研究步驟與流程

第四節 研究步驟與流程

根據上述研究目的，區分下列步驟進行研究，其整體流程如圖 1-1 所示：

步驟一：擬訂研究計畫。閱讀相關文獻資料，並經由與指導教授討論，確定研究主題，

再界定後續研究的範圍與內容及擬訂研究方法與研究設計。

步驟二：蒐集相關文獻。利用電腦網路及圖書館蒐集國內外相關文獻及論文、期刊及 書籍，作為研究之理論依據。

步驟三：編製預詴問卷。參照文獻探討及以往工作經驗歸納的結果，擬定預詴問卷，

進行效度分析以修正問卷內容，延請相關專業人員測詴，實施預詴程序。

步驟四：確定正式問卷。透過SPSS 22.0 統計軟體進行項目分析，瞭解問卷適度，進 而修正問卷初稿，經過信、效度驗證後，訂定正式問卷。

步驟五：實施問卷調查。針對南部憲兵部隊參謀實施問卷調查，藉此瞭解南部憲兵部 隊參謀公文處理流程與節能減碳之相關分析。

步驟六：整理分析資料。以SPSS 22.0軟體來處理資料與進行統計分析。

步驟七：結論與建議。依據文獻探討內容、問卷調查結果，撰寫研究報告提出結論與 建議。

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圖 1-1 研究流程圖 資料來源：本研究整理 相關文獻資料蒐集與研讀

前測問卷設計

統計分析

正式問卷設計

正式問卷調查

資料回收與分析 前測問卷調查

結論與建議

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文獻探討

第二章

本研究旨在藉由了解南部憲兵部隊參謀公文處理流程的現況，進而了解其公文電子 化對節能減碳成效之影響，是故本章欲進行相關的文獻探討包括：一、公文電子化的沿 革；二、公文類別及處理流程；三、公文電子化節能減碳相關研究。以下分三部分敘述：

第一節 公文電子化的沿革

民國 82 年 1 月立法院三讀通過「公文程式條例」修正案，除明訂機關公文必要時 得以電報、電傳文件、傳真等相關電子文件發行，並由行政院訂定相關公文製作、傳遞、

保管、防偽及保密的辦法，建立了公文處理電子化法源基礎。

民國 83 年 2 月行政院訂定「文書及檔案管理電腦化作業規範」，律定文書及檔案 管理電腦化處理作業流程及共同傳輸檔案格式。同年 6 月訂定「機關公文電子交換作業 辦法」，律定公文電子交換處理原則。

民國 86 年開始，政府推動「電子化政府」計畫，另為落實上述法令，87 年並修正

「文書處理檔案管理手冊」部份相關條文，對公文格式、處理流程等實施修正，確立新 式公文之標準化作業格式以無欄框、文別簡化(由 13 種併成 7 種)及墨色等印製，並於 88 年 7 月起全面實施，奠定了電子公文作業的基石（宋餘俠，2000b）。

民國 88 年研考會制定「文書及檔案管理電腦化作業規範」，區分作業規範與技術規 範，作業規範在規範電子公文的作業準則，確立資料格式的一致性，並定義了文書製作、

稽催管制、傳遞交換、檔案管理四項功能模組流程；技術規範方面則除律定共同傳輸檔 案格式，尚包括前置處理作業及有關電子安全認證及智慧卡設備相關規範、附件傳送及 中文碼傳送原則，進而確立電子公文之交換原則（盧鄂生，2001）。

民國 88 年 12 月政府公布了「檔案法」，確立了公文檔案的法律地位，檔案管理局 並依據本法於 90 年 12 月制訂「檔案法施行細則」，並於 91 年 1 月 1 日正式施行，明訂 了各機關所持有或保管之文書、微縮片等相關電子檔案管理規定。同年隨著「檔案電子 儲存管理實施辦法」公布，規範了檔案電子儲存作業規定及格式，復於 93 及 94 年兩度

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修正內容，提出電子儲存管理作業上的注意事項及電子檔案相關之名詞解釋。

民國 90 年行政院秘書處配合公文電子交換作業，編印「文書處理檔案管理手冊」， 修訂頒布「文書處理手冊」，將人工作業流程、運作機制等詳加敘述，以為各機關配合 電子公文調整簽核程序參考的依據。

民國 90 年 11 月「電子簽章法」公布，並於民國 91 年 4 月正式實施，此法之 實施擴大了政府公文電子交換的範圍至個人，將能更有效發揮公文電子交換之成效（黃 銘材，2004）。

民國 94 年 1 月 1 日行政院研考會依據公文橫式書寫推動方案，完成修正相關資訊 作業，修正文書處理手冊、文書及檔案管理電腦化作業規範、以及機關檔案管理資訊化 作業要點等相關作業規定。

民國 94 年 12 月 2 日國防部因應「公文程式條例」修頒「國家機密保護法」、「檔 案法」相關子法，並配合「精進案」政策執行，實施國軍文書、檔案現行作業流程具體 簡化之檢討與修訂後，修頒「國軍文書處理手冊」，同年開始推展公文電子交換及紙本 併行，民國 100 年正式實施無紙本公文電子交換，然期間公文仍頇紙本列印、處理及歸 檔，民國 105 年 1 月 1 日起，實施全程線上呈核公文，一律以電子歸檔，無頇列印紙本 歸檔。

第二節 公文類別及處理流程

一、公文類別

依「國軍文書處理手冊」，公文類別，分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其 他公文」等，除「彙辦式表格公文」、「通報」及「每日公報」等綜整式公文外，分 述如下：

（一）令：對有隸屬或指揮關係之下級行文時使用。

（二）呈：對有隸屬或指揮關係之上級行文時使用。

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（三）函：

1.國軍同級單位或不相隸屬單位間行文時使用。

2.國軍單位對其他行政機關行文時使用。

3.對民眾有所通知、答復時使用。

4.部長對行政院行文時一律用「函」。

（四）公告：對公眾或特定之對象有所宣布週知時使用，並分張貼、登載兩種方式。

（五）其他公文：

1.書函：

（1）於公務未決階段需要協商、徵詢意見或通報時使用。

（2）代替過去簡便行文表、便函、備忘錄，其適用範圍較「函」為廣泛，舉 凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊、或為一般聯繫、查詢等事項行 文時均可使用，其性質不如「函」之正式性。

（3）不適以「令」、「呈」、「函」等行文時使用，惟一般公務機密（含）以上 公文不得以書函發送。

2.開會通知單：召集會議、會報時使用。

3.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事 項，經通話後，發、受話人如認為有必要，可將通話紀錄複寫兩份，以一 份送達受、發話人，雙方附卷，以供查考。

4.專用式表格公文：凡屬經常性之固定業務項目，其內容可採填充，選擇（勾 註）等簡便方式處理者，由其業務主管單位設計並呈權責長官核定後使用。

5.彙辦式表格公文：凡無時間性且屬查照性之下行文，可按同類業務或多項 業務適宜彙併下達者。

6.特定表格式公文：其他有關業務主管單位特定之表格公文，如會議（報）

紀錄。

7.通報：凡單位內部一般臨時性事件，頇對同級或下級轉達時使用，並得按

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業務性質冠以有關名稱，如：「政戰通報」、「資安通報」、「文書通報」等。

8.每日公報：單位內部各業務部門應行宣達週知之共同性事項，基於減少行 文與爭取時效而由各單位行政部門綜合彙布時使用。

9.電報：對時間急迫事件，或因公文傳遞發生困難，或因其他需要可藉電臺 拍發時使用。

10.重要工作提報單：對於重大工作或緊急事項需向首長或主官提報時，可以 主官（管）名義簽擬重要工作提報單呈核報告。

11.國防部公文電子公佈欄：

（1）針對「無續辦之非機密性」法規、政令宣導或公告事項類公文，發文時 僅於正本書名「國防部公文電子公佈欄」，由系統傳送於「國防部公文 電子公佈欄」公告。

（2）全軍人員可直接於「國防部公文電子公佈欄」查看公告內容。

（3）如需下載辦理者，可以單位電子憑證登入「國防部公文電子公佈欄」下 載，並轉至單位公文檔案管理系統接續執行收文處理作業。

12.公務電子郵件：用於公務上不頇正式行文會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、

表報、資料蒐集等，得以電子郵遞方式處理，惟密級以上公文、附件及機 密資訊非經核准不得以電子郵遞方式處理。較具重要性或查考性之公務電 子郵件可簽奉單位主官（管）核定，得編列發文字號後，歸檔管理(國防部，

2010)。

二、公文處理流程

公文處理包括收文、承辦、發文、歸檔等過程如圖 2-1，其中總收、發文部分 係屬司令部層級以上，非本研究對象層級【指揮部級（含）以下單位】，故僅就單 位層級範圍分述如下：

(一) 收文作業 1.電子文：

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（1）凡電子公文均不列印紙本，點收後直接於線上掛收文號後分文。

（2）收文人員應確實清點無誤後（公文及附件數量），再予以掛號分文，並 應每日列印收文清冊核對。

（3）以電子公文完成分文作業後，因內容或附件誤植或誤送，由原發文單位 通知抽換者，應改以紙本文分送、呈核及歸檔。

（4）公文分送不論電子文或紙本文，均應列印簽收清冊交承辦人或代理人簽 收，以明責任。惟密級以上公文應分單位分紙列印，俾憑分別存管。

2.紙本文：

（1）紙本文公文及附件合計 20 頁(含)以下者，承參應掃描成電子檔，隨公 文採線上呈核作業。

（2）紙本來文經掃描分文後，結案後辦理歸檔作業。

（3）退件改分作業一律採紙本作業，由參謀於公文系統「表單開立」

項下開立「退件改分單」，經業管主官核章後，退收發室辦理改 分作業。退件改分案件一律以紙本分文，並實施紙本呈核，判文 簽稿應併案歸檔。

（4）單位主官因公不在職，事後需補呈閱時，承參應產製補呈閱單呈 核，並以紙本文補呈閱主官。

(二)承辦作業：

1.承參收文依國軍檔案管理手冊保存年限區分規定，研判公文若屬保存年限 10 年（不含）以上、或需以密級以上簽稿呈核、案情複雜或需蓋單位印信、

主官簽字章等頇改以紙本呈核之案件，則通知文管室列印紙本，收發室應 補列印紙本並掛收文號後，送承參簽收。

2.承辦人收辦電子公文後應以線上呈核方式呈核公文，奉核後並以電子檔歸

2.承辦人收辦電子公文後應以線上呈核方式呈核公文，奉核後並以電子檔歸