國立高雄大學薪資處理系統之建置

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國立高雄大學薪資處理系統之建置

洪宗貝國立高雄大學圖書資訊館教授兼館長楊國棟國立高雄大學圖書資訊館專案助理一、前言：近來 ERP 儼然成為各企業努力達成的一種企業內部工作處理之模式，而薪資處理又為企業內部工作處理中相當重要的一環，由於牽涉到龐大的人事經費支出且為經常性的作業，故其正確性及重要性不言而喻，因此各企業在引入或轉換 ERP 的過程中無不將薪資處理列為工作的重點。國立高雄大學在規劃校務行政資訊化的過程中也體認到薪資處理之重要性，故格外謹慎地將其與人事保險系統規劃整合在一起，使薪資系統能由人事系統中輕易獲得人事基本資料及勤惰資料來正確地計算員工各項薪資，以期建立一完整、易用、易維護的薪資系統，減少人為錯誤的產生，提高承辦人員處理效率及提升服務品質。二、系統特色： 1. 內建官職等與俸級設定，只需藉由此兩類功能便可完整計算員工之各項薪資加給與支出，方便輸入與調整。 2. 與人事系統密切關連，一致性的整合規劃可避免資料重複的困擾，具有完整性。 3. 所有開發軟體皆採用微軟之產品，沒有異質環境相容之問題。 4. 易學易用的單一使用者介面，使用者較易上手。三、系統架構說明：本系統開發所採用的後端資料庫為 Microsoft SQL Server 7.0；前端開發工具為 Visual Basic 6.0。所開發完成的系統並與其他用 VB 及 ASP 所開發的資訊系統互相整合。整個硬體架構如圖一所示。

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SQL Server 資料庫 IIS Server Exchange Server Intranet 【圖一系統架構概圖】四、系統功能本校所開發的薪資系統功能表示如下：薪資系統基本薪資月薪作業年度作業報表基本薪資設定各類款項對照月薪資計算月薪資維護考績設定不休假設定年度獎金計算年度獎金維護不定期薪資維護各類薪俸清冊月薪資報表印表順序表年度所得扣繳明細印表順序設定進階差額維護破月薪資維護【圖二系統功能架構圖】

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整個薪資系統之功能架構如圖二所示，共分為基本資料、月薪作業、年度作業、報表等四項子系統。使用者只需由圖三中主畫面之下拉式選單中點選各項子系統即可。各項子系統之功能分述如下：【圖三薪資處理系統主畫面】 (一) 基本資料：分為基本薪資設定、各類款項對照表及印表順序設定三項子系統。 1、基本薪資設定：針對每位員工之基本薪資資料做維護，其操作畫面如圖四所示。【圖四基本薪資設定畫面】

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由於學校員工之組成類別較多元化，每類員工各有不同之薪資給付標準。因此於設計資料表時將員工之基本薪資資料獨立出來，單獨成為一資料表作為計算每位員工月薪薪資之標準。此員工基本薪資表中包含保險資料、銀行帳號資料、基本薪資資料、其他應領應扣款項資料等。如此設計之原意在於每月計算員工薪資時以此資料表為計算之標準，若無調薪或更改俸點時則無需更改此資料表中之資料，如此資料之變動性較少。當計算薪資之基準調整時也只需更動此資料表中之資料即完成調薪之動作。 2、各類款項對照表：此項功能顯示出工作補助款、主管加級、職等俸級等資料，其操作畫面如圖五所示。【圖五各類款項對照表畫面】此功能所顯示之資料係依據公務人員俸額標準表及相關規定所製成。工作補助款、主管加級、職等俸級資料皆由單獨之資料表所儲存，欲參照這些表格之資料時係依據官階代號、主管代號、員工類別及俸點相關鍵值來關聯。這種單一表格僅由一 Primary Key 來關聯之設計，對資料表欄位之對應具有簡潔、關聯性明確之優點。此類表格僅供使用者查詢用，對於新增、修改、刪除等功能只能由系統人員修改。如此之作法一是因為這些資料具有不可變動性，二是考慮薪資計算之正確性。 3、印表順序設定：增加此一功能是為列印出符合承辦人員所需順序之報表。其操作畫面如圖六所示：

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【圖六印表順序設定畫面】在設計此項功能時僅在員工基本薪資資料表中增加一印表順序之欄位。此欄位之資料值若由電腦自動設定時將會由部門代碼加上職稱代碼再加上員工代碼後三位所組成，若選擇手動設定時就由承辦人員輸入該值。印表時會依據該值之大小來列印。 (二) 月薪作業：計有月薪計算、月薪維護、進階差額維護、破月薪資維護等五項子系統。 1、月薪計算：提供每月員工薪資計算功能，做為薪水給付之依據。月薪計算子系統之維護畫面如圖七所示：【圖七月薪資計算畫面】

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對於員工每月薪資資料之儲存，在設計資料表時即單獨設計一月薪資資料表，將每位員工每月的薪資明細詳實的記錄下來。此一月薪資資料表中之內容主要係參照前面所介紹基本薪資設定子系統中所建立之員工基本薪資資料表，每月於薪資計算時將當月每位員工之薪資細目存入員工月薪資資料表中。如此於修改時只需對單一資料表做修改即可，另外於薪資查詢時亦較為便利。 2、月薪資維護：對系統所計算出之月薪資資料進行人工之修正。其操作畫面詳見圖八：【圖八月薪資維護畫面】對前述月薪資計算子系統中所建立之員工月薪資資料表，在此維護系統中提供承辦人員以人工手動之方式修改資料。之所以將計算功能與維護功能分開成兩個介面做維護，主要的考慮因素是希望設計一單純化之人機介面，讓使用者在使用時對相似之介面具有親切的感覺，不會造成學習上之困擾，在操作上較能得心應手。這就是在設計此系統時所稟持之人機介面易學易用的原則。 3、進階差額維護：針對現職員工進階之後其原支領薪資與進階後應支領薪資間之差額做計算與維護。其操作畫面如圖九所示。

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【圖九進階差額維護畫面】進階差額薪資亦提供一獨立之資料表，利用年度及員工卡號兩欄位來做關連，此表僅存放有進階差額之薪資，對於原薪資及新薪資項目並不儲存，如此才不會造成資料重複的困擾，在設計上屬於較簡單易懂之資料結構型態。 4、破月薪資維護：當新進員工到職後常因給付薪水之月份不是剛好一個月，故需由承辦人員手動輸入給薪月數，雖在月薪資計算中亦能設定給薪的天數，但為方便使用者易於維護，故將此一功能另設計一操作介面提供使用者維護此類薪資。操作畫面如圖十所示。【圖十破月薪資維護畫面】

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破月薪資亦是針對月薪資資料表做維護，這裡將月薪資中之應領、應扣及扣除額之細目提供出來由承辦人員手動輸入，為避免資料重複之狀況發生，程式中提供警示的訊息讓使用者確認。 (三) 年度作業：計有考績設定、不休假設定、年度獎金計算、年度獎金維護等四項子系統。 1、考績設定：考績設定的功能本應屬於人事的權限，在此所設計之考績設定係針對考績獎金該核發的月份數做設定。在資料表的設計上考績資料與考績獎金分成兩個資料表儲存，之所以如此設計主要是考慮到維護資料表的單位不同，權責劃分需釐清的關係。 2、不休假設定：在年度結束時對員工可休但沒休之日數做核薪給予獎金之動作，此項功能所設計之架構亦和考績設定相同，分為兩個資料表：人事系統維護不休假資料表和薪資系統維護不休假獎金資料表。 3、年度獎金計算、年度獎金維護：此兩種獎金計算功能之資料表設計方式與月薪資是相似的方式，各有一獨立之資料表做維護。 (四) 報表作業：目前所設計之報表計有本俸保險清冊、工作補助款清冊、主管加給清冊、個人薪資單、印領清冊甲、乙式、薪資劃帳清冊、優惠存款劃帳清冊、所得稅及申報額清冊、代扣所得扣繳明細表、不定期薪資金額表、進階差額明細表等十三項報表，皆採用 Crystal Report 報表軟體製作，以後將視使用者需求陸續新增報表。五、結語薪資處理系統為一企業資訊化過程中極重要的部分，國立高雄大學為提高行政人員行政處理效率及提升服務品質，符合時代潮流，因此於規劃推動辦公室自動化及資訊化時期望開發一功能完整、維護簡易、整合性良好且操作性佳的薪資系統。高雄大學目前所使用的薪資系統本著上述目標所設計，目前上線使用反應良好，盼能將此一開發經驗提供出來與讀者分享。在未來我們將繼續設計許多個符合承辦人員需求的功能，如個人薪資單以 Mail 方式通知每位員工、所得稅扣繳憑單的列印等，以期將此系統功能建置的更完備。