1
主要信息
參加「幼稚園教育計劃」(計劃)的幼稚園須妥善運 用公帑資源,正確和有效地進行日常採購
幼稚園在運用計劃下的資助(1)購置物品及服務和(2) 進行各類校舍工程時,均須根據《幼稚園採購程序 指引》(指引)處理採購事宜
採購項目符合各項相關計劃下的資助的指定用途
制訂及採用公平、開放及透明的採購程序2
瀏覽或下載《指引 》
3
http://www.edb.gov.hk/free-quality-kg-edu_tc
教育局主頁>教育制度及政策>幼稚園教育>幼稚園教育計劃> 7. 其他參考資料
指引
注意事項 (1)
不 得 容 許 其 校 董 和 職 員 向 任 何 人 士 或 公 司 ( 包 括 供應商和承辦商)索取或接受其提供的任何利益
書面知會所有供應商和承辦商,如向幼稚園校董 或職員提供任何利益均屬違法行為
每學年提醒參與採購職務的校董及職員避免利益 衝 突, 以 及 在 無 可 避 免 時 , 申 報 有 關 詳 情 ( 可 參 考相關範本)
要求參與採購職務的校董及職員承諾,不會未經 授權下披露報價及招標的資料 (可參考相關範本)4
注意事項 (2)
遵行適當分工,委派不同的教職員負責採購過程中 不同的工序
向所有獲邀的供應商提供充分和同等的資料
訂明所需物品/服務在功能及表現上的特點,避免指定某個牌子/型號
邀請書面報價/招標的日期,與截止日期一般應該相隔最少三周
報價及招標的資料須保密處理5
注意事項 (3)
把同類的項目歸類在同一邀請報價書/ 招標書內
不應把所需的同類項目分多次購買,從而規避有關的金額限制及報價/招標程序
不得在截止日期及時間之前開啟書面報價單/標書
不應考慮逾期遞交的報價/標書
在不能提供理據和相關紀錄的情況下,不應拒絕 接納符合規格而出價最低的報價/標書6
注意事項 (4)
在報價/標書有效期屆滿前訂購物品或服務
妥善備存所有採購紀錄
抽查報價/招標文件,以核實資料是否真確7
採購程序
8
採購限額層級
按照不同採購金額決定採購的安排和 相關工作人員要求:
第1級:5,000元或以下
第2級:5,000元以上至50,000元
第3級:50,000元以上至200,000元
第4級:200,000元以上9
第1級: 5,000元或以下的採購安排
10
安排 • 無須進行具競爭性的競投,可進行直接採購
• 但須確保有關採購是必須的及價格公平合理 工作人員 • 校內合適的教職員經批准後進行直接採購
批核人員 • 校長/副校長/主任
參考 • 指引第19-21段
• 價值不超逾港幣5,000元的採購紀錄表 (附件4)
價值不超逾港幣5,000元的採購紀錄表(附件4)
11
視乎物品/服務的性質,
由相關學習範疇或行政 事務的教學人員或非教 學人員採購
由校長/副校長/
主任批核採購
第2級: 5,000元以上至50,000元的採購安排
12
安排 • 向最少兩名供應商索取口頭報價 工作人員
• 校內合適教職員索取口頭報價及作出推薦
• 如邀請/收到少於兩名供應商報價,應加以說明原因,並由一 名教師批簽
批核人員 • 校長/副校長
參考
• 指引第22-26段
• 按口頭報價購貨表格 (附件5)
按口頭報價購貨表格 (附件5) (1)
13
記錄供應商 資料
一般應選擇最低報價,
否則,應記下原因
若少於兩個口頭報價
由教師批簽 抽查後簡簽
及填上日期
採購程序 按口頭報價購貨表格 (附件5) (2)
14
列明批核結果
重新邀請口頭報價 或不批准推薦,
列明原因
第3及第4級:
50,000元以上的採購安排
15
採購限額(港幣) 採購安排 相關工作人員 批核人員 參考 50,000元以上至
200,000元 向最少五名 供應商索取 書面報價
兩位校內合適的教職員負 責開啟和審核書面報價單
由副校長/主任/教師作出 評估和推薦
校監/校長 第27-34段及 42-60段 附件6 - 10
200,000元以上 邀請最少五 名供應商投 標
開標及標書審核委員會,
成員包括兩名學校人員(應 為教師、文員、助教及/或 合適的支援人員,最理想 是兩人中最少一人為教師)
由副校長/主任/教師作出評 估和推薦
標書批核委員會,
成員須不少於兩 人,須包括校監 及校長
第27-32段及 35-60段 附件6 - 11
(由校長評估和推薦) (由校監批核)
(如校監和校 長為同一人,
則須最少包括 另一名校董)
書面報價及招標程序的分別
16
書面報價 招標
將收到的書面報價單上鎖 將收到的標書放進雙重上鎖的 投標箱內
校長委任兩位校內合適的教
職員開啟和審核書面報價單 校長委任兩位校內合適教職員 出任「開標及標書審核委員會」
成員,負責開啟和審核標書 書面報價單由校監/校長批核 標書由「標書批核委員會」批
核,成員須先由校董會委任
書面報價邀請書/招標書 (附件7a) (1)
17
一般應同時邀請上一次 獲批核供應商進行競投
亦可使用傳真 或電郵邀請報
價/招標
不同類別項目應用 不同報價單/標書
書面報價邀請書/招標書 (附件7a) (2)
18
交回報價單/標書 的方式及規格
註明截止日期 及時間 供應商的方法通知落選
交回報價單/
標書的地點
註明所接受的報價/投標形式 供應商不擬報價/
投標的安排
書面報價邀請書/招標書 (附件7a) (3)
19
述明規格詳情
書面報價/投標摘要及批核紀錄 (附件9及10) (1)
20
由兩位人員開 啟和審核報價/
標書人員簽署 記錄所有供應
商的回覆
由推薦人員簽署 註明所推薦的
供應商
不應考慮遲交的 報價單/標書 一般選取符合規
格而出價最低者
書面報價/投標摘要及批核紀錄 (附件9及10) (2)
21
述明重新邀請書面 報價/招標的理據 如不選取出價最低
者,應記錄理據 由批核人員簽署
述明不批准上述 推薦的理據
單一報價/招標 (1)
只有具備充份的理據,並在採用競投的報價/招 標方法不能有效獲取所需物品及服務的情況下,
才能採用單一報價/招標程序
有證據顯示所需物品及服務只由一位供應商提供
基於與保護版權或與技術問題有關的理由
所需服務須由公用事業機構提供
專利或專門設備需要維修,而設備供應商憑藉設 備保證書擁有提供維修服務的獨有權利22
單一報價/招標 (2)
須事先得到相關人員的批准
5,000元以上至50,000元的採購項目:校監
50,000元以上的採購項目:校董會應依循與具競投性的報價/招標相同的採購程序辦理
23
辦學團體/營辦機構
參與幼稚園採購活動 (1)
(I) 透過辦學團體/營辦機構取得物品及服務
•
須事先得到校董會的批准,並妥為存檔•
辦學團體/營辦機構須依循與幼稚園大致相同的•
採購程序保存所有相關的採購紀錄,以供幼稚園作審計•
之用校董會有責任確保辦學團體/營辦機構所進行的 採購活動符合教育局指引所列的採購要求24
辦學團體/營辦機構
參與幼稚園採購活動 (2)
(II) 向辦學團體/營辦機構採購物品及服務
•
辦學團體/營辦機構應被視為競投者之一,並與其他競投者一樣,須經過競投及相同 的甄選程序
•
校董會應確保辦學團體/營辦機構與其它 競投者獲得同等及公平的看待•
校董會應留意有關利益衝突的申報25
辦學團體/營辦機構
參與幼稚園採購活動 (3)
(III) 以單一報價/招標的方法向辦學團體/營辦機構採購物品及服務
•
須遵守單一報價/招標(即第22及23張投影片所列)的有關要求,並須事 先得到校董會的批准•
辦學團體/營辦機構應提交有關物品及服務報價的價格分目(附件13)•
經審核報價單/標書後,最終應由校董會決定接納與否,並將決定和理 據存檔•
校董會應參考「就辦學團體/營辦機構供應物品及提供服務而進行單一 報價/招標及審核報價單/標書的檢視清單」(附件12)26
採購常見問題
27
採購常見問題 (1)
如何知道將要採購的項目需費 多少,以決定遵從相關採購限 額的程序?
28
採購常見問題 (2)
如幼稚園在學期初所購置的平板電腦,估 計不超過50,000元而只進行口頭報價,但 其後因未能預知的事故而須再採購平板電 腦,以致在同一學年所累積的價值超過 50,000元。應該如何處理之前已完成的採 購程序,及已超出全學年累積價值的採購?
29
採購常見問題 (2) – 續
只有在12個月內,採購項目的累積價值不超過50,000元 及200,000元的情況下,才可分別以口頭報價及書面報價 方式重複採購同一類項目
例子
30
月份 所需平板電腦
數量 該次採購金額 學年累積金額 採購安排 2021年10月 10部 $10,000 $10,000 口頭報價 2022年2月 20部 $20,000 $30,000 口頭報價 2022年5月 20部 $30,000 $60,000 書面報價
超過累積$50,000的採購限額 須使用高一個層級的採購安排
採購第2和第3次的同類項目,理據須存檔備查
採購常見問題 (3)
指引內以12個月為幼稚園決定以口 頭報價或書面報價方式重複採購同 一類項目的考慮依據,此12個月是 否必須以幼稚園的開學第一個月至 最後一個月為準?
31
採購常見問題 (4)
在個別情況下,幼稚園希望在 採購要求中指明物品或服務的 牌子或型號等獨有的特點,可 以如何處理?
32
幼稚園採購活動異常情況報告 (附件1)
33
採購常見問題 (5)
幼稚園可從哪裏查閱教育局提 供的《供應商名冊》?
34
供應商名冊 (1)
在瀏覽器地址欄輸入下列網址:https://fkg.edb.gov.hk/
以「統一登入系統」戶口登入計劃系統35
供應商名冊 (2)
登入後在項目欄點選「幼稚園採購事宜」36
供應商名冊 (3)
系統便會顯示教育局《供應商名冊》選項37
可選擇下載
教育局供應商名冊(按商品類別排列) 或選擇下載
載於教育局供應商名冊的公司名單 (按公司名稱排列,輔以所提供的商品)
財務核數
其他事項
教育局會派員到訪參加計劃的幼稚園進行稽核,確保 幼稚園遵守指引內的採購規定
其他參考資料
防貪錦囊簡介-學校管治與內部監控
https://cpas.icac.hk/ZH/Info/Lib_List?cate_id=3&id=238
防貪錦囊簡介-採購
http://cpas.icac.hk/zh/info/lib_list?cate_id=43&id=199