系統操作說明

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(1)106年中途離校通報系統操作說明吳怡靜 2017/10/02-3. 國立暨南國際大學教育行政資訊系統研發中心專案經理.

(2) 報告大綱壹、通報流程貳、系統操作介紹. 參、宣導事項肆、常見問題伍、Q&A 2.

(3) 壹、通報流程一、通報流程圖二、系統人員功能簡介三、通報對象. 四、結案條件.

(4) 通報流程圖. 登入中途離校學生通報系統. 導師/主要通報人員進行填報作業印出紙本並會辦校內各處室核章. 主要通報人員進行通報作業導師/輔導人員/他校協報輔助資料(訊). 該生是否符合可結案條件. 否. (請參閱說明) 持續追蹤輔導. 是主要通報人員進行結案作業 4.

(5) 系統操作步驟填報. 通報. 協報. 結案. 5.

(6) 系統操作人員功能簡介已填報待通報案件:. 主要通報人員. 已通報待結案案件:. 結案. 通報填報. 填報人員. 正式完成通報案件. 協報. 輔導人員. 一級主管. 只有查詢、統計功能 6.

(7) 通報對象一、新生未入學學生二、無故缺曠課超過3日以上的學生. 三、休學學生四、放棄、廢止學籍的學生五、轉學時未向轉入學校報到超過3日以上之學生六、長期缺課學生 7.

(8) 8.

(9) 通報時間點 • 1、新生未入學、休學、長期缺課者、轉學時未向轉入學校報到超過3日以上. 、放棄、廢止學籍-事實發生起3日內 • 2、學生無故三日未到校-第4日上午 9.

(10) 範例－非假日通報學生中離日期 9/1(一). 學生第一日未到. 連續三日無故未到校. 9/2(二). 學生第二日未到. 9/3(三). 學生第三日未到. 至中離系統通報 9/4(四). 未學到生第四日上午. 10.

(11) 範例－假日通報學生中離日期 9/1(五). 學生第一日未到. 至中離系統通報. 連續三日無故未到校. 9/2(六). 9/3(日). 假日. 假日. 假日不計入連續三日計算. 9/4(一). 學生第二日未到. 9/5(二). 學生第三日未到. 9/6(三). 未學到生第四日上午 11.

(12) 結案條件休學. • 復學. 轉學. • 已確定轉至對方學校就讀. 轉學. • 轉至五專或國外學校可立即結案. 學生無故三日未到校. • 返校就讀. 放棄、廢止學籍. • 年滿18歲. 一直未返校. • 年滿18歲且喪失學籍. 長期缺課學生. • 只需通報，不用結案 12.

(13) 貳、系統操作介紹一、填報人員二、主要通報人員.

(14) 系統操作-填報人員 • 申請填報人員帳號. • 系統登入 • 設定個人帳戶資料. • 查看最新消息 • 查看或更正已填報待通報案件 • 查看已通報待結案案件 • 查看半年內已結案案件 • 協報 14.

(15) 進入系統 • 至中離系統網站首頁 : http://leaver.ncnu.edu.tw/. • 點選「中途離校通報系統」. 15.

(16) 申請帳號(1/4) • 第一次進入系統時，請先點選「申請填報帳號」，如下圖所示。. 16.

(17) 申請帳號(2/4) • 進入申請畫面後，如下圖所示，選取服務的縣市、單位。輸入欲申請的帳號後，點選「檢查帳號」，檢查帳號是否有跟其他人重複，若無重複則進入下一步的填寫聯絡資料。. 17.

(18) 申請帳號(3/4) • 輸入基本資料，選擇欲申請的權限。可於說明欄輸入申請的理由，以利審查人進行帳號的審核。注意：帳號和密碼不能相同。資料輸入完成後，點選左上角之「送出申請」即可。 • 等待主要通報人員通過帳號審查及權限設定後，即可進入使用系統。. 18.

(19) 申請帳號(4/4) • 若審核通過，輸入申請的帳號及密碼，即可登入系統。. 19.

(20) 設定-個人帳戶資料修改 • 進入後，核對申請的資料是否正確，並可進行修改密碼。. 20.

(21) 如何填報(1/11) • 如下圖所示，按選上方功能表之「填報」，再輸入學生身分證字號，確認出現要填報學生的姓名後點選，並按選左上角「下一步」。. 21.

(22) 如何填報(2/11) • 請務必點選方框中之學生姓名，再按下一步，系統才能帶出先前填報之學生資料。. 注意：由於身分證字號可能會出現重複的狀況，請仔細確認學生姓名是否符合。 22.

(23) 如何填報(3/11) • 若先前已通報過之學生，系統會帶出之前填報之基本資料。若之前未填報過的學生，系統僅能帶出「學生姓名」、「生日」等有學籍申報的資料。. • 學生基本資料欄位每一欄位皆是「必填」，若不知道的資料可忠實填寫「不知道」或「不清楚」，但仍請填報人能盡量詳實填寫相關資訊，以利後續協尋作業。 23.

(24) 如何填報(4/11) • 填報學生生日以西元之出生年為主，若填報人輸入「國曆」之出生年月日，系統會出現下列畫面之對話框，此時請按「確定」，系統即會協助換算成西元的出生年。. 24.

(25) 如何填報(5/11) • 若填報人填寫之生日為正確的西元出生年，系統會出現下列畫面之對話框，此時請按「取消」，系統即會維持正確的西元出生年。. 25.

(26) 如何填報(6/11) • 若「戶籍地址」及「居住地址」是相同的，請輸入完「戶籍地址」後，將滑鼠游標移至「居住地址」，即會出現「同戶籍地址」，點選後即會帶入「戶籍地址」，無需重複登打。. 26.

(27) 如何填報(7/11) • 「監護人」及「緊急連絡人」：若兩項皆為同一人，可點選「同監護人資料」，則「緊急連絡人」、「關係」及「電話」等欄位會帶入您所填寫之「監護人」資料，且可局部修改。. 27.

(28) 如何填報(8/11) • 離校種類選擇第3、4、5或第6項者，會出現「是否有提供升學或就業資訊」，導師請依實際狀況點選（可複選），若無可跳過。. 28.

(29) 如何填報(9/11) 依實施計畫規定在離校原因的五大因素中，一定要選一個且只能一個「主要原因」。. 29.

(30) 如何填報(10/11) 所有資料填完後，再按左上角「送出審核及列印」按鈕. 30.

(31) 如何填報(11/11) • 紀錄表下方公文核章，請逐一會辦核章後，再由通報人員進行通報。. 31.

(32) 家庭狀況、學生身分填寫錯誤. 32.

(33) 離校種類填寫錯誤  一份填報案件原則上只會有一個填報種類，請擇一勾選。. 33.

(34) 家庭狀況填寫錯誤. 34.

(35) 離校情況重複填寫  若選項已有符合情況，無須再寫其他。. 35.

(36) 提供升學就業規劃填寫錯誤(1)  若無提供其他升學規畫，則不需填寫。. 36.

(37) 提供升學就業規劃填寫錯誤(2). 37.

(38) 離校原因不明確(1)  請老師依據學生情形勾選或詳細填寫。. 38.

(39) 離校原因不明確(2)  請老師依據學生情形勾選或詳細填寫。. 39.

(40) 個人因素填寫錯誤  曠課過多應填選學校因素-缺曠課太多。. 40.

(41) 家庭因素填寫錯誤(1).  應填寫在個人因素—其他. 41.

(42) 家庭因素填寫錯誤(2)  應填寫在家庭因素—經濟因素，並表示為主要原因。. 42.

(43) 學校因素、社會因素填寫錯誤. 43.

(44) 社會因素填寫錯誤  若有符合學生情形的選項，則不需填寫其他。. 44.

(45) 其他因素重複填寫  若有符合學生情形的選項，則不需重複填寫。. 45.

(46) 系統首頁-已填報待通報案件 • 導師已填報學生狀況，但通報人員未審核通報，其案件數和資料會在此欄顯示。. 46.

(47) 報錯作廢 • 請填寫作廢說明後按「確定」。. 47.

(48) 修改填報學生姓名 • 點選需修改資料之學生姓名，即可進入修改。. • 修改完學生姓名/電話後，點選確定鍵即可。. 48.

(49) 系統首頁-已通報待結案案件 • 若填報老師填報之資料已由主要通報人員通報後，其資料會在此欄顯示。 • 「狀態」的欄位顯示「●」橘燈，代表待結案，此時若學生符合結案條件，則導師和一級主管可做「協報」，若「狀態」的欄位顯示為「●」綠燈，代表此案件可結案，此時主要通報人員可將案件結案。. 49.

(50) 填報人員如何協報(1/3) • 導師或一級主管可進行「協報」作業，此為一協助主要通報人員掌握學生就學狀態之機制。 • 當填報人員協報後，通報學生之狀態即會呈現「綠燈」，主要通報人員依據協報即可結案。. 50.

(51) 填報人員如何協報(2/3) • 請務必填寫「協報說明」後按「確定」。. 51.

(52) 填報人員如何協報(3/3) • 協報完成回到「已通報待結案案件」，該筆協報資料會顯示「已協報」，燈號亦從橘燈轉綠燈，此時主要通報人員可進行結案。. 52.

(53) 半年內已結案案件 • 是指填報人員可看見半年內的結案案件，若發現已結案案件的填報資料有誤，且仍在結案後一個月內的案件，可通知貴校主要通報人員上系統取消結案。. 53.

(54) 系統操作-主要通報人員 • 設定 •. 個人帳戶資訊. •. 單位資訊. •. 帳戶管理. • 首頁 •. 最新消息. •. 已填報待通報案件. •. 已通報待結案案件. •. 半年內已結案案件. •. 待審核帳號. • 轉入登錄 • 查詢 54.

(55) 進入系統 • 至中離系統網站首頁 : http://leaver.ncnu.edu.tw/ • 點選「中途離校通報系統」. 55.

(56) 登入系統 • 輸入帳號(學校代碼)及密碼後，按左上角「登入」 • 第一次登入，密碼為預設密碼，並請立即至「設定」變更密碼. 56.

(57) 設定-個人帳戶資訊(1/2) • 第一次登入請至設定修改登入「密碼」. 57.

(58) 設定-個人帳戶資訊(2/2) • 核對帳號後，於密碼欄輸入欲設定的密碼。並輸入使用者的姓名、電話、常用的E-mail及備用的E-mail ，也可以於說明欄輸入自己的備忘錄。. 58.

(59) E-mail驗證碼 • 請先按左上角「確定」按鈕 • 再至個人帳戶資訊所填寫的E-mail信箱收取信件，並複製整串驗證碼，將E-mail驗證碼貼到E-mail驗證碼欄位(如下圖)，再按選左上角「確定」。. 59.

(60) 設定-單位資訊 • 於欄位中輸入單位相關資訊. 60.

(61) 學生輔導機制辦理情形(1/2) • 填寫學生輔導機制辦理情形說明，並按左上角「確定」. 61.

(62) 學生輔導機制辦理情形(2/2) • 點選完左上角「確定」儲存後，即會出現淺灰色字體並且不可再更改內容。. 62.

(63) 上傳檔案步驟(1/4) 操作步驟:設定單位資訊點選欲上傳資料的欄位按「select」鍵 1. 2. 3. 63.

(64) 上傳檔案步驟(2/4) • 選擇您要上傳的「中途離校學生輔導機制實施計畫」、「中途離校輔導小組編組表」或「中離學生召開個案輔導小組會議追蹤輔導紀錄表」檔案(zip或7z)後，按「開啟」。. 64.

(65) 上傳檔案步驟(3/4) • 按開啟後網頁會出現下圖提示。 • 注意：此步驟表示檔案選取成功，並非完成上傳檔案，請老師繼續進行以下步驟。. • 確認檔案名稱無誤後，點選「確定上傳」按鈕。若檔案選取錯誤可點選「Remove」將檔案移除並重新選擇要上傳的新檔案。選取檔案後. 未選取檔案. 65.

(66) 上傳檔案步驟(4/4) • 按「確定」上傳，網頁會出現上傳成功提示. • 上傳成功後會顯示「審核中」，審核中將不可再次上傳。. 66.

(67) 填寫高關懷及中途離校學生人數 • 填寫高關懷及中途離校學生人數，完成後請按左上角「確定」. 67.

(68) 設定-帳戶管理 • 主要通報人員可管理其他人員申請帳號資料及權限核定。進入帳戶管理後，點選「編輯」。. 68.

(69) 編輯帳戶管理(1/2) • 於「狀態」欄點選「正常」，並依申請者身分勾選權限。. • 若該帳號申請者已無需進行填報或查詢資料等相關業務，可於帳號之「狀態」設定「停用」. 69.

(70) 編輯帳戶管理(2/2) • 協助導師重設密碼. 70.

(71) 刪除填報人員帳號(1/2) • 填報人員若未曾填報過資料，即可按「刪除此帳號」以刪除該填報人員帳號. 71.

(72) 刪除填報人員帳號(2/2) • 填報人員若曾使用該帳號填報過資料，則無法刪除該填報人員帳號。. 72.

(73) 系統首頁-最新消息(1/6) • 「最新消息」類似系統公佈欄，一段時間後會自動消失，不會因為已做「轉入登錄」通報而消失。. 73.

(74) 系統首頁-最新消息(2/6). 74.

(75) 系統首頁-最新消息(3/6) 訊息交換：當點選「該學生未轉入」時，會回報給原通報學校。提醒原學校該生尚未轉入預定轉入之學校，並且該訊息會轉列入「已處理」。. 75.

(76) 系統首頁-最新消息(4/6) • 本學期若仍未有中離生，可按「本學期至今尚未有中離學生」鈕。 • 知會管轄單位至今仍未通報是因尚無中離生可通報。. 76.

(77) 系統首頁-最新消息(5/6) • 按完此鈕後，即會出現「本學期上次確認無中離生的時間」。. 77.

(78) 系統首頁-最新消息(6/6) • 若有通報中離生，「本學期至今尚未有中離學生」鈕即會消失。. 78.

(79) 系統首頁-已填報待通報案件(1/2) • 「已填報待通報案件」是指由導師或主要通報人員填報學生中途離校資料，此為校內初步填報，並未真正計算入系統的紀錄之中，需由主要通報人「通報」後才算完成通報作業。. 79.

(80) 系統首頁-已填報待通報案件(2/2) • 左邊欄位為通報學生歷史資料，可分為「尚未通報案件」、「已通報案件未結案」及「已結案案件」。 • 點選每一通報日期，左邊畫面即會顯示當時之通報資料，便利各校查詢該生之相關中途離校通報紀錄。. 80.

(81) 整批通報 • 若有多筆「已填報待通報」案件要通報，可勾選該案件前方的白色小框。. • 可同時勾多筆案件，選取完成後點選下方「將所勾選項目整批通報」，即可將多筆案件同時通報。. • 最上方第一格可全選所有案件 81.

(82) 報錯作廢 (1/3) • 點選首頁的「已填報待通報案件」或「已通報待結案案件」中欲作廢的學生資料。 • 直接點選「報錯作廢」，或進入「審核」畫面點選報錯作廢。. 82.

(83) 報錯作廢 (2/3) • 進入該筆資料確認欲作廢該筆資料後，點選上方「報錯作廢」。. . 請務必填寫「作廢說明」後點選「確定」即完成作廢。. 83.

(84) 報錯作廢 (3/3) • 點選「確定」後，表頭即會出現作廢日期、單位、姓名即作廢說明。. 84.

(85) 修改填報學生姓名 • 點選需修改資料之學生姓名，即可進入修改。. • 修改完學生姓名/電話後，點選「確定」鍵即可。. 85.

(86) 系統首頁-已通報待結案 • 通報後，該筆資料會從「已填報待通報案件」轉到「已通報待結案案件」。. 86.

(87) 主要通報人員結案(1/4) • 符合結案條件，或填報人員做協報時，資料狀態會從橘燈變成綠燈。. • 可點選「審核」/ 「已滿18」，進行結案作業。. 87.

(88) 主要通報人員結案(2/4) • 當被通報學生符合穩定就學條件，可點選左上方功能鍵「結案」進行結案。. 88.

(89) 主要通報人員結案(3/4) • 結案時務必填寫「結案說明」，以利後續查詢。. 89.

(90) 主要通報人員結案(4/4) • 協報時出現的畫面. 90.

(91) 半年內已結案案件(1/2) • 是指主要通報人員可看見半年內的結案案件。 • 但是只有一個月內的結案案件有取消結案的功能。. 91.

(92) 半年內已結案案件(2/2). 92.

(93) 系統首頁-待審核帳號 • 待審核帳號(如下圖所示)，點選之後會出現新的申請帳號及數量，即可點選「審核」，進行導師的權限設定。. 93.

(94) 轉入登錄 • 為正確比對學生轉學資料，請正確輸入「學生轉入年月」。 • 不同轉入日期學生名單請分開登錄。. 94.

(95) 查詢 • 選擇欲查詢的時間範圍，並按選查詢。 • 視窗即會出現下列圖示，按選欲「查看」的學生資料。. 95.

(96) 依身分證字號查詢 • 若因資料過多欲縮小查詢的範圍，也可以輸入學生身分證字號的方式做查詢。. 96.

(97) 匯出EXCEL檔(1/2) • 如欲將通報資料匯出，請點選「匯出EXCEL檔」。. 97.

(98) 匯出EXCEL檔(2/2). 98.

(99) 系統人員帳號差異(1/3) 一、使用功能差異(●表示可以使用、╳表示沒有此功能). 1.填報 2.協報 3.通報 4.結案 5.轉入登錄 6.查詢 7.審核帳號. 8.本學期至今尚無中離生按鈕. 主要通報人員. 填報人員. 一級主管. 輔導人員. ● ╳ ● ● ● ● ● ●. ● ● ╳ ╳ ╳ ╳ ╳ ╳. ╳ ╳ ╳ ╳ ╳ ● ╳ ╳. ╳ ● ╳ ╳ ╳ ╳ ╳ ╳ 99.

(100) 系統人員帳號差異(2/3) 二、資料修改差異(●代表可以更動、╳代表無法更動、. ▲代表部分可更動) 主要通報人員. 填報人員. 一級主管. 輔導人員. 1.報錯作廢. ●. ▲. ╳. ╳. 2.更改學生姓名. ●. ●. ╳. ╳. 3.更新個人帳戶資訊內容. ●. ●. ●. ●. 4.取消一個月內已結案案件. ●. ╳. ╳. ╳. 100.

(101) 系統人員帳號差異(3/3) 三、畫面資料顯示差異(●表示得顯示完全資訊、▲表示顯示部分資訊、 ╳表示不顯示此項目). 首. 頁. 設定. 主要通報人員. 填報人員. 一級主管. 輔導人員. 1.最新消息. ●. ▲. ▲. ▲. 2.已填報待通報案件. ●. ▲. ●. ●. 3.已通報待結案案件. ●. ▲. ●. ●. 4.半年內已結案案件. ●. ▲. ●. ●. 5.個人帳戶資訊. ●. ●. ●. ●. 6.單位資訊. ●. ╳. ●. ╳. 7.帳號管理. ●. ╳. ╳. ╳. 101.

(102) 資料下載. • 至中離系統網站首頁 : http://leaver.ncnu.edu.tw/ • 協助匯入多筆中離學生基本資料。. 當欲通報的中途離校學生太多時，主要通報人員可填寫並寄送此表格，由我們協助建立中離學生基本資料。. 102.

(103) 中離學生基本資料匯入 • 若有多筆中途離校學生需要通報時，可下載「中離生通報學生基本資料」。. • 填妥相關資料後，將電子檔寄送至([email protected])，由系統人員協助匯入。. 103.

(104) 操作手冊下載(1/2) • 操作手冊相關文件下載. 104.

(105) 操作手冊下載(2/2) • 操作手冊相關文件下載. 105. 105.

(106) 參、宣導事項(1/2) 一、停招學校如何申請帳號停用流程: 1、請先確認貴校已無任何學生 2、發公文至國教署申請貴校「中途離校通報系統帳號」. 暫停使用 3、俟國教署回函同意貴校所報「中途離校通報系統帳. 號暫停使用」申請案. 106.

(107) 參、宣導事項(2/2) 二、若有學生轉入貴校時，請務必做轉入登錄三、個人帳戶(姓名)、高關懷及中途離校學生人數、單位資訊請務必填寫. 四、上傳檔案 1、「中途離校學生輔導機制實施計畫」、 2、. 「中途離校輔導小組編組表」. 3、「中離學生召開個案輔導小組會議追蹤輔導紀錄表」. 107.

(108) 肆、常見問題(1/3) 常見輸入錯誤中離原因: • (以下原因皆不歸於個人因素，請學校詳實填寫正確之中離因素) • 受已離同學影響----------------------------社會因素 • 對學校生活不感興趣，學習成就低落-------學校因素 • 父母再婚-----------------------------------家庭因素 • 父母不關心---------------------------------家庭因素. • 迷戀網咖-----------------------------------社會因素 • 單純轉學-----------------------------------個人因素-其他 108.

(109) 肆、常見問題(2/3) 系統何時會寄信件予主要通報人員與一級主管:. 事件. 通知人員. 時間每週. 2.導師與一級主管申請帳號. 主要通報人員、一級主管主要通報人員. 3.導師與一級主管協報. 主要通報人員. 協報時. 4.導師填報. 主要通報人員. 填報時. 5.轉出學生至對方學校報到. 主要通報人員. 對方學校做「轉入登錄」時. 1.貴校目前填報與通報情形. 申請帳號時. 109.

(110) 肆、常見問題(3/3) Q:首頁->最新消息?. Q:電子信箱E-mail驗證碼如何操作?收不到信件? Q:填報與通報的不同? Q:已經申請帳號，何為還進無法登入? Q:休、轉、放棄廢止學籍皆要通報? Q:填報時，該生出現以前學校資料? Q:通報理由不同時，如何操作?. 110.

(111) 伍、Q & A 客服專線：049-2910960轉3785、3771 (接聽來電時間：09:00～12:00；13:00～17:00，不含六日) 傳真：049-2912488 Email：[email protected]. 111.

(112) 報告完畢敬請指教中途離校通報系統計畫辦公室製作.

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