秘书英文写作 - 万水书苑-出版资源网

Task Five Notices 

After the lesson, the students will be able to write notices for some vacancies or  openings, for example, sales manager or human resource manager. 

After  the  lesson  students  will  get  familiar  with  the  basic  words,  useful  expressions and correct format and elements of a notice.

Leading Case

【Case Background】 

In  case the company wants to enroll a talented  person,  generally, it  must  write a job  notice to  tell  those  who  want  the  job.  For  example,  a  company  wants  to  seek  qualified  candidates  for  vacancies for multi­national companies. 

【Practical Task】

l  If you are the secretary, do you know what the elements in such a notice are? 

l  Can you imagine what other occasions a notice can be used? 

l  Can you write a notice for Mr. Li Ming within 40 minutes？The notice should not be less  than 100 words.

Task Analysis

How to Write a Notice 

Job notice has to follow the principle that the real fact seeks job. For recruiting each content  should be truthfully written, neither exaggerated nor narrowed. Each contents can labeled to make  them eye­catching, the contents can also be written in different forms for the sake of differentiation.  The language should be brief and in proper form. 

A  notice  includes:  the  educational  background  requirements,  the  sex  requirements,  job  responsibilities  requirements,  comprehensive  quality  requirements,  work  experience  requirements,  probably treatment and welfare, the cent tries and formal and development space.  STEP ONE  Headline named by reason and composed. More complex notice can add the specific contents.  The notice also write the unit name clearly in the headline.  Capability  Goal  Knowledge  Goal

STEP TWO 

Job  notice  square's  circumstance:  include  business,  scope  of  work  and  the  geographical  position of the company. 

STEP THREE 

The  specific  requirements  for  recruiting  object:  include  job  specification,  business  types  and  the  age,  sex,  degree  of  education,  work  experience,  technique  special  features,  science  and  technology achievements, etc. of job candidates. 

STEP FOUR 

Treatment after hiring: generally write monthly salary or yearly salary clearly, weekly rest days  even yearly rest days, whether or not the unit will arrange for the housing, etc. 

STEP FIVE 

Applicant  should  hand  over  his  or  her  certificates,  should  know  the  procedure  of  accepting, 

concrete time of accepting appointment, the location of contact, contact person and telephone number.  STEP SIX 

Write unit name and the announced time at the right bottom of the body.  If the  unit  name  has  appeared in the title or the body, it should not be repeated here. 

Sample Notice 1  Shanghai Professional Management  Consultant Co. Ltd.  Seeking qualified candidates for the following vacancies for multi­national companies:  Sales Manager  l  Excellent interpersonal and presentation skills  l  Dynamic, open­minded, capable of being leader  l  Fluency in English and Common Spoken Chinese  l  Good understanding and knowledge of lighting business and sales management  Applicants with work experience of above 3 years in the field of lighting preferred.  Human Resource Manager  l  Bachelor degree and above, MBA preferred  l  With about 10 years of relative work experience  l  Good command of spoken and written English  l  Familiar with computer skills  Minimun salary RMB 12K per month  Welfare package to be negotioated  Interested applicant please forward resume to  1603 East Tower, 789 Tianshan Rd  Tianshan Commercial Mansion  Shanghai 200051

Writings  for  Internal  Communications  Project  One 

35 

Sample Notice 2 

Greetings, prospective Renovo interns! 

This year, our program is heading into its 10th year of bringing China's best and brightest to the  nation's capital to  help  China's  most  successful technology  company  improve  its reach  into  the  next generation. We expect that 2006 will be the most exciting one yet! 

Why,  you  might  be  asking  yourself,  do  I  want  to  be  a  part  of  this  demanding,  yet  rewarding  program? Check this out: 

You  have  the  chance  to  see  the  inner  workings  of  Renovo's  marketing  department  from  an  insider's perspective! 

Over  the  course  of  just  three  months,  you  can  build lasting  relationships  with  some  of  China's  most influential business leaders! 

Get access to first­class on­the­job training that is useful in a number of fields post­graduation!  The successful applicant will have a bachelor's degree (or equivalent), and  will have a working  command  of  English.  While  the  internship  is  unpaid,  housing,  food,  and  transportation  are  all  provided. 

Sample Notice 3 

Essential Responsibilities 

Build  up  V&V  team  &  competence  for  Anesthesia  machine  development,  which  includes  mechanical, electrical, and software verification & validation. 

Develop  testing/verification  requirements  and  plans for  product design  on  both  new  & existing  product.  Executes test/verification & validation procedures  Offers suggestions to refine and automate test procedures  Perform test plan reviews  Prioritize and schedule testing  Support product development teams and provide need pre­qualification and verification testing  Support  the  qualification  of  lab  area  productivity  improvement  efforts,  including  testing,  building fixtures, calibration and data collection. 

Provide  knowledge  of  test  equipment  set­up,  functional  operation,  and  interconnect  of  related  equipment. 

Review necessary support documentation and maintain documentation for each test in a neat and  organized fashion. 

Developing  reporting  systems  to  generate  collateral  that  documents  evidence  of  quality  development processes 

Qualifications/Requirements joozone.com 

At  least  Bachelor's  Degree  in  Mechanical  engineering,  Electrical  Engineering  or  Industrial  Engineering.

5+ year experience in an engineering field, including 2+ years of experience as a Product or Test  Engineer. 

In­depth  understanding  of  qualification  equipment,  test  procedures  and  industry  requirements,  such as IEC 60601­1.  A strong management & leadership Skill for leading the V&V team & a strong interpersonal skill  set, including good technical communications.  Previous project or team leadership experience.  2+ years development experience with Relational Database (MS SQL Server preferred)  principle  recruiting  exaggerated  label  grave  courtesy  enthusiasm  composed  circumstance  candidates  concrete  原理，原则；主义；本质； 招募；聘请 夸张，夸大 标注；贴标签于 严肃的 殷勤的 热心，热忱，热情 镇静的，沉着的 环境，情况 候选人；申请者（复数） 具体的

Ë Typical Sentences And Expressions 

1.  Experienced Hotel Receptionists—with good  knowledge  of English (Japanese language as  added assets). Application in details with photo to Kowloon P.O.Box 50681.  招聘有经验的酒店接待员，具备良好的英语知识（日语语言作为补充） 。详细的应聘 资料附上近照发送到九龙 P.O.50681 邮箱。  2.  8:30 a.m. to 6:00 p.m. five days a week.  一周工作五天，从早上的八点半到下午的六点。  3.  Proficient in English.  精通英语。  4.  At least 4 years' work experience in foreign­owned electronics company.  至少 4 年的外资电子公司工作经验。  5.  Good negotiating skills.  良好的谈判技巧

。 

6.  Our company has the following vacancies due to business growth.  本公司由于业务的发展现有以下职位虚位以待。

Writings  for  Internal  Communications  Project  One  37  7.  Good command of English and PC skills are prerequisites for all above positions.  良好的英语及计算机操作能力是应聘上述职位的先决条件。  8.  Applicants are requested to send their resumes (English  and Chinese), school certification,  relevant certificates, copies of ID cards, and a recent photo to: HRD of ETL SEMCO, 201  Shanxi Rd, Pudding New Area, and Shanghai 200120.  申请者请将简历（英文和中文） 、学历证书、相关证书、身份证复印件及近照一张， 寄到上海浦东新区山西路 201 号 HRD OF Semko:201 公司人力资源部，邮编 200120。  9.  Founded in 1995, Shanghai Cosmos Gift Industry Co. Ltd. Is an overseas­funded enterprise, 

specializing in the development, manufacture, and export of toy  gifts and related  products.  With the expansion of business, we want professionals to join our staff. 

成立于  1995  年的上海宇宙礼品产业有限公司是一个外资企业，专业开发、生产和出 口玩具礼品及相关产品。由于业务的扩大，我们想要的专业人士加入到我们的行列。  10.  We  are  one  of  the  European  retail chain  store  leaders for  young  and  fashionable  women's 

wear. 

我们是欧洲年轻、时尚女装的零售连锁店的之一。

Basic Practice 

I. Translate the following notice into Chinese.

DIRAMODE SHANGHAI REP. OFFICE 

We are one of the European retail chain store leaders for young and fashionable women's wear.  For  the  immediate  expansion  of  our  Shanghai  Office,  we  are  looking  for  one  SENIOR  TEXTILE MERCHANDISER 

Requirements: 

l  At  least  5  years'  experience  in  garment  merchandising  (order  follow  up,  negotiation,  factory selection)  l  Experience in and knowledge of China's textile market  l  Computer skills  l  Mandarin; fluent in written and spoken English; French speaking preferred  l  Honesty, optimism, responsibility, flexibility, and team work orientation  Please fax your resume to 021­61234567 or mail directly to our Shanghai Office, 2 Hunan Rd,  Shanghai (200020)  II. Translate the following notice into English.  汉莎天厨是世界最大的航空配餐公司之一，专注于为世界各地的旅客提供各式各样的 飞行增值服务。我们的客户群遍及全球各大洲，服务超过 40 个国家，200 个不同地区的 260  家航空公司。今天的成功来源于我们专业的后勤组织架构、顶尖的技术水平和高度专业化 的员工。 为了更好地应对高速发展的中国市场，我们诚邀精英加入我们中国区的团队，具体职务

如述。 我们将为有合适经验和相关资格认证的雇员提供一系列有竞争力的报酬。有意应聘者请 将个人简历、当前收入和期望收入、可开始工作时间电邮至本公司。 如要了解关于我们公司的更多信息，请浏览我们公司的主页。 招聘职位： 驻地经理（中国区）  Station Managers (China)  电子邮箱：recruit@lsgskychefs.com.cn  发布日期：2011­02­16  工作地点：广州市 招聘人数：若干 学历：本科 工作年限：三年以上 薪水范围：面议 外语要求：英语 熟练 职位描述： 职责包括监督和管理我们在中国区其中的一间配餐公司，领导和协调一切运营操作。应 聘者必须有强大的计划和实施能力，在职务和责任范围内能有效地推行各项政策，最大化提 高服务准时率、有效率和客户（航空公司）的满意度。 要求： l 大学本科以上学历，或毕业于酒店、餐饮食管理或相关专业； l 在餐饮行业有至少 3 年以上的管理层工作经验，有国外工作经验者可优先考虑； l 较强的表达沟通能力和人际交往能力； l 敏锐的分析能力和优秀的领导技巧； l 较强的中英文写作和对话技巧（普通话）； l 精通 Microsoft Office

Practical Training 

Practice: Finish the notice for InterTAN Testing Services ETL SEMKO.  Objective:  To be familiar with the procedure of writing a notice.  Scene:  Job notice is a kind of public advertisement. InterTAN Testing Services ETL SEMKO has the  vacancies for employees due to business growth. If you are the secretary, please write this notice for  the company.  Requirements:  Students are requested to finish the notice on the computer.  1. Two of them may be grouped together to turn in one report.  2. Students are required to finish the notice in 40 minutes.  3. Every student should focus on the training. They should perform as if it really happened.  4. After the training, students gather together to evaluate and reflect, then keep records of those  evaluation  and  reflection  in  order  to  improve  their  future  performance  in  practice  and  most

Writings  for  Internal  Communications  Project  One  39  importantly in real career life.  Tips:  l  Company introduction includes the company development plan, particularly says how the  company prospect is good.  l  Applied conditions should be clear.  l  Treatment is important  Evaluation:  Name  Ability  Student  (50%)  Teacher  (50%)  Total  Speed (10%)  Pertinence (30%)  Language (30%)  Maneuverability (20%)  Cooperation (10%)

English Supplementary Reading

About Notice 

Job  notice  is  to  face  the  society  to  choose  employees.  Whether  or  not  a  job  notice  is  well  written, it will affect the application effect and the unit image. 

Headline 

The headline of a notice has 2 kinds. One is "Job notice announcement" or "Surely  hire"; this  kind of headline is simple and  direct clear. Another is slogan or slogan type. The characteristics of  this kind of headline is lively, which can attract people's attention and have certain temptation hint. 

Beginning 

The  beginning  mainly  describes  the  reason  for  notice.  Familiarly  there  are  three  kind  of  beginning methods. 

1) Direct style: A few words are spoken to draw the topic directly. It's concise and lively, with  job notice information released primarily. More suitable for the enterprises to attract high visibility. 

2)  The  brief  introduction  type.  Firstly  describe  the  unit  briefly  to  make  candidates  have  a  roughly understanding for the unit. This beginning method, for companies with no high reputation o  newly entering a business. This style can make candidates have a basis while making their choices. 

3) Discussion type 

Now, in the job notice in the second method often become company's product advertising and  business presentation, deviated from the theme. The third kind of beginning way now is rare. This is  actually should be advocated. Cannot brag and escape from the unit actual.

Body 

Job notice mainly list the profession of job (or post), requirements, number and treatment etc... 

Application Methods 

Application  methods  have  two  kinds  commonly:  one  is  direct interview; another  is  using  the  letter or e­mail to register. 

Job notice should consider making and releasing after drafting. Generally speaking, job notice  in the layout should not be too small. Some unit simply set out from the expenses angle, the layout  of  printed  sheet  is  too  small  to  clip  in  numerous  advertisements.  This  kind  of  job  notice  can  not  attract enough readers' attention. The purpose of job notice is to enroll qualified applicant candidate.  So  if the layout is too small, there  will be  no enough candidates for the interview, as a result, will  delay the work and waste money. Therefore, the layout should combine manuscripts and space. This  is not to say that we must follow the style blindly, but we should make use of a job advertisement to  enhance  the  reputation  of  the  company.  In  addition  the  whole  layout  can  do  some  special  design.  Have a "logo" of the unit will highlight the enterprise image. 

Ë Group discussion 

1. What can you learn from this part?  2. Can you make another example for notice?

Task Six E-mail 

After  the  lesson  students  can  write  E­mails  for  some  occasions.  For  example,  send an E­mail to ask for a purchase agreement. 

After  the  lesson  students  can  get  familiar  with  the  basic  words,  useful  expressions and correct format and elements of an E­mail.

Leading Case

【Case Background】 

Everyone uses an E­mail when the message is brief, informal, timely, and urgent to be sent to a  number  of  people.  For  example,  you  received  the  fax  of  the  essay;  you  are  very  pleased  and thus  send an E­mail in return. 

【Practical Task】

l  If you are the receiver, do you know what the elements in such an E­mail are? 

l  Can you imagine what other occasions the E­mail can be used? 

l  Can  you  write  an  E­mail  within  20  minutes？The  E­mail  should  not  be  less  than  50  words.

Task Analysis

How to Write E-mails 

Admitting  you  doesn't  have  an  E­mail  address  these  days  is  almost  like  admitting  you  still 

listen to eight­track tapes. E­mail is an important working step. An employees' E­mail is a company  asset and can be reviewed at any time by the employer.  STEP ONE  Use a subject line, a word or brief phrase to tell your reader right away what the E­mail is about.  Most E­mail servers have their own format, but all will have some sort of space for this purpose.  STEP TWO 

Start  with  "Hi"  or  "Hello",  or  the  person's  name  followed  by  a  comma  or  dash.  The  "Dear" 

convention of letters is generally too formal for E­mail.  STEP THREE 

State  your  message  succinctly;  don't  send  high­impact  news;  don't  write  anything  you  don't 

Capability  Goal 

Knowledge  Goal

want the world to know. E­mail is far from private and it is easily forwarded or misrouted. It was  never meant for confidential messages. 

STEP FOUR 

Don't send an urgent message by E­mail unless you know the person is expecting it or you call  to say its coming. There's no guarantee it will be read immediately. Some people check their E­mail  frequently and in  many  offices users are notified when E­mail comes in, but other  people  may  not  read an E­mail for days. 

STEP FIVE 

Don't write angry E­mails, it's too easy to fire out first thoughts and regret them afterwards. 

STEP SIX 

Don't  use  all  capital  letters  unless  you  want  the  recipient  to  understand  that  you  are  YELLLING. 

STEP SEVEN 

If appropriate, tell what action you expect: a telephone call, an E­mail response, attendance at  a meeting. When the E­mail is simply for their information, indicate this. 

STEP EIGHT 

Close  with  a  courtesy,  if  you  wish,  or  with  just  your  name.  Formal  closings,  for  example,  "Sincerely", "Truly yours", aren't necessary. 

STEP NINE 

In  some  cases,  include  your  full  name,  title,  telephone  number  and  E­mail  address.  This  identifies you quickly and is useful if the E­mail is forwarded to a third party who needs to contact  you.  Sample E­mail 1  From: hcalverly@126.com  To: the white company@yahoo.com  Date: Tue., 18 th Aug. 1998 10:20:00  Subject: ATTN: Doyle  I received the fax of the essay. It was above and beyond the call of duty, and yes, I still needed it.  I owe you one. Best, Hugh.  Sample E­mail 2  From: jchen@ms00.hinet.net  Mail to: ******@******.**.**  Subject: My P­mail address, etc.  Dear Mr. Doe :  Thank you for your email. As you requested, I am pleased to inform you of my P­mail, fax and  phone numbers as follows:

Writings  for  Internal  Communications  Project  One  43  P­mail: 76, Inching' anise, Beijing  Fax: 86­10­1234­5678  Voice: 86­10­2345­6789  If you would like to talk to me direct on the phone, please call me at the above number after 7:00  PM. Thank you.  Sincerely,  Jack Chen <jchen@ms00.hinet.net>  Sample E­mail 3  From: jchen@ms00.hinet.net  Mail to: ******@******.**.**  Subject: can I see you this Sunday?  Dear John,  Sorry I am late in replying to your Email of Monday, April 1. I am still having some trouble with  my new computer and I think I need your help again. 

Could  you  come  over  to  my  place  this  Sunday  at  around  noon?  Please  CALL  or  FAX  if  not  convenient; otherwise, I will see you then. Bye for now.  Jack  admitting  asset  convention  succinctly  impact  forwarded  misrouted  confidential  afterwards  appropriate  contact  承认（admit 的现在分词形式） 资产；优点 惯例； 约定； 协定；习俗 简洁地；简便地 影响；效果 转递；已转发 误传；以错误路线发送 机密的 后来；然后 适当的 联系，接触

Ë Typical Sentences And Expressions 

1.  A  dear  friend  of  mine  would  like  to  ask  you  a  couple  of  questions—may  I  forward  your  E­mail address to her? 

2.  Just  a  reminder  about  the  conference  call  with  Eurabbie  International  this  afternoon  at  3  p.m. 

只是提醒你参加今天下午三点 Eurabbie 国际的电话会议。 

3.  We've  been  notified  that  Highway  36  will  be  closed  from  July  9 th ­15 th ;  you  may  want  to  plan alternate routes to work.  我们接到通知说 36 号高速公路将从 7 月 9 日到 15 日被关闭；你可能要改变上班的常 规路线。  4.  Will you be home tomorrow around 5:15 so I can drop off the skis?  你能明天 5:15 左右呆在家吗？这样我就能下车滑雪了。  5．  Now I am sending you this E­mail via the internet to see if I am doing ok. Will you please  let me know as soon as you receive this email? Thanks.  为了测试是否能用，我通过互联网发这封信给你。能否在收到信后和我联系？谢谢。  6．  Thanks for  replying  to  my  email  so  quickly.  It was  only  30  minutes ago  that I  posted  my 

first E­mail, and I already have received your reply, which I am leaving to better myself.  谢谢你这么快回信。三十分钟前，我才把第一封电子邮件发给你，现在竟然收到你的 回信，真令人难以置信！  7．  Thank you for your E­mail. As you requested, I am pleased to inform you of my P­mail, fax  and phone numbers as follows:  谢谢你发来电子邮件。如你所需求的，在此将我的邮递地址、传真及电话号码告知如 下： 

8．  Sorry  I  am  late  in  replying  to  your  E­mail  of  Monday,  April  1.  I  am  still  having  some  trouble with my new computer and I think I need your help again. 

抱歉这么晚才回复你 4 月 1 日（周一）的电子邮件。我的新电脑仍有些不稳定，必须 再向你请教。 

9．  Received  your  E­mail  this  morning  thanking  Mr.  Hitching  Wang  for  something  he's  done  for you. 

今晨接到一封你寄给王志成先生的致谢函。 

10．I received the following E­mail from  you last night, and  believe that you  made an error in  the    address .  昨天收到以下这封你寄来的电子邮件，我想你弄错地址了。

Basic Practice 

I. Translate the following sentences into English.  1.  今天下午我建议我们就 A 项目的发展计划开会讨论一下。  2.  我建议我们今晚九点半和 Brown 小聚一下，你和 Ben 有没有空?  3. 10 月 30 号（周四），老时间，开会。  4.  下周一盐湖城时区下午五点半开会。  5.  我想跟你电话讨论下报告进展和 XXX 项目的情况。

Writings  for  Internal  Communications  Project  One  45  6.  如果存取文件有任何问题请和我联系。  7.  谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。  8.  期待您的反馈建议！  9.  你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做？  10.  有任何问题,欢迎和我们联系。  II. Translate the E­mail into Chinese.  From: ******@******.**.**  Mail to: guohong@ecph.com.cn  Subject: You're Inquiry of April 1  Dear Mr. GAO: 

Thank  you  for  your  E­mail.  As  you  requested,  I  will  send  you  a  copy  of  our  free  mail­order  catalog via mail tomorrow. If you have any specific questions, please let me know at any time . 

Thank  you  again  for  your  interest  in  our  products.  We  look  forward  to  receiving  your  first  order in the near future.  Sincerely,  John Doe, Manager  Mail Order Department  East & West, Inc.

Practical Training 

Practice: Finish the E­mail for the secretary.  Objective:  To be familiar with the procedure of writing an E­mail.  Scene:  E­mails are often use in a firm or company. Your general manager, Mr. John Green, will go to  Paris  about  the  opening  of  a  sample  room  there.  You  send  an  E­mail  to  ask  what  time  will  be  convenient.  And  then  suppose  you  are  the  secretary  for  the  company  who  received  this  E­mail,  please write an E­mail back.  Requirements:  Students are requested to finish the E­mail on the computer.  1. Two of them may be grouped together to turn in these two E­mails.  2. Students are required to finish the E­mail in 30 minutes.  3. Every student should focus on the training. They should perform as if it really happened.  4. After the training, students gather together to evaluate and reflect, then keep records of those  evaluation  and  reflection  in  order  to  improve  their  future  performance  in  practice  and  most  importantly in real career life. 

Tips: 

sign  (@); (3)  the  name  of  the  server; (4)  a  code  that identifies  the  mailer  by  type: .com  (commercial);  .net  (network);  go  (government);  .eddo  (educational  institution);  .org  (organization—usually nonprofit); .sty (state government). Thus: xyx@yahoo.org. 

l  Include one topic per E­mail. 

l  Use  everyday,  informal  language.  In  a  letter  you  might  write  "I  will";  in  an  E­mail  you  write "I'll". 

l  Check  for  accuracy,  spelling,  and  punctuation  before  transmitting;  once  it's  gone,  it's  gone. 

l  When  you send  copies of an E­mail (listing the copied recipients' names  under "cc") are  aware of the possible effect on your recipient. E­mail has made copying so easy that it is  sometimes  done  unnecessarily  and  counterproductively.  When  appropriate  and  not  detrimental  to  your  original  recipient,  protect  other  people's  privacy  by  copying  the  message to them "bcc" (blind carbon copy). Don't pass on others' E­mail address without  their  permission.  And  never  give  your  password  or  user  ID  to  anyone  you  don't  know  well. 

l  Certain  options  don't  work  in  E­mail  (italics,  underlining,  foreign  accents).  To  indicate  italics, put asterisks before and after the word or phrase (I'm sending you *two* instead of  three). 

l  Before  forwarding  an  E­mail,  obtain  the  original  sender's  permission  and  delete  the  headers and extraneous material.  l  Graphics may not be able to be read by everyone so skip them when unnecessary.  Evaluation:  Name  Ability  Student  (50%)  Teacher  (50%)  Total  Speed (10%)  Pertinence (30%)  Language (30%)  Maneuverability (20%)  Cooperation (10%)

English Supplementary Reading

About E-mails 

E­mail  is  an  informal  way  to  send  messages  as  long  as  you  retain  the  same  boundaries  of  propriety  you  would  use  if  dealing  with  the  person  face­to­face.  For  example,  if  you  address  the  CEO of the company by surname in  person,  do  not switch  to the  first name when sending E­mail.  There are a few general guidelines to keep in mind when communicating online. 

Writings  for  Internal  Communications  Project  One 

47 

few lines long, divide the text into paragraph­sized pieces, so it is easier to read. 

Secondly,  use  a  meaningful  subject  line.  If  a  busy  professional  cannot  figure  out  what  an  E­mail is about from the subject line, the message usually gets ignored or deleted. 

Thirdly,  make  sure  all  messages posted  are  relevant to  the  subject at hand.  When  replying  to  someone, quote the parts of the original message that pertain to your reply. 

Fourthly, it  is  great to send  out beautifully  formatted  messages with special italics, bold type,  or  heavily  formatted  HTML,  unfortunately  some  mail  systems will  not  deliver  the  message  in  the  same format as it was sent. 

A plain text message may not look as pretty as you want, but it will not look worse than it did  when you sent it. 

Pay  attention  to  grammar,  spelling,  and  punctuation.  Of  course,  they  are  the  base  of  your  writing.  They  make  the  message  more  easily  understood,  not  to  mention  professional.  Virtually  every E­mail program today has a spelling and grammar check feature, so there is no reason not to  use  it.  Another  option would  be  to  type  your  message  in  Microsoft Word,  check  for  any  spelling,  punctuation, or grammar error. Then cut and paste the message into the body of the E­mail. 

Ë Group discussion 

1. What can you learn from this part?  2. Can you give another example of E­mails?

After the lesson students can write the schedule & itinerary for some occasions. 

After  the  lesson  students  will  get  familiar  with  the  basic  words,  useful  expressions and correct format and elements of schedule & itinerary.

Leading Case

【Case Background】 

Secretaries  have  a  duty  to  make  arrangements  for  their  own  units and  bosses. Such  as yearly  calendar,  monthly calendar, weekly calendar, daily schedule and itinerary. For example,  your boss,  Mr. Robert Barbra will go to Washington, DC on business. You should make an Itinerary for him. 

【Practical Task】

l  If you are the secretary, do you know what the elements are in such an itinerary? 

l  Can you imagine what other occasions the schedule & itinerary can be used? 

l  Can you write an itinerary for the secretary within 30  minutes？The itinerary should not  be less than 100 words.

Task Analysis

How to schedule & itinerary 

Yearly,  monthly,  weekly  and  daily  schedule  should  be  written  by  the  secretary.  Itinerary  means a plan of journey including places seen and visited. 

STEP ONE 

When  a  year  is  drawing  near,  secretaries  should  start  to  draw  the  following  year's  working  arrangements, including national holidays, regular annual company's activities and major issues of  the following year. It's called yearly schedule. 

STEP TWO 

Secretaries should write down major issues of the month from yearly schedule. And then, fill in  monthly  schedule  with  traveling  plans on  business,  meetings of  the  month  and  other  events  of  the 

Capability  Goal  Knowledge 

Writings  for  Internal  Communications  Project  One  49  month.  STEP THREE  When a secretary writes a weekly schedule, she/he should write down the  major issues of the  week from the month schedule first. Second, she/he fills in the weekly schedule with appointments,  meetings  and  other  coming  event.  Weekly  schedule  is  very  important  because  it  tells  bosses  their  arrangements. 

STEP FOUR 

Use  the  body  of  the  letter  to  further  communicate  your  praise,  express  your  approval  and  discuss the significance  of the achievement. This would be a  good  place  to include your personal  related experience or some simple words of advice. Keep the tone friendly and be concise, limiting  the letter to one page. 

STEP FIVE 

Daily  schedule  is  also  called  Appointment Schedule,  which  tells bosses the  time  of  everyday  major issues. Each issue is carried out in half hour. 

STEP SIX 

When  make  the  daily  schedule,  the  secretary  should check  up  your  daily  schedule  with their  boss and ask their boss whether he or she has any other important appointments before beginning to  work. And not to fill in the daily schedule fully for occasional things. Register of visitors should be  attached to the  daily schedule, and  includes visitors' names, titles, date, company, time, action and  receiver. 

STEP SEVEN 

Secretaries  should  make  itinerary  for  their  bosses  and  coming  visitors  if  they  want  to  go  traveling. Itineraries include, apart from the times of arrival and departure of planes and training, the  times and places of specific activities and so on in order to make it convenient for their bosses and  coming visitors.  Sample Itinerary 1  Itinerary for Mr. Robert Barbar  May 16 to 21, 1991  Note: All times are local times  Hotel addresses and phone numbers are on attached sheet.  Monday, May 16 (Beijing to Washington, DC, the United States)  6:50 p.m. Leaves Beijing International Airport for San Francisco CCAC Flight 894  1:00 p.m. Arrives at San Francisco International Airport  3:50 p.m. Leaves San Francisco International Airport for Washing  4:00 p.m. Arrives at Washington National Airport

Mr. T. Keith and Miss Louise Lowes to meet plane and drive Mr. Jacob to his hotel, Holiday Inn  (Confirmation attached) 

6:30 p.m. Dinner at hotel 

Dine  with  Mr.  Bradley  Hombey  (New  York  office  director)  and  Miss  Lee  Rivers  (Washington  office director)  Tuesday, May 17 (Meetings in Washington)  9:00 a.m. Staff meeting at Washington Branch office (Paper in briefcase)  12:00 a.m. Lunch with office executives  3:00 p.m. Meeting with Mr. Antonio Aurizio, Scandia Corporation at Washington Branch Office  ( Contracts in briefcase)  Wednesday, May 18 (Meetings)  9:30 a.m. Meeting with executives of the Norman Cereal Company at their headquarters  3:00 p.m. Meeting with Robert Clark, Corestar Co. at their headquarters  Thursday, May 19 (Flights to Beijing)  10:00 a.m. Arrives at National Airport  12:00 a.m. Leaves National Airport for San Francisco American Airlines Flight 777  4:00 p.m. Arrives at San Francisco International Airport  6:00 p.m. Leaves San Francisco for Beijing  CAAC Flight 998  Saturday, May 21  9:00 a.m. Arrives at Beijing International Airport Wang Lin  Sample Itinerary 2  1. Schedule for Conferences (3 days)  1st Day :Arrange free activities and some sight­seeing tours  2nd Day :Whole­day Conference  （Tom and Lisa  ）  3rd Day : Half­day Conference（Jerry）  Return to Shanghai  2. We agree that we'll consider the following 3 places to be our conference site  Le Royal Meridian Shanghai  Luxuriant hotel of China of civil aviation of Shanghai  Long boat hotel of Shanghai

Writings  for  Internal  Communications  Project  One 

51 

3.  According  to  our  budget,  we  agree  that  the  charges  of  this  conference  will  be  arranged  as  follows:  Transportation fees:2800­3000  Residence charges:  Dining charges  Sample Itinerary 3  Itinerary  Monday, April 18  4:00 p.m. Arrive in Beijing by Frt., to be met at the airport by Mr. President of Asia Trading Co.  4:15 Leave for Great Wall Hotel  7:30 Dinner given by President x  Tuesday, April 19  9:30 a.m. Discussion at Asia Trading Co. Building  2:00 p.m. Group discussion  8:00 p.m. Cocktail reception given by the British Commercial Counselor in Beijing  Wednesday, April 20  9:00 a.m. Discussion  12:00 noon Sign the Letter of Intent  1:30 p.m. Peking Duck Dinner  3:30 p.m. visit the Summer palace  6:00 Departure for Shanghai  itinerary  drawing near  annual  issues  appointments  praise  approval  achievement  tone  carried out  check up  路线，旅程；旅行指南 再次来临 年度的；每年的 议题，问题 约定（复数） 赞扬；称赞 批准；认可；赞成 成就；完成 语气 进行 检查，核对

Ë Typical Sentences And Expressions 

1.  The conference is scheduled from 2:00 this afternoon.  会议定于今天下午两点举行。 

2.  We have planned a 7­day trip.  我们已经安排了一个 7 日旅行。 

3.  According to our schedule, the visit begins at 9:00 in the morning. 按照计划，参观明天早上九点开始。  4.  Please visit our computer room first.  请首先访问我们的计算机房。  5.  I'm afraid we'll have a busy schedule today.  恐怕我们今天的日程很紧。  6.  We'll visit our plant this morning and have sightseeing in the afternoon.  我们今天早上将参观我们的工厂，下午观光。  7.  We should have a talk with Mr. Harry this afternoon before the meeting begins.  我们今天下午应该在会议开始前和哈利先生先谈一下。  8.  I'm afraid we can not find time to visit ABC Company on Wednesday.  恐怕我们周三没有时间去拜访 ABC 公司。  9.  The general manager asked me to report on the company's sales for last year at the meeting.  总经理还要我在会上对公司去年的销售情况作个报告。  10.  The meeting will be held in your office, not in the conference room.  会议将在你的办公室里召开，而不是在会议室。

Basic Practice 

I. Translate the itinerary into Chinese.  ITINERARY FOR JASON PARKER  Oklahoma City－Tulsa－Dallas  May 3－6, 2011  Monday, May 3  6:50 a.m. Leave Rochester Airport on AA Flight 476 to Chicago. AA Flight 466 from Chicago  to Oklahoma City.  11:20 a.m. Arrive in Oklahoma City. (Jack Lewis will meet you at the airport. Lunch with Mr.  Lewis.  3:00 p.m. Appointment with M.J.Young, OC Branch Office.  Tuesday, May 4 

10:20 a.m.  Appointment with  Ray  Berger,  Tulsa  Office.  (Call  Avis  to  remind  them  to  deliver  car by 8 a.m.) 

Writings  for  Internal  Communications  Project  One  53  3:00 p.m. Conference with Sales Group, Tulsa Office.  5:00 p.m. Return to Oklahoma City.  Wednesday, May 5  9:20 a.m. Leave OC airport for Dallas on BN Flight 104.  10:10 a.m. Arrive Dallas/ Fort Worth Airport. (Reservation at Americana Inn of the Six Flags.)  11:30 a.m. Appointment with A.J. Masterson, Manager, Dallas Branch. 

1:00  p.m.  Lunch  with  A.J.  Masterson,  Ray  Packard,  and  Larry  Jones.  (Executive  Dining  Room.)

3:00  p.m.  Appointment  with  Janet  Bred  low,  Room  216,  School  of  Business,  Southern  University.  6:30 p.m. A.J. Masterson will pick you up at the American to join him and Mrs. Masterson for  dinner.  II. Translate the following dialogue into English.  M：请让我看下你起草的周一会议议程安排.  F：我还在弄会议议程，周一要有很多事情要做，这是我目前已经完成的部分。  M：你认为我们开幕式发言需要 20 多分钟吗?我认为应该非常简短.  F：是不应该花很长时间，但是会上有很多高管出席。开幕式上，从礼节上讲需要花点儿 时间让大家认识下他们。我计算过应该需要半个小时左右才能进入会议纪律环节。  M：真的吗？那好吧，至少不要花太多时间评议会议记录。上次会议之后应该没有留下 太多的后续工作。  F：是这样。在评议和接受会议记录后，我们还有几份委员会的报告要看。遗留问题不会 占太多时间，但有时委员会代表会很啰嗦…有没有办法限制一下他们的时间？  M：我们可以设定报告时间为 5 分钟，随后是 3 分钟的问答时间。  F：这样不好。问答总会拉长时间，因为人们通常会就无关的论点说个没完。如果我们会 上过早让大家提问，我们会失控的。  M：确实如此。那我们给委员会报告限定 8 分钟，这样把问答时间拖到会议结束之前。  F：这样还不错。总的来说，我们很可能把会议控制在两小时之内。  M：希望如此！

Practical Training 

Practice: Finish the itinerary for a budget meeting.  Objective:  To be familiar with the procedure of writing an itinerary.  Scene:  Itinerary & schedules are often use in a firm or company. Suppose you are the secretary, your  company  will hold a budget meeting. You should  make an itinerary for this meeting and send it to  the attendees before the meeting.

Requirements:  Students are requested to finish the itinerary on the computer.  1. Two of them may be grouped together to turn in one itinerary.  2. Students are required to finish the itinerary in 20 minutes.  3. Every student should focus on the training. They should perform as if it really happened.  4. After the training, students gather together to evaluate and reflect, then keep records of those  evaluation  and  reflection  in  order  to  improve  their  future  performance  in  practice  and  most  importantly in real career life. 

Tips: 

l  An  itinerary  should  include  the  day,  date,  hour  and  place  of  departure;  type  of  transportation;  day,  date,  hour  and  place  of  arrival;  hotel  reservation;  appointments  and  other  matters to be attended to; day,  date, hour and  place of  departure  for the return trip;  type of confirmed transportation and day, date, hour and place of arrival. 

l  You  should  understand  the  information  about  your  boss,  for  example,  destination,  your  boss's telephone number of the home, etc...  l  Keep the record of the itinerary.  Evaluation:  Name  Ability  Student  (50%)  Teacher  (50%)  Total  Speed (10%)  Pertinence (30%)  Language (30%)  Maneuverability (20%)  Cooperation (10%)

English Supplementary Reading

About Itinerary & schedule 

Before  the  secretary  arranges  the  itinerary  for  the  boss,  he  or  she  should  understand  the  company  by  system  and  the  necessary  procedures.  For  example,  whether  there  is  any  travel  department in the company; have a designated secretary is responsible for the manager of the whole  company; if  a  travel agency is  entrusted  for  the  process,  which  one it  is; the  manager  is  going  by  first or economy class. 

After  understanding  these,  the  secretary  will  get to  know whether  he  or  she should  put these  arrangements  to  others  or  do  it  by  him  or  herself.  No  matter  who  will  be  in  charge,  the  required  accommodation must be fixed in advance. 

Writings  for  Internal  Communications  Project  One 

55 

ticket, train  ticket and  reserving rooms for  employees. This  department is  equipped  with  the  latest  plane,  train and  ship  timetables.  The  Travel  Department  sometimes  also  entrusts  travel  agency  to  handle the same business. 

Although the boss's arrangement is  executed by  others, the secretary  has responsibility to tell  the  boss's  needs  and  preference  to  other  people.  Whenever  the  boss  mentions  an  itinerary,  the  secretary  should  start  collecting  materials.  Before  contact  with  travel  department,  the  secretary  should collect the following material first: 

1. Destination; 

2. Midway anchorage, including come and go itinerary; 

3.  Date and  time  for  the  first business reserves, and  on  arrival and  between  the  times needed  for the meeting;  4. More willing to which day departure;  5. Transportation method—by airplane, train or bus etc.  6. Service category—first class or economy class;  7. Preferred hotel and location;  8. Required transport services after arriving destination. 

The  secretary  also  needs  to  know  the  boss's  home  telephone  number.  Airlines  require  registration of the passengers units and residential telephone to inform the news of flight changes. 

For  the  sake  of  improving,  the  secretary  should  stay  a  record  to  this  itinerary  arrangement.  When  the  boss  comes  back,  the  secretary  should  pay  attention  to  the  transportation  and  the  hotel  circumstance, and then put it and the written itinerary together. 

Ë Group discussion 

1. What can you learn from this part?  2. Can you give another example of itinerary?