographical variables on general aspect or individual aspect of the role expectation. 4. There were no significant differences in the perception among educators from different socio-demographical variables on general aspect or individual aspect of the role performance. 5. The perception of educators from different socio-demographical variables on communication coordinator, school relations promoter, archives keeper, innovation manager, and crisis manager aspects of the role expectations and role performance of the secretary was significantly different. The role expectation was higher than role performance. 6. The senior high school secretary's legal duties standard is not explicit. 7. The secretary needs be patient, have a stable mood, to listen attentively, to be iii.

(5) courteous and maintain secrecy while respecting administrative ethics. The secretary coordinates communication among all members of the school administration and the staff. Based on the above findings, this study offered some suggestions for the principal of senior high school, secretary of senior high school, department of educational administration on the improvement of secretary affairs and references for further studies. Keywords: secretary of senior high school, role expectation, role performance. iv.

(6) 謝. 辭. 本論文能順利完成，要感謝許多師長、同學、教育夥伴和家人的指導和幫助。首先，最要感謝的是指導教授魯先華博士，在整個論文研究過程中，不時給予鼓勵與支持，不厭其煩地指出研究的盲點，並不斷引導我注意到不同角度、不同面向的思考，使本研究更加周延與豐富。其次，由衷感謝口試委員廖遠光教授及林偉人教授的指正，精闢的建議與修正的意見，減少本研究之疏漏，使內容更臻完備。再者，感謝九位專家學者的指正，協助建立本研究問卷的專家效度。也感謝接受問卷填答的臺北市公立高中校長、秘書、行政人員及教師們，因為有他們的熱心參與，讓這份論文忠實呈現出臺北市公立高中教育人員對高中秘書角色期望與角色踐行的看法。同時，我也要感謝接受本研究訪談的教育先進們，感謝他們在訪談的過程中，對我充分的信任與無私的協助，提供了豐富又寶貴的資料與意見。感謝包容與支持我的長官劉正鳴校長，以及學校行政團隊夥伴，因為他們的照顧與提攜，使我能在工作與學業之間兼顧。尤其是麗華、明弘對統計方法的指導，在此亦深表謝忱。感謝同窗好友的濃厚情誼與相互勉勵，特別在論文寫作過程中，清輝、浚經、美環的協助與打氣。最後，感謝親愛的家人長期地鼓勵和體諒，使我能無後顧之憂完成學業。要感謝的人實在很多，雖然無法一一列出，但我的心永存感激，謹在此向所有指導與幫助過我的師長、同學、教育夥伴和家人，致上衷心誠摯的感謝與祝福。杜慶進謹誌 2009 年 6 月 v.

(7) 目第一章. 次. 緒論…………………………………………………………1. 第一節. 研究背景與動機……………………………………………1. 第二節. 研究目的……………………………………………………3. 第三節. 待答問題與研究假設………………………………………4. 第四節. 名詞界定……………………………………………………5. 第五節. 研究方法與步驟……………………………………………7. 第六節. 研究範圍與限制……………………………………………8. 第二章. 文獻探討……………………………………………………11. 第一節. 角色理論……………………………………………………11. 第二節. 秘書的角色與職責…………………………………………21. 第三節. 秘書角色期望與角色踐行相關研究………………………38. 第三章. 研究設計與實施…………………………………………51. 第一節. 研究架構……………………………………………………51. 第二節. 研究對象與抽樣……………………………………………52. 第三節. 研究工具……………………………………………………55. 第四節. 實施程序……………………………………………………61. 第五節. 資料處理……………………………………………………62. 第四章. 調查研究結果分析與討論……………………………65. 第一節. 秘書角色期望與角色踐行現況之整體分析………………65. 第二節. 不同背景變項的高中教育人員對秘書角色期望之差異性分析……………………………………………………………73. 第三節. 不同背景變項的高中教育人員對秘書角色踐行看法之差異性分析………………………………………………………88. 第四節. 高中教育人員知覺秘書角色職責與任務重要性排序之差異性分析……………………………………………………104 vi.

(8) 第五章. 訪談結果與分析………………………………………112. 第一節. 秘書的角色期待與任務…………………………………112. 第二節. 秘書的特質與背景條件…………………………………119. 第三節. 秘書的角色踐行的壓力…………………………………124. 第六章. 結論與建議………………………………………………127. 第一節. 主要研究發現……………………………………………127. 第二節. 結論………………………………………………………134. 第三節. 建議………………………………………………………138. 參考文獻………………………………………………………………143 附錄 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 1 4 8 附錄一. 調查問卷(建立專家效度用)……………………………150. 附錄二. 預試問卷效度分析………………………………………157. 附錄三調查問卷(正式問卷)…………………………………………168 附錄四臺北市 96 學年度公私立高國中總務主任暨秘書會議分組研討紀錄……………………………………………………171 附錄五臺北市 97 學年度公私立高國中總務主任暨秘書會議分組研討紀錄……………………………………………………178. vii.

(9) 表. 次. 表 1-1 全國公私立高中（不包含高職附設普通科）校數統計表……… 3 表 2-1 高級中等學校兼行政職務教師每週任課節數表…………………30 表 2-2 臺北市公立高級中學分層負責明細表……………………………33 表 3-1 研究樣本取樣分配表………………………………………………53 表 3-2 受訪者代碼及基本資料表…………………………………………54 表 3-3 座談會基本資料……………………………………………………54 表 3-4 效度審查專家名單…………………………………………………57 表 3-5 專家修正意見彙整表………………………………………………57 表 3-6 預試問卷抽樣學校表………………………………………………59 表 4-1 臺北市公立高中秘書角色期望之整體現況分析摘要表…………66 表 4-2 高級中學教育人員對秘書角色期望各題目反應情形……………68 表 4-3 臺北市公立高中秘書角色踐行之整體現況分析摘要表…………69 表 4-4 高級中學教育人員對秘書角色踐行看法各題目反應情形………71 表 4-5 臺北市公立高中秘書角色期望與角色踐行差異 t 考驗表………72 表 4-6 不同職務的教育人員對高中秘書角色期望各構面知覺的單因子變異數分析及事後比較表……………………………………………76 表 4-7 不同職務的教育人員對秘書角色期望各題目反應情形…………80 表 4-8 不同性別的教育人員對高中秘書角色期待各構面知覺的 t 考驗 82 表 4-9 不同服務年資的教育人員對高中秘書角色期待各構面知覺的單因子變異數分析及事後比較………………………………………… 84 表 4-10 不同學校規模的教育人員對高中秘書角色期待各構面知覺的單因子變異數分析及事後比較表…………………………………87 表 4-11 不同職務的教育人員對高中秘書角色踐行各構面知覺的單因子變異數分析及事後比較表………………………………………91 表 4-12 不同職務的教育人員對秘書角色踐行看法各題目反應情形………95 viii.

(10) 表 4-13 不同性別的教育人員對高中秘書角色踐行各構面知覺的 t 考驗 97 表 4-14 不同服務年資的教育人員對高中秘書角色踐行各構面知覺的單因子變異數分析及事後比較表………………………………………100 表 4-15 不同學校規模的教育人員對高中秘書角色踐行各構面知覺的單因子變異數分析及事後比較表…………………………………103 表 4-16 整體高中教育人員知覺秘書角色職責與任務重要性排序統計表…104 表 4-17 不同職務者知覺秘書角色職責與任務重要性排序統計表……106 表 4-18 不同性別者知覺秘書角色職責與任務重要性排序統計表……107 表 4-19 不同服務年資者知覺秘書角色職責與任務重要性排序統計表……109 表 4-20 不同學校規模者知覺秘書角色職責與任務重要性排序統計表……111. ix.

(11) 圖. 次. 圖 2-1 角色扮演的不同期望………………………………………………17 圖 2-2 臺北市立成功高級中學組織架構圖………………………………31 圖 2-3 臺北市立中崙高級中學組織系統圖………………………………32 圖 3-1 研究架構圖…………………………………………………………51. x.

(12) 第一章緒論本研究旨在探討臺北市公立高級中學秘書角色期望與角色踐行相關問題，期使相關教育人員及秘書瞭解秘書之職責、角色期望，進而提高秘書之角色踐行程度。本章首先敘述研究此一主題之動機與目的，其次提出待答問題與研究假設，並對研究中重要名詞釋義，最後就研究方法與步驟及研究範圍與限制予以說明。. 第一節研究背景與動機壹、研究背景近年來教改呼聲高漲、教育政策變遷快速，教育已無法自外於多變的大環境，必須掌握時代脈動及教育需求，才能在新世紀持續發揮學校特色，並力求永續發展。教育是學校行政之目的，故「教育為先，生師第一」是應有的觀念。行政即是服務，重視品質和效率的行政服務才有行政尊嚴，也才會有優質的教育產出。隨著校園生態的民主化，學校行政在學校組織中的專業地位已面臨重新定位的現實與壓力，學校行政人員，包括校長、主任、組長等主管人員及幹事、書記、人事助理員、會計佐理員、技士、技佐、校護及管理員等一般行政人員。在強調專業自主及多元參與的校園環境中，未來均需調整其專業角色的內涵及其角色扮演取向（張明輝，2003）。. 貳、研究動機高中教育以實施普通教育、培養健全公民、促進生涯發展，奠定研究學術或學習專門知能之基礎為目的；主要目標在於增進青少年身心發展，加強溝通表達能力及民主素養，提高社會適應能力，陶冶人文素養、鄉土情懷，使其蘊含國際視野與胸襟。高級中學欲達成上述目標，必須植基於. 1.

(13) 健全的校務運作上，而學校行政是學校校務運作最主要的基礎，其中學校行政人員的能力，關係著學校教育辦學的成效。學校行政系統之運作，是學校辦學的中樞系統，提供學校師生教與學之服務，引領大家共創願景，提高學校效能，是學校辦學績效之重要指標。而優質而穩定的行政團隊是確保學校行政運作順暢，提高行政效率，及邁向卓越創新的重要因素（黃淑馨，2005）。長期以來，秘書在高級中學行政團隊中的定位並不明確，所扮演的角色往往隨著校長的認知而有所不同，在分層明細表中所明訂的工作要項也有較大的彈性空間，然而秘書畢竟是法定職務，應該有明確的角色定位以利業務之推展，進而增進整體經營團隊的行政效能。此乃本研究動機之ㄧ。由於整體社會大環境的變遷及相關教育法令的公布，學校組織也隨之產生相當程度的變革，特別是學校教師會的成立以及家長對於學校教育事務的積極參與，導致學校行政運作也面臨必要的變革。傳統學校行政人員的專業角色，在以往學校行政運作過程中，大致均能順利履行；惟在社會環境變革以及校園民主化之影響下，學校行政人員所面臨的困境愈來愈多，新挑戰亦層出不窮。因此，必須調整其專業角色以為因應（張明輝， 2004）。秘書為高中校務經營團隊之核心成員之ㄧ，亦必須對其專業角色有所調整，因此，了解現今高中教育人員對秘書之角色期望為何？俾利高中秘書參考，發揮秘書應有的角色，提昇服務的品質，此為本研究動機之二。順應教改廣設高中大學的潮流，近年來國內公私立高級中學成長數量驚人：80 學年度全國公私立高中僅有 177 所，至 96 學年度已達 320 所（如表 1-1 所示）；80 學年度臺北市公立高中僅有 10 所，至 96 學年度已經 28 所。面對競爭激烈的高中教育大環境，秘書在學校經營團隊中應該扮演的角色為何？有沒有很清楚了解自己應該具備的專業知能？以及高中. 2.

(14) 秘書對自己所扮演的角色認同程度為何？秘書對自我應扮演之角色認同，實際在教育現場實施之際，是否能堅守教育理念與展現專業知能實踐該角色，其實踐的程度又如何？乃為本研究動機之三。表 1-1 全國公私立高中（不包含高職附設普通科）校數統計表學年度. 80. 85. 90. 96. 公私立高中校數. 177. 217. 295. 320. 資料來源：教育部網站（http://140.111.34.54/statistics/content.aspx?site_content_sn=8869）. 就我國高級中學學校行政組織，依法除校長綜理校務外，設有教務處、學務處、總務處、輔導工作委員會、圖書館等單位，配置秘書、處室館主任、組長等行政人員，行政人員必須經常面對校長及教育行政機關的種種任務指派與要求，還得兼顧學校同仁、老師、學生、家長及社區的服務需求。然而「秘書」這個職位，從政府公務部門與民間企業所扮演的角色不盡相同，學校畢竟不像是政府公務機關科層體制，官等職位權責律定明確，高中秘書的角色實有探討的必要。然近年國內研究學校教育人員角色期望與角色踐行之相關研究中，有關高中秘書角色期望與角色踐行之相關研究卻付之闕如，此乃為本研究動機之四。. 第二節研究目的基於上述研究動機，本研究之研究目的如下：一、了解高級中學教育人員對秘書的角色期望現況。二、調查高級中學教育人員知覺秘書角色踐行的現況。三、根據研究結果，提出具體建議，供教育行政機關及學校對高級中學秘書工作改進之參考。. 3.

(15) 第三節待答問題與研究假設壹、待答問題根據上述研究目的，茲具體說明本研究之待答問題如下：一、高級中學教育人員對秘書角色期望之現況為何？二、不同背景變項的高級中學教育人員在秘書的角色期望上是否有顯著差異？三、高級中學教育人員知覺秘書角色踐行之現況為何？四、不同背景變項的高級中學教育人員在知覺秘書的角色踐行上是否有顯著差異？. 貳、研究假設本研究根據研究目的、待答問題，提出本研究之研究假設如下：假設一：不同背景變項的高級中學教育人員，在對秘書角色期望上有顯著差異。 1-1 不同職務的高級中學教育人員，在對秘書角色期望上有顯著差異。 1-2 不同性別的高級中學教育人員，在對秘書角色期望上有顯著差異。 1-3 不同服務年資的高級中學教育人員，在對秘書角色期望上有顯著差異。 1-4 不同學校規模的高級中學教育人員，在對秘書角色期望上有顯著差異。假設二：不同背景變項的高級中學教育人員，在知覺秘書的角色踐行上有顯著差異。. 4.

(16) 2-1 不同職務的高級中學教育人員，在知覺秘書的角色踐行上有顯著差異。 2-2 不同性別的高級中學教育人員，在知覺秘書的角色踐行上有顯著差異。 2-3 不同服務年資的高級中學教育人員，在知覺秘書的角色踐行上有顯著差異。 2-4 不同學校規模的高級中學教育人員，在知覺秘書的角色踐行上有顯著差異。. 第四節名詞界定為使本研究之探討更加明確清晰，茲將研究中所提及之重要名詞界定如下：. 壹、高級中學屬於後期中等教育之一環，銜接國民中學教育，以陶冶青年身心，培養健全公民，奠定研究學術或學習專門知能之預備為宗旨。依據高級中學法第 6 條分為普通高級中學、綜合高級中學、單類科高級中學及實驗高級中學四類型。另依同法第 7 條：為發展社區型中學，各級政府或私人得設立完全中學，提供學生統整學習。本研究所稱之「高級中學」，係指臺北市內公立普通高級中學、綜合高級中學及完全中學。依教育部 97 學年度高級中等學校概況統計共 28 所，包括國立 2 所，市立 26 所。. 貳、高級中學秘書依據高級中學法第 20 條：「高級中學得置秘書……前項秘書由校長. 5.

(17) 就專任教師聘任之」。本研究所稱之「高級中學秘書」係指臺北市公立高級中學依據臺北市立高級中學組織規程準則第 8 條：「高級中學得置秘書」，由校長就專任教師聘任之秘書。. 參、角色期望「角色期望」（role expectation）係指個人或團體，期待某角色所應表現的行為規範，包含他人對該角色的期望及該角色對於自我的期望。組織中的每一個角色，都帶有他人及自己對該角色的特定期望。本研究當中所指秘書角色期望，係指校長、行政人員及教師對秘書在扮演其角色時的期望，及秘書對自我的期望。本研究藉由文獻探討分析，將秘書角色期望分為七個構面加以探討，分述如下：（一）溝通協調者；（二）幕僚輔助者；（三）計畫執行者；（四）公關促進者；（五）校史典藏者；（六）創意經營者；（七）危機管理者。. 肆、角色踐行「角色踐行」（role performance）係指個人因其在社會團體中的身分職位，而被期待應有的表現時，其實際表現的行為。強調角色的實然層面，而非應然層面。本研究的角色踐行是指校長、教師及行政人員對秘書在扮演其角色時，從秘書的角色期望的七個構面觀察、檢視其實際表現的結果，及秘書對自我期許的七個構面觀察、檢視實際的表現結果認定，以研究者修訂後的「高級中學秘書角色期望與角色踐行研究問卷」中受試者在「角色踐行」項目上的得分來表示。以四點量表來評量，得分越高，表示其角色踐行程. 6.

(18) 度越高。. 第五節研究方法與步驟本研究旨在瞭解高級中學秘書角色期望與角色踐行情形，據以提供教育行政機關及學校參考，茲就研究方法與研究步驟說明如下：. 壹、研究方法本研究首先探討角色理論及高級中學秘書職務的職責與角色，其次探討教育人員角色期望與角色踐行相關研究，依據文獻探討與分析，作為本研究的理論基礎。以自編問卷作為研究工具，對臺北市公立高級中學校長、秘書、行政人員及教師，採用問卷方式蒐集相關資料進行分析研究，並輔以訪談，做成結論並提出建議。. 貳、研究步驟本研究進行的步驟如下：一、確定研究主題根據研究動機及目的，先廣泛瀏覽相關的文獻，決定研究的範圍與主題。二、擬定研究計畫根據初步文獻探討的結果，撰寫研究計畫並決定研究對象及研究架構，送請指導教授修正。三、相關文獻的蒐集及探討從圖書館網站上資源(如全國博碩士論文資訊網、教育論文線上資料庫及期刊等)輸入關鍵字，搜尋相關資料，並利用圖書館的資源或館際合作的方式取得資料，逐步蒐集並加以歸納、分析、整理，以作為本. 7.

(19) 研究的理論基礎。四、問卷的編製與實施調查以文獻探討的結果編製成問卷初稿，請實務工作者提供修正意見後，再請專家學者修改、審核問卷，以做為篩選題目即建立內容效度的依據，並據以編成正式問卷，依正式樣本對象實施調查。五、調查結果分析、訪談與討論將問卷調查的結果，進行資料的整理並輸入電腦，以 SPSS 17.0 for Windows 統計套裝軟體進行統計的分析與討論。並針對問卷調查不足的部分，選擇訪談對象，進行半結構性訪談。六、研究結果的歸納與論文撰寫從文獻探討、問卷調查統計分析及訪談資料整理的結果，分析研究的問題；並根據研究發現，研擬結論和建議，將其撰寫於研究報告中。. 第六節研究範圍與限制壹、研究範圍茲就研究的地區、對象及內容三方面來說明本研究之範圍：一、就研究地區而言由於研究者本身於臺北市公立高級中學服務，對於臺北地區之教育環境及生態較為熟悉。因此，本研究僅針對臺北市公立高級中學為範圍。二、就研究對象而言本研究進行時間為 97 學年度，研究調查對象為服務於臺北市公立高級中學之校長、秘書、行政人員及教師為對象，因私立高級中學之組. 8.

(20) 織編制與公立高級中學未盡相同，故不列為本研究對象。三、研究內容在實際的情境中，影響角色期望與角色踐行之因素頗多，本研究係以受試者職務、性別、服務年資及學校規模為背景變項，探討受試者對於秘書角色期望與角色踐行的認知與差異情形。. 貳、研究限制茲就研究的對象及方法來說明本研究之限制：一、研究對象受限於時間、人力、經費，無法對全國高級中學進行調查研究。因此，本研究之調查對象，主要是以臺北市各公立高級中學之教育人員為調查對象，不包括私立高級中學。如果要將研究結果推論到上述地區以外時，應特別謹慎。二、研究方法本研究主要以問卷調查法為主，並輔以訪談。問卷調查法可以廣泛瞭解高級中學教育人員對秘書的角色期望和角色踐行的認知情形，但難以深入瞭解影響角色期望和角色踐行產生差距的情形，填答者可能因情緒、態度及認知等主觀因素之影響，而對問卷內容之瞭解和解釋產生偏差，且本研究中有關角色期望與角色踐行的問卷，是以知覺情形來考量，可能與實際表現有所差距。. 9.

(21) 10.

(22) 第二章文獻探討本章目的將針對本研究相關的文獻做理論性的探討，包括角色的定義、角色期望、角色踐行等理論，以建立本研究的理論基礎。本章共分三節，第一節為角色理論；第二節為秘書的角色與職責；第三節為秘書角色期望與角色踐行相關研究。茲分別摘述如下：. 第一節角色理論角色概念係在 1930 年代之後逐漸形成，由於個體與環境的互動，個體具自發能力，因與環境互動，產生自我概念，同時意識到他人的存在，也形成角色取替、角色扮演、角色期待…等角色概念，使自己的行為在個別的環境中有一定的行為模式，角色是個體為了與他人互動的行為表現（張錫鏞，2004）。以下就角色的定義、角色期望及角色踐行進行探討。. 壹、角色的定義在探討角色期望與角色踐行之前，先釐清角色的定義，才能進一步分析角色期望與角色踐行的意涵，茲就各學者對角色的看法及探究敘述如下：林清江（1971）認為角色具有兩方面的特徵：居於某一地位者的實際行為；他人及自身對自己的期望。角色是一種雙途觀念，包括他人的期望，也包括本身的行為及期望。前者又稱為公共形象，後者又稱為自我形象。陳奎憙（1990）認為一個人的態度與行為，常決定於他當時所承擔的角色。每一個人常同時據有多種不同的角色，然而角色不是單獨存在的，它是一組或一套形成的集合體，稱之為角色組合，個人常由於角色的改變，而改變其態度、行為及社會關係。郭為藩（1993）分析各家對角色的定義，得到四點結論：（一）角色. 11.

(23) 係一套結構性的行為或一組行為模式的表現；（二）角色涉及某一類別的人共同的行為特性而不是個人的行為特性，通常角色代表具有某種社會地位或身分的人共同的人格屬性或行為特質；（三）角色係在社會互動情境中表現；（四）角色所涉及的行為期待，代表社會結構的一部分。李美枝（1994）認為角色乃對應於某個社會地位而被界定的一組行為。團體成員對規範與角色的認識，使他知道在各種情境之內，應該做些什麼，又不應該做些什麼。張春興（1996）將角色定義為：個人在社會團體中被賦予的身分及該身分應發揮的功能。馬信行（1998）認為角色是指一群人、一群有社會關係的人，或整個社會對某一社會地位佔有者的行為或其外在表現的期待與要求的總稱。楊益風（2001）認為角色為社會上與他人互補的交互關係，如夫妻、父子、師生，其並不獨立存在，必須與其他角色互補後作用；角色是某種職位或身分的行為規準；個人是一堆角色的綜合體，其行為在許多權利義務規準中被界定，如教師依社會對教師既定的規準來行事，才符合教師之角色；角色是他人的期望：個人置身於社會中，必須了解社會對他的期望，並表現出符應別人期待的行為。黃慧妮（2002）從社會團體及個人知覺兩個面向加以角色定義：由於個體深處於社會團體中，需同時扮演許多角色，當其與他人互動時，社會團體便對個體的行為模式產生期望，此期望便反映在社會規約中；這是外在環境賦予個體的「角色」。再者，當個體在擔任某一職位、身分或地位，而感受到上述之社會團體所期望的角色內涵時，個人所知覺到其應有的表現，以及對自我扮演角色之期許，而展現的外顯行為；這是個人由內而外，從內在認知轉化為外在行為模式而扮演的「角色」。. 12.

(24) 游培珍（2002）認為角色是參與社會化生活的一種行為模式，在社會規範制約下依其地位、職務表現出的相關行為形象。謝日成（2004）認為某些身分地位據有者在履行該身分地位時特有之權利及義務時，其所展現之行為模式即稱為「角色」，角色之權利與義務來自於角色據有者與社會系統中其他互補角色間互動所產生之期望與社會規範。 Linton（1945）認為身分是指個人在其社會聲望系統中所據的地位，包含了人在組織中的權利與義務。角色則用以指與某一特定身分相關聯的文化型態全部，是身分動態面的外顯行為表現，它包括態度、價值和社會指使任一或全體為據此身分者的行為，它且進而包括相同系統中其他身分的人們對於這些人行為的合理期待及應有之行為規範。當個人按照社會的期待，執行其身分中應有的權利與義務時，他就是在扮演此一角色。Linton 分析角色有下列五個特徵：一、角色是行為模式：行為模式多半是規律的，且代代相傳，個人經由社會化的過程而習得。二、角色具體表現於規範：社會角色關係著規範的秩序，個人應如何行為？由規範界定；行為是否得當？亦以規範衡量之。三、角色是社會結構或人際互動的部分，是構成社會體系的要素：一個角色如果不與其他角色發生互補作用或互換關係，便無法存在。一種角色均依賴另一相對的角色才能存在。四、角色具有合法性：通常我們接受合法角色的行為模式。五、角色含有義務的性質：義務是社會團體中權威系統的一種履行，任何權威系統依賴角色而產生作用。任何角色的履行效力，都涉及扮. 13.

(25) 演角色時所感受的義務程度。 Parsons（1961）是美國有名的社會學家，他認為角色是構成人際關係的基本單位，是認識個人如何參與社會互動的焦點。社會互動的情境猶如兩人對奕，兩人間的正常關係係基於一套明確的規律以限定交互的行為，保證下棋的情況穩定的進行，這套規律係以「相互期待」（mutual expection）而表現。在規範的制度下參與一種具體社會互動的過程，而與特定的、具體的角色夥伴建立交互關係。易言之，每一個角色並非單獨存在，必須與其他的角色夥伴（role partner）產生互動關係。 Banton（1965）認為角色係指對於擔當某一特定職位者的一套規範與期待。期待是指預料某一角色者「可能」如何表現；而規範是指希望他「應該」如何表現，是一種理想上的角色期望。因此角色亦可視為「一套權利與義務」（引自陳奎憙，2007）。 Biddle 和 Thomas（1966）認為角色是某人或某些人，在某一情境之所顯現行為特質。因此角色是個人外顯的行為表現，而且角色會受情境影響，某些角色只會出現某些情境之下（引自郭為藩，1993）。 Weber（1995）認為角色是一些規範，用以定義特定的社會地位所適合的行為，角色也說明團體中個體的功能與貢獻（引自趙居蓮，1995）。綜合上述學者觀點，當個人處在某個環境中，並具有某種特定身分時，與該社會成員形成互動時，即會伴隨產生一套自我與他人的期待，以及必須遵守的行為規範，個人在履行該特定身分時，所展現的行為模式及形象就是「角色」。其重要內涵如下：一、角色、身分及地位是社會互動下的產物，個人在不同的時空環境背景下，居於不同的身分地位，扮演不同的角色，履行不同的職責，每個人經常同時扮演多種不同的角色。. 14.

(26) 二、強調角色之間的互動關係，並深受到社會化的影響，個人的身分可視為權利與義務的組合。三、具有規範性與被期待性。眾人對於具有某一角色的人，能夠預測其行為，而且其可靠性相當高。本研究所指的角色係指臺北市公立高級中學秘書因其「秘書」的身分與職位，在學校情境中與其他教育人員互動，而被期待秘書應有的行為模式與實際的行為表現。. 貳、角色期望從前段學者對角色的觀點，可以清楚看出角色期望是構成角色概念的重要元素，就個體而言，角色的意識代表一套固定的行為模式，是該個體在社會生活中應表現的行動，也是社會所期待該個體所表現的行動，如果沒有行為期待的部分，則角色概念也就沒有意義了。茲就各學者對角色期待的觀點及探究摘述如下：林清江（1971）的研究認為：在角色的組合中，居於互補或相對角色的人，即為某一角色的夥伴（role partner），角色伙伴對角色行使者有所期望，因此角色期望是一種雙途的觀念，包括:本身自我期望，以及角色夥伴對該角色的行為期望。葉祥溪（1993）認為個人在扮演某一角色時，凡與他發生直接和間接關係的所有其他人，所寄予他的期望，並包括自我期望。秦夢群（1998）按照社會系統理論的看法，角色扮演會因為所處機構的不同而有所改變。換言之，機構決定了個人所應扮演的角色。在人的一生中，每每就如舞台上的演員，必須嘗試多種角色。在如此多重的角色中，每個角色都因人們期望而有既定的原則。. 15.

(27) 謝日成（2005）認為角色期望是指社會成員對於居於某一特定身分或地位者應表現的行為模式所持的期望，其中包括角色行使者對本身的期望與角色夥伴對該角色的期望。張錫鏞（2004）認為角色期望是指個人或團體，對某一特定角色類別者應有的行為所持的期望。黃家懋（2005）認為角色期望係指居於某一角色者與角色夥伴間互動行為模式所衍生的願望，其中包括角色行使者對本身行為與風格的期許，以及角色夥伴對其行為與風格的期待，因此角色期望具有雙途性。 Sarbin（1968）認為「角色期望是居於某一職位者被期望的行為或特質（actions or qualities）」。 Shaw 和 Costanzo（1970）認為角色期望是對於某一特定角色應該表現的行為所持的期望。 Zanden（1993）將角色期望分為：(一)正式的角色期望：所指的是經由法令規章所規定的；(二)非正式的角色期望：所指的即是未經法令規章規範的角色期望。 Libham 與 Hoeh（1974）根據角色關係的不同而發展出一套模式。圖 2-1 有 3 個不同的定點，在 A 點上為本身的角色期待（ self-role expectation），B 點為他人的角色期待（alter’s role expectation），即他人對我所扮演角色的期待；C 點為想像他人對我角色的期待（perceived alter’s role expectation）。一個成功的角色扮演為 A、B、C 三點合一，即自我期待、他人期待、與想像他人期待皆為相同。然而事實上極少例子能有如此完美的組合。所以 A、B、C 三點鼎足而立成一三角形。AB 一線稱之為本質的差距（existential distance），BC 一線為溝通的差距（communicative distance），而 AC 一線則為判斷的差距（intraceptive distance）。. 16.

(28) （我認為別人對我角色的期望）Ｃ. Ａ（自我角色的期望）. Ｂ（他人對我角色的期望）. 圖 2-1 角色扮演的不同期望資料來源：出自秦夢群，1998：268 茲將 A、B、C 三點所代表的不同期待說明如下：一、自我角色的期待自我期待是自己對於自己所扮演的期待。二、他人對我的期待學校行政人員為有效處理公眾事務，瞭解他人對我角色的期待是非常重要的。由於自我的期待與他人的期待來自不同的個體，此兩者期待的差異稱為本質的差異。三、想像他人對我的期待角色本人「認為」他人對自己的看法或期待。他人的期待與想像他人的期待之間差距係源自於溝通不充分之故，此稱為溝通的差異。. 17.

(29) 自我的期待與想像他人對我的期待均以自己的價值標準或推想來決定，兩者間的差距稱為判斷的差異。綜合上所述學者觀點，角色期望係指個人或團體，期待某角色所應表現的行為規範，其重要內涵如下：一、角色期望來自於其特定的身分或地位有關，不同角色類別的團體或個人，會有不同的角色期望。具有規範性與預測性，強調角色扮演者應該表現出被期望的行為。二、角色期望會因環境時空背景的不同而有所改變。三、角色期望包含自我期望、他人或社會大眾的期望及想像他人對我的期望。四、角色期望通常是以相互期望作為表現，包括本身自我期望，以及角色夥伴對該角色的行為期望，具有雙途的特性。就高中秘書的角色期望而言，從角色扮演不同期望的角度來分析，說明如下：一、在自我角色期望方面，秘書對自己的角色必有所認定，此認定有部分係根據法令明確規範的權責職掌，有部分是根據校長的要求與同仁的需求，有些是根據自己對學校行政運作的看法與價值觀。因此，同樣是高中秘書的角色，每位秘書的自我期待未必一致，有的重視公文核稿，字斟句酌一絲不苟，以文書處理專業幕僚自居；有的重視溝通協調，善用同理心與傾聽，以良好溝通者自居。二、在他人對我角色的期望方面，秘書需要瞭解校長、教師、家長、學生、行政同仁、上級長官及社區人士等的期待與需求，以利配合、安排或協助處理，必要時還需調整自我的期望，以滿足他人的需求，增進與他人的關係。 18.

(30) 三、至於想像他人對我角色的期待部分，秘書自己會想像他人對秘書的看法，也會在與他人互動過程中，利用所得到的有限資訊，推想別人對秘書的可能需求或期待。秘書如果充分瞭解他人的期待，就不需要倚賴想像或設想，事實上這並不容易，需要充分溝通。. 參、角色踐行角色踐行與角色期望同樣都是角色理論中的重要概念之一，角色期望引領角色行使者如何扮演該角色，然而角色行使者真正的行為表現，可能和原先所期待的有所差異，這種真正見諸表現的行動稱之為角色踐行，茲就各學者對角色踐行的看法及探究摘述如下：楊永全（1986）綜合多位學者的觀點，歸納出學者對於角色實踐的定義頗為一致，通常指的是角色形使者的實際行為，強調角色的實然層面。葉祥溪（1993）認為「角色踐行」是指角色的實際行使，亦即角色扮演者在角色期望者眼中的行動表現。吳淑琪（2001）認為「角色踐行」是指履行角色時所實際表現出來的行為。吳茵慧（2003）將角色實踐界定為：角色實踐係指社會中某角色所表現出來與其角色相關的實際行為。張錫鏞（2004）認為「角色踐行」是指某依特定角色類別者，因其在社會團體中的地位身分與職責，而被期待應有的表現時，其實際的表現結果。黃家懋（2005）認為「角色踐行」係指角色行使者在團體互動的情境下，表現出來的實際行為。林家瑜（2006）認為「角色踐行」是指個體在組織中就其所擔任的角. 19.

(31) 色職位，行使其角色權利，並履行其應盡的角色義務時所表現出來的實際行為。 Hodges（1971）認為角色踐行是實際的角色扮演。 Sarbin（1968）認為角色踐行是指被指定或被託付某一職位者在行使其角色時的行為結果或變項，是個人行使其角色權利與義務的行動（引自張錫鏞，2004）。 Shaw 與 Costanzo（1970）認為角色踐行乃是角色扮演者顯示出來的實際行為。 Zanden（1993）認為角色踐行係指個人在社會地位上實際的行為，在日常生活中，人們常會面臨「應該如何行為」與「實際上的行為」的差異，而人們往往依其角色而完成其權利與義務。綜上所述學者觀點，角色踐行所指的是個體在組織中就其角色職位，履行其權利義務時，實際表現的行為，與其特定的身分或地位有關，角色扮演者其實際的角色行為，會因其不同角色類別，而有不同的表現結果。個體對特定角色價值與行為模式的體認和詮釋，經過學習的歷程，努力扮演好該角色，但由於角色價值與行為模式是來自於組織的界定，因此角色扮演的成功與否也由組織的成員們來決定。就高中秘書而言，秘書在高中行政組織中，依據高級中學法、分層負責明細表、相關法令所賦與的定位與權責，以及高中組織成員們的共同期待，扮演好秘書的角色，履行秘書的權利與義務。個體從小到大都在扮演某些角色，在不同的團體中，甚至在同一團體中，不斷接受不同的角色，因而表現不同的行為。由於法令規定高中秘書必須是由專任教師兼任，也就是說秘書必定是具有教師的身分，但本研究聚焦於秘書的行政角色職位，故不探討秘書在教師職位角色的實際表現。. 20.

(32) 第二節秘書的角色與職責本節將分三部分探討秘書的角色與職責，首先是秘書角色的探討，從歷史的觀點看秘書的由來，從政府部門與非政府部門秘書的定位與功能探討秘書的角色；其次探討高中秘書的角色，就相關法令規章探討高中秘書在學校行政體系中的定位；再其次探討高中秘書的職責，從法定條文所規範的職責及秘書的幕僚角色所應擔負職責。. 壹、秘書的角色一、歷史上的秘書從西方的歷史來說，古羅馬時代有專司速記、文書整理的官吏，在速記法被發明了以後，這些官吏就成了後世所謂的秘書，且自這時起，秘書的職掌得以確定，此時的秘書全都是男性（朱碧君，2006）。商業逐漸發達之後，有權勢、有富貴的人，於是需要「機密」又「穩妥」的代理人，來處理一些來往私密函件；到了文藝復興時代，男秘書依舊扮演文書與秘書的角色。這時他們開始有「秘書桌」處理檔案；到了 1880 年末期，由於「寫字機」發明，許多婦女因此有機會進入這一行。之後，隨著工業革命「計算器」、「電話」、「打字機」等諸多機器的發明，女性可以勝任操作；1930 年代以後，女性秘書逐漸取代男性秘書（石詠琦，2007）。從中華民族的歷史來說，君主的秘書是從史官中分化出來的。主要負責君主詔令的起草、君主言行的記載、官書的編撰等。在商朝時就已經有太史、內史等富於秘書性質的官職。秦漢時期，御史大夫為秘書之長。魏晉以後，中書省掌管秘書的工作。唐代時，又設翰林院，負責起草詔書和作為文學侍從（維基百科，2008）。. 21.

(33) 到了明代中晚期，開始有類似秘書角色的「師爺」產生。一般地方官員會請兩三個師爺，一個是刑名師爺，一個是錢穀師爺，一個則是書啟師爺。刑名師爺主要的任務是幫助主官掌理刑法及給予官員在判案時，在刑法律令上的建議；而錢穀師爺則是管理衙門的用度支出，收發帳款，另外也必須為主官"開源"，也就是找尋一些外快或是收受地方人士的一些禮；而書啟師爺則是代辦公文，呈上轉下，捉刀擬稿。對於地方官來講，師爺是他的「幕賓」及「機要秘書」，如果用得好，升官發財的機會就很大（李喬，1998）。清代地方機構衙門事繁，編制內佐理官員又少，地方主官勢必延聘師爺協助辦理行政事務。他們屬於主官私聘的人員，備受主官禮遇，主官待之以禮，視其為朋友，也是主官的客人，卻擔任主官助理，雖然沒有正式官員的身分，但卻替長官掌控工作、管理財物，避免下屬的書吏、衙役胡作非為，操控行政資源。另一方面，師爺也是老闆的得力助手，老闆的政績、聲望、仕途，也得仰賴師爺們的努力貢獻。清末新政實施官制改革，決將師爺納入政府編制。幕僚群體正式轉向幕職型態演進，也就是從傳統的「賓」、「客」、「友」，走向官僚體系「僚屬」、「屬員」的地位，最終被吸納入官僚體系，成為晚清各政府機構中秘書員、參事員、科員等職。傳統的師爺，在民國以後雖已不存，唯並未消失，而是轉化為民初行政體系的秘書、事務官等職。負責：（一）掌理撰擬機密摺電函牘；（二）主管繕寫及保管檔案；（三）辦理稽收查覈統計稅收經費；（四）提供政事與軍務意見；（五）典守印信；（六）收發公文；（七）處理庶務等業務（教育部歷史文化學習網）。1913 年袁世凱頒布〈秘書任用法草案〉，屬於特別法，是近代中國首次明訂各機構秘書職掌與任用的法令草案（陳雪芳，2005），國務院的幕職單位. 22.

(34) 改稱秘書廳，設秘書長主其事。各部幕職單位改稱秘書、參事，上述官稱並沿用至今。二、政府部門的秘書以下從現行法律、法規及行政命令探討現今「秘書」在政府公務體系的定位。 (一)《考試院職務列等表》（1999）職務列等表說明：第四條：各職務列等表中，如同一職稱，在兩個官等中分別列等，各該表之適用機關，應依各該組織法規所訂各該職稱之官等及所配置之員額，分別適用之。各職稱依其組織法規，如未跨官等，只能適用本表該官等範圍內之職等，如跨列二個官等，始得適用本表所跨官等之職等，例如：「秘書」職稱，如組織法規定為「簡任（或十職等以上）」時，適用本表簡任官等內「秘書」之列等，若定為「薦任（或六至九職等）」，則適用本表薦任官等內「秘書」之列等，若定為「簡任或薦任（第九至十一職等）」或「薦任或簡任」時，始得適用本表簡任官等內「秘書」之列等，餘類推。但本說明或該職稱適用之職務列等表「備註」中有特別規定者，從其規定。. 從上述法規可以得知「秘書」職務係屬於我國公務員正式職稱，列於薦任官等或是簡任官等，亦即中高級文官。例如教育部依《教育部組織法》第 20 條：「秘書五人至七人，職位列第六至第九職等，其中三人，得列第十或第十一職等」；國立臺灣藝術教育館依《國立臺灣藝術教育館組織條例》第 4 條：「本館置秘書一人，職位列第八或第九職等」。 (二)《中央行政機關組織基準法》（2003）：. 23.

(35) 第 20 條：一級機關置幕僚長，稱秘書長，列政務職務；二級以下機關得視需要，置主任秘書或秘書，綜合處理幕僚事務。第 23 條：機關內部單位分類如下：一、業務單位：係指執行本機關職掌事項之單位。二、輔助單位：係指辦理秘書、總務、人事、主計、研考、資訊、法制、政風、公關等支援服務事項之單位。. 此外，《地方行政機關組織準則》（2007）第 9 條也與《中央行政機關組織基準法》第 23 條有相同的分類說明。從上述法律條文，可以清楚說明，中央與地方行政機關之「秘書」職務多屬於幕僚性質。業務單位乃實際執行及推動行政組織目的業務之單位，是負責直接完成組織目標的工作單位，它是對外的，對社會及服務對象發生直接的關係與來往，直接對他們提供服務及執行管制，故又稱為實作單位，具有指揮及命令之權力。幕僚單位或人員的主要任務，在建議及協助業務單位推動組織的活動。其工作是對內的，並不直接執行組織目標，而是向業務單位提供協助、建議或服務，以協助業務單位達成組織目標，故它是輔助機關而非權力機關，是事務機關而非實作機關（謝文全，2004）。三、非政府部門秘書秘書一職並非政府機關所專有的職稱，在民間企業組織中，也有秘書人員協助老闆處理公司業務，茲將一般非政府部門秘書角色探討摘述如下： 1942 年一群美國的秘書成立了「國際秘書協會（National Secretaries Association ）」，隨著時代的變遷而改名為「國際專業秘書協會. 24.

(36) （Professional Secretaries International）」，1998 年該會改稱「國際行政專業協會（International Association of Administrative Professionals）」。該會對於秘書及行政專業人員的定義為：辦公室內特定主管的助手。在認可的職權範圍內，不必經過直接的督管，就能運用辦公室內的工具設備，從事該一主管指定之行政性任務。許士軍（2002）認為秘書是在一組織中協助一位主管有效擔負其職責的職位；秘書並非決策者，而是以幕僚地位提供主管有關文書檔案、資料蒐集與處理、安排約會或會議等屬於行政性質的工作，讓主管有更多時間與精力專注於本身決策性的工作上。過去，秘書主要協助主管處理一般程序、文書和事務性工作；而今後，秘書還要能配合主管的任務需要，增加其專業上的服務能力。今日，有些企業配合主管需要，設置所謂「助理」職位，也許就是代表原有秘書工作的提升趨勢。上官飛鳳（2004）認為秘書的工作包含（一）溝通支援性工作：客戶服務、訴願處理、美工設計、媒體應對、公關活動企劃、主持公司慶典、參加應酬；（二）管理性工作：辦公室管理、簡報、資訊管理、設備管理、編輯行政；（三）事務性的工作：處理信件、接聽電話、撰稿寫報告、檔案管理、收發公文、回覆 e-mail、複製文件、整理報章雜誌、操作電報與傳真、接待訪客招待客戶、安排上司約會、參加會議並記錄、差旅安排。朱碧君（2006）認為秘書業務的範圍包含（一）事務性的工作：處理信件、撰寫文稿和報告、處理公文、檔案管理等；（二）輔佐性工作：資訊管理、簡報製作、辦公室管理、時間管理等；（三）協調性工作：客戶服務、內外部協調、公共關係；（四）創意性工作：主動發揮創意協助主管，如剪報、標重點、整理數據、加註眉批等。. 25.

(37) 游美未（2006）認為秘書的工作常需隨著產業與主管的不同需求，在角色定位上做不同的調整，在今天組織變革不斷的生態中，秘書在職場上更被賦與兩項重要的角色任務，那就是「資訊的整合者」和「組織溝通者」。在此演變中，秘書在組織中管理的角色已然浮現，而且重要性漸漸與其原有的行政功能拉近。辦公室設備自動化，行動電話與手提電腦的使用，很多上班族在移動式的辦公室而不在一個定點工作，網際網路跨越了時空和國界，造就了虛擬社群和合作，電子郵件成了辦公室內最具威力的溝通工具。秘書在組織內的最重要功能是正確並迅速的傳遞資訊，促成企業和諧的溝通環境，創造工作上的附加價值。從臺北市專業秘書暨行政人員協會的培訓課程（2008）內容瞭解秘書的角色，其課程內容：（一）秘書與行政專員的角色定位與生涯規劃（角色定位與工作態度、向上管理與默契培養、創造附加價值與生涯發展）。（二）專業形象塑造與辦公室禮儀（穿著與儀態、電話禮儀、訪客接待技巧、送禮藝術）。（三）簡報與活動主持技巧（簡報的準備工作、簡報的溝通技巧、成功簡報的關鍵、活動主持技巧）。（四）上司的行程管理、會議的規劃與管理（行事曆等工具使用要訣、安排訪客與國內外差旅要領、會議籌備與會議紀錄撰寫、利用科技工具提高會議效率）。（五）組織溝通與人際關係（有效的溝通與組織溝通障礙、辦公室人際關係處理、跨部門團隊合作）（六）商務撰文與辦公室英語（中英文書信及電子郵件書寫技巧、電話與接待英語）。. 26.

(38) （七）知識秘書與現代化檔案管理（檔案管理工具與技巧、桌面與文件管理、電子郵件管理）。（八）時間管理與工作效率的提昇（優先順序的排定實例演練、目標設定與計畫考核）。. 由上述可以得知非政府部門秘書的角色，傳統多屬行政助理性質，協助老闆處理事務性質工作。隨著時代的轉變，「資訊整合」與「組織溝通」的任務加重，有逐漸轉型為管理者的趨勢，以增進工作上的附加價值。. 貳、高中秘書的角色學校行政組織是職位、單位、層級、任務、責任及權力的適當配置，以分工合作的方式完成學校行政的工作（謝文全，2000）。政府制定法令明確規範學校行政組織編制與權責，高級中學行政組織係由《高級中學法》、主管教育行政機關訂頒之組織規程準則及員額編制設置基準等法令規定之。法令會隨時空背景變遷需求而修訂，故學校行政組織也會因之有所調整。各處、室的權責及編制，除高級中學法有原則性的規定外，主管教育行政機關亦會訂定分層負責明細表具體規範，近年為活化學校行政組織，強化學校經營效能，組織編制在總量管制的前提下，已有較彈性的機制，如《臺北市立高級中學組織規程準則》（2005）。以下就相關法令規定，探討高級中學秘書的角色。一、高中置秘書的法令規定 (一)《高級中學法》（1979）第 15 條：高級中學規模較大者，得置秘書一人，辦理文稿之撰擬、審核及校長交辦事項；其人選由校長聘任之。. (二)《高級中學法》（2008）. 27.

(39) 第 20 條：高級中學得置秘書、主任、組長、幹事、組員、助理員、佐理員、管理員、書記、醫師、營養師、護理師或護士、技士、技佐。前項秘書、主任、組長，由校長就專任教師聘任之。. (三)《臺北市立高級中學組織規程準則》（2005）第 8 條：高級中學得置秘書、主任、組長、技士、幹事、管理員、技佐、書記。第一項之秘書及各處室主任及組長，由校長就專任教師聘兼之。. (四)《臺北市立高級中學員額編制設置基準》（2005）第 3 條：各校班級數達四十班以上者，置秘書一人，由校長就編制內專任教師聘兼之。班級數未達前項配置標準，但有特殊實際需求情形者，得專案報請臺北市政府核定後增置。第 13 條：各校秘書、教師兼處主任、圖書館主任及國中部主任編制員額以教師員額數外加方式核計。. 綜合上述法令規定可以得知，從 1979 制定《高級中學法》，就有置秘書的法源依據，可見當時高中就有置秘書之需求；近年面對社會環境變革及校園生態轉變的挑戰，即使 39 班以下的高中也爭取配置秘書（如臺北市立麗山高級中學及國立政治大學附屬高級中學），可見不論學校規模，各高中均有置秘書之需求及必要性。此外，明訂高中秘書須具該校專任教師資格，與人事、會計等幕僚人員須具公務人員資格不同，也不能如同圖書館主任，可由校長遴選具有專業知能人員擔任之（可不必具該校專任教師資格）。. 28.

(40) 二、高中秘書的定位個人在社會團體之中所佔的位置，稱為地位。一個人或團體對於某一特殊社會地位的行為，所形成的一系列觀念，構成角色的觀念。Linton 認為地位是「各種權利及義務的綜合體」；角色則是「一種地位的動態結構」（引自林清江，1997：47）。以下就法令及相關規定探討秘書在高級中學行政組織中的地位。從高級中學相關法令條文規定來探討，可以發現：《高級中學法》（2007）第 20 條、《私立高級中學組織規程準則》（2002）第 5 條、《臺北市立高級中學組織規程準則》（2005）第 8 條、《臺北市立高級中學員額編制設置基準》（2005）第 3 條，「秘書」職稱敘寫順序在「處室主任」之前或與處室主任並列，依照法規條文編制慣例推論，其位階應不亞於處室主任。從秘書的實質所得來看，秘書的薪俸亦包括主管加給，其數額也與各處室主任相同（比照薦任 8 職等主管加給）。從規定授課時數的角度來探討，可以發現：依據教育部頒（2006）「高級中等學校教師每週任課節數注意事項三、高級中等學校兼行政職務教師每週任課節數」得知，秘書、處主任、圖書館主任、軍訓主任教官列為同等級（如表 2-1）。認定秘書與處室主任的行政業務量相當，因而每週授課時數相同。. 29.

(41) 表 2-1. 高級中等學校兼行政職務教師每週任課節數表節. 班. 數九班以下. 數類. 別. 十九班至二十四班六四. 十班至十八班. 二十五班至三十班二. 三十一班至四十班二. 四十一班至五十班０. 五十一班至六十班０. 六十一班以上. 秘書、處主任、圖書館主任、軍訓主任教官. 八. ０. 編制內各處室組長. 十十八八六四二０. 教學、註冊、訓育、生活輔導組長九九七六四二００工業類各群科、農業群各科、商業群資料處理、農產全科總班數三班以下者九行銷科、設計群金屬工藝、室內空間設計、美工、家節；四班至六班八節；七班具木工、圖文傳播、陶瓷工程科、食品群食品加工、至九班七節；十班以上者六水產食品科、海事群輪機科等科主任節。全科總班數九班以下者十上述群科除外科主任節；十班以上者八節。備註：一、表內數字單位均以節計。二、以日間部編制班級數為計算標準。三、輪調式建教合作兩班折算為一班。. 從甄選積分的觀點來看，以臺北市立國民中學候用校長甄選為例，依臺北市 96 學年度市立國民中學候用校長甄選儲訓須知（2007）第 9 條有關特別年資計算： 1.現任國民中學主任或完全中學主任、秘書連續任滿 3 年者給 1.5 分，連續滿 4 年以上者，每滿 1 年再給 0.5 分，最高以 6 分為限。 2.現任主管教育行政機關暨所屬機構股長或組長（不含學校組長）以上之文教行政人員，連續服務任滿 2 年者，給 1.5 分，連續滿 3 年以上者，每滿 1 年再給 0.5 分，最高以 6 分為限。 3.曾任各處室主任或秘書 3 種以上處室主任（或秘書），且各處室主任 (或秘書)經歷共 6 年以上者，給 5 分。. 從臺北市 96 學年度市立國民中學候用校長甄選儲訓須知條文規定中，得知教育行政機關將秘書與主任並列同等級計算資績，認定秘書與. 30.

(42) 各處室主任的職務歷練是同等級。從高級中學組織架構來看，從臺北市立成功高級中學的組織架構圖（圖 2-2）得知，秘書與各處室平行；國立科學工業園區實驗高級中學、國立臺灣師範大學附屬高級中學及臺北市立松山高級中學等校也與臺北市立成功高級中學組織結構定位相同，比較特別的是臺北市立中崙高級中學，從其組織系統圖（圖 2-3）發現，秘書的位階置於校長與各處室主任之間。. 圖 2-2 臺北市立成功高級中學組織架構圖（資料來源：出自成功高中網站 http://203.64.138.6/index.php）. 31.

(43) 教學組註冊組. 教務處. 設備組實驗研究組學生活動組. 學生事務處. 生活輔導組生活教育組體育組衛生組. 總務處. 文書組事務組. 校長. 秘書. 出納組輔導組. 輔導工作委員會. 特殊教育組資料組. 圖書館. 服務推廣組資訊組. 國防通識教育委員會. 會計室人事室. 各種委員會. 圖 2-3 臺北市立中崙高級中學組織系統圖（資料來源：出自中崙高中網站 http://www.zlsh.tp.edu.tw/%2Fself_store%2F29%2Fself_attach%2F05%E4%B8%AD%E5%B4%99%E9%AB% 98%E4%B8%AD%E7%B5%84%E7%B9%94%E7%B3%BB%E7%B5%B1%E5%9C%96.doc）. 32.

(44) 參、高中秘書的職責以下就相關法規及規範，探討高級中學秘書在學校行政運作中應擔負的任務及職掌，及探討秘書的幕僚角色所應擔負職責。一、秘書的法定職責從《臺北市公立高級中學分層負責明細表》（表 2-2）得知，秘書主管業務雖只有八項，但業務內容彈性大範圍廣，如校長交辦事項、不屬各處室之公文處理及各處室業務之協調事項，有別於一般例行性、可預期的業務。表 2-2 臺北市公立高級中學分層負責明細表（1987）臺北市公立高級中學分層負責明細表（秘書部分）單主項位目. 秘書. 管. 項. 目. 及. 內. 內. 容決. 容. 行. 權. 責會辦. 第四層第三層第二層第一層機關備處室承辦人組長校長（單位）主任. 一、綜合及重要文稿之撰擬事項。. 擬辦. 核定. 二、一般文稿之審核事項。. 審辦. 核定. 三、不屬各處室之公文處理。. 擬辦. 核定. 四、記載學校大事記事項。. 擬辦. 核定. 五、校長交辦事項。. 擬辦. 核定. 六、家長會業務處理事項。. 擬辦. 核定總務處. 七、校史資料之收集與管理。. 擬辦. 核定各處室. 八、各處室業務之協調事項。. 擬辦. 核定各處室. 考. 會計室. 關於秘書審核一般文稿之職責，依據行政院頒《文書處理手冊》（2004）第 34 條閱稿應注意事項如下：（一）簽稿是否相符、前後案情是否連貫、有關單位已否會洽。. 33.

(45) （二）程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確。（三）文字是否通順、措詞是否恰當、有無錯別字。（四）對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改。. 由此可知，秘書在學校公文文書處理中扮演專業幕僚的角色，為學校公文的品質把關。此外，依據《臺北市政府文書處理實施要點》（2007）第 141 條規定，各機關首長職名章，得視業務需要，增刻一至三顆為原則，必要時可增減之。增刻之職名章以「甲」、「乙」、「丙」等之順序區別之，授權專人劃分權責，使用保管，並同負行政與法律責任。目前臺北市各公立高級中學校長職名章甲章，多授權予秘書使用保管，如屬於例行承轉案件之公文及依據法令辦理之各項事務性工作等逕予核定（判發）。從表 2-2《臺北市公立高級中學分層負責明細表》（1987）得知秘書負責處理家長會業務，另依據《臺北市中小學校學生家長會設置及運作監督準則》（2003）第 19 條規定：「學校應指派人員擔任與家長會之聯繫工作，並為必要之支援」，在高級中學即是由秘書擔任聯絡窗口，成為學校與家長會溝通的橋樑。此外，依據該準則第 6 條規定：「於每屆會員代表大會開會後 30 日內，應檢送組織章程、選舉罷免辦法、財務處理辦法、志工組織運作辦法、議事規則、會員代表大會會議紀錄、會務人員名冊、上屆家長會移交清冊等文件報教育局核定」，由於新學年度家長會剛改選，會務人員尚未熟悉會務運作及教育局相關規定，這項任務每年也是由秘書協助處理。秘書在高級中學行政體系中與處室主任並列，屬於第二層，雖然依《臺北市立高級中學組織規程準則》（2005）第 7 條「高級中學得視學. 34.

(46) 校規模大小及校務發展需要，分設各組辦事，如因業務特殊需要，得在不增加總體人事費預算及總員額之原則下，報市政府核定調整，但分組不得超過基準」，因此，高中可以彈性調整設組處理秘書業務，直接由秘書督導，雖然有總量管制組織再造的機制，實際上各校並未調整組織編制增加秘書業務人力，仍只有秘書 1 人專責，多校採配置工友及實習教師協助行政因應。二、秘書的幕僚角色職責從《中央行政機關組織基準法》（2003）及地方行政機關組織準則（2007）得知，中央與地方行政機關之「秘書」職務多屬於幕僚性質。茲就秘書所扮演的幕僚角色職責探討摘述如下：許永聰（1981）研究幕僚人員與實作人員衝突，依幕僚在職務工作上所做的貢獻，分為專門幕僚與屬於個人的幕僚。專門幕僚，係指當組織日趨龐大複雜，工作性質及範圍日益繁劇，必須有專門知識及技術能力的協助，如會計、人事、法律、總務、採購、財務等方面，提供專門知識、技術，以至建議，供各部門參考應用；個人的幕僚又可分為幕僚助理人員（Staff Assistants）與作業系統襄助幕僚（Line Assistants），幕僚助理人員是主管人員身分的延伸，只能夠傳遞主管的命令，本身無發布命令之權，只能夠依照主管的意志行事，在主管的名義下推展工作，當主管不在時，亦不能有代理權；作業系統襄助幕僚幫助主管處理全部業務，當主管不在時，代理主管職務，並承擔主管所有的責任與權限。張潤書（1998）認為幕僚單位主要功用為：（一）協助首長瞭解組織性質、職掌活動、工作分配及推行方法等；（二）替行政首長蒐集供給各種有關資料，使之借以明瞭各部門單位現時的工作狀況，以便決定. 35.