Access应用技术实验指导与实训（第二版） - 万水书苑-出版资源网

第 3 章 选择型查询对象设计与应用

实训目的

l 学习并掌握应用简单查询向导创建查询对象的方法 l 学习并掌握应用查询设计视图设计查询对象的方法 l 学习并掌握汇总查询列和计算查询列的设计方法 l 学习并掌握查询对象 SQL  视图和数据表视图的应用 l 完成“零售商店管理信息系统”数据库中 6 个选择型查询对象的设计

3.1 库存数据记录查询对象设计

“库存数据记录查询”是“零售商店管理信息系统”数据库中的一个选择型查询对象， 将应用于“商品进货数据录入”窗体中，其数据来源于“库存数据记录”表，包含一个名为“库 存金额”的计算字段。 在本次实训中，我们先利用 Access 查询向导完成“库存数据记录查询”的初步设计工作， 然后再根据实际应用对该查询作进一步修改并查看其对应的 SQL 语句，最后运行这个查询并 观察其功能。 3.1.1 启动查询向导创建查询对象 进入“零售商店管理信息系统”数据库设计视图，单击窗口功能区的“创建”选项卡， 然后单击“其他”功能组内的“查询向导”按钮，即进入 Access 2007 提供的“新建查询”对 话框，如图 3­1 所示。

图 3­2  “简单查询向导”对话框 1 3.1.2 应用简单查询向导设计查询对象 在“简单查询向导”对话框 1 中，首先需要选定查询对象数据源，然后需要选定查询字段。 为此，首先需要在“简单查询向导”对话框  1  上部的“表/查询”组合框中选定“表:  库存数 据记录” ；然后单击“全选”按钮 ，将“可用字段”列表框中的所有字段加入到“选定字段” 列表框中，如图 3­2 所示。 完成上述两项操作后，单击“下一步”按钮 ，进入“简单查询向导”对话框 2， 如图 3­3 所示。 图 3­3  “简单查询向导”对话框 2  由于“库存数据记录查询”需要显示数据源中的明细数据，故而需要在“简单查询向导”

对话框 2 选定“明细（显示每个记录的每个字段） ”单选项，如图 3­3 所示。然后，单击“下 一步”按钮 ，进入“简单查询向导”对话框 3，如图 3­4 所示。 图 3­4  “简单查询向导”对话框 3  在“简单查询向导”对话框 3 中，需要为新创建的查询对象命名，为此，我们应该在“请 为查询指定标题”文本框中输入“库存数据记录查询” 。另外，还需要选定“修改查询设计” 单选项，以便于下一步修改查询设计参数，如图 3­4 所示。 最后，单击“完成”按钮 ，即进入“库存数据记录查询”设计视图，如图  3­5  所示。 图 3­5  应用查询向导创建的“库存数据记录查询”设计视图 3.1.3 应用查询设计视图完成查询对象设计 观察图 3­5 所示“库存数据记录查询” 设计视图可知， 我们还需要在其“库存数量”和 “进

图 3­6  应用“表达式生成器”设置“库存金额”列 接着，单击“表达式生成器”对话框中的“确定”按钮，即完成了在“库存数据记录查询” 中增加一个计算字段的设计，如图 3­7 所示。 图 3­7  “库存数据记录查询”设计视图 最后，还需要为“库存金额”这个计算字段设置数据格式属性。为此，需要令光标停留在这 个字段的任一行，再单击“显示/隐藏”功能组中的“属性表”按钮 ，并在随之出现的 “属性表”对话框中依次设定两项“常规”属性： “格式”为“货币” ， “小数位数”为  2，如 图 3­8 所示。

图 3­8  “库存金额”字段的“常规”属性设置 3.1.4 应用查询对象的 SQL 视图和数据表视图 1．查询对象的 SQL 视图应用 查询对象的 SQL 视图用于显示其 SQL 语句，并接受相应的编辑修改操作。 在查询对象设计视图中，单击“结果”功能组内的“视图”按钮下半部分的下拉按钮 ， 并在其下拉菜单中单击“SQL 视图”菜单项，即可进入查询对象的 SQL 视图，如图 3­9 所示。 图 3­9  “库存数据记录查询”的 SQL 视图  2．查询对象的数据表视图应用 在查询对象设计视图中，单击“结果”功能组内的“视图”按钮下半部分的下拉按钮 ， 并在其下拉菜单中单击“数据表视图”菜单项，或者直接单击“结果”功能组内的“运行”按 钮，均可进入查询对象的数据表视图。二者之间的差别在于，采用后一种方式将令查询对象重 新从数据源中提取一次数据。 “库存数据记录查询”的数据表视图如图 3­10 所示。

图 3­10  “库存数据记录查询”的数据表视图 在查询对象的数据表视图中，我们不仅可以查看数据，还可以修改数据。在查询对象运 行视图中实施的数据修改操作，将直接导致其数据源表对象的数据改变。请在“库存数据记录 查询”的数据表视图中修改一些数据，然后打开其数据源“库存数据记录”表的数据表视图， 即可看到修改过的数据已经记录在其中了。

3.2 柜存数据记录查询对象设计

“柜存数据记录查询”也是“零售商店管理信息系统”数据库中的一个基础查询对象， 将应用于“商品上柜数据录入”窗体中，其数据来源于“柜存数据记录”表，包含一个名为“柜 存金额”的计算字段。 在本次实训中， 我们将直接应用 Access 查询设计视图进行设计工作， 并查看其对应的 SQL  语句，最后运行这个查询。 3.2.1 启动查询设计视图创建查询对象 打开“零售商店管理信息系统”数据库设计视图，单击窗口功能区的“创建”选项卡， 然后单击“其他”功能组内的“查询设计”按钮，即进入 Access 2007 提供的查询设计视图。 由于是以创建方式进入查询设计视图的，其中没有任何对象存在，而自动显示“显示表”对话 框，期待着操作者为查询对象设定数据源，如图 3­11 所示。 图 3­11  为“柜存数据记录查询”设定数据源

这时，我们应该在“显示表”对话框中选定“柜存数据记录”表，并单击对话框上的“添 加”按钮 ，使其进入查询对象设计视图，如图 3­11 所示。 完成查询对象数据源设定之后，单击“显示表”对话框上的“关闭”按钮 ，即可 进入设计视图实施下一步设计任务。 3.2.2 设置查询字段及其属性 1．设置“柜存数据记录查询”字段 在显示于查询设计视图上部的数据源“柜存数据记录”表中，依次将“货号” 、 “货名” 、 “规格” 、 “计量单位” 、 “销售单价” 、 “柜存数量” 、 “上柜日期” 、 “上柜人”和“营业员”字段 拖曳至查询设计视图下部字段行的各列中， 从而完成了设定 “柜存数据记录查询” 字段的操作。 接着，在“柜存数量”和“上柜日期”字段之间增加一列，应用 3.1.3 节介绍的方法将其 设置为名为“柜存金额”的计算字段，如图 3­12 所示。 图 3­12  设置“柜存数据记录查询”字段  2．设置“柜存金额”字段常规属性 令光标停留在“柜存金额”字段的任一行，再单击“显示/隐藏”功能组中的“属性表” 按钮 ，并在随之出现的“属性表”对话框中依次设定“格式”为“货币” 、 “小数位数” 为 2，参见图 3­8 所示。 3.2.3 应用 SQL 视图和数据表视图 1．“柜存数据记录查询”的 SQL 视图 在“柜存数据记录查询”设计视图中，单击“结果”功能组内的“视图”按钮下半部分 的下拉按钮 ，并在其下拉菜单中单击“SQL 视图”菜单项，即可进入其 SQL 视图，如图  3­13 所示。  2．“柜存数据记录查询”的数据表视图 在“柜存数据记录查询”设计视图中，单击“结果”功能组内的“视图”按钮下半部分 的下拉按钮 ，并在其下拉菜单中单击“数据表视图”菜单项，或者直接单击“结果”功 能组内的“运行”按钮，均可进入“柜存数据记录查询”的数据表视图，如图 3­14 所示。

图 3­13  “柜存数据记录查询”的 SQL 视图 图 3­14  “柜存数据记录查询”的数据表视图

3.3 销售数据记录查询对象设计

“销售数据记录查询”也是“零售商店管理信息系统”数据库中的一个基础查询对象， 将应用于“销售数据录入”窗体中，其数据来源于“销售数据记录”表，包含一个命名为“销 售金额”的计算字段。 在本次实训中， 我们将直接应用 Access 查询设计视图进行设计工作， 并查看其对应的 SQL  语句，最后运行这个查询。 “销售数据记录查询”在“零售商店管理信息系统”数据库中应用时，还需要从“销售 数据录入”窗体上的文本框内获取数据作为查询运行的条件。关于这些条件的设置，我们将留

到窗体对象设计的实训中加以处理。 3.3.1 设置查询对象数据源及其字段 进入 Access 2007 提供的查询设计视图，在“显示表”对话框中选定“销售数据记录”表， 并单击对话框上的“添加”按钮 ，使其进入查询对象设计视图。然后，单击“显示表” 对话框上的“关闭”按钮 ，进入设计视图实施下一步设计任务。 接着，在显示于查询设计视图上部的数据源“销售数据记录”表中，依次将“货号” 、 “货 名” 、 “规格” 、 “计量单位” 、 “销售单价” 、 “销售数量” 、 “销售日期”和“销售人员”字段拖曳 至查询设计视图下部字段行的各列中，从而完成设定“销售数据记录查询”字段的操作。 然后，在“销售数量”和“销售日期”字段之间增加一列，应用 3.1.3 节介绍的方法将其 设置为名为“销售金额”的计算字段，如图 3­15 所示。 图 3­15  设置“销售数据记录查询”字段及其属性 最后，令光标停留在“销售金额”字段的任一行，再单击“显示/隐藏”功能组中的“属 性表”按钮 ，并在随之出现的“属性表”对话框中依次设定“格式”为“货币” 、 “小数 位数”为 2，参见图 3­8 所示。 3.3.2 查看 SQL 视图和数据表视图 1．“销售数据记录查询”的 SQL 视图 在“销售数据记录查询”设计视图中，单击“结果”功能组内的“视图”按钮下半部分 的下拉按钮 ，并在其下拉菜单中单击“SQL 视图”菜单项，即可进入其 SQL 视图，如图  3­16 所示。  2．“销售数据记录查询”的数据表视图 在“销售数据记录查询”设计视图中，单击“结果”功能组内的“视图”按钮下半部分 的下拉按钮 ，并在其下拉菜单中单击“数据表视图”菜单项，进入“销售数据记录查询” 的数据表视图，如图 3­17 所示。

图 3­16  “销售数据记录查询”的 SQL 视图 图 3­17  “销售数据记录查询”的数据表视图

3.4 销售结转清查询对象设计

“销售结转清查询”是一个应用于“交接班结转清”窗体数据源的查询对象，其数据源 有 2 个，分别为“柜存数据记录”表和“销售数据记录”表，且其中包含有汇总查询列和计算 查询列的设计。

在本次实训中，我们将利用查询向导生成汇总查询，然后再利用查询设计视图完成其中 计算查询列的相关设置。 请注意， “销售结转清查询”的运行条件将取自“交接班结转清”窗体上的一个文本框数 据和一个组合框数据，本次实训将暂不设置这些运行条件，而将这些运行条件的设置留待“交 接班结转清”窗体设计实训中完成。 3.4.1 应用查询向导设置数据源与字段 1．启动查询向导 进入“零售商店管理信息系统”数据库设计视图，单击窗口功能区的“创建”选项卡， 然后单击“其他”功能组内的“查询向导”按钮，并在“新建查询”对话框中选定“简单查询 向导”选项，然后单击“确定”按钮 ，参见图 3­1 所示。  2．设定数据源及其字段 随之进入如图 3­18 所示的“简单查询向导”对话框 1。在这个对话框中，需要先在“表/  查询”组合框中选定“柜存数据记录”表，并从“可用字段”列表框中依次将“货号” 、 “货名” 、 “规格” 、 “计量单位”和“销售单价”选入“选定字段”列表框中。然后，再在“表/查询” 组合框中选定“销售数据记录”表，并从“可用字段”列表框中依次将“销售数量” 、 “销售日 期”和“销售人员”选入“选定字段”列表框中，如图 3­18 所示。 图 3­18  为“销售结转清查询”设定数据源及其字段 完成数据源及其字段设置后，应该单击对话框上的“下一步”按钮 。  3．设定汇总查询属性 随之进入如图  3­19  所示的“简单查询向导”对话框  2。在这个对话框中，必须选定“汇 总”单选项，如图 3­19 所示。

图 3­19  为“销售结转清查询”设定汇总查询属性 然后，需要单击对话框中的“汇总选项”按钮 ，进入“汇总选项”对话框， 并在“汇总选项”对话框中选定“销售数量”字段的“汇总”选项，如图 3­20 所示。 图 3­20  选定“销售数量”字段的“汇总”选项 接着，单击“汇总选项”对话框中的“确定”按钮 ，返回“简单查询向导”对话 框 2。再单击“简单查询向导”对话框 2 上的“下一步”按钮 。  4．设定日期分组属性 随之进入如图  3­21  所示的“简单查询向导”对话框  3。在这个对话框中，可以选定“唯 一日期/时间”单选项。

图 3­21  为“销售结转清查询”设定日期分组属性 完成日期分组属性设置后，应该单击对话框上的“下一步”按钮 。  5．设定查询对象名称 随之进入如图  3­22  所示的“简单查询向导”对话框  4。在这个对话框中，需要将新创建 的查询对象命名为“销售结转清查询” ，并选定“修改查询设计”单选项，如图 3­22 所示。 图 3­22  为“销售结转清查询”命名 完成命名设置后，应该单击对话框上的“完成”按钮 。

图 3­23  为“销售结转清查询”设置汇总列属性 3.4.3 “销售结转清查询”的 SQL 视图和数据表视图 1．“销售结转清查询”的 SQL 视图 在“销售结转清查询”设计视图中，单击“结果”功能组内的“视图”按钮下半部分的 下拉按钮 ， 并在其下拉菜单中单击 “SQL 视图” 菜单项， 即可进入其 SQL 视图， 如图 3­24  所示。 图 3­24  “销售结转清查询”的 SQL 视图

2．“销售结转清查询”的数据表视图 在“销售结转清查询”设计视图中，单击“结果”功能组内的“视图”按钮下半部分的 下拉按钮 ，并在其下拉菜单中单击“数据表视图”菜单项，或者直接单击“结果”功能 组内的“运行”按钮，即可进入“销售结转清查询”的数据表视图，如图 3­25 所示。 图 3­25  “销售结转清查询”的数据表视图

3.5 销售业绩查询对象设计

“销售业绩查询”是一个应用于“销售业绩查询汇总”窗体数据源的查询对象，其数据 源有 2 个，分别为“库存数据记录”表和“销售数据记录”表，且其中包含有汇总查询列和计 算查询列。 在本次实训中，我们将利用设计视图完成“销售业绩查询”的设计工作。 请注意， “销售业绩查询”的运行条件将取自“销售业绩查询汇总”窗体上的 2 个文本框 数据， 本次实训将暂不设置这些运行条件， 而将这些运行条件的设置留待 “销售业绩查询汇总” 窗体设计实训中完成。 3.5.1 为“销售业绩查询”设置数据源 打开“零售商店管理信息系统”数据库设计视图，单击窗口功能区的“创建”选项卡， 然后单击“其他”功能组内的“查询设计”按钮，即进入 Access 2007 提供的查询设计视图。 接着，需要在自动显示的“显示表”对话框中，先选定“库存数据记录”表，并单击对 话框上的“添加”按钮 ，再选定“销售数据记录”表，并再次单击对话框上的“添加” 按钮 ，从而使得“库存数据记录”表和“销售数据记录”表均进入查询对象设计视图， 成为“销售业绩查询”的数据源，如图 3­26 所示。 完成上述操作后，即可单击“显示表”对话框中的“关闭”按钮 。

图 3­26  为“销售业绩查询”设置数据源 3.5.2 为“销售业绩查询”设置字段 首先，需要从“销售数据记录”表中将“销售日期”字段拖曳至第一个查询列的“字段” 栏内，并将该列的“排序”行参数设置为“升序” 。 接着，需要从“库存数据记录”表中依次将“货号” 、 “货名” 、 “规格” 、 “计量单位”和 “进货单价”等 5 个字段分别拖曳至各查询列的“字段”栏内。 然后，从“销售数据记录”表中依次将“销售单价” 、 “销售数量”和“销售人员”等  3  个字段分别拖曳至后续各查询列的“字段”栏内。 最后，单击“显示/隐藏”功能组内的“汇总”按钮，这将使得查询设计视图中出现“总 计”行，且使得该行内的参数均为“Group By” 。接着，应该单击“销售数量”列的“总计” 行右侧的下拉列表按钮 ，并在随之出现的下拉式菜单中选定“总计”菜单项，如图  3­27  所示。 图 3­27  为“销售业绩查询”设置字段

至此，建议关闭查询设计视图，在确定需要保存之后，将这个查询命名为“销售业绩查 询” 。这样做，可以避免遇到事故导致大量操作付诸东流。 3.5.3 为“销售业绩查询”设置计算列 首先，需要进入“销售业绩查询”设计视图。接着，在“销售数量”列和“销售人员” 列之间插入一个空列，并将这一列的“总计”行参数修改为“Expression” 。 然后，令光标停留在这个空列的“字段”行，单击“查询设置”功能组中的“生成器” 按钮 ，并在随之出现的“表达式生成器”对话框中设置表达式如图 3­28 所示。再单击 “表达式生成器”对话框上的“确定”按钮，即完成了“销售金额”计算列的设置操作。 图 3­28  为“销售业绩查询”设置“销售金额”计算列 最后，还需要参照  3.1.3  节所述方法将“销售金额”字段的常规属性设置为： “格式”为 “货币” ， “小数位数”为 2，参见图 3­8 所示。 接下来，可以采用同样的操作方式设置一个“销售利润”列。 先在“销售数量”列和“销售人员”列之间插入一个空列，并将这一列的“总计”行参 数修改为“Expression” 。 再令光标停留在这个空列的 “字段” 行， 单击 “查询设置” 功能组中的 “生成器” 按钮 ， 并在随之出现的“表达式生成器”对话框中设置表达式如图 3­29 所示。 单击“表达式生成器”对话框上的“确定”按钮后，即完成了“销售利润”计算列的设 置操作。 最后，同样需要参照 3.1.3 节所述方法将“销售利润”字段的两项常规属性分别设置为： “格式”为“货币” ， “小数位数”为 2，参见图 3­8 所示。

图 3­29  为“销售业绩查询”设置“销售利润”计算列 3.5.4 “销售业绩查询”的 SQL 视图和数据表视图 1．“销售业绩查询”的 SQL 视图 在“销售业绩查询”设计视图中，单击“结果”功能组内的“视图”按钮下半部分的下 拉按钮 ，并在其下拉菜单中单击“SQL 视图”菜单项，即可进入其 SQL 视图，如图 3­30  所示。 图 3­30  “销售业绩查询”的 SQL 视图  2．“销售业绩查询”的数据表视图 在“销售业绩查询”设计视图中，单击“结果”功能组内的“视图”按钮下半部分的下 拉按钮 ，并在其下拉菜单中单击“数据表视图”菜单项，或者直接单击“结果”功能组 内的“运行”按钮，即可进入“销售业绩查询”的数据表视图，如图 3­31 所示。

图 3­31  “销售业绩查询”的数据表视图

3.6 销售利润明细查询对象设计

“销售利润明细查询”的数据源涉及“销售数据记录”和“库存数据记录”两个表，且 其中包含有一个汇总查询列和一个计算查询列。 在本次实训中，我们将利用查询向导生成汇总查询，然后再利用查询设计器设计其中的 计算查询列。 3.6.1 应用简单查询向导 首先，按照 3.1.1 节所述在“零售商店管理信息系统”数据库设计视图中启动“简单查询 向导” 。  1．设置数据源及其字段 在“简单查询向导”对话框 1 中，首先在“表/查询”组合框内选定“销售数据记录”表， 并依次拖曳“货号”和“货名”字段作为查询列；再在“表/查询”组合框内选定“库存数据 记录”表，并拖曳“进货单价”字段作为查询列；再次在“表/查询”组合框内选定“销售数 据记录”表，并顺序选定“销售单价” 、 “销售数量”和“销售日期”3 个字段作为查询列，如 图 3­32 所示。 图 3­32  为“销售利润明细查询”设置数据源

（a）选择“汇总”单选项 （b）勾选“汇总”复选框 图 3­33  “简单查询向导”对话框 2 和“汇总选项”对话框 完成上述设置汇总查询列的操作后，应该单击“汇总选项”对话框中的“确定”按钮 ，返回“简单查询向导”对话框 2。再单击“简单查询向导”对话框 2 上的“下一步” 按钮 ，进入设置分组方式的操作。  3．设置分组方式 设置分组方式的操作在“简单查询向导”对话框  3  中进行。对于“销售利润明细查询” 而言，我们需要接受默认的“唯一日期/时间”分组方式，如图 3­34 所示。 图 3­34  为“销售利润明细查询”设置分组方式  4．为新建查询命名 再单击“下一步”按钮 ，进入“简单查询向导”对话框 4。为新建查询命名为“销

售利润明细查询” ，并选择“修改查询设计”单选项，如图 3­35 所示。 图 3­35  为“销售利润明细查询”命名 3.6.2 应用查询设计视图 单击“简单查询向导”对话框 4  上的“完成”命令按钮 ，得到如图 3­36 所示的 “销售利润明细查询”设计视图。 图 3­36  “销售利润明细查询”设计视图  1．修改查询列属性 按 3.1.3 节所述的方法，在“属性表”对话框中分别将“销售单价”和“进货单价”查询

图 3­37  在“销售利润明细查询”设计视图中更改查询列顺序 放开鼠标左键，可发现“销售数量之总计”查询列与“销售日期”查询列位置交换了。 3.6.3 重设数据源表间关系 在查询向导中仅选择了数据表“销售数据记录”和“库存数据记录”中的数据字段，但 图 3­36 中所示还包含有“柜存数据记录”数据表。这是因为在 1.5 节实训中，我们并未设计 “库存数据记录”与“销售数据记录”的表间关系，其关系是靠“柜存数据记录”表来传递的。 在这里，我们可以通过重设数据源表间关系来建立“库存数据记录” （主表）和“销售数据记 录” （从表）之间的关系。  1．移出“柜存数据记录”数据表 在“销售利润明细查询”设计视图中，用鼠标左键单击“柜存数据记录”表，然后单击 键盘上的 Delete 键，即可从“销售利润明细查询”数据源中移出“柜存数据记录”表。  2．新建表间关系 在移出“柜存数据记录”表的同时，与之相关的表间关系也被移除。因此，需要重建“库 存数据记录”与“销售数据记录”的表间关系。 在“销售利润明细查询”设计视图中，用鼠标指向“库存数据记录”表中的“货号”字 段，按住鼠标左键将鼠标拖曳至“销售数据记录”表中的“货号”字段上放开，即可创建“库 存数据记录”与“销售数据记录”的表间关系。

3.6.4 设置计算查询列 我们还需要一个名为“销售利润”的计算查询列，位于“销售数量之总计”查询列与“销 售日期”查询列之间。  1．插入空列并设置查询表达式 按 3.1.3 节所述方法在“销售利润明细查询”设计视图中插入该字段，并在表达式生成器 中为其设置查询表达式： 销售利润: [销售数量之总计] *( [销售单价] ­ [进货单价] )  2．设置计算查询列属性 由“表达式生成器”返回查询设计视图后，还需将“销售利润”查询列的“总计”值改 为“Expression” 。 然后，还需打开“销售利润”查询列的“属性表”对话框，将其“格式”改为“货币” 、 “小数位数”改为“2” 。 设置完成这个计算查询列的结果如图 3­38 所示。 图 3­38  在“销售利润明细查询”设计视图中设置计算查询列 3.6.5 设置排序依据与查询条件 在“销售日期”查询列的“排序”栏内选择“升序” ，即设置了查询结果按销售日期升序 排列。 在“销售日期”查询列的“条件”栏内选择输入下列表达式：  Between #2011­10­15# And #2011­10­31#  即设置了查询销售日期介于 2011 年 10 月 15 日与 2011 年 10 月 31 日之间的销售数据及其 统计结果。

5．如何在查询设计视图中插入查询列。