電子表格

電子表格 B：填報已有學生編號的入學學生表格使用指引

（版本：202209）

目錄

甲. 學生資料管理系統（STIMS）電子表格一般使用指引

II. 選擇學校語言組別及所需使用的電子表格 III. 使用前要注意的事項

IV. 定時及經常儲存電子表格

乙. 電子表格 B 使用指引

I. 填寫電子表格 B 時要注意的事項 II. 新增學生記錄

III. 完成填寫電子表格 B 的新增記錄 a. 學生編號（STRN）

b. 首天上課日期 c. 學生姓名 d. 學校組別

e. 家居區議會分區

IV. 刪除已有學生編號的入學學生記錄 V. 儲存電子表格 B

VI. 重設電子表格 B

VII. 列印及下載電子表格 B a. 為電子表格 B 列印副本 b. 下載電子表格 B 並儲存 VIII. 遞交電子表格 B

IX. 離開電子表格 B

甲. 學生資料管理系統（STIMS）電子表格一般使用指引

學生資料管理系統電子表格是教育資訊系統內一個應用程序，需要透過統一登入系統（CLO）進 入電子表格網站。你可從以下網址進入登入版面：

clo.edb.gov.hk

你亦可以選擇在教育局的網頁，依照以下路徑(如圖所示)進入統一登入系統登入版面：

www.edb.gov.hk＞學校行政及管理＞一般行政＞學校資訊科技資源＞統一登入系統

進入登入版面後，輸入用戶名稱及密碼，然後按＜登入＞。

（請注意︰你須以學校管理人員戶口¹或已獲學校經統一登入系統委任為學校代表的個人戶口²使 用電子表格。）

進入統一登入系統主頁，選擇<調查及電子表格>分頁，會找到學生資料管理系統電子表格連結。

選擇適當的用戶及按<進入>代表學校進入電子表格。

由 2016/17 學年起使用的新版本，將以中英對照顯示操作版面，使用者無需轉換操作語言。

登入後，系統會顯示下列電子表格選單。

回到目錄

學校名稱 學校編號

學校所屬區域 學校類別

II. 選擇學校語言組別及所需使用的電子表格

如果你的學校有開設多於一組的語言組別（例如同時有英文部及中文部），在揀選任何一份電子 表格前，都必須先選擇合適的語言組別。

你可以從電子表格選單中，揀選你需要使用的電子表格，按相應的＜進入＞鍵。

請謹記： 在轉換至其他語言組別之前，要先儲存正在使用的電子表格。

回到目錄

III. 使用前要注意的事項

登入教育局網頁，下載一份最新版本的教育局學生資料管理系統指引，並細心閱讀。當你使用電 子表格時，或有需要參考這份指引。路徑：

www.edb.gov.hk＞教育制度及政策＞小學及中學教育＞學位分配＞學生資料管理系統

回到目錄

IV. 定時及經常儲存電子表格

 請定時及經常儲存電子表格。

 這樣有助避免在系統出現問題時所引致的資料遺失。

 當你儲存電子表格時，系統也會同時檢查已輸入的資料。如果系統發現資料有錯誤，會發 出訊息，提示導致儲存失敗的原因。請細閱這些訊息，並作出更正，及再儲存電子表格。

 如果電子表格內有很多錯誤的資料，你可能需要較長時間，逐一作出更正。因此，當你需 要更新大量資料時，請謹記定時儲存電子表格，讓系統適時作出檢查，發出訊息，以便你 能及早更正。

 電子表格成功儲存後，表格上方會顯示「儲存」的狀態，以及最後儲存的日期和時間。此 外，系統也會向你發出「資料已儲存」的訊息。

回到目錄

乙. 電子表格 B 使用指引

你可用電子表格 B，呈報下列學生資料：

 曾經參加派位或在本港其他 STIMS 學校就讀及在「收生實況調查日」後錄取的新生。

 學校在本學年較早時間，曾經用表格 A 向學位分配組申報學生已離校／缺課，而他們最近在 該校重新入學或復課。

［學校應該在上述學生首天上課後 10 日之內，遞交電子表格 B。］

I. 使用電子表格 B 時要注意的事項

 你在電子表格 B 所選取的班別名稱，均來自貴校本年度「班別及科目資料調查」電子表格所呈 報的內容。請與學校負責填寫班別及科目資料調查電子表格的同工協調，確保「班別及科目資 料調查」及「收生實況調查」所使用的班別名稱一致。

 電子表格中，所有以「*」標示的欄位都必須輸入資料。如果你沒有在這些欄位輸入資料，將無 法儲存電子表格。因此，當用戶更新電子表格時，請確保所有必需的資料都已備妥。

 請以「DD/MM/YYYY」格式輸入所有與日期有關的欄位，DD、MM 和 YYYY 之間的「/」、空 格或其他符號無需輸入。例如你要輸入 2016 年 9 月 21 日這項資料，請在有關欄位由左至右 輸入「21092016」。你亦可以在日期欄位下方的日曆工具點選指定日期。

 當你遞交電子表格 B 後，所有資料將會傳送到教育局的系統，你不能再取回、更改或重新遞交 這些記錄。因此，在遞交電子表格 B 之前，請確保你已經核對所填報的資料，並列印副本或下 載檔案存檔。

回到目錄

II. 新增學生記錄

當你首次開啟電子表格 B，或已遞交之前所預備的電子表格 B，系統會顯示一個空白的電子表格。

要新增一個有學生編號的入學學生記錄，按＜新增資料＞。

系統隨即會顯示一個空白的學生資料頁面。你需要在所有以「*」標示的欄位填寫資料。

回到目錄

III. 完成填寫電子表格 B 的新增記錄

請你在填寫電子表格 B 的新增記錄時，注意以下事項：

a. 「學生編號(STRN)」

 在錄取學生時，學校應該檢查學生的小一／中一派位證、上次就讀學校的學生手冊或成績 表等，核對學生的學生編號。

 如果轉校的學生表示已忘記他／她的學生編號，又未能出示上述文件，學校須勸諭該生嘗 試向舊校索取學生編號。當你無法取得這類新生的學生編號時，可聯絡學位分配組的聯絡 主任澄清。請用電子表格 B 或電子表格 E（於學生收生實況調查期間）呈報這類學生的資 料，而非使用電子表格 C。

 假如學校未能確定這些新生曾否經教育局編配學生編號，可聯絡學位分配組的聯絡主任澄 清。請勿純粹因為無法取得這類新生的學生編號，便使用電子表格 C。

b. 「首次上課日期」

學生首天正式上課或缺課學生復課的日期，並不是學校為學生註冊入學的日期。學校不應在學 生正式上課日／復課日以前呈交電子表格 B。每學年開課日通常為 9 月 1 日，首天上課日期不 可以填報為該日之前，而每學年年終日通常為 7 月 15 日，首天上課日期不可以填報為該日之 後。

c. 「學生姓名」

請確保填寫的資料與學生的身份證明文件正本上列出的資料相符。你應該首先參考學生的香港 身份證（如學生尚未取得香港身份證，可參考其香港出生證明書）。當學生沒有這兩項文件時，

才可參考其他身份證明文件資料。

d. 「學校組別」

學校在呈報新生資料時，除了下列一類學生，均不用填寫「學校組別」這項資料：

 小學須為參加中學學位分配辦法的小五及小六新生呈報這一項資料。

e. 「家居區議會分區」

是指該名學生在上課日子期間通常居住的地區。內地居住而需要每天到香港上學的學生，他們 的家居區議會分區必須填報「中國內地」(或填寫代碼「X」)。

回到目錄

IV. 刪除已有學生編號的入學學生記錄

如果你新增了一項並不需要呈報的記錄，可以在該項記錄的右面，按＜刪除＞鍵。

系統隨即會發出一個要求確定的訊息。當你按＜Yes＞確定該訊息後，這項記錄便會被刪除。

回到目錄

V. 儲存電子表格 B

請你按電子表格 B 底部的＜儲存＞鍵，儲存電子表格。請謹記要定時儲存電子表格。

系統隨即會發出一個要求確定儲存的訊息，按＜Yes＞以確定儲存。

如系統發現電子表格B 中有任何並未更新或核實的資料，會在畫面上方發出未能遞交電子表格的 訊息。所有導致遞交失敗的原因，都會以紅色字體，在有關的學生資料下面顯示。請細閱這些導 致遞交失敗的原因，作出更正，並再遞交電子表格B。

通知儲存失敗 並列出原因

當你成功儲存電子表格後，系統會在畫面上方顯示「資料已儲存」的訊息。表格上方同時會顯示

「儲存」的狀態，以及最後儲存的日期和時間。

回到目錄

VI. 重設電子表格 B

你可以按＜重設＞鍵，取消所有在上一次儲存後輸入的資料。

系統隨即會發出一個要求確定的訊息。請謹慎使用這項功能，因為當你按＜Yes＞鍵後，所有在

「上一次更改時間」後輸入的資料，都不會儲存到電子表格 B。

回到目錄

通知儲存成功

VII. 列印及下載電子表格 B

你可以在遞交電子表格 B 前，將記錄列印副本或下載，作核對及存檔之用。當你遞交電子表格後，

不能取回已填報的記錄。

a. 為電子表格 B 列印副本

請按電子表格底部的＜Print＞鍵，列印副本。

你隨即會在螢光幕上看到一個「列印」視窗。這個視窗的內容，可能會因為用戶電腦不同的設 定，而與下圖所示的有所不同。請在選擇合適的印表機後，按＜列印＞鍵。

b. 下載電子表格 B 並儲存

你可以按電子表格底部的＜下載已儲存資料＞鍵，下載一份檔案存檔。

電腦會顯示以下視窗，請輸入一組由所有 3 個類別組成的至少 8 個字符的密碼或使用由類別 A 和類別 B 或 C 組成的至少 10 個字符的密碼以保護下載內容。當你輸入密碼後，請按＜繼 續＞或按＜取消＞返回之前的畫面。

你在螢光幕上底端會看到「檔案下載」對話方塊，在＜儲存＞鍵的右側有選單，按選單並選項 目＜另存新檔＞。

電腦會顯示「另存新檔」視窗。請選擇儲存的位置，以及輸入檔案名稱後，按＜儲存＞鍵。

請使用已輸入的密碼以開啟儲存於電腦內的檔案。

回到目錄

你要開啟或儲存 cloedisuat.edb.gov.hk 的 DownloadFormDataB_20200929.ZIP？

VIII. 遞交電子表格 B

當你完成更新電子表格 B 後，必須再檢查所輸入的資料是否正確。如果你已經確定所輸入的資料 完全正確，便可按在電子表格底部的＜遞交＞鍵，將資料傳送到教育局。

系統隨即會發出查詢是否確定遞交資料的訊息。請按＜Yes＞遞交電子表格 B。

當你成功遞交電子表格後，系統會在畫面上方顯示「資料已遞交」的訊息，同時會顯示「遞交」

的狀態，以及遞交電子表格的日期和時間。

通知遞交成功

IX. 離開電子表格 B

你可以按電子表格 B 底部的＜返回主頁＞鍵，返回電子表格主頁，再從電子表格選單中揀選其他 電子表格，更新記錄。

如你修改了資料但尚未儲存，系統會要求你確定是否不儲存就返回主頁。按＜No＞可先讓你儲存 已修改的資料，按＜Yes＞返回主頁並且不儲存已修改的資料。

你可以按電子表格右上角的＜離開＞鍵，返回統一登入系統。

如你修改了資料但尚未儲存，系統會要求你確定是否不儲存就離開。按＜No＞可先讓你儲存已修 改的資料，按＜Yes＞離開電子表格 B 並且不儲存已修改的資料。

回到目錄

～完～