公文類別及處理流程

修正內容，提出電子儲存管理作業上的注意事項及電子檔案相關之名詞解釋。

民國 90 年行政院秘書處配合公文電子交換作業，編印「文書處理檔案管理手冊」， 修訂頒布「文書處理手冊」，將人工作業流程、運作機制等詳加敘述，以為各機關配合 電子公文調整簽核程序參考的依據。

民國 90 年 11 月「電子簽章法」公布，並於民國 91 年 4 月正式實施，此法之 實施擴大了政府公文電子交換的範圍至個人，將能更有效發揮公文電子交換之成效（黃 銘材，2004）。

民國 94 年 1 月 1 日行政院研考會依據公文橫式書寫推動方案，完成修正相關資訊 作業，修正文書處理手冊、文書及檔案管理電腦化作業規範、以及機關檔案管理資訊化 作業要點等相關作業規定。

民國 94 年 12 月 2 日國防部因應「公文程式條例」修頒「國家機密保護法」、「檔 案法」相關子法，並配合「精進案」政策執行，實施國軍文書、檔案現行作業流程具體 簡化之檢討與修訂後，修頒「國軍文書處理手冊」，同年開始推展公文電子交換及紙本 併行，民國 100 年正式實施無紙本公文電子交換，然期間公文仍頇紙本列印、處理及歸 檔，民國 105 年 1 月 1 日起，實施全程線上呈核公文，一律以電子歸檔，無頇列印紙本 歸檔。

第二節 公文類別及處理流程

一、公文類別

依「國軍文書處理手冊」，公文類別，分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其 他公文」等，除「彙辦式表格公文」、「通報」及「每日公報」等綜整式公文外，分 述如下：

（一）令：對有隸屬或指揮關係之下級行文時使用。

（二）呈：對有隸屬或指揮關係之上級行文時使用。

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（三）函：

1.國軍同級單位或不相隸屬單位間行文時使用。

2.國軍單位對其他行政機關行文時使用。

3.對民眾有所通知、答復時使用。

4.部長對行政院行文時一律用「函」。

（四）公告：對公眾或特定之對象有所宣布週知時使用，並分張貼、登載兩種方式。

（五）其他公文：

1.書函：

（1）於公務未決階段需要協商、徵詢意見或通報時使用。

（2）代替過去簡便行文表、便函、備忘錄，其適用範圍較「函」為廣泛，舉 凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊、或為一般聯繫、查詢等事項行 文時均可使用，其性質不如「函」之正式性。

（3）不適以「令」、「呈」、「函」等行文時使用，惟一般公務機密（含）以上 公文不得以書函發送。

2.開會通知單：召集會議、會報時使用。

3.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事 項，經通話後，發、受話人如認為有必要，可將通話紀錄複寫兩份，以一 份送達受、發話人，雙方附卷，以供查考。

4.專用式表格公文：凡屬經常性之固定業務項目，其內容可採填充，選擇（勾 註）等簡便方式處理者，由其業務主管單位設計並呈權責長官核定後使用。

5.彙辦式表格公文：凡無時間性且屬查照性之下行文，可按同類業務或多項 業務適宜彙併下達者。

6.特定表格式公文：其他有關業務主管單位特定之表格公文，如會議（報）

紀錄。

7.通報：凡單位內部一般臨時性事件，頇對同級或下級轉達時使用，並得按

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業務性質冠以有關名稱，如：「政戰通報」、「資安通報」、「文書通報」等。

8.每日公報：單位內部各業務部門應行宣達週知之共同性事項，基於減少行 文與爭取時效而由各單位行政部門綜合彙布時使用。

9.電報：對時間急迫事件，或因公文傳遞發生困難，或因其他需要可藉電臺 拍發時使用。

10.重要工作提報單：對於重大工作或緊急事項需向首長或主官提報時，可以 主官（管）名義簽擬重要工作提報單呈核報告。

11.國防部公文電子公佈欄：

（1）針對「無續辦之非機密性」法規、政令宣導或公告事項類公文，發文時 僅於正本書名「國防部公文電子公佈欄」，由系統傳送於「國防部公文 電子公佈欄」公告。

（2）全軍人員可直接於「國防部公文電子公佈欄」查看公告內容。

（3）如需下載辦理者，可以單位電子憑證登入「國防部公文電子公佈欄」下 載，並轉至單位公文檔案管理系統接續執行收文處理作業。

12.公務電子郵件：用於公務上不頇正式行文會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、

表報、資料蒐集等，得以電子郵遞方式處理，惟密級以上公文、附件及機 密資訊非經核准不得以電子郵遞方式處理。較具重要性或查考性之公務電 子郵件可簽奉單位主官（管）核定，得編列發文字號後，歸檔管理(國防部，

2010)。

二、公文處理流程

公文處理包括收文、承辦、發文、歸檔等過程如圖 2-1，其中總收、發文部分 係屬司令部層級以上，非本研究對象層級【指揮部級（含）以下單位】，故僅就單 位層級範圍分述如下：

(一) 收文作業 1.電子文：

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（1）凡電子公文均不列印紙本，點收後直接於線上掛收文號後分文。

（2）收文人員應確實清點無誤後（公文及附件數量），再予以掛號分文，並 應每日列印收文清冊核對。

（3）以電子公文完成分文作業後，因內容或附件誤植或誤送，由原發文單位 通知抽換者，應改以紙本文分送、呈核及歸檔。

（4）公文分送不論電子文或紙本文，均應列印簽收清冊交承辦人或代理人簽 收，以明責任。惟密級以上公文應分單位分紙列印，俾憑分別存管。

2.紙本文：

（1）紙本文公文及附件合計 20 頁(含)以下者，承參應掃描成電子檔，隨公 文採線上呈核作業。

（2）紙本來文經掃描分文後，結案後辦理歸檔作業。

（3）退件改分作業一律採紙本作業，由參謀於公文系統「表單開立」

項下開立「退件改分單」，經業管主官核章後，退收發室辦理改 分作業。退件改分案件一律以紙本分文，並實施紙本呈核，判文 簽稿應併案歸檔。

（4）單位主官因公不在職，事後需補呈閱時，承參應產製補呈閱單呈 核，並以紙本文補呈閱主官。

(二)承辦作業：

1.承參收文依國軍檔案管理手冊保存年限區分規定，研判公文若屬保存年限 10 年（不含）以上、或需以密級以上簽稿呈核、案情複雜或需蓋單位印信、

主官簽字章等頇改以紙本呈核之案件，則通知文管室列印紙本，收發室應 補列印紙本並掛收文號後，送承參簽收。

2.承辦人收辦電子公文後應以線上呈核方式呈核公文，奉核後並以電子檔歸 檔。

3.承辦人收辦紙本公文，非屬前揭應線上呈核者則應以紙本呈核，奉核後並

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以紙本歸檔。

4.承辦人呈核或會辦時，經奉指示或受會單位以密級以上附件或會辦單還會 時，應改以紙本呈核及歸檔。

5.已奉核之文稿因故修訂，全案應紙本列印歸檔，於原稿上修正並加蓋副主 管職官章，重新繕製正確文稿後送收發室辦理發文作業。

(三)發文作業：

1.收發室對以電子檔案型式辦理發文或歸檔之公文，或以紙本呈核紙本辦理 發文或歸檔者，則頇填寫工作處理簿並送交文管室蓋章、取號。

2.以電子交換者，不需列印抄本，惟應於校對作業中核對發文稿是否與原稿 相符，另每日仍頇列印「發文登記簿」核對。

3.發文作業人員應視單位公文量，至少每小時於公文系統發文作業點收待發 公文，並確實校對公文及附件數量無誤後，辦理發文作業；發文後點交給 檔案室辦理歸檔作業。

4.收發室應每日列印電子文及紙本文歸檔清單（含存查及發文公文）送檔案 室點收。

(四)歸檔作業：

1.檔管人員依歸檔模式為電子，得免註記點收日期及簽章。

2.單位間之紙本行文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢，其紙本如無重 複歸檔之必要者，得不歸檔，由收文人員集中管理存放，保管 1 年後銷毀。

3.未適用本規範之紙本來文，應併同簽稿採紙本歸檔，以維檔案完整性。

4.分文類型屬「紙本」者，應採紙本歸檔，分文類型屬「電子」者，應採電 子歸檔方式，於系統上實施點收。

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圖 2-1 公文處理程序圖

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