第 3 章 文档制作软件 Word 2010
Word 2010 是微软办公系列软件的重要组件之一，利用它可以完成对文字的录入、编辑、 排版、打印等一系列工作，可以方便地在文档中插入图片、绘制表格，甚至可以插入声音、视 频等信息，制作一个图文并茂、赏心悦目的多媒体文档。 文档操作 文档编辑 文档排版 文档打印 表格制作 图文混排 高效排版3.1 Word 2010
概述
3.1.1 Word 2010启动和退出 1．启动 启动 Word 2010 常用的方法有：（1）选择“开始”|“所有程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Word 2010”选项，即 可启动 Word 2010。 （2）双击桌面快捷方式图标 ，也可以启动 Word 2010。 注意：如果桌面没有 Word 2010 的快捷方式，可以利用第一种启动方法，在“Microsoft Word 2010”菜单项上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“发送”|“桌面快捷方式”命 令建立 Word 2010 的快捷方式。 2．退出 退出 Word 2010 程序的方法有很多种，下面给出常用的几种： （1）单击功能区“文件”选项卡下的“退出”命令。 （2）单击 Word 2010 窗口右上角的“关闭”按钮 。
（3）单击 Word 2010 窗口左上角的控制图标 ，在展开的下拉菜单中选择“关闭”命令。 注意：关闭退出 Word 2010 时，如果用户创建或修改文档后未保存，系统会询问用户是否 保存，给用户一个保存文档的机会。
3.1.2 Word 2010的用户界面
成功启动 Word 2010 后，便进入其工作窗口。Word 2010 与 Word 2003 相比，界面和操作 方式最大的变化就是用选项卡和功能区取代了以前的菜单栏和工具栏。 Word 2010 的窗口由标题栏、快速访问工具栏、功能区、标尺栏、文档编辑区和状态栏等 组成，如图 3-1 所示。 图 3-1 Word 2010 的工作界面 1．标题栏 位于窗口的最上方，显示了当前编辑的文档名、程序名和一些窗口控制按钮。刚启动进 入 Word 2010 时，文档编辑区为空，文档自动被命名为“文档 1”，以后再新建文档时依次自 动命名为“文档 2”、“文档 3”…… 2．快速访问工具栏 主要放置一些在编辑文档时使用频率较高的命令，默认显示“保存”、“撤销”、“重复”命 令按钮。用户也可以单击此工具栏中的“自定义快速访问工具栏”按钮 ，在弹出的菜单中勾 选某些命令，将其添加到工具栏中，以实现快速访问。 3．功能区 Word 2010 将大部分命令分类放在功能区的各选项卡上，如“文件”、“开始”、“插入”、 “页面布局”等。在每个选项卡上，命令又被分成若干组，如“开始”选项卡分为“剪贴板”、 标题栏 功 能 区 标 尺 栏 状态栏 快速访问工具栏 文档编辑区
“字体”、“段落”、“样式”等几个组。要执行某个命令，可先单击命令所在的选项卡的标签切 换到该选项卡，然后再单击需要的命令按钮即可。 4．标尺栏 分为水平标尺和垂直标尺，可以用于确定文档内容在纸张中的位置和设置段落缩进等。 通过文档编辑区右上角的“标尺”按钮 ，可显示或隐藏标尺。 5．文档编辑区 水平标尺下方的空白区域是文档编辑区，用户可以在该区域内输入文本、插入表格、图 片，或对文档进行编辑、修改和排版等。在编辑区有一个不停闪烁的光标，称为插入点，用来 指定文档当前的编辑位置。 6．状态栏 位于 Word 文档窗口的底部，其左侧显示了当前文档的状态和相关信息，右侧显示的是视 图模式和文档显示比例。 3.1.3 Word 2010的视图模式 视图能以不同的形式来显示文档的内容，以满足不同编辑状态下用户的需要，选择合适 的视图模式可以提高工作效率、节省编排时间。Word 2010 提供的视图如下： 1．草稿视图 该视图下可以快速地输入和编辑文字，页与页之间只用虚线分隔，页眉、页脚、图片和 表格等不能显示。 2．页面视图 是文档中最常用的视图，显示的文档和打印出来的效果几乎是一样的。可以看到图形和 文本的排列格式，能显示页的分隔、页眉和页脚。 3．大纲视图 可以显示更改标题的层次结构，并能折叠、展开各种层次的文档内容，适用于长文档的 快速浏览和设置。 4．Web 版式视图 文档的显示与在浏览器中完全一致，可以编辑用于 Internet 网站发布的文档，即 Web 页面。 在 Web 版式下，正文显示的更大，不是实际打印效果。 5．阅读版式视图 最大特点是便于用户阅读，也能进行文本的输入和编辑。 用户可以利用状态栏右边的视图切换按钮切换不同的视图模式，也可以单击功能区“视 图”选项卡下“文档视图”组的相应视图按钮来选择视图模式。 3.1.4 Word 2010的帮助系统 使用 Word 2010 的过程中，可能会碰到一些疑难问题。例如，对某些功能有疑问或不知道 如何执行某项操作等，此时可通过系统提供的帮助信息解决问题。 单击 Word 2010 工作界面右侧的“帮助”按钮 或按 F1 键，可打开如图 3-2 所示的帮助 窗口。我们可以通过单击要查看的信息类别名称查看系统提供的有关帮助内容，也可在上方的 编辑框中输入要查找的帮助关键字，然后单击右侧的“搜索”按钮 进行搜索。
图 3-2 Word 2010 帮助窗口 3.1.5 制作 Word 2010 文档的工作流程 Word 2010 功能强大，我们可以利用它轻松制作一个集文字、图片、表格等信息为一体的 电子文档，使用 Word 2010 制作电子文档的一般步骤为： ①启动 Word 2010，创建一个新文档（或打开一个旧文档）。 ②设置纸张类型，系统默认的纸张类型为 A4 纸。 ③输入内容（包括文字、图片、表格等）。 ④编辑文档，如改正文档中错别字、调整文档内容等。 ⑤排版文档，如设置字符格式、段落格式、页面格式、图文混排等。 ⑥保存、预览和打印文档。 注意：文档的保存不必等到最后进行，在编排文档的过程中养成及时存盘的好习惯，避 免因出现意外而丢失文档的情况发生。
3.2
文档的操作
3.2.1 创建文档 Word 2010 启动后，系统会自动建立一个名为“文档 1.doc”的空白文档，用户可以在编 辑区输入内容，然后存盘，完成文档的建立。若在 Word 2010 工作过程中，需要建立新文档可 以采用以下几种方法： （1）单击功能区“文件”选项卡下的“新建”命令，在“可用模板”区域选择“空白文 档”，然后单击“创建”按钮，即可创建一个空白文档。 编辑框（2）单击“快速访问工具栏”上的“新建”按钮 即可创建一个空白文档。如果“快速 访问工具栏”上没有该按钮，只需单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的下拉菜单中 勾选“新建”命令，“新建”按钮就会出现在“快速访问工具栏”上。 （3）按 Ctrl+N 组合键可以快速地创建一个空白文档。 3.2.2 保存文档 文档的保存分为以下几种情况： 1．保存新建文档 Word 2010 的新建文档默认的文件名是“文档 1”（“文档 2”、“文档 3”…），这个新文档 只是暂时保存在内存中，如果此时计算机死机或停电，那么这个文档将永远丢失，所以一定要 保存文档，保存文档需要指定文档在磁盘上的保存位置、文件名及保存类型。 具体操作如下： （1）单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮 ，或单击功能区“文件”选项卡下的 “保存”命令，会弹出如图 3-3 所示的“另存为”对话框。 图 3-3 “另存为”对话框 （2）在左边导航窗格中选择文档的保存位置。 （3）在“文件名”文本框输入文档的名称。 （4）在“保存类型”下拉框中选择文档的保存类型，系统默认的为“Word 文档（*.docx）”， 如果希望在 Word 的早期版本中打开使用该文档，可以选择保存类型为“Word 97-2003 文档”。 （5）最后单击“保存”按钮完成文档的保存操作。 2．保存已有文档 保存已有文档分两种情况： （1）如果编辑后的文档以原名保存在原来位置上，只需单击功能区“文件”选项卡下的
“保存”命令，或单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，或按 Ctrl+S 组合键。 （2）如果编辑后的文档需要以新文件名保存，或改变存放位置，或改变文件保存类型， 可单击功能区“文件”选项卡下的“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中，为文档指 定新的文件名，或新的保存位置，或新的保存类型。 3．自动保存 Word 2010 还提供了自动保存功能，每隔一段时间自动对文档进行保存，有效地避免因停 电、死机等意外事故来不及保存造成文档内容的丢失。自动保存功能设置方法如下： （1）单击图 3-3 所示的“另存为”对话框中“工具”的列表按钮，在展开的列表中选择 “保存选项”命令，弹出“Word 选项”对话框。 （2）选中对话框中的“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并在“分钟”数值框中输 入需要保存的时间间隔，单击“确定”按钮，返回到“另存为”对话框。 （3）最后单击“保存”按钮。 Word 2010 还提供了恢复未保存文档的功能，单击功能区“文件”选项卡下的“最近所用 文件”命令，单击面板最下方的“恢复未保存的文档”按钮，在弹出的文件列表中直接选择要 恢复的文件即可恢复未保存的文档。 【例 3.1】创建一个 Word 电子文档，以文件名“例 3.1 紧急通知”保存在 D 盘的“Word 应用示例”文件夹中。文档的内容如下： 紧急通知 最近网络上出现了一种新病毒，这是一种名为“Sircam”的网络蠕虫病 毒。该病毒通过邮件系统传播，病毒体附带一个随机的文件作为附件， 附件的名称带有双扩展名，邮件的主体和附件名称都是不定的。 操作步骤如下： ①启动 Word 创建新文档。双击桌面 Word 2010 快捷方式图标或通过“开始”菜单启动 Word 2010 ，启动后自动建立一个名称为“文档 1”的空白文档。 ②输入文字。在插入点输入上面所给文字。 ③保存文档。单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，如 果 D 盘的“Word 应用示例”文件夹已经存在，在左边导航窗格中选定该文件夹，否则创建该 文件夹。方法是首先在左边导航窗格中选定“D 盘”，然后单击“新建文件夹”按钮，在文件 夹名称框中输入“Word 应用示例”；然后选定该文件夹，在“文件名”文本框输入“例 3.1 紧 急通知”，单击“保存”按钮。 文档保存后，Word 窗口的标题栏显示为用户输入的文件名“例 3.1 紧急通知”。 3.2.3 打开文档 如果需要编辑已经建好的文档，必须先要打开该文档。打开文档的方法有很多种，这里 介绍几种常用的打开文档方法： 1．通过“打开”对话框打开指定文档 （1）选择“快速访问工具栏”中的“打开”命令按钮 ，或单击功能区“文件”选项卡 下的“打开”命令，或直接按 Ctrl+O 组合键，将弹出“打开”对话框，如图 3-4 所示。
图 3-4 “打开”对话框 （2）打开文档的操作和保存文档类似，在左边导航窗格中选择要打开的文档位置，在右 边文件列表窗格中选择要打开的文件；或在“文件名”列表框内输入文件名，然后单击“打开” 按钮。 2．打开最近使用过的文档 单击功能区“文件”选项卡下的“最近所用文件”命令，在右边列出最近打开的文件列 表和位置，单击所需文档即可将其打开。 3．通过“计算机”打开文档 在“计算机”中找到需要打开的文档，双击该文档即可打开。 3.2.4 关闭文档 单击功能区“文件”选项卡下的“关闭”命令，或单击文档窗口右上角的关闭按钮，或 按 Alt+F4 组合键都可以关闭当前文档。 3.2.5 多个文档的操作 Word 2010 允许同时打开多个文档，可用来轮流查阅、复制信息或分别编辑。这些文档可 以同时显示在窗口上，但只能有一个文档是活动文档，也就是用户可以进行编排操作的文档。 1．打开多个文档 （1）一次选定并打开多个文档。 在图 3-4 所示的“打开”对话框中，在所列出的文件列表中选定所有需要打开的文件（选 取多个文件的方法和 Windows 下选取多个文件方法一样），单击“打开”按钮，Word 2010 将 依次打开所选的各个文档。 （2）分别选中并打开多个文档。 按照前面 3.2.3 节介绍的方法打开一个文档后，再依次打开其他文档。无论哪种方法，后 打开的文档窗口将在屏幕上覆盖先打开的文档窗口，成为当前的活动窗口。 2．切换当前活动文档 下面两种方法都可以切换当前活动文档：
（1）把鼠标停留在“任务栏”的 Word 2010 应用程序图标上，会弹出的一个列有当前所 有打开文档的菜单，可以从中单击某个文档使其成为当前活动文档。 （2）单击功能区“视图”选项卡下“窗口”组的“切换窗口”按钮 ，会列出所有打开 文档，单击某个文档使其成为当前活动文档。 3．同时显示多个文档 单击功能区“视图”选项卡下“窗口”组的“全部重排”按钮 ，系统把已打开的所有 文档窗口以水平平铺方式同时显示在屏幕上。如果想使某一个窗口成为活动文档窗口，只需单 击对应的窗口即可。 【例 3.2】打开“例 3.1 紧急通知”文档，在原位置为其建立副本。然后打开所建立的副 本文档，利用这两个文档练习多文档操作。 操作步骤如下： ①打开“例 3.1 紧急通知”文档。启动 Word 2010，单击“快速访问工具栏”上的“打开” 按钮，弹出“打开”对话框，在左边导航窗格中选定 D 盘的“Word 应用示例”文件夹，“例 3.1 紧急通知”文档将出现在文件列表中，双击该文档，或单击该文档，然后单击“打开”按 钮均可打开该文档。 ②建立副本。单击功能区“文件”选项卡下的“另存为”命令，弹出“另存为”对话框， 在左边的导航窗格中选定 D 盘的“Word 应用示例”文件夹，在“文件名”文本框中输入“例 3.1 紧急通知副本”，单击“保存”按钮。此时“例 3.1 紧急通知”文档自动关闭，“例 3.1 紧急 通知副本”文档为当前活动文档。 ③多文档操作。利用第①步给出的方法再次打开“例 3.1 紧急通知”文档，此时 Word 2010 同时打开“例 3.1 紧急通知”、“例 3.1 紧急通知副本”两个文档。把鼠标停留在“任务栏”的 Word 2010 应用程序图标上，会弹出的一个列有这两个已打开文档名的菜单，可以从中单击某 个文档使其成为当前活动文档；也可以单击功能区“视图”选项卡下“窗口”组的“切换窗口” 按钮，在列出的所有打开文档中单击某个文档使其成为当前活动文档。 ④关闭文档。操作完毕，单击“关闭窗口”按钮可以关闭文档，也可以通过单击“文件” 选项卡下的“关闭”命令关闭文档。
3.3
文档的输入与编辑
3.3.1 输入文本 1．输入方式 在文档中输入文本的方式有键盘输入、语音输入、手写输入和扫描仪输入等，通常我们 都是借助于键盘输入文本。 2．输入状态 利用键盘输入文本时有两种状态：插入和改写。状态栏左边的“插入”和“改写”按钮 是个切换键，如果此时为“插入”状态，单击该按钮，变为“改写”状态，反之变为“插入” 状态；也可以按 Insert 键切换“插入”和“改写”状态。在“插入”状态下，输入的字符插在 光标后的字符前；在改写状态下，输入的字符将替代光标后的字符。3．中文输入法的使用 目前广泛流行的中文输入法有微软拼音输入法、搜狗拼音输入法、五笔字型输入法等。 微软拼音输入法、搜狗拼音输入法属于音码，音码简单易学，使用者众多，但重码高。五笔字 型属于形码，形码重码低，录入速度快，但掌握起来有一定的难度。 下面以微软拼音输入法为例讲解，在使用过程中要牢记以下快捷键： （1）中/英文输入法切换组合键 Ctrl+Space （2）中文输入法切换组合键 Ctrl+Shift （3）全/半角切换组合键 Shift+Space （4）中/英文标点符号切换组合键 Ctrl+. （5）中/英文切换键 Shift 4．输入时的注意事项 （1）文档的输入总是从插入点处开始，即插入点显示了文本的输入位置。 （2）一般情况下，不要用空格来调整段落缩进和对齐，通过段落格式设置很容易达到指 定的效果。 （3）输入文字到达右边界时，不要使用回车键换行。Word 2010 会根据设定的段落左右 缩进自动换行，只有当一个自然段输入完毕时，才按回车键，这时会产生一个段落标记“ ” 以结束本段落。 （4）各种符号的输入。 文档中除了普通的文字外，还经常用到一些符号。各种符号的输入有以下几种方法： ① 常用标点符号。在中文标点符号状态下，直接按键盘的标点符号。例如，输入英文句 号“.”，会显示为中文句号“。”，输入“\”会显示为顿号“、”。可以按“Ctrl+.”实现中英文 标点符号的切换。 ② 一些特殊符号，像数字序号、标点符号、数学符号、希腊字母等，可以通过输入法状 态栏的软键盘输入。 方法是用鼠标单击“软键盘”按钮，弹出如图 3-5 所示的软键盘列表，如需要输入特殊数 字序号，单击“9 数字序号”项，将打开如图 3-6 所示的“数字序号”软键盘，单击其中所需 字符即可实现所需序号的输入。 图 3-6 “数字序号”软键盘 图 3-5 软键盘列表 软键盘
③ 特殊的图形符号，如、等。可以单击功能区“插入”选项卡下“符号”组的“符 号”按钮，在展开的下拉框中单击所需要的符号即可。如果要输入的符号不在下拉框中显示， 则可以单击下拉框中的“其他符号”选项，在弹出的“符号”对话框中进行选择输入。 【例 3.3】打开 D 盘“Word 应用示例”文件夹下的文档“例 3.1 紧急通知”，在文档中继 续输入以下内容： 请大家使用电脑时注意： ① 谨慎接收电子邮件，尤其是带有附件的，不要轻易打开其附件。 ② 一旦被病毒感染，使用杀毒软件的软盘引导系统对病毒进行查杀。 ③ 遇到不能解决的问题，请使用以下两种方式咨询： 服务热线：63518188 E-mail：wlzx@hnufe.edu.cn 网络中心 8 月 10 日 操作步骤如下： ①打开 D 盘“Word 应用示例”文件夹中的“例 3.1 紧急通知”文档。 ②把插入点置于文档尾部，按回车键，另起一段开始输入上面内容。输入时注意特殊符 号的输入： ①、②、③：用鼠标单击输入法状态栏上的“软键盘”按钮，选择“9 数字序号”项， 打开“数字序号”软键盘，选取其中需要的序号。 、：单击功能区“插入”选项卡下“符号”组的“符号”按钮，在展开的下拉框 中单击“其他符号”选项，在弹出的“符号”对话框中，字体列表框选择“Wingdings”， 在下面的字符列表中选择需要的字符，单击“插入”按钮，即可完成这些符号的输入。 ③ 输入完毕，单击保存按钮，保存文档。 3.3.2 文本的编辑 文本编辑是对一个已经建好的文档进行修改和调整。文本编辑一般遵循“先选定，后操 作”的原则。 1．选定文本 选定文本有以下几种方法： （1）利用鼠标选定文本。 用鼠标选定文本的最基本动作是“拖动”，即按住鼠标左键拖过所要选定的所有文本区域， 然后松开鼠标即可。如果按住 Alt 键，拖动鼠标可以选取一个矩形块。 （2）利用键盘选定文本。 将光标移动到要选定的文字内容首部（或尾部），按住 Shift 键不放，同时按←键、或↑键、 或→键、或↓键，直到选定所要的文本内容。 （3）利用鼠标与键盘结合选定文本。 选择较长的文本内容时，将插入点置于选择区域的起点，滚动窗口内容到区域的终点， 按下 Shift 键，用鼠标指针指向终点单击即可。这种方法可方便地选定大范围的文本内容。 （4）利用选定区。 文本区左侧的空白区域，称为选定区。当鼠标移动到该区域时，变成一个向右的箭头，
单击该区域，光标所在的行被选定，双击该区域，光标所在的段落被选定，三击该区域，整个 文档内容将被选中，若在该区域拖曳，鼠标经过的每一行均被选定。 如果想实现同时选定多块区域的功能，可通过按住 Ctrl 键再加选定操作来实现。若要取 消选定，只需在文本窗口的任何位置单击鼠标或按光标移动键即可。 2．编辑文档 （1）插入文本。 在插入状态下，将光标移动到想要插入文本的位置，然后输入内容即可。注意要确保此 时的输入状态是“插入”状态。 （2）删除文本。 对单个字符，按退格键（←）可以删除光标前的字符，按 Delete 键可删除光标后的字符， 但如果要删除大量的文字，首先利用前面介绍的选定方法选定要删除的内容，然后可以选择下 述 3 种删除方法之一进行删除。 ①按←键或 Delete 键。 ②单击功能区“开始”选项卡下“剪贴板”组的“剪切”按钮 。 ③在选定文字上单击右键，从弹出的快捷菜单中执行“剪切”命令。 注意：删除段落标记可以实现合并段落的功能。如果想把两个段落合并成一个段落，可 以将光标定位在第一个段落的段落标记前，按 Delete 键即可。 （3）移动和复制。 在编辑文档时，可能需要把一段文字移动到另一个位置，这时可以根据移动距离的远近 选择不同的操作方法。 ①短距离移动。可使用“拖曳”的方法进行：选定文本，移动鼠标到选定内容上，使插 入点呈虚线，鼠标箭头尾部同时出现一个小虚框，拖动虚线到达欲移动的目标处，释放鼠标， 便实现了移动文本的操作。 ②长距离移动（如从一页移到另一页或从一个文档移到另一个文档）。可以采用剪贴板进 行操作：选定要移动的文本内容。单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令或单 击功能区“开始”选项卡下“剪贴板”组的“剪切”按钮或使用快捷键 Ctrl+X。然后把插入 点置于要插入文本的位置。单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令或单击功能 区“开始”选项卡下“剪贴板”组的“粘贴”按钮或使用快捷键 Ctrl+V，便实现了文本移动。 复制文本和移动文本的区别在于：移动文本，选定的文本在原处消失；而复制文本，选 定的文本仍在原处。它们的操作相似，不同的是复制文本使用鼠标拖拽时，要同时按下 Ctrl 键。使用“复制”命令或“复制”按钮或快捷键 Ctrl+C 也可实现复制文本的功能。 注意：从网页上复制信息到 Word 2010 文档中，不要直接粘贴，因为其中包含一些网页控 制符，不便于自动排版，应当单击功能区“开始”选项卡下“剪贴板”组的“粘贴”按钮，在 展开的列表中选择“选择性粘贴…”选项，在打开的“选择性粘贴”对话框中选择其中的“无 格式文本”，这样可以将网页的内容以纯文本的形式复制到 Word 2010 中。 （4）查找和替换。 在文档编辑的过程中，有时需要对重复出现的某些内容进行修改，用 Word 2010 提供的查 找与替换功能，可以快捷轻松地完成该项工作。 ①查找。单击功能区“开始”选项卡下“编辑”组的“查找”按钮 ，会出现“导航” 窗格，在“搜索文档”文本框内输入查找关键字，如病毒，然后键入回车即可列出整篇文档中
所有包含该关键字的匹配结果项，并在文档中高亮度显示相匹配的关键字，单击某个搜索结果 能快速定位到文档相应的位置，如图 3-7 所示。 图 3-7 查找结果 也可以选择“查找”按钮下拉框中的“高级查找”选项，在弹出的如图 3-8 所示的“查找 和替换”对话框中的“查找内容”文本框内键入查找关键字，然后单击“查找下一处”按钮即 能定位到文档中匹配该关键字的位置。通过该对话框中的“更多”按钮能看到更多的查找功能 选项，如是否“区分大小写”、是否“全字匹配”以及是否“使用通配符”等，利用这些选项 可以完成更高功能的查找操作。 图 3-8 “查找和替换”对话框 ②替换。利用替换功能，可以将整个文档中给定的文本内容全部替换掉，也可以在选定 的范围内进行替换。 在图 3-8 所示的“查找和替换”对话框中，单击“替换”选项卡，将弹出如图 3-9 所示的 “替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入要查找的内容(如：病毒），在“替换为”文本 框中输入要替换的内容（如：Virus），单击“全部替换”按钮，则所有符合条件的内容全部替 换。如果需要选择性替换，则单击“查找下一处”，找到后如果需要替换，单击“替换”按钮； 如果不需要替换，继续单击“查找下一处”，反复执行，直至文档查找结束。 图 3-9 “替换”选项卡下的“查找和替换”对话框
（5）撤销与恢复。 在编辑文档的过程中，可能会发生一些错误操作，例如，删错了文本、移动文本时移错 了位置等，也可能对已进行的操作不太满意。这时，可以使用 Word 2010 提供的撤消与恢复功 能。其中“撤销”是取消上一步的操作结果，“恢复”则相反，是将撤销的操作恢复。 ①撤销操作。单击“快速访问工具栏”中的“撤消”按钮 ，或按下 Ctrl+Z 组合键。 注意：使用“撤销”按钮提供的下拉列表时，可以一次撤销连续的多步操作，但不允许 任意选择一个操作来撤销。 ②恢复操作。选择“快速访问工具栏”中的“恢复”按钮 ，或按下 Ctrl+Y 组合键。如 果没有进行“撤销”操作，不可以进行恢复操作。 【例 3.4】在 D 盘“Word 应用示例”文件夹下新建一个名为“例 3.4 练习”的文档，录入 以下内容： 在英语学习中，应努力提高听立。这样可以借助听觉，大量、快速地复习 学过的单词和词组，并在此基础上扩大知识面，更多地掌握同一词的不同用法， 提高阅读速度与理解能力。下面笔者根据自己多年的实践，与英语自学者谈谈 在提高听立方面的点滴体会。 要求完成以下操作： （1）从“下面笔者”处把本段分为两段。 （2）把文档中所有出现“听立”的地方修改为“听力”。 （3）查找文档中出现“提高听力”处，将其复制作为标题。 操作步骤如下： ① 打开 D 盘的“Word 应用示例”文件夹，在文件夹空白处单击鼠标右键，在弹出的快 捷菜单中执行“新建”|“Microsoft Word 文档”命令，并把文档命名为“例 3.4 练习”。双击 打开该文档录入所给内容，单击“保存”按钮保存文档。 ② 将插入点置于“下面笔者”的前面，按回车键从插入点处把段落分成两段。 ③ 单击功能区“开始”选项卡下“编辑”组的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话 框，在“查找内容”文本框输入“听立”，在“替换为”文本框输入“听力”，单击“全部替换” 按钮，关闭该对话框。 ④ 把插入点置于文档首部，按回车键产生一空行。单击功能区“开始”选项卡下“编辑” 组的“查找”命令，在“导航窗格”的“搜索文档”文本框输入“提高听力”，键入回车查找。 ⑤ 选择任何一处“提高听力”文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制” 命令，然后把插入点置于第一行，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴选项”列表 中的“保留源格式”按钮。 ⑥ 单击“保存”按钮保存文档。
3.4
文档的排版
文档编辑好之后，通过文档的排版可以改变文档的外观，使其美观易读、丰富多彩。文 档的排版包括字符设置、段落设置、页面设置和其他一些特殊修饰。对文档进行排版一般在页 面视图下进行（可以实现“所见即所得”），文档排版也遵循“先选定，后操作”的原则。3.4.1 字符格式化 字符是指文档中输入的汉字、英文字母、数字、标点符号和各种符号等。字符格式化包 括：字体和字号、字型、字体颜色、字符的间距、字符背景、下划线、上标下标、空心、阴影 等的设置，图 3-10 给出了几种字符格式设置效果。 图 3-10 字符格式设置效果 下面介绍两种字符格式设置方法： 1．通过功能区的“字体”组进行设置 单击功能区的“开始”选项卡，可以看到“字体”组的相关命令按钮，如图 3-11 所示。 常用字符格式化按钮有“字体”、“字号”、“加粗”、“倾斜”、“下划线”、“字符边框”、“字符底 纹”、“缩放”、“字体颜色”、“文本效果”等。可先选中文本字符，再单击字符格式按钮对所选 字符设置效果。 图 3-11 “开始”选项卡下的“字体”组 2．通过“字体”对话框进行设置 选中要设置的字符，单击图 3-11 右下角的对话框启动器按钮 ，会弹出图 3-12 所示的“字 体”对话框。在对话框的“字体”选项卡页面，可以对字符的中文字体、西文字体、字形、字 号、字体颜色、下划线线型、着重号、效果等进行设置。在对话框的“高级”选项卡页面下， 可以对字符的缩放效果、间距、位置等进行设置。 图 3-12 “字体”对话框
【例 3.5】打开 D 盘“Word 应用示例”文件夹下的文档“例 3.1 紧急通知”，按照图 3-13 所给样张设置该文档字符格式，设置完毕以文件名“例 3.5 字符格式设置样张”保存在原位置。 图 3-13 字符格式设置样张 操作步骤如下： ①打开文档“例 3.1 紧急通知”。 ②选定“紧急通知”标题文字，单击功能区“开始”选项卡下的“字体”组的“字体” 列表按钮，选择“隶书”字体；同样的方法设置“字号”为“二号”；选定“紧”字，单击“带 圈字符”按钮 ，在打开的“带圈字符”对话框的样式区域选择“增大圈号”，在“圈号”区 域选择“菱形”，单击“确定”按钮；用同样的方法设置“急”字。 ③选定正文第一段文字，设置“字号”为“小四”；然后选定文本“Sircam”， 打开“字 体”对话框，在“字体”选项卡页面中选择“西文字体”为“Verdana”，“着重号”为“．”。 ④ 选定正文第二段文字，设置字体为“华文新魏”；“字号”为“四号”；“倾斜”；“下划 线”为“双下划线”；打开“字体”对话框，选择“高级”选项卡，在“间距”区域选择“加 宽”，“磅值”设置“1 磅”，然后单击“确定”按钮。 ⑤ 选定正文第三、四、五段，设置字体为“华文细黑”。 ⑥ 选定正文第六段，设置“字体”为“楷体-GB2312”；“字号”为“四号”；单击“加粗” 按钮。 ⑦ 单击功能区“文件”选项卡下的“另存为”命令，在“另存为”对话框的文件名文本 框输入“例 3.5 字符格式设置样张”，单击“保存按钮”。 3.4.2 段落格式设置 在 Word 2010 文档中，每当一个段落输入完毕，用户都要键入回车，回车符“ ”也称 为段落标记。夹在两个段落标记之间的文本就是一个段落，对段落的格式设置包括段落对齐、 段落缩进、段落行距、段落间距等。 对段落进行设置时，在设置前应将插入点置于该段落任意位置或选定该段落。如果对多 个段落进行设置，必须先选定要设置的所有段落。段落格式设置的常用方法也有两种：一是通 过功能区“开始”选项卡下的“段落”组进行设置，如图 3-14 所示；二是通过“段落”对话 框进行设置，如图 3-15 所示。
图 3-14 “开始”选项卡下的“段落”组 1．段落的对齐方式 段落的对齐方式有 5 种：左对齐、两端对齐、居中、右对齐、分散对齐。一般文档标题 选择居中对齐方式，文档正文选择两端对齐方式。 2．段落的缩进方式 段落缩进分为首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进四种缩进方式。 段落的左右缩进和页面边界有关系，页面边界可以通过设置页边距指定。所谓页边距是 指纸张边缘与文本之间的距离（页边距的设置见后面的页面设置），页边距有上、下、左、右 四个，分别确定上下左右文本与纸张边缘的距离。 段落的左缩进是指段落的左边与页面左边界的距离；段落的右缩进是指段落的右边与页 面右边界的距离，通过设置左右缩进可以改变段落与左右页边界的距离。首行缩进表示段落中 第一行的缩进，比如中文段落一般都采用首行缩进 2 字符的格式。悬挂缩进则表示段落中除第 一行外其余各行缩进的距离。图 3-16 给出了四种缩进方式示例。 图 3-15 “段落”对话框 边框 底纹 行和段落间距 分散对齐 两端对齐 右对齐 居中 左对齐 项目符号 编号 多级列表 减少缩进量 增加缩进量
图 3-16 段落缩进示例 除了用“段落”组的“增加缩进量”按钮 和减少缩进量”按钮 和用“段落”对话框 设置缩进外，还可以使用标尺进行段落的缩进设置。单击“视图”选项卡下“显示”组的“标 尺”复选框可使标尺显示或隐藏。标尺上有四个缩进标记，如图 3-17 所示，可以拖动缩进标 记进行段落缩进设置。 图 3-17 用标尺设置段落缩进 3．行距和间距 在“段落”对话框“缩进和间距”选项卡页面（图 3-15 所示）中，“行距”区域可以设置 段落中各行的距离，有“单倍行距”、“1.5 倍行距”、“2 倍行距”、“最小值”、“固定值”和“多 倍行距”供选择。如果选择其中的最小值、固定值和多倍行距时，可同时在右侧的“设置值” 编辑框中选择或输入磅数和倍数。行距也可以通过单击功能区“开始”选项卡下“段落”组的 “行和段落间距”按钮 进行设置。 “间距”是指所选段落与相邻两个段落之间的距离，有段前间距和段后间距。加大段落 间距有时可使文档显得更清晰。 【例 3.6】打开 D 盘“Word 应用示例”文件夹下的文档“例 3.5 字符格式设置样张”，按 照图 3-18 所给样张设置该文档段落格式，设置完毕以文件名“例 3.6 段落格式设置样张”保 存在原位置。 操作步骤如下： ①打开文档“例 3.5 字符格式设置样张”。 ②选定第一段标题文字，单击功能区“开始”选项卡下“段落”组的“居中”按钮。 ③选定正文第一段文字，右击鼠标在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，在“段落和 缩进”选项卡页面的特殊格式区域选择“首行缩进”，“磅值”设置为“2 字符”。 ④选定正文第二、三、四、五段，在“缩进和间距”选项卡页面“缩进”区域，设置“左 侧”为“2 字符”。 页面左边界 页面右边界 左、右缩进为 0 首行缩进为 2 字符 首行缩进为 2 字符 左、右缩进为 2 字符 左、右缩进为 0 悬挂缩进为 2 字符 左缩进 悬挂缩进 首行缩进 右缩进
图 3-18 段落格式设置样张 ⑤选定正文第六段，在“缩进和间距”选项卡的“间距”区域设置“段前”为“1 行”， “段后”为“1 行”。 ⑥选定正文最后两段，在“段落和缩进”选项卡的“缩进”区域，设置“右侧”为“2 字 符”。单击功能区“开始”选项卡下“段落”组的“右对齐”按钮。 ⑦单击功能区“文件”选项卡下的“另存为”命令，在“另存为”对话框的文件名文本 框输入“例 3.6 段落格式设置样张”，单击“保存按钮”。 4．给段落加项目符号和编号 项目符号可以是字符，也可以是图片，用于表示内容的并列关系；编号是连续的数字或 字符，用于表示内容的顺序关系。合理地应用项目符号和编号可以使文档更具条理性。 创建项目符号和编号的方法如下： （1）利用功能区“开始”选项卡下的“段落”组进行设置。 选定要添加项目符号或编号的若干段落，单击功能区“开始”选项卡下“段落”组的“项 目符号”按钮 或“编号”按钮 。如果想选择更多的项目符号或编号格式可以单击按钮旁 的列表按钮选择。单击“多级列表”按钮 ，可以为段落设置多级符号。 （2）利用“快捷菜单”中的“项目符号”或“编号”命令。 选定要添加符号或编号的若干段落，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中，选择“项目符 号”或“编号”命令，在展开的列表框中选择需要的项目符号或编号。 图 3-19 为编号、项目符号和多级符号的设置效果。 图 3-19 编号、项目符号和多级符号的设置效果 5．首字下沉 首字下沉是将选定段落的第一个字放大数倍，以引导阅读，这是报刊杂志中常用的排版 方式。
建立首字下沉的方法是：选中段落或将光标置于需要首字下沉的段落，单击功能区“插 入”选项卡下“文本”组的“首字下沉”按钮 ，在展开的列表框中根据需要选择默认的 “下沉”或者“悬挂”效果。如果对该效果不满意，可以选择“首字下沉选项”命令，打开 如图 3-20 所示的“首字下沉”对话框，对下沉“字体”、“下沉行数”及“距正文”的距离 进行设置。 若要取消首字下沉，只需选中段落或将光标定位于首字下沉的段落中，单击“首字下沉” 按钮，选择“无”选项即可。 6．边框和底纹 设置边框和底纹的目的是为了使内容更醒目和美观。Word 2010 不仅可以为文字和段落添 加边框和底纹，还可以为页面添加各种好看的边框。 要快速为段落添加边框，可选中要添加边框的段落（必须将段落标记一起选中），然后单 击功能区“开始”选项卡下“段落”组的“边框”按钮 右侧的列表按钮，在展开的列表 中选择要添加的边框类型，如选择“外侧框线”，如图 3-21 所示。 图 3-20 “首字下沉”对话框 图 3-21 快速设置段落边框 若要为段落添加复杂的边框和底纹，可选中要添加边框或底纹的段落，或将插入点置于 该段落中，然后在图 3-21 中选择“边框和底纹”命令，打开如图 3-22 所示的“边框和底纹” 对话框。其中有“边框”、“页面边框”、“底纹”三个选项卡： （1）“边框”选项卡。 用于对选定的段落或文字添加边框。首先选择边框的“线型”、“颜色”和“宽度”，然后 可以用左边“设置”栏中一系列的按钮进行设置，也可以在右边“预览”栏中通过单击对应线 条按钮一一设置。 （2）“页面边框”选项卡。 用于对页面或整个文档添加边框。它的操作与“边框”选项卡相同，不同的是增加了“艺 术型”下拉列表框供用户选择。 （3）“底纹”选项卡。 用于对选定的文字或段落添加底纹。其中，“填充”是指底纹的背景色（如白色，背景色 1，深色 5%），“样式”是指底纹的图案式样（如浅色横线），“颜色”是指底纹图案中点或线 的颜色。
图 3-22 “边框和底纹”对话框 注意：如果为文字设置边框和底纹，要在“应用于”下拉列表框中选择“文字”，如果为 段落设置边框和底纹，要在“应用于”下拉列表框中选择“段落”。 7．用“格式刷”复制格式 若文档中有多处内容要使用相同的格式，可使用“格式刷”按钮 来进行格式的复制， 以提高工作效率。 操作方法如下： （1）选择已设置格式的文本或段落。 （2）单击工具栏上的“格式刷”按钮。 （3）移动鼠标，使指针指向欲排版的文本开头，此时光标的形状变为格式刷，按下鼠标 拖动到文本末尾，然后放开鼠标，就可以完成格式的复制。 注意：如果要把格式复制到多处，则要双击“格式刷”按钮，在需要复制格式的地方用 格式刷刷一遍。复制格式结束后，只需单击“格式刷”按钮或者按 Esc 键即可。 【例 3.7】打开 D 盘“Word 应用示例”文件夹下的文档“例 3.6 段落格式设置样张”，按 照图 3-23 所给样张设置该文档段落特殊格式，设置完毕以文件名“例 3.7 段落特殊格式设置 样张”保存在原位置。 图 3-23 段落特殊格式设置样张
操作步骤如下： ①打开文档“例 3.6 段落格式设置样张”。 ②单击正文第一段，把光标插入点置于该段，拖动标尺栏的首行缩进标记，取消该段的 首行缩进。单击功能区“插入”选项卡下“文本”组的“首字下沉”按钮下边的列表按钮，在 展开的下拉列表中选择“首字下沉选项”，在“首字下沉”的位置区域选择“下沉”，选项区域 的“字体”设为“隶书”，单击“确定”按钮。 ③删除正文三、四、五段前的序号，然后选定这三段，单击功能区“开始”选项卡下“段 落”组的“项目符号”按钮右边的列表按钮，在“项目符号库”中选择样张所给的符号，单击 “确定”按钮。 ④选定正文第六段，单击功能区“文件”选项卡下“段落”组的“下框线”按钮右边的 列表按钮，选择“边框和底纹”选项，打开“边框和底纹”对话框。在“边框”选项卡的“应 用于”下拉列表框中选择“文字”；在“设置”区域选择第 3 种样式“阴影”；然后单击打开“底 纹”选项卡，在“填充”区域选择颜色为“白色, 背景色 1, 深色 5%”，单击“确定”按钮。 ⑤单击“文件”选项卡下的“另存为”命令，在“另存为”对话框的文件名文本框输入 “例 3.7 段落特殊格式设置样张”，单击“保存”按钮。 3.4.3 页面格式设置 页面格式直接决定文档的整体外观和打印输出效果。页面格式设置主要包括页面、页眉 和页脚、页码、分栏等设置。 页面格式设置一是通过功能区“页面布局”选项卡下的“页面设置”组进行设置，二是 通过“页面设置”对话框进行设置。下面介绍页面格式设置具体操作方法。 1．页面设置 单击功能区“页面布局”下“页面设置”组的对话框启动器，打开如图 3-24 所示的“页 面设置”对话框。该对话框中有四个选项卡：“页边距”、“纸张”、“版式”和“文档网格”，各 选项卡的作用如下： （1）“页边距”选项卡（图 3-24）。 设置文本与纸张的上、下、左、右边界距离，如果文档需要装订，可以设置装订线与边 界的距离。还可以在该选项卡上设置纸张的打印方向，系统默认为纵向。 注意：拖动标尺上的上边距、下边距、左边距、右边距标记，也可以进行上、下、左、 右页边距的设置。如果在拖动的同时按住 Alt 键，还会显示边距值。 （2）“纸张”选项卡（图 3-25）。 设置纸张的大小（系统默认为 A4）。如果系统提供的纸张规格不符合要求，可以在“纸张 大小”列表框中选择“自定义大小”，并输入宽度和高度。“纸张来源”一般选择默认。 （3）“版式”选项卡（图 3-26）。 设置页眉页脚的特殊格式，如首页不同或奇偶页不同；可以为文档添加行号，为页面添 加边框，如果文档未满一页，可以设置文档在垂直方向的对齐方式。 （4）文档网格”选项卡（图 3-27）。 设置每页固定的行数和每行固定的字数；还可设置在页面上是否显示网格线，文字与网 格是否对齐。这些设置主要用于一些出版物或有特殊要求的文档。
图 3-24 “页边距”选项卡 图 3-25 “纸张”选项卡 图 3-26 “版式”选项卡 图 3-27 “文档网络”选项卡 2．插入页眉和页脚 页眉和页脚是每页的顶部和底部重复出现的信息，这些信息可以是文字、图形、图片、 日期或时间、页码等。设置页眉和页脚的操作方法如下： （1）单击功能区的“插入”选项卡，可以看到功能区的“页眉和页脚”组。 （2）如果要插入页眉，单击“页眉和页脚”组中的“页眉”按钮 ，在弹出的下拉框中 选择内置的页眉样式或者选择“编辑页眉”项，之后键入页眉内容。 （3）如果要插入页脚，单击“页眉和页脚”组中的“页脚”按钮 ，在弹出的下拉框中
选择内置的页脚样式或者选择“编辑页脚”项，之后键入页脚内容。 （4）如果要插入页码，单击“页眉和页脚中”的“页码”按钮 ，可以设置页码出现的 位置和格式。 在进行页眉和页脚设置时，页眉和页脚的内容会突出显示，而正文中的内容则变为灰色， 同时在功能区会出现如图 3-28 所示页眉和页脚工具“设计”选项卡。通过“插入”组中的“日 期和时间”按钮可以在页眉和页脚中插入日期和时间，并可以设置其显示格式；通过单击“插 入”组的“文档部件”下拉列表按钮，在展开的列表框中选择“域”选项，在弹出的“域”对 话框中“域名”列表框进行选择，可以在页眉和页脚中插入作者名、文件名及文件大小等信息； 通过“导航”组可以在页眉和页脚间进行切换；通过“选项”组中的复选框可以设置首页不同 和奇偶页不同的页眉和页脚。 图 3-28 页眉和页脚工具“设计”选项卡 【例 3.8】打开 D 盘“Word 应用示例”文件夹下的文档“例 3.7 段落特殊格式设置样张”， 按照图 3-29 所示样张设置该文档页眉和页脚，设置完毕以文件名“例 3.8 页眉和页脚设置样 张”保存在原位置。 图 3-29 页眉和页脚设置样张 操作步骤如下： ①打开文档“例 3.7 段落特殊格式设置样张”。 ②单击功能区“插入”选项卡下“页眉和页脚”组的“页眉”按钮，选择“编辑页眉” 选项，然后输入文字“每日简讯”，输入完毕，在页眉外单击鼠标完成页眉设置。 ③单击功能区“插入”选项卡下“页眉和页脚”组的“页码”按钮，选择“设置页码格 式”选项，在打开“页码格式”对话框中选择“编码格式”如样张所示，“起始页码”设为“1”； 接着选择页码位置为“页面底端”的“普通格式 2”。 ④单击功能区“文件”选项卡下的“另存为”命令，在“另存为”对话框的文件名文本 框输入“例 3.8 页眉和页脚设置样张”，单击“保存按钮”。 3．分栏设置 分栏是将页面上的版面分为几栏，如图 3-30 所示。这样可以使版面活泼生动，增加可读 性。这也是报刊杂志中常用的排版方式。
图 3-30 “分栏”效果 分栏排版先选中需要分栏的段落，然后单击功能区“页面布局”选项卡下“页面设置” 组的“分栏”按钮 ，在弹出的下拉列表中选择某个选项，即可将所选段落按照系统预设的 样式进行分栏。 如果想对所选内容进行其他形式的分栏，可以选择“分栏”按钮下拉列表中的“更多分 栏”选项，在弹出的“分栏”对话框中对分栏进行详细设置，包括设置更多的栏数、每一栏的 宽度、栏与栏的距离、是否需要添加栏目分隔线等。如果想取消分栏，只需在“分栏”对话框 中单击“预设”区域中的“一栏”按钮即可。
3.5
文档的预览和打印
编辑排版好文档后，可以把电子文档通过打印机输出得到最后的书面结果。Word 2010 将 打印预览、打印设置和打印功能都融合在了功能区的“文件”选项卡的“打印”选项上，见图 3-31。 图 3-31 打印文档界面 通常打印输出之前要先预览一下，看看文档的整体布局是否合理，纸张大小、页边距是 否合适，满意后方可打印文档。3.5.1 打印预览 如图 3-31 打印界面所示，可以看出左侧窗格可设置打印参数，右侧窗格可预览打印效果。 对文档打印预览时，可通过右侧窗格左下方的相关按钮查看预览内容。如果文档有多页， 单击“上一页”按钮 和“下一页”按钮 可以查看预览效果。也可在这两个按钮之间的文 本框中输入页码数字，按回车键直接预览该页内容。 在右侧窗格的右下角，可通过单击“缩小”按钮 和“放大”按钮 ，或拖动显示比例 滑块缩小或放大预览效果的显示比例。单击“缩放到页面”按钮 ，将以当前页面显示比例 进行预览。 预览时如果有不满意的地方，可以返回文档重新进行编排，编排完毕可以重新预览，直 到满意为止。 3.5.2 打印文档 如果预览效果满意，用户电脑连接了打印机，可以使用以下操作将文档打印出来。 在左侧窗格的“打印机”下拉列表框中选择要使用的打印机名称。如果当前只有一台可 用打印机，则不必执行此操作。 如果只需打印插入点所在页面，可在“打印所有页”下拉列表中选择“打印当前页面” 项；如果要打印指定页，可在下拉列表中选择“打印自定义范围”项，然后在其下方的“页数” 文本框中输入页码范围。例如，输入“3-5”表示打印第 3 页至第 5 页的内容；输入“2，5，8” 表示打印第 2 页、第 5 页和第 8 页。如果打印全部页面，则不必执行此操作。 如果文档要打印多份，在“份数”编辑框中输入要打印的具体数目。如果只打印一份， 则不必执行该操作。 至此，我们已经掌握了制作一个包含文本信息的一般 Word 2010 文档的制作技术，下面将 介绍 Word 2010 有关表格、图片等操作的高级应用技术。
3.6
表格处理
文档中经常要用到表格，表格具有分类清晰、简明直观的优点。Word 2010 的表格功能强 大，操作方便。不仅可以快捷地创建表格、而且可以对表格进行修饰，还能对表格中的数据进 行排序以及简单计算。 表格由若干行和若干列组成，行列交叉处为单元格，单元格内可以输入文字、图片或插 入另一表格。Word 2010 中的表格分为两种类型：规则表格和不规则表格。所谓规则表格就是 由横线和竖线交织而成的“田字格”，除规则表格以外的都是不规则表格，如图 3-32 所示。 图 3-32 表格的两种类型3.6.1 创建表格 表格的创建有以下几种方法： 1．使用表格网格创建表格 将插入点置于要插入表格的位置，单击功能区“插入”选项卡下“表格”组的“表格” 按钮 ，会弹出如图 3-33 所示的下拉框，其中显示一个示意网格，沿网格右下方移动鼠标， 当达到需要的行列位置后单击鼠标即可。 2．使用“插入表格”对话框创建表格 单击图 3-33 下拉框中的“插入表格”项，将弹出图 3-34 所示的“插入表格”对话框，在 “列数”编辑框输入要创建表格的列数，在“行数”编辑框输入要创建表格的行数，在“自动 调整操作”选项中根据需要进行选择，设置完成后单击“确定”按钮即可创建一个新表格。 图 3-33 “表格”按钮的下拉框 图 3-34 “插入表格”对话框 3．绘制表格 前两种方法只能创建规则表格，对于一些复杂的不规则表格可以通过绘制表格的方法来 实现。单击图 3-33 下拉框中的“绘制表格”项，此时鼠标移到文档编辑区会变成一个笔状图 标，可以像绘图一样通过鼠标拖动画出所需要的任意表格。需要注意的是，首次通过鼠标拖动 绘制出的是表格外框，之后才可以绘制表格的内部框线。如果要擦除画错或不要的线条，可单 击功能区表格工具“设计”选项卡下“绘图边框”组的“擦除”按钮 ，此时鼠标变成橡皮 状，在要擦除的线条上单击即可将该线条擦除。要结束绘制表格，双击鼠标或按 Esc 键。 4．快速制表 要快速创建具有一定样式的表格，选择图 3-33 下拉框中的“快速表格”选项，在弹出的 子菜单中根据需要单击某种样式的表格选项即可。 表格创建的前两种方法可以用来创建规则表格，第三种方法多用来绘制不规则小表格。 如果表格较大，且为不规则表格，一般情况下先建立规则表格，然后在规则表格的基础上进行 编辑，最终制作成用户需要的表格。 3.6.2 编辑表格 表格的编辑包括增加或删除表格中的行和列、改变行高和列宽、合并与拆分单元格等。
对表格的编辑操作也是遵循“先选定，后操作”的原则。 1．表格的选定 可以选定表格的一个单元格、一行（列）、若干行（列）或整个表格，具体操作见表 3-1。 表 3-1 表格的选定 选取范围 单击表格工具“布局”选项卡下 “表”组的“选择”按钮 鼠标操作 一个单元格 选择单元格 鼠标指向单元格内左下角处，光标呈右上角方向黑色 实心箭头 ，单击左键 一行 选择行 鼠标指向该行左端边沿处（即选定区），单击左键（用 鼠标拖动可以选择多行） 一列 选择列 鼠标指向该列顶端边沿处，光标呈向下黑色实心箭头 ，单击左键（用鼠标拖动可以选择多列） 整个表格 选择表格 单击表格左上角的十字光标 2．表格中行、列的插入 在表格中插入新行或新列，只需要将光标定位到要插入新行或新列的某一单元格，然后 根据需要单击功能区表格工具“布局”选项卡下“行和列”组的“在上方插入”按钮 或“在 下方插入”按钮 ，即可在单元格的上方或下方插入一个新行；单击“在左侧插入”按钮 或“在右侧插入”按钮 ，可以在单元格的左侧或右侧插入一个新列。 也可以右击鼠标，在弹出的快捷菜单中通过“插入”命令进行插入。 3．表格中行、列的删除 要删除表格中的某一行或某一列，先将光标定位到此行或此列中的任一单元格中，再单 击功能区表格工具“布局”选项卡下“行和列”组的“删除”按钮 ，在弹出的下拉框中根 据需要单击相应选项即可。若一次要删除多行或多列，则需要先选中要删除的多行或多列，再 执行上述操作。 也可以右击鼠标，在弹出的快捷菜单中通过“删除单元格”命令进行删除。 注意：如果选中后按 Delete 键，只能清除所选表格的内容，无法删除所选表格。 4．调整表格行高和列宽 （1）使用鼠标调整。 将鼠标指针置于行（列）线上，当指针变成 或 时，拖动鼠标就可改变行高和列宽。 （2）使用功能区的“单元格大小”组调整。 将光标定位到要改变行高或列宽的那一行或列中的任一单元格，单击功能区的表格工具 “布局”选项卡，在“单元格大小”组中会显示当前单元格的高度和宽度，可以在“高度”和 “宽度”两个编辑框中调整或输入新的值，即可精确调整行高和列宽。 单击“单元格大小”组中的“分布行”按钮 ，可以设置选中的所有行行高相等；单击 “单元格大小”组中的“分布列”按钮 ，可以设置选中的所有列列宽相等。 5．单元格的合并与拆分 创建不规则表格时，会遇到将一个单元格拆分成若干个小的单元格，或者将一些相邻的 单元格合并成一个单元格的情况，这就用到表格的合并和拆分功能。
要合并相邻的单元格，首先将其选中，然后单击功能区表格工具“布局”选项卡下“合 并”组的“合并单元格”按钮 。要将一个单元格拆分，先将光标置于该单元格内，然后单 击功能区表格工具“布局”选项卡下“合并”组的“拆分单元格”按钮 ，在弹出的“拆分 单元格”对话框中设置要拆分的行数和列数，最后单击“确定”按钮即可。 也可以右击鼠标，在弹出的快捷菜单中通过“合并单元格”和“拆分单元格”命令实现 单元格的合并和拆分。 6．拆分表格 如果要将一个表格分成两个表格，把插入点置于将要作为新表格的第 1 行中，单击功能 区表格工具“布局”选项卡下“合并”组的“拆分表格”按钮 ，即可完成表格的拆分。两 个表格之间是一个段落标记。若删除该段落标记，则撤销拆分操作，两个表格又合并为一个。 7．缩放表格 当鼠标指针置于表格中时，表格的右下方将出现表格缩放手柄“ ”，把鼠标指针指向表 格缩放手柄，当其形状变为 时，按下左键拖动即可缩放表格。 8．删除表格 把插入点置于表格任意位置，然后单击功能区表格工具“布局”选项卡下“行和列”组 的“删除”按钮，在展开的列表中选择“删除表格”选项即可删除表格。 也可以选中整个表格，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中通过“删除表格”命令进行删除。 3.6.3 编排表格中的文字 1．输入和编辑单元格内容 表格建好后，每个单元格都有一个段落标记，可以把每一个单元格当作一个段落来处理。 要在单元格内输入内容，需要先将插入点置于该单元格，然后输入文字，也可以插入图片、图 形、图表等内容。 在单元格输入和编辑文字的方法与编辑文本段落一样。输入时，首先要定位单元格。定 位单元格的方法有：按 Tab 键可以使光标移到下一个单元格；按 Shift+Tab 键可以使光标移到 前一个单元格；用鼠标直接单击定位所需的单元格；使用上、下、左、右箭头键移动光标以定 位单元格。 2．排版单元格文字 （1）对齐方式。 要设置单元格内的文字对齐方式，可先选中要设置的单元格，单击功能区表格工具“布 局”选项卡下“对齐方式”组的对齐按钮，即可实现如图 3-35 所示的总共 9 种对齐方式的文 字排版，目前选中的文字对齐方式是“水平居中”，即文字在单元格内水平和垂直方向都居中。 图 3-35 “布局”选项卡的“对齐方式”组 （2）文字方向。 一般情况下，单元格内文字为横排，可以设置表格某一单元格或若干单元格中的文本为
竖排。操作方法是： 选定要竖排文字的单元格，单击图 3-35 所示的“文字方向”按钮 ，可以实现单元格文 字的竖排效果，如果仍然采用文字横排，再次单击该按钮即可。 表格中文字的其他设置如字体、缩进设置等与前面介绍的文本排版方法相同。 3.6.4 美化表格 1．应用内置表格样式 Word 2010 提供了 30 多种预置的表格样式，无论是新建的空白表格还是已输入数据的表 格，都可以通过套用表格样式来快速美化表格。设置方法为： 将插入点置于表格内，单击功能区表格工具“设计”选项卡下“表格样式”组的“样式” 列表框右下方的“其他”按钮，打开样式列表，在列表中选择要使用的表格样式，系统自动为 表格添加上边框和底纹。 2．自定义表格边框和底纹 默认情况下，创建的表格边框是黑色的单实线，无填充色。我们除了可以利用表格样式 快速美化表格外，还可自行为选择的单元格或表格设置不同的边线和填充风格。 选中要添加边框的表格或单元格，单击功能区表格工具“设计”选项卡下“绘图边框” 组的对话框启动器，或者右击鼠标，在快捷菜单上选择“边框和底纹”命令，将打开如图 3-36 所示的“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡页面可选择边框样式、颜色、宽度，在“底 纹”选项卡中可选择底纹颜色、图案等，以突出显示表格的某部分。 图 3-36 “边框和底纹”对话框 3．表格的对齐与文字环绕方式 表格的对齐方式有：“左对齐”、“居中”和“右对齐”，表格和文字的排版有“环绕”和 “无”两种方式。设置方法如下： 把插入点置于表格中，单击功能区表格工具“布局”选项卡下“表”组的“属性”按钮 ， 或者右击鼠标，在快捷菜单上选择“表格属性”命令，将打开如图 3-37 所示的“表格属性” 对话框，在“表格”选项卡的“对齐方式”和“文字环绕”区域可选择对齐和环绕方式。
图 3-37 “表格”属性对话框 【例 3.9】按照图 3-38 所示样张建立一个不规则简历表，以文件名“例 3.9 简历表”保存 在 D 盘“Word 应用示例”文件夹。 图 3-38 简历表样张 操作步骤如下： ①创建规则表格。单击功能区表格工具“插入”选项卡下“表格”组的“表格”按钮， 选择“插入表格”项，在指定位置处插入一个 4 行 8 列的规则表格。 ②修改表格。选定表格 1～3 行，单击功能区表格工具“布局”选项卡，在“单元格大小” 组的“高度”编辑框中输入“1 厘米”；同样的方法设置第 4 行行高为“4 厘米”。 按样张所示合并单元格和调整表格的列宽。 操作提示：用鼠标拖动表格边框线调整列宽，如果要改变某个单元格的宽度，先选定该 单元格，再拖动其边框线。为了使单元格等宽，如第三行的前四个单元格，首先选定这四个单 元格，然后单击功能区表格工具“布局”选项卡下“单元格大小”组的“平均分布列”按钮。 ③编排文字。把插入点置于左上角单元格，键入回车，将在表格上方产生一空行；然后 输入表格标题“简历表”；设置为“三号”、“黑体”、“居中”对齐。
按样张所示在单元格内分别输入文字，设置所有横排文字对齐方式为“水平居中”；选定 “照片”、“个人简历”单元格，设置其文字方向为竖排，对齐方式为“中部居中”；为了文字 布局均衡美观，可在竖排文字间适当插入一些空格。 ④美化表格。选定整个表格，按样张为表格设置边框和填充色。设置表格外部框线“样 式”为“实线”，“宽度”为“3 磅”；选中所有带文字的单元格，设置其底纹为“白色, 背景 1, 深色 5%”。 3.6.5 表格数据的计算和排序 1．表格数据的计算 表格中可以进行数值的加、减、乘、除运算，还可以利用系统提供的常用函数进行统计 运算，如求和（Sum）、平均值（Average）、最大值（Max）和最小值（Min）等。 【例 3.10】计算图 3-39 所示表格中每个学生三门课程的总分和各门课程的平均分。 操作步骤如下： 计算每个人的总分 ①将插入点置于“王晓”同学的总分单元格中。 ②单击功能区表格工具“布局”选项卡下“数据”组的“公式”按钮 ，会弹出如图 3-39 所示的“公式”对话框。在“公式”栏中显示计算公式“=SUM(LEFT)”。其中“SUM”表示 求和，“LEFT”表格是对当前单元格左面（同一行）的数据求和。本例不用修改公式。 ③单击“确定”按钮，计算结果 225 就自动填到单元格内。 按以上步骤，可以求出其他两人的总分。 图 3-39 表格计算实例 计算每门课程的平均分 ①将插入点置于“高等数学”平均分单元格中。 ②按照上面同样的方法打开“公式”对话框。 ③删除“公式”栏中“SUM(ABOVE)”（保留“=”），在“粘贴函数”列表框中选择 “AVERAGE”选项，“公式”栏中显示“=AVERAGE()”。在函数后面的括号中填入“ABOVE”， 或者“B2,B3,B4”，或者“B2:B4”；也可以在“公式”栏中直接输入“=( B2+B3+B4)/3”。 ④在“编号格式”下拉列表中选择或输入一种格式，如“0.00”表示小数点后面保留两位 小数。
⑤单击“确定”按钮，插入点所在单元格显示为“77.00”。 按以上步骤可以求出其他课程的平均分以及总平均分。 关于表格的运算有如下说明： （1）公式以等号开始，后面可以是加、减、乘、除运算符组成的表达式，也可以在“粘 贴函数”下拉列表框中选择函数。 （2）表格中单元格的引用：表格中单元格都有一个名字，单元格的名字由单元格所在的 行号和列标组成。行号用数字来表示，如 1、2、3……；列标用字母来表示，如 A、B、C……； 那么 B3 就表示第三行第二列的单元格。函数中如果要引用连续表格区域，可以这样写：“左 上角单元格名字：右下角单元格名字”，也可以列出各单元格名字，用逗号隔开。 （3）按行或按列求和时可使用系统给出的默认公式“SUM(LEFT)”或“SUM(ABOVE)”， LEFT 指左边所有数字单元格，ABOVE 指上边所有数字单元格。 注意：公式中的等号、逗号、冒号、括号及运算符等必须使用英文符号（半角），否则系 统将提示出错。 2．表格数据的排序 不仅可以对表格中的数据计算，还可以对表格中的数据排序。 【例 3.11】对上面的表格按照总分由高到低将学生重新排列。 操作步骤如下： ①选定表格 1～4 行。 ②单击功能区“布局”选项卡下“数据”组中的“排序”按钮 ，会弹出如图 3-40 所示 的“排序”对话框。 图 3-40 表格“排序”对话框 ③在“列表”区域选中“有标题行”单选项，系统把所选范围的第一行作为标题，不参 加排序，并且在“主要关键字”列表框中显示第一行各单元格内容。 ④在“主要关键字”中选择“总分”，在“类型”中选择“数字”，并单击“降序”（从高 到低）单选按钮。 如果要指定一个以上的关键字，可以使用“次要关键字”和第三关键字中各选项。 ⑤单击“确定”按钮，完成排序。
3.7
图文处理
Word 2010 不仅可以处理文字、表格，而且能够在文档中插入各种类型的图片和剪贴画、 图形、文本框、SmartArt 图形等，如图 3-41 所示，并能实现图文混排。 图 3-41 Word 中可以插入的各种图形对象 3.7.1 插入图片及处理 1．插入图片 Word 2010 中插入的图片可以是来自系统的剪贴画，也可以是来自各种类型的图形文件。 （1）插入剪贴画。 Word 2010 提供了大量表达不同主题的剪贴画图片，插入时需首先选定插入位置，然后单 击功能区“插入”选项卡下“插图”组的“剪贴画”按钮 ，打开“剪贴画”任务窗格，在 “搜索文字”栏输入要插入某一类剪贴画，如“季节”；在“结果类型”下拉列表中选择文件 类型，如“插图”；如果需要显示 Office.com 网站的剪贴画，则选中“包括 Office.com 内容”， 单击“搜索”按钮，符合条件的剪贴画就会出现在下边的列表中，单击所要插入的剪贴画，或 者在该剪贴画上右击鼠标，执行“插入”命令即可把该剪贴画插入文档中。 （2）插入图片文件。 除插入剪贴画外，还可以将电脑中保存的图片插入到文档中。插入图片时，同样先要定 位插入位置，然后单击功能区“插入”选项卡下“插图”组的“图片”按钮 ，在弹出“插 入图片”对话框中，选择要插入的图片的位置和名称，单击“插入”按钮。 2．图片格式设置 插入文档中的图片也遵循“先选定，后操作”的原则。当我们选中某个图片后，在功能 区会添加一个图片工具“格式”选项卡，单击该选项卡，出现如图 3-42 所示界面。利用“排 列”、“大小”功能组中的按钮，可以实现对图片的编辑；利用“调整”、“图片样式”功能组中 的按钮可以美化图片。下面介绍图片的具体操作： （1）移动图片、复制、删除图片。 文档中刚插入的图片，默认为嵌入到文本行中，不能任意移动。想移动图片到任意位置， 需单击图 3-42“排列”组的“自动换行”按钮 ，选择除“嵌入式”以外的任何一种环绕方 式，然后单击选中图片，就可以拖拽图片到文档任何位置。拖动鼠标的同时按住 Ctrl 键，可 复制图片；选中图片按 Delete 键可删除图片。图 3-42 图片工具“格式”选项卡 （2）调整图片大小和裁剪图片。 1）调整图片大小。 选中图片，用鼠标拖动图片四周的任一控制点，图片上出现虚框表示缩放后的大小，当 虚框达到所需尺寸时，松开鼠标。用鼠标拖动位于四个角的任一控制点，图片缩放后不会变形。 如果要精确调整图片的大小，可在选中图片后，在图 3-42 所示的“大小”组中“高度”和“宽 度”编辑框中直接输入数值。如果希望等比例缩放图片，只需要输入“高度”和“宽度”中的 一个值，然后键入回车或单击鼠标即可。 2）裁剪图片。 选中图片，单击图 3-42 所示的“大小”组的“裁剪”按钮下的列表按钮，在展开的列表 中选择“裁剪”选项，然后将鼠标指针移到图片左边界的控制点上，按住鼠标左键向右拖动， 至合适的位置时释放鼠标，将图片左侧的空白区域全部裁掉，用同样的方法可以裁掉图片其他 区域；如果拖动 4 个角的控制点，还可等比例裁剪图片。如果选择“裁剪为形状”选项，可以 把图片裁剪为圆形、三角形、平行四边形等形状的图片。 （3）设置图片的文字环绕方式和旋转。 1）图片的文字环绕方式。 图片的文字环绕方式是指图片与文字之间的位置关系，如“四 周型环绕”是指文字位于图片的四周。其设置方法是先选中图片， 然后单击图 3-42 所示的“排列”组中的“自动换行”按钮，在展 开的如图 3-43 所示的列表中，选择图片的文字环绕方式，如“四 周型环绕”项。 2）图片的旋转。 选中图片后，其上方会自动显示绿色旋转点 ，将鼠标指针 移至旋转点时鼠标指针会变为 形状，此时按住鼠标左键并拖动即可自由旋转图片。也可右 击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”命令，进行“三维旋转”设置。 （4）美化图片。 1）设置图片的亮度、对比度、颜色和艺术效果。 选中图片，单击图 3-42 所示“调整”组的“更正”按钮 ，在展开列表的“亮度和对比 度”区域列出各种亮度和对比度的图片，从中选择适合的图片；也可以选择“图片更正选项”， 在打开的“设置图片格式”对话框中，直接进行亮度和对比度设置。 如果要改变图片颜色，首先也要选中图片，然后单击图 3-42 所示“调整”组的“颜色” 按钮 ，在下拉列表“颜色饱和度”和“色调”选项上列出各种效果图片，从中选择所需效 果。通常“颜色饱和度”越高的图片色彩越鲜艳，反之越黯淡；“色调”则用来微调图片的颜 色。如果要彻底改变图片颜色风格，可以选择“重新着色”选项列出的图片效果，如“冲蚀”、 “灰度”等。 图 3-43 文字环绕方式
