中華大學碩士論文

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中華大學碩士論文

題目：企業流程再造觀念與政府實施流程再造關係之探討 — 以農委會各項經費申請、核銷暨請款作業流程為例

Review on concepts of Business Process Reengineering and a Government Execution Process—Consider application fees and verification of all procedures from the Council of Agriculture Executive

系所別：科技管理研究所學號姓名：M09303066 楊耀俊指導教授：李友錚博士

中華民國九十四年六月

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企業流程再造觀念與政府實施流程再造關係之探討—以農委會各項經費申請、核銷暨請款作業流程

為例

學生：楊耀俊指導教授：李友錚博士

摘要

隨著社會多元化發展趨勢與資訊科技的快速發展，政府為了保持在國際間的競爭力及提昇政府行政效能，希藉由引進企業的管理精神，期能建立一個有彈性、能創新的政府。近年來政府雖已極力推行公文電子化，機關內的各項業務大部分亦已電腦化，唯單位之間公文書的往來仍依賴以人工方式專程傳遞紙本為主，以致行政效率低落。本研究將企業流程再造的觀念導入政府部門來進行研究分析，以行政院農委會會內各項經費申請、核銷暨請款作業流程為研究對象，針對現有作業流程之缺點，藉由企業流程再造的概念導入，以改善現有流程，以提昇行政效率。經本研究結果發現：1)建立可有效衡量行政作業績效的制度，並提供相關的獎勵配套機制，將有助提昇人員的工作意願與熱忱；2)規劃系統性之職前與在職訓練，可避免承辦人員因專業技能或經驗不足，導致資料處理錯誤或延誤作業時程；3)適時授權予基層員工可破除作業流程障礙，並能增加基層員工的責任心及應變能力。

關鍵詞：企業流程再造、公文電子化

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Review on concepts of Business Process Re-engineering and a Government Execution Process—Consider application fees and verification

of all procedures from the Council of Agriculture Executive

Student : Yao-Junn Yang Advisor : Dr. You-Zheng Lee

Abstract

Due to the fast pace of Informative Technology, our society became more complex with its development. In order to keep up, the government has to maintain the degree of competitiveness in upgrading its operations efficiently by adapting the concept of Management from Business Industry. And further developed into a more flexible and advance government. Recently, most operations of the government are towards the advancement of technology such as electronic mails and computerization for all documentation process. But unfortunately, this was not applied to all divisions but instead some still administer a labor-intensive system that leads to an inefficient outcome.The objective is to apply Business Process Reengineering (BPR) concept into the Government Execution Process by focusing on Council of Agriculture in terms of different application fees, target on check and assessment procedures, aimed on all measures, which need modification on the system. The following were recognized after the research. First, is to develop and ensure an effective and efficient system by contributing to all relative ways or process to meet the standards. This will promote willingness and dedication to all government personnel. Second, plan on before and after job trainings. This is to prevent mistakes or delays in performing the job scope due to lack of knowledge or experiences. And third, is the subordinate level of government personnel will be given the authority to break through procedure’s deficiency. Moreover, increase their responsibilities and ability to perform well.

Keywords: Business Process Reengineering, Advancement of Technology

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誌謝

時光飛逝，很難想像自己完成了這篇論文，一路走來，百感交集難以言喻。在論文研究寫作期間，深刻體會學海無涯，承蒙恩師李友錚老師不辭辛勞的耐心指導與教誨，這段時間過得很艱辛但卻非常充實，也使我了解無論是做研究或是在軍中工作，都應該抱持著嚴謹與細心的態度。師恩浩蕩，

銘感五內，難以言表！謹致上最誠摯最崇敬的感謝。

要感謝中華大學科技管理研究所提供這麼好的機會與環境，讓我得以一償吟詠翰墨的渴望；謝謝賀力行老師開啟了我對研究所的新思維，以及科管所謝玲芬所長、蔣德煊老師與許良僑老師等諸位老師的教導；及推廣處鍾玉科主任，工管系馬恆老師、戴軒廷老師、王明郎老師與鄧肖琳老師在我求學期間，熱情的鼓勵與指導，內心無限的感謝。

在文獻及個案資料蒐集的過程中，多虧了容驊幫我很大的忙，才能在繁多及複雜的資料中理出頭緒。在整個論文撰寫過程中，更感謝同門師姐鄧肖琳老師的指導與建議。而在求學生涯中，要感謝同窗好友壬全、孟娟、坤臨、

耀武、俊智、中興、映汝、孝倫、婉萍在學業上與生活上的勉勵、支持與照顧。而同師門賢忠、有金、昌祺、玉惠等人的協助與關懷，讓論文的完成更加順利，謝謝你們！

另外，要感謝單位長官常務次長雷光墅中將與處長黃兆勇上校，以及單位同仁江哥、承卿、善政、林老師，自我進入學分班及至研究所期間，時時關心我的求學狀況，並在我撰寫論文搜索枯腸之時，給我精神上的支持與關心，沒有你們，本論文無法得以如此順利完成，謝謝你們！

最後要感謝我的太太沈永琳小姐，在我求學期間對我的支持及孤身遠在高雄照顧兩位幼子，與小姨子沈永瑜小姐在工作繁忙的情形下對我無微不至的照顧，因為她們的支持，我才能無後顧之憂於台北—新竹間奔波順利完成學業，僅將這份完成碩士學業的榮耀與喜悅獻給我最敬愛的父母與摯愛的家人，謝謝你們給我的鼓勵與支持。謝謝你們，愛我的人及我所愛的人。

楊耀俊謹誌於中華大學科技管理研究所中華民國九十四年六月

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圖目錄

圖1.1 研究流程圖... 4

圖2.1 流程再造與流程改善之區別... 9

圖2.2 企業流程再造之實施程序圖... 10

圖2.3 執行企業流程再造的四項步驟... 13

圖3.1 行政院農委會網站（2004）... 19

圖3.2 研究架構圖... 20

圖3.3 各項經費申請、核銷暨請款流程再造步驟... 22

圖4.1 逾一萬元小額採購金額以下經費動支申請至核銷作業流程圖... 24

圖4.2 零用金（一萬元以下）動支申請至核銷撥還作業流程圖... 25

圖4.3 逾小額採購金額經費動支申請至核銷作業流程圖... 26

圖4.4 消耗品請領至核銷作業流程圖... 27

圖4.5 補助暨委辦計畫經費申請至核銷作業流程圖... 30

圖4.6 公宴申請至核銷作業流程圖... 31

圖4.7 出席費、審查費申請至核銷作業流程圖... 32

圖4.8 員工國內外差旅費申請至核銷作業流程圖... 33

圖4.9 加班費請領至核銷作業流程圖... 34

圖4.10 員工休假補助費申請至核銷作業流程... 35

圖4.11 員工子女教育補助費申請至核銷作業流程圖... 36

圖4.12 短程車資申請至核銷作業流程圖... 37

圖4.13 主管/副主管級上下班交通費申請至核銷作業流程圖... 38

圖4.14 改善後逾一萬元小額採購金額以下經費動支申請至核銷作業流程圖 ... 41

圖4.15 改善後零用金（一萬元以下）動支申請至核銷撥還作業流程圖... 42

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圖4.16 改善後逾小額採購金額經費動支申請至核銷作業流程圖... 44

圖4.17 改善後消耗品請領至核銷作業流程圖... 46

圖4.18 改善後補助暨委辦計畫經費申請至核銷作業流程圖... 48

圖4.19 改善後公宴申請至核銷作業流程圖... 50

圖4.20 改善後出席費、審查費申請至核銷作業流程圖... 52

圖4.21 改善後員工國內外差旅費申請至核銷作業流程圖... 54

圖4.22 改善後加班費請領至核銷作業流程圖... 55

圖4.23 改善後員工休假補助費申請至核銷作業流程... 56

圖4.24 改善後員工子女教育補助費申請至核銷作業流程圖... 57

圖4.25 改善後短程車資申請至核銷作業流程圖... 59

圖4.26 改善後主管/副主管級上下班交通費申請至核銷作業流程圖... 60

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表目錄

表2.1 企業流程定義之彙整表... 5

表2.2 企業流程再造定義之彙整表... 6

表2.2 企業流程再造定義之彙整表（續）... 7

表2.3 企業流程再造與傳統的流程改善之差異... 9

表2.4 我國政府再造之具體內容... 14

表2.5 流程再造產生動機與作用... 17

表4.1 現行經費申請、核銷暨請款作業流程缺點... 39

表4.2 各項經費申請、核銷暨請款作業流程改善前後之比較... 61

表4.3 「各項經費申請、核銷暨請款作業流程簡化及標準化」計畫簡化特色及預期效益表之一（採購類）... 62

表4.4 「各項經費申請、核銷暨請款作業流程簡化及標準化」計畫簡化特色及預期效益表之二（採購類）... 63

表4.5 「各項經費申請、核銷暨請款作業流程簡化及標準化」計畫簡化特色及預期效益表之三（非採購類）... 64

表4.6 「各項經費申請、核銷暨請款作業流程簡化及標準化」計畫簡化特色及預期效益表之四（非採購類）... 65

表4.7 「各項經費申請、核銷暨請款作業流程簡化及標準化」計畫簡化特色及預期效益表之五（非採購類）... 66

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第一章緒論

1.1 研究背景與動機

一九九○年末期的美國，由於市場飽和、消費低迷及政府財政出現經常性赤字，加上日本企業高品質的挑戰等因素夾雜，使企業暴露出品質不佳、

人事成本過高以及效率不彰等缺點，因而陷入生產率下降的經營困境。而企業流程再造理論的的出現正迎合當時企業迫切的需求。

自九○年起，許多知名學者如Hammer【31】、Schnitt【38】及Davenport

【25】等，即大聲疾呼企業流程再造（Business Process Reengineering，BPR

）的重要性；其中最具代表性的學者Michael Hammer & James Champy【32

】於1993年著名的著作”改造企業”（Reengineering the Corporations）提到

，今日的市場有三股不可忽視的力量，分別是顧客（Customer）、競爭（

Competition）及改變（Change）（楊幼蘭【14】）。因此，在今日以顧客為導向與競爭激烈的市場上，變革已是刻不容緩，而流程再造的運用是最具突破性的觀念了。

相較於私人企業，政府機構原本是一個較保守且封閉的產業，其設立與擴編皆有所限制及障礙，而其管理組織強調以部門別、專業別及技術別為主

，在高度分工情形下，極容易形成跨部門溝通協調困難、各階層級劃分不當及組織的結構不完整等問題，故政府部門之整體績效常無法確實發揮。因此

，政府機構的績效改善有賴於新理論的應用，而流程再造工程在政府機構的應用確有其值得深入研究之必要性。

八○年代末期開始，我國政府有感於社會多元化發展趨勢與府內事務日漸繁複，為了保持在國際間的競爭力及提昇政府行政效能，行政院於八十七年一月十四日頒佈「政府再造綱領」，希藉由引進企業的管理精神，針對各所屬機關之組織、人力及業務實施精簡或簡化，期能建立一個有彈性、能創新的政府。另行政院復於九十年四月十一日訂定「行政院所屬機關推動六減運動實施原則」，即「減事」、「減文」、「減章」、「減會」、「減話」

及「減寫」等六減運動。

行政院明確律定六減運動推動目標以「簽章減半」為總目標，依各機關公文呈核流程現況及受理申請審核項目之業務性質，以目標管理精神，凝聚各層級人員共識，設定逐年落實蓷動目標，並定期檢討；其推動方式為：簡化機關文書簽章、推動資訊網路共享、鬆綁法規管制、改造行政流程等四個方向，以提昇各行政機關行政效率及施政品質。

行政效率的提升，不僅靠個人執行力的提升，更有賴團體協調合作才能達到。在電腦及網路科技日漸成熟及網際網路應用日趨普及的今日，我們應

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該用新的思維、方法及工具來推動公文再造。也就是以電子公文為基礎，暢通公務訊息上下互通以致於平行共享之通道，進而結合機關的業務資訊以助迅速確實之處理（宋餘俠【5】）。

政府處理公務、溝通意見係以機關內各層級人員核可之公文書為主要依據，為使政策或決定權責明確並具合法性，循序簽辦核章應屬必要。但長久以來，公文處理大多是以人工的方式處理與交換傳送，而且公文的逐級呈轉

，在時效與處理的品質上，早已不符合行效率的要求（楊朝祥【15】）。近年來政府雖已極力推行公文電子化，機關內的各項業務大部分亦已電腦化，

唯單位之間公文書的往來仍依賴以人工方式專程傳遞紙本為主，非但費時費力，往往在逐級呈轉過程中迷失，不知該份文件目前呈轉狀況，甚至不知流落何方。難以追蹤列管，以致行政效率低落，甚而因延誤而造成無法補救之損失。

在政府機構中，電腦的硬體設備裝修、網路的架設及軟體開發等事務，

並無專職單位負責，加上現有的套裝軟體未盡符合作業需求，若委外開發更須編列龐大預算支應，以目前國家經濟狀況，似乎力有不逮。因此，政府機關如何以現有的人力與財力資源，於短時間內導入企業流程再造概念及資訊科技，將行政效率達到最高，提昇服務品質成為本研究的主要動機。

1.2 研究目的

本研究的目的為以現有人力及物力，運用現有的軟硬體資訊設備來改善政府機構內各部門之行政業務處理流程架構，以提高行政效率，提昇服務品質。本研究目的包括：

1.將企業流程再造概念導入政府機關行政業務。

2.改善現行行政業務流程的缺點以提高行政效率與服務品質。

3.建立一個簡化及標準化的行政業務流程，以供政府機關及有意研究相關議題者之參考。

1.3 研究範圍與對象

政府推展公文電子化已行之有年，在機關與機關之間的公文傳遞已有相當多的研究論文發表，本研究的範圍係以政府機構內各項經費申請、核銷暨請款的過程，導入企業流程再造概念，來改善現行作業流程。

本研究以行政院農委會為研究對象。唯各項經費申請、核銷暨請款之處理牽涉到人、事、時、地、物等諸多因素影響，其成效較難以量化，僅能提供一簡化及標準化的作業流程與現行作業流程做分析比較，俾供農委會推展會內行政業務之參考；另為免影響農委會會務行政，本研究參考92年各項經

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費申請、核銷暨請款作業需填製之表報及核章數，並以93年 6月份各項經費申請、核銷暨請款作業改善後流程，所需填製之表報及核章數來預估93年全年效益。

1.4 研究流程

本論文研究流程如下頁圖1.1所示，內文共分為部分，分別為第一章緒論

、第二章文獻探討、第三章個案簡介、第四章個案再造前後之比較分析、第五章結論與建議，以下就各章重點簡述如下：

第一章為緒論，說明本研究之研究背景與動機、研究目的、研究範圍與對象，主要是將整篇論文作一整體的介紹與描述，俾對本研究有初步的了解。

第二章為文獻探討，我國政府感於社會多元化發展趨勢即於八○年代末期開始實施「政府再造」，唯行政效率並未獲得重大改善，是以藉此蒐集國內外學者對企業流程再造（BPR）、政府再造與企業型政府之相關文獻，並經由分析整理，期能使本研究方向更明確。

第三章為個案簡介，本研究為一應用的案例，將企業流程再造的概念導入政府部門來進行研究分析，以行政院農委會會內各項經費申請、核銷暨請款作業流程為研究對象，針對現有作業流程之缺點，藉由企業流程再造的概念導入，以改善現有流程。

第四章為個案再造前後之比較分析，首先介紹個案（農委會）之沿革、

現況及行政單位組織，分析農委會現行各項經費申請、核銷暨請款作業流程

，針對現行各項作業流程缺點提出簡化及標準化之作業流程，最後針對改善之流程做預期效益評估。

第五章為結論與建議，將本研究透過個案再造前後之比較分析，提出分析之結果與改進建議，提供政府部門及後續研究者作為參考。

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圖1.1 研究流程圖

定義研究主題與範圍

建立研究架構與方法

研究個案選擇

現行作業流程分析

提出改善流程方案

預期之效益評估

結論與建議文獻探討與整

企業流程與企業流程再

造

企業流程再造實施之階段與步驟

政府再造與企業精神

流程再造後之效益

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第二章文獻探討

2.1 企業流程再造（Business Process Reengineering，BPR）

2.1.1 企業流程的定義

企業流程再造的重點就是企業流程，很多學者、專家針對企業流程（

Business Process）所指為何都有定義，本研究透過相關文獻，將各學者、專家對「企業流程」之定義彙整如表2.1。

表2.1 企業流程定義之彙整表

學者年代定義

Hammer ＆

Champy 1990

企業流程是指企業集合各類原料，製造所需產品的一連串的活動。顧客有需求，作業才有起點，作業流程的運作才有價值與意義。主張以顧客至上。

Schnitt 1991

組織基本的活動，透過服務內部或外部的顧客，對組織進行運作，並產生一個或是一連串明確的結果

。

Murray 1991 企業流程是一組功能或工作組合，它能有效整合並創造出一些產品或服務。

Davenport 1993

執行一些邏輯性相關工作而能夠達到某一特定的結果，而且不同時間點之特定工作活動的順序，它具有起始點、終點，能夠定義輸入或輸出者。

Raymond ＆

Mark M 1994 流程是在轉換輸入的東西成為所需要產出過程中，

有關的一連串活動。

Klein 1994 企業流程是由附加價值活動、傳遞活動與控制活動組合而成。

Davenport &

Beers 1995 是一些結構化的工作活動的集合，詳細指引企業提供產品給顧客。

Fisher 1996

企業的工作是在每一個行程（stage）上來執行，這些行程的組合即是企業流程，企業流程會消耗資源以產出特定的結果。

Hammer 1996 是一套能為消費者創造價值之從頭到尾的所有活動之總稱。

資料來源：黃淑玲【10】與本研究整理

綜合上述學者、專家對流程的定義可知：流程（process）是指為了達成

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某種特定目的所必須採行的一連串程序步驟，實為改造的核心（張緯良、陳育亮【13】）。因此，企業流程必須具有起始點與終點，並能清楚的定義輸入與輸出，而且是可衡量、可掌控行動所組成的組合。

2.1.2 企業流程再造的定義

1990年美國學者Michael Hammer 【31】於 Harvard Business Review 刊登了一篇文章名為”Reengineering Work：Don’t Automate,Obliterate”，文章中所提出的「企業流程再造」（Business Process Reengineering， BPR）觀念對企業界及學術界造成相當大的震憾，進而帶動全球各地企業改革的風潮

，也引發各界後續的相關研究。Michael Hammer & James Champy【32】於 1993年合著的「Reengineering the Corporations」對於企業流程再造（BPR）

有清楚的定義：「流程再造指組織所處理流程，進行根本性的重新思考及廣泛的再設計，徹底的翻新作業流程，以便在現今績效衡量標準的關鍵上，例如是成本、品質、服務及速度等，獲得重大的改善」。除了企業流程再造的先驅者（ Hammer & Champy）所提出的定義外，尚有其他中、外學者對流程再造紛紛提出相似不同的定義，彙整如表2.2。

表2.2 企業流程再造定義之彙整表

學者年代定義

Davenport &

Short 1990 在組織內及組織間進行流程與程序之分析與設計。

Kaplan ＆

Mardock 1991

認為只針對作業功能的改善，有時候對企業不僅無法得到流程改善所帶來的好處，反而會造成管理上的問題；所以應該透過策略的角度來思考，利用企業的價值鏈，定義作業流程再造為針對「核心流程

」改造的過程。

Marrow ＆

Hazell 1992

檢視企業在組織中的資訊與作業的流程，透過流程的分析與設計，以達到簡單化、成本降低與增進品質的服務。

Davis 1993

以顧客為中心，由上而下的管理方式，希望跨部門的處理程序對績效能產生重大的改善，其重點在重新思考企業的經營與營運；且以顧客觀點出發。

Klein 1994

對組織策略具有附加價值的流程—相關的系統、政策與組織結構—做快速且大幅度的重新設計，以促使組織工作流程和生產力達到最適水準。強調企業流程再造是以流程為導向，涵蓋的範圍遍及整個企業。

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表2.2 企業流程再造定義之彙整表（續）

Reppard ＆

Rowland 1995

企業流程再造是一種改進哲理。它的目標是通過重新設計組織經營的流程，以使這些流程的增值內容最大化，其他方面的內容最小化，從而獲得績效改善的躍進。這種做法既適用於單一個流程，也適用於整個組織。

Jaffe ＆

Scott 1997

流程再造主要著重在資訊分享及內部組織沒有隔閡的角度。它並非標準化或傳統技術的應用，而是組織內的人員對於工作及思考的一種新方式。再造主要的訴求在於開放系統及資訊共享，對於資訊使用是沒有任何層級的限制。真實的再造是建立在不同角色代表之合作，而每個人的角色皆因關係不同而有不同的改變。

Arndt ＆

Bigelow 1998

流程再造指將低層級及特定用途的過程（或任務）

重新整合，考量到〝基本（fundamental）〞核心的再造過程。一個部門或其他組織單位不能夠再造，

是因為雖然它是較大組織執行工作中流程的一部分

，但它並不是一個整體流程。

資料來源：許天來【11】與本研究整理

綜合上述中、外學者對企業流程再造定義，企業以顧客滿意為主要目標

，重新檢視組織內與組織間的資訊與作業流程，並透過流程的分析，了解流程的績效，修正現有的流程，或重新設計流程，以達到簡單化、標準化、降低成本與增進品質的服務，期能大幅度的改善企業經營與營運的績效。

2.1.3 企業實施流程改造的原因

在 Hammer & Stanton 【33】合著的《改造企業》這本書中，曾提到今天市場上有三股強大的驅動力量，稱之為3C：顧客（Customer）、競爭（

Competition）、和改變（Change）使得以往的經營模式受到嚴重的考驗，因此有必要探討企業為何要執行再造、現行的缺失為何？以作為未來的改造方向，讓企業脫胎換骨，重獲新生，以下就企業面臨的內、外部環境加以探討分析：

一、企業內部環境分析

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企業內部相關作業流程常見的缺失歸納如下（蔣中一【19】）：

（一）現有流程是採分工的方式來設計，加上分工愈細，造成流程愈長

，因而生產或服務的時間較長。

（二）由於公司對員工的不信任，且又未能充分授權，因而在整個流程中有過多的監督與管制，不但造成流程過長，延長作業時間，更因人力增加而使成本提高。再者，還產生了公文往返費時，資訊傳遞緩慢之問題，無形中使得整個流程攏長緩慢，欠缺效率。

（三）由於流程是採分工的方式來設計，每人只負責其中的一部分，因而無人能瞭解整個流程的狀況，更無人能對整流程負責。

（四）對於顧客的需求無法與公司作業流程緊密結合，導致於企業之運作始終無法滿足顧客需求。

（五）員工缺乏創新力，例如員工對訂單流程有建設性的建議，須層層向上呈報，甚而不知向何人建議，久而久之，員工不再提案，整個企業日漸缺乏創意，組織亦日行僵化。

二、企業外部環境分析

隨著科技進步、國與國之間距離拉近、顧客需求的改變等原因，使傳統企業的目標、方法及基本組織原則已不符時代所需，為維持企業競爭優勢，因而要從事改造。（楊幼蘭【14】；黃淑玲【10】）

因為大多數企業存在上述問題，若僅實施局部的流程改造，並無法解決跨部門的流程困難，因此從根本上、整體上解決流程問題，才是治本之道。（楊錦洲【16】；蔣中一【20】；黃淑玲【10】）

2.1.4 企業流程再造與流程改善之差異

以往的「流程改善」多半重視生產性的作業流程，並未注意資訊科技導入的必要性，而今日的「企業流程再造」則強調以資訊科技的角度來重新思考作業流程的建置，進而擴大再造的範圍至任何與營運有關的作業流程。

「改善」與「再造」的出發點雖然不盡相同，但是兩者都是面對變動的環境所採取的對策，同時目的都在提昇「顧客滿意」（黃淑玲【10】）。流程再造著重於徹底的改變，而流程改善則著重於小幅度且漸近式的改變，並以傳統思考法思考內部作業，運用中等的資訊科技，以單兵作戰的方式，在組織盡量維持的狀態下，改善企業整體性的活動；流程再造則是以創造性思考，考慮顧客立場，加強資訊科技之應用，利用跨部門小組，配合組織調整

，全面性的達成企業的政策，兩者間的差異如表2.3所示。圖2.2則顯示流程再造與流程改善在時間上和改善成效之間的變化及兩者的差異。

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表2.3 企業流程再造與傳統的流程改善之差異

項目 / 分類企業流程再造流程改善

幅度躍進式改變小幅度改變

思考方式新思維

創造性思考傳統思考法

資訊科技之運用強中等（或無）

思考角度顧客部門功能

改善方式利用跨部門小組部門作業

組織狀況組織常配合調整組織盡量維持

層面公司政策部門考量

方法面全面性個體性

資料來源：蔣中一【19】

圖2.1 流程再造與流程改善之區別資料來源：蔣中一【21】

2.2 實施企業流程再造之階段與步驟 2.2.1 實施階段

「流程」可說是企業再造中最關鍵基本所在，其定義是—「企業集合各種生產要素，製造顧客所需產品的一連串核心活動」。提出企業流程再造觀念的Hammer 本人亦強調，企業流程再造的核心在於「流程」。因此，不論任何策略願景的實現、資訊科技系統的導入、企業文化價值觀的具體呈現，

終將落實到「流程」上。根據Hammer & Champy【32】發表的企業流程再造理論，企業流程再造之實施方法及程序大約可分為下列四個階段：

績效

時間績效降低

流程改善

流程改善流程再造

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圖2.2 企業流程再造之實施程序圖

資料來源：（Hammer 【32】；轉載朱曉邦【4】）

各階段之重要工作概述如下：

一、準備期：

首先確定企業改造需求原因，取得高階主管的共識及中階主管的支持與信賴後，成立再造專案小組，並透過演講、團隊遊戲等訓練課程對專案小組成員進行訓練，最後擬定改造計畫，包括對員工的溝通工作，

以獲得共識與支持，以利改造工作的進行。

二、評估期：

瞭解企業現行的策略性經營方向、關鍵顧客需求與互動、變革的接受度及領導風格、現有企業流程及資訊科技等等，以正確選取改造的流程。

三、設計期：

瞭解選定改造的流程現況，並透過標竿學習，突破現況思考尋找徹底改變現狀的可能流程模式。

四、建置期：

建置計畫主要依據評估、設計階段之後，將此項專案排定時程、人員、地點、執行步驟、執行原因，並逐步實施的細部規劃。建置計畫可以5W1H為規劃的主軸：Where（執行地點）、Who（執行者）、When

（執行時間）、What（執行對象）、Why（執行原因）、How（如何執行、執行細節）。

2.2.2 實施步驟

在瞭解企業流程再造的定義與實施階段之後，亦必須探討如何實施企業流程再造。以下僅就 Davenport【28】對流程創新（Process Innovation）所提出的框架及Nick【34】提出的企業實施流程改造的四項步驟。

設計期建置期準備期評估期

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Davenport所提出的流程創新的框架由以下五項步驟所組成：

一、定義出要創新的流程

列舉企業現行主要的流程並逐一檢視，針對每項流程的策略關聯性與健康狀況提出高階的評斷後，定義創新的流程。

二、定義所要改的層級

定義出所謂創新的流程後，就要定義出針對此流程，所要改變幅度與層級的大小。

三、發展流程願景與目標

根據流程特性來評估現行企業的策略，及以績效為目標來考量流程中的執行狀況，並以顧客為考量，來發展流程願景與目標。

四、瞭解與衡量現行的流程

將現行所有活動與流程加以組織與結構化成為一系統，建構現有的企業流程並加以分析，找出現有流程的瓶頸或是問題所在，並蒐集相關資訊。

五、設計並標準化新的流程

利用腦力激盪法或引進資訊技術，設計新流程，並利用模擬技術驗定新流程之效率與效能，藉以建立決策者之信心，並瞭解新流程之可行性。

Nick【34】提出的企業實施流程改造的四項步驟為：明瞭企業所需（Know what you want）、制定計畫（ Make a plan）、執行（Do it）與監督（Monitor

），如圖2.4。以下對這四個步驟簡要說明。

一、明瞭企業所需（Know what you want）

當大型企業要執行企業流程改造或策略改變時，企業必須要知道要改變什麼。這個過程需要大量的分析、討論及思考。雖然這是繁雜的過程，若省略這過程，再造工程失敗的機率將提高許多。「明瞭企業所需

」這項步驟有三個階段：

（一）澄清改造需求與企業從事改造的能力是否合乎需求。

（二）澄清如何提供利益提供者更好利益的需求。

(24)

12

（三）架構「成功的框架（Framework for success）」，協助企業溝通和規劃。

二、制定計畫（Make a plan）

在計畫階段所必須的產出為導引有效率行動之清處方向。根據在第一項步驟所發現組織內部相關問題，針對這些問題擬訂相關計畫來解決

。

三、執行（Do it）

在擬定相關計畫之後，即要實際執行這些計畫。「執行」步驟可分為兩部分，第一部分是科技技術（technical techniques）是如何確保於再造執行階段成功的進行、第二部分是文化技術（cultural techniques）如何幫助處理再造進行時，組織員工所面臨的衝擊問題。

四、監督（Monitor）

監督過程需專心注意兩件事物：一項是監督改造的行動（Monitoring progress of action）、另一項是監督改造的結果（Monitoring Results）。

監督過程應該由專案協調中心（Project coordination center）來負責進行

。

（一）監督改造的行動（Monitoring progress of action）

專案協調中心應該監督每項專案與報表的過程，並將相關結果每週傳送至改造團隊。

（二）監督改造的結果（Monitoring Results）

將改造後的結果與先前所規劃的計畫相互比較，藉以判斷改造工作是否成功的進行。

(25)

13

圖2.3 執行企業流程再造的四項步驟資料來源：（Nick【34】；轉載許天來【11】）

2.3 政府再造與企業精神 2.3.1 政府再造

自一九八○年代以來，世界各國紛紛引進「企業精神」對公共部門加以革新、再造的趨勢，首推一九八八年由英國首相柴契爾夫人採取「新右派」

（New Rights）的改革理念所提出的「續階計劃」（Next Step Program），被視為當代政府再造的里程碑（江岷欽、劉坤億【3】）；到了一九九二年歐斯本（David Osborne）與蓋伯勒（Ted Gaebler）【35】合著的《政府再造：如何將企業精神轉換至公共部門》（Reinventing Government ： How the Entrepreneurial Spirit is Transforming the Public Sector

，

中譯《新政府運動》）

一書指出，政府應該引進企業精神（Entrepreneurial Spirit或Entrepreneurship

），進行徹底的再造，才可以達到效率與生產力的極大化，引起世人的高度注目；一九九三年美國柯林頓總統為了兌現競選承諾，任命副總統高爾主持

「全國績效評鑑委員會」（National Performance Review）推動聯邦政府的再造計劃（江岷欽、劉坤億【3】），使得政府再造運動迄今不衰。

我國政府的再造工程，始於民國八十七年元月二日行政院第二五六○次會議通過的「政府再造綱領」，並於同月十四日頒佈執行，以「引進企業管理精神，建立一個創新、彈性、有應變能力的政府，以提升國家競爭力」作為總目標，希望藉由「組織再造」、「人力服務再造」、「法制再造」三個大方向，以組織精簡、靈活，建立小而能的政府，其具體內容如表2.4。預期將獲得之效益為：

一、重塑公務人員形象，提升社會地位。

明瞭企業所需

制定計畫

執行

監督

調整需求修正執行計畫

(26)

14

二、調整政府角色，擴大民間參與。

三、靈活彈性組織能力，增強應變能力。

四、鬆綁法規、簡化流程、貫徹便民精神。

五、強化服務品質，顯著提升民眾滿意度。

六、健全政府財政，提高資源管理績效。

七、推動民營化腳步，以擴大內需。

表2.4 我國政府再造之具體內容

再造範疇主辦單位具體內容

組織再造研考會

訂定「中央政府機關組織基準法」及「中央政府機關總員額法」，調整中央及地方政府組織，建立組織及績效評鑑制度，增加員額調配之彈性，提高行政效能。

人力及服務再造人事行政局

推動人事制度全面再造，全面修正、簡化、

鬆綁人事法規，推動全國行政單一窗口化運動，建立電子化政府，全面提昇服務品質。

法制再造經建會

調整政府角色、改革重大業務制度、檢討管制方式；以進行法規鬆綁，管制方式合理化

、行政程序簡化及標準化。

資料來源：本研究整理

「政府再造」係以體制內改革為經，以「市場經濟」、「企業精神」為緯，透過「標竿學習」的方式，借用成功的企業精神經營技術，重新建構行政文化、公務人力、權責歸屬、獎懲制度以及目標任務等層面，期能活化文官體系，大幅提高其行政效能、革新能力以及治理能力，促使公部門從新思考，徹底翻新轉型，實現政府的公共目的，有效提昇公共社會福利水準（江岷欽、劉坤億【3】）。Peter 及 Savoie【37】認為顧客導向的政府和企業型政府的觀念是一體兩面相輔相成的。換言之，將政府機關本身視為追求績效

、服務至上的體系時，人民自然應被視為顧客而受到最適的服務。民眾直接接觸基層行政人員（Street-Level Bureaucrats），因此，對於例行性作業的處理可以授權基層人員逕行處理，除簡化公文流程外，尚達到便民的效果。

2.3.2 企業精神

(27)

15

「企業精神」，或稱為「企業家精神」（蕭全政【23】）或「企業家的創新精神」（江岷欽、劉坤億【3】）。此一詞彙是由法國經濟學家賽伊（Jean Baptiste Say）於一八○○年左右提出，認為企業家在商業活動中，具有重要的地位；能夠洞悉未來、掌握良機的企業家，是經濟轉變與改進的動力（徐鋒志譯【9】）。經濟學大師熊彼得（Joseph A. Schumpeter）強調企業家精神的核心內涵，包括「創新」與「冒險」。後者提出解決方法，而前者則必須將此方法付諸實行。

「企業精神」不可能憑空而生，它與「企業家」是相互依存的。肯狄棱

（R. Cantillon）認為企業家是面對不確定時，進行商業判斷的人（林水波【8

】）；賽伊認為企業家在商業活動中具有重要的地位，能洞悉未來、掌握良機的企業家，是經濟轉變與改進的動力（徐鋒志譯【9】）；管理學大師杜拉克（Peter F. Drucker）則認為企業家的功能就是革新，提供對政策體系的學習與適應能力，願意承擔風險，極力突破限制，進而發展出企業型的行動與創新的問題解決方法（盧建旭【22】）。

總而言之，企業家是企業精神的推手，企業家必須具有創新、冒險的企業精神，因此兩者是組織因應環境變遷挑戰、追求永續發展不可或缺的必要條件。

2.3.3 企業精神應用於政府再造

由歐斯本和蓋伯勒所倡議「企業精神政府」的公共部門再造藍圖，影響所及幾乎遍及各個世界民主先進國家，彷彿在行政職能的實務運作上經歷了一場寧靜革命（林鍾沂【7】）。例如，一九九三年美國柯林頓政府「全國績效評鑑委員會」所推動聯邦政府的「勵革運動」（Reienventing Government, REGO）（江岷欽、劉坤億【3】），其主要目標乃在將傳統的「行政管理」

轉移至如歐斯本和蓋伯勒謂之「企業精神管理」，重建聯邦政府的職能。

政府部門在企業精神的應用上，的確有其先天性的限制，因此，必須認清可供應用的方向，以達其效用。歐斯本與派斯垂克（Peter Plastrik）【36

】在一九九七年合著的《驅逐官僚體制：政府再造的五個策略》（Banishing

Bureaucracy: The Five Strategies for Reinventing Government）書中，從各國的

政府再造的經驗中，結合企業精神，歸納出「五Ｃ策略」（Five Cs），作為改造公共部門的參考（江岷欽、劉坤億【3】）：

一、核心策略（The Core Strategy）—藉以釐清目標、構築願景。

二、後效策略（The Consequence Strategy）—藉以考評績效、獎優懲劣。

三、顧客策略（The Customer Strategy）—藉以加速回應、強化責任。

四、控制策略（The Control Strategy）—藉以授能成員、提昇能力。

(28)

16

五、文化策略（The Culture Strategy）—藉以改變心態、調整行為。

上述國外推動政府再造的例子與簡易的策略中，可以肯定的是「企業精神」對於政府再造，的確起了相當程度的作用，管理學大師杜拉克曾說，任何組織，無論是公司、非營利組織或是政府，當面臨外在局勢的變遷時，都要對其本身結構進行新思考，如果它繼續以舊的方式前進，就會變得無法管理。在現今全球環境快速競爭激烈變化下，政府為了提昇國際的競爭力，政府再造已是刻不容緩了。

2.4 政府再造工程之必要策略

「流程再造」係持續不斷的從事組織作流程的整以改革，並提出深具革命性的管理原則（江岷欽、劉坤億【3】）。「再造工程」運用在政府部門的改革，學者均認為必須具有下列策略：

一、將流程再造的策略與原規劃預期的績效結果相呼應。

二、再造工程應納入政府施政計畫，俾避免淪為政治口號。

三、再造工程成功的啟動，必須先將政府部門的組織任務及其所服務的對象界定清楚。

四、建立具體可行的績效評估及衡量工具。

五、應著重在關鑑核心流程的再造與問題的解決。

六、應發展並具備長期進行再造工程的能力，包括主管的領導能力、各項資源的發展和再造團隊的建立等。

七、進行新管理典範的移轉，避免重蹈無效能的管理窠臼。

2.5 流程再造後的效益

Hammer & Champy 認為企業在改造作業流程成功後，其內部的組織架構，企業成員的工作性質，從屬之間的關係，獎懲制度、企業的文化等，全部都變得煥然一新，組織成員的工作性質從單調、專一、重複走向複雜、多樣、多變，並擴大其獨立自主的空間。

其次組織架構不再層層相疊，由垂直化漸趨向扁平化。企業改造後組織架構已不具有舉足輕重的地位，因此，所有的工作均隨著流程與工作小組而整合，溝通的管道將不再受限。在新的流程中，員工較能運用其判斷力，做出正確的抉擇，因為企業提供教育訓練和合理的獎懲制度，提昇員工的觀察力，以快速回應顧客的需求，提昇顧客的滿意度，進而提昇企業各方面的績

(29)

17

效，以降低營運成本及增強競爭力。楊錦洲【16】將流程再造主要產生的動機與所帶來效益歸納如表2.5。

表2.5 流程再造產生動機與作用

動機條件問題點做法成效

競爭滿足顧客需求現有流程無法滿足流程的再造顧客滿意度的提昇

迅速解決問題流程過長管理當局支持服務時間短

服務品質好作業時慢重新設計流程顧客問題圓滿解決

產品品質好無人負全責流程工作小組服務與產品品質好

價格低過多的監督與管制分權與授權顧客受到重視

受到重視公文往返費時流程多樣化符合顧客的要求

新產品上市人力多、成本高團隊合作收費具競爭力顧

客滿意

額外的服務資訊傳遞慢資訊科技運用新產品上市快

資料來源：楊錦洲【16】

綜合上述的動機與相關學者之研究結果，得知流程再造對於行政效率具有相當大的實質助益，因此本研究擬從企業型政府的理念出發，並透過組織再造工程的架構，導入以顧客為導向的服務觀念，為政府行政作業績效提供一個新的思維。近年來企業再造風潮的興起，隨著社會多元化的發展，政府再造已是必然的趨勢，唯過去學者多以私人企業為研究對象，並未就政府部門做實證的研究，故本研究以行政院農委會為樣本，探討農委會各項經費補助作業流程如何應用相關學者所提出的理論，研擬作業流程改善架構，作為改善經費補助作業之依據，期能達成本研究之目的。

(30)

18

第三章個案簡介

3.1 行政院農委會之沿革與組織架構 3.1.1 沿革

我國自古以農立國，凡各項經濟策政，莫不以農為本，並專門設置農官

，職司其事。溯自民國元年，南京臨時政府成立時，即設置實業部，掌理農

、林、工、商事務，為我國現代農業行政機構之濫觴。十四年國民政府成立於廣州，設實業部。北伐統一後，改名為農漁部，隸行政院，掌理全國農、

林、漁業行政事務。十九年，農漁部與工商部合併為實業部，隸屬行政院，

掌理全國實業行政事宜。抗戰爆發，政府為因應戰時需要，於二十七年將實業部改名為經濟部，下設農林司。行憲後，政府為精簡組織，遂將原農林部改為農林署。抗戰勝利，政府為復興農村，於三十七年十月一日，依據中美兩國所簽經濟合作協定，在南京成立「中國農村復興聯合委員會」（簡稱農復會），協助我國戰後農村復興工作。三十八年政府播遷台灣，在經濟部下設置農業司，負責農政事務。六十八年三月十六日將農復會改組成立「行政院農業發展委員會」（簡稱農發會），為行政院之農業諮詢、設計、協調單位。七十年十一月，因應經濟發展需要，農林司擴大人員組織與職掌，升級為經濟部農業局。民國七十三年七月二十日，政府為配合國家經濟建設，集中中央農政事權，決定將農發會與經濟部農業局合併改組為「行政院農業委員會」

（簡稱農委會），同年九月二十日正式成立。於是中央農政機關組織，始趨於一元化，不但事權統一，且組織、經費亦漸臻充實，成為完整之中央農政體系。八十七年八月一日，政府為永續經營漁業資源暨強化動植物防疫檢疫業務，決定由本會漁業處升格成立漁業署。八十八年七月一日，台灣省政府功能業務與組織調整，原台灣省政府農林廳及糧食處暨所屬機關改隸為農委會附屬機關。使中央與地方農政事權統一，並提昇行政效率。

3.1.2 組織架構

農業委員會設企劃處、畜牧處、輔導處、國際處、科技處、農田水利處

、秘書處、人事室、會計室、統計室及政風室等十一個部門，如圖3.1。主管全國農、林、漁、牧及糧食行政事務，對於省（市）政府執行本會主管事務

，有指示、監督之責。目前農委會計有直屬機關二十三個，各直屬機關之所屬機關計三十七個，總計六十個機關。

(31)

19

圖3.1 資料來源：行政院農委會網站【39】

3.2 研究架構

行政業務資訊化已推行多年，但政府機構資訊化的腳步卻遠遠落後於企業界。經由第二章的文獻整理，本研究將企業流程再造的概念導入政府部門來進行研究分析，以行政院農委會會內各項經費申請、核銷暨請款作業流程為研究對象，針對現有作業流程之缺點，藉由企業流程再造的概念導入，以改善現有流程，以提昇行政效率。

本研究首先參卓學者Hammer & Champy【32】發表的企業流程再造理論

，指出一個成功的企業流程改造後會有以下九項基本的改變：（1）工作單位

：從功能組織變為流程工作小組、（2）工作本質：原本範圍狹窄、定義分明的工作，現多重層面、（3）員工角色：由唯唯諾諾傳為被充分授權、（4）

經理人角色：不再扮演監督者，而改以教練的面貌出現、（5）員工的態度與價值觀：均有大幅的改變，從原本消極性的因循茍且轉為積極的富有生產性與創造性、（6）組織結構：由傳統垂直式金字塔趨向扁平型組織、（7）晉昇標準：由工作表現轉為是否具備新職所需的能力、（8）職務學習：從訓練轉變為教育、（9）衡量表現與薪給重點：從只問工作時間轉變為注重活動結果；再進一步探討Hammer ＆ Stanton【33】在其合著之”改造企業”（Ⅱ）

中提出企業流程在造成功的十項原則，分述如下：

一、在著手進行流程改造之前，先確信你已充分瞭解流程改造的本質。

二、唯有流程可以重新改造（而非組織）。在進行改造之前，必須辨識它們

。

主任委員

副主任委員

主任秘書

農田水利處

秘書室

人事室

會計室

統計室科

技處國

際處輔導處畜

牧處企劃處

政風室

(32)

20

三、流程改造的第一步，是先「瞭解」你現有的流程，而非「分析」流程。

四、不可以在缺乏實質領袖的情況下，貿然進行流程改造。

五、流程改造需要有創新而大膽的設計構想；改造領袖必須鼓勵員工勇於進言，不斷追求目標。對那些有創新構想的員工，領袖必須不吝獎賞，並表現出樂見採納建議的胸襟。

六、新流程在正式實施之前，先試行實驗版，看看是否行得通，千萬勿將流程由構想直接付諸實施。

七、流程改造的速度要快，千萬避免不計代價擴大規模，必要時可以縮小，

不要偏離重點，以求儘早收到效果。

八、不能選擇性的進行流程改造，所有相關的項目必須都涵括，若試圖保留部分舊的流程，改造將白費功夫。

九、流程改造的實施方式可自成風格，不要拘泥。

十、任何成功的改造都必須顧慮員工的需求及反應，並讓他們感受到新流程所能帶來的利益。

本研究之架構乃先研究分析現行作業流程及其存在之缺點，再參照並導入Hammer ＆ Stanton【33】所提出企業流程在造成功的十項原則提出改進之作業流程，最後提出改善方案之預期效益評估。研究架構圖如圖3.2。

圖3.2 研究架構圖資料來源：本研究整理

現行作業流程

改善後作業流程

改善方案之預期效益評估企業流程再造觀念

(33)

21

3.3 農委會各項經費申請、核銷暨請款作業流程再造

本研究參照圖3-1的企業流程再造概念導入農委會各項經費申請、核銷暨請款作業流程。綜合歸納後計分為企業流程再造理論之導入、現行作業流程分析、改善後作業流程分析及預期效益之評估等四個步驟，各步驟的主要工作要點如下：

一、企業流程再造理論之導入

主要的工作重點是確立導入的深度及廣度、參與的部門人員、審核的層級與權責、作業規範的內容與標準、明定具體目標及作法與時程。

二、現行作業流程分析

參考現行各項經費請領、核銷作業流程，切實檢討目前無實質效益或不合時宜之工作項目，包括文件表單種類規格、表單的簽核與會辦流程及人力應用情形。提列須要改善的問題點。

三、改善後作業流程分析

針對現行作業流程分析所提列的問題點，參照作業需求及結合最新的知識與技術，提出解決方案。訂定細部作業流程規劃。

四、預期效益之評估

將改善作流程於選定之部門試行，做初步之預期效益評估。

茲將以上步驟整理如圖3.3。

(34)

22

圖3.3 各項經費申請、核銷暨請款流程再造步驟企業流程再造理論之導入

現行作業流程分析

改善後作業流程分析

預期效益之評估

(35)

23

第四章個案再造前後之比較分析

本章共分三個部分，首先為現行作業流程分析；分析農委會各項經費申請、核銷暨請款作業流程。其次是改善作業流程分析；針對現行各項作業流程缺點提出簡化及標準化之作業流程。最後針對改善之流程做預期效益評估

。

4.1 現行作業流程分析

本研究將現行農委會各項經費申請、核銷暨請款作業流程，依採購及非採購兩部分來觀察、研究，分述如下：

一、採購：各項採購案請購至核銷流程，計小額採購金額（10萬元以下）動支申請、零用金（1萬元以下）動支申請、逾小額採購金額經費動支申請及消耗品請領等四項，分述如下：

（一）小額採購金額（10萬元以下）及零用金（1萬元以下）動支申請至核銷撥還作業現況說明（流程如圖4.1、4.2）：

1.目前各項請購方案均採書面作業。

2.零用金請購案件量多、金額小對預算影響實屬有限，卻因量多造成不必要收發人力及層層核章等浪費人力作業。

（二）逾小額採購金額經費動支申請至核銷作業現況說明（流程如圖4.3

）：

十萬元以上請購於簽案內已詳述請購原因、品項、金額、預算來源等內容，但仍需填寫請購單註明前述項目，增加人力作業時程。

（三）消耗品請領至核銷作業現況說明（流程如圖4.4）：

目前作業方式係消耗品數量低於安全存量時，方逐項請購，

年度間常耗時費力於例行性之請購。

(36)

24

圖4.1 逾一萬元小額採購金額以下經費動支申請至核銷作業流程圖

請購準備

填寫「請購（修）單」呈單位主管核定請購人員

審核「請購（修）單」名稱及規格、數量、單價與總金額是否漏登（資訊設備應加會資訊科）

秘書室

洽商採購採購人員

點交並於收據或發票上簽名驗收請購人員

審核收據或發票是否有抬頭、品名、數量及大小寫金額後，將其黏貼於「黏貼憑證用紙」上併「請購（修）單」及相關文件，呈秘書室主任或其授

權人核章秘書室

開立付款憑單呈核會計室

審核

經費來源及請購（修）項目之合法性

會計室否

依「支出憑證處理要點」審核支出憑證相關文件

會計室是

是

結束否

(37)

25

圖4.2 零用金（一萬元以下）動支申請至核銷撥還作業流程圖

請購準備

填寫「請購（修）單」呈單位主管核定請購人員

檢核名稱及規格、數量、單價與總金額是否漏登

（資訊設備應加會資訊科，圖書應加會圖書室）

事務科

核決事務科科長核決

秘書室主任

採購採購人員

將收據或發票5 張一貼於「黏貼憑證用紙」上併附「請購（修）單」逐案呈核

事務科

（1）初審收據或發票是否有抬頭、品名、數量及大小寫金額

（2）編製「零用金備查簿」

（3）將已付憑單編製「零用金清單」

出納科

開立付款憑單呈核後撥還零用金請購人員

依請購金額判定核決權限事務科

審核

經費來源及請購（修）項目之合法性會計室

未達3000 元 3000 元以上

10,000 元以下

否

是

依「支出憑證處理要點」逐案核簽已付憑單並核對「零用金清單」

是否正確會計科

是

結束否

(38)

26

圖4.3 逾小額採購金額經費動支申請至核銷作業流程圖

請購準備

填寫「請購（修）單」併專簽呈單位主管核定請購人員

審核專簽及「請購（修）單」名稱及規格、數量、單價與總金額是否漏登

秘書室

會簽政風室，資訊設備應加會資訊科相關單位

（1）逾小額採購金額未達公告金額者呈秘書室主任或其授權核定

（2）公告金額以上未達查核金額者呈主任秘書或其授權核定

（3）查核金額以上者呈主任委員或其授權核定分層決行

（1）簽辦招標

（2）與得標廠商訂約採購人員

廠商履約完成後，由秘書室通知政風室、會計室監驗，如為資訊設備，另應通知資訊科，依合約驗收並

作成驗收紀錄相關人員

審核收據或發票是否有抬頭、品名、數量及大小寫金額後，將其黏貼於「黏貼憑證用紙」上併「請購（修）

單」、專簽及相關文件送秘書室請購人員

審核

經費來源及請購（修）項目之合法性會計室

依「支出憑證處理要點」審核支出憑證相關文件

會計室

結束是

是否

否

(39)

27

圖4.4 消耗品請領至核銷作業流程圖

請購準備

年初填寫請購（修）單並透過中央信託局「共同供應契約系統」採購至安全存量

秘書室

進入「消耗品請領系統」填製「請領單」

請領人員

填寫請購單

依圖4-2 或 4-4 辦理消耗品請購事務科

填寫請購單依4-3 辦理消耗品請購

事務科

進入中央信託局「共同供應契約系統」辦理消耗品訂購，

非中信局共同供應契約項目則另洽商訂貨事務科

將收據或發票黏貼於「黏貼憑證用紙」上併「請購（修）

單」及相關文件送秘書室逐案核定事務科

將請領物品送交請領人並於「請領單」上簽收事務科

逐案審核收據或發票是否有抬頭、品名、量及大小寫金額秘書室

逐案開立付款憑單呈核會計室

年中需求發生時，查詢物品是否列入

「消耗品請領系統」

請領人員

存量是否足夠事務科

費用在 10,000 元以下是

否

是

依「支出憑證處理要點」逐案審核支出憑證相關文件

會計室是

結束否

否

是

(40)

28

二、非採購：各項經費補助、申請至核銷作業，計補助暨委辦計畫經費請撥及結報（補助暨委辦計畫經費申請、補助暨委辦計畫經費結報及餘款回收）、公宴申請、出席費/審查費、及員工差旅費/休假補助（員工國內外差旅費、加班費、員工休假補助費申請、員工子女教育補助費）及車資請核（短車資申請、主管/副主管級上下班交通費申請）等五項，各作業流程分述如下：

（一）補助暨委辦計畫經費申請至核銷作業現況說明（流程如圖4.5）：

1.年度施政工作計畫核定後，執行單位應依核定之經資部門執行預算，唯資金之請撥係依計畫總額分次撥付。

2.目前農委會各業務計畫補助各地方政府經費每年約20億元，如依業務計畫分別撥付將造成資金積壓於地方政府。

（二）公宴申請至核銷作業現況說明（流程如圖4.6）：

1.目前均採書面作業。

2.例行性會議請購便當、茶點、水果等，因廠商、單價固定，交易單純，且均已附有開會通知，金額小對預算影響實屬有限，

唯案件量多且有時效性，員工常為了趕於開會前核准，需親持公宴單逐級請核，費時並增加公文收發人力。

（三）出席費、審查費申請至核銷作業現況說明（流程如圖4.7）：

2.業務承辦人開會時，常須代墊出席費或審查費；如要預借，則需簽由主任秘書核定後送會計室開立付款憑單，會議結束後再依實際出席人數辦理多退少補之作業。

（四）員工差旅費/休假補助等（員工國內外差旅費、加班費、員工休假補助費申請、員工子女教育補助費）核銷作業現況說明（流程如圖4.8、4.9、4.10、4.11）：

2.申請人填具各類「申請表」並檢附支出憑證及相關證明文件呈單位主管核定，送人事室逐案初審，再交會計室逐案審核並核章後開立付款憑單。

（五）車資請核作業（短程車資申請、主管/副主管級上下班交通費申請

）現況說明（流程如圖4.12、4.13）：

(41)

29

2.申請人於代墊車資後須檢附收據並填寫「短程車資證明單」呈單位主管核定後送事務科，事務科彙整各單位「短程車資證明單」予以初審，再送會計室審核無誤後開立付款憑單。

(42)

30

圖4.5 補助暨委辦計畫經費申請至核銷作業流程圖

製作計畫書及撥款明細表經核定後送會計室

承辦單位

依細部計畫分經資門別開立收據並將其黏貼於「黏貼憑證用紙」

上，併同會計報告呈單位主管核定承辦單位

審核

（1）請款金額是否與撥款明細表相符

（2）是否符合分次撥付之規定 (計畫經費額度在五十萬以下或情況特殊者得一次撥付)

（3）除第一期經費外，請撥次期經費時，已撥經費實際執行是否已達60%以上

會計室申請準備

否

是

結束

(43)

31

圖4.6 公宴申請至核銷作業流程圖

申請準備

填寫「公宴申請單」並附上開會通知單主管核定，如另有水果、咖啡等應專簽核准

申請人

核定主任秘書

採購事務科

一萬元以下同（02）辦理零用金付款核銷作業，逾一萬元同（01）或（03）辦理經費核銷作業

事務科審核經費來源及其合理性

會計室

是

結束否

(44)

32

圖4.7 出席費、審查費申請至核銷作業流程圖

申請準備

預算書若無列明該項出席費或審查費應先專簽呈單位主管批核，會計室審核後送主任秘書核定

申請人

專簽預借呈主任秘書核定後開立付款憑單暫付款項會計室

會後

將領據黏貼於「黏貼憑證用紙」呈單位主管核定，若為墊支需在「黏貼憑證用紙」上註明

申請人

若為墊支開立付款憑單呈核歸墊，若為預借辦理沖帳事宜

會計室是否預借

申請人

是

審核經費來源、領據要項及簽到簿

會計室

是

結束否

否

(45)

33

圖4.8 員工國內外差旅費申請至核銷作業流程圖

申請準備

國內出差除技工、工友、駕駛提供書面統由專人代為申請外，其餘申請人進入資訊系統提出差申請呈單位主管核定，國外出差依年度預算書或專

簽呈主任委員或其授權核定申請人

登記人事室

本誠信原則於事畢 15 日內依規定按實填寫「國內出差旅費報告表」或「國外出差旅費報告表」，

並檢具支出憑證及證明文件呈單位主管核定申請人

逐案呈核

（1）有無核准

（2）假別之合法性及正確性

（3）旅費報支採用之職務等級是否正確後，

於報告表上逐案核章人事室

於報告上逐案核章後，開立付款憑單呈核會計室

逐案審核

（1）預算能容納

（2）是否經權責單位核簽

（3）旅費項目及金額是否符合報支要點規定、金額乘算及加總

之正確性會計室

是

結束否

(46)

34

圖4.9 加班費請領至核銷作業流程圖

申請準備

經單位主管核定之「出勤通知單」加班

申請人

本誠信原則，線上申請加班經單位主管同意後加班

申請人

依科處室別逐案核章開立付款憑單呈核

會計室按月整理列印「假日出勤請領清

冊」與「逾時加班請領清冊」，

請加班人蓋章確認後逐案審核

（1）加班有無事先核准

（2）加班時數、時薪之合法性與正確性並核章

秘書室

依科處室按月列印「加班費請領清冊」，請加班人蓋章確認後逐案審核

（1）加班有無事先核准

（2）加班時數、時薪之合法性與正確性並核章

人事室

依科處室別逐案審核

（1）預算能容納

（2）是否經權責單位核簽

（3）旅費項目及金額是否符合報支要點規定、金額乘算及

加總之正確性會計室技工工友職員

否

是

結束

中 華 大 學 碩 士 論 文