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(1)第 3 章 Word 2003 文字处理软件. 本章考点和学习目标考点： z. Word 2003 文字排版工具的基本知识。. 学习目标： z z z z z. Word 2003 的基本操作，包括 Word 2003 的启动和退出、Word 2003 用户界面的基本操作等。 Word 2003 的主要功能，包括文字编辑、段落排版、表格处理、图形处理等。编辑文档的基本操作，包括文档的创建、保存和打开，文档的保护和文本文档的插入，字符、段落、样式和页面格式的设置等。 Word 2003 中的图形处理，包括图片的插入、编辑、绘制，文本框的使用等。 Word 2003 中的表格处理，包括表格的创建、编辑、绘制，表格的格式化，数据表格的排序和计算等。. 本章将系统地介绍 Microsoft Office 的文字处理软件 Word 2003 的基本概念和基本功能，文档的编辑和格式样式的设计，以及图形、表格的编辑。该课程可以为后续课程的学习以及读者文字编辑使用水平的提高打下良好的基础。. 3.1 3.1.1. Word 2003 概述. Word 2003 的主要功能. Word 是微软公司 Office 系列办公软件的组件之一，由“中文 Office 2003”软件包提供，是目前世界上最流行的文字编辑软件。使用它，可以编排出精美的文档，制作出报表、信函以及一些简单的出版物等，并且可以在文档中插入图片、图形、表格等各种对象，还可以方便地编辑和发送电子邮件，编辑和处理网页等。 Office 2003（包括 Word）采用了全新的开放而又充满活力的新外观，并且提供了多个任务窗格，帮助用户更好地完成工作。提供了新的阅读版式视图，该视图专为阅读而设计，可以得到最佳的屏幕显示并易于浏览，允许突出显示部分文档并添加批注或进行更改。 Word 2003 允许以工业标准 XML 格式保存文档，因此用户可将文档内容与其二进制（.doc）格式定义分开。文档内容可以用于自动数据采集和其他用途。文档内容可以通过 Word 以外的其他进程搜索或修改，如基于服务器的数据处理。 Word 2003 支持墨迹输入的设备，如 Tablet PC，可以通过手写方式快速、直接地在 Office.

(2) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 69. 文档中输入手写内容，如同用笔在纸上进行书写。此外，现在可以在水平方向查看任务窗格，以便于在 Tablet PC 上进行工作。有时查看多名用户对同一篇文档的更改是非常困难的，因此 Word 2003 提供了并排比较文档的功能，用户无须将多名用户的更改合并到文档中就能简单地判断出两篇文档间的差异。可以同时滚动两篇文档来辨认两篇文档间的差别。 Word 2003 增强了创建使用其他语言的文档和在多语言设置下使用文档的功能。根据特定语言的要求，邮件合并会根据收件人的性别选择正确的问候语格式。邮件合并也能根据收件人的地理区域设置地址格式。增强的排版功能实现了更好的多语言的文本显示。Word 2003 支持更多 Unicode 编码范围并能更好地支持音调符号组合。 3.1.2. Word 2003 的启动和退出. 1．Word 2003 的启动在 Windows 环境下启动 Word 2003 的常用方法有两种：（1）单击“开始”→“所有程序”→Microsoft Office→Microsoft Office Word 2003 命令，如图 3-1 所示。. 图 3-1. 通过“开始”菜单启动 Word 2003. （2）双击扩展名为 doc 或 dot 的文件，可以启动 Word 2003，同时打开被双击的文档（或模板）文件。在桌面上创建启动 Word 2003 的快捷方式的常用方法有两种：（1）单击“开始”→“所有程序”→Microsoft Office，右击 Microsoft Office Word 2003，在弹出的快捷菜单中选择“创建快捷方式”命令，在“所有程序”菜单中将出现一个新命令 “Microsoft Office Word 2003（2）”，将这个新命令拖曳到桌面上就形成了启动 Word 2003 的快捷方式图标，双击该图标就会启动 Word 2003。（2）单击“开始”→“所有程序”→Microsoft Office，右击 Microsoft Office Word 2003，在弹出的快捷菜单中选择“发送到”→“桌面快捷方式”命令，则桌面上就形成了启动 Word 2003 的快捷方式图标。此时单击该快捷键图标即可启动 Word 2003。.

(3) 一级 MS Office 教程. 70. 2．Word 2003 的退出关闭 Word 2003 的方法有很多种，如下：（1）单击“文件”→“退出”命令。（2）双击 Word 2003 窗口左上角的“控制菜单”按钮。（3）单击右上角的“关闭”按钮。（4）按组合键 Alt+F4。如果在退出前对文档进行了修改，系统会弹出提示对话框，提醒用户进行保存。 3.1.3. Word 2003 的操作界面. Word 2003 的操作窗口包括两部分：一部分是应用程序窗口，它包括各种菜单和工具命令；另一部分是文档窗口，即文档编辑区，当文档窗口最大化时，与应用程序窗口完全融合于一体，好像是一个窗口。如图 3-2 所示为 Word 2003 的操作窗口示意图，包括标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、标尺、任务窗格及文档编辑窗口。标题栏. 菜单栏. 工具栏. 编辑区. 任务窗格滚动条. 标尺. 状态栏. 图 3-2. Word 2003 操作窗口示意图. 1．标题栏窗口最上面是标题栏，标题栏的主要作用是显示所编辑的文档名和程序名。标题栏还有 3 个作用：①拖动标题栏可以移动整个窗口；②标明该窗口的状态，如果是活动窗口，标题栏是蓝色的，否则标题栏是灰色的；③双击标题栏还可以使窗口最大化或恢复为原尺寸。标题栏左边是“窗口控制”按钮，单击它将弹出一个下拉菜单，如图 3-3 所示。其中“最小化”命令可以使 Word 2003 的窗口缩小为一个小长条； “最大化”命令使窗口布满屏幕； “还原”命令可以使窗口恢复到最大化以前的尺寸； “移动”和“大小”命令只有在非最大化状态时才有效，分别用来移动窗口的位置和改变窗口的大小；执行“关闭”命令将关闭 Word 2003 应用程序窗口和所有打开的文档窗口。标题栏右边有 3 个按钮， “最小化”按钮的作用是把窗口收缩为一个小图标，临时放置在 Windows 的任务栏上，一旦单击它，马上又恢复原大小；如果单击“还原”按钮，窗口的尺寸将改变为中等尺寸，这时， “还原”按钮消失，显示“最.

(4) 第3章. 大化”按钮. Word 2003 文字处理软件. 71. 。一旦最大化，“还原”按钮又会出现。这种按钮叫做动态变化按钮。. 图 3-3. “窗口控制”按钮下拉菜单. 2．菜单栏菜单栏位于标题栏的下面，由 9 个菜单项组成（有一些其他的应用程序也会在 Word 中添加菜单），集合了很多按功能划分的操作命令，如图 3-4 所示。. 图 3-4. 菜单栏. 每类命令放在一个菜单项中，其中： z “文件”菜单中包含的是与文件打开、保存等操作有关的命令。 z “编辑”菜单包含插入、删除、查找和替换等编辑类命令。 z “视图”菜单中可以修改显示模式并设置窗口工具栏。 z “插入”菜单中包含了各种可插入的文件和符号等的命令。 z “格式”菜单是文档格式编辑的所有命令的集合。 z “工具”菜单包含了模板、宏、自定义等高级工具命令。 z “表格”菜单用来在文档中插入和处理表格。 z “窗口”菜单命令针对 Word 2003 文档窗口进行操作。 z “帮助”菜单用来帮助用户学习和操作 Word 2003。平时菜单项呈收缩状态，单击时马上伸展开，显示出一些菜单命令。如果一个菜单项中包含的命令很多，在下拉菜单的底部会出现一个扩展符号，只要鼠标指向扩展符号，即使不单击，菜单也很快就会展开，显露出被隐藏的所有菜单命令。在下拉菜单中，每个命令的右侧都标注快捷键方式，比如“复制”命令的快捷键是 Ctrl+C，打开文件的快捷键是 Ctrl+O 等。 3．工具栏 Word 2003 在安装后含有 20 个左右具有不同功能的工具栏，根据用户在系统中安装软件而可能会有更多的工具栏，如 Visual Basic 和 PDF Maker 等。默认状态下，只显现“常用”工具栏和“格式”工具栏，如图 3-5 所示。其他工具栏暂时被隐藏起来。如果需要，可以从“视图”菜单的“工具栏”子菜单中选择指定的工具栏。工具栏上面的每个小图标都是一个命令按钮，单击一个按钮就可以执行一条命令或实现一项功能。. 图 3-5. “常用”工具栏和“格式”工具栏. 因按钮的功能而异，操作命令按钮的方法也不尽相同。有些按钮被单击后，马上会对事先选定的对象产生作用，比如单击“下划线”按钮将使选定的字符都增加下划线，但是单击有些按钮并不马上产生作用，而是先打开一个对话框。当完成人机对话后，才能满足用户的要求，.

(5) 一级 MS Office 教程. 72. 如“艺术字”按钮等；还有一类按钮被称为下拉按钮，单击后产生一个下拉列表框，在列表框中排列着各种选项，如单击“字体颜色”下拉按钮，会在下拉表单中显示各种系统默认颜色。 4．标尺标尺有水平标尺和垂直标尺两种，用来查看正文的宽度和高度，以及图片、图文框、文本框、表格等的宽度和高度，同时也可以进行正文的排版。标尺又是设置段落缩进的工具。单击标尺上指定的刻度值，还会在该处设置一个制表位，具体内容后面会详细介绍。如果要改变刻度单位，需要单击“工具”→“选项”命令。在打开的“选项”对话框的 “常规”选项卡中，从“度量单位”下拉列表框中可以任选一种。 5．文档编辑区该区域是对文档进行直接操作的区域，包括输入、插入和排版等。 6．状态栏在文档窗口的下方是状态栏，如图 3-6 所示，最左侧是文档页码的信息，显示了当前所在页码及章节，并显示该文档总页数。中间是光标位置显示区，上面的数字随着光标位置的变化而变化；右边是录制宏、修订文档、扩展及改写状态的命令按钮，同时又可以显示当前的状态。以“改写”按钮为例，当文字呈现黑色时，表示当前处于改写状态，这意味着，如果在当前光标位置输入字符，将会覆盖其右侧的字符；当文字呈现灰色时，表示当前处于插入状态，如果输入字符，光标右侧的所有字符将自动向右移动。. 图 3-6. 状态栏. 7．任务窗格任务窗格是位于编辑区域右侧的窗格。它将 Word 的一些相关的任务集合在一起，方便了用户的使用。可以通过“视图”→“任务窗格”命令或是按 Ctrl+F1 组合键来切换显示或隐藏任务窗格。Word 提供了 14 种任务窗格，可以通过单击任务窗格上方的名称来打开下拉菜单，从中选择相应的任务窗格。常用的任务窗格有样式和格式、邮件合并等。. 3.2 输入法 3.2.1. 全拼输入法. 在简体中文 Windows XP 中按 Ctrl+空格键，屏幕下方会出现一个小小的提示条，它告诉我们现在已经是汉字输入状态了。如果再按 Ctrl+Shift 键，就可以切换输入法。全拼输入法的图标如图 3-7 所示。. 图 3-7. 全拼输入法图标. 使用全拼双音汉字输入法，既可以输入单个汉字，也可以输入双字词汇。要输入单字，只需要输入该字拼音的全部字母，比如输入“回”字，就输入 hui，提示条旁的汉字列表中出.

(6) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 73. 现了拼音是 hui 的汉字，如图 3-8 所示。. 图 3-8. 全拼输入法演示. Windows XP 内置的全拼输入法完全符合《汉语拼音方案》规范。全拼输入法不但支持 GB2312 字符集的汉字及词语输入，而且支持汉字扩展内码规范—— GBK 中规定的全部汉字。注意：字母 V 代替汉语拼音的“ü” 。全拼输入法支持“？”通配符。 3.2.2. 双拼输入法. 用过全拼双音输入法输入汉字的用户，一定感到了敲键太多的麻烦，而双拼双音输入法将全拼中的韵母都用一个字母代替，所以敲键次数大幅降低。一般的汉字只需要输入两个字母即可。在不同的汉字系统中，将拼音简化的规则大同小异。如表 3-1 所示为双拼输入法的键盘字母和拼音代码的对照表。表 3-1 双拼输入法键盘字母和拼音代码对照表键盘字母. Q. W. E. R. T. 拼音代码. w ia,ua. e. r uan,er. t ue. Y y uai,ü. U Sh u. I ch i. O. q iu. 键盘字母. A a. S s ong,iong. D d uang,iang. F f en. G g eng. H h ang. J j an. K k ao. L l ai. Z z ei. X s ie. C c iao. V zh ui. B b ou. N n in. M m ian. 拼音代码键盘字母拼音代码. 3.2.3. o,uo. P p un ; ing. 智能 ABC 输入法. 智能 ABC 输入法（又称标准输入法）是 Windows XP 中自带的一种汉字输入方法。它简单易学、快速灵活，受到用户的青睐。但是在日常使用中，许多用户并没有真正掌握这种输入法，而仅仅是将其作为拼音输入法的翻版来使用，使其强大与便利的功能远未能得到充分的发挥。智能 ABC 输入法支持全拼输入、简拼输入、混拼输入、笔形输入、音形混合输入、双打输入等多种输入法。如果拼音熟练，可以采用标准变换方式，输入过程以全拼为主，其他方式为辅。如果对拼音不熟，而且有方言口音，则建议以简拼加笔形的方式为主，辅之以其他方法。就算完全不懂拼音，或者不知道某字的读音时，也可以使用笔形输入法。按照基本的笔划形状，智能 ABC 输入法将笔划分为 8 类，如表 3-2 所示。.

(7) 一级 MS Office 教程. 74. 表 3-2 笔形对照表笔形代码. 笔形. 笔形名称. 实例. 注解. 1. 一（）. 横（提）. 二、要、厂、政. “提”也算作横. 2. 丨. 竖. 少、同、师、党. 3. 丿. 撇. 但、箱、斤、月. 4. ヽ（乀）. 点（捺）. 冗、忙、定、间. 5. ∟（刁）. 折（竖弯钩）. 对、队、刀、弹. 6. ∟. 弯. 匕、妈、线、以. 7. 十（乂）. 叉. 黄、希、档、地. 交叉笔画只限于正叉. 8. 口. 方. 困、跃、是、吃. 四边整齐的方框. “捺”也算作点逆时针方向弯曲，多折笔画，以尾折为准，如“乙”. 智能 ABC 允许输入 40 个字符以内的字符串。这样，在输入过程中，能输入很长的词语甚至短句，还可以使用光标移动键进行插入、删除、取消等操作。智能 ABC 输入法能够自动记忆词库中没有的新词，这些词都是标准的拼音词，可以和基本词汇库中的词条一样使用。智能 ABC 允许记忆的标准拼音词最大长度为 9 个字。但刚被记忆的词并不立即存入用户词库中，至少要使用 3 次后才能长期保存。同时，刚被记忆的词具有高于普通词语但低于常用词的优先级。在使用智能 ABC 输入拼音的过程中（“标准”或“双打”方式下），如果需要输入英文，可以不必切换到英文方式，只需键入 v 作为标志符，后面跟随要输入的英文即可。例如，在输入过程中希望输入英文 word，键入 v word 再按空格键即可。除了 Windows 自带的输入法之外，现在还有许多其他优秀的输入法，如微软拼音输入法、搜狗拼音输入法等。如果用户对输入速度有较高的要求，还可以学习五笔输入法（但是需要花费较多的精力进行学习和熟练）。. 3.3 文档的创建、打开和保存 3.3.1. 创建新文档. 启动 Word 2003，Word 会自动建立一个新文档。注意现在标题栏上的文档名称是“文档 1.doc”。在 Word 工作界面中单击工具栏上的“新建空白文档”按钮，同样可以新建一个空白的文档，这是新建文档最常用的方法。如果单击“文件”→“新建”命令，将打开如图 3-9 所示的任务窗格。用户可以选择新建空白文档还是从模板建立文档等。如果选择“本机上的模板”，将会打开如图 3-10 所示的对话框。该对话框包括“常用”、“报告”、“备忘录”等选项卡，每一个选项卡中都包括同一类型的多个模板。比如，在“备忘录”选项卡中，选择“典雅型备忘录”模板，就可以自动建立一个具有标题、横线及相关格式的文档，从而省去一些操作，提高了工作效率。. 图 3-9. “新建文档”任务窗格.

(8) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 图 3-10. 3.3.2. 75. “模板”对话框. 打开文档. 在 Word 2003 中有 4 种打开旧文档的方法：（1）在资源管理器或者“我的电脑”里找到要打开的文档，双击该文档图标即可打开。（2）单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，出现如图 3-11 所示的“打开”对话框，利用该对话框即可打开指定的文档。. 图 3-11 “打开”对话框. （3）单击“文件”→“打开”命令，出现“打开”对话框，利用该对话框就可以打开指定的文档。在一个 Word 2003 窗口中可以打开多个 Word 文档。（4）如果要打开一个最近操作过的文档，可以单击“文件”菜单，在下拉菜单的下部排列着几个文件名，它们是最近打开过的文件，如果你寻找的文件名就在这里，只要单击它即可快速打开这个文件。.

(9) 一级 MS Office 教程. 76. 3.3.3. 保存和关闭文档. 保存文档的方法有以下两种：（1）单击“文件”→“保存”命令。（2）单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。如果是第一次存盘，系统将打开如图 3-12 所示的“另存为”对话框，找到要保存的路径，输入文档的名字，单击“保存”按钮即可把文档保存在相应的文件夹中。. 图 3-12. “另存为”对话框. 如果要把当前文档的内容以另外一个文件名存盘，只要单击“文件”→“另存为”命令，在对话框中输入新文件命名即可。如果新起的文件名与已经打开的某个文件名相同，系统将提示重新命名。关闭文档的方法有以下两种：（1）单击文档窗口右上角的按钮。（2）单击“文件”→“关闭”命令。如果被修改的文档内容没有存盘，系统将弹出如图 3-13 所示的警告对话框来提示用户是否存档。如果被修改的是只读类型的文件，系统将不允许用原文件名存盘，要求另起一个文件名。. 图 3-13. 存盘提示对话框. 3.4 编辑文本 3.4.1. 输入和修改文字. 打开 Word 2003 软件，在正文编辑区中会看到一个闪动的小竖线光标，它所在的位置称为.

(10) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 77. 插入点，输入的文字将会从那里出现。打开中文输入法就可以开始输入汉字了，如图 3-14 所示。通过回车键可以给文章分段。. 图 3-14. 输入文字. 如果文档中的某一个字错了，可以按下面的操作去修改它：（1）移动鼠标，在要修改的字后面单击，插入光标。这一步操作说明了移动插入点的方法。也可以使用键盘上的方向键移动光标插入点，但是此处使用这种操作方法最快，也最简单。（2）按下键盘上的“后退”键←（如果上面是将光标插入到了要修改的字的前面，则是按下键盘上的 Delete 键），即可删除错误的文字。（3）输入正确的文字。按 Ctrl+Z 组合键可以撤消刚才键入的文字，这一步操作将回退刚才键入的文字。这是一种常用操作，多次进行则可以撤消在中文 Word 2003 中所做的一切操作。状态栏中有一个“改写”按钮。双击该按钮，可以在“插入”和“改写”之间切换。在执行“修改”操作之前，一定要注意状态栏中显示文档当前是“插入”方式还是“改写”方式。如果是灰色的. ，表示当前是插入状态，此时插入文本，插入点后方的文. 字将向右顺移；如果显示是黑色的字符。 3.4.2. ，则此时插入的新文本将覆盖光标右侧的. 插入字符. 单击“插入”→“符号”命令，可以打开一个能够为用户提供多种符号集的“符号”对话框，如图 3-15 所示。通过此对话框可以在文档中的光标所在处插入多种图形化符号。.

(11) 一级 MS Office 教程. 78. 图 3-15. “符号”对话框. 在 Word 2003 的“符号”对话框中，包括“符号”和“特殊字符”两个选项卡，在“符号” 选项卡的“字体”列表框中，收集了许多符号集，如“宋体”符号集、symbol 符号集、Webdings 符号集等，每一个符号集又包括许多符号。在符号集窗口中，单击选中某个符号，再单击“插入”按钮，就可以把该符号插入到文档中。直接双击该符号，也可以把它插入到文档中。 3.4.3. 插入自动图文集. 自动图文集是一个很好用的辅助性的文档编辑工具，它既能收藏可能被反复使用的信息，又能在需要的时候把收藏起来的信息快速插入到文档中。除了收藏大量的文字、符号之外，自动图文集还能收藏图片、声音及视频信息等。使用插入自动图文集的步骤如下：（1）增添词条。在文档中选定要作为收集词条的文字、符号或图片等，执行“插入”→ “自动图文集”→“新建”命令，会弹出如图 3-16 所示的“创建‘自动图文集’”对话框，在文本框中输入新增词条的名称，如 test，然后单击“确定”按钮，文档中被选定的内容将以词条的方式被收集到自动图文集中。. 图 3-16. “创建‘自动图文集’”对话框. 如果选定了要作为收集词条的文字、符号或图片，也可以按组合键 Alt+F3 快速地把当前选定的字符串收集到自动图文集中。（2）使用词条。首先，在文档中输入词条代码（本例中为 test），然后按 F3 键，该词条内容就会被插入到光标处，而事先输入的词条代码将自动消失。需要说明的是，如果不是在一段文字的末尾插入自动图文集词条，那么，输入词条代码后，还应该在词条代码（本例中的 test）的后面增加一个空格作为词条代码的结束符，然后再按 F3 键，否则自动图文集不能正确地辨认该代码。.

(12) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 79. （3）删除词条。单击“插入”→“自动图文集”→“自动图文集”命令，打开如图 3-17 所示的“自动更正”对话框。在“自动图文集”选项卡中，选定被删除的代码，再单击“删除” 按钮，这个代码以及它所代表的词条就会从自动图文集中删除。. 图 3-17. “自动更正”对话框. 自动图文集与剪贴板有着最根本的区别。自动图文集最大的优点是，它可以不断地积累信息并永久性地保存它们，而剪贴板虽然也能多次复制信息，但是，它只能保存最后一个信息，如果退出 Windows，剪贴板的信息将会被完全清除。 3.4.4. 插入日期和时间. 单击“插入”→“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，在“语言”下拉列表框中选择“中文”，如图 3-18 所示，单击“确定”按钮，在文档中就出现了 Windows 系统的中文日期。. 图 3-18. “时间和日期”对话框. 如果在“语言”下拉列表框中选择“英文”，可以看到左边的列表框中日期和时间的格式都变成英文的了，单击“确定”按钮，文档中就插入了一个这种格式的“英文”日期和时间。不过用这种方法加到文档中的日期和时间是根据 Windows 系统中的时间来确定的，如果系统时间不正确，插入的时间和日期也不正确。.

(13) 一级 MS Office 教程. 80. 也可以使用插入域的方法来插入日期和时间：单击“插入”→“域”命令，打开“域” 对话框，在“类别”下拉列表框中选择“日期和时间”选项，在“域名”列表框中选择 Date，如图 3-19 所示，从“日期格式”列表框中选择一种日期格式，在“域选项”区域中选择各种选项，单击“确定”按钮，即在文档中添加了一个日期。. 图 3-19. “域”对话框. 还可以使插入的日期和时间自动更新：打开“日期和时间”对话框，选中“自动更新” 复选框，单击“确定”按钮。实际上它的作用是当你的系统日期改变时，插入的这个日期和时间会跟着改变，这样在你需要用几天时间编辑一个文档时，里面的日期和时间就不用再手动去改了。 3.4.5. 插入 Word 文件. 在 Word 2003 编辑文档的过程中还可以随时插入其他编辑好的文件。单击“插入”→“文件”命令可以打开如图 3-20 所示的对话框。在其中可以将需要的 Word 文件插入到当前的文档中来。允许插入的文件类型都排列在“插入文件”对话框的“文件类型”下拉列表框中，有.doc、.html、.txt 等。插入文件的插入点就是当前文档的光标所在处。. 图 3-20. “插入文件”对话框.

(14) 第3章. 3.4.6. Word 2003 文字处理软件. 81. 查找和替换. 1．查找字符如果想要查找的字符在文档中有很多处，或是不能确定要处理字符的准确位置的时候，字符的“查找”命令就显得非常重要。单击“编辑”→“查找”命令（或者按 Ctrl+F 键），可以打开“查找和替换”对话框，如图 3-21 所示。对话框包括 3 个选项卡：“查找” 、 “替换”和“定位”。这里先说明如何使用“查找”选项卡在文档中查找字符。. 图 3-21. “查找和替换”对话框. 在“查找”选项卡中，常规状态下只有一个“查找内容”组合框，只要把要查找的字符填写在框内， “查找下一处”按钮就变成黑色的有效状态，可以单击它执行查找命令。单击“查找”选项卡中的“高级”按钮，选项卡就会向下展开，出现许多查找选项，如图 3-22 所示。其中，搜索范围有 3 种情况： “向下”是从当前光标所在处向下搜索，直到文档末尾为止； “向上”是从当前光标所在处向上搜索，直到文档开始为止； “全部”搜索的范围包括了向上和向下两个动作，这种搜索方式将查遍整个文档，不会漏掉一个字符。. 图 3-22. “查找和替换”对话框的高级界面. “搜索选项”区域中的某些查找条件的含义解释如下： z 区分大小写。在查找指定字符的时候，把同一个字符的大写和小写形式视为两个不同的字符。比如，要查找 Materials，那么使用了区分大小写功能，则文档中的 materials.

(15) 一级 MS Office 教程. 82. 将不会被查找出来。全字匹配。选定“全字匹配”为查找条件之后，如果要查找的是 decide，那么文档中的 decided 将不会被查找出来。 z 使用通配符。通配符的作用与 DOS 中的概念完全相同。使用通配符进行查找的主要目的是为了在一个句子或单词中找到关键的几个字符，而对夹在中间的其他字符并不关注。比如，想在文档中查找单词 materials，但忘记了具体怎么拼写，只记得 m 和 s 两个字符，可以使用通配符，在“查找内容”组合框中输入 m*r，但查找到的结果会包括 mars、materials 等。 z 同音。要求查找的字符同音，主要针对的是英文的音标读音，其目的是查找发音相同的所有字符。 z 区分全/半角。该查找条件主要是针对查找中文和西文字符设计的。比如选中该条件后，如果查找条件是全角符号“…”，那么，文档中的半角符号“…”就不会被找到。除了上述查找条件之外，在“查找”选项卡中，还有两项与查找有关的工具。一个是“格式”按钮，利用这个按钮，可以把被查找字符的格式特征也作为查找的条件。比如，要求查找的字符必须是蓝色、楷体、三号字等。只有单击“不限定格式”按钮才能够取消格式条件。另一个工具是“特殊字符”按钮，单击该按钮可以展开一个特殊字符的列表，从中选择一个就可以作为被查找的对象，如查找“段落标记”、“分栏符”等。 z. 由于各个查找条件互相影响，所以有时两个条件不能共存。选择一个新条件时，必须取消另一个条件。比如，选择“使用通配符”后，“区分大小写”等条件都变成灰色，意味着这些条件不能与“使用通配符”条件配合使用。在查找过程中，如果更改查找条件，一定要取消不必要的旧条件，选中需要的查找条件；否则可能无法找到要查找的目标。 2．替换字符如果文档中所有的“象素”都要替换成“像素”，一个一个去替换会很麻烦。这里可以使用替换功能实现。单击“编辑”→“替换”命令（或者按 Ctrl+H 键），弹出如图 3-23 所示的“查找和替换” 对话框的“替换”选项卡界面。在“查找内容”文本框中输入要替换的内容“象素”，在“替换为”文本框中输入要替换成的内容“像素”，单击“查找下一处”按钮，Word 就自动在文档中找到下一处使用这个词的地方，这时单击“替换”按钮，Word 会把选中的词替换掉并自动选中下一个词。如果确定了文档中这个词肯定都要被替换掉，则可以直接单击“全部替换”按钮。. 图 3-23. “查找和替换”对话框.

(16) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 83. 3．定位单击“编辑”→“定位”命令（或者按 Ctrl+G 键），则出现如图 3-24 所示的“查找和替换”对话框的“定位”选项卡界面。通过在“定位目标”列表框中限定要定位的目标类型，如页、节、行或批注等并输入指定的页号、行号等就能够快速地把光标定位在文档中的任意一页的某一行，还可以定位在某个脚注或尾注之处。. 图 3-24. 3.4.7. “定位”选项卡. 选取文本. 无论要对某个对象实施什么样的操作，从简单的插、删、改，到复杂的格式化，首要的任务是选定对象。无论是文字、标点符号还是插入的图形符号，被选定后的重要标志是文字变成反色，背景也变成反色。（1）用鼠标选取部分文字。在要选定文字的开始位置拖动鼠标到要选定文字的结束位置；或者按住 Shift 键，在要选定文字的结束位置单击，就选中了这些文字。这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。（2）行的选取。把鼠标移动到行的左边，鼠标就变成了一个指向右上方的箭头，单击即可选中这一行；或者把光标定位在要选定文字的开始位置，按 Shift+End 键（或 Shift+Home 键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。在文档中拖动可以选定多行文字，在开始行的左边单击选中该行，按住 Shift 键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。（3）句的选取。按住 Ctrl 键，单击文档中的一个地方，单击处的整个句子就被选取。如果想选中多句，可以按住 Ctrl 键，在第一个要选中句子的任意位置按下左键，松开 Ctrl 键，拖动鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键即可。配合 Shift 键的用法就是按住 Ctrl 键，在第一个要选中句子的任意位置单击，松开 Ctrl 键，按下 Shift 键，单击最后一个句子的任意位置。（4）段的选取。在第一段中的任意位置三击，选定整个一段。如果想选中多段，可以在左边的选定区双击选中第一个段落，然后按住 Shift 键，在最后一个段落中的任意位置单击，一样可以选中多个段落。（5）矩形选取。按住 Alt 键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域，如图 3-25 所示；先把光标定位在要选定区域的开始位置，同时按住 Shift 键和 Alt 键，单击要选定区域的结束位置，同样可以选择一个矩形区域。（6）全文选取。使用快捷键 Ctrl+A 可以选中全文；或者先将光标定位到文档的开始位置，.

(17) 一级 MS Office 教程. 84. 再按 Shift+Ctrl+End 键选取全文；按住 Ctrl 键在左边的选定区域中单击，同样可以选取全文。. 图 3-25. 矩形选取文本. （7）扩展选取。此外，Word 还有一种扩展的选取状态，按 F8 键，状态栏上的“扩展” 两个字由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按 F8 键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，就成了一段；再按一下，就成全文了。按 Esc 键，可以退出扩展状态，同时状态栏的扩展两个字变成灰色。这就是扩展状态的选取。在 “扩展”两个字上双击也可以切换扩展状态。扩展状态也可以同其他的选择方式结合起来使用，进入扩展状态，然后按住 Alt 键单击，可以选定一个矩形区域的范围。 3.4.8. 撤消和恢复. 撤消和恢复是相对应的，撤消是取消上一步的操作，而恢复就是把撤消操作再重复回来。例如在文档中错误地删除了一段文字，单击工具栏上的“撤消”按钮可以撤消这一步操作，再单击“恢复”按钮，刚才出现的文字再次删除。另外还可以一次撤消多次的操作。单击“撤消”按钮上的下三角按钮，会弹出一个如图 3-26 所示的列表框，这个列表框中列出了目前可以撤消的所有操作，从中选择多步操作来撤消。但是这里不允许任意选择一个以前的操作来撤消，而只能连续撤消一些操作。. 图 3-26. “撤消”按钮的下拉菜单.

(18) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 85. 单击“编辑”→“撤消”和“恢复”命令也可以实现撤消和恢复操作，其相对应的快捷键是 Ctrl+Z 和 Ctrl+Y。. 3.5 3.5.1. Word 窗口操作. 选择视图模式. Word 2003 能够完成的事情有很多，既可以创建一流的 Web 页，也能够建立和重新组织大型文档的大纲。如表 3-3 所示，Word 2003 提供了几种不同的视图模式，以适应各自不同的任务需求。视图之间的切换也特别简单，如图 3-27 所示，只需单击 Word 窗口左下角的视图切换按钮即可。表 3-3 Word 2003 的各种视图视图种类. 使用场合. 普通视图. 如果要处理的是最基本的只包含文本内容的文档，使用该默认视图就会很方便. Web 版式视图. 如果是设计 Web 页，使用该视图能够查看文档、鉴别该文档是否能够满足在 Web 上发布的需求。可以使用普通视图设计网页，然后使用 Web 版式视图预览该网页；或者从一开始就直接使用该视图. 页面视图. 如果想查看文档打印出来会是什么样子，可以在打印之前首先使用页面视图查看该文档。从而可以根据需要调整其边界、字体大小、页面分割或其他 Word 2003 设置，尽可能地一次打印成功。该视图提供的一些元素（例如文本框）其他视图中都没有提供，因此这种视图是最接近实际打印效果的. 大纲视图. 重新组织冗长的文档是一件非常费力的事情。但如果该文档使用了样式代码的标题样式，可以单击“大纲视图”按钮，然后重新拖放部分文档内容。这种方法根本不需要选择大量的文本块。在移动大纲视图中的标题时，该标题下的文本会自动随之一起移动. 阅读版式. 如果打开文档是为了进行阅读，阅读版式视图可以让用户体验到一种全新的阅读方式。阅读版式视图会隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏，单击工具栏上的“关闭”按钮可以关闭阅读版式视图回到之前的视图. 阅读版式. 普通视图 Web 版式视图图 3-27. 3.5.2. 页面视图. 大纲视图. 视图模式切换按钮. 使用文档结构图. 如果在文档中使用了样式代码或常用格式的标题，那么使用文档结构图可以准确定位正确的章节。单击“视图”→“文档结构图”命令，Word 文档会变成如图 3-28 所示的界面，左侧是.

(19) 一级 MS Office 教程. 86. Word 根据文档中使用的标题样式自动生成的大纲结构。然后在打开的文档结构图中单击需要找到的章节，Word 立刻就能跳转到相应的章节。. 图 3-28. 使用文档结构图. Word 2003 能够非常智能地生成文档结构图。如果它找不到明显的样式代码标题，则会尝试使用非格式化的标题。Word 2003 会查找那些独占一行的文本，或者那些后跟一大段文本本身却没有占据满行的文本。Word 2003 考虑所有这些线索，然后将其综合起来生成尽可能准确的文档结构图。当然，也有不利的一面。Word 2003 有时会把图表的标题或者段落当中的某些文字也放到文档结构图中。如果文档很短小，不会产生什么大的误解；但是如果正在处理的是一个复杂的大型计划文档，可能就要产生错误了。 3.5.3. 同时编辑多个 Word 文档. 由于 Word 2003 采用了新的单文档界面，同时编辑处理多个 Word 2003 文档变得非常简单。只要将它们全部打开，然后使用 Windows 的任务栏单击文档名即可随时切换，再也不用像以前那样使用多步键盘命令，或者单击许多菜单项了。Word 2003 中另外一个微妙却又明显的改善之处是：文件名出现在应用程序名字的前面，在任务栏和应用程序标题栏中均是如此。这对查找项目会有很大帮助，尤其是任务栏非常拥挤的时候。 3.5.4. 拆分窗口. 如果需要同时查看同一文档的两个部分则需要用到窗口拆分功能。单击“窗口”→“拆分”命令，鼠标指针会变成形状。这时，将鼠标移动到屏幕的某个位置并单击，Word 2003 编辑窗口将出现同一个文档的两个视图面板，如图 3-29 所示。每个面板都有自己独立的滚动栏，可以很方便地滚动到要处理的文档部分。.

(20) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 图 3-29. 87. 拆分窗口. 3.6 设置版式样式 3.6.1. 设置字符格式. 在使用 Word 2003 编辑文档的时候，通常需要设置字体为不同的格式，这时可以使用“字体”对话框或“格式”工具栏中的各种字符格式按钮进行设置。 1．设置字符的字体、字形、字号、下划线和颜色单击“格式”→“字体”命令，可以弹出如图 3-30 所示的对话框。. 图 3-30. “字体”对话框.

(21) 一级 MS Office 教程. 88. 在“字体”选项卡中有 8 个列表框，用户可以分别从中选择与字符字体有关的字体、字号、字形、颜色、下划线和着重符格式。比如，选择“颜色”列表框，弹出如图 3-31 所示的 “颜色”下拉列表框，选中红色，则被选定的字符就会变为红色。. 图 3-31. “颜色”下拉列表框. 2．设置字符间距和缩放（1）字符缩放。如果只想增加或减小字符的宽度，而不改变其高度，只能通过设置字符的缩放格式来实现。另外，通过设置字符的垂直位置，能够使字符在同一行中的位置在垂直方向上发生变化。单击“格式”工具栏中的“字符缩放”按钮右侧的三角形下拉按钮，可以从如图 3-32 所示的下拉列表框中选择一种缩放比例。如果在列表框中找不到所需的比例，可以单击最后一项“其他”，就会切换到“字体”对话框的“字符间距”选项卡中，如图 3-33 所示。直接在“缩放”组合框中输入 1～600 的整数数字，即可设置相应的缩放比例。. 图 3-32. 字符缩放下拉菜单. 图 3-33 “字符间距”选项卡. 如图 3-34 所示为设置了各种缩放比例的字符效果。（2）字符间距。在一些标题中，经常需要增加字符之间的水平距离和垂直间距。如果要精确地改变两个字符之间的距离，必须使用如图 3-33 所示的“字符间距”选项卡。在 Word 2003 中，对字符水平间距的定义即两个字符之间的间距，是指从左字符的左边界到右字符的左边界之间的距离。要改变两个字符之间的间距，应该选定左侧的字符，并设置其.

(22) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 89. 加宽、紧缩的磅值。对字符垂直位置的定义是：以字符所在行的基线为准，字符的底边界线与基线重合时，字符的垂直位置为 0；底边界线在基线之上时，该字符被提升；底边界线在基线的下面时，该字符被降低。. 图 3-34. 各种缩放比例的字符效果. 在“字符间距”选项卡中， “间距”列表框用来设置字符之间的水平间距，单击列表框的下拉按钮，可以从列表框中选择标准、加宽或紧缩模式。模式选定后，还应该在右侧的“磅值” 文本框中输入间距的数值，或单击微调按钮来调整字符的间距。间距的最大值是 1584 磅，最小值是 0 磅。在“字符间距”选项卡中， “位置”列表框用来设置字符之间的垂直位置。 “位置” 列表框中同样有 3 种位置： “标准”是字符的默认位置； “提升”是相对于原来的基线，字符上升一定的磅值；“降低”是下降一定的磅值。它的操作方法与“间距”列表框相似，需要注意的是，要使哪个字符升降，必须选定该字符。如图 3-35 所示为设定了不同字符升降和间距的效果。. 图 3-35. 字符升降和不同间距效果.

(23) 一级 MS Office 教程. 90. 3．添加边框和底纹选中文字，单击工具栏上的“字符边框”按钮，选中的文字周围就出现了一个边框，再单击“字符底纹”按钮，文字又添加上了底纹。给文字添加边框和底纹不但能够使这些文字更引人注目，而且可以使文档更美观。如图 3-36 所示是添加了边框和底纹的文字效果。. 图 3-36. 文本添加边框底纹后的效果. 4．文字动态效果 Word 2003 的文字动态效果主要体现在字符边框线的流动和背景的闪烁上，或是在字符的表面出现一些运动的小点。这些动态效果不会被打印出来。设置文字动态效果的方法比较简单，选中文字，单击“格式”→“字体”命令，打开“字体”对话框，单击“文字效果”选项卡，在“动态效果”列表框中单击所需要的效果，如图 3-37 所示，单击“确定”按钮，这样就设置好了。在该对话框的预览框中可以预览显示的效果。. 图 3-37. “文字效果”选项卡.

(24) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 91. 5．特殊文字效果单击“格式”→“中文版式”命令，在弹出的菜单（如图 3-38 所示）中可以设置各种特殊的文字格式，包括“带圈文字”、 “纵横混排” 、“合并字符”、“双行合一”等多个文字效果。如图 3-39 所示为设置了各种特殊字符格式后的效果图。. 图 3-38. 3.6.2. “中文版式”菜单. 图 3-39. 各种特殊字符格式效果. 设置段落格式. 1．设置段落缩进段落的缩进有 4 种形式： z 左缩进：段落中每行左边的第一个字符不是紧挨着版心的左侧，而是向右侧移动一定的距离，使其左侧空出，而且各行空出的字符个数相同，这叫做左缩进。 z 右缩进：段落中每行右边的第一个字符不是紧挨着版心的右侧，而是向左侧移动一定的距离，使其右侧空出一些位置，这叫做右缩进。 z 首行缩进：只有段落的第一行向右缩进几个字符，其他各行保持左对齐状态。 z 悬挂缩进：除段落的第一行保持左对齐状态之外，其他各行都向右缩进一些。标尺上有这几种缩进所对应的标记。这几个标记分别代表了段落不同部分的位置：首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空两格，首行缩进标记控制的是段落的第一行开始的位置；标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的，但是拖动不同的标记会有不同的效果；拖动左缩进标记，可以看到首行缩进标记也在跟着移动，也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其他行左边的开始位置，而左缩进标记则是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪，则直接拖动这个左缩进标记即可，而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。需要比较精确定位的地方可以按住 Alt 键后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。 2．设置行间距和段间距行距就是行和行之间的距离，选中要修改行距的段落，单击“格式”→“段落”命令，.

(25) 一级 MS Office 教程. 92. 弹出如图 3-40 所示的“段落”对话框。单击“缩进和间距”选项卡中的“行距”下拉列表框，选择需要的行距，单击“确定”按钮即可改变整个段落的全部行距了。把光标定位在要设置的段落中，打开“段落”对话框，在“间距”选择区中单击“段前” 或“段后”文本框的微调按钮调整间距，单击“确定”按钮，这样这个段落和前后段落之间的距离就修改完成了。 3．设置对齐方式当一行中的字符还没有排列满该行时，这些字符可以集中在左、右、中部，形成对齐的多种格式。在“段落”对话框中可以单击“对齐方式”下拉列表框，其中有如下 5 种对齐方式可供选择（如图 3-41 所示）： z 左对齐：使段落中的字符以段落的左边界和默认的字符间距为基准，向左靠拢。 z 右对齐：使段落中的字符以段落的右边界和默认的字符间距为基准，向右靠拢。 z 居中：使段落中的字符以段落的中线和默认的字符间距为基准，向中靠拢。 z 分散对齐：把不满行中的所有字符等间距地分散并布满在这一行中。 z 两端对齐：当一行中的中文以外的字符串，如英文单词、数字或符号等超出右边界时，中文 Word 2003 不允许把非中文的字符串拆开分别放在两行中，而强行将该单词移到下一行，上一行剩下的字符将在本行内以均匀的间距排列，产生“两端对齐”的效果。. 图 3-40. 3.6.3. “段落”对话框. 图 3-41. “对齐方式”下拉列表框. 设置边框和底纹. 把光标定位到要设置的段落中或者选定要设置边框和底纹的文本，单击“格式”→“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框，如图 3-42 所示。“边框和底纹”对话框是设置段落边框和底纹格式的重要工具。在这个对话框中有 3 个选项卡，分别是“边框”、“页面边框” 和“底纹”。 1．设置边框在“边框”选项卡的右部有一个预览边框效果的区域，预览区中有 4 个设置边框的按钮，熟悉它们的作用之后可以为文本设置一种边框线或由它们任意组合而成的边框线。如果针对表.

(26) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 93. 格设置边框线，在智能的预览区中还会再增加 4 个边框按钮。这些按钮的形状及功能如表 3-4 所示。. 图 3-42. “边框和底纹”对话框. 表 3-4 设置边框线的按钮及功能按钮. 功能. 按钮. 功能. 添加或取消上边框线. 添加或取消横网格线. 添加或取消下边框线. 添加或取消竖网格线. 添加或取消左边框线. 添加或取消表格正斜线. 添加或取消右边框线. 添加或取消表格反斜线. 在“边框”选项卡的左部有 5 个竖向排列的设置边框线样式的按钮，用来选择要设置的边框线的类型，这 5 种类型是“无” 、“方框” 、“阴影”、“三维”和“自定义”。：无边框。该按钮可以取消原有的边框。：方框。该按钮可以添加或取消简单的矩形方框。简单明了的矩形方框可以起到突出被选定文本的特殊作用。：阴影。添加或取消阴影边框。阴影经常用在小报、杂志中，用来美化一个段落，使被圈起来的文字具有凸出的感觉。：三维。三维类型的边框的效果比较明显，使文本具有立体的感觉，但是必须选择粗细不一或灰度不同双线线型，才能使边框线产生三维的立体效果。：自定义。在自定义方式下，可以在选定段落的一侧、两侧、三侧或四周设置不同线型的边框线。这种灵活的搭配，扩展了边框线的种类，增强了边框线的作用。在“边框”和“底纹”选项卡的下方，都有一个“横线”按钮，单击该按钮会弹出如图 3-43 所示的对话框。它能够把一些横线型的图形作为边框线引入到段落中。了解了上面各个按钮的功能，就可以轻松为文本或段落添加边框了。例如，选定一个段落，打开“边框和底纹”对话框，单击“边框”选项卡，在“线型”列表框中选择虚线，单击 “颜色”下拉列表框，在其中选择“蓝色”，然后在“应用于”下拉列表框中选择“段落”，单.

(27) 94. 一级 MS Office 教程. 击“确定”按钮，这样就给这个段落加上了一个边框。. 图 3-43 “横线”对话框. 2．设置段落底纹文本的底纹也是通过如图 3-42 所示的“边框和底纹”对话框来设置的。单击“底纹”选项卡，出现如图 3-44 所示的对话框。. 图 3-44. “底纹”对话框. 在该对话框中包含以下两个主要部件： z 填充颜色的调色板。在“底纹”选项卡中，有一个供选择填充颜色用的调色板，其中有包含不同的灰度级在内的 64 种颜色，如果需要，还可以单击“其他颜色”按钮，从扩展的调色板中任选一种颜色。在调色板的右侧有一个平时显示“无填充色”的小型显示框，每当单击一种颜色时，该显示框中的内容就变成被选定颜色的名称。 z 图案式样列表框。在“式样”列表框中可以选择各种底纹图案，如各种百分比度的灰.

(28) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 95. 色、深色下斜线等图案，从“颜色”下拉列表框中可以为图案的线条指定一种颜色。填充色和图案颜色的作用不同。 3.6.4. 项目符号和编号. 项目符号和编号格式也属于段落格式，适合制作包括多层次内容的文档。通过设置项目符号或编号可以使文档内容清晰，层次分明。 1．自动编号自动识别输入：在一行的起头输入任意一个数字（如果是从头编号就输入 1），紧接着输入一个“逗号”、“顿号”或者“.”，然后输入项目后面包含的内容并按回车键，下一行就会自动出现下一个序列号，如果认为输入的是编号，就会调用编号功能，设置起编号来很方便。如果不想要这个编号，按一下 Backspace 键，编号就删除了。 2．项目符号项目符号是段落的缩进格式和符号、制表位的恰当结合，所以在设置和使用项目符号时，只要充分掌握段落的基本性质，引用段落缩进格式的相关知识，就能够方便地把项目符号应用到文档中去，使项目符号对文档起到恰当的辅助作用。一般在一些列举条件的地方会采用项目符号来表示。选中段落，单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮，就给它们加上了项目符号。和去掉自动编号的方法一样，把光标定位到项目符号的后面，按 Backspace 键即可。另外还有一种做法：把光标定位到要去掉的项目符号的段落中，单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮，也可以把这个项目符号去掉。如果要改变项目符号，可以单击“格式”→“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，如图 3-45 所示；单击“项目符号”选项卡，选择一个喜欢的项目符号，然后单击“确定”按钮，就可以给选定的段落设置一个自选的项目符号了。. 图 3-45. “项目符号和编号”对话框. 如果不喜欢系统默认提供的项目符号，也可以自定义一个。打开“项目符号和编号”对话框，选择一个项目符号的样式，单击“自定义”按钮，打开“自定义项目符号列表”对话框，如图 3-46 所示。在该对话框中单击“字符”按钮，打开“符号”对话框，如图 3-47 所示，然后选择一个喜欢的符号，单击“确定”按钮回到“自定义项目符号列表”对话框，单击“确定” 按钮，就可以把刚才选中的符号作为项目符号了。.

(29) 一级 MS Office 教程. 96. 图 3-46. “自定义项目符号列表”对话框. 图 3-47. “符号”对话框. 如果觉得这样的项目符号还不好看，可以添加色彩更加丰富的项目符号。在“自定义项目符号和编号”对话框中单击“图片”按钮，可以弹出如图 3-48 所示的“图片项目符号”对话框，在该对话框中可以选择更多的小图片作为项目符号。. 图 3-48. “图片项目符号”对话框.

(30) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 97. 3．编号设置 Word 的编号功能十分强大，可以轻松地设置多种格式的编号以及多级编号等。单击“格式”→“项目符号和编号”命令，弹出“项目符号和编号”对话框，单击“编号”选项卡，如图 3-49 所示，有很多编号可以选择。. 图 3-49. “编号”选项卡. 如果不想用系统提供的默认编号形式，也可以选择自定义编号。首先选择一种编号，单击 “自定义”按钮打开“自定义编号列表”对话框，如图 3-50 所示。从“编号样式”下拉列表框中可以选择中文的“一，二，三 …” ，从右面的预览框中可以看到设置的效果。在这个对话框中还可以修改字体。单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，将“中文字体”设置为“楷体” ，单击“确定”按钮回到“自定义编号列表”对话框，可以看到编号的字体已经变成楷体了。. 图 3-50. 3.6.5. “自定义编号列表”对话框. 设置制表位. 表格是由表元素和表格线组成的。表的内容可以不用格线来划分成小格，而是依靠相互.

(31) 98. 一级 MS Office 教程. 之间固定的间距和规则的纵横定位来形成表的特征，这就是制表位。比如，被表彰的人员名单、货物清单和出席会议的人员名单等通常都是利用制表位来处理的。除了对齐格式和间距之外，制表位还有前导符，如“____”或“……”等。在书籍的目录中，经常用前导字符来连接标题和页码。熟练掌握制表位之后，不但可以提高基本排版能力，而且能够明显地提高处理文字和表格工作的效率。制表位有三大要素，在设置一个新的制表位格式的时候，主要是针对这 3 个要素进行操作： z 制表位位置。制表位位置用来确定表内容的起始位置，比如，确定制表位的位置为 10.5 厘米时，在该制表位处输入的第一个字符是从标尺上的 10.5 厘米处开始，然后按照指定的对齐方式向右依次排列。 z 对齐方式。制表位的对齐方式与段落的对齐格式完全一致，只是多了小数点对齐和竖线对齐方式。选择小数点对齐方式之后，可以保证输入的数值是以小数点为基准对齐；选择竖线对齐方式时，在制表位处显示一条竖线，在此处不能输入任何数据。 z 前导符。前导符是制表位的辅助符号，用来填充制表位前的空白区间。比如，在书籍的目录中，就经常利用前导符来索引具体的标题位置。前导符有 4 种样式：实线、粗虚线、细虚线和点划线。制表位的包容性。制表位是符号与段落缩进格式的有机结合，所以，只要是在普通段落中可以插入的对象，都能够被插入到制表位中。设置制表位有两种方法：一种是单击“格式”→“制表位”命令，在打开的如图 3-51 所示的“制表位”对话框中完成对三要素的设置；另一种是利用标尺来设置制表位的位置和对齐方式，但设置制表位的前导符只有通过第一种途径才能实现。. 图 3-51. “制表位”对话框. 在标尺左侧，有一个不引人注目的小工具，它就是设置制表位对齐方式的形态可变的制表符。默认状态下的制表符保持左对齐方式，单击该制表符可以依次改变其形状，包括居中式制表符、右对齐式制表符、小数点对齐式制表符和竖线对齐式制表符。如果单击标尺的某刻度值，可以在被单击位置产生制表符。应用制表位的关键是如何把光标快速定位到指定的制表位处，然后再输入表中的内容。 Word 2003 规定，按一下 Tab 键就可以快速地把光标移动到下一个制表位处，在制表位处输入各种数据的方法与常规段落完全相同。.

(32) 第3章. 3.6.6. Word 2003 文字处理软件. 99. 修改及新建样式. 1．样式简介从基本概念上来讲，样式是一组定义文本出现的外观和格式的特性指数。Word 2003 中的样式有两种类型：字符和段落。字符样式能够将上一段中描述的 5 个步骤压缩为两步。段落样式则指定给定段落的对齐方式、行间距和制表位位置。除了减少格式化和文本属性定义的步骤之外，样式还能够帮助你一次将所有指定为某种代码的文本进行改变。例如，你编写了一份长长的投资建议，最后发现该文档超出了规定的 10 页限制，多出了 2 页。你可能需要花好几分钟标记文本的每个部分，将字体改小一些；其实你只需要简单地修改文档正文使用的样式，让 Word 2003 为你完成这些修改工作。可能许多地方都需要样式的帮助。Word 2003 的许多有趣功能如果有了样式的帮助会工作得更好。例如，如果使用样式，就能够得到更加准确的文档结构图，从而通过在大纲视图下拖放其章节标题即可快速定位文本章节。如果有样式的支持，甚至连生成目录表等类似任务也能变得更加容易和精确。要应用某个样式，只要选择要更改的文本，然后单击“格式”工具栏上的“样式”下拉列表框，其中将显示出所有当前可用的样式，并且每种样式都以它们自己定义的字体和大小出现，如图 3-52 所示。. 图 3-52. “样式”下拉列表. 改变文本的样式非常简单，只需选择要改变的文本，然后从可用样式列表中选择另外一个样式即可。 Word 2003 提供了新的“样式和格式”任务窗格。单击“格式”工具栏中的按钮或是按快捷键 Ctrl+F1 即可打开如图 3-53 所示的“样式和格式”任务窗格。窗格上方显示了当前选择的文本的样式。单击列表框中的某一种样式，即可将该样式应用到当前的文本或段落中。单击“显示”下拉列表框选择“所有样式”选项（默认情况下是“有效样式”），可以显示所有的样式。.

(33) 一级 MS Office 教程. 100. 图 3-53. “样式和格式”任务窗格. 将文本的一个部分更改为另外一种样式，并不意味着使用相同样式的其他文本也将自动更改成新样式。要更改其他文本，必须亲自修改那些文本本身。. 2．更改样式使用样式的最大好处在于：如果自己不喜欢某些特定文档内容的外观，可以轻松自如地将它们改变成新的格式。更改样式时，所有指定使用该样式的文本自动完成修改。更改样式的步骤如下：（1）打开要更改的 Word 2003 文档，单击“格式”→“样式”命令，打开“样式和格式” 任务窗格。（2）将鼠标置于要修改的样式上，此时样式名称的右侧会出现一个下拉三角按钮，单击该按钮，选择“修改”，弹出如图 3-54 所示的“修改样式”对话框。（3）在“后续段落样式”下拉列表中选择该样式的后续段落样式。这样在应用该样式的段落按回车键开始的下一个段落将会采用这里选择的样式。如果应用样式时已经输入了下一个段落，则下一个段落的样式并不会更改。（4）单击“格式”按钮，然后在弹出的菜单中选择下面的任何一项予以修改： z 字体：改变该样式文本的大小和外观。 z 段落：定义段落样式的文本对齐、行间距、缩进、换行和分页信息。 z 制表位：设置所选择的段落样式的制表位位置。.

(34) 第3章 z z z z z. Word 2003 文字处理软件. 101. 边框：定义当前正在定义的样式的特定边框或阴影。该功能最适用于段落样式，对字符样式则差一些。语言：对使用其他语言书写的文本，指定 Word 2003 采用相应的拼写和语法检查器。图文框：为样式设置合适的图文框、图文环绕方式、对齐等。编号：指定编号和黑点列表项目符号出现的方式。快捷键：设置该样式的快捷键。. 图 3-54. “修改样式”对话框. （5）如果想把刚才做出的更改保存到当前模板中，单击“添加到模板”复选框。请注意，以后使用该模板创建的所有文档中都将包含该更改。因此，在使用“正文”模板时一定要小心，因为它是应用程序的默认模板。（6）如果想让 Word 2003 根据刚才作出的更改（对执行该样式的文本）重新自动定义该样式，请单击“自动更新”复选框。注意，“正文”样式不能使用这种方法更新。（7）在“修改样式”对话框的中间可以预览样式。看到满意的样式之后，单击“确定” 按钮。如果在前面的步骤中选中了“自动更新”复选框，当前文档将立刻更新以反映所作出的修改。 3．指定样式的快捷键习惯了样式的使用之后，很快就会发现自己使用某些样式的频率要比另外一些样式高得多。这种情况下，可以考虑为那些经常使用的样式指定快捷键，从而无须处理“样式”列表当中的众多选项条目即可迅速应用它们。注意某些样式已经有预定好的快捷键了。Word 2003 预先定义了几个样式快捷键来方便你的个人使用。这些已定义的快捷键包括：①正文 Ctrl+Shift+N；②标题 1 Ctrl+Alt+1；③标题 2 Ctrl+Alt+2；④标题 3 Ctrl+Alt+3。要指定样式的快捷键，先打开如图 3-54 所示的“修改样式”对话框，然后在对话框中单击“格式”按钮，选择“快捷键”，此时将弹出如图 3-55 所示的“自定义键盘”对话框。.

(35) 102. 一级 MS Office 教程. 图 3-55. “自定义键盘”对话框. 在“请按新快捷键”文本框内单击，然后按下你想要使用的快捷键，例如 Alt+3，Word 2003 会自动把你按的键盘符转换成文本显示在该文本框中。你无须担心不经意间误选了和其他样式重复的快捷键或者其他 Windows 或 Office 2003 使用着的快捷键，Word 会告诉你刚才的指定是否有效。默认情况下，Word 2003 将快捷键保存到当前模板中，因此在以后的所有文档中仍然可以使用它。如果由于某种原因你只想在当前文档中使用这个快捷键，请单击“将更改保存在”下拉列表框，从中选择当前文档名。在完成快捷键的定义之后，需要将它保存起来：单击“指定”按钮，再单击“关闭”按钮回到“修改样式”对话框，然后再单击“确定”按钮关闭对话框并保存更改。 4．创建新样式如果找不到可以修改的样式，或者只是想创建自己的样式，那也是非常轻松就能实现的事情。在“样式和格式”任务窗格中单击“新样式”按钮，弹出“新建样式”对话框，该对话框与“修改样式”对话框十分相似，为样式起一个名子，然后像修改样式一样设置样式的格式即可。当然，如果有某个段落或者标题已经按照你喜欢的格式出现了，则只需要在“格式”工具栏的“样式”下拉列表框中键入样式的新名称，然后按回车键即可。新创建的样式保存在“样式”列表框中，以后所有与使用当前文档相同模板建立的文档都能够使用该样式。 5．使用格式刷格式刷就是“刷”格式用的，也就是复制格式用的。在 Word 中格式同文字一样是可以复制的：选中这些文字，单击“格式刷”按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子“刷”过的文字的格式就变得和选中的文字一样了。可以直接复制整个段落和文字的所有格式。把光标定位在段落中，单击“格式刷”按钮，鼠标变成了一个小刷子的样子，然后选中另一段，该段的格式就和前一段的一模一样了。如果有好几段的话，先设置好一个段落的格式，然后双击“格式刷”按钮，这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式了；单击“格式刷”按钮即可恢复正常的编辑状态。.

(36) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 103. 另外还可以使用组合键：Ctrl+Shift+C、Ctrl+Shift+V。把光标定位在第一段中，按 Ctrl+Shift+C 键，把格式复制下来，再把光标定位到第二段中，按 Ctrl+Shift+V 键，上个段落的格式就复制了过来；再把光标定位到第三段中，按 Ctrl+Shift+V 键，格式也复制到了这里。. 3.7 设置页面格式 Word 2003 默认的模板以 A4 纸为基准，版面适用于大部分文档。但对于不同的用户，可能有不同的需求。因此，页面格式的设置也是至关重要的。 3.7.1. 设置页面基本格式. 单击“文件”→“页面设置”命令，可以打开如图 3-56 所示的“页面设置”对话框。通过设定纸张的尺寸和重新调整页边距，可以确定正文区的尺寸，也就是通常所说的设置版心。在排版时，通常把一页纸划分成两部分，正文区域叫版心，正文的四周和纸张边界之间的距离叫页边距。设置版心包括设置纸张大小、页边距尺寸和确定版心在页面中的位置。. 图 3-56 “页面设置”对话框. 1．标尺在 Word 2003 的窗口中可以同时安放水平和垂直两个标尺。在设置页面过程中，所有参数的改变最终都会体现在标尺的变化上。水平标尺整体分为 3 段，左、右两端的底色为深灰色，这是左、右页边距区域，中间的白色部分是标尺的主体，它的宽度就是版心的宽度。可见，标尺确实是测量页面的重要工具。另外，利用标尺还可以设置版心的尺寸。标尺有 3 个重要概念： z 标尺的度量单位。标尺的度量单位可以是英寸、厘米、毫米或磅，也可以使用字符单位。改变度量单位的方法是：从“工具”菜单打开“选项”对话框，单击“常规”选项卡，在“度量单位”列表框中选用一种指定的度量单位。.

(37) 一级 MS Office 教程. 104. 标尺的刻度结构。标尺上的刻度和数字交织在一起，用来标记标尺的刻度。页边距刻度。左页边距的刻度是以标尺零值为起点，向右依次是 1，2，3，…；右页边距的刻度是标尺向右刻度的延续，如从 8 开始，依次是 9，10，11，…。 2．版心页面由版心和页边距组成。版心宽度等于纸张宽度减去左、右页边距，版心高度等于纸张高度减去上、下页边距。可见，版心只能由纸张和页边距的尺寸决定。 3．页边距系统规定，上页边距和下页边距的尺寸范围是-55.87 厘米～+55.87 厘米。左右页边距的尺寸范围是 0 厘米～+55.87 厘米。在常用的版心中，页边距取值范围是 1.5 厘米～4.5 厘米。如果文稿需要装订，就要设置装订线的位置：在“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡里选择装订线的位置，这个“装订线”文本框中的数值表示的是装订线到页边的距离，而现在的页边距表示的就是装订线到正文边框的距离。 4．版式在“页面设置”对话框的“版式”选项卡中，有几个与设置版面有关的选项，如图 3-57 所示。其中“垂直对齐方式”下拉列表框是一种常用的设置页面垂直对齐方式的工具。版面有 3 种“垂直对齐”方式： z 顶端对齐：开始输入的第一行文字出现在版心的上边，以后各行逐渐下移。 z 居中：开始输入的第一行文字出现在版心的中部，以后各行向上、下展开。 z 两端对齐：第一段在版心的上边，回车后，第二段出现在版心的下边，以后输入的各行逐渐向中间逼近，随着行数的增加，行间距越来越小。 5．调整文档网格和文字排列方向在“页面设置”对话框中有一个“文档网格”选项卡，如图 3-58 所示，利用这个选项卡可以调节页面网格线的间距。这些网格线的作用与写作文时使用的方格纸相似，主要在编排文档时起到对齐的作用。但应该提醒一点，这种网格只能看而不能被打印出来。 z. z. 图 3-57. “版式”选项卡. 图 3-58 “文档网格”选项卡.

(38) 第3章. Word 2003 文字处理软件. 105. 利用“文档网格”选项卡中的“文字排列”单选按钮就可以方便地设置文字横向或竖向排列。例如在编排古文时，利用页面的竖排功能还可以使文章从右向左排列，符合古文的书写格式。 3.7.2. 版面分栏. 1．普通分栏分栏在版面设计中非常重要，在不同栏中可以设置不同的字体和段落格式。比如把页面分成相等的两栏之后，可以把一个栏中的段落设置成分散对齐格式，而把另一栏设置成右对齐格式。分栏后，标尺的状态也发生相应的变化，原来的一个标尺被划分成与分栏相对应的几部分，每两部分之间的深灰色方块就是对应两栏的分界标志，而且各部分都有自己的刻度体系和上、下、左、右滑块。单击“格式”→“分栏”命令，打开如图 3-59 所示的“分栏”对话框，选择“两栏”，单击“确定”按钮，现在文档就是按两栏来排版的了。. 图 3-59. “分栏”对话框. 若让一段文字分四栏显示，则先选中整个段落，然后单击“格式”→“分栏”命令，打开“分栏”对话框，在“栏数”文本框中输入 4，在“应用于”下拉列表框中选择“所选文字”，单击“确定”按钮，文档就设置好了。要调整栏宽，可以打开“分栏”对话框，这里有“宽度”和“间距”两个文本框，单击 “宽度”文本框的微调按钮来增大栏宽的数值， “间距”中的数字也同时变化了，单击“确定” 按钮即可。如果想在分栏中间加分隔线，只需打开“分栏”对话框，选中“分隔线”复选框，单击 “确定”按钮，在各个分栏之间就出现了分隔线。分栏时涉及栏数、栏宽和栏间距 3 个参数：如果各栏等宽并且等间距，版心宽度=栏宽× 栏数+间距×(栏数-1)；如果各栏不等宽但等间距，版心宽度=各栏宽之和+间距×(栏数-1)。 Word 2003 对分栏参数的上下限作了严格的规定，无论分成多少栏，栏宽的最小值都是 1.27 厘米；最大值由栏间距决定，当栏间距等于 0 时，此时的栏宽度最大。 2．不等宽分栏如果划分的栏宽不相等，应该根据具体的栏数采取不同的措施，分以下 3 种情况处理：（1）如果想分成不等宽的两栏，可以在“分栏”对话框的“预设”区域中选择“偏左” 或“偏右”分栏格式。由于版心宽度等于左栏宽与右栏宽的和再加上栏间距，所以当利用“分.