國立高雄大學總務處出納組例行性業務作業流程

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總務處出納組例行性業務作業流程

100.02.24 更新

項次

例行性業務

作業流程

一、每日平常工作項目

（一）款項收納（如圖說費、押標金、場管費、電費、保證金、製卡費、教務證件、車管會收現款．．．等）、開立收據及登帳現金備查簿１、收現金、票據時填寫收據，第一聯交繳款人並請其於第三聯存根聯簽章。２、填寫「國庫機關專戶存款收款書」連同現金、票據交銀行存入，交付銀行之同時取得加蓋銀行現金收付章戳之「國庫機關專戶存款收款書」證明聯。３、再將該證明聯及收據第二聯粘貼憑證並印製出結報明細表（為收據流水序號控管、憑證追蹤、與銀行對帳所設計）送會計室簽收作收入傳票。４、俟收到會計收入傳票後登入收據暨保管品管理系統核銷帳務（自９１年度起以電腦列印表報取代人工登帳）。（二）款項支付、製支付明細（總）表、開立支票及登帳現金備查簿１、簽收會計室傳票（含憑證）後，先經圖書資訊館轉檔（從會計室外租公司之系統轉該號傳票資料到本校代收代付系統）再依憑證受款人資料分別製作入帳及扣帳兩類支付明細（總）表並開立支票（入帳類總計金額開立一張、扣帳類依受款人分別開立）。２、送主辦會計及校長核章後，將入帳類支付明細總表及其支票及轉成磁片檔（分轉帳及滙款兩檔及文件）或扣帳類中繳納政府機關各款（如國稅、公勞健保費、退撫基金、電費、電話費等）之憑證及其支票一併交銀行執行或代繳。３、交付當時取得加蓋銀行現金收付章戳之證明，付款後於憑證加蓋「付訖」章，並登帳現金備查簿（自９１年度起以電腦列印表報取代人工登帳）。（三）鍵（或整批轉）受款人（如廠商、教職員工、學生等）資料檔案（包括帳號、戶籍地址、身份證或統一編號、房屋稅籍等）１、連絡受款人取得存帳資料，核對金融機構名稱、帳號長度（碼數）及受款人名稱。２、鍵檔（目前鍵置之 KEY 原則為：廠商係統編、教職員工係員工編號、學生係學號、尚未有員工編號及其他校外人士係身份證字號）後轉電腦檔及列印所鍵內容文件交會計室審查及使用。３、新生入學提供個人入帳資料，加以建檔以便支付獎學金、工讀費、住宿保證金等款項用。４、新進教職員資料則自人事系統轉入後加鍵開戶之資料。（四）小額請購支出清單製作凡金額小於新台幣一萬元之單據，經會計室審核通過後，由出納組依會計室傳票類別分別製作小額請購支出清單，內容包括受款人之名稱、摘要、金額及需登所得之類別，再交由會計室據以製作傳票之用。（五）入帳通知所有支付款項凡受款人為校內教職員或廠商提供有 E-Mail 帳號者，均以發 E-Mail 方式通知入帳資訊。（六）製現金結存日報表將每日執行關係現金收支之傳票及憑證彙整編製現金結存日報表（每月結帳時則以會計記帳日期為準，每月最後一日開立之傳票雖未支付亦全部納入，作為與銀行調節表中之未兌現差異），將現金結存日報表連同傳票憑證交會計室保管。（七）每日與銀行對帳１、逐筆核對每日銀行所送交前日該行執行各帳戶款項收付之對帳單內之記錄，以期掌控款項與帳務之配合。２、發現不明款項存入時須洽詢明白並向銀行取得「國庫專戶存款收款書」之證明聯連同開予繳款人之收據粘貼憑證送會計室入帳；若無法查明者粘貼憑證先送會計室作暫收帳務俟確定事由再轉正。（八）公文簽辦除一般公文隨到隨辦外，與款項有關需預開收據者，依款項內容開立收據後第一聯附文並簽註，俟款項入本校校務基金專戶時再依（一）款項收納流程辦理。（九）開標現埸退還押標金作業１、開標結果除得標廠商之押標金依（一）款項收納辦理外，及未得標者繳納押標金之支票劃線且禁背則須依款第一頁

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總務處出納組例行性業務作業流程

100.02.24 更新

項次

例行性業務

作業流程

項收納流程再經款項支付流程辦理外，其餘當場退還者。２、退還時在支票背面加註「本票據限存入○○（廠商名稱全名）帳戶禁止背書轉讓」文字及加蓋本校「當場退還押標金．背書章」後交付廠商。３、交付同時於退還押標金登記表上填寫該採購案號、各該廠商名稱、所繳票據之金融機構、票號及金額、聯絡電話並加蓋廠商大小章。（十）所得稅資料整理、登打並製[列所得支付明細總表](含居住者及外僑) 除薪資系統列印清冊由薪資系統登錄所得外，其餘均由代收代付系統依會計傳票登錄所得人資料並列印報表。（十一）居住未滿 183 天外僑、大陸人士（即非居住者）所得稅扣繳、申報每筆給付在境內居住未滿１８３日之外僑、大陸人士之各類所得均須固定就源扣繳２０％稅額(薪資 18％)，且自付款日起算十日內須完成所得稅繳納並填寫各外僑、大陸人民專用之扣繳憑單連同繳稅證明持至國稅局楠梓稅捐稽所申報。（十二）製作破月薪資清冊及晉級調薪等薪差清冊１、新任人員報到後依人事室資料辦理破月薪資及各項代扣繳款項。２、有晉級、調薪事宜隨時依人事室通知辦理。（十三）教職員銀行帳號開戶（含薪資及公教優惠存款）新報到之教職員至出納組辦理報到程序時,請其填寫土地銀行高雄分行開戶申請書，協助其開戶。（十四）薪資所得受領人免稅額申報表之管理１、交「薪資所得受領人免稅額申報表」於每位新報到之教職員工，請其屬實填報並簽名蓋章後交回，據以辦理薪資所得扣繳。２、凡薪資所得受領人免稅額申報表內容有異動時重新填報，據以更新資料檔。（十五）電子支付作業透過工程會政府採購卡作業系統放行會計室編製並核准付款之憑單，由電子支付採購卡發卡銀行付款。

二、每月工作項目

（一）製薪資清冊１、先依人員類別計算薪資(如教員、職員、技工工友、聘雇人員等類別)。２、檢查個人之代扣款項－退撫基金（離職儲金）、貸款、健保費、公勞保費及職務宿舍相關各費等款和上月是否有所差異,並查明差異原因,給予正確之代扣額。３、列印薪資清冊後核對平日人事室關係薪俸之通知，資料不符時通知人事室更正其系統，前述作業流程再作一次，直至正確後，將該清冊黏於憑證上送人事室或事務組審核,再由會計室編製傳票付款。４、依據傳票編製劃帳清冊交予銀行進行付款，流程大致同一（二）每月 1 日透過 e-mail 通知入帳金額。（二）所得稅、公教貸款、勞保費、健保費、公保費、退撫基金等代扣款之核付依據薪資清冊代扣款項明細與人事室或總務處事務組申報之各項費用核對；並將貸款及稅款繳納單粘貼於憑證送會計室作帳；貸款係每月五日前、所得稅除一（十一）非居住者外係每月十日前支付。（三）製銀行往來調節表、月報表（如保管品）將會計月結帳後各帳戶當月收、支、餘額各金額與銀行對帳單記錄作差異解釋。

三、定期工作項目

（一）每年一月卅一日前須向國稅局完成各類所得申報，二月十日前寄扣繳憑單給所得人將本校薪資系統及代收代付系統結算之所有所得資料匯轉入出納組代收代付系統製作合併申報檔，與當年度每筆扣繳稅額總計數核對後作網路傳輸申報。2/10 前扣繳憑單以電子檔傳送。（二）每年一、二月作次年度概算連繫銀行估算各帳戶平均餘額，概估利息收入。（三）學年度及年度結束時分別作不休假加班費清冊依人事室及總務處事務組簽核後資料作業，流程大致同二（一）製薪資清冊之流程。（四）年節前製年終工作獎金及考績獎金清冊依人事室及總務處事務組簽核後資料作業，流程大致同二（一）製薪資清冊之流程。第二頁

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總務處出納組例行性業務作業流程

100.02.24 更新第三頁

項次

例行性業務

作業流程

（五）每學期開學前製作繳費單寄發給學生，款項入戶後銷帳製報表供會計室列帳一、由圖書資訊館製程式，提供以下各業務單位鍵置資料： 1. 教務處維護學生基本資料，鍵入該學年學雜各費繳費標準，經程式運算各生應繳費用明細。 2. 學務處維護學雜費減免、學生宿舍費（含保證金）、僑外生保費資料。 3. 衛保組維護學生團體保險費。 4. 中控室提供上學期住宿者學號及其電費金額。經出納組按計算鈕彙總應收檔案，列印繳費單。二、資料異動時經各業務單位通知，重新計算及發單。三、依學生需要隨時提供補單服務，且學生已可自行上網列印。四、入戶款項依銀行通知，轉入校內系統比對銷帳，製作列帳明細報表連同粘貼憑證供會計室列帳。（六）每學期製作未繳費單明細送教務處催學生繳納每學期繳費期限後以電腦程式比對未繳費之內容，製作未繳費清單供教務處催收。