利用文獻整理,以 Gladstein(1984)、Schwarz(2002)團隊績效 為基礎,初步整理確認各構面間的影響因素並非單一研究個案或現 象,並整理相關文獻於下描述。
由於本研究旨於探討資訊專案委外的績效模型,非探討個人之績 效表現,且依據 Myers(1996)所提及,影響團隊成員個人的人格特質 的因素,會有鄰居、家人、同儕…等,而專案經理亦是屬於成員的一 員,因此成員個人的績效、人格特質、領導統御在本研究中不納入考 慮。各構面項目彙整文獻整理表 3-1 到表 3-4 所示,並詳述各構面定義 於下。
表 3-1 影響團隊結構
Robert Kreitner &
Angelo Kinicki(2004)
◎
Schwarz(2002) ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ Thamhain & Nurick
(1994)
◎ ◎ ◎ ◎
王慶富(1999) ◎
孫本初(2000) ◎ ◎
彭懷真(1998) ◎ ◎ ◎
表 3-1:影響團隊結構(續)
項目 文獻
適當的 成員
角色 明確
團隊 規範
時程 充裕 Andres & Zmud(2002) ◎
Campion et al.(1993) ◎ Gladstein(1984) ◎
Hackman(1983) ◎ ◎
Hackman(2002) ◎ ◎
Kraut & Streeter(1995) ◎
Moxon(1993) ◎
Pintro & Slevin(1989) ◎ ◎ ◎
Reel(1999) ◎ ◎
Robbins(1993) ◎
Schwarz(2002) ◎ ◎ ◎ ◎
彭懷真(1998) ◎ ◎ ◎
表 3-2 影響組織環境
Campion et al.
(1993)
◎ ◎ ◎
Gladstein(1984) ◎
Hackman(1983) ◎
Hackman(2002) ◎
Moxon(1993) ◎ ◎
Myers(1996) ◎ ◎ ◎
Pinto & Slevin
(1989)
◎ ◎
Schwarz(2002) ◎ ◎ ◎ ◎ ◎ Thamhain &
Nurick(1994)
◎ ◎
孫本初(2000) ◎
彭懷真(1998) ◎
表 3-2 影響組織環境(續)
項目 文獻
訓練與 顧問諮詢
技術和 工具資源
實體環境
Athanasaw(2003) ◎ Campion et al.(1993) ◎ Gladstein(1984) ◎ Hackman(2002) ◎
Jiang & Klein(2000) ◎
Nieva et al.(1985) ◎
Parris & Margaret(2005) ◎ Pinto & Slevin(1989) ◎
Reel(1999) ◎ ◎
Robbins(1993) ◎
Schwarz(2002) ◎ ◎ ◎
Thamhain & Nurick(1994) ◎ ◎
彭懷真(1998) ◎
表 3-3 影響承包過程 項目
文獻
問題 解決
決策 衝突 管理
溝通 界限 管理 Andres & Zmud(2002) ◎
Campion et al.(1993) ◎ ◎ ◎
Fox, T. L.(2002) ◎
Gladstein(1984) ◎
Jiang & Klein(2000) ◎
Moxon(1993) ◎ ◎ ◎
Myers(1996) ◎
Pinto & Slevin(1989) ◎ ◎
Schwarz(2002) ◎ ◎ ◎ ◎ ◎
Thamhain & Nurick
(1994)
◎ ◎ ◎ ◎
王慶富(1999) ◎ ◎
孫本初(2000) ◎ ◎ ◎
彭懷真(1998) ◎
表 3-4 影響團隊績效 項目
文獻
效能
服務或產品 符合或超出 效能標準
過程
群組增加其 共同工作的 能力
個人
成員經驗成 長並進化
Andres & Zmud(2002) ◎ Campion et al.(1993) ◎
Gladstein(1984) ◎ ◎
Hackman(1987) ◎ ◎ ◎
Hackman(2002) ◎
Moxon(1993) ◎ ◎
Nieva et al.(1985) ◎ Pinto & Slevin(1989) ◎
Schwarz(2002) ◎ ◎ ◎
Thamhain & Nurick(1994) ◎
孫本初(2000) ◎
彭懷真(1998) ◎ ◎
1.明確的任務(Clear Mission)
在團隊組成時,確認團隊組成的目的,團隊共同為這個目的而努力
(彭懷真,1998)。而專案一開始必須有一個明確的專案任務與方向
(Pinto & Slevin,1989)。團隊的任務必需明確的指示,我們為什麼而 做?對團隊而言,任務與願景必需讓每一個人清楚明白,然後讓它帶 領著人們去工作(Schwarz,2002)。亦即在初始時,即要明確了解專 案的任務是什麼(Roger, S.,2005)。
2.分享的願景(Shared Vision)
塑造共同願景,使成員對團隊工作及其重要性有深切體認(孫本 初,2000)。團隊成員能明白清楚他們的願景,並能利用這些願景去指 導他們的工作(Schwarz,2002)。意圖要建立一個專案全面的遠景,
來定義企業的需求(Roger, S.,2005)。而這些願景成為專案運作的核 心價值,它是促進績效的要素之一(Thamhain & Nurick,1994)
3.現有的群組文化(Effective Group Culture)
每一組織有其獨特文化,決定員工行為能否被接受的標準。而經過 一段時間,大多數員工皆會瞭解到組織文化。成員若想在組織立足,
成員還是得接受組織文化所蘊涵的行為標準(Robbins,1993)。
群組文化受組織文化的影響,而群組文化的各種基本價值要能與群 組的每一成員分享,並且能成為指導他們行為的信仰。成員能清楚明 白群組的核心價值和信仰(Schwarz,2002)。
4.明確的目標(Clear Goals)
團隊有共同明確的目標努力著(彭懷真,1998)(孫本初,2000)。
明確的目標使群組能夠確保其進程的發展。如果有明確的目標且符合 組織的任務與願景,那麼就可以讓成員朝此共同目標努力、發展
(Schwarz,2002)。
5.激發任務(Motivation Task)
依據期望理論,激勵作用要達到最大,應該員工相信績效與報酬間 存在強烈正向關係。依據赫茲伯格激勵保健理論模式,公司除了有保 健因素之外,亦需要有適當的激勵因素。(Robert Kreitner & Angelo Kinicki,2004)當需求已獲滿足後就非激勵因素。激勵:是激發員工 發自內心之強烈工作意願的行為。設立工作目標、建立獎懲制度、加 強雙向溝通、協助部屬做決策、改善工作環境、推行人才培育等。(王 慶富,1999)這個任務必需能提升成員的能力。(Schwarz,2002)
Schwarz(2002)進一步說明,激發的動力即群組成員能夠在完成 過程中互相幫助並且分擔責任,實現群組的目標;或者是它有一可預 見顯著有意義的結果,能令成員獲得成就感。
6.適當的成員(Appropriate Membership)
Reel(1999)認為需建立正確的團隊才會助長團隊的正面績效。人 事甄選程序決定團隊選用那些人,組織職權結構決定誰是誰的上司,
誰有權做決策及授權。固定的合作成員有助於團隊迅速進入狀況;非 固定的合作成員之團隊發生衝突的可能性較高(Schwarz,2002)。必 需花費較多的時間讓新成員認同與了解組織的文化(Schwarz,1991)。
每一個成員都是適合於這個專案、團隊(彭懷真,1998)。徵人、選拔 和訓練是成為專案成員所必要的步驟(Pinto & Slevin,1989)。
7.角色明確(Clearly Defined Roles, Including Leadership)
由於在專案中,每個人可能同時扮演多個角色,需明確定義所應負 的責任與角色,並確認並無互相衝突,每個人必需明確清楚自己的角 色、了解該角色的遊戲規則與做出合乎該角色的行為。角色明確包含 讓成員了解領導者的任務,而這個領導者能幫助團隊獲得資源及幫助 成員解決衝突(Schwarz,2002)。
8.團隊規範(Group Norms)
規範是關於全部或大部份成員應該或不應該的表現行為,而規範來 自於團隊的價值、文化及信仰,它會形成成員行為舉止的主要規範/
行為準則。一個高效率的團隊,成員可以經由討論與制訂大家共同遵 守的規範,且皆信任與遵守此規範(Schwarz,2002)。
組織為了規範員工之行為,則會訂定相關的員工守則,且成員間亦 可能發展出非正式的規範,非正式規範雖非明文規定,但卻是成員默 許也期望大家能遵守。尊重團隊原則,各人的力量會產生相乘的效果,
一旦少了規則,就可能大家一起混亂。(彭懷真,1998)
9.時程充裕(Sufficient Time)
需要有足夠的時間去完成任務與目標,它必須兼顧效率與功能建立 的時間(Schwarz,2002)。且足以讓團隊適時去改善目標(彭懷真,
1998)。當時程訂立不確實時,將容易導致專案失敗(Reel,1999)。
10.支援的文化(Supportive Culture)
團隊的文化適用於團隊內的各種價值及一般信仰,而組織的文化必 需支持團隊的文化,換句話說,一個高效率的團隊,其成員的文化來 自於團隊,而團隊的文化來自於企業,彼此相輔相成(Schwarz,2002)。
11.報酬符合目標與設計(Rewards Consistent with objectives & design)
要建立一個與團隊目標一致的報酬行為,故當提高品質與團隊的目 標一致時,獎勵團隊的內容,必需符合這個提高品質的價值。獎勵不 只是單純的獎勵,而是能公正並激勵成員達成目標的激勵。而這個獎 勵應注重團隊共同合作達成,因為需激勵成員團隊合作,但不代表要 忽略個人的努力,只是應該要區分團隊與個人工作的獎勵(Schwarz,
2002)。
12.資訊回饋(Information, Including Feedback)
團隊必需要能獲得有效執行工作的相關訊息,它可能包含市場現 況,任何有利於人員調配或進度的調整等。而除了獲得上述資訊,還 需要可以獲得組織等其它單位回饋的訊息,這個訊息內容,包含著團 隊目前運作的績效、產品上市的實際情況,令使成員能進而改善團隊 或是產品的效能。(Schwarz,2002)組織的資訊系統應主動提供員工 完整的資料和預測(Hackman,2002)。
13.訓練與顧問諮詢(Training & Consultation)
適當的教育訓練可使成員具備較佳的能力,並其將反應於績效上
(Athanasaw,2003)。提供成員訓練與諮詢來充份發展其能力或解決 問題,完成其任務。(Schwarz,2002)
14.技術和工具資源(Technological & Material Resources)
組織提供必要的資源給專案團隊,可使其發揮效益(Robbins,
1993)。組織除應提供員工一個可鼓勵生產及減少分心的環境外,更應 提供適當機器設備、及藉由穩定的公司或專家引進高品質、被核可過 的工具。工具型教育訓練包含編譯器、分析和設計、結構管理、測試、
備援管理、文件製作、圖形控制、及疑難排解等(Reel,1999)。
技術是轉變原物料為一種產品的方法或是提供服務的產方法,這 個資源包含工具或是提供最終產品、服務需求的原物料。一個組織必 需要能有協助實現目標所必要的工具和技術(Schwarz,2002)。
15.實體環境(Physical Environment)
工作環境對員工間之互動、工作效能等皆可能產生影響,如工作 空間、擺設等(Nieva, Fleishman & Reick,1985)。空間的設計可能促 成團隊互動,也可能破壞團隊和諧(彭懷真,1998)
一個實體環境,包含著我們可以在那裡找到團隊成員與所需資源 的地方,這意味著提供類似會議室、私人談話的空間或觀看一些資料 的地方。即使虛擬團隊或是跨組織的團隊分佈在不同的辦公場所,仍 然要有可以滿足他們工作所需的空間,例如電腦或是電話(Schwarz,
2002)。
16.問題解決(Problem Solving)
指團隊成員的衝突解決能力。專案發生問題或風險解決能力。解 決問題的方式如下,迴避:躲避而不去面對,是暫時應付之策略,實 質上不能真正解決。和諧:強制抑止問題的產生,主管運用職權來要
求下屬接受。協調:不斷地協商、妥協與讓步,來解決紛爭。整合:
整合各方意見,尋求徹底解決,讓彼此達到滿意與認同(王慶富,1999)。
問題會由團隊內部與任務所產生,而團隊有一套流程教導如何解 決問題,並且能讓其它成員在相同問題發生時,可以依循(Schwarz,
2002)。而問題可能會有那些呢?例如有一項產品需要十天才能送到客 戶手中,但客戶要求三天內到達,而這就是一個問題。
問題解決指一個團隊處理問題所使用的方法,它包含建立解決辦 法的標準,收集相關的訊息,鑑定問題的原因,然後選擇一個解決辦 法去實現它(Schwarz,2002)。
17.決策(Decision Making)
在解決問題的過程裡,人們可以從幾個方案中選擇最佳的解決之 道,其解決方案的形成可能由成員討論決定或是領導者獨自決定。而 決策包含得到有效結論與解決問題的模式與方法。(Schwarz,2002)
18.衝突管理(Conflict Management)
團體或個人間發生意見不相同時,即產生「衝突」,其來源有目標、
團體或個人間發生意見不相同時,即產生「衝突」,其來源有目標、