秘書的角色與職責

本節將分三部分探討秘書的角色與職責，首先是秘書角色的探討，從 歷史的觀點看秘書的由來，從政府部門與非政府部門秘書的定位與功能探 討秘書的角色；其次探討高中秘書的角色，就相關法令規章探討高中秘書 在學校行政體系中的定位；再其次探討高中秘書的職責，從法定條文所規 範的職責及秘書的幕僚角色所應擔負職責。

壹、秘書的角色

一、歷史上的秘書

從西方的歷史來說，古羅馬時代有專司速記、文書整理的官吏，在 速記法被發明了以後，這些官吏就成了後世所謂的秘書，且自這時起，

秘書的職掌得以確定，此時的秘書全都是男性（朱碧君，2006）。商業 逐漸發達之後，有權勢、有富貴的人，於是需要「機密」又「穩妥」的 代理人，來處理一些來往私密函件；到了文藝復興時代，男秘書依舊扮 演文書與秘書的角色。這時他們開始有「秘書桌」處理檔案；到了 1880 年末期，由於「寫字機」發明，許多婦女因此有機會進入這一行。之後，

隨著工業革命「計算器」、「電話」、「打字機」等諸多機器的發明，

女性可以勝任操作；1930 年代以後，女性秘書逐漸取代男性秘書（石 詠琦，2007）。

從中華民族的歷史來說，君主的秘書是從史官中分化出來的。主要 負責君主詔令的起草、君主言行的記載、官書的編撰等。在商朝時就已 經有太史、內史等富於秘書性質的官職。秦漢時期，御史大夫為秘書之 長。魏晉以後，中書省掌管秘書的工作。唐代時，又設翰林院，負責起 草詔書和作為文學侍從（維基百科，2008）。

到了明代中晚期，開始有類似秘書角色的「師爺」產生。一般地方 官員會請兩三個師爺，一個是刑名師爺，一個是錢穀師爺，一個則是書 啟師爺。刑名師爺主要的任務是幫助主官掌理刑法及給予官員在判案 時，在刑法律令上的建議；而錢穀師爺則是管理衙門的用度支出，收發 帳款，另外也必須為主官"開源"，也就是找尋一些外快或是收受地方人 士的一些禮；而書啟師爺則是代辦公文，呈上轉下，捉刀擬稿。對於地 方官來講，師爺是他的「幕賓」及「機要秘書」，如果用得好，升官發 財的機會就很大（李喬，1998）。

清代地方機構衙門事繁，編制內佐理官員又少，地方主官勢必延聘 師爺協助辦理行政事務。他們屬於主官私聘的人員，備受主官禮遇，主 官待之以禮，視其為朋友，也是主官的客人，卻擔任主官助理，雖然沒 有正式官員的身分，但卻替長官掌控工作、管理財物，避免下屬的書吏、

衙役胡作非為，操控行政資源。另一方面，師爺也是老闆的得力助手，

老闆的政績、聲望、仕途，也得仰賴師爺們的努力貢獻。

清末新政實施官制改革，決將師爺納入政府編制。幕僚群體正式轉 向幕職型態演進，也就是從傳統的「賓」、「客」、「友」，走向官僚體系

「僚屬」、「屬員」的地位，最終被吸納入官僚體系，成為晚清各政府機 構中秘書員、參事員、科員等職。傳統的師爺，在民國以後雖已不存，

唯並未消失，而是轉化為民初行政體系的秘書、事務官等職。負責：（一）

掌理撰擬機密摺電函牘；（二）主管繕寫及保管檔案；（三）辦理稽收查 覈統計稅收經費；（四）提供政事與軍務意見；（五）典守印信；（六）

收發公文；（七）處理庶務等業務（教育部歷史文化學習網）。1913 年 袁世凱頒布〈秘書任用法草案〉，屬於特別法，是近代中國首次明訂各 機構秘書職掌與任用的法令草案（陳雪芳，2005），國務院的幕職單位

改稱秘書廳，設秘書長主其事。各部幕職單位改稱秘書、參事，上述官 稱並沿用至今。

二、政府部門的秘書

以下從現行法律、法規及行政命令探討現今「秘書」在政府公務體 系的定位。

(一)《考試院職務列等表》（1999）職務列等表說明：

第四條：各職務列等表中，如同一職稱，在兩個官等中分別列等，各該 表之適用機關，應依各該組織法規所訂各該職稱之官等及所配 置之員額，分別適用之。各職稱依其組織法規，如未跨官等，

只能適用本表該官等範圍內之職等，如跨列二個官等，始得適 用本表所跨官等之職等，例如：「秘書」職稱，如組織法規定 為「簡任（或十職等以上）」時，適用本表簡任官等內「秘書」

之列等，若定為「薦任（或六至九職等）」，則適用本表薦任 官等內「秘書」之列等，若定為「簡任或薦任（第九至十一職 等）」或「薦任或簡任」時，始得適用本表簡任官等內「秘書」

之列等，餘類推。但本說明或該職稱適用之職務列等表「備註」

中有特別規定者，從其規定。

從上述法規可以得知「秘書」職務係屬於我國公務員正式職稱，

列於薦任官等或是簡任官等，亦即中高級文官。例如教育部依《教育 部組織法》第 20 條：「秘書五人至七人，職位列第六至第九職等，其 中三人，得列第十或第十一職等」；國立臺灣藝術教育館依《國立臺 灣藝術教育館組織條例》第 4 條：「本館置秘書一人，職位列第八或 第九職等」。

(二)《中央行政機關組織基準法》（2003）：

第 20 條：一級機關置幕僚長，稱秘書長，列政務職務；二級以下機 關得視需要，置主任秘書或秘書，綜合處理幕僚事務。

第 23 條：機關內部單位分類如下：

一、業務單位：係指執行本機關職掌事項之單位。

二、輔助單位：係指辦理秘書、總務、人事、主計、研考、資訊、

法制、政風、公關等支援服務事項之單位。

此外，《地方行政機關組織準則》（2007）第 9 條也與《中央行政 機關組織基準法》第 23 條有相同的分類說明。

從上述法律條文，可以清楚說明，中央與地方行政機關之「秘書」

職務多屬於幕僚性質。業務單位乃實際執行及推動行政組織目的業務 之單位，是負責直接完成組織目標的工作單位，它是對外的，對社會 及服務對象發生直接的關係與來往，直接對他們提供服務及執行管 制，故又稱為實作單位，具有指揮及命令之權力。幕僚單位或人員的 主要任務，在建議及協助業務單位推動組織的活動。其工作是對內 的，並不直接執行組織目標，而是向業務單位提供協助、建議或服務，

以協助業務單位達成組織目標，故它是輔助機關而非權力機關，是事 務機關而非實作機關（謝文全，2004）。

三、非政府部門秘書

秘書一職並非政府機關所專有的職稱，在民間企業組織中，也有秘 書人員協助老闆處理公司業務，茲將一般非政府部門秘書角色探討摘述 如下：

1942 年一群美國的秘書成立了「國際秘書協會（National Secretaries Association ）」， 隨 著 時 代 的 變 遷 而 改 名 為 「 國 際 專 業 秘 書 協 會

（Professional Secretaries International）」，1998 年該會改稱「國際行政專 業協會（International Association of Administrative Professionals）」。該會 對於秘書及行政專業人員的定義為：辦公室內特定主管的助手。在認可 的職權範圍內，不必經過直接的督管，就能運用辦公室內的工具設備，

從事該一主管指定之行政性任務。

許士軍（2002）認為秘書是在一組織中協助一位主管有效擔負其職 責的職位；秘書並非決策者，而是以幕僚地位提供主管有關文書檔案、

資料蒐集與處理、安排約會或會議等屬於行政性質的工作，讓主管有更 多時間與精力專注於本身決策性的工作上。過去，秘書主要協助主管處 理一般程序、文書和事務性工作；而今後，秘書還要能配合主管的任務 需要，增加其專業上的服務能力。今日，有些企業配合主管需要，設置 所謂「助理」職位，也許就是代表原有秘書工作的提升趨勢。

上官飛鳳（2004）認為秘書的工作包含（一）溝通支援性工作：客 戶服務、訴願處理、美工設計、媒體應對、公關活動企劃、主持公司慶 典、參加應酬；（二）管理性工作：辦公室管理、簡報、資訊管理、設 備管理、編輯行政；（三）事務性的工作：處理信件、接聽電話、撰稿 寫報告、檔案管理、收發公文、回覆 e-mail、複製文件、整理報章雜 誌、操作電報與傳真、接待訪客招待客戶、安排上司約會、參加會議並 記錄、差旅安排。

朱碧君（2006）認為秘書業務的範圍包含（一）事務性的工作：處 理信件、撰寫文稿和報告、處理公文、檔案管理等；（二）輔佐性工作：

資訊管理、簡報製作、辦公室管理、時間管理等；（三）協調性工作：

客戶服務、內外部協調、公共關係；（四）創意性工作：主動發揮創意 協助主管，如剪報、標重點、整理數據、加註眉批等。

游美未（2006）認為秘書的工作常需隨著產業與主管的不同需求，

在角色定位上做不同的調整，在今天組織變革不斷的生態中，秘書在職 場上更被賦與兩項重要的角色任務，那就是「資訊的整合者」和「組織 溝通者」。在此演變中，秘書在組織中管理的角色已然浮現，而且重要 性漸漸與其原有的行政功能拉近。辦公室設備自動化，行動電話與手提 電腦的使用，很多上班族在移動式的辦公室而不在一個定點工作， 網 際網路跨越了時空和國界，造就了虛擬社群和合作，電子郵件成了辦公 室內最具威力的溝通工具。秘書在組織內的最重要功能是正確並迅速的 傳遞資訊，促成企業和諧的溝通環境，創造工作上的附加價值。

從臺北市專業秘書暨行政人員協會的培訓課程（2008）內容瞭解秘 書的角色，其課程內容：

（一）秘書與行政專員的角色定位與生涯規劃（角色定位與工作態度、

向上管理與默契培養、創造附加價值與生涯發展）。

（二）專業形象塑造與辦公室禮儀（穿著與儀態、電話禮儀、訪客接待 技巧、送禮藝術）。

（三）簡報與活動主持技巧（簡報的準備工作、簡報的溝通技巧、成功 簡報的關鍵、活動主持技巧）。

（三）簡報與活動主持技巧（簡報的準備工作、簡報的溝通技巧、成功 簡報的關鍵、活動主持技巧）。