國立高雄大學檔案管理作業要點
自中華民國100年11月4日起實施 壹、總則 一、國立高雄大學(以下簡稱本校)為健全檔案管理、促進檔案開放應用, 發揮檔案多元功能,特依據檔案法及其相關子法,訂定國立高雄大學 檔案管理作業要點(以下簡稱本要點)。 二、本校檔案管理除依檔案法及其相關子法規定者外,悉依本要點之規定 辦理。 三、本校檔案管理,除有特殊情形者外,以集中管理為原則。 四、檔案管理資訊化作業,應與文書處理結合,並依行政院訂頒之文書及 檔案管理電腦化作業規範另訂之。 貳、 點收 五、各業務單位辦畢案件,承辦人員應依行政院訂頒之文書處理手冊所規 定之公文處理時限,於辦理期限內歸檔,歸檔時併同歸檔清單送檔案 管理單位點收,並註記點收日期,但下列物品,不得歸檔: (一)現金、有價證券及其他貴重物品。 (二)司法訴訟有關物證。 (三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之 物品。 (四)易變質而不適長期保存之物品。 以本校名義對內部單位行文及內部單位間行文之案件,各受文單位辦 畢後得不歸檔。 所稱辦畢案件,指依文書處理手冊或業務相關規定,完成發文、存查 或其他辦結程序之案件。 原存置於業務單位之檔案,若具有下列情形之一足供機關內外部使用 者,於簽請核可後辦理歸檔。 (一)機關法定職能運作,可供業務參考或權責稽憑者。 (二)具保障個人、團體或政府機關法定權益者。 (三)具滿足民眾「知」的權利之資訊價值者。 (四)具學術研究參考者。 (五)具影響國家、地方發展及社會公益者。 (六)具保存歷史文化、典章制度或科技價值者。
六、各業務單位承辦人員檔案歸檔之作業原則如下: (一)承辦人員應先檢查所歸檔之案件是否辦畢,並填寫分類號及保 存年限。歸檔時須併同歸檔清單送檔案管理單位點收,歸檔清 單得採書面或電子方式為之,並應記載下列事項:文(編) 號、主旨或事由、承辦單位及人員、檔案媒體類型及數量、附 件媒體類型及數量、附件抽存續辦者其名稱及應辦畢日期。 (二)公文及原稿在2頁以上時,應於騎縫處加蓋騎縫章或職名章。 (三)歸檔案件以原件為原則,有附件者,每一種以一份為限,公文 未以原件歸檔者,應敘明具體事由簽陳權責長官核准。 (四)附件需以正本隨文發出者,得以影印本蓋騎縫章或職名章歸 檔。 (五)附件經簽准抽存者,應於附件註記文號,保存單位於案件未辦 理銷毀完畢前,應保持附件完整,不得隱匿、銷毀或藉故遺 失。 (六)歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員依文件產生日期之先後 順序,晚者在上,早者在下,由下而上依序以鉛筆編寫頁碼, 文件係雙面書寫或列印者亦同,並於首頁註明總頁數。 附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂 者外,應並同其本文連續為之。 七、機密案件歸檔時,承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封,並於封 面註明保存年限、年度號、分類號、收發文號、承辦單位、承辦人 員、案由或案名、案卷內文件起訖日期、頁數、件數、附件數、機密 等級、解密條件、保密期限、公文遞送流程、封口加蓋印章或職名章 後,送檔案管理單位點收。 八、歸檔案件如有下列情形之一者,檔案管理單位應退回承辦單位補正: (一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。 (二)案件污損、內容不清楚或無法讀取者。 (三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 (四)案件未編列文號或文號有誤者。 (五)案件未填註分類號或保存年限者。 (六)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。 (七)案件二頁以上,未依規定蓋騎縫章或職名章者。 (八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」 字樣者。
(九)案件與歸檔清單之登載不符者。 (十)案件未能以原件歸檔,且未經簽奉權責長官核准者。 前項第二款所定情形之補正,應由承辦人員查明補註蓋章,並經權責 長官核可後,併同原案歸檔備查。 九、各業務單位辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者,單位主管於收到稽催 通知後,應主動查明處理,有延後歸檔之必要者,應由承辦人員填送 「公文展期申請單」,並須送請校長或授權代理人核准始得展期。 十、檔案管理單位每月應彙集統計檔案歸檔案件數量,製作「歸檔案件數 量統計表」,以利公文檔案管理績效評鑑。 參、 分類編案 十一、本校檔案分類,依據組織架構及各單位職掌之業務性質分:類、 綱、目、節、項,再依案件之內容編立案名及案次號。 十二、編立案卷應依下列規定辦理: (一)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查檢,如 有業務性質相同之檔案,應併於同一案名處理,查無前案可併 者,應立新案,確立新案名。 (二)同一案卷檔案之整理,應按文件產生日期先後,早者在上、晚 者在下,依目次號順序由小至大排列整齊,並於案卷第一頁編 寫目次號。 (三)附件應隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原文加蓋 「附件另存」戳記,並在附件盒標記檔號、收發文號及流水號 後,另按流水號順序存置;惟應於原檔案案卷目次表註明附件 型式、數量及存放位置。 十三、檔案管理單位應依檔案中央主管機關規定之期限前,按時報送檔案 目錄,並列印作為日後檔案管理業務之依據。 肆、 整理 十四、同一案卷檔案應按文件產生日期先後,依目次號大小,順序排列整 齊。案卷卷夾內首頁應放置目次表。 十五、整理檔案應注意下列事項: (一)同一案名之各件檔案應置於同一卷夾,卷夾厚度以三公分為原 則,並於檔案卷夾封面及背脊標明檔號、案名及保存年限。 (二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要 者,得予保留。
(三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。 (四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公文 用紙,並經權責長官核可後併案裝訂。 (五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整 齊;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案之內容;未 達規定標準者,應以公文用紙襯貼。 (六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以 公文用紙襯貼,不得脫離原件。 (七)紙質檔案夾選用質優、堅韌且經去酸處理之材質。 伍、 保管 十六、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架: (一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。 (二)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不 同媒體型式分區分類保管。 (三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下 直立排列。 (四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。 (五)應依檔案之年度或檔號範圍等項目,於檔案架之適當位置簡明 標示,並定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。 十七、機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他具安全防 護功能箱櫃,裝置密鎖存放之,並指定專人負責管理。 十八、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經許可,不 得擅自進入。 陸、 檢調 十九、申請借調檔案時,應以案件或案卷為單元,並由調案人填具調案 單。借調檔案以與承辦業務有關為限,並經單位主管核准。 因業務需要,借調非主管案件時,除經本單位主管核章外,應加會 原承辦業務主管同意。 二十、借調機密檔案者,應經校長或授權代理人核准。 二十一、借調檔案以提供複製檔案為原則,借調原件時應依下列原則辦 理: (一)已裝訂成卷且無法拆卷之檔案得整卷借出,並於「調案單」
(附件一)上註記卷數。 (二)案卷檢出時,須核算件數及頁數,並記載於調案單上,且「調 案單」須填註歸卷日期,檔管人員依日期稽催歸案。 二十二、借調檔案原件應於7日內歸還,期滿仍需繼續使用者,應提出「借 調檔案展期申請單」(附件二),每次展期日數最長為7日。展期次 數超過3次者,仍需使用檔案時,應先行歸還檔案後,再依規定辦 理借調。 如為案情特殊或業務需要,應專案簽請校長或授權代理人核准, 借調之期限,不受前項規定之限制。 二十三、借調機密檔案原件應於3日內歸還,期滿仍需繼續使用者,應提 出「借調檔案展期申請單」,惟每次展期日數最長為3日。展期次 數超 過3次者,仍需使用檔案時,應先行歸還檔案後,再依規定 辦理借調。 如為案情特殊或業務需要,應專案簽請校長或授權代理人核准, 借調之期限,不受前項規定之限制。 調案人借調機密檔案期間應負一切保密責任。 二十四、校外機關依法有權調用檔案者,調用檔案時,應備函載明法律依 據、調用目的及調用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,經校長 或授權代理人核准後,向檔案管理單位辦理調卷,並負稽催之 責。 校外機關借調檔案,需展期時應備函提出請求,由業務承辦單位 依來函簽辦,經校長或授權代理人核准後辦理。 二十五、對於借調檔案原件逾期(含逾申請展期期限)未歸還者,檔案管理 人員應定期製作「借調檔案逾期未歸還稽催單」向調案人或所屬 單位辦理催歸;經洽催三次仍不歸還時,應簽報校長或授權代理 人予以懲處。 柒、 應用 二十六、人民申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由為之。 本校檔案之應用依檔案法及相關法規另訂之。 捌、 清理(銷毀、移轉) 二十七、檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次。 二十八、機密檔案未經解密,不得銷毀。 二十九、已屆保存年限之檔案,檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄,送會 業務承辦單位審核,如無延長保存之必要者,應制定檔案銷毀計
畫併同檔案銷毀目錄,陳報教育部彙送檔案中央主管機關審核。 三 十、永久保存之檔案,符合移轉條件者,應於期限屆滿之次年編印 「檔案移轉目錄」送檔案中央主管機關審核。 玖、罰則 三十一、違反第九點、第 二十三點第三項及第二十五點規定,無正當理由 者,得簽請校長或授權代理人予以懲處。 拾、附則 三十二、檔案管理人員,得隨時觀摩中央主管機關檔案管理作業,以溝通 觀念與作法。 三十三、本校總務處文書組應加強宣導,將檔案管理相關教育訓練資料置 於網頁,以利承辦人員隨時參閱進而重視公文檔案。 拾壹、實施與修正 三十四、