臺灣與澳門檔案機關行政管理體制之比較研究 - 政大學術集成

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(1)國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所碩士論文 Master’ s Thesis Graduate Institute of Library, Information and Archival Studies National Chengchi University. 政治大. 臺灣與澳門檔案機關行政管理體制之比較研究立. ‧ 國. 學. A Comparative Study of the Management and Administrative System of Archival Institutions between Taiwan and Macau. ‧. n. er. io. sit. y. Nat. al. C. hengchi 指導老師：薛理桂. i n U. v. 博士. Adviser: Dr. Li-Kuei Hsueh. 研究生：周婥鈮 Author: Cheok Nei Chau. 中華民國一Ｏ四年六月 June, 2015.

(2) 錄. 目第一章. 緒論 ............................................................................................................... 1. 第一節研究動機................................................................................................ 1 第二節研究目的................................................................................................ 2 第三節研究問題................................................................................................ 3 第四節第二章. 名詞解釋................................................................................................ 3. 文獻探討 ....................................................................................................... 5. 政治大. 第一節臺灣及澳門檔案機關行政管理法規制度............................................ 5. 立. 第二節臺灣與澳門檔案機關行政管理組織結構............................................ 9. ‧ 國. 學. 第三節臺灣與澳門檔案機關行政管理功能任務.......................................... 12 第四節. ‧. 第三章. 臺灣與澳門檔案管理評鑑制度.......................................................... 15. 研究方法與步驟 ......................................................................................... 20. y. Nat. io. sit. 第一節研究方法.............................................................................................. 20. n. al. er. 第二節研究範圍與限制.................................................................................. 21. i n U. v. 第三節研究架構.............................................................................................. 22. Ch. engchi. 第四節研究實施與步驟.................................................................................. 24 第四章. 臺灣與澳門檔案機關行政管理體制 ......................................................... 26. 第一節臺灣檔案管理局組織沿革.................................................................. 26 第二節臺灣檔案管理局之行政隸屬.............................................................. 28 第三節. 澳門歷史檔案館組織沿革.................................................................. 31. 第四節. 澳門歷史檔案館之行政隸屬.............................................................. 33. i.

(3) 第五章. 臺灣與澳門檔案機關行政管理體制之比較 ............................................. 39. 第一節兩地檔案法之比較.............................................................................. 39 第二節兩地檔案管理機關組織之比較.......................................................... 46 第三節. 兩地檔案管理業務之比較.................................................................. 48. 第四節. 小結...................................................................................................... 51. 第六章. 結論與建議 ................................................................................................. 52. 第一節結論...................................................................................................... 52. 政治大. 第二節建議...................................................................................................... 54. 立. 參考書目...................................................................................................................... 57. ‧ 國. 學. 附錄 1 臺灣檔案法 .................................................................................................... 62. ‧. 附錄 2 澳門檔案法 .................................................................................................... 66. sit. y. Nat. 附錄 3 檔案管理局組織法 ........................................................................................74. n. al. er. io. 附錄 4 澳門文化局組織法 ........................................................................................ 75. Ch. engchi. ii. i n U. v.

(4) 圖. 次. 圖 2-1. 檔案管理局組織架構圖 ............................................................................... 11. 圖 2-2. 機關檔案管理金檔獎評獎作業流程圖 ....................................................... 18. 圖 2-3. 金檔獎標誌 ................................................................................................... 19. 圖 3-1. 研究架構圖 ................................................................................................... 22. 圖 3-2. 研究流程圖 ................................................................................................... 25. 圖 4-1. 行政院組織下豁機關圖 ............................................................................... 30. 學 ‧. ‧ 國 io. sit. y. Nat. n. al. er. 圖 4-2. 政治大澳門文化局組織圖 ....................................................................................... 34 立. Ch. engchi. iii. i n U. v.

(5) 表. 次. 表 4-1. 檔案管理局歷史沿革表 ............................................................................... 27. 表 4-2. 澳門歷史檔案館歷史沿革表 ....................................................................... 31. 表 4-3. 澳門文化局人員編制表 ............................................................................... 38. 表 5-1. 兩地檔案法比較表 ....................................................................................... 44. 表 5-2. 兩地檔案管理機關組織比較表 ................................................................... 47. 表 5-3. 兩地檔案管理業務比較表 ........................................................................... 50. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. iv. i n U. v.

(6) 謝辭. 本論文之寫成首要感謝的是我的指導老師—薛理桂老師，沒有他的指引我難以找到撰寫論文時的方向，感謝他一直是我的明燈。同時亦很感謝我的兩位口試委員—莊道明老師和林巧敏老師的充實建議讓我後續的修正能順利進行。所上圖資組和檔案組的課堂很扎實，讓剛進所時對圖檔兩個領域一無所知的我在兩年後畢業時收獲良多。感謝王梅玲老師、蔡明月老師、陳志銘老師、林巧敏老師、邵銘煌老師、劉維開老師與莊吉發老師的教導。特別感謝兩位助教傳萱助教與明雯. 治政大助教不論是行政上或是學習生活上無微不至的照顧與關懷，讓離鄉求學的我在圖立檔所感受到在家般的溫暖，在所辦工讀的日子也讓我學習與成長不少。 ‧. ‧ 國. 學. 感謝圖檔所第十八屆的同學們，特別是檔案組的四位伙伴，跟我同一個老闆. Nat. sit. y. 在論文路途上披荊斬棘甘苦與共的若瑜、有著如山麓般可靠背影的大哥力勛、足. n. al. er. io. 智多謀的在眉以及總是給予我啟發的靈感謬思佩珊。圖資組的各位亦給予我很多. i n U. v. 的幫忙與打氣，特別是一直為了班級的福祉而全力以赴的美智班代以及在學習上. Ch. engchi. 與生活上給予我很多幫助的虹竹與伃廷。當然不可或缺的是我的直屬玉珮學姐，這兩年從回臺以前便給予我很多資訊，直至畢業論文口試也一直在向妳請益，讓我在此向妳衷心致謝。感謝政大星巴克和木新星巴克的 buddy 們總是熱情招待，讓我這篇論文得以順利於店中完成，亦很感謝澳門的友人定瑤(Sabrina)、影霞 (Fish)、詩潁(Ruby)、貝貝(Piana)、嘉靜、Chindy、Audrey 以及 Victoria，沒有你們的支持我難以完成學業和論文。最後我要感謝我的家人，特別是我的母親一直以來的愛與支持，沒有妳便沒有今天的我，感謝妳所給予我的一切。. v.

(7) 擇要. 檔案館是指一個機構或行政單位負責檔案資料的辦識、鑑定、登錄、保存、編排、描述與提供參考服務。國家檔案館亦可被稱為國家公共檔案館或公共檔案館。它是檔案館的其中一種。由國家各級政府設立並領導，負責接收和管理一定範圍的具有社會和歷史價值的各種檔案，並提供社會利用的重要文化事業機構。. 政治大. 檔案是傳承歷史及人類知識的最佳媒介，檔案管理人員則是手握傳承鑰匙的. 立. 主要角色，而檔案管理機關則是重要歷史見證者及紀錄者。在臺灣及澳門最高檔. ‧ 國. 學. 案管理機關，對於了解該地區在檔案事業管理及發展上是十分值得研究的對象。檔案行政構在兩地有所不同，筆者對此作比較時會偏向法規、功能以及兩地檔案. ‧. 機關在位階的定位。. er. io. sit. y. Nat. 透過比較對上述兩地政府機關的體系進行比較研究，比較分析兩地在檔案法、. al. n. v i n Ch 檔案管理行政體制(以檔案管理局與澳門歷史檔案館為研究對象)以及檔案機關 engchi U 之功能任務的異同。冀能了解兩地的檔案管理事業發有何異同之處。. 【關鍵詞】﹕檔案館、檔案法、檔案管理局、澳門歷史檔案館. vi.

(8) Abstract. Archives can be referred to an institution or administrative unit which is responsible for archival identification, appraisal, log in, preservation, arrangement, description and reference service. The National Archives can be also known as the National Public Archives or Public Archives. It is a type of the archives, which is established by the national governments, responsible for various archives with social and historical values, and distributed to fulfil the usage of social and cultural organizations.. 立. 政治大. ‧ 國. 學. Archives is the best medium of human knowledge and historical heritage, records. ‧. management staff are holding the key to a major role in transmission, and archival. sit. y. Nat. management institution is an important witness of history and archives holder. By. io. er. studying about the highest management authority of Archives in Taiwan and Macau, it can help to understand the differences between the region and the development of the. al. n. v i n Archive Management. ArchivesC administrative structures h e n g c h i U differ in these two places, this study is focusing on comparing the archival laws, functions and .organization structures of the two places mentioned above.. A comparative study of these two archival institutions through the comparison, analyzing the two places in the differences of Archives Act, the administrative management system (National Archives Administration National Development Council and Historical Archives of Macao) and the functional tasks of them can help to deepen understanding the similarities and differences between both parties.. vii.

(9) 【Keywords】: Archives, Archives Act, National Archives Administration National Development Council, Historical Archives of Macao. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. viii. i n U. v.

(10) 第一章第一節. 緒論研究動機. 臺灣「檔案法」於 1999 年 12 月 15 日制定公布，並自 2002 年 1 月 1 日施行，為臺灣檔案管理制度建立法制依據。2000 年 3 月 1 日，行政院研究發展考核委員會成立「國家檔案局籌備處」，積極展開籌建組織及擘劃未來檔案中央主管機關各項業務。2001 年 10 月 24 日，「檔案管理局組織條例」公布施行，同年 11. 治政月 23 日檔案管理局正式成立，隸屬行政院研究發展考核委員會。大立 ‧ 國. 學. 2013 年 8 月 21 日，總統公布「國家發展委員會檔案管理局組織法」，該局. ‧. 改隸國家發展委員會，更名為「國家發展委員會檔案管理局」，並於 2014 年 1. sit. y. Nat. 月 22 日施行。此外，依照「國家發展委員會檔案管理局組織法」，新增「文書. io. er. 與檔案管理資訊系統之規劃及協調推動」與「行政院及所屬各機關公文時效管制之規劃與推動」兩項掌理事項，因應業務發展需求，檔案管理局於臺北市伊通街. al. n. v i n Ch 設立電子文書檔案服務中心，為提供電子檔案保存技術研發與創新服務奠立基礎， engchi U 並希望能妥為運用數位科技，以落實「加值典藏」與「文檔合一」之目標。(檔. 案管理局，2014。)國家發展委員會檔案管理局(為方便行文，文中簡稱「檔管局」) 作為一個中央政府的行政機關，在臺灣檔案管理事業發展中無疑是擔任一個十分重要的角色。. 澳門歷史檔案館於 1979 年正式運作，更名歷史檔案室，由教育廳管轄。1986 年撥歸澳門文化學會管轄（文化局前身）。澳門歷史檔案館是澳門地區總檔案館，主要職責是收集、整理、保管及保護本地區具有歷史價值的檔案資源，並向社會. 1.

(11) 提供利用。此外，還協助特區政府制訂檔案政策等，現有檔案 5 萬餘案卷、圖像 6 萬多幅、書刊資料 1 萬餘冊。館藏最早的檔案形成於 1630 年，檔案語種以葡文居多。澳門歷史檔案館自 1979 年正式運作以來，通過接收、徵集等方式，建立檔案資源。該館先後接收了多批由政府部門移交的珍貴檔案，重點有市政廳、民政廳檔案、財政廳檔案、教育廳檔案等，亦接收由社團及個人所捐贈的檔案。同時，歷史檔案館從海內外檔案館及圖書館複製與澳門歷史有關的縮微膠卷，以充實館藏。該館係澳門文化局下的官方檔案行政機關，該館在澳門檔案事業發展過程扮演重要角色。. 政治大. 檔案是傳承歷史及人類知識的最佳媒介，檔案管理人員則是手握傳承鑰匙的. 立. 主要角色，而檔案管理機關則是重要歷史見證者及紀錄者。在臺灣及澳門最高檔. ‧ 國. 學. 案管理機關，對於了解該地區在檔案事業管理及發展上是十分值得研究的對象。檔案行政構在兩地有所不同，筆者對此作比較時會偏向法規、功能以及兩地檔案. ‧. 機關在位階的定位。. sit. y. Nat. io. er. 筆者身為一名來臺求學的僑生，受老師的指引及啟發而想更了解臺灣及澳門兩地在檔案事業上的異同，臺灣與澳門皆是華語圈的一份子，兩者卻有著不同的. al. n. v i n Ch 歷史脈絡和文化背景，但同時又各自受西方檔案管理觀念的影響而發展檔案管理 engchi U 事業，因此筆者希望透過比較對上述兩地政府機關的體系進行比較研究，冀能了. 解兩地的檔案管理事業發有何異同之處，亦希望將來能有助於檔案人員在對兩地的檔案事業機關的研究能有所幫助。. 第二節. 研究目的. 本研究主要以臺灣檔案管理局與澳門歷史檔案館為研究對象。藉由分析過往研究文獻以及了解上述兩個單位的檔案管理行政府體制概況，再整理其異同處並加以比較，進而了解該兩個單位的功能及體制，並期許能知微見著，望能為臺灣. 2.

(12) 與澳門兩地檔案管理制度之不足處提出改善及建議。本文具體研究目的主要如下：. 一、了解臺灣檔案管理局與澳門歷史檔案館在行政體制上之異同。二、了解臺灣檔案管理局與澳門歷史檔案館在功能任務上之異同。三、參酌以上比較後對兩地檔案管理制度之差異處提出改進及建議。. 第三節研究問題. 依據研究動機，本研究的主要研究問題如下：. 政治大. 一、臺灣及澳門檔案機關行政管理法規制度為何?. 立. 二、臺灣與澳門檔案機關行政管理組織結構之異同為何?. ‧ 國. 學. 三、臺灣與澳門檔案機關行政管理功能任務之異同為何?. ‧. 第四節名詞解釋. sit. y. Nat. io. n. al. er. 本研究使用之名詞，詮釋適用範圍如下：. Ch. 一、檔案法(Archives Act). engchi. i n U. v. 檔案法是指經國家立法程序制定公布，以規範檔案管理及開放應用之法律，通常也是各國設立檔案主管機關或國家檔案館之依據。多數國家或地區皆有檔案法案之頒定，但名稱則略有不同，如臺灣、澳洲 “Archives Act 1983”(Australian Government, 2014)、芬蘭、中國大陸稱為檔案法（Archives Act）；美國稱為國家檔案法（National Archives Act）；加拿大稱圖書館與檔案館法（Library and Archives of Canada Act）；英國及紐西蘭稱公共紀錄法（Public Records Act）；瑞士及德國稱聯邦檔案法（Federal Archives Act）；日本稱公文書館法等。(林秋燕，2012。). 3.

(13) 二、檔案館(Archives) 檔案館是指一個機構或行政單位負責檔案資料的辦識、鑑定、登錄、保存、編排、描述與提供參考服務。國家檔案館(National Archives) 亦可被稱為國家公共檔案館或公共檔案館。它是檔案館的其中一種。由國家各級政府設立並領導，負責接收和管理一定範圍的具有社會和歷史價值的各種檔案，並提供社會利用的重要文化事業機構。. 政治大檔案管理是針對檔案資源所進行之各項整理與保存維護措施。《檔案立. 三、檔案管理(Archival Management). 管理名詞彙編》對於「檔案管理」（ archives management ； records. ‧ 國. 學. management）一詞的解釋是：「各機關或團體之檔案管理專責單位直接對. ‧. 檔案實體文件和檔案資訊進行整理，不僅是將已處理的文書及有關檔案. y. Nat. 資料歸檔，妥善予以保管，並且能提供應用服務的各項業務工作的總稱。. er. io. sit. 檔案管理的組成部分，包括：檔案蒐集、檔案編目、檔案整理、檔案價值鑑定、檔案保管、檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、及檔案應. al. n. v i n 用等項目。檔案管理是針對檔案徵集、整理與保存維護所採行之措施， Ch engchi U 是確保檔案資源完整性與可用性所有工作的總稱。(林巧敏，2012。). 4.

(14) 第二章. 文獻探討. 本章分為三節，第一節為臺灣與澳門檔案法制訂之現況，第二節為臺灣與澳門檔案管理行政體制，第三節為臺灣與澳門檔案機關之功能與任務，每節最後再作綜合分析，主要比較分析兩地在檔案法、檔案管理行政體制(以檔案管理局與澳門歷史檔案館為研究對象)以及檔案機關之功能任務的異同。. 第一節. 臺灣與澳門檔案法制訂之現況. 政治大臺灣的國家發展委員會檔案管理局(簡稱檔管局)對「檔案」一詞作出具體定立. ‧ 國. 學. 義，因檔管局為政府機關，將檔案定位為與從公務當中所產生的文件畫上等號。「國家檔案管理體制與法制之研究」一書有指出，檔案源於文書，由各機關處理. ‧. 公務時所產生，包括機關之間或與人民往之文書，機關內部通行之文書，以及機. sit. y. Nat. 關以外之文書與公務有關係者。行政機關之檔案管理作業一般大致可分成: 收. io. er. 點、分類編案、編製目錄、保管、調閱、安全維護及清理。「各機關依照管理程. al. 序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件」基本上就是檔管局對檔案的統稱。. n. v i n Ch (檔案管理局，2000。)隨著檔案法之製訂，釐清了臺灣檔案管理事業當中很從前 engchi U 不確定的地方，建構政府機關完整的檔案管理制度並有效發揮其功能。亦為很多. 檔案管理法制(子法律等)起一關鍵角色。(檔案管理局，2000。)臺灣檔案法對於「檔案」一詞的定義較傾向於現行文書，而未規範其時效性與保存之價值。臺灣的檔案管理事業大多承襲於西方國家，例如美國與歐洲國家等。「檔案」一詞在臺灣普遍被定義為「具有持續價值而保存的非現行文書」(薛理桂，1998。)，強調檔案所擁有的永久保存價值的特性。檔案法將「檔案」一詞定義為「指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件」。. 5.

(15) 一、臺灣檔案法. 檔案法於 2008 年 7 月 2 公佈施行內容共分為五章三條，分述如下: 第一章總則。共五個條文。有關立法目的、名詞定義、主管機關、專責單位或人員之設置、禁止運往國外等條文。第二章管理。共十一個條文，有關檔案管理之原則、檔案管理作業之事項、分類系統及編目規則、檔案儲存之形式及效力、檔案之保存年限、永久保存檔案之移轉、檔案之銷毀、職務移交或離職人員檔案之移交、私人或團體之捐贈、私人或團體資料之複製、機密檔案之管理等條文。. 政治大. 第三章應用。共有六個條文，有關檔案之申請閱覽、抄錄或複製之程序與各單. 立. 位對檔案閱覽申請之准駁、閱覽或抄錄檔案、禁止行為、費用之收取、國家. ‧ 國. 學. 檔案開放年限等條文。第四章罰則。共四個條文，都與檔案處罰有之條文。. ‧. 第五章附則。共四個條文，有關各機關調整作業之年限、公立學校及公營事業. y. Nat. n. al. er. io. sit. 之準則、施行細則之訂定與施行日等條文。(薛理桂，2003。). i n U. v. 根據國家教育研究院的<<圖書館學與資訊科學大辭典>>上所記載，臺灣檔案. Ch. engchi. 法立法目的為健全政府機關檔案管理、促進檔案開放運用及發揮檔案功能，立法重點包括：（1）適用機關：適用我國中央及地方各級機關；（2）檔案範圍：定義檔案、機關檔案及國家檔案之範圍；（3）主管機關：明定行政院最遲應於檔案法公布後二年內，設立檔案中央主管機關，並設置國家檔案管理委員會，處理檔案爭議事項之審議；（4）管理原則：明定檔案管理以統一規劃、集中管理為原則。檔案管理作業包括點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護等事項；（5）目錄公布：明定各機關應編製檔案目錄，並定期送交檔案中央主管機. 6.

(16) 關彙整公布；（6）複製儲存：明定檔案得採微縮或電子等方式儲存管理，其儲存紀錄依規定確認者，得視同原檔案或推定其為真正；（7）檔案移轉：明定各機關永久保存檔案，應依規定程序移轉檔案中央主管機關管理；（8）檔案銷毀：明定各機關定期保存檔案，逾法定保存年限，應依規定程序送請檔案中央主管機關審核同意後，始得銷毀；（9）檔案移交：明定公務員於職務移交或離職時，應完整移交檔案。民營. 政治大（10）機密檔案：明定檔案中央主管機關應報請行政院訂定機密檔案管理方立與公營事業相互移轉者適用；. 法；. ‧ 國. 學. （11）檔案應用：明定人民得向各機關申請檔案閱覽、抄錄或複製之程序與. ‧. 機關受理准駁之時間；各機關非有法律依據不得拒絕；核准應用之檔. y. Nat. 案得依規定收取費用；國家檔案至遲應於 30 年內開放應用；. er. io. sit. （12）處罰規定：明定檔案非法運往境外、非法銷毀、非法複製偽造、破壞檔案等，應處以 2 年以下有期徒刑、拘役或科或併科 5 萬元以下罰金. n. al. 等處罰規定。. Ch. engchi. i n U. v. 二、澳門檔案法. 依澳門政府第 73/89/M 號法令第三條，亦即澳門的檔案法，檔案是一系列的文件，由公或私機構或個人或集體於就本身活動中經任何形式製作及接收並具備第二條「本法令制訂的檔案制度旨在為澳門公共行政當局暨政府機構的活動服務，保障法定權力及為學術、歷史和文化知識的發展作出貢獻。」所指目的者。. 第一條至五條描述檔案的概念、定義以及分類。. 7.

(17) 第六條至第十一條描述公共檔案(以下稱為文件)的甄選、保存和銷毀與收藏。第十二條為訓令。第十三條為澳門地區總檔案室的規定。第十四條至第十七條描述私有檔案的定義、分類、移轉與分類後之私有檔案不得被銷毀。第十八條為公共檔案的查閱規則。第十九條為總檔案委員會守則。第二十條為未公佈第十二條所指的訓令時，不得銷毀文件。. 政治大第二十二條為轉錄證據的規則。立. 第二十一條為不得轉讓及不從時效具歷史價值屬公共機構之常用文件。. 第二十三條為微型攝製程序。. ‧ 國. 學. 第二十四條為證明的效力。. ‧. 第二十五條為處罰守則。. y. Nat. 第二十六條為暫行條例。. er. io. 第二十八條為本法規生效之日期。. n. al. Ch. sit. 第二十七條為撤銷第 39/82/M 號法令的規條。. engchi. i n U. v. 澳門檔案法將「檔案」定義為「一系列的文件，由公或私機構或個人或集體於從事本身活動中經任何形式制作及接收並具備為澳門公共行政當局暨政府機構的活動服務，保障法定權力及為學術、歷史和文化知識的發展作出貢獻者」，其定義相對而言則較為嚴謹。. 根據目前的澳門檔案法令，澳門已設澳門總檔案委員會，負責制定澳門地區的檔案政策，包括對指定文件的挑選、保存期及最終用途的標準提出建議等職責。從澳門政府檔案來看，澳門市政廳最早由 1630 年便已開始檔案管理活動，從數量上看最多的是澳門民政廳的檔案，由此可見其所涉及的澳門事務之廣泛。16 世. 8.

(18) 紀或以前的檔案多為天主教教會檔案或從外地蒐集而來的，充分顯示出澳門曾經與世界各地多處有所連繫。澳門公共檔案以澳門歷史檔案館所藏為主，而按澳門檔案法令，公共檔案蒐集範圍包括﹕刊登政府公報的官方文件正本、立法會文件、法院文件、自治公共機構文件、市政機構文件、行政公益集體文件、公共企業文件等。(楊開荊，2011。). 檔案法是一個國家或地區在實行檔案管理工作時最重要的依據，關係著國家檔案體制的命脈。臺灣與澳門皆屬中央集權的管理模式，較為偏向「法國檔案法. 政治大施行，並由檔案法授權國家檔案局按集中統一的管理原則以掌管國家檔案事務。立模式」，這種檔案法模式以法國和瑞典為代表，其檔案法規在全國或地區範圍內. (薛理桂，2003。). ‧ 國. 學 ‧. 第二節臺灣與澳門檔案管理行政體制. sit. y. Nat. n. al. er. io. 檔案館是一個集中、永久保存檔案的機關，主要功能是對重要文獻檔案作. i n U. v. 妥善保存、為社會提供原始憑證及維護歷史真實面貌。歷史檔案是對一定歷史時. Ch. engchi. 期所產生檔案的稱呼，一般皆為年代久遠，載體亦有可能非常特殊，當中所記載的內容史料價值較高。在保管及開放使用者利用上往往別有意義。因此，歷史檔案館的存在便為這些重要史料提供了一個很為適合的保存場所。(蘇敏，1995。). 檔案館可以有多種不同面貌，性質可包括文化性、社會性、歷史性、資訊性、服務性、教育性等跟大眾生活相關的功能。檔案館負責保存檔案與史料，內容大都包括政治、經濟、科學、文化、教育等原始紀錄，皆是人類與自然活動的重要證明，蘊含豐富資訊，而檔案館透過開放大眾使用檔案、辦展覽、出版刊物等模式可加深民眾對檔案的認識。(劉佳琳，2002。)由此可知檔案館對維護歷史. 9.

(19) 的重要性，而在檔案館當中做好檔案管理的工作更是一門高深的學問。. 「國家檔案管理體制與法制之研究」一書中指出，檔案源於文書，由各機關處理公務時所產生，包括機關之間或與人民往之文書，機關內部通行之文書，以及機關以外之文書與公務有關係者。行政機關之檔案管理作業一般大致可分成: 收點、分類編案、編製目錄、保管、調閱、安全維護及清理。「各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件」基本上就是檔管局對檔案的統稱。(檔案管理局，2000。)隨著檔案法之製訂，釐清了臺灣檔案管理事業當中很. 政治大很多檔案管理相關法規起一關鍵角色。立. 從前不確定的地方，建構政府機關完整的檔案管理制度並有效發揮其功能，亦為. ‧ 國. 學. 在<<圖書文獻辭典>>中洪進德與李之為曾提及的「歷史文獻檔案館」便有包. ‧. 含「歷史檔案館」在內，主要是將檔案依據所屬歷史時期，建立各項檔案全宗之. sit. y. Nat. 專門檔案館。與國家檔案館相相比，國家檔案館所收藏的以各政府機關單位的檔. al. er. io. 案為主，檔案多是持續產生的，故可稱之為「開口檔案館」。而歷史檔案館則有. v. n. 「閉口檔案館」的稱呼，由於其所收藏的檔案與史料未必有故定來源，多由國家. Ch. engchi. i n U. 或地區不同渠道提供專門經費，有時更會在國外徵集歷史檔案。. 臺灣檔案管理局隸屬於行政院國家發展委員會，組織結構由國家檔案管理委員會、主計室、人事室、秘書室、文書檔案資訊組、應用服務組、檔案典藏組、檔案徵集組以及企劃組所組成，請參見圖 2-1。. 10.

(20) 圖 2-1﹕檔案管理局組織架構圖. 學. (資料來源﹕檔案管理局，2014。). Nat. y. ‧. ‧ 國. 立. 政治大. er. io. sit. 澳門歷史檔案館隸屬於澳門文化局，澳門文化學會(現文化局)於 1982 年 9 月 4 日由第 43/82/M 號法令設立，性質為公務法人，其目的在於籍展開中葡文化. al. n. v i n 間的交流活動及在該區推廣葡國語言文化以協助制定和執行本地區文化及學術 Ch engchi U 研究政策。1989 年，澳門文化學會改組，其中文名稱改為“澳門文化司署”(葡文名稱未變)，其組織章程由 9 月 25 日第 63/89/M 號法令及 5 月 14 日第 20/90/M 號法令作出修改，以適應新的環境和發展。經重組的澳門文化司署(現文化局)繼續擔負三重職能，即在所屬領域進行規範、文藝培訓及文化推廣活動。除歷史檔案館和中央圖書館（原名澳門國立圖書館）外，又增設兩個從屬機構：演藝學院和視覺藝術學校（該校於 1993 年歸入澳門理工學院）。1994 年 12 月 19 日，第 63/94/M 號法令再次調整澳門文化司署(現文化局)之組織和行政架構，賦予該司署得以在文化領域發揮更大能量及運作能力的條件，并符合行政現代化和逐步公務員本地化的目標，從而更確切地適應過渡期的需求。. 11.

(21) 第三節臺灣與澳門檔案管理機關之功能與任務. 檔案管理機關是國家文化的重要保存場所，並為社會各界提供原始檔案史料，透過不同歷史時期的人物及事件研究，令檔案學與史學有所合作，檔案與史料的整合，可達還原歷史真相的功效，並提高檔案學術研究的使用。(鄧紹興，陳智為，1996。). 政治大區應該設置檔案館，有下列幾項作用(黃坤坊，1986。): 立. 美國著名檔案學家謝倫伯格 (T.R. Schellenberg) 的理論認為一個國家或地. ‧. ‧ 國. 學. 1. 行政方面. 除了可對文件檔案作妥善保存外，同時亦可令政府機關的行政工作更為. sit. y. Nat. 順暢，可有效節省處理過去已產生的行政文件的時間及儲存空間。隨著時間. al. er. io. 的推移，任何一個政府都會自然堆積起一大批文件，而且往往這些文件當中. v. n. 大部份都不見得是有即時性需要再被採用。這些文件若充塞於各個政府機關，. Ch. engchi. i n U. 一定會妨礙到政府的日常公務運作，而且也會佔據大量空間，因此必須對它們作出妥善的安置，不可任意把它們丟掉，以免有價值的文件檔案散失。. 2. 社會文化方面公共檔案包含書籍、手稿和博物館珍藏品等物件，它們的重要性不會少於任何藝術品及建築物。很多檔案都是政府的公務行政產物，所以也是政府部門的重要財產之一。妥善保管自己的財產便成為了政府自身的責任。史學家們致力於爭取設立歷史檔案館，以美國史學家 Charles McLean Andrews 的言論所指「構成一個國家和一個民族真實歷史的，並不是那些偶然的插曲和. 12.

(22) 浮在表面的事件，而是國家機構和社會組織的本質面貌，對於這一點認識得越清楚，檔案就越會得到重視和妥善保管。沒有任何一個國家的人民可以被認為已經完全掌握了自己的歷史，除非是他們那些被收集起來，妥加照管並整理得便於研究者調閱和查考的公共文件經過系統的研究，其內容的重要性得到了肯定。」足見檔案管理對保存人類文明和歷史研究之重要性。. 3. 個人利益方面文件保存完善，將來一定可以作為有效的證明，不管是關於社會、經濟. 政治大續性公民權利的有力憑據，一旦人民與政府間有任何法律上的糾紛，皆可作立還是政治層面的考慮。公共文件規定了政府與人民間的各種關係，亦成了永. 為直接證供。. ‧ 國. 學 ‧. 4. 政府公務方面. y. Nat. 任何一個政府工作進行期間總需要利用文件，或是調用一些在過去產生. er. io. sit. 的文件。文件可反映一個政府的成長過程，亦是了解政府一切活動的重要工具。文件可體現政府的公務經驗，而政府需要借助這些經驗讓事務有連貫性. al. n. v i n 及統一性，亦可從經驗當中學習去制定各種政策，處理不同的社會經濟問題， Ch engchi U 文件便是政府公務的基礎。. 檔案機關的起源可上推至古希臘文明，早在公元前五至四世紀，雅典人已有在神廟內收藏寶貴文件的事例，當中包括各種條約、法律、公民大會的記錄以及其他國家文件，其中包括哲學家蘇格拉底捍衛自己清白的辯護詞以及奧林匹克運動會上的優勝者名單等。這些文字材料從早期的紙草卷形式被保傳，一直至公元後三世紀。雖然時至今日，它們早已不存在於檔案管理機關以內，但它們卻是歷史上很早期的檔案機關重要典藏物。檔案管理工作與文明的發展可謂惜惜相關，現代檔案機關更應該做好檔案管理的工作，以確保重要的文件檔案可以一直流傳. 13.

(23) 下去。(趙嘉慶、陳張明福，1991。). 以澳門的情況來說，澳門歷史檔案館則同時具備國家檔案館收藏各政府機關單位的檔案功能，亦作為澳門地區最為重要的檔案管理機關，因此同時具備「開口」及「閉口」檔案館之用途，其功能的分界亦不明顯。澳門歷史檔案館除了致力發揮其史料收集保存功能以外，同時亦是作為澳門主要的檔案管理機關，妥善保存從澳門政府各行政部門及單位所收集回來的文件檔案，可見其功能並不只限於一般普遍定義之歷史檔案館層面。. 政治大澳門歷史檔案館的任務是收集、整理、保存及提供利用澳門公務機關的檔案，立. 檔案館藏主要來自政府五千多個機關，並徵集自外國檔案館和圖書館複製而來的. ‧ 國. 學. 有關澳門歷史的微縮膠卷，以充實館藏。館內附設專門圖書館，收集有關澳門歷. er. io. sit. y. Nat. 2004。). ‧. 史文獻的重要圖書及期刊等資料，為檔案閱覽室提供閱覽輔助之用。(林巧敏，. 根據<<國家發展委員會檔案管理局組織法>>第二條所規定，檔管局職掌有以. n. al. 下十項﹕. Ch. engchi. i n U. v. 1.. 檔案政策、法規與管理制度之研議及擬訂。. 2.. 各機關檔案管理、應用之指導、評鑑及目錄彙整公布。. 3.. 各機關檔案保存年限及檔案銷毀之審核。. 4.. 檔案之判定、分類、保存期限及其他爭議案件之審議。. 5.. 國家檔案徵集、移轉、整理、典藏、開放應用與設施之規劃及推動。. 6.. 私人或團體所有文件或資料之受贈、受託保管或收購。. 7.. 文書與檔案管理資訊系統之規劃及協調推動。. 8.. 檔案管理與應用之研究、出版、技術發展、學術交流、國際合作及檔案管理人員之培訓。. 14.

(24) 9.. 行政院與所屬各機關公文時效管制之規劃及推動。. 10. 其他有關檔案事項. 根據澳門歷史檔案館的服務承諾，當中有提及該館的抱負使命信念以及服務項目﹕ 抱負：保障法定權利及為學術研究、歷史和文化的發展作出貢獻。使命：保護傳承檔案資源，促進社會文化繁榮與發展 1. 2.. 協助制定本地檔案政策優化檔案工具供市民利用. 3. 4. 5.. 科學及專業態度保存檔案. 政治大優化檔案網絡信息服務立收集具歷史價值的文獻. ‧ 國. 學. 信念：以人為本、傳承文化、專業盡責。. ‧. 服務項目(微縮技術範疇)：. y. Nat. 自讀者填妥申請表格起 30 分鐘內可把所申請的縮微膠卷檔案交予讀. sit. 1.. n. al. er. io. 者。 2. 20 張以內的縮微膠卷複印服務可作即時處理；21-100 張的縮微膠卷複印服務則可於 3 個工作天內完成。. Ch. engchi. i n U. v. 第四節臺灣檔案管理評鑑制度. 臺灣檔案管理業務上擁有評鑑制度(檔案管理局，2014。)﹕. 1. 背景說明：依國家發展委員會檔案管理局組織法第 2 條及檔案法施行細則第 27 條等規定，為提升政府機關檔案管理品質與服務效能，本局每年辦理金檔獎及金質獎評獎作業，以表揚檔案管理著有績效之機. 15.

(25) 關，並鼓勵表現傑出之同仁，樹立標竿學習的典範。 2.. 目前辦理情形：自 2003 年開辦迄今，已辦理 12 屆，計有 270 個機關次獲頒金檔獎，326 位檔案管理人員獲頒金質獎，歷屆頒獎典禮均蒙行政院長官親臨致詞並頒獎，有助於督促各機關重視檔案管理工作，鼓舞基層同仁士氣。. 3.. 未來工作重點：此項評獎活動乃政府機關檔案管理最高榮譽，在經費有限情形下，撙節用度並積極推動。為協助各主管機關健全檔案管理制度並提升輔導所屬之能力，該局自 2013 年推動輔導訪視作業，以. 政治大. 中央 1、2 級機關為優先對象，提供專業諮詢服務，並於 104 年第 13. 立. 屆機關檔案管理金檔獎評獎實施計畫增列「督導所屬檔案管理作業」. ‧. ‧ 國. 學. 評獎項目，期能逐步落實分層督導，全面提升機關檔案管理效能。. 台灣檔案管理事業之評鑑制度，主要透過每年頒發金檔獎與金質獎。金檔獎. sit. y. Nat. 作為檔案界最高的獎項，獲獎機關必須在檔案業務上有出眾表現，同時亦能作為. n. al. er. io. 業界模範。為了取得金檔獎，檔案管理機關必須在管理業務、人力資源設置以及. v. 庫房設備等方面不斷檢討進步及保持水準。澳門方面則至現時為止仍未見有任何檔案管理的評鑑制度。. Ch. engchi. i n U. 檔案管理局於 2002 年設置「機關檔案管理金檔獎」及「績優檔案管理人員金質獎」，並在 2003 年辦理第一屆評獎活動，目的在於鼓勵各檔案機關積極配合檔案管理新制的落實，並藉此表彰著有卓越績效之機關以及長期默默奉獻的檔案管理人員，進而提升臺灣檔案管理專業的形象，為檔案管理人員建立工作榮譽感並提振士氣，以樹立現代檔案管理之最佳標竿。金檔獎以評獎年度 1 月 1 日至 12 月 31 日為止之檔案管理作業績效為主要評審的範圍，依「評審重點說明」辦理自我評量之後再填寫自評表及績效報告，填寫重點包括檔案管理業務現況簡介、. 16.

(26) 績效重點、績優標竿行為以及機關未來努力方向。(檔案管理局，2014 年。). 關於金檔獎評獎作業流程請參照圖 2-2﹕. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. 17. i n U. v.

(27) 機關檔案管理金檔獎評獎作業流程圖開始. 依據機關層級與屬性辦理初評作業. 初評. 中央1、2級機關、省政府、臺灣省諮議會、直轄市政府、直轄市議會、縣(市)政府及縣(市)議會辦理自評作業. 中央2級機關所屬、臺灣省政府所屬、直轄市政府所屬及縣(市)政府所屬辦理自評作業. 作業. 政治大. 主管機關依本機關自評結果，自行推薦參加複評；或由國家發展委員會檔案管理局遴選機關參加複評. 立. 所屬之自評結果層報上級主管機關，由各主管機關對所屬機關辦理初評，並依初評結果擇優推薦參加複評. ‧ 國. 學. 各主管機關應於每年3月31日前完成初評作業及薦送國家發展委員會檔案管理局程序. ‧. sit. al. er. io. 複. y. Nat. 由評獎委員及國家發展委員會檔案管理局工作小組針對參獎機關資料進行書面審查. v. n. 召開評獎委員會，依參獎機關之書面審查結果，擇優進行實地評獎. 評作業. Ch. engchi. i n U. 召開評獎委員會，依實地評獎結果議定獲獎名單，層報核定後公開. 公開頒獎. 結束. 圖 2-2﹕機關檔案管理金檔獎評獎作業流程圖 (資料來源﹕檔案管理局，2014。). 18.

(28) 政治大. (資料來源﹕檔案管理局，2014。). 學 ‧. ‧ 國. 立圖 2-3﹕金檔獎標誌. 金檔獎標誌內裡以英文字母”A”的金字塔造型，”A”是「檔案」之英文. y. Nat. er. io. sit. 字義”Archives”的字首，也是評分等級中最優的代表，精準專業的金字塔造型意涵著登峰造極，象徵出類拔萃的最高榮譽。整體造型觀之，源源不絕的連網韻. al. n. v i n 律，代表從廣博精深的檔案事業中，篩選出檔案管理的典範與菁英，成就圓滿閃 Ch engchi U 耀的光芒與活力。. 19.

(29) 第三章. 研究方法與步驟. 本章計分四節，第一節為研究方法，說明本研究採行之研究方法；第二節為研究範圍與限制，說明本研究所設定的研究範圍與限制；第三節研究架構，說明本研究的主要架構；第四節研究實施與步驟，說明資料蒐集及調查過程，並輔以流程圖說明研究程序。. 第一節研究方法. 立. 政治大. ‧ 國. 學. 本研究所使用的方法是「比較研究法」。比較研究可以幫助人們認識事物的本質，把握規律的根本，籍助一件事物其他事物之比較有助於了解該事物之真實. ‧. 面貌。透過比較，才能鑑別，進而對事物有所認識。依據目標的指向，比較研究. sit. y. Nat. 可分為求同比較與求異比較，求同比較是指尋求不同事物的共同點以尋求事物發. io. er. 展的共同規律，求異比較是比較事物間的不同屬性，從而說明事物之間有何不同，並從而發現事物產生此種發展的特殊性。通過對事物的「求同」與「求異」作分. al. n. v i n Ch 析比較，可以使我們更加認識事物發展的多樣性與統一性。(王梅玲，2012。) engchi U 本研究程序如下﹕. 一、首先從文獻資料分析入手，對所蒐集回來的文獻資料作客觀及有系統的整理，從而獲取對本研究有用的資訊。前人所留下的文獻資料絕對是後人作研究的引路明燈。文獻分析亦是過往歷史記錄的載體，可有效顯示出從過往到現在的實際歷程。. 20.

(30) 二、本文的重點研究方法為比較法，通過對本研究的兩個對象的了解及比較，可知臺澳兩地的檔案管理事業有何異同。俗語所謂，有所比較便會有所進步，通過兩地間檔案管理事業的比較，取長補短，並為兩地的檔案管理事業的不足之處提出建議及改善，便可達到本研究的目的。. 第二節研究範圍與限制. 一、研究對象限制. 政治大本研究所探討的對像橫跨兩地檔案管理管理事業，檔案管理機關眾多，若要立. ‧ 國. 學. 每個對象逐一深入調查，必定耗費很多時間，而且人力資源有限，因此將調查限制於臺灣與澳門兩地具有代表性的兩個檔案管理機構:檔案管理局與澳門歷史檔. ‧. 案館，以這兩個機關作為重點研究對象，進行深入觀察及了解，並從而對兩地檔. sit. n. al. er. io 二、研究方法限制. y. Nat. 案管理事業進行比較，相信是較為有效的做法。. Ch. engchi. i n U. v. 正如研究對象限制所述，兩地檔案管理事業發展各有其背景因素而且結構複雜，欲作全面性蒐集兩地檔案管理事業整個範圍內的文獻，將是一件耗時費力的工作。因此針對在臺澳兩地具代表性的檔案管理機關，並且蒐集過往研究人員有關它們的文獻資料，作有系統有條理的整理及分析，對兩地檔案管理事業作有效觀察及了解，從中一定獲益不少。但畢竟時間及人力有限，故本研究較為偏向對兩地檔案管理事業之法規及制度層面上進行比較。. 筆者曾意欲於本研究中加入訪談法以輔助比較研究之結果，但在沒有成功取. 21.

(31) 得與澳門歷史檔案館進行訪談的情況下，更無法與臺灣檔案管理局之訪談進行對照參考及比較，受到此限制而只好排除於本研究中使用訪談法。. 第三節研究架構. 本研究首先從臺灣國內外資料庫中所能查檢到之與本研究相關文獻及現存兩地有關檔案管理事業之法規、業務操作手則、指引書等資訊物件都可作為本研究的主要工具。本研究之架構，如圖 3-1 所示。. 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. 圖 3-1﹕研究架構圖. 英國歷史學家湯恩比指出，必須在兩個或以上的事物中間建構出一種關係時，便需要採取一種提綱挈式的觀點，亦即採用比較研究方式。比較研究方法是對相. 22.

(32) 同事物的不同方面或同一性質事物的不同種類，透過比較而找出其中的共同點或差異點，來深入認識事物本質的一種方法。比較研究基本原理為「比相同」與「比差異」。比相同是以類似情況作為當前研究對象的同因必同果式解釋或預測。而比差異的目的是為證明不同因不同果，故不能把當前研究對象與其他對照現象混為一談。(王文英，2003。). 一、敘述(Description) 對欲研究之對象及制度作敘述，先對研究對象的資訊作有系統的整. 政治大像的資料作較為完整的蒐集。立. 理，才能作出正確及客觀的理解。為了能作出詳細敘述，必須對研究對. 二、解釋(Interpretation). ‧ 國. 學. 盡量從各種觀點說明對研究對象敘述的內容、產生的原因、意義及. ‧. 影響。. y. Nat. 三、並列(Juxtaposition). er. io. sit. 依據並同的事實及問題，以同一觀點作出分析及判斷，從而避免作出錯誤的比較。並列可讓研究者根據適當的標準找出可供比較研究的假. al. n. v i n 設。本研究的研究對象為臺灣檔管局與澳門歷史檔案館，針對兩個檔案 Ch engchi U. 管理機關所制訂的檔案法規與行政組織結構及功能任務等方面作詳細說明，並依比較後作歸類及並列。四、比較(Comparison) 從上述的並列進行比較，最後一步是了解兩者的異同並作出解釋，從而最終達至研究結論。. 23.

(33) 第四節研究實施步驟. 本研究實施的步驟分述如下(參見圖 3-2):. 一、資料庫查檢及、資料整理與文獻分析首先查檢臺灣國內外之相關資料庫，以取得與本研究有關之文獻及檔案。蒐集所需文獻後再進行閱讀、整理、分析及建檔之工作。. 政治大. 二、比較臺灣與澳門檔案法與檔案管理制度. 立. 針對兩地檔案法與檔案管理制度，比較異同，並以敘述、解釋、並列與比較. ‧ 國. 學. 來取得比較結果。三、撰寫研究報告. ‧. 最後再根據以上步驟所獲得的結果作出本研究之結論及對兩地之檔案管理. y. Nat. n. al. er. io. sit. 事業提出建議。. Ch. engchi. 24. i n U. v.

(34) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. 圖 3-2﹕研究流程圖. Ch. engchi. 25. er. io. sit. y. Nat. al. i n U. v.

(35) 第四章. 臺灣與澳門檔案機關行政管理體制. 臺灣檔案管理的概念源於歐美等地，是 20 世紀才漸有的新式思想，而臺灣行政院國家發展委員會檔案管理局(為行文方便以下簡稱檔管局)設立於 2001 年，相較於澳門歷史檔案館設立於 1952 年，幾乎相差了半個世紀。澳門曾經是葡萄牙的殖民地，是故檔案管理的概念及實施方式亦是源於葡萄牙政府的慣有做法，亦即西式的做法。由此可見雖然產生年份有別，但臺灣與澳門的檔案管理作業模. 政治大. 式都是偏西式化。但若要追溯至澳門早年受中國清政府管治時期的檔案管理脈絡，. 立. 則已非本文力所能及的討論範圍。但澳門歷史檔案館中大量藏品皆是有關清代中. ‧ 國. 學. 葡關係及社會文化與人民生活等的歷史見證，可見該館已是歷史悠久，而僅設立於本世紀初的較為年輕的檔管局，主要負責業務多包括行政作用的現行文書以及. ‧. 非現行文書的檔案，由此可見兩者在歷史沿革上有所不同。. io. sit. y. Nat. n. al. er. 第一節臺灣檔案管理局組織沿革. Ch. engchi. i n U. v. 臺灣檔案管理局隸屬於國家發展委員會，下設企劃組、檔案徵集組、檔案典藏組、應用服務組、文書檔案資訊組及秘書室、人事室、主計室等 5 組 3 室；另設國家檔案管理委員會，負責檔案之判定、分類、保存期限、其他爭議事項之審議，並兼檔案管理與應用政策之諮詢工作。檔管局的主要功能與任務，依據檔案管理局組織法第二條，主要職掌為﹕. 1. 檔案政策、法規與管理制度之研議及擬訂。 2.. 各機關檔案管理、應用之指導、評鑑及目錄彙整公布。. 26.

(36) 3.. 各機關檔案保存年限及檔案銷毀之審核。. 4.. 檔案之判定、分類、保存期限及其他爭議案件之審議。. 5.. 國家檔案徵集、移轉、整理、典藏、開放應用與設施之規劃及推動。. 6.. 私人或團體所有文件或資料之受贈、受託保管或收購。. 7.. 文書與檔案管理資訊系統之規劃及協調推動。. 8.. 檔案管理與應用之研究、出版、技術發展、學術交流、國際合作及檔案管理人員之培訓。. 9.. 政治大. 行政院與所屬各機關公文時效管制之規劃及推動。. 立. 10. 其他有關檔案事項。. ‧ 國. 學 ‧. 臺灣檔管局有其所負責之功能及其任務，根據受訪的企劃組之描述而歸納出以下三點期許﹕. er. io. sit. y. Nat. al. 建構國家檔案館，以拓展適足之永久性國家檔案典藏與服務空間。. 2.. 因應檔案應用推廣需要，需配置妥適之檔案研究及加值人力。. 3.. 配合新興業務開發，如電子公文檔案管理、檔案文創價值開創等，. n. 1.. Ch. engchi. i n U. v. 應爭取足額之預算支應。. 表 4-1﹕檔案管理局歷史沿革表(資料來源﹕筆者自行整理) 時間. 事項. 2000 年 03 月 01 日. 「國家檔案局籌備處」成立，展開檔案管理組織、. 27.

(37) 制度與相關法規建置工作。 2001 年 10 月 04 日. 立法院三讀通過《檔案管理局組織條例》草案。. 2001 年 11 月 23 日. 「檔案管理局」正式成立。. 2013 年 08 月 21 日. 制定公布《國家發展委員會組織法》與《國家發展委員會檔案管理局組織法》。搬遷至新北市新莊區新莊副都心行政院新莊聯合. 2013 年 12 月 16 日. 辦公大樓。 2014 年 01 月 22 日. 政治大. 國家發展委員會成立後更名為「國家發展委員會檔. 立案管理局」。. ‧. ‧ 國. 學. 臺灣<<檔案法>>包含總則、管理、應用、罰則以及附則等五項共計三十條，. sit. y. Nat. 幾乎以處理現行政府檔案機關作業的公文書處理之應用上作出指導，並有定義政. al. er. io. 府機關、檔案、國家檔案、機關檔案，指明檔案管理作業步驟﹕點收、立案、編. v. n. 目、保管、檢調、清理、安全維護以及其他檔案管理作業及相關設施事項，檔案. Ch. engchi. i n U. 移交有關機構保管基於學術價值。檔管局已有其組織法，總共 6 條，內容清楚描述該局職掌事項以及人員設置層級。. 第二節臺灣檔案管理局之行政隸屬. 檔管局隸屬於國家發展委員會，國家發展委員會上屬單位為行政院。行政院是臺灣最高的行政機閞，是中央一級行政機關，依中華民國憲法之規定向立法院負責。行政院主要職能為協助行政院院長處理各項國家行政事務，原則上涵蓋各. 28.

(38) 中央行政機關，行政院院長令下設置副院長、秘書長、副秘書長、發言人、政務委員與各機關首長則是內閣閣員，需要定期召開行政院會議來商討國家重大政務。 (行政院全球資訊網，2015。). 《中華民國憲法》於 1947 年元旦公布施行後，定行政院為國家最高行政機關；同年 3 月 31 日，《行政院組織法》公布。1948 年 5 月，初設 15 部 3 會 1 局。 1949 年 1 月 7 日，行政院邀集相關部會首長會商政府機關疏散事宜，決定將各機關核心移至廣州，將大部分人員疏散於各地或南京以外各附屬機關。2 月 5 日，. 政治大月 9 日，行政院在臺北舉行遷臺後首次政務會議，正式在臺北辦公。至 2006 年，立. 行政院在廣州辦公。(蔣永石，劉維開，2013。)3 月時整編為 8 部 2 會 1 處。12. 行政院已擴增為 8 部、2 會、18 委員會、3 署、1 處、2 局與 2 直屬機構。2012. ‧ 國. 學. 年起，行政院本部與所屬部會機關逐步實施重組，院本部自 2012 年 1 月 1 日起. ‧. 從 11 室、8 組、2 會調整為 16 處、2 室、1 會。目前行政院之直轄機關共有 12. y. Nat. 部、7 會、2 總處、3 獨立機關、2 署、4 委員會與 2 直屬機構，未來將逐步改組. n. al. er. io. sit. 為 14 部、8 會、3 獨立機關、2 總處、2 直屬機構。(行政院全球資訊網，2014。). Ch. engchi. 行政院組織圖如圖 4-1 所示﹕. 29. i n U. v.

(39) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. 30. i n U. v.

(40) 圖 4-1﹕行政院組織下轄機關圖 (資料來源﹕中華民國行政院，2015。). 第三節澳門歷史檔案館組織沿革. 澳門歷史檔案館成立於 1952 年，現隸屬於澳門文化局，原由澳門文化學會管理，成立時名稱為澳門歷史檔案室。1986 年交由澳門文化司署管理後，曾閉館. 政治大. 三年作內部資料整理，直至 1989 年才再次對外開放。澳門歷史檔案館主要收藏. 立. 澳門市政廳、民政廳、敎育暨青年司、財政司、總督辦公室、海軍、澳門扶輪社、. ‧ 國. 學. 聖心慈善堂等檔案，還有澳門政府葡文檔案、西方古籍、圖片和相片等具歷史價值之資料。另外，澳門歷史檔案館存有 1500 多件微縮片，微縮片內容為 1714 年. ‧. ～1885 年間明朝、清朝政府與澳葡政府往來的中文信函及民間通信。(澳門歷史. er. io. sit. y. Nat. 檔案館，2014。). al. n. v i n Ch 表 4-2﹕澳門歷史檔案管歷史沿革表(資料來源﹕筆者自行整理) engchi U 時期. 所屬機關. 1952 年 06 月 28 日. 民政總局. 1979 年. 教育暨文化司(易名﹕澳門歷史檔案室). 1986 年. 澳門文化學會(文化局前身). 1999 年. 文化局. 2000 年 2 月 3 日. 文化局(易名﹕澳門歷史檔案館). 31.

(41) 澳門檔案法每條都各自作為一個項目，共二十六條，對公共檔案、公共利益的私人檔案及私人檔案作出明確分類，並且多次強調檔案的歷史價值及證據價值。. 澳門歷史檔案館並沒有單獨的設置組織法，而是依據上屬層級—澳門特別行政區文化局所制訂的組織法而行事。澳門文化局組織法共五章二十六條，第一章為性質及職責，詳細說明澳門文化局的職責，較為特殊之處是，澳門文化局可在職責範圍內直接要求不論為自然人或法人之公共或私人實體提供必要的協助以. 政治大. 履行職責。第二章為機關、組織附屬單位及從屬機構，列明澳門文化局所有下屬. 立. 機構及單位名稱及說明其職責(其中亦有包括澳門歷史檔案館、演藝學院及中央. ‧ 國. 學. 圖書館等享有技術及學術自之主之附屬單位在不影響其作業之情況下依據澳門文化局之指引而行事。)與司長及副司長之權限。第三章為財政管理制度，說明. ‧. 澳門文化局有其行政管理委員會及其所負責的職務性質。第四章是人員，包含人. y. Nat. sit. 員編制及在制度，詳細情況可查閱第 5/2010 號行政法規。第五章為最後及過渡. n. al. er. io. 規定，說明澳門文化局工作人員之轉入，包含各機構及單位之現職司長、副司長、. i n U. v. 澳門中央圖書館館長、歷史檔案室主任、演藝學院院長、中文圖書組組長及澳門. Ch. engchi. 暨總書庫組組長以同樣之名稱轉入編制之職位，亦有對以編制外之方式提供服務之人員的合同說明。此章包含人員可享有的權利之過渡規定及財政負擔，澳門文化局組織法前身法令的廢止及本法令生效的時間等。. 其中在該組織法的第二章第四條，第十七條(澳門歷史檔案室)及第五章第二十二條皆有提及澳門歷史檔案館的職掌內容及人員轉入及過渡等事宜。澳門文化局組織法共 5 章 26 條，主要描述澳門文化局職掌及內部規定，而澳門歷史檔案館作為其從屬單位，自能依從該法所訂立之法則而運行，. 32.

(42) 第四節澳門歷史檔案館之行政隸屬. 澳門特別行政區政府文化局（ Instituto Cultural do Governo da Região Administrativa Especial de Macau, ICM），為澳門特別行政區政府轄下之行政自治部門，創立原意為開展中葡文化間的交流活動、推廣葡萄牙語言文化，而自 1999 年澳門回歸中國以後則主要協助制定和執行澳門的文化及學術研究和政策。. 政治大. 澳門文化局成立於 1982 年，當時的中文名稱為澳門文化學會（Instituto. 立. Cultural de Macau），由第 43/82/M 號法令設立，並獲賦予具行政、財政及財產自. ‧ 國. 學. 治權的公務法人資格。1989 年，澳門文化學會根據第 63/89/M 號法令進行架構重組，並於不足一年後透過第 20/90/M 號法令作出調整，部門的中文名稱亦於此. ‧. 時改為澳門文化司署（葡文名稱不變）。當時，澳門文化司署除管轄澳門歷史檔. Nat. sit. y. 案館和澳門中央圖書館（原澳門國立圖書館）外，又增設兩個從屬機構：澳門演. n. al. er. io. 藝學院和視覺藝術學校（後者隨後根據第 45/93/M 號法令併入澳門理工學院）。. Ch. engchi. i n U. v. 1994 年，澳門文化司署之架構透過第 63/94/M 號法令再次重組，賦予其更大的運作能力，達到現代化行政和公務員本地化的目標，以符合澳門回歸前之過渡期的需要；此次架構重組取消澳門文化司署的法人資格及財政、財產自治權，僅餘行政自治權。. 澳門文化局組織架構可參照圖 4-2﹕. 33.

(43) 立. 政治大. ‧. ‧ 國. 學. n. er. io. sit. y. Nat. al. Ch. engchi. i n U. v. 圖 4-2﹕澳門文化局組織圖 (資料來源﹕澳門特別行政區文化局，2014。). 34.

(44) 澳門政府於 1994 年先行頒布第 26/94/M 號法令，設立享有行政及財政自治權之文化基金（Fundo de Cultura），宗旨為資助澳門文化司署在遵從其職責之範圍內及行使其權限時所開展之文化活動。1998 年，透過 7 月 20 日第 31/98/M 號法令，澳門博物館也納入澳門文化司署的架構內。1999 年 12 月 20 日，澳門回歸中國以後，澳門文化司署改稱文化局（葡文名稱仍維持不變），繼續在澳門進行文化推廣和文藝培訓等工作。2010 年 3 月 29 日，透過第 4/2008 號行政法規，設立文化創意產業促進廳，以輔助及推動澳門文化創意產業的發展。2014 年 3 月. 政治大規《文化遺產委員會》組織法生效，文化局須承擔文化遺產委員會及其秘書處的立. 1 日，第 11/2013 號法律《文化遺產保護法》及其補充法規第 4/2014 號行政法. 預算及輔助其運作。. ‧ 國. 學 ‧. 依據澳門文化局組織法，澳門文化局職掌如下﹕. y. Nat. er. io. sit. 1. 協助制定文化範圍內之政策，並執行該政策之措施。 2.. 協助鞏固澳門居民之文化特色，促進對中葡人民及本地區其他社群之回. 3.. 維護、保護及復原本地區之歷史財產、建築藝術財產及文化財產，以及. al. n. v i n 憶及生活方式之尊重，以及創造條件，使該文化特色得以肯定及發展。 Ch engchi U 制定指令，確保該等財產繼續存在及被欣賞，並推廣之。. 4.. 促進有利於認識、保護澳門文化財產之研究。. 5.. 促進、鼓勵書籍之推廣及閱讀之推廣，主要透過出版書籍及雜誌，確保並協助文學著作之出版及推廣，尤其主題與澳門有關之著作。. 6.. 促進、鼓勵及輔助與本地區各社群文化交融有關之文藝活動。. 7.. 在技術與財政上鼓勵及輔助以保護及促進文化價值作為宗旨之一之機構之運作。. 8. 輔助創作及推廣個人或集體之文藝作品。. 35.

(45) 9. 促進文化性質之匯演、會議、研討會、座談會及其他會議之舉辦。 10. 負責及協助反映人類智慧之作品及一切文化創作之完整性、真實性及著作權，而不拘泥其表現形式。 11. 促進各種藝術之教授。 12. 在文化活動之範圍內，建立及加強與國際組織或其他國家同類機構之合作關係，並建議訂立合作之協定、議定書及其他文書。 13. 特別旨在推廣閱讀及協助研究，組織並管理圖書館與檔案庫，以及協助建立及組織博物館技術小組。. 政治大 15. 輔助行政當局統籌由本地區其他公共機構所開展之文化活動，並與該等立 14. 確保澳門博物館之運作及其主題內容之宣傳。. 機構合作。. ‧ 國. 學. 16. 在與公共、私人之機構或組織所訂定文化性質之合作議定書、協約及其. y. Nat. 17. 推廣及加強澳門作為文化交匯城市之形象。. n. er. io. al. sit. 18. 輔助及推動文化創意產業的發展。. Ch. 澳門文化局屬下的部門及機構分別有﹕ 1.. ‧. 他文書之範圍內，確保行政當局所給予之輔助。. 文化活動廳. engchi. (1) 特別計劃處。 (2) 展覽組（視覺藝術範疇）。 (3) 澳門樂團。 (4) 澳門中樂團。 2.. 塔石藝文館。. 3.. 文化財產廳。. 4.. 文化創意產業促進廳。. 5.. 研究、調查暨刊物處。. 36. i n U. v.

(46) 6.. 行政暨財政處。 (1) 人力資源、文書處理暨檔案科。 (2) 會計暨物力資源科。 (3) 文化基金輔助科。. 7.. 資訊組。. 8.. 定期出版組。. 9.. 排印組。. 10. 澳門演藝學院。. 政治大 12. 澳門歷史檔案館。立 11. 澳門中央圖書館。. 13. 澳門博物館。. ‧ 國. 學. 14. 行政管理委員會。. ‧. 15. 文化基金。. sit. y. Nat. 16. 公開影演甄審委員會。. n. al. er. io. 其中澳門演藝學院、澳門中央圖書館、澳門歷史檔案館、澳門博物館、行政. i n U. v. 管理委員會、文化基金與公開影演甄審委員會可在不影響依從澳門文化局指引之. Ch. engchi. 情況下享有獨立行政的權利。澳門文化局主要負責澳門的文化建設事務以及守護澳門的歷史文物，培養澳門文化藝術人才以及與國際間互相交流。澳門文化局每年都會主辦澳門國際音樂節、澳門藝術節、澳門青年音樂比賽、澳門拉丁城區幻彩大巡遊以及每兩年一度的澳門美術雙年展等澳門文化界之重大活動。(澳門特別行政區政府文化局，2015。). 37.

(47) 澳門文化局人員編制請參考下表﹕. 表 4-3﹕澳門文化局人員編制表﹕(資料來源﹕澳門印務局，1994。) 人員組別. 級別. 領導及主管. 官職及職程. 職位數目. --- 局長. 1. 副局長. 2. 廳長. 7. 處長. 5. 治政大科長. 5. 高級技術員. 49. 組長. 立6. io. 技術輔助人員. 技術輔導員. 1 51. y. 4. 5 11. --- 繪圖員 3. n. al. 行政技術助理員. sit. 工務. 技術員. --- 文案. Nat. 技術輔助人員. 5. ‧. 傳譯及翻譯. --- 翻譯員. er. 技術員. 學. 傳譯及翻譯. ‧ 國. 高級技術員. 3. i n U. v. 攝影師及視聽器材操作員. Ch. engchi. 照相排版員. 73 1 1. 總計. 38. 1. 216.

(48) 第五章. 臺灣與澳門檔案機關行政管理體制之比較. 如前章所述，臺灣與澳門兩地的檔案管理機關在本質上不論是行政體制和歷史沿革都有所不同，此章就兩地在法規和制度層面檢視兩個機關之異同。. 第一節. 兩地檔案法之比較. 政治大臺灣的檔案法全文共分五章三十條，其內容簡述如下﹕ 立. ‧ 國. 學. 第一章總則. ‧. 第一條立法目的. y. Nat. 第二條名詞定義. 第四條專責單位或人員之設置. n. al. Ch. 第五條禁止運往海外第二章管理. engchi. er. io. sit. 第三條主管機關. i n U. 第六條檔案管理之原則第七條檔案管理之事項第八條分類編目系統及編目規則第九條檔案儲存之形式及效力第十條檔案之保存年限第十一條. 永久保存檔案之移轉. 第十二條. 檔案之銷毀. 第十三條. 職務移交或離職人員檔案之移交. 39. v.

(49) 第十四條. 私人或團體之捐贈. 第十五條. 私人或團體資料之複製. 第十六條. 機密檔案之管理. 第三章應用第十七條申請閱覽、抄錄或複製檔案之程序第十八條拒絕閱覽、抄錄或複製檔案之情形第十九條各機關對閱覽、抄錄或複製檔案申請案之准駁第二十條閱覽或抄錄檔案、禁止行為. 政治大第二十二條國家檔案開放之年限立第二十一條費用之收取. 第四章罰則. ‧ 國. 學. 第二十三條非法運往境外之處罰. ‧. 第二十四條故意銷毀檔案之處罰. y. Nat. 第二十五條偽造或變造其他方式儲存之紀錄之處罰. n. al. er. io. 第五章附則. sit. 第二十六條停止閱覽或抄襲. Ch. 第二十七條各機關調整作業之期限. engchi. i n U. 第二十八條公立學校及公營事業之準用第二十九條施行細則之訂定第三十條施行日. 澳門的檔案法共二十七條，其內容簡述如下﹕. 第一條範圍第二條目的第三條檔案概念. 40. v.

(50) 第四條檔案的分類第五條公共檔案第六條文件的甄選、保存和銷毀第七條甄選第八條臨時保存第九條文件銷毀第十條長期保存第十一條收藏. 政治大第十三條澳門地區總檔案室立第十二條訓令. 第十四條具公共利益的私有檔案. ‧ 國. 學. 第十五條私有文件的分類. ‧. 第十六條已分類文件的移轉. y. Nat. 第十七條不得銷毀. er. io. sit. 第十八條公共檔案的查閱第十九條總檔案委員會. n. al. Ch. 第二十條不得銷毀文件. engchi. 第二十一條不得轉讓及不從時效第二十二條轉錄證據第二十三條微型攝製程序第二十四條證明的效力第二十五條處罰第二十六條暫行條例第二十七條撤銷第二十八條生效. 41. i n U. v.

(51) 臺灣的檔案法共五章三十條，澳門的檔案法則共二十八條並無章節之分，內容篇幅長度略近。臺灣檔案法偏向把「檔案」定義成處理公務時所產生的文件，較傾向現行文書，亦未見有對其時效性與保存價值有何規範。澳門檔案法界定了檔案是一系刊的文件，由公或私機構或個人或集體於就本身活動中經任何形式製作及接受，並且具有澳門檔案法第二條「本法令制訂的檔案制度旨在為澳門公共行政當局暨政府機構的活動服務，保障法定權力及為學術、歷史和文化知識的發展作出貢獻。」的物件，便可被視為檔案。由此可見澳門檔案法較臺灣檔案法對. 政治大. 檔案的定義更為廣泛，亦有提及檔案的行政性、學術性及歷史性。. 立. 依法行政之重要性著重要法規中，法規可視為檔案管理機關執行其行政事務. ‧ 國. 學. 作業時的典範，讓檔案管理業務人員在工作時能有所依循。台灣在機關與機構的. ‧. 界定上很明顯，而檔案法比較偏向指導檔案管理機關的作業，而澳門在機關與機. y. Nat. 構之間的分界線則沒有那麼分明，可能是基於地域範圍與政府行政架構規模較小. er. io. sit. 而未有明顯區分。澳門的檔案法適用於檔案管理機關與機構的作業，可謂包山包海，應有盡有。臺灣檔案法亦有規定設立國家檔案目錄、機關檔案目錄與目錄使. n. al. Ch. 用說明，這方面的規定則未見於澳門的檔案法。. engchi. i n U. v. 澳門檔案法有訂明特定類型的公共檔案公開調閱年限，軍事和有關對外政策需要超過 50 年以上，醫療範圍從檔案完成日起計 130 年後開始，個人檔案、司法案卷、民事登記文件、經調查、普查收集的資料之件從完成日起計 100 年後。臺灣檔案法在個人權益保障上較澳門規範較清楚，較為保障整體性，一般國家檔案保密以 30 年為限再作開放，而國家機密、犯罪資料、法令、契約保密義務、人事、薪資、維護公共利益或第三人之正當權益、工商秘密、學職技能檢定及資格審查等涉及個人資料文件在<<個資法>>協助規範下，在開放查閱上有較為嚴密. 42.

(52) 規定。為了保障民眾知情權利，臺灣檔案法特別制定「第三章應用」以向民眾開啟檔案機關大門，其中第十七條規定「申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各機關非有法律依據不得拒絕。」及第二十二條亦有規定「國家檔案至遲應於三十年內開放應用，其有特殊情形者，得經立法院同意，延長期限。」便可見之。(杜陳文隆，2001。). 澳門從葡萄牙政府殖民管治時期便有欲完善管理澳門檔案之想法，故成立總檔案委員會有其必要性，以制定澳門地區的檔案政策並協助管理澳門政府一般. 政治大則與學術性問題提出意見。澳門總檔案委員會半年開一次平常大會，亦可依情況立. 性質行政活動的文件。澳門檔案法重視行政與學術研究的重要性，對檔案管理規. ‧ 國. 學. 召開特別大會。歷史檔案室則負責檢驗各種遞送進來的檔案之歷史價值。屬於公共機構，具歷史價值並且經常被利用的文件，不得轉讓及因時效而獲得，需由歷. ‧. 史檔案室所保存。澳門檔案法亦有對臨時保存檔案作出微縮處理保留檔案真實形. sit. y. Nat. 象的指引，以便轉錄為證據，證據的轉錄可由正本(紙)或直接由轉錄資料作成，. al. er. io. 由此亦可知澳門檔案法對檔案的證據價值之強調。此外亦有包括微縮技術作業程. v. n. 序之指引，以確保檔案的真實性與證據性，有經指派負責人鑑證簽署的複本(微. Ch. engchi. 攝後之產物)即具有與正本的同等證明效力。. i n U. 臺灣<<檔案法>>包含總則、管理、應用、罰則以及附則等五項共計三十條，幾乎以處理現行政府檔案機關作業的公文書處理之應用上作出指導，並有定義政府機關、檔案、國家檔案、機關檔案，指明檔案管理作業步驟﹕點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全維護以及其他檔案管理作業及相關設施事項，檔案移交有關機構保管基於學術價值。. 43.

(53) 在罰則方面，澳門只有罰款，已分類文件的移轉不當罰款澳門幣 MOP5.000 至澳門幣 MOP10,000，而觸犯不得銷毀檔案之條款便會罰款澳門幣 MOP10,000 至澳門幣 MOP30,000，由澳門文化學會(現為澳門文化局)制訂分級及執行。臺灣則有處最多二年有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣 50,000 元以下罰金。臺灣檔案法與澳門檔案法在檔案銷毀法規上很類似，但臺灣檔案法規定檔案在銷毀前必須先作電子儲存，公務員在職務移交或離職時，應先辦理移交，不論是民營轉公營或是公營轉民營同樣適用。. 政治大臺灣檔案法有列明檔案捐贈獎勵機制，同時亦有制訂機密檔案管理的內容。立. ‧ 國. 學. 此外臺灣檔案法有說明公立大專院校與公營事業機構，以及受政府委託行使公權力之個人或團體亦同樣適用檔案法，而澳門檔案法並沒有類似於此項之說明。兩. ‧. 地之檔案法比較請參見表 5-1。. sit. y. Nat. al. er. io. 表 5-1﹕兩地檔案法比較表(資料來源﹕筆者自行整理). Ch. v. 澳門<<檔案法>>. n. 臺灣<<檔案法>>. engchi. i n U. 施行日期. 2002 年 1 月 1 日(較晚). 1989 年 9 月 25 日(較早). 施行性質. 指導政府機關檔案管理業務、包山包海，原則上有關澳門檔設立國家檔案目錄、機關檔案案管理範疇皆在其指引下。目錄與目錄使用說明。. 兩地檔案法內共五章三十條包含總則、應共二十八條，每條各自為獨立容比較. 用、罰則以及附則，大都以處項目，對公共檔案、涉及公共理現行政府檔案機關作業的利益的私人檔案作出明確分公文書處理之應用為主，並有類，多次強調檔案的歷史價值定義政府機關、檔案、國家檔及證據價值。. 44.