實務面臨之困境及其因應

ㄧ、常見的採購錯誤行為態樣

政府採法實施以來，可能因採購人員之專業知識不足無法靈活運用 、過度操 作採購法之漏洞，而使廠商權益受損或未能注意細微事項而常見採購行為錯誤態 樣，例如：在準備招標文件時，可在包商估價單上標價欄位印上「整」字卻不印，

而規定廠商未寫「整」字，即為無效標，刻意製造不必要的陷阱 ；在廠商資格上 限制競爭，限定投標廠商所在地 ；在刊登招標公告時，誤刊公告…等。但在實務 工作中研究者透過訪談受訪者在辦理採購過程中 ，面對相關單位的請購作業常見 之錯誤問題彙整如表 4-3-1。

表 4-3-1受訪者常見單位內的採購錯誤態樣 彙整表

受訪者 性別 服務機關 任主管否 錯誤態樣 C1 男 行政機關 主管 請購程序不符、時間緊迫

C2 女 行政機關 主管 專業知識不足（有關採購標的物規格 的訂定）

C3 男 行政機關 非主管 行政流程疏漏、請購程序不符、時間 緊迫

C4 女 行政機關 非主管 請購程序不符

C5 男 國民中學 主管 行政流程錯誤、請購程序不符 C6 女 國民中學 非主管 請購程序不符

C7 男 國民小學 主管 請購程序不符 C8 女 國民小學 非主管 招標文件準備不完整 資料來源：研究者自行整理

結果發現：受訪的採購人員不論是行政機關或學校 、主管或非主管，比較注 意到的不是違反法令上的錯誤態樣 ，而主要是違反行政程序上的錯誤 ；其次才是 專業知識上不足，在準備招標文件、訂定採購規格上不知如何著手 ；還有在時間 緊迫的狀況下才送招標文件 ，讓採購人員沒有充足的時間去做重新審視及辦理的 工作。以下就三點分項說明。

（ㄧ）請購程序不符、行政流程疏漏

1.請購程序不符

採購工作之辦理，每個機關都有其流程和制度 ，依照流程始完成法定作業程 序，並被認定為有效的憑證 。通常在正常流程中，先由請購單位（需求單位）列 出單位需求，後送庶務或總務單位辦理採購 ，確認所需購置的東西或招標文件 、

詢價等作業，再由主、會計單位審核確認經費來源及開支項目 ，最後由機關首長 核定。唯在實務工作中，任職於採購單位主管及總務主任認為最常見的錯誤請購 態樣為：

先斬後奏，也就是先執行再補辦請購手續 。【C1GM080222】

最常見的是未依照請購程序 ，譬如請購程序應需先填寫請購單後，再由 採購人員進行採購、最後核銷。但是有一些人就會去先買了、或用了才 來辦理核銷，影響正常作業程序及制度的建立 。【C7SM080414】

面對錯誤的請購流程 ，採購單位主管人員認為這樣會影響正常的作業程序及 制度的建立。而非主管人員的受訪者也認為最常見的錯誤請購態樣為 ：

自先採買，不按正常程序請購。送請購來的時候就是要你蓋章了 ，感覺 是在替他們背書，也不太受到尊重，如果這樣就不需要採購單位了嘛 ！ 也利用會報時間不厭其煩地提出 了，還是ㄧ樣會有這種情況。

【C6SF080330】

有少部分同仁未經請購程序就已經 完成採購。【C4GF080310】

因此，在實務工作中常有各單位擬購置之事物 ，已由單位先行詢價 、確認所 需購置之物品，甚至已經購置，才填寫請購單，辦理採購作業，而這些卻造成採 購人員的嚴重困擾，甚至引發心理層面不受尊重的感覺 。

2.行政流程疏漏

另外，在行政機關或學校中 ，各單位如欲辦理採購，除該項目已明編列於當 年度之預算者外，皆應另行簽奉機關首長核准始能購置 ，其中必須會簽的兩個單 位就是負責辦理採購業務的庶務或總務單位 、預算管控的主計或會計單位 ，但在 實務工作受訪者認為：

錯誤態樣有：採購案件簽呈常疏漏本單位 。【C3GM080306】

行政流程錯誤和先斬後奏 是最常見的錯誤。【C5SM080313】

行政工作有一定的流程 ，各單位的執掌及業務也應該被尊重 ，但是各單位因 故或刻意疏漏，致使採購單位但採購案件完全不知情 ，無表達意見的空間，自然 衍生不受尊重或被忽略的感受 ，當然也不符合行政程序及制度 。

3.因應方式

請購單位的先斬後奏 ，未依正確請購流程辦理採購及相關行政程序疏漏 ，受 訪者因個人特質各有不同的因應方式 ，採購單位主管會：

一般來說我會對各單位加強宣導正確作法 ，對於不配合單位，要求採購 同仁予以退件，並告知相關單位主管。【C1GM080222】

我通常會在正式會議場合 以書面配合講解說明宣導 正確採購流程進行方 式。【C7SM080414】

如果透過再三的宣導及退件或通知主管 ，仍然無法達到效果 ，有些採購人員 會用讓請購單位嚐嚐苦頭的方式 ，如：

遇到這種情形，第一次我會以溝通的方式教他正確程序 ，如果再犯，我 就會故意將請購品項再次通知廠商交貨 ，讓業務單位買兩次，也看他們 怎麼去應付廠商。【C4GF080310】

當然，透過比較激烈的方式 ，可能會對廠商造成影響外 ，也可能會傷害到彼 此的關係和溝通，因此也有受訪者認為：

遇到這種狀況時也只能協助他用正確的方式完成採購 。【C5SM080313】

還是只能三令五申請同仁配合，否則讓它變成呆帳嗎？還是破壞同事間 的關係？【C6SF080330】

面對這樣的錯誤態樣 ，在未實施強制之手段下 ，常常最後採購單位也只能退 一步的接受，以免影響行政機關之行政效率及形象，破壞同事之關係，除此之外，

似乎也沒有比較好的方式來處理類似的情事 。

（二）專業知識不足影響招標文件之製作

招標文件的準備一直以來都是辦理採購案件的重要關鍵之一 ，尤其以規格的 訂定為要，規格的訂定不適當，常會衍生限制競爭，影響廠商投標之權益 ，並更 可能涉及綁標之嫌 ，而觸犯相關法令，如果採購人員在這部份之專業知識不足 ， 也只能透過不斷的搜尋相關資料、彙整社會資源，已完成採購標的物規格之訂定 。 而在實務工作中，採購單位也常常面臨業務請購單位資料準備不完全等狀況等相 關的錯誤態樣，如受訪者認為：

業務單位對要採購的東西之 規格不清楚，所以在需求規格的訂定上，偶 爾會有缺失，也造成承辦單位的困擾 。【C2GF080227】

最常發生的是需要的資料和文件準備不齊全，我們常需三催四請才能收 集到完整資料，當然也可能因為他們對採購作業不熟悉 ，所以在工作效 率上略嫌緩慢。【C8SF080318】

而當專業知識不足，無法由業務單位自行訂定規格或由採購單位提供相關資 料做參考時，也只能透過各項資源的蒐集來辦理了 ，就如受訪者說的：

如果遇到這種狀況，而業務單位所提標案，也是我們從未辦的，我們會 利用公共工程委員會招標系統之歷史標案 ，搜集相關資訊、提供業務單 位參考。【C2GF080227】

處理這樣的錯誤態樣 ，尋求行政院公共工程委員會的資源 ，相信是有經驗的 採購人員共同的方 式，也是最實際、最快的方式。另外當資料準備不全時 ，採購 人員可能會採取的方式是 ：

我通常會發通告或透過溝通告訴他們需要什麼資料 ，在時限內請他們送 達。【C8SF080318】

限制時間請業務單位完成應該檢附的資料 ，給予適當的壓力，可以促進資料 準備的速度，增加行政效率，但是提供適當的資源面對問題的根本去協助 ，相信 更能有效、和諧的完成所需辦理的工作 。

（三）時間緊迫的壓力

每個活動都有規劃完整的計畫及執行的期程 ，使得順利進行，以期能完成既 定的目的，而這些工作都應該是事先已策劃完成的 ，應衡量相關作業時間，事先 著手進行，並預留緩衝期，就算是工程案件，亦是如此。唯在實務工作中，受訪 的採購人員說：

常有發包案件在履約時間緊迫前才移送會辦 。【C1GM080222】

錯誤態樣有：招標案件移送本單位辦理之時間過於緊迫。【C3GM080306】

面對實務工作中常見在活動前幾日才匆匆忙忙將請購案送出來 ，並限定某日 某時前一定要交貨 ，或是招標案件沒有預留法定時間的等標期 ，或刻意縮短預留

的交貨期限，而冒著可能誤觸法令 ，被審計單位糾正或被調查單位調查的危險 ， 這些相信都不是大家預先所能想到 ，也不願意去嘗試遇到的，可是卻常在實務工 作中發生，採購人員在處理這樣的錯誤態樣時會 ：

一般來說我大概會彙整採購核銷錯誤態樣 ，以公文通知各單位並請各單 位主管嚴加督導所屬。【C3GM080306】

透過彙整，函知各單位督導辦理期能有效防患相關錯誤態樣之發生 。但是效 果仍有待進一步探討。

（四）小結

從訪談資料來看，其實一般基層採購人員在執行採購業務時 ，看到的錯誤態 樣比較是偏向行政程序與流程不符的部分 ，也對於他們在辦理的工作上 ，造成極 大的困擾；其次是有關因專業知識不足而造成的招標文 件準備不齊全或是規格訂 定的問題，都是有關實務工作所遇到的狀況 ，對於對整個政府採購法的認知所造 成的錯誤態樣，有可能是避而不談 ，但也有可能是他們並未有相關的錯誤態樣 ， 因此較少顯現於受訪的現職採購人員 。

二、面臨困境及因應策略

研究者針對受訪採購人員在辦理採購的過程中 ，最常、最怕、最棘手的困難 及經驗，彙整歸納為以下六點，分別詳述如下：

（ㄧ）長官交辦和民代（權力人士）介入

地方自治的機關單位 ，因民選長官的輪替，每個首長皆有其不同的特質及做 事風格，造成組織文化及氣氛的改變，並將政黨背景及人脈關係帶入行政機關 中，

尤其是擔任幕僚的採購單位及人員 ，感受最深。當然有關長官交辦之事項 ，部屬 有職責亦應該盡力圓滿達成 ，但倘若是牽涉到法令問題的交辦案件時 ，公務人員

尤其是擔任幕僚的採購單位及人員 ，感受最深。當然有關長官交辦之事項 ，部屬 有職責亦應該盡力圓滿達成 ，但倘若是牽涉到法令問題的交辦案件時 ，公務人員