專案管理的定義與特性

2.1.1 專案的定義

在一般相關的研究中認為，專案此一詞比較常見於二、三十年前美國的國防、營建 等相關的產業上【Tuman, 1983】，然而專案的施行至今，仍然還是沒有一項非常明確 的定義，各學者均有其特別強調的重點，目前並無明確的定義，其中有關專案的定義，

Cleland and King 認為專案是將人力與非人力的相關資源整合在一個臨時性的組織 內，用以達成一個特定目標而稱之【Cleland and King, 1983】。

Tuman 則認為專案是為達特定目標而由人員組成的組織，通常是涉及較大、成本較 高、有獨特性或風險較高的工作，而且有一定的時間、成本限制，且需達一定的績效

【Tuman, 1983】。

Kerzner 將專案定義為：有一定的開始及完成日期，並運用特定的經費與資源來完 成一明確目標的工作，此活動稱之為專案【Kerzner, 1984】。

美國空軍及太空總署對專案的定義【1984】為：在一個計畫(Program)之內，具有計 劃的工作起點與終點的工作，且在正常的情況下此工作包含某些重要的目的。

Pinto & Slevin 認為專案是一種使管理者能夠整合不同的專業人才，在特定的時間及 有限的資源下，能夠彈性分配、協調人員的工作，經濟且有效的完成不確定性高的任務

【Pinto and Slevin, 1988】。

Mustapha & Naoum 認為專案除了本身的特性外，會因其組成形式的不同而產生不 一樣的組成特性，例如相關的人員配置、資源分佈和時間排序等不同的因素，而呈現不 同的特性組成【Mustapha and Naoum, 1998】。

根據美國專案管理學會(PMI) 對『專案』的定義：「是指一項暫時性的任務、配置，

以開創某獨特性的產品或服務。」

美國微軟公司【1992】將專案界定為：為了達成某一目標所從事的活動，並為達成 工作而使用特定的資源為之的活動。且專案也必需包含工作與資源的詳細情形，如工作 的關係、資源的分配情形等。

資訊工業策進會【1992】，則將具有預定時程的特定工作均納入專案的範圍。

Clark and Wheelwright 則定義一個完整專案應包括：領域界限的完整界定、專案的 正式權責、目標方針的建立及資源獲得和使用的承諾【Clark and Wheelwright, 1993】。

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國科會對科技研究專案(S&T Research Projects)的定義是：為提高學術研究水準或配 合各機關業務及民間企業需要所從事的具明顯目標、進度及預算的研究發展計畫。而一 個研究計畫必需包含明確的目標(通常可量化)、計畫之依據、計畫主持機構及主持人、

詳細之執行步驟、實施之進度、施行之資源(人力、經費、設備)、以及有預期的效益與 評估指標等。

而專案一般具有下列特點：

1. 必須在一定的規範下完成特定的目標；

2. 有開始與結束日期的限制；

3. 有經費的限制；

4. 會消耗、使用資源，包含人力、經費、設備等；

5. 具有新穎性、不特定性、非重複性，與例行業務不同；

6. 屬於暫時性的活動；

7. 往往具有高複雜性，需集合不同專業、不同組織單位的人共同進行。

2.1.2 專案管理的定義及歷史

在歷史上專案管理之運用首先見於埃及建造大金字塔的工程中。工業革命後廿世紀 之初，甘特首先以圖解方法來安排生產日程，並發展了最早的專案管理技術，即目前大 家所熟知的甘特圖。1941 年二次大戰期間，美國固特異公司的專家福奇根據預定交貨之 期限，追溯以前各項作業，並計算配合交貨期限所必須達成的各工作期限目標，而發展 了專案管理之平衡線圖。

1957 年美國杜邦公司與蘭德公司合作發展了要徑法，杜邦公司並首先試用此一管理 技術於其工廠維護保養工作、廠房建築和機器設備的裝配等複雜工程的規劃與控制上。

1957 年蘇聯發射第一枚人造衛星之後，美國海軍奉命發展北極星潛艇計畫。當時由 於作業種類繁多，牽涉範圍又很廣泛，需要協調若干家的包商、供應商以及政府機構，

分工進行負責設計、發展和製造的工作，以致對各種作業的時間及成本很難精確估計。

因此，發展計劃評核術之規劃工具，此亦宣告了專案管理時代的來臨。

1960 年代在美國太空總署的資助下，發展出「長條圖」等簡便專案管理技術，而由 於工作的複雜性升高，以及面臨動態的環境下，專案管理工作日益增加、普遍。到了1970 至1980 年代早期，許多公司已將非正式的專案管理逐漸轉為正式的組織。

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Archibald 將專案的管理界定為：專案的成敗責任集中在專案管理者一人之身上；專 案的管理是藉由特殊的工具與技術來進行規劃與控制；由專案管理者協調不同部門與不 同專長的人來達到專案的目標；在特定的期限和預算下完成專案【Archibald, 1981】。

Cleland and King 也認為專案管理提供解決任務的「暫時性組織」【Cleland and King, 1983】。

Hunter and Stickney 也認為專案管理是以系統的方式來控制專案的各項活動在預定 的時間與成本下完成目標【Hunter and Stickney, 1983】。

Kerzner 則更明確的指出專案管理是計劃、組織、控制、運用資源從事相對短期的 工作，以完成一明確的工作目標，並以系統的途徑管理將不同部門的工作人員指派到相 關的專案工作【Kerzner, 1984】。

美國專案管理學會【1987】則是將專案管理定義為為達成預定的範圍、成本、時間、

品質及成員滿足等目標，在專案存在期間，以現代的管理技術來指揮和協調人力、物力 等資源的藝術。

Adams and Barndt：「…對複雜的商業冒險（專案）提供持續、集中及整合的管理，

並將人力與非人力資源結合，投入於一暫時組織以達到特定目標」，此暫時組織隨著專 案目標的達成而終止【Adams and Barndt, 1988】。

Moder 對專案管理的定義：「專案管理者在時間、成本及績效的限制下，為達成目 標所形成的暫時性跨功能組織，藉由規劃、組織、指導及控制等功能將群體活動加以整 合，以達成目標」【Moder, 1988】。

曹延傑將專案管理之定義描述如下：對於一次性的工作（例如軟體開發），憑藉溝 通與領導，經規劃、執行、控制等過程，有效地完成該工作之目標，產生品質好的產品

（或服務），並且使參與該工作的員工生產力增進、成就感提高的整個過程，可稱為專 案管理【曹延傑，1990】。

美國微軟公司【1992】對其內部也明顯的指出專案管理是計劃、組織管理工作與資 源，用以完成一定的目標，通常會受時間與成本的限制。

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2.1.3 專案管理的優缺點 1. 專案管理的優點

依相關文獻及企業運作實務分析，整理專案管理的優點如下：

(1) 專案組織中由專案主管負責專案活動的推行，專案主管對專案活動所需的種種 資源，較能控制、掌握；

(2) 專案團隊可以集合各部門的專業人才，對企業資源做彈性的運用；

(3) 專案成員透過專案活動的進行，對整體的目標會有較清楚的了解；

(4) 專案主管完全負責目標的達成，權責明確且有較大的自主權，比較不會產生決 策遲延的情形；

(5) 專案組織可增加各部門間的互動，加強部門、人員的協調，並強化專業控制；

(6) 專案團隊目標單一、命令一致、可充分發揮團隊精神；

(7) 專案式的管理型態較能配合顧客的特別需求，並改善顧客關係；

(8) 專案的管理型態較能迅速因應市場及技術的迅速變動；

(9) 縮短專案發展時間、降低成本、並加強對專案的控制；

(10) 打破層級觀念；促使管理人員採用群體決策以專家權威來領導；增加組織的開 放性、適應力；並提高專案參與人員的士氣及滿足感。

2.專案管理的缺點

專案管理並非萬能，亦有其限制及缺點：

(1) 專案組織是暫時性的組織，因此常會擾亂正規組織的運作，使內部作業更複雜；

(2) 企業的總體目標與政策可能會與專案目標發生衝突；

(3) 專案組織會造成雙重指揮的現象，增加管理成本；

(4) 由於專案組織於專案結束後便解散，因此專案團隊成員往往缺乏歸屬感；

(5) 若專案組織過多，會造成組織重疊難以控制的情形；

(6) 隨著專案組織的成立，設備倍增很容易產生資源浪費。

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Kerzner 將專案按產業分為研發、營建、航空/國防、資訊系統管理、工程等【Kerzner, 1994】。

Lock 將專案分為四類：1.營建、石化、採礦專業；2.製造專案；3.管理專案及 4.研 究發展專案【Lock, 1988】。

Bubshaitetal 在對英國東部的 42 個專案作研究時，將專案按其功能分為四種：營建 專案、研發專案、維護專案及行政專案，其中以營建專案及研發專案最多，各約佔三分 之一【Bubshaitetal, 1992】。

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由上可知，營建（工程）專案及研發專案是專案中相當常用且重要的二種型式。

Pinto and Slevin 曾比較此兩類的專案：營建工程類專案多以實體建物為目標，較屬 例行性工作，需較少的創新，而且也比較能預測進行時可能發生的狀況【Pinto and Slevin, 1987】。

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James D. Mooney and Alan C. Reiley, 1931

組織是人類為了達成共同的組合型式，為有秩序的安排群體力量，產生 整體行為，以追求共同宗旨。

John M. Gaus, 1936 組織乃是透過合理的職務分工，經由人員的調配與運用，使其能協調一 致，以求達到大家所協調的目標。

Chester I.Barnard, 1938 組織乃係集合兩個人以上的活動或力量，作有意識的協調，使能一致從 事於合作行為的系統

Robert. Presthus, 1964 組織是一種人與人之間具有結構上關係的系統，個人被標示具有權力、

地位、職務，而得以指定出各個成員間的相互作用。

1. 功能式組織（Functional Organization）

功能式組織，乃將員工依其技能、知識、及行動加以分類所形成的組織，例如：行 源的分配因各機能部門而得以平均分配，不會造成分配不公【Cushway and Lodge, 1993】。