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臺中市政府文書流程管理稽核要點
中華民國 99 年 12 月 28 日府授研管字第 0991000123 號函訂定 中華民國 101 年 9 月 3 日府授研管字第 1010152834 號函修正 中華民國 101 年 10 月 1 日府授研管字第 1010171987 號函修正
中華民國 106 年 2 月 17 日府授研管字第 1060034062 號函修正
壹、依據及適用範圍
一、臺中市政府（以下簡稱本府）為統一本府及所屬各機關公文處理流程，
增進各級人員自我管理精神，提高公文品質及行政效率，特訂定本要 點。
二、本要點適用於下列機關（以下簡稱各機關）：
（一）本府各機關。
（二）各市立學校。
（三）市營事業機構。
貳、處理時限
三、各類公文處理時限如下：
（一）一般公文：
１、最速件：一日（但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成）。
２、速件：三日。
３、普通件：六日。
４、限期公文：
（１）來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦 理，其處理時限包含假日計算在內。
（２）來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限 者，該文得以普通件處理時限辦理。
（３）變更來文所訂期限者，應聯繫來文機關確認，並留存公 務電話紀錄或相關文書。
（４）開會、會勘通知單等通知性質文書，其處理時限以所指 定開會、會勘日期為準。
５、府一層主持之會議，紀錄應自會議結束翌日起算三個工作天內 簽出機關，但有下列情形者，不在其限：
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（１）如需先會辦他機關者，受會機關應比照受會公文，於收 到會辦公文之日起三日內完成會辦，主辦機關最遲應於 會議結束翌日起六個工作天內簽出機關。
（２）與所屬上級或二級機關間之陳核比照前開會辦時效，主 辦機關最遲仍應於會議結束翌日起六個工作天內簽出 機關。
６、專案管制案件或其他未明定期限之特殊性案件(包括計畫、規 劃、研究、法規、調解、調查、聲復等案件)，各機關得視事 實需要自行擬定處理期限，並陳報機關首長核准後依限處理。
７、創簽稿案件應視為一般公文管制，且承辦人應自系統取號後始 得送出陳核，創簽稿如欲銷號者，需敘明理由並由單位主管核 准後送收發人員辦理銷號。
８、會辦之案件，跨機關之受會期限為三日，機關內部之受會期限 為一日，並依收發文程序辦理。
（二）人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件或立法委員 質詢案件，應依相關法規辦理。
（三）交辦列管案件，應依交辦列管機關所訂之預定完成期限處理，未 訂期限時，依一般公文時效管制。
（四）定期表報，應依各該表報所訂之填報期限處理。
四、一般公文處理時限之計算，除最速件應隨到隨辦外，應自機關總收文 之次日起至結案之日止，例假日得予扣除，但不含差假日數。
五、限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或其 他依法令另有規定期限之公文，其辦理期間假日不予扣除。
公文處理時限之末日如為假日者，則以該日之次一工作天為時限之末 日。
六、下列一般公文於結案後計算使用日數時得執行扣除：
（一）府層級之核閱時間，得扣除日數。
（二）送會本機關以外機關者，從送會之日起至會畢之日，其期間得 予扣除。
（三）因不可歸責於辦理機關之事由(如公文系統服務廠商、電信服務
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業者、廠商施工、颱風、火災、水災、駭客攻擊等)致公文系統 服務中斷或暫停者，得提出相關佐證資料並扣除等待修復期 間。等待修復期間未滿半日者，不予扣除；超過半日，不滿一 日者，扣除半日。
七、下列文件，應併案辦理:
（一）各件公文案情相同者。
（二）同一案情之正副本。
（三）對其他機關來函查催案件，而仍待辦者。
八、併辦案件以首件收文進行管制，其餘併辦公文雖得存查，但應附隨首 件收文併檔處理，首件公文之擬辦意見中應敍明擬併案文號與併案理 由。
前項首件公文如已存查，機關再次收受相同案情公文時，其後續收受 之公文仍應簽准後始得存查。
九、彙辦案件來文均不得存查，前件彙辦公文併入後件，待最後一件（末 件）來文時，以末件為基礎，計算彙辦案件時效，末件公文之擬辦意 見中應敍明擬併案文號與併案理由。
十、除最速件隨到隨辦外，速件、普通件應依據時限，參照本要點處理各 階段流程，由各機關訂定每一過程之可使用時間，作為稽催準據。
十一、機關間改分作業應依下列規定：
（一）公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦機關或單位，遇有分 文爭議案件，應指定專人協調並以最速件判定，俾提昇效率。
（二）改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收文日 期為準。
（三）機關間或機關內之單位間涉及改分及移文作業未於工作時間八 小時內完成者，應依本要點第三十三點專案簽報議處。
十二、 限期公文之管制：
（一） 定有處理期限之案件，如涉及數個機關權責，需先行會辦或 彙集資料者，主辦機關對各機關之辦理進度，應嚴加掌控並積 極查催，未完成來文應辦事項前，不得結案。
（二） 來函要求調查、研提計畫之案件，短期內無法完成，經擬定預
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計完成期日，由機關首長核准後，知會收文人員更改辦理期限，
依核准之預計完成期日比照限期公文列管。
十三、下列情形之公文，得簽擬存查：
（一）無轉行或答復必要之文件或例行准予備查之文件表報。
（二）本機關蒐集或受贈與之參考資料。
（三）屬通知、參考性之文件。
（四）利用電子郵遞、通報網路或電話方式辦理登錄或答復，辦理完 成後簽註辦理結果併同檢附相關回復資料者。
（五）彙、併辦案件於彙併辦過程中所收受之文件，於擬辦意見中敍 明併案理由後併入主案者。
（六）請款、核銷案件，完成相關程序者。
（七）依規定得予存查之案件。
參、管制範圍
十四、全程管制：
必須遵守公文處理時限規定，從收文（或創簽稿）至發文（或存查）、 歸檔，全程列入管制。
十五、全面管制：
（一）各機關內部單位均應列入管制範圍，即無論總收、總發文件，
或機關收文、機關發文、創簽、創稿（或存查）均應列入管制。
（二）各機關均應實施文書流程管理，以求全面配合。
肆、公文稽催及權責劃分
十六、機關單位主管人員責任：
（一）在權責內核准展期案件，對逾時案件未辦展期者，應督促承辦 人妥適處理。
（二）確實掌握屬員之公文辦理情形，於期限屆滿前督促辦結，以有 效預留其他流程的處理時間。
（三）部屬差假時，應督促職務代理人確實負起代理責任，於時效內 辦妥公文。職務代理人因特殊情形，無法代為處理時，應責由 主管科(組)長（或指定人員）負責處理，職務代理人或其主管 科(組)長均因差假不能處理公文時，應由機關首長或其代理
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人，負全責作適當處理。
（四）對涉及二個以上機關案件，宜與相關機關商定作業原則後再行 處理，避免因往來會辦而延誤時效。
（五）對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得核准調整來 文處理速別，或指定授權人員核准調整之。
（六）對逾處理時限三十日之待辦案件，應向上級主管報備，並會專 責管制單位處理。
（七）配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議，共同檢討 改進單位文書流程，並適時提出公文時效優劣案件獎懲建議、
調整承辦人員工作量分配等事項。
十七、專責管制單位責任：
（一）每星期應查詢登記桌一次，發現錯誤，應指導改正，並定期辦 理逾期報表查催，承辦單位仍延不辦理及答復原因者，以故意 積壓公文論，簽報議處並限期清理，追蹤至結案為止。
（二）對超過辦理期限一個月之未結案件，應予清查並作個案分析，
防止積案發生。
（三）必要時會同有關人員實施抽查，如發現應辦而存查案件，除退 回承辦單位辦理外，並按情節輕重簽處。
（四）檢討稽催作業缺失，提請改進。
（五）綜合統計分析管制成果應對內公布，並視需要提報主管會報、
業務會報，同時建議獎懲，或視需要舉行文書流程管理研討會 議，與文書、業務及檔案等相關單位共同檢討改進。
（六）彙整公文時效統計資料，依限提送「臺中市政府研究發展考核 委員會(以下簡稱研考會)。
十八、承辦人員責任：
（一）每日應進入公文整合資訊系統，檢查有無逾期公文（含受會公 文），確實掌握文書處理時效，對經辦文件，確遵文書處理手 冊規定辦理，基於自我管理原則，確保公文品質與時效，並依 規定期限辦結。自收文起至發文止，應負文件全程各階段查催 之責（應留存公務電話紀錄或行文催辦等）。如查催發生困難
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時，應即簽報，必須展期時，報請權責主管核准。
（二）接獲研考人員逾期未結案件報表，應逐案查復，迅予清理，不 得延宕。
（三）對有時效性案件應親自持會，同一案件請二個以上機關核會 時，應複製（影印）同時送會。
（四）無論送會或受會均應管制時間，如不能依限退回時，受會機關 應將原因、理由及預定會畢時間通知送會機關。
（五）公文未經收發人員登錄不得私自收受，應辦案件不得簽辦存 查，或先簽存查再以創稿發文。
（六）各層級人員就其承辦業務應主動檢討作業程序，簡化工作流 程，以提升公文處理時效。
十九、收發人員責任：
（一）每星期應將逾期未結案件事前檢查週報表送承辦人員填報，除 市長室列管案件之核章應至機關首長外，餘陳核單位主管參 處。
（二）逐日檢查公文處理紀錄，管制登記機關內每一案件的處理過程 與使用時間。
（三）對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者，應依 規定辦理稽催，並將查催資料提供單位主管參處。
（四）配合研考人員辦理調卷分析需要，提供必要的資料。
（五）公文性質之設定攸關公文時效，收文人員應正確登錄公文性 質，遇限期公文時，應正確登錄限辦日期。
二十、展期申請：
（一）一般公文未能於規定時間內辦出時，承辦人應於屆滿辦理期限 前申請展期並以二次為限，第一次展期不得超過原預定結案日 期一倍，需由單位主管核准，第二次展期日數，依案件實際需 要提出，不得超過累計總辦理日數三十日，需由機關首長或首 長授權之主管核准。但因情形特殊，必須辦理超過總辦理日數 三十日時，應簽經 市長核准，並知會機關研考人員列入管制。
（二）市長室列管案件之展延以一次為限，不得超過十日(含假日)，
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應由機關首長親核。
（三）限期公文如連繫來文機關未獲同意變更原處理期限者，應辦理 展期手續，並以逾期案件統計。
（四）專案案件之展期，應由機關首長核准，並知會機關研考人員列 入管制，每次展期日數以不超過六個月為限。
（五）展期必須確屬需要，各權責主管應從嚴審核或提示處理原則，
避免展期。
（六）辦理展期之公文以逾期案件列計，逾期案件經辦理展期後，如 公文實際有積壓事實者，仍應負積壓責任，不得以曾提出展期 作為申復理由或拒絶申復。
伍、專案管制案件
二十一、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦的複雜案件，以「案」為管 制單元。
二十二、專案管制案件成立要件：
（一）實質要件：需長時間多方面研議且需時三十日以上始可辦結之 複雜案件，如涉及政策、法令或需多方會辦、分辦始能定案者，
可列為「專案管制案件」。
（二）程序要件：
１、須於原件處理時限屆期前依規定提出申請，一次申請之期限 不得超過六個月。
２、如因機關首長或主管書面指示而符合專案管制實質要件者，
申請時間不受前款限制。
３、應由承辦單位，敘明專案名稱與申請理由，並訂定作業計畫 及預定完成日期，送機關研考單位審查，簽請機關首長核准 後，由機關研考單位負責管制，並由承辦單位定期提報執行 情形至結案為止，如超過預定完成時間，仍應申請展期。
４、因案件數量眾多，且符合前述規定者，可以通案方式簽請機 關首長核可，不必逐一提出申請。
二十三、專案管制案件不列入一般公文數量與時效統計。
二十四、預計能在三十日內辦結之案件及限期公文、市長室交辦列管案
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件、立法委員或市議員質詢案件、人民申請案件、訴願案件、人 民陳情案件及監察案件已具專案性質，均不另列為專案管制案 件。各機關應嚴格審查，以防氾濫，並予詳細登記，以備檢查。
二十五、經機關研考人員列管之專案管制案件應由承辦單位按時填報執行 情形至結案為止，逾期按情節輕重簽請懲處。
陸、人民申請案件
二十六、本府人民申請案件應依照「臺中市政府處理人民申請案件作業要 點」相關規定確實辦理。
柒、公文檢核
二十七、各機關研考人員每月應實施公文總檢查一次，將上月份公文處理 成績月報表及申請案件辦理情形統計表，按月提送本機關業務 會報或相當性質之會議報告，並於規定時間前送研考會備查。
二十八、各機關研考人員每月公文總檢查後，對逾期公文應調卷分析各階 段處理時間，並送積壓責任人員申復逾期理由及檢具相關文 件，申復人員未如期申復者，研考人員應即逕行判定逾限責任。
判明有逾限責任或有積壓情事者，應按情節輕重簽報機關首長 核辦。
二十九、各機關至少每半年應自行檢核一次；各機關對所屬機關(單位)之 公文登錄及管考作業每年應定期檢核一次，如公文登錄成績甚差 或異常者，得隨時派員輔導或實施作業講習。
三十、本府對各級機關公文之處理情形，應隨時查考，必要時得舉行公文 處理成效檢核，其執行計畫，由本府相關權責機關訂定實施。
捌、獎懲
三十一、各機關對各級處理公文人員，應嚴加考核，經個案或個件分析結 果，得對文書流程管理之重大績效或缺失進行專案獎懲。
三十二、有下列情事之一者，得專案簽報獎勵：
（一）公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面均有優良表現 之人員。
（二）登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且於文書流程管理制 度之落實推動有重大貢獻者。
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（三）辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
（四）文書流程管理制度之革新或改進建議，經採行確具績效者。
三十三、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下：
（一）嘉獎一次或二次。
（二）記功一次或二次。
（三）記大功一次。
三十四、有下列情事之一者，得專案簽報議處：
（一）登錄不確實、統計不確實、未實施各種分析致文書流程管理原 則不能落實者。
（二）無故積壓公文情形嚴重者。
（三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
（四）違反分層負責規定者。
（五）無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日者。
（六）核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者。
（七）改分或移文作業逾工作時間八小時且嚴重影響案件處理時效 者。
（八）會簽公文無故逾一倍之公文時效者。
（九）承辦人員無故未將判發之文稿送發文，逾一日者。
（十）公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理者。
（十一）對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。
（十二）對研考人員填報之稽催報表未予答復達二次以上且無正當理 由者。
（十三）擅將公文交他人閱覽、抄錄影印或未經核准電遞、傳真者。
（十四）應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者經糾正再犯 者。
（十五）逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
（十六）對公文登記及查催資料作不實之記錄或未經權責主管核准擅 改紀錄者。
（十七）人民申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通 知補正者；人民申請案件展延一次仍未辦結，經糾正仍未改
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善者。
（十八）專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大 者。
（十九）針對有時效之應簽辦事項，視為限期公文，如有應簽辦而延 遲簽辦致生重大延誤時，研考人員應自交辦之次日起算延誤 責任。
（二十）違反本要點或文書管理之相關規定而屬情節重大者。
三十五、公文處理人員適用之懲處種類規定如下：
（一）申誡一次或二次。
（二）記過一次或二次。
（三）記大過一次。
對於未達申誡程度有糾正必要者，得予以書面糾正。
同一人同一年內因公文延誤而受書面糾正達三次者，記申誡一次，
由研考人員於每年度終了之次月統計完畢，並送人事單位辦理，同 時報送研考會備查。
三十六、承辦員或各級核稿人員，於簽章上未記載日期時間，得由其上一 層級人員簽註之日期時間推定。
三十七、各機關研考人員，對逾期公文之檢查結果，應按情節輕重依臺中 市政府公文處理各階段時限暨逾限懲處標準表（附表一）擬具懲 處類別，簽報機關首長核定。
三十八、繁複費時之公文，雖有逾限但能提具各階段均積極處理證明文件 者，得比照懲處標準酌予減輕或免予處分。
三十九、各級人員如其處理公文量明顯過多，或所承辦業務內容繁複，確 難如期完成，並經檢具相關資料者，得比照懲處標準酌予減輕 或免予處分。
四十、直屬主管有下列情形之一者，應負連帶責任：
（一）明知屬員有逾限情事，未積極督促辦理，致有重大逾限情事者 。
（二）對屬員應簽辦而予以存查之案件，批准且未持續督促辦理，致 延誤公務者。
（三）對屬員處理流程明顯之疏失未予糾正，致生嚴重逾限情事者。
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（四）對各類有時效性之送判公文，未能儘速核閱或督促，致重大違 誤逾期者。
前項連帶責任之懲處，以不超過承辦人員之懲處額度為原則。
四十一、公文各階段處理時限參考表如附表二。
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附表一 臺中市政府公文處理逾限懲處標準表(修正後)
注意事項：
一、 無故積壓公文而嚴重影響業務或發生不良後果者，除專案從嚴議 處外，如涉及刑責部分，應移送法辦。
二、 具時效性或緊急案件，直屬主管應即作適當之處分，否則如發生 積壓公文時，直屬主管應受連帶處分。
三、 職務代理人除有特殊原因或本身工作量太多無法代辦，得事前簽 請主管核准外，代理人無故積壓者，仍應予以比照表列標準處 分。
四、 毀損、棄置、遺失公文或檔案者，應受申誡以上之處分。
五、 一人同時積壓數件公文時應從嚴議處。
六、 同一人同一年內因公文延誤而受書面糾正達三次者，記申誡一 次，由研考人員於每年度終了之次月統計完畢，並送人事單位辦 理，同時報送研考會備查。
七、 計算各類案件逾期日數時，如原辦理日數係包含假日，則逾期日 數亦應包含假日；計算逾限懲處倍數時，如原辦理總日數超過普 通件，為免影響本府效率，其倍數應依六日計算。
臺中市政府公文處理逾限懲處標準表 逾 限 程 度 懲 處 標 準 逾限 1 倍至 2 倍者 予以書面糾正 逾限 2 倍至 4 倍者 予以申誡一次處分 逾限 4 倍至 6 倍者 予以申誡二次處分 逾限 6 倍至 8 倍者 予以記過一次處分 逾限 8 倍至 10 倍者 予以記過二次處分
逾 10 倍及以上者 記大過處分
（各級主管應受連帶處分）
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附表二
臺中市政府公文處理各階段時限參考表(修正後)
註：表列時限係指辦公期間，按每日 8 小時計算。
臺中市政府公文處理各階段時限參考表
區 分
（ 以 工 作 天之時為 標準）
收 文 人 員
（ 含 府 收 文、機關總 收文、登記 桌）
承 辦 人 員
( 簽 辦 敘 稿 ) 簽 稿 收 發
各陳(核)判人員 發 文 人 員
（含府 發文、機 關發文）
會 辦
機關層 級之主 管、相關 核稿人 員、首長
府 層 級 之 副 秘 書 長 、 秘 書 長 、 副 市 長 、 市長
內會
(機關內 部)
外會
(機關間)
一 般 公 文
最 速 件 1 時 4 時 1 時 隨到隨 辦
隨到隨 辦
1 時 1 日 以 3 日為受 會機關之處 理時限，各 階段人員之 處理時限與 一般公文速 件同。
速 件
2 時 8 時 1 時 2 時 2 時 2 時
普 通 件 3 時 16 時 1 時 3 時 4 時 3 時 限期案件 3 時 限辦時限 6 日以
下 ， 處 理 時 限 為 1/3；限辦時限超 過 6 日，處理時限 為 2/3
1 時 3 時 4 時 3 時
人民申請案件 3 時 依 人 民 申 請 案 件 項 目 作 業 流 程 圖 所訂時限
1 時 3 時 4 時 3 時
行政救濟案件 3 時 處理時限之 2/3 1 時 3 時 4 時 3 時 專 案 案 件 3 時 依 專 案 案 件 預 定
進 度 流 程 圖 所 訂 時限
1 時 3 時 4 時 3 時
