图解精通Access 2007中文版 - 万水书苑-出版资源网

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(1)图解精通 Access 2007 中文版. 28. 3. 创建表. 表是 Access 数据库的基础，是存储数据的地方，其他数据库对象，如查询、窗体、报表等都是在表的基础上建立并使用的，因此，它在数据库中占有很重. 表内容两部分构成的，先建立表结构，之后才能向表中输入数据。表是 Access 数据库的构建模块，使数据库的设计. 要的位置。为了使用 Access 管理数据，在空数据库建好之后，还要建立相应的表。Access 表是由表结构和. 具体化、保存信息并能生成索引，加快搜索速度。. 什么是表表包含有关特定主题（如雇员或产品）的数据。表中的每条记录包含关于某个项目（如特定的雇员）的信息。记录由字段（如姓名、地址和电话号码）组成。记录和字段通常也分别称作行和列。. 数据库可以包含许多表，每个表用于存储有关不同主题的信息。每个表可以包含许多不同类型的字段，包括文本、数字、日期和图片。下面是您可能创建的一些常见的表示例。 · · · ·. 客户表，列出公司的客户及其地址。所售产品的目录，包括每个产品的价格和图片。任务表，用于跟踪任务和截止日期。设备库存或现有库存。. 应认真规划和设计数据库，以确保其正确性并避免以后进行过多更改。 1 记录或行。错误！ 2 字段或列。字段字段是代表表中信息的个体元素。一个用来存储. 可以由一个或多个字段组成。. 地址信息的表中可能包含如下字段：姓氏、名字、地址、城市、州、邮政编码和国家。在表的图形化表示中，一个字段就是一列。字段可以包含各种类型的信息，可输入文本、数. 索引与主键类似，索引可以加快查看表中信息的速度。与主键不同的是，索引字段不一定要有唯一值。正如一本书中的某个索引单词可以出现多次一样，索引值. 字、日期和图像等数据。. 也可以在数据库中出现多次。可以建立任意多个字段的索引，不过，即使在一个小型数据库中，每个字段都建立索引会明显减慢数据输入和处理的速度。. 记录字段表示表中的一列，而记录则代表一行，一个记录是一个特定对象或个体的一组信息。主键主键是用来区别表中各记录的唯一值。正如汽车的注册号码可以在一个州内唯一地标识这辆汽车一样，主键值也唯一地标识特定记录。主键还可以使表的排序和建立索引简单化。主键. 设计视图 Access 提供了创建和修改数据库的简单方法。在设计视图中可以打开表，并为字段命名、选择包含的数据类型以及加入描述。除了数字和文本框外，字段还支持图像、日期和时间。.

(2) 第3章. 创建表. 29. 输入掩码输入掩码允许定义输入字段的格式。例如，如果想设置一种日期输入的特定格式，可以自定义一种输入掩码，当用户输入日期信息时提供可以遵循的模板。Access 同时提供了许多预定义的输入掩码以供选择。. 验证规则数据表视图在数据表视图中可以打开表，并直接向表中输入数据、使用键盘或鼠标在表中移动，以及在表中添加、修改或删除任意的列和行。可以在设计视图和数据表视图间进行切换，以便于输入数据的同时重新排列、添加或删除字段。. 与输入掩码一样，验证规则是用来确保字段中的内容符合特定标准。与输入掩码不同的是，输入掩码仅设定数据库输入数据的格式，而验证规则可以确保字段的内容在允许的范围之内。一个简单的验证规则可能是要求数字在 1~100 之间。. 数据类型 Access 可以保存不同格式的数据。尽管多数字段仅仅需要输入文本，例如客户姓名和产品描述，但除. 的菜单使得输入数据更为简单。 Office Access 2007 提供了 10 个不同的数据类型. 此之外还可以建立数字、货币和日期类型的字段。不仅仅停留在简单的数字和日期水平上，Access 可以跟踪表中记录的数目并为每一个记录赋一个唯一值。此外还可以包含指向图片的字段，无论是本地计. （早期版本的 Access 提供了 9 个），每个类型都有特定用途。下表列出了这些数据类型，显示了每个数据类型所存储的数据的类型，并描述了每个类型所受到的限制。Access 2007 中数据类型分别为文本、备注、. 算机上的还是连接到因特网的任何页面。如果某指定字段只能接收有限的几组值，Access 可以为字段创建菜单来进行选择，这种称为“查阅列”. 数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE 对象、超级链接、附件 10 种。.

(3) 30. 图解精通 Access 2007 中文版. 文本. 据进行设置时，特别是需要对字段的数据进行排序和. 如果您是 Office Access 2007 新手，需记住的一点是，数据库中的数据存储在一个或多个表中。您既可以在数据表（一种类似 Microsoft Office Excel 2007 工作表的网格）中查看信息，也可以在数据输入窗体. 索引时，应尽可能地使用文本数据类型。. 或报表中查看信息。但数据库实际将所有数据存储在一个或多个表中。反过来，每个表都包含一组字段（列），每个字段都设置为接受一种特定类型的数据。例如，当需要存储日期和时间时，将字段设置为“日. 需要用到数字字段。如果需要，可以限定数字字段记录的小数位数。数字字段使用“字段大小”设置来控制字段可以包含的值的大小。可以将字段大小设置为 1、2、4、8. 期/时间”数据类型；当需要存储文本数据（如姓名、地址或电话号码）时，将字段设置为“文本”数据类型。如果需要存储大量文本（超过 256 个字符），可以将字段设置为“备注”数据类型。. 或 16 个字节。它们分别是字节、整数、长整数、单精度数、双精度数。. Office Access 2007 中的文本字段最多可以存储 256 个字母数字字符。在表字段以及窗体或报表上的控件中，可以显示全部 256 个字符。与备注字段不同，不能对文本字段中的数据应用 RTF 格式。但是，可. 数字在计算库存中某种物品的数量、重量和尺寸时，. 数字类型. 值的范围. 小数位数. 字段长度. 字节. 0~255. 无. 1. 整数. -32768~32767. 无. 2. 长整数. -2147483648~2147483647 无. 4. 以应用自定义显示格式，并且还可以应用可控制用户数据输入方式的输入掩码。文本字段是表的基本构成模块，长度范围是 1~255 个字符。所幸的是，Access 允许将文本字段设得比实. 单精度数. -3.4×1038~3.4×1038. 7. 4. 双精度数. -1.79734×10308 ~ 1.79734×10308. 15. 9. 际需要的大，而不会占用额外的硬盘空间。即使将文本字段的最大长度设为 50 个字符，该字段占用的空间仍然与实际存储的数据所需空间相同。文本数据类型所使用的对象为文本、文本与数字、. 日期/时间事件什么时候准时发生通常是很重要的信息。这些事件可能包括定购货物、检查账单是否发出或确定. 的组合、不需要计算的数字等，例如，电话号码、身份证号码、姓名、地址等。默认文本类型数据的大小为 50 个字符，如果字段的值超过了 255 个字符，则可以使用备注数据类型。备注如果手动输入数据，则可以在表字段以及绑定到该字段的任何控件中输入并查看最多 65,535 个字符。如果以编程的方式来填写字段，则最多可存储 2GB 数据（此大小限制适用于所有 Access 数据库）。请记住，添加 2GB 数据会导致数据库操作缓慢。以 Office Access 2007 文件格式创建数据库时，备注字段还支持 RTF 编辑。尽管备注字段有很大的灵活性，对存储数据的长度没有什么限制，但对保存数字和字符类型数据的大多数字段来说指定备注数据类型是不合适的。因为 Access 不能对备注型字段进行排序或索引，但文本型字段却可以进行排序和索引。在备注型字段中虽然可以搜索文本，但是搜索速度却不如在有索引的文本字段中快。因此，用户在对相对简短的字符、数字性数. 客户支付时间。Access 可以在数据库中保存这类信息，有多种格式可供选择，包括分开的和合在一起的日期、时间。每个日期/时间字段需要 8 个字节的存储空间。货币使用货币数据类型，可以将托运费、咨询费和销售税等货币数值记录到 Access 数据库中。可以存成任何通用货币形式，Access 有一套完整的货币符号，包括新欧元货币。货币数据类型是数字数据类型的特殊类型，当向货币字段输入具有双精度属性的数字数据类型的数据时，不必键入货币符号和千位分隔符，Access 会自动显示这些符号，并添加两位小数到货币字段中。自动编号自动编号数据类型比较特殊，，每次向表中添加新记录时，Access 会自动插入唯一顺序号，即在自动编号字段中指定某一数值。需要注意的是：自动编号数据类型一旦被指定，就会永久地与记录连接。如果删除了表中含有自动编号字段的一个记录后，Access 并不会对自动编号型字段重.

(4) 第3章. 创建表. 31. 新编号。当添加新记录时，Access 不再使用已被删除的. 序）。如果没有为给定的文件类型注册 OLE 服务器，. 自动编号型字段的数值，而按递增的规律重新赋值。自动编号数据类型占 4 个字节的存储空间，也就是说它是以长整数的类型存储在数据库中的。当表中的数据没有明显主键字段时，例如，当为. 则 Access 将显示断开的图像图标。这是某些图像类型的已知问题，尤其以 JPEG 图像最为明显。通常，应当对.accdb 文件使用附件字段而不是 OLE 对象字段。附件字段能更有效地使用存储空间，. 地址数据库设置主键时，使用自动编号字段要比使用包含姓氏、名字和城市的主键简单。. 并且即使缺少注册的 OLE 服务器，也不受影响。超级链接使用超级链接数据类型，可以在数据库中包含万. 是/否有些字段可归纳为是与否的简单选择。该字段的一个应用场景可能是，某销售代理用它标记电话是否已得到答复。 Access 使用-1 表示所有“是”值，使用 0 表示所. 维网的网址。可以使用超级链接在合同数据库中加入客户的网址。. 有“否”值。 OLE 对象使用对象链接与嵌入技术，Access 允许在数据库. 对于 Office Access 2007 的.accdb 文件来说是一种新的类型。可以将图像、电子表格文件、文档、图表以及其他类型的受支持文件附加到数据库记录中，就像在电子邮件中附加文件那样。还可以查看和编辑附. 中包含图像、音频、视频和其他类型的文件。可以使用 OLE 创建一个在线相册送给全世界的亲戚。最多可存储 2GB 数据（此大小限制适用于所有 Access 数据库）。请记住，添加 2GB 数据会导致数据. 加的文件，具体取决于数据库设计者如何设置附件字段。附件字段提供了比 OLE 对象字段更高的灵活性，并且能够更有效地使用存储空间，因为它们不创建原始文件的位图图像。. 库操作缓慢。OLE 对象字段创建原始文档或其他对象的位图图像，然后在数据库的表字段以及窗体或报表控件中显示该位图。为了让 Access 呈现这些图像，必须在运行数据库. 查阅列查阅列使用户在向表中输入数据时，可以从创建数据库时预定义的一组值中选择。查阅列提高了数据. 的计算机上注册 OLE 服务器（支持该文件类型的程. 输入的效率，而且是一条减少排字错误的简单途径。. 附件. 创建新表简单的数据库（如联系人列表）可能仅使用一个表。但是，许多数据库使用多个表。创建新数据库时，就是在计算机上创建一个新文件，作为容纳数据库中的所有对象（包括表）的容器。在新建数据库后就创建了一个新表“表 1” ，很多数据库中一个表是远远不. 够的，那么我们要怎样才能再添加新表呢？首先单击“创建”选项卡，在“表”组中单击“表”，然后双击“添加新字段”即可在添加新字段位置输入新的字段名来添加新字段。. 1 单击“创建” 选项卡。 2 单击“表”选项卡，创建新表。. 3 双击此处输入字段名。输入如下字段。.

(5) 图解精通 Access 2007 中文版. 32. 例：在房产销售管理系统数据库中创建户型表。单击快速访问工具栏上的保存按钮，或单击 Office 按钮后再单击“保存”命令，可将表保存，并出现以下“另存为”对话框。此时我们就已经创建一个新表了。 4 在此处输入新表的名称，名称为“房源”。 5 单击“确定”按钮后，将表保存。. 根据表模板创建表要创建“联系人”、“任务”、“问题”、“事件”或 “资产”表，您可能想要使用 Office Access 2007 附带的关于这些主题的表模板开始操作。这些专门设计的. 1 单击“创建”选项卡。 2 单击“表模板”命令。. 表模板与同名的 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 列表兼容。执行完第 3 步后将在数据表视图中创建一个新的关于你选择的主题表（在这里选择的是联系人）。. 3 从此处选择要创建的表的主题。. 接下来就可以对所创建的表进行修改以适合我们的实际需要，关于如何添加、删除、修改字段等内容将在下面的章节中详细讲述。. 错误！. 使用设计视图创建表因为表模板只给我们提供了少量的框架，如果我们需要的表比较复杂，或是表模板中没有提供给我们，我们要怎么做呢？这时，我们通常要用表设计来创建. 表。表设计创建表结构时，需要详细说明每个字段的字段名和该字段的数据类型。. 1 单击“创建”选项卡。. 2 单击“表设计”命令。. 错误！. 3 在此栏中输入字段的名称。. 4 在此栏中选择字段的数据类型。.

(6) 第3章. 创建表. 33. 通过导入或链接来创建表可以通过导入或链接至其他位置存储的信息来创建表。例如，可以导入或链接至 Excel 工作表、 SharePoint 列表、XML 文件、其他 Access 数据库、 Microsoft Office Outlook 2007 文件夹以及许多其他数据源中存储的信息。导入信息时，将在当前数据库的一个新表中创建信息的副本。相反，链接至信息时，则是在当前数据库中创建一个链接表，代表指向其他位置所存储的现有信息的活动链接。因此，在链接表中更改数据时，也会同时更改原始数据源中的数据。通过其他程序在原始数据源中更改信息时，所做的更改在链接表中也是可见的。. 5 选择显示工作表或命名区域。 6 在此处选择要导入的工作表名称。 7 单击“下一步”按钮继续。. 1 单击“外部数据”选项卡。 2 从导入组中选择导入文件的类型。. 8 选中“第一行显示列标题”，将列标题作为字段名。 9 单击“下一步” ”按钮继续。. 3 单击此处选择需要导入文件所在的位置。 4 单击“确定”按钮开始导入操作。. 10 在此处设置字段的属性。 11 单击“下一步”按钮继续。.

(7) 图解精通 Access 2007 中文版. 34. 14 在此处输入导入到的新表的名称。 12 在此处选择设置主键的方法，我们在这里选择自己设置主键。. 15 单击“完成”按钮完成导入表。. 13 单击“下一步”按钮继续。. 第一行包含标题选中与否的区别？当我们把导入数据作为一个新表时通常都要选择第一行包含标题，如果我们将导入的表追加到某一行后，则通常不包含标题。因为第一行标题一般作为新表的字段名来处理了。如何选择表的主键，有什么区别？如果让 Access 添加主键，Access 将创建一个 ID 字段作为主键，如果自己选择主键则由用户自己选择一个字段作为主键，如果选择不使用主键，那么所创建的表则不含有主键。. 数据在数据库中的存储方式和位置的区别？将源数据导入当前数据库新表中时，如果指定的表不存在，Access 将创建这个表。如果指定的表已经存在，那么将用导入数据来覆盖原有内容。并且对源数据所做的更改不会反映在当前数据库中。通过创建链接表来链接数据库源时，在当前数据库中将创建一个表，它将维护一个到源文件中的链接，对源文件的更改将反映在链接表中，但我们不能在数据库中更改源数据的内容。当月选择向表中追加记录副本时，如果表不存在，那么数据库将创建一个新表，如果已经存在那么就将源数据的内容追加到现有表的末尾。. 保存表在 Access 中工作很容易，但谁都不想无谓地重复任何一部分工作。经常保存表是确保不会丢失任何工作的最佳途径。首次保存新表时，应为它取一个能够说明其中所包含信息的名称。包括空格在内，最多可以使用 64 个字符（字母或数字）。单击 Microsoft Office 按钮，然后单击“保存”。. 或者右击表的“文档”选项卡，然后单击快捷菜单上的“保存”。或者单击“快速访问工具栏”上的“保存” 。如果您是首次保存表，则请键入表名称，然后单击“确定”按钮。.

(8) 第3章. 创建表. 35. 3 为表输入一个名字。. 4 单击“确定”按钮。. 出现“另存为”对话框。. 1 单击 Office 按钮，打开 Office 菜单。. 2 单击“保存”命令。. 表名可以是多长？最多可以达到 64 个字符。可以在表名中使用空格吗？可以在表名中包含空格。使用空格增加表名的可读性，的确是一个不错的主意。. 除了用鼠标外，还有更简单的方法在表的字段间移动吗? 按 Enter 键或 Tab 键可以移到表中下一字段，也可以使用箭头键移动到箭头方向的字段。. 打开表表建立好以后，如果需要，用户可以对表进行修改，在进行修改操作之前，首先要打开相应的表，完成这些操作后要关闭表。. 同时打开多个表很有用。单击表名称名称卡可以将它激活。我们可以在数据库主窗口左侧的导航栏中在表名. 可以在数据库主窗口中打开表，在计算机内存允许范围内，可以同时打开多个表。如果表之间相互关联，需要比较它们的设计时，. 称上右击来将其打开。我们可以在设计视图或数据表视图两种视图方式中打开表。.

(9) 图解精通 Access 2007 中文版. 36 错误！. 2 在数据表视图中出现表。. 1 右击要打开的表，在弹出的快捷菜单中选择在哪种视图方式打开表。. 关闭表打开表的数目越多，计算机就要耗费越多的内存追踪它们，并在移动和切换窗口时重画屏幕，所以，. 可以在表名称选项卡上右击，从快捷菜单中选择 “关闭”命令或是单击表名称选项卡右侧的关闭按钮. 关闭任何目前不用的表是个很好的想法。关掉不用的表可以加快计算机重画屏幕和更新改动的速度。. 来关闭一个表，也可以在表名称选项卡上右击后，从快捷菜单中选择“全部关闭”命令将所有打开的表全部关闭。. 1 单击“关闭”按钮。. 2 客户表已经关闭了。. 重命名表在 Access 中可以快速而简单地重命名表。要解决. 数据库中发生的任何命名冲突，或使表名更好地体现.

(10) 第3章. 创建表. 它的功用，可以重命名表。如果某个表在数据库中目前没有用处，但可能将来还要用到，也可以重命名表。重命名表可以使表的作用更清晰，将来可以帮助你或其他用户。. 1 右击要重命名的表，出现表的快捷菜单。. 37 我们只需在需要命名的表上右击，然后从弹出的. 快捷菜单中选择“重命名”命令，输入新的表名后回车即可。. 3 输入新的表名，按 Enter 键。. 2 单击“重命名”命令。. 为什么不能重命名表？要想重命名表，必须保证表没有被使用，没有被打开。. 删除表 Access 可以很容易地删除不必要的表。单击要删除的表，并在“开始”选项卡的记录组中单击“删除” 按钮，就可以删除不再用到的表。或者在表名上右击，从弹出的快捷菜单中选择“删除”命令。 Access 会提问是否确实要删除表，单击“确认删. 除”对话框中的“帮助”按钮，可以设置 Access 在执行删除操作时不提问。在 Access 主窗口中单击“快速访问工具栏”中的 “撤消”. 按钮，可以恢复已删除表。.

(11) 图解精通 Access 2007 中文版. 38. 1 单击要删除的表。 2 单击此处，出现确认删除对话框。 3 单击“是”按钮，将表删除。. 将表复制到其他数据库许多通用的表，如那些包含个人信息的表，经常会在许多数据库中用到。 Access 可以快速而简单地将表复制到另一个数据. 或数小时重新创建表和相关的有效性规则以及输入掩码相比，这显然是更可取的。如果目标数据库中某个表与要复制过去的表名称. 库中。在表上右击，从出现的快捷菜单中执行几个简单的命令，就可以在数秒钟内复制表。与花费数分钟. 相同，Access 会出现提示。. 3 单击 Office 按钮，打开菜单。 1 右击要复制的表。 2. 从弹出的快捷菜单中选择. “复制”命令。. 4 单击“打开” ，打开目标数据库。. 5. 右击数据库中任一. 空白处，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。.

(12) 第3章. 创建表. 39. 出现“粘贴表方式”对话框。 6 此处输入表名。目标数据库中表名不一定与源数据库中的表名相同。. 8 单击“确定” 按钮。. 9 在目标数据库中出现新表。. 7 有多个粘贴选项可用，在这里我们复制源表的结构和数据。. 可以同时将某个表复制到多个数据库吗？可以。在将复制的表粘贴到目标数据库后，它仍然保留在剪贴板中，如果想将它复制到第二个数据库中，只要打开相应数据库并执行粘贴命令即可。. 如何将某个表从第一个数据库移动到第二个数据库？从快捷菜单中选择“剪切”而不是“复制”，就可以将表从一个数据库移到另一个数据库，并在原先数据库中将它删除。. 如果目标数据库中有一个同名表，如何确保不会将它覆盖？如果要添加的表与某个已有表的名称相同，Access 会出现提示。单击“是” ，用复制表替换已有表，否则单击“否”。. 在同一数据库中复制表有时，可能需要创建两个几乎相同的表，仅仅在几个重要方面不同。此时，可以重新使用第一个表，而不用重复原先的工作手动创建第二个表。要完成该操作，只需复制该表并以另一个名字保存。如果不慎仍用原来的名字保存第二个表，Access. 会出现提示。在表名上右击，在快捷菜单中选择“复制”命令。然后再从空白处右击选择“粘贴”命令。将表粘贴到一同数据库中。具体的操作方法与在不同数据库中复制表方法类似。.

(13) 图解精通 Access 2007 中文版. 40. 3 单击“开始”选项卡“剪贴板”组中的 “粘贴”。. 1 在导航窗体中单击要复制的表。 2 在快捷菜单中单击“复制”命令。. 4. 在此处输入表的名称。. 5. “粘粘选项”栏中单击“只粘贴结构”单选按钮。. 6. 单击“确定”按钮。. 在数据表视图中向表内添加字段手动创建表时，很容易忘掉一两个字段，Access 允许以最小的工作量向表中添加字段。在数据表视图中，字段是以列来表示的。打开数. 卡中选择“插入”，或在数据表视图的列标题上右击，并选择“插入列”，都可以向表中插入字段。如果不小心将字段插入到表中错误的位置，可以. 据表后将出现“数据表”选项卡。从“数据表”选项. 很容易地移动或删除重来。.

(14) 第3章. 2 单击“数据表”选项卡。. 创建表. 41. 1 选中需要添加新字段的位置。. 3 单击此处插入一个新字段“字段 1” 。 4 双击“字段 1”输入新的字段名。. 在数据表视图中设置字段的数据类型尽管 Office Access 2007 可很好地为在数据表视图中创建的字段自动检测对应的数据类型，但有时您. 通常，标识符（如产品 ID）应作为“文本”数据类型进行存储。. 需要替代 Access 做出的决定。例如，您可能有用于标识所售产品的现有产品 ID。如果您在数据表视图中的表中键入数字 ID（如 1003），自动数据类型检测功能会将该字段设置为“数字”数据类型。不过，您只应. 如果要为字段显式设置数据类型和格式，以替代 Office Access 2007 做出的选择，可以使用“数据” 选项卡上的“数据类型和格式”组中的命令来执行此操作。. 对算术计算中涉及到的字段使用“数字”数据类型。.

(15) 图解精通 Access 2007 中文版. 42. 2 单击“数据表”选项卡。. 1 单击需要修改的列。. 3 选择“数据类型和格式” 组中的“数据类型”，即可修改字段的数据类型。. 使用字段模板添加字段有时，与手动创建字段相比，从预定义的字段列. 确保表处于数据表视图中。. 表中进行选择更为容易。您可以使用“字段模板”任务窗格从预定义的字段列表中进行选择。Office Access 2007 提供了一组内置的字段模板，使您在创建字段时可以节省大量时间。要使用字段模板创建新字段，请. 在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中，单击“新建字段” 。将显示“字段模板”窗格。在“字段模板”窗格中选择一个或多个字段，并. 显示“字段模板”窗格，然后将一个或多个模板拖放到在数据表视图中打开的表中。字段模板是用于描述字段的一组预定义的特征和属性。字段模板定义包括字段名、数据类型、字段. 将它们拖至表中。出现插入行时，将字段放在适合的位置。这些字段随即显示在数据表中。字段模板是模型。它们提供了一个创建新字段的. Format 属性的设置，还包括大量的其他字段属性，它们组合在一起形成了一个模型，可作为创建新字段的基础。. 基础，但并不是创建新字段的唯一基础。除了使用字段模板创建新字段外，还可以根据其他表中的现有字段创建新字段。.

(16) 第3章. 创建表. 43 1 单击“数据表”选项卡。 2 单击“字段和列”组中的“新建字段”命令。. 3 从列表中选择一个字段插入到表指定的字段前面。. 从现有的表添加字段如果您使用的数据库包含多个表，则可以从其他表中添加字段。实际上，其中的某些表很可能是彼此. 过 Office Access 2007，可以从其他相关表中添加字段，或从您尚未与之创建关系的其他表中添加字段，. 关联的。在关系数据库中，首先在基于主题的独立表中存储信息，然后定义关系以向数据库管理系统提供信息，使其能够根据需要将这些信息组合在一起。通. 从而创建新字段。可以使用“字段列表”来添加字段，该列表显示数据库的其他表中的可用字段。. 1 单击“数据表”选项卡。 2 单击“字段和列”组中的“添加现有字段”命令。. 3 从列表中选择一个字段插入到表指定的字段前面。.

(17) 图解精通 Access 2007 中文版. 44. 重命名字段表中的字段名应能尽量体现出所存储的内容，如果表中字段没有体现出字体值的主题，或者我们因为其他原因需要修改表中字段的名称。在数据表视图中重命名字段可以双击需要重命名. 1 右击列名的任何一处。. 的字段（或者右击该列，从弹出的快捷菜单中选择“重命名列），输入新的字段名后按 Enter 键。在设计视图中重命名字段可以在需要重命名的字段上单击，将原有字段名删除，输入新的字段名即可。. 3 输入新的字段名称后按 Enter 键。. 2 从弹出的快捷菜单中选择“重命名列”命令。. 插入字段当我们创建表时，很容易忘掉一两个字段，Access. 主窗口中选择“插入行” ，或在设计视图的列标题上右. 允许以最小的工作量向表中添加字段。在数据表视图中插入字段（添加字段）在前面的章节中已经讲述。在设计视图中，字段是以表行来表示的。从 Access. 击鼠标，并选择“插入行”，都可以向表中插入字段。如果不小心将字段插入到表中错误的位置，可以很容易地移动或删除重来。. 1 右击需要插入位置，弹出快捷菜单。 2 单击“插入行”命令。. 3 此处为新插入的行，在此处输入新的字段名。.

(18) 第3章. 创建表. 45. 删除字段在设计视图中可以随时删除表中的字段。如果不小心添加了两个同样的字段，或者觉得某字段并不是必需的，而更适合放在另一张表中，就需要从表中删除该字段。. 在数据表视图中可以通过单击“数据表”选项卡中“字段和列”组中“删除列”来删除字段。在设计视图可以通过在要删除的字段上右击再从快捷菜单中选择删除行，或是选择要删除的字段再从“设计”选. 如果错误地删除了字段，还可以重新添加该字段（参看前面的章节）。. 项卡的“工具”组中单击“删除”来删除字段。. 2 单击“设计”选项卡。 3 单击“删除行”命令。. 1 单击“字段名称”旁边的记录选定器。. 重新排列字段创建高效率表的第一步是确保表中字段已经可以表示所有需要的信息。如果已经包括了所有信息，需要按照逻辑顺序排. 如果设计表时选择了合适的字段顺序，创建窗体和报表时将会节省许多工作。在设计视图方式下，我们可以通过直接拖动来实. 列字段。按照一种可操作的顺序重新排列各字段，可以使数据库更容易理解。在创建表时，要同时考虑由表产生的窗体和报表如何显示。. 现改变字段的顺序，在需要改变顺序的字段上单击以选择它，然后按住左键不放将其拖动到目标位置。例如，要将职务字段移动到学历的前面，具体操作如下：.

(19) 图解精通 Access 2007 中文版. 46. 2 拖动到目标位置之后，可以看到如图所示的黑线，这就是我们的目标位置，选好位置之后松开鼠标，完成移动。. 1. 单击要移动行旁边的记录. 选定器。将记录选定后，按住左键拖动到学历之前。. 设置主键每个表应包含一个列或一组列，用于对存储在该表中的每个行进行唯一标识。这通常是一个唯一的标识号，如雇员 ID 号或序列号。在数据库术语中，此信息称为表的主键。Access 使用主键字段将多个表中. 更改。如果尚未确定可能成为好的主键的一个或一组列，请考虑使用具有“自动编号”数据类型的列。使用“自动编号”数据类型时，Access 将自动为您分配. 的数据关联起来，从而将数据组合在一起。如果已经为表指定了唯一标识符（如唯一标识目录中的每种产品的产品编号），就可以使用该标识符作为表的主键，但仅当此列的值对每条记录而言始终不. 一个值。这样的标识符不包含事实数据，即不包含描述它所表示的行的事实信息。不包含事实数据的标识符非常适合作为主键使用，因为它们不会更改。包含有关某一行的事实数据的主键（如电话号码或客户名. 同时才能如此。主键中不能有重复的值。例如，不要使用人名作为主键，因为姓名不是唯一的。很容易在同一个表中出现两个同名的人。主键必须始终具有值。如果某列的值可以在某个. 称）很有可能会改变，因为事实信息本身可能会更改。应该始终为表指定一个主键。Access 会自动为主键创建索引，这有助于加快查询和其他操作的速度。 Access 还确保每条记录的主键字段中都有一个值，并. 时间变成未分配或未知（缺少值），则该值不能作为主键的组成部分。应该始终选择其值不会更改的主键。在使用多个表的数据库中，可将一个表的主键作为引用在其他表. 且该值始终是唯一的。在数据表视图中创建新表时，Access 会自动为您创建一个主键，并为它指定字段名 ID 和“自动编号” 数据类型。该字段在数据表视图中处于隐藏状态，但. 中使用。如果主键发生更改，还必须将此更改应用到其他任何引用该键的位置。使用不会更改的主键可降低出现主键与其他引用该键的表不同步的机率。通常将任意唯一数字作为主键使用。例如，可能. 切换到设计视图就可以看到该字段。在设计视图中创建主键的方法很简单，首先在设计视图打开表，然后在记录选定器上单击。单击“设计”选项卡，执行“工具”组中的“主键”按钮，即. 会为每个订单分配一个唯一的订单号。订单号的唯一用途是对订单进行标识。分配后，订单号就永远都不. 可把选定字段设为主键。.

(20) 第3章. 创建表. 47. 1 单击行选定器，选中需要的字段。. 2 单击“设计”选项卡。 3 单击工具组中的“主键”命令，为指定字段添加主键。职工编号字段名称前出现主键标志。. 输入字段说明 Access 为数据库中每个字段都提供了说明空间。字段说明是数据库的重要部分，它用来说明每个字段. 库以及查看信息的表示方式。尽管字段说明不是必需的，但它仍是所有数据库. 中包含什么类型的信息。说明有助于提醒你在创建数据库时对每个字段功能的定义，还可以使用户和其他设计者深入了解数据. 文档的重要部分。在设计视图中打开表，直接在“说明”文本框中输入关于字段的说明即可。. 1 在此处输入字段说明后按 Enter 键。.

(21) 图解精通 Access 2007 中文版. 48. 创建查阅列可以在字段中包含一个数值列表，当用户输入数据时，从中进行选择。建立查阅列是使数据输入简单化和减少拼写错误的另一条途径。如果一些数值经常出现在某字段中，在该字段中包含查阅列是一个不错的想法。如果数据元素不便于记忆，如州名缩写、产品号码或部门名，也可以包含一个查阅列。 Access 可从已有字段中获取查阅列的数值，也可以手动输入。查阅列（或字段）是表中的字段，其中的值是从另一个表或值列表中检索而来的。可以使用查阅列显. 1 单击“数据表”选项卡。 2 单击“字段和列”组中的“查阅列”。. 示组合框或列表框中的选项列表。选项可以来自表或查询，也可以是您提供的值。可以通过设置字段的“查阅”字段属性手动创建查阅列，也可以通过完成查阅向导自动创建查阅列。如果可能，应该使用查阅向导创建查阅列。查阅向导可简化创建过程，自动填写适当的字段属性并创建适当的表关系。. 出现“查阅向导”对话框。. 1 在此处选择显示什么内容。 2 单击“下一步”继续执行查阅向导。. 使用字段列表窗格创建查阅列可以在数据表视图或设计视图中创建查阅列。在数据表视图中创建查阅列默认情况下，在您打开表时，会在数据表视图中打开该表。在“数据表”选项卡上的“字段和列” 组中单击“查阅列”，可以添加查阅列。执行此操作会启动查阅向导，该向导将引导您完成创建查阅列的过程。在导航窗格中，双击要在其中创建查阅列的表。此操作会在数据表视图中打开该表。在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中单击“查阅列” ，将启动“查阅向导”。. 如果使用的数据库包含多个表，则可以通过从“字段列表”窗格中拖动字段来开始创建查阅字段的过程。 “字段列表”窗格显示数据库内其他表中可用的字段。在通过该方式创建查阅列时，查阅向导会自动启动，您拖到数据表的字段将成为查阅列中的一个字段。在导航窗格中，双击要在其中创建查阅列的表。此操作会在数据表视图中打开该表。在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中单击“添加现有字段”随即会显示“字段列表”窗格。单击某个表旁边的加号（+），以显示该表中字段的列表。将所需字段从“字段列表”窗格拖动到数据表视图下的表中。当插入行出现时，将该字段放到适当位置，将启动“查阅向导”。.

(22) 第3章. 创建表. 49. 1 单击“数据表”选项卡。 2 单击“字段和列”组中的“添加现有字段” 。 3 从字段列表中选择一个字段拖入到需要插入的位置。出现“查阅向导”对话框。. 10 在此处文本框中输入字段名称。 4 从可用字段列表中选择需要的字段。. 11 单击“完成”按钮查阅向导创建完毕。. 5 单击此按钮将字段添加到选定字段列表。 6 单击“下一步”按钮继续。在设计视图中创建查阅列除了在数据表视图中创建查阅列外，还可以在设计视图中创建查阅列。使用设计视图时，可以使用在数据表视图中所使用的相同查阅向导来创建查阅列。不过，在设计视图中，您对所有字段属性具有完全访问权限，因此可以直接编辑这些字段属性。在导航窗格中，右键单击要在其中添加查阅列的表，然后单击快捷菜单上的“设计视图”。在表设计网格中找到第一个可用的空行。在第一个可用的空行中，. 7 在此处选择字段排序依据。 8 在此处单击选择排序次序（升/降）。 9 单击“下一步”按钮继续。. 单击“字段名称”列中的单元格，然后为该查阅列键入字段名称。接下来，单击该行内“数据类型”列中的单元格，单击下拉箭头，然后选择“查阅向导” ，将启动“查阅向导”。.

(23) 图解精通 Access 2007 中文版. 50. 1 右击“房源”表选项卡。 2 从快捷菜单中单击“设计视图”。 9 在此处确定具体的表或查询的名称。. 8 在此处选择查阅列的数据来源。. 10 单击“下一步” 按钮继续。. 3 单击“设计”选项卡。. 5 单击“工具”组中的“查阅列” 。. 4 选择要插入新的字段位置。. 11 在此处选择可用字段。 12 单击此按钮将字段添加到选定字段中。 13 单击“下一步”按钮继续。. 接下来的操作与使用字段列表窗格创建查阅列相同，这里就不再多说。刚才介绍的是使用查阅列来查阅表或查询中的值的使用方法，还有一种方式就是通过自行键入所需的值来创建查阅列，前 7 步的操作相同，下面从第 8 步 6 选择字段值的来源。 7 单击“下一步”按钮继续。. 开始介绍。.

(24) 第3章. 8 在此处输入查阅列中要显示的值。 9 单击“下一步”按钮继续。. 创建表. 51. 10 在此处的文本框中输入字段名称。 11 单击“完成”按钮关闭查阅向导并添加新的查阅字段。.

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