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操作手冊

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Academic year: 2022

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(1)

國立臺灣師範大學

網路請購完整版系統操作手冊

中華民國 103 年 10 月 17 日

(2)

目錄

壹、前言: ... 3

貳、資格條件: ... 3

一、環境需求 ... 3

二、操作條件 ... 3

三、使用系統人員 ... 3

叁、網路請購系統功能介紹與操作: ... 4

一、登入系統 ... 4

二、部門請購查詢/計畫請購查詢介面功能 ... 6

◎請購功能列 ... 6

(一) 新增請購:依照請購類別提出請購案件。 ... 6

(二) 購案管理:查詢購案申請狀況及購案之報銷、列印、修改、複製、刪除購案作業。 ... 7

(三) 經費授權:經費授權管理。計劃主持人可授權給予其他使用者查詢或請購之權限。 ... 10

(四) 決標/核銷:完成決標之程序提供採購單位,進行經辦購案決標及核銷作業。 ... 13

(五) 經費分類:提供使用者建立該系所自訂的經費分類代碼,提供更為仔細的管理方式。... 14

(六) 購案查詢:所申請的請購案件依設定之條件列出購案經費明細。 ... 20

(七) 彙總清單:彙總多筆核銷案(黏貼單)並印出『憑證明細表』。 ... 21

(八) 決標統計:將決標案依設定之條件列出經費明細,配合【決標/核銷】作業之統計報表。 ... 21

◎查詢功能列 ... 22

(一) 計畫清單:列出指定預算計畫截至目前為止的執行狀況。 ... 22

(二) 用途明細:列出指定計畫的經費用途總執行狀況與其動支率。 ... 22

(三) 收支明細:列出指定計畫之收支及請購明細,包括已審及未審購案。 ... 22

(四) 請購明細:列出指定計畫之所有己/未結案及己/未審的請購狀態和用途明細表。 ... 23

(五) 流用明細:列出指定計畫之預算截至目前止的分配及流用狀況。 ... 24

(六) 收支報告表:科技部或補助款計畫結報報表。 ... 25

(七) 購案品項:可依購案品項內容的名稱,查詢相關購案資料。 ... 27

三、輔助項目服務 ... 28

(一)常見問題 ... 28

(二)輔助說明 ... 28

(三)更改密碼 ... 29

四、登出系統 ... 29

(3)

2

肆、各項購案類別申請範例 ... 30

一、1 簽案辦理動支或 10 萬以上採購 ... 30

二、2 直接核銷 ... 38

三、3 撥還零用金 ... 39

四、4 新增請購預借款項 ... 41

五、未達 100 萬科研(達 100 萬以上同 1) ... 44

伍、彙總清單範例 ... 49

陸、會計網路請購系統常見問題: ... 54

(4)

壹、前言:

透過 www 技術讓專案計劃管理人能夠無地域限制地使用本系統,並且可以即時地瀏覽與查 詢計畫預算的執行狀況。提供各系所承辦人方便申請購案,而且在作業分配時也能適當的給予 其他承辦人應有的執行權限,本系統也可依據各系所自訂的分類顯示統計報表或是利用現有的 報表查詢統計以做為系所內部其他報表分析之用。

貳、資格條件:

一、環境需求

1、安裝 WIN XP/7/8 的個人電腦。

2、安裝可觀看 FRAME 格式 HTML 文件之瀏覽器(IE6.0 以上版本) 3、能連接學術網路(使用瀏覽器可以連接上本校之首頁) 。

二、操作條件

1、必須先取得主計室提供的系統帳號及密碼。

2、開啟瀏覽器後.在"網址"處鍵入主計室 WEB 站首頁的位址。

3、在操作過程中要移動游標時請使用滑鼠或【TAB】鍵。

4、用滑鼠點選 [網路請購] ,進入網路請購查詢系統。

三、使用系統人員

1、計畫主持人。

2、經費管理人(『工作計畫-部門、專班或專項經費』執行者)。 3、被授予權限可使用本系統的人員。

(5)

4

叁、網路請購系統功能介紹與操作:

一、登入系統

必須先取得使用本系統的資格。申請方式可經由網路請購系統首頁下載【下載→會計室線 上請購授權申請書】,填妥相關資料後,再請「計畫主持人」或「工作計畫執行者」簽章核可交 由主計室相關人員建立帳號。主計室將會建立一組登入系統的帳號及密號給申請人,申請人在 第一次上線操作時,請先點執行『更改密碼』功能將密碼變更以達帳號保密安全。

操作

1、 步驟1~4在 IE 瀏覽器的網址處鍵入學校網站->行政單位->主計室->會計系統->依個人作 業選擇「部門經費」或「計畫經費」按鈕選項。

2、 步驟5~6在「使用者代碼」及「密碼」欄內分別鍵入系統認可的帳號及密碼,確認後用滑 鼠點按確定按鈕。

3、 步驟7系統將根據登入帳戶的使用權限來顯示功能選項。如部門計畫預算的主持人會有 部門請購查詢按鈕;而計畫預算的主持人會有計畫請購查詢按鈕。

(6)

【注意】網址處亦可直接輸入伺服器的 IP 位址,例 http://XX.XX.XX.XX。

(7)

6

二、部門請購查詢/計畫請購查詢介面功能

在部門請購查詢或計畫請購查詢編輯視窗上方有請購功能列及查詢功能列,兩者的功能按 鈕有些許的不同。請購功能上有:『新增請購』、『購案管理』、『經費授權』、『決標/核銷』、『經 費分類』(部門請購特有功能)、『購案查詢』、『彙總清單』、『決標統計』。查詢功能列上有『計 畫清單』、『用途明細』、『收支明細』、『請購明細』、『流用明細』(部門請購特有功能)、『收支報 告表』(計畫請購特有功能)、『購案品項』功能按鈕。

◎請購功能列

(一) 新增請購:依照請購類別提出請購案件。

申請的購案類別分為「1 簽案辦理動支或 10 萬以上採購」、「2 直接核銷」、「3 撥還零用金」、

「4 新增請購預借款項」、「未達 100 萬科研(達 100 萬以上同 1)」。在購案申請介面裡分成「編 輯經費」、「編輯經費」、「編輯受款人」三個編輯區,系統將依各種購案類別作業程序開放「編 輯受款人」的編輯介面。若報銷作業須由他人完成時,可在經費編輯裡「報銷人」欄內輸入該 使用者代碼,當主計室完成請購案的審核作業之後,該使用者則具有此購案的報銷作業權限。

各種購案的操作範例請參照《肆、各項購案類別申請範例》。 功能圖示

(8)

(二) 購案管理:查詢購案申請狀況及購案之報銷、列印、修改、複製、刪除購案作業。

透過「購案類別」或「審核狀態」選項或是直接輸入「購案編號」的過濾方式,讓使用者 查詢各類別的請購案件或應繼續執行的報銷作業,此介面功能亦提供使用者執行購案的修改、

刪除、複製、列印和檢視購案審核進度狀況。

【注意】當該購案的「會計審核」欄下方顯示為「己審」狀態時,系統則開放「報銷」功能,

並同時也關閉「修改」及「刪除」功能。

◇購案未審 功能圖示

(1)修改

(9)

8

(2)刪除

(3)複製

(4)列印

(10)

◇購案己審 功能圖示

(1)內容

(2)報銷

(11)

10

(三) 經費授權:經費授權管理。計劃主持人可授權給予其他使用者查詢或請購之權限。

透過此功能甲計畫的計畫主持人可授予其他助理使用該經費預算申請;或者是一筆購案申 請需要同時用到甲、乙計畫的經費預算,但是,但本系統有限制甲、乙計畫必須是相同計畫類 別才可以申請在同一筆購案上。能擁有『經費授權』功能授予設定,必須是該計畫的計畫主持 人才具有此權限。

功能圖示

【注意】計畫請購查詢無『轉入上年度授權記錄功能』功能,此為部門請購特有功能。

◇轉入上年度授權記錄 操作

1、 步驟 1~3 進入『經費授權』功能編輯介面視窗,選定授權計畫代碼及名稱之後,再去執 行「轉入上年度授權記錄」功能按鈕。

2、 步驟 4~7 進入授權記錄轉入編輯視窗,選定上年度計畫名稱並逐一勾選授權人員名單,

完成勾選動作後則可執行「存檔」及「回上頁」按鈕回到上一個視窗畫面。

3、 當再次回到『經費授權』功能編輯介面視窗時,則可以看到先前授予的授權記錄明細。

(12)

◇直接輸入使用者代碼方式新增 操作

1、 步驟 1~4 進入『經費授權』功能編輯介面視窗,選定授權計畫代碼及名稱後,直接輸入 被授予「使用者代碼」、選定授予的「經費用途」及授予的權限後則可執行「存入」按鈕。

2、 當完成存入動作時,在『經費授權』功能編輯介面視窗中則可以看到先前輸入授權記錄。

(13)

12

◇藉由查詢使用者方式新增 操作

1、 步驟 1~6 進入『經費授權』功能編輯介面視窗,選定授權計畫代碼及名稱之後,藉由『查』

功能按鈕選定授予的使用者。

2、 步驟 7~8 回到『經費授權』功能編輯介面視窗,再選定授予的「經費用途」和授予的計 畫權限並執行「存入」按鈕,新增作業才算完成。

(14)

(四) 決標/核銷:完成決標之程序提供採購單位,進行經辦購案決標及核銷作業。

『決標/核銷』功能僅開放負責採購作業單位。在此功能中將採購的最後決標金額填入或代 其他單位執行報銷作業。

功能圖示

新增操作

1、 步驟 1~4 進入『決標/核銷』功能編輯介面視窗,輸入進入決標流程作業的購案號碼並選 定之後再點按「決標」按鈕。

2、 步驟 5~6 將採購最後決標金額鍵入「決標金額」欄內,確認後執行「存入」按鈕。

3、 系統將產生一組「案號-1」的購案號碼如 T10300300059-1 則完成購案的決標作業。

(15)

14

(五) 經費分類:提供使用者建立該系所自訂的經費分類代碼,提供更為仔細的管理方式。

計畫請購查詢無此項功能,此為部門請購特有功能。『經費分類』可提供使用者自訂分類的 代碼。讓使用者可以根據自訂的類別代碼,將平時申請的請購案件進行分類,方便使用者分析 管理。如依各系所/組別、人員、用途、品項等其他任何可以做為管理標籤的分類

功能圖示

◇新增 操作

1、 步驟 1~3 進入『經費分類』功能編輯介面視窗,自行編輯分類項目的「代碼」及「類別 名稱」待確認後點按「存入」按鈕。

2、 完成存入動作之後,在『新增請購』功能編輯介面視窗的「分類」欄下則出現已完成編 輯的經費分類明細資料。

(16)

◇轉入上年分類 操作

1、 步驟 1~2 進入『經費分類』功能編輯介面視窗,直接點按「轉入(XX)分類」按鈕,系統 則完成資料存入。

2、 再回到『經費分類』功能編輯介面視窗則會出現上年度編輯的經費分類明細資料。

◇預覽方式 (1)類別名稱預覽 操作

1、 步驟 1~2 進入『經費分類』功能編輯介面視窗,直接點按在指定的類別名稱旁的「預覽」

按鈕。

2、 系統則列示出在新增請購作業申請時有個別指定分類名稱的購案明細記錄。

(17)

16

(2)條件預覽 操作

1、 步驟 1~2 進入『經費分類』功能編輯介面視窗,點按「條件預覽」按鈕功能。

2、 步驟 3~4 進入分類代碼條件設定視窗,直接下拉選擇類別名稱並點按「開始查詢」按鈕 3、 系統則列示出在符合該類別名稱的購案明細記錄。

(18)

(3)全部預覽 操作

1、 步驟 1~2 進入『經費分類』功能編輯介面視窗,點按「全部預覽」按鈕功能。

2、 系統將依無分類名稱及所有分類名稱列示出所有的購案記錄。

(19)

18

◇調整類別名稱 操作

1、 步驟 1~2 進入『經費分類』功能編輯介面視窗,點按「全部預覽」按鈕功能。

2、 步驟 3~4 直接點按要調整的購案號碼,並且重新下拉選擇調整的分類代碼。

3、 待完成存入動作之後,該購案的分類代碼已調整為新的分類代碼,如 T10300300071 分類 代碼由原本的「電費」調整為「水費」。

(20)
(21)

20

(六) 購案查詢:所申請的請購案件依設定之條件列出購案經費明細。

透過『購案查詢』的功能,可以整理出使用者在該計畫下或全部可查詢計畫下曾申請過的 購案明細記錄。藉由『部門預算請購查詢條件設定』的畫面,讓使用者可以快速的過濾出欲查 詢的購案。

功能圖示

(22)

(七) 彙總清單:彙總多筆核銷案(黏貼單)並印出『憑證明細表』。

透過『彙總清單』功能,可將多筆核銷案(黏貼單)彙整後印出『憑證明細表』或『經借零 用金報支清單』。操作範例請參照《伍、彙總清單範例》

功能圖示

(八) 決標統計:將決標案依設定之條件列出經費明細,配合【決標/核銷】作業之統計報表。

(23)

22

◎查詢功能列

提供使用者查詢該計畫詳細的資料,包括經費用途明細、收支明細與請購明細等等,可以 讓使用者隨時掌握自己計畫預算經費的使用狀況。在每個查詢結果的畫面提供列印與轉出 EXCEL 功能,讓使用者可自行分析處理目前計畫執行狀況。

(一) 計畫清單:列出指定預算計畫截至目前為止的執行狀況。

詳細的列出該計畫的分配數、收入數、實支數與計畫餘額等相關計畫資訊。若未指定單一 計畫時,系統則將該使用者可查詢的所有計畫的計畫清單明細列示出來。

(二) 用途明細:列出指定計畫的經費用途總執行狀況與其動支率。

將此計畫所包含的經費用途做一詳細列表,並包含各個經費用途的執行率與動支率統計數 字。若未指定單一計畫時,系統則將該使用者可查詢的所有計畫的用途明細列示出來。

(三) 收支明細:列出指定計畫之收支及請購明細,包括已審及未審購案。

統計該計畫所有收與支的明細,若申請的購案已結案並且已經開立傳票,則會將對應傳票 編號列出,其傳票開立的會計科目和明細摘要也會顯示出來。提供切換列印畫面或將資料轉出 至 EXCEL 的功能。(必須指定查詢計畫,否則系統無法列示資料。)

(24)

(四) 請購明細:列出指定計畫之所有己/未結案及己/未審的請購狀態和用途明細表。

此功能詳細地將該計畫所有的申請的購案列出,包含請購及核銷的紀錄,若使用者有其他 資料處理統計的需求,也可將其轉成 EXECL 之後再作分析。簡單的過濾介面可以讓使用者自行 設定搜尋的關鍵資料。(必須指定查詢計畫,否則系統無法列示資料。)

(25)

24

(五) 流用明細:列出指定計畫之預算截至目前止的分配及流用狀況。

計畫請購查詢無此項功能,此為部門請購特有功能。此功能呈現該計畫預算的經費用途流 用狀況記錄資料。(必須指定查詢計畫,否則系統無法列示資料。)

(26)

(六) 收支報告表:科技部或補助款計畫結報報表。

部門請購查詢無此項功能,此為計畫請購特有功能。列示科技部、教育部、農委會、漁業 署等格式報表及其 EXCEL 格式。(必須指定查詢計畫,否則系統無法列示資料。)

(27)

26

(28)

(七) 購案品項:可依購案品項內容的名稱,查詢相關購案資料。

可依申請購案中的品項內容名稱查詢該計畫中「部分符合」品項名稱的相關購案記錄。輸 入品名的關鍵字,系統則會列示出符合該計畫項下的購案品名的明細資料。(必須指定查詢計 畫,否則系統無法列示資料。)

(29)

28

三、輔助項目服務

『輔助項目服務』功能提供使用者操作系統時,在個人電腦需要設定的注意事項,希望藉 由輔助功能的幫助,減少使用者在使用系統的困擾。

(一)常見問題

提供一般使用者操作系統時,常見的問題與解決方法。

(二)輔助說明

本系統各功能的簡單說明介紹。

(30)

(三)更改密碼

提供使用者修改登入系統的密碼。

四、登出系統

在網路請購服務系統完成作業並欲離開系統時,請點選『登出』按鈕離開本系統。用此方 式才可把背後的應用變數關閉,若僅將視窗關閉其背後的應用變數需等待一段時間之後才會釋 放出去。為了系統的執行效能可以有效的被其他人使用,我們應建立起這樣的觀念。

(31)

30

肆、各項購案類別申請範例

一、1 簽案辦理動支或 10 萬以上採購

範例內容:申報 103 年度資訊大樓電梯保養維護費用$24,000 屆時每季報銷。

狀況一:實支核銷$6,000 元(分次核銷)

狀況二:己核准簽案動支預借款項$24,000,預借款項核銷$22,000 繳回預借款項

$2,000 元。

(一)請購作業 操作

1、 步驟 1~3 進入『新增請購』編輯作業,勾選該購案類別再點按下一步進行編輯購案內容。

2、 步驟 4~6 下拉選擇動支計畫名稱、經費用途及輸入品名明細、數量和金額後點按「存入」

按鈕,系統將產生一組申請的購案編號並進行列印「動支申請單」及其簽核作業。

【注意 1】若報銷作業須由他人完成時,可在經費編輯裡「報銷人」欄內輸入該使用者代碼,

當主計室完成請購案的審核作業之後,該使用者則具有此購案的報銷作業權限。

【注意 2】確定以後的報銷作業將以「分期核銷」的方式,此時「分期報銷」的選項可先勾 選起來,以開啟「限制購案執行結案」功能。

3、 待驗收後或勞務已確實完成,進行廠商請款支付報銷作業。進行報銷作業,購案的會計審 核狀態必須是『已審』,系統才會允許使用者進行「實支報銷」或「己核准簽案動支預借款 項」作業。

(32)

(二) 報銷作業

狀況一:實支核銷(分次核銷) 操作

1、 步驟 1~4 進入『購案管理』功能編輯作業,利用搜尋功能找出原購案代碼並點按「報銷」

按鈕進行報銷編輯作業。

2、 步驟 5~10 進入「實支報銷」作業編輯,將實際報支金額填入並編輯受款人明細,如:輸入 發票/收據編號、發票/收據日及受款人資料依實際支付金額報銷,待確認資料無誤後則可 執行存入。

3、 當系統產生一組「購案代碼-序號」如:T10300300067-1 時則完成報銷作業,請選擇適合的 黏貼憑證用紙列印之並送請相關單位簽核。

(33)

32

(34)

財務、勞務類-黏貼憑證用紙

(1) 領款收據彙整-黏貼憑證用紙

(2) 分期付款表

(35)

34

狀況二:己核准簽案動支預借款項 操作

1、 步驟 1~4 進入『購案管理』編輯作業,利用搜尋功能找出原購案代碼並點按「報銷」按鈕 進行報銷作業編輯。

2、 步驟 5~10 進入「己核准簽案動支預借款項」作業編輯,將實際支付金額填入並編輯受款人 明細,確認資料無誤後則可執行存入,完成作業時系統會產生一組「購案代碼-序號」。

3、 待請購物品送達並驗收後,原先借支的費用必須報銷沖回,進行「預借款項核銷」或「繳 回預借款項」作業。

(36)

(1)預借款項核銷 操作

1、 步驟 1~6 進入『購案管理』編輯作業,利用搜尋功能找出原購案代碼並點按「報銷」按鈕 進行「預借款項核銷」編輯作業。

2、 步驟 7~8 進入「預借款項核銷」作業編輯,將實際發生費用金額填入及編輯品項明細金額 資料,確認資料無誤後則可執行存入並印出黏貼憑證用紙。

3、 借款費用有剩餘時仍應進行「繳回預借款項」作業。

(37)

36

(38)

(2)繳回預借款項 操作

1、 步驟 1~6 進入『購案管理』編輯作業,利用搜尋功能找出原購案代碼並點按「報銷」按鈕 進行「繳回預借款項」編輯作業。

2、 步驟 7~8 進入「繳回預借款項」作業編輯,將核准借款剩餘金額填入及執行存入,則完成 整筆購案作業申請程序。

(39)

38

二、2 直接核銷

範例內容:全國競賽比賽手冊影印及考試用紙。

操作

1、 步驟 1~3 進入『新增請購』編輯作業,勾選購案類別再點按下一步進行編輯購案內容。

2、 步驟 4~5 下拉選擇動支計畫名稱、經費用途、輸入品名明細、數量和金額後,再繼續點按

「編輯受款人」按鈕。

3、 步驟 6~7 編輯受款人明細資料將報支的輸入發票/收據編號、發票/收據日及受款人資料填 入,待確認資料無誤後則可執行存入。

4、 系統產生一組該申請購案編號並選擇適合的黏貼憑證用紙列印之,最後送請相關單位簽核。

5、 若需要製作彙總清單,請參閱《伍、彙總清單範例》。

(40)

三、3 撥還零用金

範例內容:申報 10/17 接待外賓餐費點心/便當等費用。

操作

1、 步驟 1~3 進入『新增請購』編輯作業,勾選購案類別再點按下一步進行編輯購案內容。

2、 步驟 4~5 下拉選擇動支計畫名稱、經費用途、輸入品名明細、數量和金額後,再繼續點按

「編輯受款人」按鈕。

3、 步驟 6~7 編輯受款人明細資料將報支的輸入發票/收據編號、發票/收據日及受款人資料填 入,待確認資料無誤後則可執行存入。

4、 系統產生一組該申請購案編號並選擇適合的黏貼憑證用列印之,再送請相關單位簽核。

5、 若需要製作彙總清單,請參閱《伍、彙總清單範例》。

(41)

40

(42)

四、4 新增請購預借款項

範例內容:預借 103/10/1-103/10/10 赴澳洲參訪國外差旅費。

(一)預借作業 操作

1、 步驟 1~3 進入『新增請購』編輯作業,勾選購案類別再點按下一步進行編輯購案內容。

2、 步驟 4~5 進入「預借款項」作業編輯,下拉選擇動支計畫名稱、經費用途、輸入品名明細、

數量和金額後,再繼續點按「編輯受款人」按鈕。

3、 步驟 6~7 編輯受款人明細資料後則可執行存入,系統產生一組該申請購案編號,但不提供 列印功能。

4、 待驗收後或勞務已確實完成,進行廠商請款支付報銷作業。

(43)

42

(二)報銷作業(1)預借款項核銷 操作

1、 步驟 1~6 進入『購案管理』編輯作業,利用搜尋功能找出原購案代碼並點按「報銷」按鈕 進行「預借款項核銷」編輯作業。

2、 步驟 7~9 進入「預借款項核銷」作業編輯,將實際發生費用金額填入及編輯品項明細金額 資料,確認資料無誤後則可執行存入。當完成作業時系統會產生一組「購案代碼-序號」如:

T10300300070-1 後,請選擇適合的黏貼憑證用紙列印並送請相關單位簽核。

3、 借款費用有剩餘時仍應進行「繳回預借款項」作業。

(44)

(2)繳回預借款項 操作

1、 步驟 1~6 進入『購案管理』編輯作業,利用搜尋功能找出原購案代碼並點按「報銷」按鈕 進行「繳回預借款項」編輯作業。

2、 步驟 7 進入「繳回預借款項」作業編輯,將核准借款剩餘金額填入及執行存入,則完成整 筆購案作業申請程序。

(45)

44

五、未達 100 萬科研(達 100 萬以上同 1)

範例內容:申報中央處理器叢集 1 套 150,000 元。

(一)請購作業 操作

1、 步驟 1~3 進入『新增請購』編輯作業,勾選購案類別再點按下一步進行編輯購案內容。

2、 步驟 4~6 下拉選擇動支計畫名稱、經費用途及輸入品名明細、數量和金額後點按「存入」

按鈕,系統將產生一組申請的購案編號並進行列印「動支申請單」及其簽核作業。

【注意 1】若報銷作業須由他人完成時,可在經費編輯裡「報銷人」欄內輸入該使用者代碼,

(46)

當主計室完成請購案的審核作業之後,該使用者則具有此購案的報銷作業權限。

【注意 2】確定以後的報銷作業將以「分期核銷」的方式,此時「分期報銷」的選項可先勾 選起來,以開啟「限制購案執行結案」功能。

3、 待驗收後或勞務已確實完成,進行廠商請款支付報銷作業。【補充】進行報銷作業,購案的 會計審核狀態必須是『已審』,系統才會允許使用者進行「實支報銷」或「己核准簽案動支 預借款項」作業。

(47)

46

報銷作業-實支核銷 操作

1、 步驟 1~4 進入『購案管理』編輯作業,利用搜尋功能找出原購案代碼並點按「報銷」按鈕 進行報銷編輯作業。

2、 步驟 5~10 進入「實支報銷」作業編輯,將實際報支金額填入並編輯受款人明細,如:輸入 發票/收據編號、發票/收據日及受款人資料依實際支付金額報銷,待確認資料無誤後則可 執行存入。

3、 步驟 11~12 完成報銷作業系統會產生一組「購案代碼-序號」如:C103000214-1,請選擇適 合的黏貼憑證用紙列印並送請相關單位簽核。

(48)
(49)

48

(50)

伍、彙總清單範例

透過此功能項,可將多筆核銷案(黏貼單)彙整後印出『憑證明細表』或『經借零用金報支清單』, 製作該清單方式:

一、 點選【彙總清單】進入:當已有多筆核銷案需併整成同一張『憑證明細表』或『經借零用 金報支清單』時

1.點選【製作清單】

2.清單日期:系統自動帶出。

購案類別:請下拉選擇目前要彙總的核銷案類別,即在請購時所選擇的購案類別,如彙總的 購案類別與選單不符,會無法加入您要併入的單號,另外不同類型核銷案不得混編,如有不 同類別的購案,請分別製作清單。

清單說明:請概述此筆清單內容,日後如需修改或需重新列印時,以便辨識。

承辦人相關資料:人事編號、姓名及聯絡電話。

輸入要彙總的請購單號。

系統顯示前 10 筆目前請購登入人先前所製作的清單

(51)

50

3.如有多筆核銷案要併在同一張清單上,輸入要加入的請購單號後,點選【加入】即可。

輸入要彙總的購案編號 後,點選【加入】

輸入要彙總的購案編 號後,點選【加入】

(52)

4.一個清單可併入多筆請購案,完成後點選【回清單管理列印】

5.回到清單管理介面,於指令列上點選【列印】以下『憑證明細表』

該清單中有多筆購案 回到清單管理列印清單。

(53)

52

二、購案存檔時,直接製作彙總清單:新增請購案,該購案為直接核銷案(ex.10 萬元以下直接 核銷、零用金核銷)時,購案存檔除了可直接列印黏存單外,另外系統會詢問是否直接製作彙 總清單。

1.新增一筆請購案後,系統會詢問是否直接製作彙總清單,點選【確定】

2.系統會自動將該筆購案帶入彙總清單作業,使用者只需再填入清單說明及承辦人相關資料 後,點選【存入】即可。

只需再補填說明及承辦人相 關資料後,點選【存入】

(54)

3.如需併入其他相同類型購案,可直接輸入要併入的單號,或點選【回清單管理列印】,列印『憑 證明細表』或『經借零用金報支清單』

三、清單管理介面相關指令說明:

當該筆清單資料已有明細且列印過,系統自動將【修改】、【作廢】、【列印】及【轉 EXCEL】

功能鈕 LOCK 起來,如需修改或重新列印,請點選【解鎖】,即可點選前四項功能鈕,系統自動 記錄該筆清單列印及修改次數。

如還有其他購案需併入請輸入請購編號【加入】

回到清單管理列印清單。

(55)

54

陸、會計網路請購系統常見問題:

Q1.各式網路上報表列印時,表頭及表尾出現非報表內容的註記文字? 以及列印時會超出紙張範 圍?

解決方法:請於 IE 網頁的檔案下「設定列印格式」,更改設定。此設定只需更改一次即可,除 非該單機系統重新 install。

(

Q2. 網頁上顯示內容為舊資料或他人的申請資料?

解決方法:清除暫存資料,請點選工具/網路網路選項/設定,將⊙自動,改點選⊙每次查閱 畫面時,即可解決。

頁首、頁尾清空。

邊界值歸零。

(56)

Q3.登入系統輸入帳號/密碼後,畫面只呈現空白?

解決方法:主要是因為瀏覽器本身或網站外掛的工具列,皆有攔截彈跳視窗功能,將此功能設 定調整後即可正常顯示。(畫面來源 104 評量中心)

一、瀏覽器本身攔截功能:

在 WIN7 電腦->工具->網際網路選項->隠私權

取消封鎖 快顯功能!!

(57)

56

二、MSN 工具列攔截功能:

三、Google 工具列攔截功能:

(58)

Q4. 輸入帳號/密碼後,出現以下錯誤畫面

解決方法:該畫面是因為瀏覽器安全性設定未啟動 Active Scripting 所致。請點選瀏覽器上功 能列的【工具】選項  選取【網際網路選項】安全性->自訂等級

(59)

58

Q5. 透過常用程序調整使用者的電腦,仍然無法解決在網路請購系統列印報表時發生文字顯示過 大、格線超出頁面的問題?

解決方法:

通常透過 IE->檢視->文字大小或是控制台->所有控制台項目->顯示調整即可解決,但若透過常 用程序調整仍然無法解決在網路請購系統列印報表時發生文字顯示過大、格線超出頁面的問 題。最後的方式:在 IE->工具->網際網路選項->進階=>執行「重設」Internet Exploreryr 設定。

Q6:進入系統後確發現系統畫面按鈕分離或是文字重疊等不正常狀況?

解決方法:

在輸入帳號/密碼視窗下方處,下載『使用 IE10、11 者,請將會計網路請購系統網址,增加至相 容性檢視設定』的檔案並依此檔案內容說明方式設定。

參考文獻

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