1.發文處理流程圖： 發文 承辦單位 創/簽稿 (簽稿並陳) 校長核定

◎文書處理作業 1.收文處理流程圖：

收文

電子公文總收發登錄(掛號)

【密件摘要登錄〈密不錄由〉】

陳校長判行 承辦單位

文書組 判承辦單位 紙本來文

收文拆封 (密件不拆)

電子來文

一般公文 機密公文

分送承辦單位

結束

1.發文處理流程圖：

發文

承辦單位

創/簽稿 (簽稿並陳)

校長核定

(決行)

文書組 (簽收登錄) 單位主管審核 (有關單位會簽)

是 否

承辦單位 (紙本送件)

電子發文 (文書組負責追蹤傳送與

接收狀態) 一般發文

(列印紙本公文/用印)

創簽稿歸檔

是 否

紙本/用印 郵寄或交換 辦畢

1.郵寄與公文交換流程圖：

各處室交寄信件(公文)至總務處 (發文登記並註明郵寄類別或交換)

郵寄與交換

總務處收發承辦 人依登記簿記載

郵寄 交換

至郵局交寄 信件秤重、刷郵資 (大宗郵件請該處 室承辦人先請購郵 資)

否 是

檢查代碼、局 處、分類

小額費用向庶務組請款 大宗郵資以請購程序處理

教育局秘書室或指定 地點交換與收文

將取回的公文交給 文書組

結束

2.作業程序：

2.1.本校為加強公文管制業務，由總務處文書組指派專人負責總收發工作，以強化公文處 理之行政效率。

2.2.2.2.

2.2.2.2.收文處理收文處理收文處理收文處理：：：：

2.2.1.簽收：信件收發人員收到公文後，應點收彙整轉交總收發人員拆驗。

2.2.2.普件拆驗：應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，應於公 文上註明並以電話或書面向發文機關查詢核對。

2.2.3.密件拆驗：總收發人員收到公文拆收後，如有機密文件，應由文書組長以「密不 錄由」電子掛號後(不可拆閱內文)，由文書組組長親自陳送校長批閱，再送達承辦 單位主管簽收。

2.2.4.分文：

2.2.4.1.本校公文分為掛號歸檔及自行存檔二種，掛文號公文得於辦理結束改送回總 務處文書組歸檔，自行存檔則由各單位自行管理。

2.2.4.2.總收發人員將公文拆驗後，應彙送總務處文書組組長辦理分文。如係電子交 換、傳真、電報或外文文電，亦同。

2.2.4.3.來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單 位為主，於收辦後再行會辦或協調分辦。教務行政業務方面，若屬於小學和中學 部不同年段性質的來文，則分別會簽並備註主文登錄單位。

2.2.5.編號及登錄：

2.2.5.1.來文以電子登錄完成分文手續即於來文正面右下方位置加蓋收文日期與收文 文號，列印收文登記表，陳送校長先閱，再分送承辦單位公文桌人員並在簽收。

2.2.5.2.承辦單位如因故遺失業經收文編號之公文，以補文處理。

2.2.6.單位收發承辦：

2.2.6.1.承辦單位應指定專人擔任單位收發登錄工作。

2.2.6.2.各單位收到傳真或郵件形式文件，視分層負責性質由承辦單位決定是否要總 收文處理(電子掛號)，於承辦前或承辦後送至總務處文書組補登錄掛文號。

2.2.7.退文改分：

2.2.7.1.各單位登記桌承辦人如發現公文分文有誤或有疑問時，由原分文承辦單位向

2.3.2.擬辦：承辦人員依照主管批示的來文、手令、口頭指示，或者是因本身職責而主 動擬辦的事項，應擬具處理辦法，提供上級主管的核決。

2.3.3.撰稿：

2.3.3.1.擬辦文書或簽具意見後依此撰擬文稿，擬稿必須條理分明，措詞以簡明扼要，

切實誠懇為主，並押日期與時間（押 8 碼）。

2.3.3.2.擬辦復文或轉行的稿件，要將來文機關及其發文日期與字號，填入文稿說明 欄中，俾便參考。

2.3.3.3.公文如創稿應在公文管理系統上「簽稿登記」取文號。

2.3.4.會簽：凡是文稿案件的性質或內容，與其它單位的業務有關，應會簽單位得視情 況需要，附以「公文會簽單位表」或逕於文件正面敘明會簽單位予以送會。

2.3.5.核稿及閱稿：文稿敘擬定妥後，經核稿及閱稿程序送由承辦人員之直接主管逐級 陳核。

2.3.6.校對：各承辦單位應將函稿送達，並將電子檔案傳送至總務處文書組校對。

2.3.7.繕印：發文單位承辦人所承辦之文稿，經審閱校對後，經發文單位陳送校長決行 後送至總務處文書組，由文書組將函稿轉為正式公文。函稿必須註明電子發文或一 般發文。

2.3.8.用印：依用印程序辦理。

2.3.9.封發：

2.3.9.1. 紙本發文一律由承辦單位取回封發。

2.3.9.2. 電子發文由總務處文書組進行線上傳遞，收文單位於次日仍無法確認者，則 改發紙本文，並在公文正面上加蓋「已電子交換未確認」章戳。

2.4.歸檔：

2.4.1.公文歸檔以各單位為分類標準。

2.4.2.凡經總務處文書組掛有全校總收發字號之公文，一律由總務處文書組統一歸檔 管理。

2.5.稽催：

2.5.1.公文辦理期限，最速件隨到隨辦；速件不超過 3 日；普通件不超過 7 日(不含例 假日)，依行政院文書管理手冊辦理。

2.5.2.逾期未結案且未辦理展期之公文，總務處文書組應稽催，印製本校「單位未結 案公文稽催單」，各單位須敘明逾期事由或辦理展期，經其單位主管核准後，交回 總務處文書組備查。

2.6.調閱：

2.6.1.調檔人以業務承辦人及其主管為限。

准，始得調閱。

2.6.3.調閱機密案件，應依本校機密文件處理程序規定，經核准權限辦理調閱。

2.6.4.調檔人應對所調檔案負保密及妥善保管之責，不得洩密、拆散、塗改、抽換、

增損、轉借、轉抄及遺失，非經簽准不得複印。

2.6.5 調閱檔案申請單與原公文一併庄訂，歸回檔案室。

3.控制重點：

3.1.3.1.

3.1.3.1.收文處理收文處理收文處理收文處理：：：：

3.1.1.收受公文之簽收、拆驗、分文、編號及登錄，是否依規定程序辦理。

3.1.2.單位收發承辦是否已線上簽收與承辦。

3.1.3.單位退文改分，是否依規定程序辦理。

3.2.

3.2.

3.2.

3.2.發文處理發文處理發文處理發文處理：：：：

3.2.1.擬辦業務製發公文之撰稿，是否經單位之主管核准。

3.2.2.文稿案件的性質或內容，與其它單位的業務有關，是否會簽相關單位。

3.2.3.文稿擬定是否經核稿、閱稿及校對程序。

3.2.4.文稿經審閱校對後，是否經承辦人加蓋職章，並送至總務處文書組將函稿轉為正 式公文。

3.2.5.公文發出，是否確認收文單位已收受公文，並線上辦畢登載。

3.3.歸檔：公文歸檔，是否以分類標準，由總務處文書組統一歸檔公文。

3.4.稽催：公文辦理期限已逾期間，是否依程序稽催。

3.5.調閱：

3.5.1.調閱檔案之單位資格是否符合規定，且經權責主管核准。

3.5.2.屬機密案件之調閱，是否依本校機密文件處理程序規定，權限核准辦理調閱。

4.使用表單：

4.1.收發登記簿（教育局公文交換與郵寄文件）。

◎用印申請作業 1. 用印流程圖用印流程圖用印流程圖用印流程圖：：：：

1. 1 目的：本校公文及相關文書、表件，必須加蓋印信時，為建立正確之用印程序。

2.

用印流程圖

單位承辦人 填寫蓋用印信申請表

單位承辦人 陳校長或單位主管批核

文書組 用印文件核定

文書組 申請單(編碼) 登錄清冊/歸檔

結束 是

否

文書組蓋印完成

申請人 或

2.作業程序：

2.1.本校校印、鋼印、校長簽字章與專用章之章戳印鑑依本作業程序辦理。

2.2.本校校印(關防)之登記與保管：

2.2.1.校印由總務處文書組專責保管，並拓具印模並編列成「印鑑清冊」，作為保管紀 錄。。

2.3.校印之啟用及蓋用：

2.3.1.蓋用印鑑將視文件之性質、內容、對等原則及慣例等配合辦理用印。

2.3.2.舉凡蓋用本校印信之文件，非經校長或依分層負責規定授權單位主管判發者，不 得蓋用印信，不辦文稿之文件，應填具「用印申請表」核定後用印。

2.3.5.印鑑保管人應將「用印申請表」依序編號列冊。

2.4.印鑑製發(換發)或補發：

2.4.1.本校申請製發校印，應依「印信條例」及「印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳 銷辦法」規定，填具「製發印信申請表」，逐級向主管機關申請核發。

2.5.印鑑繳銷：

2.5.1. 應依「印信條例」及「印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法」規定辦理。

2.6.蓋用校印及簽署說明：

2.6.1. 呈：用學校校長全銜、姓名，蓋職章。

2.6.2.函：上行文署校長職銜、姓名，蓋職章。平行及下行文蓋校長職銜簽字章。

2.6.3.書函、開會通知單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用學校或承辦單 位戳章。

2.6.4.聘書、奬狀、證明書、契約書及其他依法規定應蓋用印信之文件，均蓋用學校印 信及校長職銜簽字章。

2.6.5.校長出缺由代理人代理校長職務時，學校公文應由校長署名者，由代理人署名。

校長因故不能視事，由代理人代行校長職務時，學校公文，除署校長姓名註明不能 視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註「代行」二字。

2.7.用印應注意事項：

2.7.5.以影本申請蓋用印信時，應連同正本交由原核發單位查核，並於影本加蓋「證明 本與正本相符」之戳記並簽章後，再於「用印申請單」上載明用途，申請用印。

2.7.6. 如須蓋印於文件特別位置時，應於文件內以鉛筆框註以便用印。

2.7.7. 報考在職進修之「服務證明書」申請用印時，應加會人事室查核。

2.7.8 契約或合約書之用印申請，承辦人應於合約內完整填寫甲乙雙方全名、合約名稱、

標的物或約定內容、合約金額、訂約日期等完整資料，方得申請用印。

3.控制重點：

3.1.本校校印、鋼印、校長簽名章與專用章，文書組是否妥善保管之情況。

3.2.應申請用印使用之事項，是否填具「用印申請表」或由各單位填寫「請印表冊」核定 後用印。

3.3. 本校校印、鋼印、校長簽名章與專用章是否經核准後製發，並編列印鑑清冊妥為保 管。

3.4.用印申請是否依核決權限適當核准。

3.5.是否依申請用印範圍，蓋用應蓋之印鑑。

4.使用表單：

4.1.蓋用印信申請表。

4.2.蓋用印信登記清冊(Excel)。

4.7.校印清冊。

5.依據及相關文件：

5.1.印信條例。

5.2.印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法。

5.3.明誠中學文書處理概要。