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(1)

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(2)

主要信息

參加「幼稚園教育計劃」(計劃)的幼稚園須妥善運 用公帑資源,正確和有效地進行日常採購

幼稚園在運用計劃下的資助(1)購置物品及服務和(2) 進行各類校舍工程時,均須根據《幼稚園採購程序 指引》(指引)處理採購事宜

採購項目符合各項相關計劃下的資助的指定用途

制訂及採用公平、開放及透明的採購程序

2

(3)

瀏覽或下載《指引

3

http://www.edb.gov.hk/free-quality-kg-edu_tc

教育局主頁>教育制度及政策>幼稚園教育>

幼稚園教育計劃> 7. 其他參考資料

指引

(4)

注意事項 (1)

不 得 容 許 其 校 董 和 職 員 向 任 何 人 士 或 公 司 ( 包 括 供應商和承辦商)索取或接受其提供的任何利益

書面知會所有供應商和承辦商,如向幼稚園校董 或職員提供任何利益均屬違法行為

每學年提醒參與採購職務的校董及職員避免利益 衝 突, 以 及 在 無 可 避 免 時 , 申 報 有 關 詳 情 ( 可 參 考相關範本)

要求參與採購職務的校董及職員承諾不會未經 授權下披露報價及招標的資料 (可參考相關範本)

4

(5)

注意事項 (2)

遵行適當分工,委派不同的教職員負責採購過程中 不同的工序

向所有獲邀的供應商提供充分和同等的資料

訂明所需物品/服務在功能及表現上的特點,避免

指定某個牌子/型號

邀請書面報價/招標的日期,與截止日期一般應該

相隔最少三周

報價及招標的資料須保密處理

5

(6)

注意事項 (3)

把同類的項目歸類在同一邀請報價書/ 招標書內

不應把所需的同類項目分多次購買,從而規避有

關的金額限制及報價/招標程序

不得在截止日期及時間之前開啟書面報價單/標書

不應考慮逾期遞交的報價/標書

在不能提供理據和相關紀錄的情況下,不應拒絕 接納符合規格而出價最低的報價/標書

6

(7)

注意事項 (4)

在報價/標書有效期屆滿前訂購物品或服務

妥善備存所有採購紀錄

抽查報價/招標文件,以核實資料是否真確

7

(8)

採購程序

8

(9)

採購限額層級

按照不同採購金額決定採購的安排和 相關工作人員要求:

第1級:5,000元或以下

第2級:5,000元以上至50,000元

第3級:50,000元以上至200,000元

第4級:200,000元以上

9

(10)

第1級: 5,000元或以下的採購安排

10

安排 • 無須進行具競爭性的競投,可進行直接採購

• 但須確保有關採購是必須的及價格公平合理 工作人員 • 校內合適的教職員經批准後進行直接採購

批核人員 • 校長/副校長/主任

參考 指引第19-21段

價值不超逾港幣5,000元的採購紀錄表 (附件4)

(11)

價值不超逾港幣5,000元的採購紀錄表(附件4)

11

視乎物品/服務的性質,

由相關學習範疇或行政 事務的教學人員或非教 學人員採購

由校長/副校長/

主任批核採購

(12)

第2級: 5,000元以上至50,000元的採購安排

12

安排 • 向最少兩名供應商索取口頭報價 工作人員

校內合適教職員索取口頭報價及作出推薦

如邀請/收到少於兩名供應商報價,應加以說明原因,並由一 名教師批簽

批核人員 • 校長/副校長

參考

指引第22-26段

按口頭報價購貨表格 (附件5)

(13)

按口頭報價購貨表格 (附件5) (1)

13

記錄供應商 資料

一般應選擇最低報價,

否則,應記下原因

若少於兩個口頭報價

由教師批簽 抽查後簡簽

及填上日期

(14)

採購程序 按口頭報價購貨表格 (附件5) (2)

14

列明批核結果

重新邀請口頭報價 或不批准推薦,

列明原因

(15)

第3及第4級:

50,000元以上的採購安排

15

採購限額(港幣) 採購安排 相關工作人員 批核人員 參考 50,000元以上至

200,000元 向最少五名 供應商索取 書面報價

兩位校內合適的教職員負 責開啟和審核書面報價單

由副校長/主任/教師作出 評估和推薦

校監/校長 第27-34段及 42-60段 附件6 - 10

200,000元以上 邀請最少五 名供應商投

開標及標書審核委員會,

成員包括兩名學校人員(應 為教師、文員、助教及/或 合適的支援人員,最理想 是兩人中最少一人為教師)

由副校長/主任/教師作出評 估和推薦

標書批核委員會,

成員須不少於兩 人,須包括校監 及校長

第27-32段及 35-60段 附件6 - 11

(由校長評估和推薦) (由校監批核)

(如校監和校 長為同一人,

則須最少包括 另一名校董)

(16)

書面報價及招標程序的分別

16

書面報價 招標

將收到的書面報價單上鎖 將收到的標書放進雙重上鎖的 投標箱內

校長委任兩位校內合適的教

職員開啟和審核書面報價單 校長委任兩位校內合適教職員 出任「開標及標書審核委員會」

成員,負責開啟和審核標書 書面報價單由校監/校長批核 標書由「標書批核委員會」批

核,成員須先由校董會委任

(17)

書面報價邀請書/招標書 (附件7a) (1)

17

一般應同時邀請上一次 獲批核供應商進行競投

亦可使用傳真 或電郵邀請報

價/招標

不同類別項目應用 不同報價單/標書

(18)

書面報價邀請書/招標書 (附件7a) (2)

18

交回報價單/標書 的方式及規格

註明截止日期 及時間 供應商的方法通知落選

交回報價單/

標書的地點

註明所接受的報價/投標形式 供應商不擬報價/

投標的安排

(19)

書面報價邀請書/招標書 (附件7a) (3)

19

述明規格詳情

(20)

書面報價/投標摘要及批核紀錄 (附件9及10) (1)

20

由兩位人員開 啟和審核報價/

標書人員簽署 記錄所有供應

商的回覆

由推薦人員簽署 註明所推薦的

供應商

不應考慮遲交的 報價單/標書 一般選取符合規

格而出價最低者

(21)

書面報價/投標摘要及批核紀錄 (附件9及10) (2)

21

述明重新邀請書面 報價/招標的理據 如不選取出價最低

者,應記錄理據 由批核人員簽署

述明不批准上述 推薦的理據

(22)

單一報價/招標 (1)

只有具備充份的理據,並在採用競投的報價/招 標方法不能有效獲取所需物品及服務的情況下,

才能採用單一報價/招標程序

有證據顯示所需物品及服務只由一位供應商提供

基於與保護版權或與技術問題有關的理由

所需服務須由公用事業機構提供

專利或專門設備需要維修,而設備供應商憑藉設 備保證書擁有提供維修服務的獨有權利

22

(23)

單一報價/招標 (2)

須事先得到相關人員的批准

5,000元以上至50,000元的採購項目:校監

50,000元以上的採購項目:校董會

應依循與具競投性的報價/招標相同的採購程序辦理

23

(24)

辦學團體/營辦機構

參與幼稚園採購活動 (1)

(I) 透過辦學團體/營辦機構取得物品及服務

須事先得到校董會的批准,並妥為存檔

辦學團體/營辦機構須依循與幼稚園大致相同的

採購程序保存所有相關的採購紀錄,以供幼稚園作審計

之用校董會有責任確保辦學團體/營辦機構所進行的 採購活動符合教育局指引所列的採購要求

24

(25)

辦學團體/營辦機構

參與幼稚園採購活動 (2)

(II) 向辦學團體/營辦機構採購物品及服務

辦學團體/營辦機構應被視為競投者之一,

並與其他競投者一樣,須經過競投及相同 的甄選程序

校董會應確保辦學團體/營辦機構與其它 競投者獲得同等及公平的看待

校董會應留意有關利益衝突的申報

25

(26)

辦學團體/營辦機構

參與幼稚園採購活動 (3)

(III) 以單一報價/招標的方法向辦學團體/營辦機構採購物品及服務

須遵守單一報價/招標(即第22及23張投影片所列)的有關要求,並須事 先得到校董會的批准

辦學團體/營辦機構應提交有關物品及服務報價的價格分目(附件13)

經審核報價單/標書後,最終應由校董會決定接納與否,並將決定和理 據存檔

校董會應參考「就辦學團體/營辦機構供應物品及提供服務而進行單一 報價/招標及審核報價單/標書的檢視清單」(附件12)

26

(27)

採購常見問題

27

(28)

採購常見問題 (1)

如何知道將要採購的項目需費 多少,以決定遵從相關採購限 額的程序?

28

(29)

採購常見問題 (2)

如幼稚園在學期初所購置的平板電腦,估 計不超過50,000元而只進行口頭報價,但 其後因未能預知的事故而須再採購平板電 腦,以致在同一學年所累積的價值超過 50,000元。應該如何處理之前已完成的採 購程序,及已超出全學年累積價值的採購?

29

(30)

採購常見問題 (2) – 續

只有在12個月內,採購項目的累積價值不超過50,000元 及200,000元的情況下,才可分別以口頭報價及書面報價 方式重複採購同一類項目

例子

30

月份 所需平板電腦

數量 該次採購金額 學年累積金額 採購安排 2021年10月 10部 $10,000 $10,000 口頭報價 2022年2月 20部 $20,000 $30,000 口頭報價 2022年5月 20部 $30,000 $60,000 書面報價

超過累積$50,000的採購限額 須使用高一個層級的採購安排

採購第2和第3次的同類項目,理據須存檔備查

(31)

採購常見問題 (3)

指引內以12個月為幼稚園決定以口 頭報價或書面報價方式重複採購同 一類項目的考慮依據,此12個月是 否必須以幼稚園的開學第一個月至 最後一個月為準?

31

(32)

採購常見問題 (4)

在個別情況下,幼稚園希望在 採購要求中指明物品或服務的 牌子或型號等獨有的特點,可 以如何處理?

32

(33)

幼稚園採購活動異常情況報告 (附件1)

33

(34)

採購常見問題 (5)

幼稚園可從哪裏查閱教育局提 供的《供應商名冊》?

34

(35)

供應商名冊 (1)

在瀏覽器地址欄輸入下列網址:

https://fkg.edb.gov.hk/

以「統一登入系統」戶口登入計劃系統

35

(36)

供應商名冊 (2)

登入後在項目欄點選「幼稚園採購事宜」

36

(37)

供應商名冊 (3)

系統便會顯示教育局《供應商名冊》選項

37

可選擇下載

教育局供應商名冊(按商品類別排列) 或選擇下載

載於教育局供應商名冊的公司名單 (按公司名稱排列,輔以所提供的商品)

(38)

財務核數

其他事項

教育局會派員到訪參加計劃的幼稚園進行稽核,確保 幼稚園遵守指引內的採購規定

其他參考資料

防貪錦囊簡介-學校管治與內部監控

https://cpas.icac.hk/ZH/Info/Lib_List?cate_id=3&id=238

防貪錦囊簡介-採購

http://cpas.icac.hk/zh/info/lib_list?cate_id=43&id=199

38

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參考文獻

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iTunes Course Manager. It act like

未得主事 人 (幼稚園) 同意 索取 / 接受 利益. 作出或不作出與主事人(幼稚園)

如幼稚園在學期初所購置的平板電腦,估 計不超過50,000元而只進行口頭報價,但