Basic Email Writing Skills
段落間空行，使閱讀舒適 可縮排或一律靠左
結尾句，表達感謝/期待
To Whom It May Concern,
如果不知道對方性別，且用在比較正式 的情況下，就可以使用這個稱呼。這用 法多用在公事上，尤其是當你寄信到一 個公家機關或公司，不確定是寫個哪個 特定的人的時候。若是用在應徵信件當 中，則可用 Dear Hiring Manager。
Dear正式；Hi輕鬆
稱謂注意性別、職業 常見錯誤及錯誤原因
Hi Mike! 名字後用逗號，非驚嘆號
Hi, Dear,
連名字都不寫，
感覺不在意誰收到信。
Hey,
Hi there,
商業溝通不合適，
但很熟的朋友可以。
Hi, Mike 打招呼和名字中間不需逗號。
主旨精簡又說明大意，
通常用名詞
內文注意文字細節
盡量避免過於直率或不禮貌的詞句。
”I need this in half an hour.”
→”Would it be possible to have this in half an hour?”
”It’s a bad idea.”
→”To be honest, I’m not sure it would be a good idea.”。
如果與收件者不熟，或是透過其他方式拿到對方的聯絡方式，
在信件的開頭介紹自己、解釋與對方的關係是很重要的。
＊寫信給教授：
1.“I am a student in your（class name）.”
（我是您某堂課的學生）
2.“My name is Jessie Chen. Professor Lin gave me your email address.”
（我叫 Jessie Chen，透過林教授得到您的電子信箱）
3.“My name is Jaime Smith. We met last week at the Conference at X University.”
（我叫 Jamie Smith，我們上週在X大學的會議中見過面)
比較正式的常用句型為 “I am writing to VR…”
1. “I am writing about/in reference to/regarding N.”
（這封信是關於…）
2. “I am writing to inform you that S+ V/of N”
（我想通知你…）
3. “I am writing to inquire about N.”
（我想問有關…）
介紹自己
（Identification of self）
解釋寫信目的
（Reason for
email）
這部分的長度因情況而異，記得寫信不用刻意挑困難、冷僻的字寫；
簡單、清楚地告知自己的情況或需求，讓對方快速了解就好囉！
另外，建議段落的第一句話用主題句（Topic Sentence），簡單解釋 該段的重點和內容，可以幫助收信者快速閱讀，抓到每段的重點！
解釋完自己的情況、需求後，如果有需要收信人協助的部分，
可以參考以下幾個範例句型：
1.“I would be more than happy to meet at your convenience.”
（希望能在你方便的時間見面）
2.“If you’re free, I’m available to meet on X day at X time.”
（如果你方便，希望能在X天X點見面）
3.“If you have some free time, would you be able to give me a call?”
（如果你有空，希望你可以打電話給我）
解釋情況、需求
（Describe situation）
解釋後續 規劃
（Action
Plan）
寫完信件內容後，通常會請對方回覆自己的想法或問題，
以下的例句可供參考：
1. “Please feel free to contact me if you need any further information.”
（如果你需要任何進一步的資訊，歡迎隨時聯繫）
2. “If you require any further information, feel free to contact me.”
3. “If you have any questions, please feel free to contact me.”
（如果你有任何問題，歡迎隨時告知）
4. “I look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.”
（希望能盡快得到你的聯絡 ∕ 我很期待下周二與你見面）
5. “I’m looking forward to your reply.”
（我很期待收到你的聯絡）
結論語句
（Closing line）
挑一個背起來，套用在作文中
