中國醫藥大學
校務行政 Web 系統
差旅費管理系統
操作手冊
目 錄
======================================= 頁 次 1. 系統介紹...3 2. 差旅費管理系統...4 2.1. 差旅費申請作業...5 2.2. 差旅費申請查詢作業...101. 系統介紹
一、 本系統在列印時會產生 Acrobat 檔案，所以如果瀏覽器會阻檔快顯功能時，必須 允許該網站的快顯，方式如下： 開啟瀏覽器，工具/網際網路選項/隱私權，按設定值按鈕，將 admweb1.cmu.edu.tw 加入要允許的網站。 二、 IE 瀏覽器若有安裝其他的工具列，如 google 工具列、yahoo 工具列，你可以將 這些不用的工具列移除，或是找到攔截快顯的設定，將 admweb1.cmu.edu.tw 這 個網站加入允許快顯。2. 差旅費管理系統
※進入系統：
一、 請由校園入口網站進入或由【學校首頁→行政單位→中心→資訊中心→資
訊服務→行政管理系統】進入，於行政管理系統點選［差旅費管理系統］。
2.1. 差旅費申請作業
協助申請差旅費及請假申請。 圖 5.1-1 差旅費申請作業 【操作歩驟】： 1. 請依序輸入成本部門、會計代號(無則免輸入，系統於新增明細時會自動 帶＂{“) (1)。 2. 按【新增明細】(2)，依序輸入申請人、點選摘要【 】(3) 選擇所要使用的預 算費用資料、交通費、膳食費、住宿費、註冊費、用途說明即可。 3. 點選【請假申請】(4)，輸入請假日期及代理人。 4. 如欲申請多筆差旅費，則重覆步驟 2～3 即可。 5. 如果要刪除某一筆不要的申請明細，請勾選該筆資料最後的刪除5(5)，儲存後 該筆資料就會刪除。 6. 如欲修改某一筆申請明細，請按【修改】(6)鍵，進行相關欄位的修改，修改後， 按【儲存確認】(7)鍵存檔。1
4 3 2 5 6 77. 按【列印申請單(有核簽樣式)】、【列印申請單(無核簽樣式)】可以產生差旅費 申請單畫面。 圖 5.1-2 差旅費申請單報表畫面 8. 列印完申請單後，請按【送簽】鍵。 圖 5.1-3 差旅費申請畫面(送簽) 8
9. 目前系統預設簽核的單位只有會計室，確認申請的資料無誤後，則直接按【簽 出】鍵，此時只要將紙本申請單依照請假及申請流程送出核章即可。 圖 5.1-4 差旅費申請畫面(簽出) 10. 如果簽出後發現資料有誤(會計室尚未覆核前)，可以按【檢視簽核】鍵。 圖 5.1-5 差旅費申請畫面(檢視簽核) 9 10
11. 系統帶出簽核的畫面，按【撤回】鍵，即可將案件撤回，並請同時將送出的申 請單紙本追回。 圖 5.1-6 差旅費申請畫面(撤回) 【欄位說明】 欄位名稱 說明 差旅費案號 存檔時自動產生。 會計核簽編號 會計室執行覆核功能時產生，代表會計室已扣減經費。 申請日期 預設帶系統日期。 成本部門 為此筆申請所要扣減預算的部門代號。 狀態 00：新增、01：送出簽核、03：簽核完成、99：作廢 此欄位為系統自動更新，顯示目前該筆申請單的最新狀態 會計代號 該欄位為此筆申請所要扣減預算的會計代號，如無會計代號則不用 填寫，系統會自動帶＂{“。 申請人 申請差旅費的人，差旅費申請單經會計室覆核完成後，系統自動將 申請人的請假資料新增至考勤系統。 摘要 該欄位為成本部門本學年度預算編列清單，選擇欲使用的預算項 目。 項次 系統存檔時自動產生。 交通費 輸入交通費。 11
膳食費 輸入膳食費。 住宿費 輸入住宿費。 註冊費 輸入註冊費。 用途說明 輸入用途說明資料。 請假申請 點選此按鈕後，輸入請假日期及代理人。 系統會依據輸入的申請人、請假日期、代理人資料，將請假資料新 增至考勤系統中，並且啟動電子公文系統及電子簽核系統代理人 設定。
差旅費申請注意事項
※ 差旅費申請涉及申請者請假期間的代理人設定(電子公文及電子簽核系統)，故一 律事前申請。 ※ 系統會依據申請人身份別(職稱)，自動判別是否需要將請假資料新增至考勤系 統，若申請人為兼任研究助理或臨時工．．．等不需請假者，則只於差旅費申請 單中保留請假相關資料，提供政府單位稽核使用，不新增至後端考勤系統。 ※ 差旅費申請單已結合請假功能，故不需再於電子簽核系統填寫請假單；非因差旅 費而產生的假，則維持現行至電子簽核系統填寫請假單。 ※ 除交通費、膳食費、住宿費、註冊費外的費用，請至一般費用申請作業申請。2.2. 差旅費申請查詢作業
提供申請者查詢已申請的申請單及提供作廢功能。 【操作歩驟】： 1. 輸入相關的查詢條件，然後按【查詢】鍵。 2. 如果查看某筆申請單的明細請按[資料明細] (如圖 5.2-2)。 圖 5.2-1 差旅費申請查詢畫面 圖 5.2-2 差旅費申請查詢畫面(明細資料) 1 23. 按[作廢]，如果該筆資料是可以作廢的，會出現【作廢確認】鍵，按【作廢確 認】鍵，即可作廢該張申請單 圖 5.2-3 差旅費申請查詢畫面(作廢) 【欄位說明】 欄位名稱 說明 差旅費案號 輸入所要查詢的差旅費案號 會計核簽編號 輸入所要查詢的會計核簽編號 申請日期 輸入所要查詢的申請日期 成本部門 輸入所要查詢的成本部門 會計代號 輸入所要查詢的會計代號 3
