經濟部水利署南區水資源局電子信箱信件處理作業規定
103 年 6 月 26 日修正 102 年 7 月 19 日修正 101 年 5 月 17 日訂定
一、 依據：經濟部水利署 101 年 5 月 7 日經水秘字第10108032990號函頒「經濟 部水利署電子信箱處理作業規定」。
二、 目的：為提升經濟部水利署南區水資源局（以下簡稱本局）處理電子信箱 信件之效能。
三、 信件類別：
第一類：須正常處理或回復之信件，包含陳情書、興革意見或施政諮詢等。
第二類：毋須分辦之重複信件。
第三類：毋須分辦之垃圾或廣告信件，包含不具建設性之批評、個人情緒 性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。
四、 信件處理作業權責劃分：
秘書室：局長信箱、民眾信箱信件之收件、掛號、分文、列管稽催 及績效考評事宜。
（二）水文課：負責本局電子信箱之設置、資訊技術與管理。
三）各課、室及各管理中心：負責本局電子信箱信件之答復。
五、信件處理時限及方式：
（一）第一類信件：由本局秘書室收件後，於 1 日內分辦權責單位處理；各 單位應自分辦日之次日起 5 個工作天內，依分層負責權 限劃分，撰擬回信（稿）核判後答復民眾。
（二）第二、三類信件：由本局秘書室收件後，於 1 日內逕行存查。
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（三）信件改分：各單位指派專責人員隨時收發處理信件，如需申請改分應 於收信後之次日起 1 日內申請改分作業。
（四）信件展期：
1.案情複雜之信件如無法於期限內辦結者，應填列本局公文展期申請 單，並於限辦日期前完成手續。
2.展期作業應注意時效並預留陳核時間，展期原因應具體明確。
（五）本信件之處理流程（如附件 1）。 六、信件處理原則：
（一）各單位專責人員應隨時查看信箱信件，並予分辦。
（二）答復內容應避免使用公文用語及格式，文字表達需具體明確、親切、
口語化，並註明承辦人及聯絡電話，以便民眾查詢。
（三）信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名，切勿以個人名義署名。
（四）信件涉及非本局主管業務時，應主動提供主管單位及相關聯絡資訊，
如案情複雜短期內無法辦結者，應先行回函告知預定辦理進度，並於 案件處理告一段落後再次完整回復。
（五）處理信件時，應確實依個人資料保護法等相關規定辦理，並應適時採 取妥善之保密措施，俾確保民眾隱私權。
（六）民眾填復「經濟部水利署南區水資源局電子信箱滿意度問卷」如表達 不滿意者，請權責單位應於收辦 5 日內針對民眾不滿意之項目，採取 相關處理措施。
七、績效考評：
（一）本局秘書室於年度終了時，按「經濟部水利署南區水資源局電子信箱 績效考評表」辦理各單位年度考評，考評重點包括辦理案件數、處理 時效及滿意度。
（二）每年度綜合評比列為第一名且成績優等之受評單位業務承辦人員
，
嘉 獎 2 次；評比列為第二名且成績優等之受評單位業務承辦人員，嘉獎 一次。（三）信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致民眾權益受損或影響本局行 政效率，經查證屬實者，依其情節輕重，予以議處。
（四）本局水文課、秘書室專責工作人員，得一併簽報敘獎。
八、附件表格及流程圖得依系統變更或業務需求，簽奉核可後修正之。
九、本作業規定未盡事項，依相關規定辦理。
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附件 1
經濟部水利署南區水資源局電子信箱信件處理流程圖
局長信箱
民眾信箱信件
本 局 秘 書 室 專 人 收 件
秘 書 室 總 收 發 掛 號 、 分 文
秘 書 室 專 人 列 管 稽 催
各單位將簽奉核可之 答覆內容電傳秘書室 由系統函覆陳情人
結案歸檔
滿意度 問卷 權責單位於收 辦 5 日內採取 相關處理措施
不滿意
滿 意
附件 2
經濟部水利署南區水資源局電子信箱績效考評表
受評核單位： 評核年度： 年
項目 配分 得分 備註
案 件 數 50%
1.年辦理件數 1~4 件 2.年辦理件數 5~9 件 3.年辦理件數 10~14 件 4.年辦理件數 15 件以上
□ 41
□ 44
□ 47
□ 50 處
理 時 效 45%
1.案件依限辦結 20% 20 (1-逾期率)*20
2.辦結效率 25%
（1）平均處理日數 3 天以下
（2）平均處理日數 4 天以下
（3）平均處理日數 5 天以下
（4）平均處理日數超過 5 天
□ 25
□ 22
□ 19
□ 15 滿
意 度 5%
1.無問卷或無不滿意案件
2.不滿意案件依限處理比例≧90%
3.不滿意案件依限處理比例≧70%，＜90%
4.不滿意案件依限處理比例＜70%
□ 5
□ 4
□ 2
□ 0 總 計 說明：
一、 考核項目以全年度辦理績效計算。如考評得分相同者，其評比名次排序以 年辦案件數多者為優。
二、90 分以上列為優等、80 分以上未滿 90 分列為甲等、70 分以上未滿 80 分列 為乙等、未滿 70 分列為丙等。
