幼稚園採購程序簡介會 (2021年8月)

幼稚園教育計劃

幼稚園採購程序簡介會 (2021年8月)

教育局

幼稚園行政組

主要信息

參加「幼稚園教育計劃」(計劃)的幼稚園須妥善運 用公帑資源，正確和有效地進行日常採購

幼稚園在運用計劃下的資助(1)購置物品及服務和(2) 進行各類校舍工程時，均須根據《幼稚園採購程序 指引》(指引)處理採購事宜

採購項目符合各項相關計劃下的資助的指定用途

制訂及採用公平、開放及透明的採購程序

瀏覽或下載《指引 》

http://www.edb.gov.hk/free-quality-kg-edu_tc

教育局主頁＞教育制度及政策＞幼稚園教育＞

幼稚園教育計劃

指引

注意事項 (1)

不得容許其校董和職員向任何人士或公司(包括 供應商和承辦商)索取或接受其提供的任何利益

書面知會所有供應商和承辦商，如向幼稚園校董 或職員提供任何利益均屬違法行為

每學年提醒參與採購職務的校董及職員避免利益 衝突，以及在無可避免時，申報有關詳情(可參 考相關範本)

要求參與採購職務的校董及職員承諾，不會未經 授權下披露報價及招標的資料 (可參考相關範本)

注意事項 (2)

遵行適當分工，委派不同的教職員負責採購過程 中不同的工序

向所有獲邀的供應商提供充分和同等的資料

訂明所需物品/服務在功能及表現上的特點，避 免指定某個牌子/型號

邀請書面報價/招標的日期，與截止日期⼀般應 該相隔最少三周

注意事項 (3)

把同類的項目歸類在同⼀邀請報價書/招標書內

不應把所需的同類項目分多次購買，從而規避 有關的金額限制及報價/招標程序

不得在截止日期及時間之前開啟書面報價單/標 書

不應考慮逾期遞交的報價/標書

在不能提供理據和相關紀錄的情況下，不應拒 絕接納符合規格而出價最低的報價/標書

注意事項 (4)

在報價/標書有效期屆滿前訂購物品或服務

妥善備存所有採購紀錄

抽查報價/招標文件，以核實資料是否真確

採購程序

採購限額層級

按照不同採購金額決定採購的安排和 相關工作人員要求：

 第１級：5,000元或以下

 第２級：5,000元以上至50,000元

 第３級：50,000元以上至200,000元

 第４級：200,000元以上

第１級： 5,000元或以下的採購安排

安排 • 無須進行具競爭性的競投，可進行直接採購

• 但須確保有關採購是必須的及價格公平合理 工作人員 • 校內合適的教職員經批准後進行直接採購 批核人員 • 校⻑/副校⻑/主任

參考 • 指引第19-21段

• 價值不超逾港幣5,000元的採購紀錄表 (附件4)

價值不超逾港幣5,000元的採購紀錄表 (附件4)

視乎物品/服務的性質，

由相關學習範疇或行政 事務的教學人員或非教 學人員採購

由校⻑/副校⻑/

主任批核採購

第２級： 5,000元以上至50,000元的採購安排

安排 • 向最少兩名供應商索取口頭報價 工作人員

• 校內合適教職員索取口頭報價及作出推薦

• 如邀請/收到少於兩名供應商報價，應加以說明原因，並由⼀

名教師批簽

批核人員 • 校⻑/副校⻑

參考 • 指引第22-26段

• 按口頭報價購貨表格 (附件5)

按口頭報價購貨表格 (附件5) (1)

記錄供應商 資料

⼀般應選擇最低報價，

否則，應記下原因

抽查後簡簽 及填上日期

採購程序 按口頭報價購貨表格 (附件5) (2)

列明批核結果

重新邀請口頭報價 或不批准推薦，

列明原因

第３及第４級：

50,000元以上的採購安排

採購限額(港幣) 採購安排 相關工作人員 批核人員 參考 50,000元以上

至200,000元 向最少五 名供應商索取書面 報價

 兩位校內合適的教 職員負責開啟和審 核書面報價單

 由副校⻑/主任/教 師作出評估和推薦

校監/校⻑ 第27-34段 及42-60段 附件6 - 10

200,000元

以上 邀請最少

五名供應商投標

開標及標書審核委員 會，成員包括兩名學 校人員(應為教師、

文員、助教及/或合 適的支援人員，最理 想是兩⼈中最少⼀⼈

標書批核委員 會，成員須不 少於兩人，須 包括校監及校

⻑

第27-32段 及35-60段 附件6 - 11 (由校⻑評估和推薦) (由校監批核)

(如校監和校

書面報價及招標程序的分別

書面報價 招標

將收到的書面報價單上鎖 將收到的標書放進雙重上鎖的 投標箱內

校⻑委任兩位校內合適的教

職員開啟和審核書面報價單 校⻑委任兩位校內合適教職員 出任「開標及標書審核委員會」

成員，負責開啟和審核標書 書面報價單由校監/校⻑批核 標書由「標書批核委員會」批

核，成員須先由校董會委任

書面報價邀請書/招標書 (附件7a) (1)

⼀般應同時邀請上⼀次 獲批核供應商進行競投

亦可使用傳真 或電郵邀請報

價/招標

不同類別項目應用 不同報價單/標書

書面報價邀請書/招標書 (附件7a) (2)

18

交回報價單/標書 的方式及規格

註明截止日期及時間 供應商的方法通知落選

交回報價單/

標書的地點

註明所接受的報價/投標形式 供應商不擬報價/

投標的安排

書面報價邀請書/招標書

(附件7a) (3)

書面報價/投標摘要及批核紀錄 (附件9及10) (1)

20

由兩位人員開 啟和審核報價/

標書人員簽署 記錄所有供應

商的回覆

由推薦人員簽署 註明所推薦的

供應商

不應考慮遲交的 報價單／標書

⼀般選取符合規 格而出價最低者

書面報價/投標摘要及批核紀錄 (附件9及10) (2)

述明重新邀請書面 報價/招標的理據 如不選取出價最低

者，應記錄理據 由批核人員簽署

單⼀報價/招標 (1)

只有具備充份的理據，並在採用競投的報價/招 標方法不能有效獲取所需物品及服務的情況下，

才能採⽤單⼀報價/招標程序

 有證據顯示所需物品及服務只由⼀位供應商提 供

 基於與保護版權或與技術問題有關的理由

 所需服務須由公用事業機構提供

 專利或專門設備需要維修，而設備供應商憑藉 設備保證書擁有提供維修服務的獨有權利

單⼀報價/招標 (2)

須事先得到相關人員的批准

 5,000元以上至50,000元的採購項目：校監

 50,000元以上的採購項目：校董會

應依循與具競投性的報價/招標相同的採購程序 辦理

辦學團體/營辦機構

參與幼稚園採購活動 (1)

(I) 透過辦學團體/營辦機構取得物品及服務

須事先得到校董會的批准，並妥為存檔

辦學團體/營辦機構須依循與幼稚園大致相 同的採購程序

保存所有相關的採購紀錄，以供幼稚園作 審計之用

校董會有責任確保辦學團體/營辦機構所進 行的採購活動符合教育局指引所列的採購 要求

辦學團體/營辦機構

參與幼稚園採購活動 (2)

(II) 向辦學團體/營辦機構採購物品及服務

辦學團體/營辦機構應被視為競投者之⼀， 並與其他競投者⼀樣，須經過競投及相

同的甄選程序

校董會應確保辦學團體/營辦機構與其它 競投者獲得同等及公平的看待

校董會應留意有關利益衝突的申報

辦學團體/營辦機構

參與幼稚園採購活動 (3)

(III) 以單⼀報價/招標的方法向辦學團體/營辦 機構採購物品及服務

須遵守單⼀報價/招標(即第22及23張投影片 所列)的有關要求，並須事先得到校董會的批 准

辦學團體/營辦機構應提交有關物品及服務 報價的價格分目(附件13)

經審核報價單/標書後，最終應由校董會決 定接納與否，並將決定和理據存檔

校董會應參考「就辦學團體/營辦機構供應 物品及提供服務⽽進⾏單⼀報價/招標及審 核報價單/標書的檢視清單」(附件12)

採購常見問題

採購常見問題 (1)

如何知道將要採購的項目需費

多少，以決定遵從相關採購限

額的程序？

採購常見問題 (2)

如幼稚園在學期初所購置的平板電腦，估 計不超過50,000元而只進行口頭報價，但 其後因未能預知的事故而須再採購平板電 腦，以致在同⼀學年所累積的價值超過 50,000元。應該如何處理之前已完成的採 購程序，及已超出全學年累積價值的採購？

採購常見問題 (2) – 續

只有在12個月內，採購項目的累積價值不超過50,000元 及200,000元的情況下，才可分別以口頭報價及書面報價

⽅式重複採購同⼀類項⽬

例子

月份 所需平板電腦

數量 該次採購金額 學年累積金額 採購安排

2020年10月 10部 $10,000 $10,000 口頭報價

2021年2月 20部 $20,000 $30,000 口頭報價

2021年5月 20部 $30,000 $60,000 書面報價

超過累積$50,000的採購限額 須使⽤⾼⼀個層級的採購安排

採購第2和第3次的同類項目，理據須存檔備查

採購常見問題 (3)

指引內以12個月為幼稚園決定以口 頭報價或書面報價方式重複採購同

⼀類項⽬的考慮依據，此12個月是 否別必須以幼稚園的開學第⼀個⽉

⾄最後⼀個⽉為準？

採購常見問題 (4)

在個別情況下，幼稚園希望在

採購要求中指明物品或服務的

牌子或型號等獨有的特點，可

以如何處理？

幼稚園採購活動異常情況報告 (附件1)

採購常見問題 (5)

幼稚園可從哪裏查閱教育局提

供的《供應商名冊》?

供應商名冊 (1)

在瀏覽器地址欄輸入下列網址：

https://fkg.edb.gov.hk/

以「統⼀登入系統」戶口登入計劃系統

供應商名冊 (2)

登入後在項目欄點選「幼稚園採購事宜」

供應商名冊 (3)

系統便會顯示教育局《供應商名冊》選項

可選擇下載

教育局供應商名冊(按商品類別排列) 或選擇下載

載於教育局供應商名冊的公司名單 (按公司名稱排列，輔以所提供的商品)

其他事項

財務核數

教育局會派員到訪參加計劃的幼稚園進行稽核，

確保幼稚園遵守指引內的採購規定

其他參考資料

防貪錦囊簡介－學校管治與內部監控

http://cpas.icac.hk/ZH/Info/Lib_List?cate_id=43&id=238

防貪錦囊簡介－採購

http://cpas.icac.hk/ZH/Info/Lib_List?cate_id=43&id=199