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ARCI(Accountable, Responsible, Consulted, Informed),則是一種分工法則,讓角色與 責任(Role & Responsibility)分明,「當責」(accountability),是一種關鍵觀念,核心價值 觀;會成為一種態度、行為; 也會化成一種具體行動,行動終要有成果。在這個過程 中,當責及其衍生的方法論(methodology),即ARCI,就變成一個很重要的工具,用以 釐清角色與責任,用以有效提升領導力與執行力。尤其是美國專案管理師協會(PMI)與 英國資訊管理論壇(itSMF/ITIL),及無數公司(含杜邦、微軟)常用以推動跨部門專案與重 大案管理的工具。

ARCI 在早期被稱為RACI,因為,早期的運用,依角色出現的時間點,依序有執行、

核准、諮詢及被知會等角色,所以會有RACI的說法。然而,隨著RACI法則的應用範圍 日廣,RACI本身的用字次序與用意,開始引發爭議,舉凡英國的itSMF、顧問業者及企 業均主張:A越來越重要,且在各大型專案中要更主動地積極組隊、協商、計畫,所以 主張應該是ARCI,不是RACI。

2.4.1ARCI 四種角色、四種責任

張文隆在《當責》一書中提及,李‧波曼(Lee Bolman)與泰倫斯‧迪爾(Terrence Deal)在1984年的著作《認識與經營組織的當代之道》(Modern Approaches to

Understanding and Managing Organizations)裡,首先提出「RACI」的概念(通稱為銳西 矩陣(RACI matrix)或銳西法則),目的在於協助澄清「誰該負什麼責任?」畢竟,唯 有清楚界定一項任務所有參與者的角色與責任,才能避免權責不分或推諉塞責。

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根據以下對於ARCI分別代表的4種角色和責任的定義,應可進一步理解「A」與「R」

的排序為何如此重要?又如何有助於找出在推動工作時,究竟誰該負起什麼樣的責任?

1. 當責者(Accountable):必須負起專案或任務的全部責任的人,通常只有一個人可 扮演此角色。他擁有決定權與否決權,以及伴隨著權力而來的責任,不但要「把對 的事情做到最好」,更要對自己所決定與否決的事情,負起最後成敗責任。

2. 負責者(Responsible):在當責者領導之下做事的執行者,團隊中可有多人扮演此 角色。執行者的首要之務就是擁有100%的工作責任感,並且將自身責任往外延展,

致力於追求「個人當責」與「個體當責」。

在團隊中,當責者(A)與負責者(R)的互動密切。「A」必須與數個「R」溝通 協調,以及設法提升「R」的能力及熱誠。而「A」如果想成功,務必對「R」授權、

賦予能力(empowerment),激勵「R」樂於「多做一點」(one more ounce)。

3. 諮詢者(Consulted):當責者在做出重大決定前,向他尋求建議或徵詢意見的對象,

彼此進行雙向溝通。諮詢者可能是顧問,也可能是頂頭上司或資深主管;簡單說,

就是防止你闖禍的人。諮詢者的責任在於清楚傳遞自己所知的資訊、經驗及觀念。

要注意的是,諮詢者(C)是給建議的人,千萬不可自己跳下來做決定,應藉由個 人的「影響力」,切忌越俎代庖,以免責任跳回自己身上,甚至讓「A」認為自己 只是在執行老闆的旨意。這樣非但無法強化部屬的執行力及對成果的負責力,也無 法培養部屬的領導力,還可能對部屬的信任和信心造成傷害。

4. 被告知者(Informed):在決策做成或行動完成後,必須被知會的人,可能是人資 部門人員,要幫你尋覓人才;可能是財務部門,提供你所需經費;也可能是往後要 接你棒子的人。當責者與告知者的溝通是單向的,只需事後報備,無須事前報告。

2.4.2ARCI 的目標用意

ARCI的目標,是要對抗公司中無所不在的「本位主義」或「山頭主義」,亦即只顧 自己部門、不管其他部門的封地主義思想(fiefdom)。

當責者(A)是轄區掌管者,選定多位負責者(R1、R2、R3),各自掌管一個專區。

專區通常不易出錯,但專區之外的「白色空間」(white space;即俗稱的「三不管地帶」),

往往正是執行力低落、溝通力不足、互踢皮球的「灰色地帶」,也是專案失敗的主因。

因此,經理人的重要職責之一,就是把「當責」的概念,變成公司的共同語言,要 求每位員工在接到任務時,都要立即釐清「在這個案子裡,我是A或R?」經理人可先 指派幾個重要人物,在幾個專案上負起責任,用行動表示他們是當責者,再沒有多餘的 藉口來推三阻四。

假如員工不夠積極負責,主管也要先自省:「是不是自己沒有把責任說明清楚?期 許員工要達成什麼樣的結果?團隊的目標在哪裡?所負的責任是在哪一個範圍?」

比方說,當身兼當責者(A)的主管,遇上了不管事、屢勸不聽的負責者(R),如 果未能向對方再次釐清其角色及責任,便貿然擔起「R」的工作,但心中卻充滿怨氣,

如此當出現問題時,很容易就會陷入「受害者循環」。主管一旦萌生了「受害者」心態,

就會造就軟弱和逃避的部屬,不僅任務無法如期完成,工作氣氛也會長期處在低氣壓中,

整個團隊成員不是交相指責,就是選擇逃避推托。

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2.4.3 應該使用 ARCI 的 5 種情境

1. 適用於較重大、複雜、權責容易混淆的計畫,不宜事無分輕重大小皆使用ARCI。

2. 適用於計畫的初始階段、隨後的溝通階段,以及進入執行與最後的績效評估等階 段。

3. 計畫一開始並未使用ARCI,但執行階段中頻生衝突,此時亦可使用ARCI,有助於 釐清職責、正本清源。

4. 團隊成員已預見未來將有角色與責任的衝突,因此以ARCI事先籌謀、預做澄清。

5. 在推行當責觀念與ARCI模式之前,團隊成員應有充分的前置時間徹底了解,不應 半調子投入,徒生更多弊端。

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