中國醫藥大學
校務行政 Web 系統
零星工程管理系統
操作手冊
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一百年九月一日
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目 錄
======================================= 頁 次 1. 系統設定...3 2. 零星工程管理系統...4 2.1. 零星工程案件申請作業...5 2.2. 零星工程案件查詢作業...9 2.3. 零星工程驗收申請作業...10 2.4. 零星工程驗收查詢作業...131.
系統設定
一、 本系統在列印時會產生 Acrobat 檔案，所以如果瀏覽器會阻檔快顯功能時，必須 允許該網站的快顯，方式如下： 開啟瀏覽器，工具/網際網路選項/隱私權，按設定值按鈕，將 admweb1.cmu.edu.tw 加入要允許的網站。 二、 IE 瀏覽器若有安裝其他的工具列，如 google 工具列、yahoo 工具列，你可以將 這些不用的工具列移除，或是找到攔截快顯的設定，將 admweb1.cmu.edu.tw 這 個網站加入允許快顯。2. 零星工程管理系統
※進入系統：
一、 請由校園入口網站進入或由【學校首頁→行政單位→中心→資訊中心 →資訊服務→行政管理系統】進入，於行政管理系統點選［零星工程 管理系統］。 二、 解析度請設定 1024*768，小字型。 圖 3-1 系統登入後畫面2.1. 零星工程案件申請作業
提供學校教職員資產維修申請功能。 圖 3.1-1 零星工程案件申請作業 【操作歩驟】： 1. 請依序輸入修繕類別、修繕名稱、申請部門、成本部門、會計代號(無則免輸入， 系統會自動帶＂{“)。 2. 點選用途代號【 】(2)，選擇所要使用的預算費用資料(以上欄位如果是使用 鍵盤輸入，請於輸入完按一下 Enter 鍵)。 3. 依所修繕的財產編號性質選取「會辦單位」(1)，如資訊物品會辦資訊中心；危 險物品會辦環安室等。 4. 按【新增明細】(4)，輸入所要修繕的資產明細資料，此時畫面上會出現一筆資 料列，直接輸入修繕財產編號、修繕金額、修繕說明即可，或按畫面上的【 】 (5)，系統會帶出相關的資產資料。 5. 申請單資料輸入完畢後，按【儲存確認】(3)鍵存檔，再按【送簽】鍵(9)跑電 子簽核流程。 【注意事項】： ¾ 如要修繕多項資產，則重覆步驟 4 即可。 ¾ 如果要刪除某一筆修繕明細，請勾選該筆資料最後的5(6)，儲存後該筆資料 就會刪除。 ¾ 修改某一筆修繕資料，請先按【修改】(7)鍵，進行相關欄位的修改，再按【儲 存確認】(3)鍵存檔。 4 3 2 6 7 8 5 1圖 3.1-2 零星工程案件申請作業(送簽) 6. 按【送簽】後系統帶出預設「送簽角色」(10)的簽核流程，若有多重身份者， 請選取正確身份， 選取過程中，簽核流程會依簽核角色不同而改變。 7. 相關附件請提供 PDF 電子檔上傳(13)。 8. 確認簽核流程正確無誤後，按【簽出】鍵(11)，此申請單則送出至下個單位等 待簽核(電子簽核系統)。 9. 簽核流程依據學校採購辦法規定帶出標準流程，無法自行刪除流程，若有需加 簽其他人員，請使用加簽功能(12)，依據步驟 1~3 即可加簽完成。 【注意事項】： ¾ 申請單一旦簽出，即無法修改，若需修改資料，請按【檢視簽核】鍵，執行 撤回，待修正完畢後重新簽出。 ¾ 重新簽出後流程需重新簽核，為加速簽核流程，請謹慎確認申請單資料後再 送簽。 ¾ 申請單原蓋章流程已改成線上電子簽核，故於申請時不需列印報表，待核銷 時，再同核銷單一併列印。 ¾ 上傳之電子檔需為 PDF 格式且每個檔案大小不得超過 3M。 10 13 11 12
圖 3.1-2 零星工程案件申請作業(檢視簽核) 10. 欲檢視目前簽核流程進度，請執行「零星工程案件查詢作業」將申請單叫出， 點選「資料明細」Î「檢視簽核」(14)即可追蹤簽核進度。 圖 3.1-3 零星工程申請畫面(撤回) 11. 欲將申請單撤回，請執行「零星工程案件查詢作業」將申請單叫出，點選「資 料明細」Î「檢視簽核」(14)Î「撤回」(15)即可將案件撤回。 15 14
【欄位說明】 欄位名稱 說明 修繕類別 直接輸入修繕類別，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供選擇，為 必填欄位。 修繕名稱 直接輸入修繕名稱，為必填欄位。 申請部門 直接輸入申請單位部門代號，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供 選擇，為必填欄位。 成本部門 直接輸入扣減預算的部門代號，或按【 】，系統會帶出查詢畫面 供選擇，為必填欄位。 狀態 00：新增、01：送出簽核、03：簽核完成、04：事務接件、80：發 包待驗、90：結案、99：作廢 此欄位為系統自動更新，顯示目前該筆申請單的最新狀態 會計代號 直接填寫會計代號，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供選擇，如 無會計代號則不用填寫，系統會自動帶＂{“。 用途代號 直接輸入用途代號，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供選擇，為 必填欄位。 財產編號 直接輸入財產編號，或按【 】，系統會帶出查詢畫面供選擇，為 必填欄位。 修繕金額 直接輸入修繕金額，為必填欄位。 修繕說明 直接輸入修繕說明，為必填欄位。 送簽角色 申請人員於電子簽核系統所設立的身份別，若身兼不同職務，則會 有多重身份可選擇。多角色人員送簽時請注意流程是否正確。 無核簽 使用於曾上過簽呈且已通過的情況下，勾選此選項，流程只會有會 計室。 電子附件 提供相關附件電子檔上傳功能。 表單號碼 電子簽核系統表單號碼。 加簽順序 同電子簽核系統操作方式。 加簽人員 同電子簽核系統操作方式。
2.2. 零星工程案件查詢作業
提供申請者查詢已建檔的申請案件及提供作廢功能。 圖 3.2-1 零星工程案件申請查詢畫面 【操作歩驟】： 1. 查詢：輸入相關的查詢條件，按【查詢】鍵(1)，點選欲查看的申請案件[資料明細] (2)，即可進入申請單明細資料畫面。 2. 作廢：輸入相關的查詢條件，按【查詢】鍵(1) ，點選欲作廢的申請案件「作廢」 (3)，執行「作廢確認」。 【欄位說明】 欄位名稱 說明 修繕案號 輸入所要查詢的修繕案號 申請部門 輸入所要查詢的申請部門 申請日期 輸入所要查詢的申請日期 1 2 32.3. 零星工程驗收申請作業
提供學校教職員核銷已完工之零星工程作業功能。
圖 3.3-1 零星工程驗收申請作業 【操作歩驟】： 1. 直接輸入修繕案號，系統自動帶出修繕資料或是按【 】(1)顯示可以核銷的申 請單資訊。 2. 依序輸入相關的核銷資訊，如實際完工日、扣款金額(如果要扣款才輸入)、說明。 3. 若分批驗收，實付金額請正確登打，實付金額(累計)不得大於決包金額。 4. 確認驗收單資料無誤，請勾選「資料確認5」(3)後按【儲存確認】(2)鍵存檔。 5. 點選【列印核銷單】鍵(5)，系統顯示「核銷單」(圖 3.3-2)及「申請單」(圖 3.3-3) 報表，請一併列印送出核章。 6. 如果要撤銷驗收，則按【撤銷驗收】鍵即可(4)。 【注意事項】： ¾ 勾選「資料確認5」，表示此張為正式的驗收單，該筆驗收才視同完成，資 料確認勾選儲檔後即無法修改，須先【撤銷驗收】(4)後重新驗收。 1 3 2 5 4圖 3.3-2 零星工程暨修繕核銷單 圖 3.3-3 零星工程暨修繕申請單 【欄位說明】 欄位名稱 說明 核銷單需印出進行核章作業 申請單已顯示電子簽核流程，不需 再進行核章作業，請印出與核銷單 一併送出審核
修繕案號 輸入驗收的修繕案號。 狀態 00：新增、01：資料確認、02：事務審核、03：會計審核、 90：已付款、99：作廢 此欄位為系統自動更新，顯示目前該筆申請單的最新狀態 實際完工日 工程實際完工日期。 扣款金額 工程驗收若須扣款者，輸入扣款金額。 說明 可填寫工程驗收說明。
2.4. 零星工程驗收查詢作業
提供申請者查詢已銷核的修繕案件。 圖 3.4-1 零星工程驗收查詢畫面 【操作歩驟】： 1. 查詢：輸入相關的查詢條件，按【查詢】鍵(1)，點選欲查看的核銷單[資料明 細] (2)，即可進入核銷單明細資料畫面。 2. 撤銷驗收：輸入相關的查詢條件，按【查詢】鍵(1) ，點選欲查看的核銷單[資 料明細] (2)，執行「撤銷驗收」(3)。 圖 3.4-2 零星工程驗收查詢畫面 【欄位說明】 欄位名稱 說明 1 2 3修繕案號 輸入所要查詢的修繕案號 核銷案號 輸入所要查詢的核銷案號
