第七章 第七章
採購支出循環企業程序與資訊需求 採購支出循環企業程序與資訊需求
7 1 採購支出循環企業程序 7.1 採購支出循環企業程序
7.2 採購支出循環固有風險與內部控制 7.3 採購支出循環資訊需求
7 4 採購系統實例說明
7.4 採購系統實例說明
採購支出循環(purchasing and 採購支出循環(purchasing and
expenditure cycle)
程序包括請購、訂購、驗收、請款、審核入 帳 開票 付款等作業 每一個作業程序關 帳、開票、付款等作業，每一個作業程序關 鍵點仍為授權、核准、執行和記錄等項
供應商 審核 開立 請購 訂購 驗收 供應商
請款 審核 付款
入帳
開立
支票
圖7 1 採購支出循環輸入、處理、輸出程序 圖7.1 採購支出循環輸入、處理、輸出程序
採購 採購訂
組織單位 功 能 輸 入 處 理 輸 出 檔 案
確認請購需求 請購單 採購訂 對外採購報告 供應商檔 單處理
系統 採購 確認請購需求
發出供應商訂 購單
請購單 訂購單
對外採購報告 進貨分析(依產 品、供應商別)
供應商檔 存貨檔 請購檔 進貨檔 倉管 驗收入庫 入庫單驗收
收貨 系統 倉管 驗收入庫 入庫單驗收
應付帳 會計 收到供應商發
票請款單 準備應付憑單 過存貨帳
供應商發票 應付帳款明細帳
應付供應商款項報 表
過存貨帳 款系統
主要的原始憑証 主要的原始憑証
1 請購單(
h i iti )1.請購單(purchase requisition) 2.訂購單(purchase order)
3 驗收單(
i i t)3.驗收單(receiving report) 4.品質報告或檢驗報告
5 退貨單(d bit
)5.退貨單(debit memo) 6.進貨發票(invoices)
7 請款單(
i )7.請款單(payment notice) 8.傳票(voucher)
合約 包 估價
9.合約(包括估價單)
採購支出循環固有風險 採購支出循環固有風險
(一)行業特性 ( )
(二)採購功能組織
(三)交易特性
採購支出循環應用控制 採購支出循環應用控制
請購核准檔案 1.請購核准檔案
2 已核准的供應商檔案 2.已核准的供應商檔案 3.請購結果傳回請購部門 4.供應商選擇的核准
5 獨立的核准付款 5.獨立的核准付款
6 供應商發票有效性驗証
6.供應商發票有效性驗証
圖7 2 程式控制 圖7.2 程式控制
採購交易 現金支出交易 說明
採購交易 現金支出交易 說明
1有效性驗証 1.供應商帳號 1.供應商帳號 帳號、編號、交易類別與電腦系統所儲 2.存貨編號
3.交易類別
2.交易類別 存是否一致
2 自動檢查 1 供應商編號 1 供應商編號 供應商號碼包含偵測是否輸入錯誤的檢 2.自動檢查
碼
1.供應商編號 1.供應商編號 供應商號碼包含偵測是否輸入錯誤的檢 查碼
3.欄位檢查 1.供應商編號 2 訂購量
1.供應商編號 2 付款金額
欄位輸入值設計時包含資料型式(如文 字或數字) 若不符合 則剔除
2.訂購量 3.單位價格
2.付款金額 字或數字)，若不符合，則剔除
4.上下限檢 訂購數量 付款金額 輸入之數量，金額與事先預設上限比較
查
圖7 2 程式控制(續) 圖7.2 程式控制(續)
採購交易 現金支出交易 說明
採購交易 現金支出交易 說明
6.檢查關連性 驗收數量 已付款額 比較訂購數與驗收數，若不符合則偵錯程式 應予顯示 當實際支付現金時 與應付憑單 應予顯示。當實際支付現金時，與應付憑單 檔案比較。若有金額不符時，應揭露該筆交 易
7.檢查正負號 無 供應商餘額 當現金支付交易發生且過入供應商之應付帳 7.檢查正負號 無 供應商餘額 當現金支付交易發生且過入供應商之應付帳 款(即降低應付帳款餘額)將餘額檢查，若此 餘額為負(即借餘)則應予以顯示
8.完整性檢查 全部輸入之資 料
全部輸入之資料 檢查已輸入的交易全部資料是否都已輸入
9 資料核對 供應商帳戶編 供應商帳戶編號 採購交易輸入供應商編號即顯示供應商名稱，
9.資料核對 供應商帳戶編 號及性名、存
供應商帳戶編號 及姓名
採購交易輸入供應商編號即顯示供應商名稱，
以供作業人員核對。輸入產品代號即顯示產
