宣道中學
學生籌辦活動須知
索引
第一章 學會的管理及運作 A 主席職責
B 文書職責
C 財政管理及財政職責
第二章 課外活動的策劃及推展 A 活動的策劃
B 活動的推展
<一> 旅行及野外考察
<二> 參觀
<三> 宿營
<四> 其他活動須知 C 活動的評估
第一章 學會的管理及運作 A. 主席職責:
1. 為會員謀取福利，團結會員。
2. 與負責導師緊密聯絡，邀請導師出席學會會議，多向導師請教，多向 導師學習。
3. 促請及監察學會各幹事完成其職責，定時跟進各項工作，提供協助予 各幹事，協助解決困難，給學會幹事適當的鼓勵以完成其工作。
4. a) 會議前
- 與文書商討會議內容及擬定召開會議的最適當時間。
- 扼要地訂出議程，並就討論事項的重要性編定次序。
b) 會議中
- 主席須扮演中立角色並給予各出席者平等機會，以發表不同意見。
- 討論結束時，主席須作總結，確保出席者明瞭討論實際結果。
c) 會議後 - 審核會議記錄。
- 監督會議後的工作進度， 確保決策之執行。
5. 各學會不定期之會議，需於一星期前通知其會員。
B. 文書職責:
1. 文書應做妥會議紀錄， 協助主席完成全年計劃，全年報告，活動檢討
等，並將之妥善存放在文件夾中。
2. 所有學會文件須定期交予負責老師審閱及簽署。
3. 會議前:
a) 發出會議通知書:
- 通知書應詳細列明會議時間，地點及議程。
- 須在會議前三日發給負責老師，及各學會幹事。
b) 草擬議程:
- 諮詢負責老師，主席及幹事會議中相討之項目。
- 與主席商議決定討論項目的內容及先後次序。
- 議程應隨會議通知書一併發出。
c) 其他準備工作:
安排會議場地，準備會議所需文具等。
4. 會議中:
a) 扼要紀錄會議內容，決定。
b) 執行有關表決的程序。
5. 會議後:
a) 安排場地清理工作。
b) 整理會議紀錄
- 將會議內容及決定扼要，清楚地列寫出來。
- 做妥後交予主席及負責老師審閱及簽署。
- 於下次會議前影印派發給負責老師，主席及各幹事。
- 把正本妥善放在文件夾內。
c) 執行會議中授權之工作，如發通告，草擬信件等。
C. 財政管理及財政職責:
1. 各社及學會須於學年開始時與職員會一起制訂全年的財政預算。
財政預算的制訂，在於對來年的收支作估計，據此而制訂工作計劃，控 制及監察活動的進行。
2. 制訂預算應考慮的因素：
(1) 去年活動的收支狀況
(2) 今年預算的活動及類型
(3) 通貨膨脹的影響
(4) 各項物資設備的維修及增購等
3. 存款：
所收會費及去年盈餘，應存放於導師或特定戶口中，不宜存於同學私人
戶口中，免生混亂。存摺應由導師保管，同學使用後，應盡快交回。
4. 學會財政來源，可經以下二個途徑:
- 收取會費。
- 舉辦活動時收取費用。
5. 財政必須清楚知道學會所有財務狀況。
6. 所有學會之收入及支出狀況必須明確紀錄在數簿。
7. 學會大小活動之財務，必須經由財政處理，並必須有財政紀錄，定時 交予學會導師審閱。
8. 所有數款必須留有單據，並應盡速將最新的收支情況紀錄妥當，以免 因日久而遺忘，令財管理出現混亂。
9.a) 如學會聯合舉辦活動，每個學會必須保存該次活動財政紀錄副本，以向
會員交代，餘錢應按比例發還各學會。
b) 遇有大型活動牽涉額外收費或大量支，出財政應用圖畫紙填寫一份收 支結算表，給導師審閱簽名後，張貼於學會佈告板上，供會員參閱。
10. 學會幹事乃義務工作，各學會幹事不應享有特權或任何優惠﹔參加學會 舉辦之活動，亦應繳全費。
11. 物資：
財政應負責監管學會所擁有物資，避免遺失，損壞時修理或增購。
12. 各學會財政收支報告應於年中及年終公佈，以便會員查詢監督。全年財 政報告應於學年結束前交課外活動組審批存案，所有盈餘應密封存放於 校務處。
怎樣開單支取購買文具或雜物費用:
原則:
1. 各學會應厲行控制財政，避免浪費及超支。
2. 籌辦活動時，可酌量收取參加費用，以致每個活動收支平衡。
3. 如有少量赤字，可由會費方面填補。
4. 如需要購買文具用品或經營會務必須應用之物資，請遵照以下方法支 取費用:
a) 只限於購買小額物資;
b) 購物必須取回收據，發票等;
c) 如購買無單據或發票之物品，請用紙開一白頭單，列明貨品內容，價 錢，日期及經手人，然後請學會導師簽名核實。
第二章 課外活動的策劃及推展 A. 活動的策劃
訂定活動的優先之序時，要考慮的重要因素包括﹕
1. 學會的目標﹕
活動的舉辦與設計應配合目標而舉行。
2. 舉辦活動的資源
資源指人力及物力(金錢)方面。考慮人力資源，應同時考慮人支援及辦 事，專業能力等方面。
3. 會員的興趣:
策劃活動時，經常諮詢會員的意見是很重要。但亦不能以興趣為依歸，
應考慮組嬂成立的意義。例如，不應只舉辦康樂活動，而應為會員提供 各方面均衡的活動。
4. 日期及時間:
策劃活動時，應向導師查詢日期是否適當，並將全年活動計劃呈交課外 活動組。
B. 活動的推展
<一> 旅行及野外考察
1. 首先訂定旅行或野外考察日期及地點。
2 估計參加人數，由導師正式以表格向校長申請。由於報警等手續需於兩 星期前辦妥，請提早辦理。
3. 在校內進行宣傳，然後作出公開報名，會員優先參加，如仍有空缺，可 開放與其他同學。
4. 如報名人數多於名額，將人名提交導師甄選或進行抽簽，並預備一部分 落選同學作後備。如需要用旅遊車，請導師代勞安排租用。如乘坐公共 交通工具，請探聽清楚路線，開車時間，費用等。
5. 請導師印發家長信。信中列明費用及旅行簡要，並要求將費用及回條一 併交回。
6. 派發家長信給參加同學。
7. 將費用及回條交由導師保管。
8. 將參加同學分組，選出組長，並將名單抄寫妥當，在人名旁留空數欄，
一欄填寫該生之家長聯絡電話，另外數欄留空以便參觀當天點名之用，
此份名單應一式影印數份，一份交校務處，一份由學會主席保管，一份 交帶隊老師於當日作點名用。
9. 於旅行或野外考察前數天召開簡報會，通知所有參加同學出席，宣佈分 組名單及其他注意事項，並由主席或帶隊老師解釋有關資料，以達到活 動目的及提高同學興趣。
10. 旅行或野外考察後，學會財政應作出是次旅行或野外考察之財政報告，
提交導師審批，並張貼於學會之壁報板上，以示公正。
<二> 參觀
1. 參觀對象可包括政府機，公共團體或社團組織，以及私人機構，企業。
只要是與學會性質有關而會員又有興趣的，得到學會導師的許可，便可 嘗試安排參觀。
2. 首先訂定數個參觀日期，以便向對方進行預約。
3. 由於預約需時，所以最好數個月前開始籌備，首先確定參觀的機構，致 電該公司道明來意。如對方歡迎參觀，便確定以下事項﹔
a) 查詢最高可容納人數;
b) 適合那一年級學生參觀;
c) 整個參觀需時多少;
d) 初步預約參觀日期;
e) 詢問對方聯絡人姓名及地址。
4. 估計參觀人數，由導師正式去信該機構申請參觀，信中道明參觀目的，
日期，時間，人數，帶隊老師人數，聯絡人姓名及電話。
5. 在校內進行宣傳，然後作出公開報名。會員優先參加。如仍有空缺，可 開放與其他同學。
6. 如報名人數多於名額，將人名提交導師甄選或進行抽簽，並預備一部分 落選同學作後備。如需要用旅遊車，請導師代勞安排租用。如乘坐公共 交通工具，請探聽清楚路線，開車時間，費用等。
7. 請導師印發家長信。信中列明費用及參觀簡要，並要求將費用及回條一 併交回。
8. 派發家長信給參加同學。
9. 將費用及回條交由導師保管。
10. 將參觀同學分組，選出組長，並將名單抄寫妥當，在人名旁留空數欄，
一欄填寫該生之家長聯絡電話，另外數欄留空以便參觀當天點名之用，
此份名單應一式影印數份，一份交校務處，一份由學會主席保管，一份 交帶隊老師於參觀當日作點名用。
11. 於參觀前數天召開參觀前簡報會，通知參觀同學出席，宣佈分組名單及 其他注意事項，如收集參加者之家長聯絡電話，由主席或帶隊老師解釋 有關資料，以便達到活動目的及提高同學興趣。
12. 於參觀當天，幹事們可帶備相機，拍攝參觀情況，以作存檔之用。
13. 參觀過後，學會財政作出是次參觀之財政報告，提交導師審批，並張貼 於學會之壁報板上，以示公正。
<三> 宿營
1. 大致訂定數個舉辦日期及參觀人數。
- 查詢預算舉辦宿營之地點日期有沒有空檔。
- 提供本校之聯絡電話地址，負責老師姓名等，索取申請表格;
- 確定該營可容納人數，營費，膳費等。
- 課外活動組存有全港各營社資料，可供同學借用，以作參考。
2. 填表時，大約估計參加人數， 一般預算為三十至四十人較具彈性，於
成功申請後可與營地方面斟酌，添加或減少人數。
3. 於學會內展開宣傳，公佈營地地點，名稱，日期，費用及名額，接受 報名，並開始編輯營刊。
4. 如人數超過名額，可玫電營地嘗試增加名額，或將名單交由帶隊老師 甄選或抽簽，同時將部份落選者列入候補名單。
5. 如需用旅遊車，請導師代為安排租用，如乘坐公共交通工具，請探聽 清楚路線，開車時間，車費等。
6. 請導師印發家長信，信中列明營費，膳費，交通費等並要求將費用及 回條一併交回。
7. 於收齊回條及費用後，確定參加者名單，將參加者分男女及分組，選 出組長，名單抄寫後一式數份交主席，校務處保管，另一份供帶隊老師 作點名用。
8. 營刊編輯小組開會著手籌備營刊編輯工作，營刊內容包括:
a) 營規及營工作人員名單;
b) 營友名單，營友資料簡介，例如在會內之職務，班級等;
c) 活動程序表，詳細列明各項活動時間，地點，膳食時間等;
d) 營友房間分配名單，組長名單;
e) 康樂/集體遊戲資料，例如集體遊戲規則，歌詞等。
9. 於入營前數天召開營前會議，宣佈以下事項:
a) 營規，安全守則;
b) 集合時間，地點及交通情況；
c) 個人攜帶物品。
10. 出營後應開會撿討，並將財政報告公報，以示公正。
<四> 其他活動須知
1. 學會舉辦活動，應先得學會導師的同意，如需借用學校器材，場地，
請先向課外活動組查詢。
2. 學會參加所有校外或校際活動，必須事先得到學會導師的同意，向校長 申請，並通知課外活動組。
3. 舉辦活動時，應注意時間的控制，於下午四時五十分前結束，讓同學準
時回家，避免家長掛念。
4. 出外活動時，應穿著整齊校服，並注意言行舉止。
C 活動的評估
學會舉辦活動後，應進行自我評估，例如以問卷調查方式或徵詢導師意 見，檢討如何令活動更有意義及進行更為順利。
