第四章 個案再造前後之比較分析
4.2 改善作業流程分析
經觀察研究現行作業流程所發現之缺點中，歸納出五個問題重點，分別 是各處、室間之公文收發量龐大；書面核章數量太多；各類表單繁多，費時 又耗紙；處理時效與付款速度慢；無法立即掌握案件動向。本研究即針對這 五項主要的問題點，以農委會現有之人力及軟、硬體設備考量，運用該會網 際網路系統，並導入 Hammer ＆ Stanton【33】所提出企業流程在造成功的 十項原則，對現行作業流程所述觀察研究的作業程序提出改善作業流程，分 述如下：
一、採購：計小額採購金額（10萬元以下）動支申請、零用金（1萬元以下）
動支申請、逾小額採購金額經費動支申請及消耗品請領等四項，分述如 下：
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（一）小額採購金額（10萬元以下）及零用金（1萬元以下）動支申請至 核銷撥還作業簡化重點（改善後流程如圖4.14、4.15）：
1.請購至核銷作業採電腦化。
2.提高事務科可逕行採購金額由原來的3,000元提高至5,000元，起 部分項目業務單位可自行採購。
3.零用金核銷支出原始憑證之黏貼，由5張一貼改為10張一貼。
4.系統自動產生「黏貼憑證用紙（零用金）或（逾一萬元小額採 購金額以下）」及編製「零用金備查簿」與「零用金清單」。 5.秘書室、會計室相關人員及主任委員或其授權人於零用金清單
上核章，取代逐案核章。
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圖4.14 改善後逾一萬元小額採購金額以下經費動支申請至核銷作業流程圖
請購 準備
填寫「請購（修）單」呈單位主管核定 請購人員
線上審核「請購（修）單」名稱及規格、
數量、單價與總金額是否漏登（資訊設備 應加會資訊科）
秘書室
線上審核
經費來源及請購（修）項目 之合法性
會計室
洽商採購 採購人員
點交並於收據或發票上簽名驗收 請購人員
審核收據或發票是否有抬頭、品名、數量及 大小寫金額後，將其黏貼於系統自動產生之
「黏貼憑證用紙（逾一萬元小額採購金額以 下）」上併「請購（修）單」及相關文件，
呈秘書室主任或其授權人核章 秘書室
依「支出憑證處理要點」
審核支出憑證相關文件 會計室
開立付款憑單呈核 會計室
結束 否
否
是
是
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圖4.15 改善後零用金（一萬元以下）動支申請至核銷撥還作業流程圖
請購 準備
線上填寫「請購（修）單」呈單位主管核定 請購人員
線上檢核名稱及規格、數量、單價與總金額是否漏登（資 訊設備應加會資訊科，圖書應加會圖書室）
事務科
依請購金額判定核決權限 資訊系統 線上核決
秘書室主任 線上核決
事務科科長 未達5,000 元 5000 元以上
10,000 元以下 否
線上審核
經費來源及請購（修）項目之合法性 會計室
是 採購人員 採購
點交並於收據或發票上簽名驗收 請購人員
將收據或發票上核章 事務科
（1）初審合格後付款予廠商
（2）將收據或發票以 10 張為上限黏貼於系統產生之「黏 貼憑證用紙（零用金）」
（3）系統自動編製「零用金備查簿」與「零用金清單」
（4）秘書室主任於零用金清單上核章 出納科
依「支出憑證處理要點」逐案核簽 已付憑單並核對「零用金清單」是
否正確後於清單上核章 會計科
否
是
開立付款憑單呈核後撥還零用金 請購人員
結束 自行採購項目
請購人員 採購
點交並於簽收單上簽收 請購人員
是
否
核銷金額 10,000 以下
是
同（01）辦理經費核 銷作業 會計室
結束
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改善後的逾一萬元小額採購金額及零用金（一萬元以下）動支申請至核 銷撥還作業流程具又下列優點：
一、可大量減少處室間公文來回收發量。
二、零用金收據逐張黏貼，每張核章9枚，改為10張一貼，可減少核章數。
三、可大量減少請購單及黏貼憑證用紙，符合環保意識。
四、可加快請購作業與付款速度。
五、輔以電腦資訊化作業，除可快速掌握執行狀況外，並可提高資料與報表 之正確性，建立完整資料庫。
導入Hammer ＆ Stanton【33】所提出企業流程在造成功的十項原則之第 1、2、3、4、5、6、10項。
（二）逾小額採購金額經費動支申請至核銷作業簡化重點（改善後流程如圖 4.16）：
10萬元以上之請購案於簽案內已詳述請購原因、品項、金額、預 算來源等內容，故免予另填請購單。
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圖4.16 改善後逾小額採購金額經費動支申請至核銷作業流程圖
專簽或填寫請購單（共同供應契約部分）呈單位主管核定 請購人員
審核專簽 秘書室
審核
經費來源及請購（修）項目之合法性 會計室
會簽政風室，資訊設備應加會資訊科 相關單位
（1）逾小額採購金額未達公告金額者呈秘書室主任或其授權核定
（2）公告金額以上未達查核金額者呈主任秘書或其授權核定
（3）查核金額以上者呈主任委員或其授權核定 分層決行
（1）簽辦招標
（2）與得標廠商訂約 採購人員
廠商履約完成後，由秘書室通知政風室、會計室監 驗，如為資訊設備，另應通知資訊科，依合約驗收並
作成驗收紀錄 相關人員
審核收據或發票是否有抬頭、品名、數量及大小寫金 額後，將其黏貼於「黏貼憑證用紙」上併相關文件送
秘書室 請購人員
依「支出憑證處理要點」審核 支出憑證相關文件
會計室
開立付款憑單呈核 會計室
請購 準備
否
是
結束 是 否
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改善後逾小額採購金額經費動支申請至核銷作業流程具有 下列優點：
1.可減少請購單填寫時間與核章數。
2.可大量減少請購單及黏貼憑證用紙，符合環保意識。
3.可加快作業速度，提昇行政效率。
導入Hammer ＆ Stanton【33】所提出企業流程在造成功的 十項原則之第1、2、3、4、5、6、7、9、10項。
（三）消耗品請領至核銷作業簡化重點（改善後流程如圖4.17）：
1.以年初集中採購，全年分批進貨、按月核銷，取代全年分項 請購、逐案核銷。
2.系統自動產生「黏貼憑證用紙（消耗品）」。
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圖4.17 改善後消耗品請領至核銷作業流程圖
請購 準備
年初預估年用量、採購金額，專簽辦理消耗品採購（如 非中信局共同供應契約項目應另洽商訂定開口合約）
秘書室
進入「消耗品請領系統」填製「請領單」
請領人員
年中需求發生時，查詢物品是否列入
「消耗品請領系統」
請領人員
存量是否足夠 事務科
進入中央信託局「共同供應契約系統」辦理消耗品訂購，若非 共同供應契約項目則依開口合約（免填請購單）洽商訂貨
事務科
按月列印「黏貼憑證用紙（修耗品）」,黏貼收據或發票, 並檢附訂貨單送核
事務科
將請領物品送交請領人並於「請領單」上簽收 事務科
按月審核收據或發票是否有抬頭、品名、量及大小寫金額 秘書室
依「支出憑證處理要點」按月審核 支出憑證相關文件
會計室
按月開立付款憑單呈核 會計室
結束 是 否
否
是 是
否
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改善後消耗品請領至核銷作業流程具有下列優點：
1.可大量減少秘書室與會計室間公文來回收發量。
2.黏貼憑證用紙，每張核章9枚，可減少核章數。
3.可大量減少請購單及黏貼憑證用紙。
4.輔以電腦資訊化作業，除可快速掌握執行狀況外，並可提高 資料與報表之正確性，建立完整資料庫。
導入Hammer ＆ Stanton【33】所提出企業流程在造成功的 十項原則之第1、2、3、4、5、6、7、8、9、10項。
二、非採購：補助暨委辦計畫經費請撥及結報（補助暨委辦計畫經費申請
、補助暨委辦計畫經費結報及餘款回收）、公宴申請、出席費/審查費
、及員工差旅費/休假補助（員工國內外差旅費、加班費、員工休假補 助費申請、員工子女教育補助費）及車資請核（短車資申請、主管/
副主管級上下班交通費申請）等五項，分述如下：
（一）補助暨委辦計畫經費申請至核銷作業簡化重點（改善後流程如 圖4.18）：
1.收據依細部計畫經資門別分別開立，改為依工作計畫不分經 資門別。
2.各地方政府按月依計畫經費支用情形，將計畫請款經額累總 摯據向會計室請款。
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圖4.18 改善後補助暨委辦計畫經費申請至核銷作業流程圖
申請 準備
製作計畫書及撥款明細表經核 定後送會計室
承辦單位
受補單位為地方政府
否
依工作計畫（如農業管理、農 業發展或科技開發）不分經資 門別開立收據並將其黏貼於
「黏貼憑證用紙」上併同會計 報告呈單位主管核定
承辦單位
（1）-（3）同簡化前審核重點
（4）地方政府部分，審核「地 方政府補助請款明細表」，檢視
請款金額合理性 會計室
是
開立付款憑單呈核 會計室
結束
是
否
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改善後補助暨委辦計畫經費申請至核銷作業流程具有下列 優點：
1.可減少各業務處室間收發公文量。
2.每張收據核章8枚，可減少核章數。
3.可大量減少請購單及黏貼憑證用紙，符合環保意識。
4.視地方政府資金安全存量，按月撥付計畫經費款項，減輕中 央財政負擔。
導入Hammer ＆ Stanton【33】所提出企業流程在造成功的 十項原則之第1、2、3、4、5、6、7項。
（二）公宴申請至核銷作業簡化重點（改善後流程如圖4.19）：
1.請購至核銷作業採電腦化作業。
2.事務科提供廠商名單、品名及單價，由業務單位自行採購，
廠商集中請款。
3.系統自動產生「黏貼憑證用紙（公宴申請、逾一萬元小額採 購金額以下）」。
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圖4.19 改善後公宴申請至核銷作業流程圖
申請 準備
線上填寫「公宴申請單」呈單位主管核定 申請人
是否為
（1）例行性會議
（有會議通知者）
（2）每人便當在 80 元以下者
（3）每人茶點水果咖啡總計在 50 元以下
資訊系統
是 線上審核 經費來源及其合理性
會計室 否
線上核定 主任秘書
採購 事務科 自行採購
請購人員
點交並於收據或發票上 簽名驗收 請購人員
一萬元以下同（02）辦 理零用金付款核銷撥還 作業，逾一萬元列印「黏 貼憑證用紙（公宴申請 逾一萬元）」同（01）或
（03）辦理經費核銷作 業
事務科 點交並於簽收單上收
請購人員
廠商檢附簽收單及收據 定期請款
結束 是 否