規劃及監控開源與節流

(1)

【學校財務管理經驗分享】

規劃及監控開源與節流

油蔴地天主教小學(海泓道)

陳淑儀校長

(2)

計劃 Planning

實施與監控

Implementation and Monitoring

評估與監控 Evaluation

and Monitoring

規劃及監控

(3)

•運用原則

•財政來源及分類

•學校需要

•財政現況

•參閱文件

•財務預算

計劃

•成立財務相關小組

•訂立內部程序及政策

•專責財務的校董到校查核

•聽取外聘核數師提供意見

實施與監控

•財務報告

•核數報告

•資產盤點

評估與監控

(4)

非擁有者?

擁有者?

(一) 計劃 Planning

(1)財政管理及資源運用原則

學校/法團校董會是否學校資源的擁有者？原因？

(5)

教育條例 (第40AE(2)及40AF(2)條的規定

原則

• 法團校董會是以受託人(Trustee)身份去全權運用及處理它的資產及政府所給予的撥款。

• 制定一套制衡得宜的監控機制，提高問責性和透明度。

• 有效分配及運用資源，以提供優質教育。

(6)

天主教香港教區學校財務管理手冊

原則：

• 1.1 良善(Goodness)

• 1.2 忠誠(Faithfulness)

• 1.3 交代(Accountability)

• 1.4 真確(Truthfulness)

• 1.5 知識(Knowledge)

• 1.6 智慧(Wisdom)

• 1.7 審慎(Prudence)

(7)

(2)了解政府資助學校財政來源及分類

2.1 政府帳

2.2 普通經費帳（學校帳）

2.3 辦學團體帳

2.4 優質教育基金帳

(8)

政府帳之津貼及批額(例子)

擴大的營辦津貼

(9)

政府帳之津貼及批額(例子)

擴大的營辦開支整筆津貼以外津貼

(10)

(3)緊貼學校需要

3.1 辦學宗旨、使命、目標 3.2 學校發展關注事項

學校根據辦學團體的辦學宗旨及現行的教育政策認定目標和方向，策略性訂立三年的長遠計劃，以及制定周年校務計劃。緊密配合學校的長遠發展及周年校務計劃，製備周年財政預算，將資源按計劃的關注事項優先次序有效地進行分配，避免出現過度盈餘、回款或超支。

3.3 學生福祉

善用資源，為學生提供優質教育。

(11)

(4)檢視學校財政現況

4.1 財務年報

(承上結餘及未動用的津貼額)

4.2 財務月報

^{(檢視每月收支情況)}

4.3 科組財務運用情況

(適時制定財務報告，監控實際開支與財政預算的差異，並在有需時修訂有關預算)

(12)

(5)計劃前須參閱以下文件：

• 教育條例、教育規例、資助則例、

• 學校行政手冊、教育局通告及指引、

• 法團校董會章程、辦學團體指引、

• 其他有關的法例

(13)

(6)周年財務預算

6.1 設立機制，以製備及監控財務預算，並進行評估；亦須徵詢教師的意見。

6.2 財務預算配合周年校務計劃、學校發展計劃及運作需要。

6.3 在學年中檢討經核准的財務預算。

(14)

6月尾科組會議 (科組來年預算)

7月初呈交科組預算(由副校長A 與負責財務書記共同審視)

7月中由財務組檢視預算

8月中由校長交校監及負責財務校董審閱，

最後由校長批核 8月尾落實來年預

算

5月財務組就來年財務規劃事宜召開會議

制定財務預算流程

(15)

範圍：

1.教師專業發展、學校發展津貼(CEG)、整合代課教師津貼、課後支援津貼及全方位學習津貼均由學校發展組及財務組來制定預算 2.EOEBG及指定津貼按科組預算來分配予各組別

3.恆常支出如文具、清潔用品、紙張等則由學校書記參考去年支出

再交由財務組而制定

(16)

(7) 財務預測

7.1 薪金及相關供款支出 (教職員薪酬、對員工履行良好僱主的責任) 7.2 恆常開支 (水費、電費、電話費、上網費用等)

7.3 外聘服務支出 (外判清潔及消毒服務、園藝修剪、保安服務等) 7.4 突發事件 (颱風破壞、衞生防疫等)

7.5 拓展生源

7.6 學校節慶活動 7.7 教學設備更新 7.8 校舍維修

7.9 員工長期服務金

7.10 人力資源(編制以外老師、助理、外購服務等)

(17)

擴大的營辦開支整筆津貼儲備金細明表

學年長遠計畫儲備項目名稱/金額一般儲備金 _{累積儲備金}

計畫A 計畫B 計畫C 基本撥備木年度盈虧總數

2020/21 期初結餘

本年度撥備期期初結存

2021/22 期初結餘

本年度撥備期期初結存

(18)

(二) 實施與監控

Implementation and Monitoring

財務運用時切記:

• 靈活運用擴大營辦津貼 EOEBG

• 靈活運用整合代課津貼 TRG

• 合適的儲備盈餘

• 留意撥款限期

• 不足之數由學校帳支付

• 現屆資助盡量用於現屆學生

(e.g.成長的天空、言語治療、新來港學學童、加強

支援非華語學生的中文學與教等)

(19)

監控:四避免

◆ 行動錯誤

◆ 遺漏錯誤

◆ 解釋錯誤

◆ 預算錯誤

(20)

◆ 挪用或盜取財物

◆ 偽造或更改文件

◆ 欺詐

◆ 回佣

◆ 私用學校蓋印

學校蓋印附件

監控:五不可

(21)

申請蓋校印紀錄表

(22)

內部監控

1.成立財務相關小組

2.訂立內部程序及政策

3.專責財務的校董到校查核

4.聽取外聘核數師提供意見

(23)

1.設立以下兩個財務組別：

1.1 財務組

1.2 商業買賣活動組

*** 委派財政管理的職務時，遵守劃分及輪換職務

*** 負責中層管理教師應參與籌劃及監察經費運用

*** 教師要有足夠渠道資源調配反映意見，如校務會議及科組會議

(24)

1.2 財務組

 因應學校需要，制定各項財政政策及程序。

 向教職員解釋各項財政政策及程序。

 定期檢視及優化各項財政政策及程序。

 編輯校本採購程序。

 監管學校的收支賬項。

 監管各科組的財政預算及支出。

 檢視各津貼的運用情況。

 檢視學校的籌款及捐款活動的進支情況。

(25)

1.3 商業買賣活動監察組

 制訂及執行與校內商業買賣活動有關的政策

 監察學校商業買賣活動的進行

 定期抽查學校的現金賬及單據。

 定期抽查學校的口頭報價表、簡單書面報價表、書面報價及招標文件，確保報價及買賣程序正確無誤。

 定期抽查購買物品服務付款通知書，確保購買的物品或服務已完成報價程序。

 監察校內的籌款活動及捐款活動。

(26)

2.有關財務程序及政策

2.1 銀行帳之內部管理 2.2 收入的管理

2.3 支出項目

2.4 收貨、付款程序及存放 2.5 資產的管理

2.6 使用個人信用卡的指引

2.7 網上購物的程序

(27)

2.有關財務程序及政策

2.8 零用現金及支票的處理 2.9 籌款活動及接受捐贈 2.10 經營買賣業務

2.11 採購

2.12 利益衝突申報處理

2.13 人事處理：工資、薪金、晉升、校外兼職

採購物品/服務申請附件採購程序附件

(28)

採購物品/服務申請附件採購程序附件

(29)

3. 一般較為忽略的事宜

3.1 收貨、付款程序及存放

為防止舞弊（例如隱瞞少送的貨物），在收貨及付款過程中將採取下列措施：

3.1 應檢查（或在有需要時測試）及點算送達的物品，並與購貨訂單及送貨單互相核對。

3.2 為防止違規情況，可在驗貨過程中進行監督審查。

3.3 應由專責人員核實已驗收之物品。

3.4 應要求供應商盡快發出帳單。

3.5 付款記錄應有正式核實的發票、收據或索款申請作証明。

3.6 應在特定限期內付款。

收貨附件

(30)

收貨紀錄表

(31)

3.2 網絡採購程序及指引

一. 目標

網絡採購日益普遍，學校必須參考教育局《資助學校採購

程序指引》及《校本採購程序及指引》制定相關措施，確

保網絡採購系統有助學校以具競爭性及透明度的方式進行

採購，確保所購的物品物有所值。學校亦會確保網絡採購

程序得到妥善的管理及具備問責性，同時制定適當的監察

和制衡措施，以防止偏私、舞弊及貪污情況出現。

(32)

3.2 網絡採購程序及指引

二. 網絡採購原則

1. 網絡採購必須遵照教育局《資助學校採購程序指引》及《校本採購程序及指引》規定進行。

2. 網絡採購商品必須符合下列條件：

2.1 有關商品只可於網絡訂購，不能在任何實體店購得。或 2.2 有關商品之售價遠較實體店便宜(較便宜30%或以上)。

2.3 有關網站為合法經營運作，亦有相當信譽，貨真價實。

2.4 如採購之商品屬校務計劃以外用途，需獲校長特別批准，方可考慮使用網絡採購。

2.5 有關商品之運費應一併計算入商品之售價內。

(33)

3.2 網絡採購程序及指引

3. 網絡採購必須以現金交易，港幣匯率以交易日或列印有關單據當日的匯率計算。

4. 網絡採購應使用繳費靈或學校提供的八達通付款。

5. 網絡採購如使用信用咭付款，必須事前獲校長特別批准。

6. 網絡採購必須填寫「網絡採購表格」，連同所有相關單據、螢幕截圖交學校存檔。

(34)

3.2 網絡採購程序及指引

• 網上購物時，要列印有關公司及物件資料、付款前及付款後的金額(特別海外網站，因貨幣不同而銀碼亦會不同)、成功付款畫面，以便申領有關支出。

• 書記要核實及列印支出項目以便申領有關支出。

34

(35)

(36)

網上購物流程圖： ^{列印公司及物件資料：}

(37)

列印確認訂單資料：

37

(38)

列印完成付款畫面：

38

(39)

3.3 抽查採購文件

• 提高監察與制衡，分工要清晰

• 批核、審計要分開

• 批核：簽批購貨表格

• 審計：內部抽查

(40)

3.3 抽查採購文件

目的：

• 確保職員遵行既定程序

• 防止舞弊行為

(41)

抽查採購文件

如何進行抽查

 性質

定期

不定期

抽查範圍

最近三個月或

由第1至50份

(42)

抽查採購文件

如何進行抽查

抽查方法

隨機抽出號碼

指定號碼 (01,11,21,31及41)

數量

大約5份

(43)

抽查採購文件

進行抽查時，檢視

紀錄是否完整

報價是否真實

 查核後應簡簽、註明日期及抽查結果

口頭及書面報價查核紀錄表附件

(44)

口頭及書面報價查核紀錄表附件

(45)

專責人職務組長 (副校長B)、

組員(B)

1.監察及定期抽查學校的現金賬及單據。

2.監察及定期抽查學校的口頭報價表/簡單書面報價表(50000 元或以下)，確保報價及採購程序正確無誤。

3.監管學校的書面報價及招標採購工作，包括定期查核所有書面報價(50000元以上)文件及招標(200,000元以上)文件。

4.查核學校籌款活動、捐款活動收支紀錄。

副組長、

組員(A)

1.制訂校內商業買賣活動政策及程序。

2.制訂學校的招標及採購政策及程序。

3.向教職員解釋各項校內商業買賣活動、招標、採購政策及程序。

4.定期檢視及優化各項採購、招標政策及程序。

5.製作校內的商業買賣活動記錄。

6.製作校本供應商名冊。

組員(C) 1.協助組長監察及定期抽查學校的現金賬及單據。

2.協助組長查核所有書面報價(50000元或以上)文件。

3.協助組長監管學校的招標採購工作。

組員(D)(E) 1.定期抽查購買物品服務付款通知書(50000元或以下)，確保報價及買賣程序正確無誤。

2.協助組長監管學校的招標採購工作。

(46)

較不明顯的資產

1.簿冊

2.校呔，校徽 3.郵票

4.學校紀念品 5.拾遺

46

拾遺紀錄表取用紀念品申請表

郵寄文件記錄售買領帶紀錄表售買簿冊紀錄表

(47)

售買簿冊紀錄表

(48)

售買領帶紀錄表

(49)

郵寄文件記錄

(50)

取用紀念品申請表

(51)

拾遺紀錄表

(52)

(三) 評估與監控

Evaluation and Monitoring

3.1 財務報告

3.2 核數報告

3.3 資產盤點

(53)

3.1 財務報告

3.1.1 小心查閱預算與實際支出的差距。

3.1.2 校長宜抽檢一些數目來作運算，以確保數目正確。

3.1.3 作為釐定來年預算的一個基礎。

(54)

3.2 核數報告

3.2.1 教育局核數組

• 不定期來電查詢

• 來信要求學校修正帳目

• 到校核數

3.2.2 外聘核數師

• 審核學校周年帳目

• 就內部監控及會計制度提供意見

(55)

3.3 資產的管理

3.3.1 紀錄各固定資產之購入日期、存放位置、原值、報銷等資料於《固定資產登記冊》。

3.3.2 每項或每類資產應配上序號標籤。

3.3.3 委派適當職員負責編製及監控《固定資產登記冊》。

3.3.4 安排獨立人士負責每年至少一次資產盤點工作，任何差異應展開調查及上報法團校董會。

3.3.5 於《固定資產登記冊》上之任何資產在需要註銷前需得到法

團校董會之批核。註銷報表上需列出該項資產名稱、價值、數量及

報銷原因等，並且由法團校董會批核及顯示在帳目註釋中。

(56)

3.3 資產的管理

3.3.6 所有現金及其他有價值或重要文件(如存款收據、產權契約等)必須存放在上鎖的防火櫃內。

3.3.7 倘發現有任何資產損失，法團校董會應要求校長對該損失作出報告。

3.3.8 會計員應記載員工/學生所有儀器的借還紀錄於《器材外借記錄冊》上。

3.3.9 保管資產監控措施：

• 不准有任何無確實文件之借貸及沒有證明或未批准之轉帳

• 確保學校已購買足夠與資產有關之保險，以備補償任何因盜竊、火災或現金運送過程之損失。

規劃及監控 開源與節流

【學校財務管理經驗分享】

規劃及監控 開源與節流

油蔴地天主教小學(海泓道)

陳淑儀校長

規劃及監控

計劃

實施與監控

評估與監控

非擁有者?

擁有者?

(一) 計劃 Planning

(1)財政管理及資源運用原則

學校/法團校董會是否學校資源的擁有者？原因？

教育條例 (第40AE(2)及40AF(2)條的規定

原則

• 法團校董會是以受託人(Trustee)身份去全權運用及處理 它的資產及政府所給予的撥款。

• 制定一套制衡得宜的監控機制，提高問責性和透明度。

• 有效分配及運用資源，以提供優質教育。

天主教香港教區學校財務管理手冊

原則：

• 1.1 良善(Goodness)

• 1.2 忠誠(Faithfulness)

• 1.3 交代(Accountability)

• 1.4 真確(Truthfulness)

• 1.5 知識(Knowledge)

• 1.6 智慧(Wisdom)

• 1.7 審慎(Prudence)

(2)了解政府資助學校財政來源及分類

2.1 政府帳

2.2 普通經費帳（學校帳）

2.3 辦學團體帳

2.4 優質教育基金帳

政府帳之津貼及批額(例子)

擴大的營辦津貼

政府帳之津貼及批額(例子)

擴大的營辦開支整筆津貼以外津貼

(3)緊貼學校需要

3.1 辦學宗旨、使命、目標 3.2 學校發展關注事項

3.3 學生福祉

(4)檢視學校財政現況

4.1 財務年報

4.2 財務月報

4.3 科組財務運用情況

(5)計劃前須參閱以下文件：

• 教育條例、教育規例、資助則例、

• 學校行政手冊、教育局通告及指引、

• 法團校董會章程、辦學團體指引、

• 其他有關的法例

(6)周年財務預算

6.1 設立機制，以製備及監控財務預算，並進行評估；亦 須徵詢教師的意見。

6.2 財務預算配合周年校務計劃、學校發展計劃及 運作需要。

6.3 在學年中檢討經核准的財務預算。

制定財務預算流程

範圍：

1.教師專業發展、學校發展津貼(CEG)、整合代課教師津貼、課後 支援津貼及全方位學習津貼均由學校發展組及財務組來制定預算 2.EOEBG及指定津貼按科組預算來分配予各組別

3.恆常支出如文具、清潔用品、紙張等則由學校書記參考去年支出

再交由財務組而制定

(7) 財務預測

擴大的營辦開支整筆津貼儲備金細明表

(二) 實施與監控

Implementation and Monitoring

財務運用時切記:

• 靈活運用擴大營辦津貼 EOEBG

• 靈活運用整合代課津貼 TRG

• 合適的儲備盈餘

• 留意撥款限期

• 不足之數由學校帳支付

• 現屆資助盡量用於現屆學生

(e.g.成長的天空、言語治療、新來港學學童、加強

支援非華語學生的中文學與教等)

監控:四避免

◆ 行動錯誤

◆ 遺漏錯誤

◆ 解釋錯誤

◆ 預算錯誤

◆ 挪用或盜取財物

◆ 偽造或更改文件

◆ 欺詐

◆ 回佣

規劃及監控開源與節流

規劃及監控開源與節流

• 法團校董會是以受託人(Trustee)身份去全權運用及處理它的資產及政府所給予的撥款。

6.1 設立機制，以製備及監控財務預算，並進行評估；亦須徵詢教師的意見。

6.2 財務預算配合周年校務計劃、學校發展計劃及運作需要。

1.教師專業發展、學校發展津貼(CEG)、整合代課教師津貼、課後支援津貼及全方位學習津貼均由學校發展組及財務組來制定預算 2.EOEBG及指定津貼按科組預算來分配予各組別

 定期抽查學校的口頭報價表、簡單書面報價表、書面報價及招標文件，確保報價及買賣程序正確無誤。

 定期抽查購買物品服務付款通知書，確保購買的物品或服務已完成報價程序。

採購物品/服務申請附件採購程序附件

為防止舞弊（例如隱瞞少送的貨物），在收貨及付款過程中將採取下列措施：

• 網上購物時，要列印有關公司及物件資料、付款前及付款後的金額(特別海外網站，因貨幣不同而銀碼亦會不同)、成功付款畫面，以便申領有關支出。

網上購物流程圖： ^{列印公司及物件資料：}